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1、学院重大活动档案管理办法第一条为规范我校重大活动档案的收集、整理、移交、 保管和利用工作,保证重大活动档案的真实、完整,更好地为 教学、科研及各项管理工作服务,根据有关规定,结合我校实 际制定本办法。第二条本办法所称重大活动档案是指学校在重大活动中 直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性 实物等不同形式的历史记录。第三条本办法所称重大活动,主要包括下列活动:党和国家领导来我校视察、考察等活动;党中央和国务院有关部门负责人及省、市主要领导来校 视察、指导工作;学校党政主要领导出国访问、考察及重大外事活动等;国内外有一定影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问;在学校召开或
2、由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的各种重要会议或活动;学校举办的重大庆典和纪念活动;重点工程项目开工、竣工典礼等;重大突发事件;涉及全校的重大专项工作;其它具有重大影响的活动。第四条重大活动材料的归档范围主要包括:重大活动的相关文件、讲话、指示、记录、纪要、活动 方案、宣传报道、题词等文字资料;重大活动的邀请名单、请柬、来往信函、通迅录等;重大活动中与外单位签订的合同、协议等;重大活动的录音带、录像带、光盘、电子文件、照片等 电子声像类档案及其文字说明材料;重大活动中赠送的具有纪念性的实物类档案及其说明,不能归档大件实物要拍照并附说明;其他具有参考与保存价值的资料等。第五条重大活动档案的
3、管理应当遵循统一领导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。第六条学校档案工作领导小组统筹协调重大活动档案工 作中的重大问题。档案馆具体负责指导、监督学校重大活动档 案管理工作。第七条学校主办或承办部门是重大活动档案管理及归档 的责任者。主办或承办部门加强对重大活动文件材料归档工作 的组织领导,同步管理重大活动及档案,落实重大活动文件材 料管理的承办人,协调解决归档工作中的重要问题,确保重大 活动文件材料齐全完整,并具体负责对重大活动档案的收集与 预立卷工作。第八条负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案 工作职业素养,认真履行职责,保守工作秘密。第九条重大活动档案具有时代标志性的重
4、要特征。学校 照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要 切实按照归档工作的要求,协助重大活动主办或承办部门做好 文件材料的积累工作。第十条在重大活动的筹备阶段,有关职能部门应及时书 面向档案馆通报信息,档案馆也应主动了解相关情况,并指派 专职人员联系,指导收集立卷,必要时参与筹备工作,以切实 做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。第十一条重大活动档案归档的具体要求:主办或承办部门应自重大活动结束之日起3个月内向档 案馆移交完整的文件材料。承担摄影、摄像和录音的新闻宣传 及相关部门,应当在活动结束后,及时将相关声像等材料交由 活动主办、承办单位统一移交归档。主办或承办
5、部门和技术部门向档案馆移交的重大活动文 件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好,照片、录音、 录像和电子文件必须图像清晰、声音清楚,并必须附有相关文 字说明,如:重大活动的时间、地点、人物、事由等,以方便 利用。个人非职务活动形成的对国家和学校具有保存价值的重 大活动文件材料,档案所有者应妥善保管。根据需要,档案馆 可依据相关规定对其采用代管或寄存、征购等措施,确保重大 活动文件材料完整系统,其所有者可享受优先使用权。第十二条档案馆应配备相应的装具保证特殊载体档案的安全,对接收进馆的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工 作,积极开发档案信息资源,依法提供利用。第十三条学校档案馆应建立重大活动档案专题目录,加 强档案信息化建设,提高重大活动档案的利用水平。第十四条对主办、承办单位能按规定要求收集、整理和 移交重大活动档案的,学校应给予表彰和奖励;对不按规定收 集、整理或将档案据为己有的、不按规定向档案馆移交重大活 动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的, 将依据档案法XX省重大活动档案管理办法及学校的 有关规定予以处罚。第十五条本办法由学校办公室负责解释。第十六条本办法自发布之日起施行。
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