吉林大学档案分类办法-吉林大学档案馆.docx

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1、吉林大学档案分类办法为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范（教办1993429号文件），结合我校实际情况制定本办法。本办法由编制说明、吉林大学档案分类主表、吉林大学档案分类详表三部分组成。一、编制说明1 .主题内容本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。2 .分类原则以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。3 .类目设置与标识3.1 一级类目

2、的设置与标识一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群工作类主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政工作类主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学工作类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科研工作类主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。CP产品与科技开发类主要包括校办产业和公司在生产管理及业务活动中形成的文件材料。JJ基本建设类主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。

3、SB仪器设备类主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。CB出版物类主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。WS外事类主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。CK财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。RW人物类主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。SW实物类主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。SX声像类主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing zheng”（行政）的简称。3.2 二级类目的设置与标

4、识二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。党群和行政类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。教学类的二级类目主要按学历层次和办学性质设置。外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。科研类、基建类、设备类、产品类、出版物类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。人物类围绕人物建档，二级类目按形成对象设置。二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399,但10、20等带“0”的数字不用。人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。如“唐敖庆

5、3.3 三级类目的设置和标识根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以吉林大学归档单位为三级类目，采用阿拉伯数字为归档单位代码。（详见吉林大学归档单位代码一览表）根据成人教育的特殊情况，其三级类目按校区分类设置：01前卫校区02南岭校区03新民校区04朝阳校区05南湖校区远程教育是成人教育的组成部分，因没有校区之分，三级类目也采用阿拉伯数字为学院代码。人物档案三级类目按建档内容设置，采用大写英文字母为内容分类代码。如“A”代表建档内容（书表类）。3.4 四级类目的设置与标识四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生学历层次的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制研究生教

6、育博士：11学历博士12同等学力博士13不授予博士学位14撤消博士学位硕士：21全日制硕士22专业学位硕士23同等学力硕士24不授予硕士学位25撤消硕士学位本（专）科生教育本科：11本科12辅修专科：21专科成人教育本科：11夜大12函授13脱产专科：21夜大22函授23脱产远程教育11本科21专科4档号的编制4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号人物档案的档号设置由三部分组成，即：全宗号+类目号+案卷号4.2 全宗号：合校后的吉林大学档案全宗号为“07”。4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2006”即“2006年度4.4 类目号：类目号是指吉林大学档

7、案实体分类的类目代号。我校各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级或四级。4.5 档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号间隔（人物类档案除外）。类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“一”连接。4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（l-n）o4.7 档号模式4.7.1 一般档号模式4.7.1.1 党群类综合档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072006DQ11ln1案卷号党群综合代号（二级类目）党群类代

8、号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7.1.2教学类学位材料、毕业生成绩单档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目+四级类目）+案卷号研究生类目模式：072006JX 12-1611lnI案卷号学历博士（四级类目）化学学院（三级类目）研究生教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。本（专）科生类目模式：072006JX 13 - 16 11 ln案卷号本科（四级类目）化学学院（三级类目）本、专科生教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

9、成人教育类目模式：072006JX 14-0111ln案卷号本科夜大（四级类目）前卫校区（三级类目）成人教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号远程教育类目模式：案卷号远程本科（四级类目）远程学院（三级类目）成人教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度4.7.1,3科研类科研项目档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号案卷号化学学院（三级类目）科研项目（二级类目）科研类（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7,1.4实物类档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类

10、目+三级类目）+实物编号实物编号化学学院（三级类目）题词、字画（二级类目）实物类（一级类目）年度号全宗号注：实物编号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7.2特殊档号模式4.7.2.1 人物类档号模式示例全宗号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号07一RW一唐敖庆A-1nI案卷号书表类（三级类目）建档人物姓名（二级类目）人物类（一级类目）全宗号注：案卷号按最下位类目流水。5.档案实体排架我校档案排架的方式：一般采用年代一级类目横向排架。人物档案采用建档人物独立小全宗依次横向排架。二、吉林大学档案分类主表DQ 党群11综合党委办公室、信访办公室、机关党委、后勤党委、离退休党委、产业

