新员工职业化训练教程第07讲 时间管理的技巧.pptx

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1、第七讲 时间管理的技巧时间管理的技巧 n供给毫无弹性n无法蓄积n无法替代n无法失而复得 一、认识时间1、时间的特性2 如何对待时间如何对待时间不善于利用时间的三种观念不善于利用时间的三种观念n视时间为主宰视时间为主宰 n视时间为敌人视时间为敌人 n视时间为奴隶视时间为奴隶 二二.时间管理的陷阱时间管理的陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.不速之客不速之客 5.会议病会议病 6.文件满桌病文件满桌病 7.事必躬亲事必躬亲 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里

2、n没时间做计划n工作是程序化，规律化，根本没必要做计划n计划常常被打断 n不喜欢被计划束缚n“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早反正时间还早”拖拖延延 n帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4不速之客不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。5会议病会议病 n基于合群的愿望而聚会倾谈n为符合传统n为推

3、卸责任n没有勇气，逃避指出个别员工之错误n无效的会议不断重复 6文件满桌病文件满桌病 n安全感n犹豫的个性n半途而废的工作习惯n个人的喜好 7事必躬亲事必躬亲 n担心部属做错n安全感n不愿放弃得心应手的工作n找不到可授权的下属 三.如何跨越时间陷井如何跨越时间陷井 1.要事第一要事第一 2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说学会说“NO！”4.如何对付不速之客如何对付不速之客5.如何减少冗长会议如何减少冗长会议 6.办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 1.要事第一要事第一n“大石头大石头”理论与理论与“二八二八”定律定律 nABC法则法则 n办事

4、的优先次序办事的优先次序 2.以终为始以终为始 n是必须要做的吗？n不完成会怎样？n是自己想要的吗？n和目标直接相关吗？n回报及收益高吗？3.学会说学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说学会说“NO！”（续）（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客如何对付不速之客 1.不要采行无条件的门户开放政策2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.移樽就教。4.如何对付不速之客（续）如何对付不

5、速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。9.限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5如何减少冗长会议如何减少冗长会议 n会议前会议前 n会议中会议中 n会议后会议后 6办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 n整理废纸篓的作用n文件存档系统n“各就各位”的摆置n集中精力做一件事n不要总是重复处理同一文件n不要为了表面的整洁而塞入一处n下班前的清理n整理 整顿 清扫 清洁 修养 四、时间管理矩阵图四、时间管理矩阵图 危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项 准备事项预防工作价值观的澄清计划 关系的建立真正的休闲充电授能自主管理 干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视 紧急不紧急重要不重要五、时间管理的工具五、时间管理的工具 1月历2 行事历与甘特表3 效率手册4 商务通与订房卡5 闹钟6.其它工具