例会管理制度.doc

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1、文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码1/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件例会管理制度例会管理制度批 准总经理审 核总监/经理文件管理员编 制人事行政部批准 签字审核 签字编制 签字林黎 日 期 年 月 日日 期年 月 日 年 月 日日 期2015 年 1 月 15日保存位置责任岗位电子版本硬拷贝保密级别 人力资源中心经理绝密 机密 秘密 无密级文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0

2、 页 码2/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件文件分发范围文件分发范围分发形式分发形式序号分发部门OA 公布书面序号分发部门OA 公布书面01澳国旅各部门 11 02总经理12 03人事行政部 13 04 14 05 15 0616 07 17 08 18 09 19 10 20 备注：该表格可根据实际分发情况增加分发部门，在相应的分发形式栏打备注：该表格可根据实际分发情况增加分发部门，在相应的分发形式栏打“”“”文件制文件制/ /修订记录修订记录序号修订 状态文件制/修订内容、概要生效日期制/修 订人制/修订

3、日 期批准人批准日期011/0 新版文件发布实施02 03 04 05 06 07 08 09 10 文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码3/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件目目 录录一、目的：.4 二、范围：.4 三、权责：.4 四、内容：.4 1.例会会议内容 （议程）：.4 2.2.会议细则：会议细则：.4 3 处罚规定.6 五、附则.6 六、使用表单：.6 七、相关文件：.6 会议纪要.7 第 周工作周报表.8文件编号AGL-XZ-

4、0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码4/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件一、目的：检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作，集思 广益，提高公司各部门的工作执行效率，提出改进性及开展性的工作方案，跟进各部门工作进度。二、范围：本制度适用于公司部门带班以上人员。三、权责：1.人事行政部负责例会管理制度的制定和修改； 2.总经理负责例会管理制度的审批； 3.人事行政部负责制度的执行和监督，各部门辅助执行。四、内容：会议组织、责

5、任部门：人事行政部。 会议主持人（主要发言人）：产品经理或其指定人员。 会议参加人：电子商务带班以上人员，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人事 行政部请假。 列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席。 会议记录人：人事行政部安排负责。 会议时间：主管会议时间为每周二 15：00-16：00，特殊原因需要延期召开、停开及临时增 加会议的由人事行政部提前通知。 会议地点：会议室。 1.例会会议内容 （议程）： 1.1 主持人（主要发言人）对上一周的重点工作进行总结，包括主要的工作内容、原定计划 （上周例会决定事项）的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需 要加以改进

6、，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案（如未得到解决的问题进行讨论， 找到及时的调解和处理的办法），对本周的工作计划进行布置、规划，追踪并改进日常管理 工作，传达、解释总部的最新政策、文件和要求，对部门工作及部门人员进行点评； 1.2 汇报上一周主要的工作内容、原定计划的执行及完成情况，在执行的过程中出现的问题 及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案（如， 未得到解决的问题进行讨论，找到及时的调解和处理的办法），按照工作要求和指标，根据 自己的实际对本周工作计划进行阐述； 1.3 对上一周来发生的重点、难点、热点问题进行探讨（如，客户提出的问题，网站、

7、产品 存在的问题等）形成共识，对本周工作存在的困难进行研究，找出解决方案； 1.4 每人根据一周工作实际提出一项以上合理化建议，以改进部门工作，提出有利于公司经 营管理和正常运行的方法和意见。 2.2.会议细则：会议细则： 2.1 会议相关人员的要求文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码5/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件2.1.1 主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，做好会前准备。 2.1.2 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程

8、、须解决问题及达成目标、议程推 进中应注意的问题等，进行简要的说明。 2.1.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制， 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 2.1.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出总结性的结论。对须集体议决的 事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议 就其后续安排统一意见。 2.1.5 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门） 、达成标准和时间等会后 跟进安排向与会人明确。 2.1.6 公司行政部负责会议通知，会议要求的各种资料需在会

9、议前准备好。 2.1.7 与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前 2 分钟到达开会地点，如有特殊原因临 时不能与会者，应提前通知主持人。 2.2 议题准备 2.2.1 会议召开前会议主持人须做好例会的准备，会议前和相关人员拟定会议议题（主题） ， 通知与会人员等，不能毫无准备地召开例会，各岗位人员要围绕议题做好充分准备，要有明 确具体方案或意见，避免会议时间过长。 2.3 发言要点 2.3.1 与会人员汇报工作、讨论问题等，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条 理清楚，发言时间一般控制在 35 分钟。 2.3.2 不要总是围绕一个问题不放，这次例会要解决的问题拿住一些有代表性的问题来

10、解决， 一些特殊的问题可以会后单独处理，要是觉得有必要可以在以后的时间把解决问题的过程公 布，对常规的一些问题的进行针对性的渗透。 2.4 会议记录 2.4.1 行政部需负责做会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作；会后整理 会议记录 ， 会议记录要标明会议召开的时间（格式为年/月/日/时/分） 、地点、议题、 主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等，会议记录 应简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后 2 个工作日内整理 完毕，以文件形式（含电子文档）存档。 2.4.2 会议内容的跟踪落实。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪

11、要为准。与会人员及 各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向有 关负责人汇报工作进展情况。 2.5 会议纪律 2.5.1。与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席周会，不得迟到、早退，中途不得随 意离场。 2.5.2 不能参加例会者，应当事先请假，并提前将上一周工作情况和本周工作计划以书面形 式交主持人。 2.5.3 与会者必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳，例会期间不得接听电话， 所有与会人员应将随身携带的手机调至无声或振动状态；如事情紧急可向主持人请假，到会 议室外面接听电话。 2.5.4 例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的

12、保密制度保守公司机密。 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码6/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件保密制度的有关规定执行。 3 处罚规定 3.1 迟到、早退、缺席 3.1.1 迟到：所有参加例会的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的，计为迟到。 3.1.2 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开。 3.1.3 缺席：凡必须参

13、加例会人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的， 计为缺席。 3.2 处罚无故缺席人员罚款 20 元，并给予通报批评；无故迟到 5 分钟以上处罚 5 元或表演 一个节目； 3.3 会议期间手机发出声音者上台表演一个节目； 3.4 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担； 3.5 违反保密制度的人员将视严重程度给予相应的行政处分； 3.6 本制度涉及的罚款将作为员工活动经费，由公司人事行政部统一保管。五、附则本制度解释权归人事行政部，本制度执行自总经理批准之日起施行。六、使用表单：附件：会议纪要 工作周报告表七、相关文件：珠海市澳国旅国际旅行社有限公司二一五

14、年一月十二日会议纪要会议纪要文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码7/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件会议名称周例会会议日期会议时间会议地点主持人记录人与会人员缺席人员会议主题会议内容：会议内容：建议：建议：会议总结：会议总结：第第 周工作周报表周工作周报表部门填表人日期项目内容文件编号AGL-XZ-0001珠海澳国旅国际旅行社有限公司珠海澳国旅国际旅行社有限公司版 本2.0 页 码8/8安妮股份体安妮股份体 系文件系文件例会管理制度例会管理制度生效日期2015/01/15澳国旅澳国旅 管理文件管理文件工作内容/进展情况存在问题分析、建议上周工作 总结主要事项工作目标本周工作 计划备注