11、党委工作中形成的文件材料入此。12纪检、监察13组织14宣传15统战民主党派材料入此。16工会、妇委会17团委学生社团材料入此。XZ行政11综合校长办公室、校友办公室、学科建设办公室、政策法规办公室、普教办公室、网络中心工作中形成的文件材料入此。12人事、师资、离退休13审计14武装、保卫15医疗、后勤、国际交流中心16档案、图书、文博17白求恩医学部JX教学工作11综合教务处、学生处、毕业生就业指导中心、注册中心、公共体育教研中心、考试中心、教育技术中心工作中形成的文件材料入此。12研究生教育13全日制本（专）科教育14成人教育KY科学研究11综合科技处、社科处、科技园形成的文件材料入此。1

12、2科研项目CP产品生产与科技开发11综合产品生产与科技开发、校办产业形成的文件材料入此。12公司、药厂服务公司材料入此。JJ基本建设11综合基建处管理性文件材料入此。12工程项目SB仪器设备11综合资产与实验室管理处、采购中心工作中形成的管理性文件材料入此。12仪器设备项目CB出版11综合出版社工作中形成的管理性文件材料入此。12书籍13刊物WS外事11综合外事处工作中形成的管理性文件材料入此。12出国（境）13来校14国际合作与会议15外国留学生工作16港澳台工作CK财会11综合财务处工作中形成的管理性文件材料入此。12会计报表13会计帐簿14会计凭证15工资清册奖金、助学金材料入此。SX声

13、像11综合声像工作形成的管理性文件材料入此。12照片13电教RW人物A书表类B证件类C自传性材料类D任免奖惩材料类E文件材料类F学术性材料类G社会评价性材料类H通讯材料类I声像材料类J实物材料类K著名人物专题纪念活动材料类L已故著名人物追悼会材料类M其它材料类SW实物11 题词、字画12 奖旗13 证书、奖状14 印章15 牌匾16 奖杯、纪念杯、纪念盘17 校徽、纪念章、奖章、纪念币18其它类三、吉林大学档案分类详表吉林大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合归档范围保管期限上级有关党的建设文件材料(针对本校的保管期限为永久)2本校党代会材料(1)计划、通知、工作报告、议程、名单、

14、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论通过的文件、简报：校党委会候选人登记表和情况介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等。永久(2)提案及办理情况、情况反映、重要贺电、贺信。长期(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。短期3校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记校长碰头会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件永久4 校党委发布的决定、条例、办法、指示、批转、重要通知、通报永久5 以校党委名义召开会议的文件材料永久6 校党委和上级党委对学校工作进行调查研究形成的文件及典型材料永久7 校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的

15、发言稿永久8 校党委工作大事记永久9 党群系统启用印章的文件和印模永久10 党群系统停止使用的印章、印模长期11 本校参加上级党代会的代表名单、登记表及发言材料长期12 校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结长期13 校党委有关保密工作的文件长期14 党务工作简报短期15 吉大信息短期16 信访办公室工作计划、总结、群众来信、来访、上级文件材料长期17 党委各部及基层党委报校党委的工作总结、报告、请示及批复短期18 其它需要归档的材料DQ12纪检、监察序号归档范围保管期限1 上级关于纪检、监察工作的文件长期2 纪委会议记录永3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有关材料永4 打击经济犯罪工

16、作文件、材料永5 对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及恢复党籍、取消处分等材料长6 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料统计报表长期7 其它需要归档的材料DQ13组织序号归档范围保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2校级党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、任免呈报表）及上级批复文件永久3副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表）永久4党群系统科级干部任免申报材料及批复长期5党委组织机构、党员情况统计报表永久6各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单永久7组织部工作计划、总结、决定、报告及重要的期调

17、查材料长8校党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复长期9表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者（市级以上）长期10党委组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知永久期11落实政策的有关材料长12其它需要归档的材料DQ14宣传序号归档范围保管期限期1上级关于宣传工作的文件长2吉林大学校刊（合订本）永久3本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结长期4 反映本校重大活动的剪报、图表长期5 理论学习及其它活动形成的材料短6 其它需要归档的材料DQ15统战序号归档范围保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结长期3港、澳、台和侨务、少数民族工作材料长期4

18、各民主党派、党外人士的情况登记表、名册长期5统战工作情况调查、典型材料、统计报表长期6统战工作的重要会议记录长期7本校各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料长期8其它需要归档的材料DQ16工会、妇委会序号归档范围保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计长期3工代会、教代会、妇代会材料永久4工会常委会记录长期5参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿长期6上级有关妇委会工作文件长期7妇委会工作计划、总结长期8工会、妇委会组织各项活动形成的材料短期9表彰先进集体（个人）的获奖材料（市级以上）10其它需要归档的材料DQ17团委序号归档

19、范围保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度长期5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优秀团员的材料长期7对犯错误团员的处分决定（包括免于处分）及取消处分、恢复团籍材料长期8团委、团常委会议记录长期9学生会文件、材料长期10本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料短期11研究生会的有关材料长期12社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期

20、13其它需要归档的材料吉林大学行政类档案归档范围和保管期限表XZ11行政综合序号归档范围保管期限1 上级有关高校行政管理的综合性文件长期2 校务委员会会议、校务会议、校长办公会议记录、决定、纪要及会议审议、讨论通过的文件永久3 学校工作计划、事业发展规划、总结报告、请示及上级的批复永久4 历史沿革、概况介绍、剪报等永久5 启用印章的文件和印模永久6 停止使用的印章、印模长期7 以学校名义发布的决定、规定、通知、规章制度、通报和学校年鉴、公报、规章制度汇编（或选编）永久8 学校大事记永久9 本校综合统计及学年报表永久10 校领导在上级召开的会议上的重要发言材料永久11 校庆活动中形成的重要报告、

21、总结永久12 校庆贺电、贺信、会议记录长期13 本校向上级的请示及其批复永久14 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期15 有关全校性工作的调查材料和经验总结长期16 校长办公室工作计划、总结长期17 校内信息长期18 上级有关普教工作的文件长期19 附属中、小学教学计划、大纲、规章制度、毕业生名册、三好学生名单；省、市竞赛获奖名单长期20 普教办公室工作计划、总结长期21 上级有关学科建设工作的文件永久22 211工程项目有关材料永久23 985工程项目有关材料永久24 学科建设办公室工作计划、总结等有关材料长期25 上级有关政策法规工作的文件长期26 政策法规办公室工作计划、总结等

22、有关材料长期27 校史工作材料永久28 校友工作材料永久29 网络中心工作材料长期30 院庆材料长期31其它需要归档的材料XZ12人事、师资、离退休序号归档范围保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变机构名称的请示报告及上级批复永久3关于校内机构设置、变化的文件材料永久4科级干部任免材料长期5本校人事工作的规章制度长期6表彰和奖励先进集体、先进教职工材料（市级以上）长期7对犯错误的教职工给予行政纪律处分、取销处分等材料（双开除存永久）长期8专业技术干部评定职称文件材料长期9教职工录用、转正、定级、调资、校内调动、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料长

23、期10本校教师获奖的材料（市级以上）长期11人事情况统计报表、教职工名册长期12教职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政审材料长期13人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录长期14回国专家定居安排的有关材料长期15教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表长期16教职工援外和支援边远地区材料长期17教职工调入、调出名册及有关材料长期18使用临时工有关材料短期19师资培养、出国、管理工作计划、规定、总结等材料长期20教师进修计划、安排、总结长期21教师工作量的规定及执行情况长期22教师业务考核材料长期23上级关于离退休工作文件长期2425序号12345678910111213141516171

24、8长期离退休规章制度、统计报表、工作计划、报告、总结其它需要归档的材料XZ13审计归档范围保管期限上级有关审计工作的文件长期本校审计工作方面的规章制度长期本校审计工作方案、计划、总结长期对教职工触犯刑律或双开除人员（经审计部门审理的）处理材料永久对犯错误的教职工（经审计部门审理）给予行政处分（包括免于处分）、取消处分等材料长期审计工作统计年报及重要报表长期审计报告所列问题的证明材料被审计单位对审计报告的书面意见长期有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级机关的批复、批示长期审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书长期被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告长期罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、

25、贷款、冻结银行存款、封存帐册等文书及回执长期被审计单位对审计结论和决定的复审申请，对审计（含复审）结论和决定的申诉材料，有关人员对审计（复审）结论和决定的申诉材料长期依法作出审计结论和决定的法规目录或摘要，上级机关有关本项目问题处理的政策界限长期有关审计项目的情况报告、通报长期审计调查报告及有关文件材料长期各种调查取证材料长期移交处理意见书长期19 群众来信或来访记录长期20 项目审计计划或审计方案，有关本项目计划安排的意见、请示、报告、批复和其它有关材料长期21 本项目有关的其它材料XZ14武装、保卫序号归档范围保管期限1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫工作方面的规章制度长期3本

26、校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计、报表、简报长期4有关安全、防火方面的材料长期5上级有关武装、人防、军训工作的文件长期6本校武装部规章制度、工作计划、总结、调查报告长期7武装部工作统计年报及重要报表长期8其它需要归档的材料XZ15医疗、后勤、国际交流中心序号归档范围保管期限1上级有关医院管理工作的文件长期2公费医疗、保健工作的规定、通知等材料长期3医管处工作计划、总结、规章制度长期4计划生育工作材料短期5房屋管理、调配使用、转移等规定长期6防震、防汛、三废治理文件材料长期7上级有关后勤工作的文件长期8后勤处工作中形成的文件材料长期9后勤集团工作中形成的文件材料长期10国际交流中心

27、在工作中形成的文件材料长期11其它需要归档的材料XZ16档案、图书、文博序号归档范围保管期限1 上级有关图书、情报、档案、文博工作文件长期2 档案馆、图书馆、博物馆规章制度长期3 档案馆指南、全宗介绍永久4 档案馆、图书馆、博物馆工作计划、报告、总结、请示与批复长期5 档案馆、图书馆、博物馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久6 图书馆、档案馆、博物馆会议记录、大事记长期7 其它需要归档的材料吉林大学教学类档案归档范围和保管期限表JX11综合序号归档范围保管期限1上级有关学生思想政治工作的文件长期2学生处工作计划、总结、报告、规章制度长期3学籍变动材料永久4对犯错误学生给予开除、勒令退

28、学处分的决定及有关材料永久5新生入学名册长期6对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料长期7优秀学生奖学金获得者名单长期8 获省、市优秀学生名单长期9 表彰优秀学生干部的决定、名单短期10 校领导在全校学生大会上的讲话稿长期11 毕业生分配方案、计划、报告、请示、批复、决定永久12 毕业生供需统计、计划长期13 上级有关就业分配的文件材料长期14 毕业生就业指导处工作计划、报告、总结、简报长期15 校历届田径运动会程序册长期16 公共体育教育研究中心工作计划、总结长期17 学生参加全国、省、市体育比赛获奖名单、名次长期18 考试中心有关上级来文、请示、批复长期19 考试中心工作总结、计划、报告长期

29、20 注册中心在工作中形成的文件材料长期21 教育技术中心在工作中形成的文件材料长期22 其它需要归档的材料JX12研究生教育序号归档范围保管期限1研究生招生工作计划、请示、报告、批复、总结、统计永久2 录取研究生名单、名册永久3 招考研究生（硕士、博士）试题长期4 博士后科研流动站申报材料及上级批复永久5 博士后研究人员进站、离站材料、申请博士后科学基金材料长期6 博士后研究人员工作总结长期7 与国外合作培养研究生的计划协议、派出人员名单等材料长期8 教育部关于研究生招生、分配培养、代选出国预备研究生工作的有关文件长期9 取消研究生学籍的材料永久10研究生的奖励、处分材料及撤销处分材料长期1

30、1 研究生各专业培养方案、教学大纲、教学计划、永久12 研究生（硕士、博士生）毕业成绩单永久13 研究生（硕士、博士）中途退学、出国在校成绩单永久14 专业性会议、座谈会、汇报会记录及文件材料长期15 学校与有关单位关于学位问题的联系函件长期16 教育部等单位关于学位工作的文件长期17 学位评定委员会、分委会名单永久18 学位评定委员会的会议记录、决定、纪要及会议材料永久19 学位委员会对决定等文件的修改意见、汇报材料长期20研究生学位答辩材料（博士、硕士）（1）博士研究生毕业论文及答辩材料永久吉林大学博士成绩登记表吉林大学博士学位申请书吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学授予博士审

31、批表博士学位论文同行评议汇总表在学期间政治思想鉴定吉林大学博士学位论文学术评议书博士学位论文同行评审意见书吉林大学授予博士学位决定吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票吉林大学博士学位论文其它需要归档的文件材料（2）同等学力博士研究生毕业论文及答辩材料永久同等学力人员博士学位申请书同等学力人员申请博士学位审查表同等学力人员申请博士学位审批表同等学力人员申请博士学位推荐书硕士毕业证书复印件硕士学位证书复印件硕士成绩单获奖证书复印件同等学力人员申请博士学位成绩登记表吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学博士学位论文学术评议书吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论

32、文答辩表决票科研成果复印件吉林大学博士学位论文其它需要归档的文件材料(3)硕士研究生答辩材料永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学授予硕士学位决定吉林大学硕士学位论文答辩记录吉林大学硕士学位论文答辩表决票其它需要归档的文件材料(4)同等学力硕士研究生答辩材料永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学授予硕士学位决定吉林大学硕士学位论文答辩记录吉林大学硕士学位论文答辩表决票毕业证复印件学

33、位证复印件申请学位审查表外语综合考试合格证学科综合考试合格证科研成果复印件其它需要归档的文件材料(5)不授予博士学位材料永久吉林大学博士成绩登记表吉林大学博士学位申请书吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学授予博士审批表博士学位论文同行评议汇总表在学期间政治思想鉴定吉林大学博士学位论文学术评议书博士学位论文同行评审意见书吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票吉林大学博士学位论文其它需要归档的文件材料（6）不授予硕士学位材料永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学

34、硕士学位论文答辩记吉林大学硕士学位论文答辩表决票其它需要归档的文件材料（7）撤消博士学位文件材料永久撤消博士学位决定撤消博士学位表决票博士学位证书原件吉林大学申请和授予博士学位材料（收缴件）吉林大学博士学位答辩材料（原存件）注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷其它需要归档的文件材料（8）撤消硕士学位文件材料永久撤消硕士学位决定撤消硕士学位表决票硕士学位证书原件吉林大学申请和授予硕士学位材料（收缴件）吉林大学硕士学位答辩材料（原存件）注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷其它需要归档的文件材料21 领取毕业证书、学位证书登记册永久22 研究生毕业分配名册永久23 研究生毕业分配方案、计

35、划、报告、请示、批复、通知、总结永久24 研究生院工作计划、总结长期25 其它需要归档的材料JX13全日制本、专科教育序号归档范围保管期限1学科、专业设置与调整的请示报告及上级批复永久2教育部、省教育厅及有关部门关于招生工作的文件长期3招生工作计划（事业规划）、请示、报告、批复永久4招生宣传、招生工作总结短期5录取新生登记表、名册永久6各专业教学计划、教学大纲、开课计划长期7教学管理的规定、办法长期8教务处工作总结、计划长期9本、专科毕业生、结业生成绩单永久10毕业生领取毕业证书、学位证书、结业证书永久登记簿11结业生换发毕业证书登记簿永久12辅修第二专业毕业证书存查表永久13辅修第二专业成绩

36、单永久14本、专科学生中途退学、出国在校成绩单永久15其它需要归档的材料JX14成人教育序号归档范围保管期限1成人教育、远程教育学科、专业设置与调整的请示报告与批复永久2 教育部、教育厅关于成人教育招生工作文件长期3 关于成人教育、远程教育招生工作的请示、报告、批复、统计长期4 成人教育、远程教育关于上报招生生源计划及招生简章长期5 录取新生名册、登记表永久6 学籍变动材料永久7 本、专科毕业生成绩单永久8 本、专科学生中途退学、出国在校成绩单永久9 本、专科毕业生领取毕业证书、学位证书登记簿永久10 成人教育工作总结、报告、计划、要点长期11 远程教育工作总结、报告、计划、要点长期12 其它

37、需要归档的材料吉林大学科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合序号归档范围保管期限1 上级有关科技园管理工作文件材料长期2 科技园工作计划、总结、规章制度长期3 科研行政管理文件材料长期4 科研计划管理文件材料长期5 科研成果管理文件材料长期6 科研经费管理文件材料（科研项目经费分配及预决算）永久7 申报科学基金及有关批复永久8 上报科研计划、规划、年度总结及其成果目录永久9 上报教育部重点项目申请书、批复永久10学术委员会成员名单，会议记录、决定、纪要及通过的文件永久11科研机构设置及规划情况永久12重点实验室建设的文件材料永久13 本校科研工作计划、规划、总结长期14 各单位完成项目

38、情况、统计、获奖项目单位及个人名单和奖金分配情况长期15 科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料长期16科技统计报表永久17其它需要归档的材料KY12科研项目序号归档范围保管期限1科研准备阶段(1)开题报告与课题调研论证材料(重要的存永久)长期(2)科研项目建议书、可行性报告、技术合同、计划任务书、课题研究永久(3)课题研究计划、设计长期(4)科学研究计划执行情况、计划调整或撤销报告(重要的存永久)长期(5)课题投资和预决算材料长期2 研究实验阶段(1)实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)长期(2)数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图

39、、计算结果)永久(3)设计的文字和图纸(底图、蓝图、电子线路等)永久(4)研究工作阶段小结、年度报告长期(5)配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝、磁盘、光盘等永久(6)样品、标本等实物的目录永久3 总结鉴定阶段(1)研究报告、研制报告、测试报告、技术报告、性能报告、使用说明永久(2)论文专著永久(3)专家评审意见，用户使用意见材料、效益分析证明材料、标准部门的检测报告永久(4)鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)长期(5)鉴定证书永久(6)推广应用意见长期(7)课题工作总结长期4 申报奖励阶段(1)科研成果登记表永久(2)科研成果报告表永久(3)科研成果奖励申报与审批

40、材料永久(4)科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件(获国家发明奖项目、获国家级进步奖项目，获国家自然科学奖项目，获省、部级科技进步一、二等奖项目)永久(5获省、部级科技进步三、四等奖项目长期获厅、局级科技进步一、二等奖项目长期获厅、局级科技进步三、四等奖项目长期5 推广应用阶段(1)转让合同、协议书永久(2)生产定型鉴定材料永久(3)推广应用方案及实施情况长期(4)成果宣传报导材料短期(5)对外学术交流材料长期(6)成果被引用或投产后反馈意见短期(7)其它需要归档的材料吉林大学产品生产与科技开发(校产业与公司)类档案归档范围和保管期限表CPU 综合1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件长

41、期2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、制度及手册、图表长期3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期4 产品生产、科技开发与专业协作单位有关技术性问题来往的文件材料长期5 校产处年度工作计划、总结、统计报表长期6 其它需要归档的材料CP12公司、药厂序号归档范围保管期限1 上级有关公司方面的文件长期2 公司行政管理文件长期3 产品销售管理材料长期4 产品研制与生产管理材料长期5 公司财会文件材料长期6 其它需要归档的材料吉林大学基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11综合序号归档范围保管期限1 上级有关基建工作的文件长期2 本校基建工作的规章制度、工作计划、总结长期3 本校基建工作总体规划、统计报表永久4 基建工程财务预、决算永久5 全校性总体规划、设计总平面图永久6 水、电、气管道分布图永久7 地质勘探、地形测量材料永久8 基建投资的请示