西北大学办公自动化系统使用手册.docx

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1、西北大学办公自动化系统使用手册2009年3月目录1 .功能模块21.1.1. 待办事宜模块说明21.1.2. 口 f.E .41.1.3. 个人群组模块说明81.1.4. 个人意见模块说明101.1.5. 电子邮件模块说明121.1.6. 工作授权模块说明131.1.7. 密码修改模块说明151.2.1. 发文管理使用说明151.2.2. 发文传阅使用说明301.2.3. 收文管理使用说明331.2.4. 登记簿使用说明431.2.5. 校内呈文使用说明451.2.6. 议题征集使用说明561.3. 公共事务661.3.1. 交办协办使用说明661.3.2. 会议管理使用说明671.3.3.

2、周会表使用说明691.3.4. 领导日程使用说明701.3.5. 信访管理使用说明721.3.6. 电话传真使用说明731.3.7. 接待管理使用说明741.3.8. 车辆管理使用说明761.4. 公共信息771.4.1. 通知公告使用说明771.4.2. 上网发文使用说明791.4.3. 工作论坛使用说明791.4.4. 通讯录使用说明811.5. 个人设置821.5.1. 界面风格使用说明821.5.2. 布局设置使用说明83L功能模块1J .个人办公1.1.1. 待办事宜模块说明1.1.1.1. 如何进入待办事宜/已办事宜用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击左边菜单中的“I窗待办事宜卜

3、,显示如下页面：O待办事宜待办事宜已办事直晶存事宜|）陈IIe存II圣闻I帝敷|一|缓急标即操作发件人日期日需要您办理的电干公告电子公由分发请您办理系统营理员2008-5-715:32:40电子公告-霸试分发谓忠办理军统富理员2008-5-715:21:38S需要您办理的发文理 test部门负责人审稿系统管理员2008-5-99:42:31激试-短K集成谓念办建系统看理员2008-5-715:09:27甜试一鬼信祭成请您办理系统员2008-6-715:06:26B鬻赛总办理的收支管理口问收多1（1悬了主任10办军统*理员2008-5-614:19:08背附类3!待办事宜其有杵文档，页上一页下一

4、页尾页雇开忻叠（待办事宜页面）该页中显示出当前用户所有待办事宜的缓急、标题、需要进行的操作、发件人以及发件的日期。用户可以点击相应的标题打开文档。点击页面右上脚的“待办事宜已办事宜”可以浏览当前用户的“待办事宜”或“已办事宜:“待办事宜”或“已办事宜”列表中对事宜管理分类列出。1.1.1.2. 待办事宜页面各项功能简介待办事宜提示用户需要办而没有办的事宜。“待办事宜页面”显示出各待办事宜以及它们类型，点击类型前“臼”或“断图”将只显示事宜类型。如下图：0待办事宜待办事宜已办事宜I割除I I鎏刑I 缓急标题操作发件人日期百一需要谢金丽而申请 测试用户的开户申请部门重核系统管理员07-12-131

5、1:07:54有1种类31待办事宜共有1条文档苜页上一页下一页尾页展开折叠（待办事宜页面）点击各类型前的“可”，则显示出此类型下的文档，点击“国刑”可显示各类型下相应的文档。用户可对这些文档进行删除操作。1.1.1.3. 已办事宜页面各项功能简介已办事宜表示用户已经办妥的各项事宜，会显示在列表中，如下图:O已办事宜待办事宜已办事宜 缓急 标题H阮丽完成的开户申请操作发件人日期测试用户的开户申话道理员开户系统管理员07-12-11 16:36:33有1种类型待办事宜共有1条文档首页上一页下一页尾页展开折叠（已办事宜页面）该图中只显示出已办事宜的类型，点击各类型前的田，则显示出此类型下的文档,点击

6、“!刑”可显示各类型下相应的文档。用户可对这些文档进行删除操作。点击类型前，”或“断图”将只显示事宜类型：“有1种类型待办事宜”此栏显示出事宜的类型数目。1.1.1.4. 如何翻页在“待办事宜页面”的底部，显示了当前的页数和记录总数。如下图：有1种类型待办事宜共有1条文档首页上一页下一页尾页展开折叠用户可以通过点击“值更I上一页I下二页展页卜进行翻页的操作。1.1.2.个人日程模块说明1.1.2.1. 如何进入个人日程用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页左边菜单中的“但个人办公”，再点击国个人日程卜,显示个人日程页面，如下所示：Q 日程安排搭日查看日回日昵到8日2009-03-01 ao

7、 oo)-*2oo-08(1000)-20003- U100)必施告议mzooe-oxsao ooi-soowa-osao n)-席万K2ooxj3aa i5)-2(KJ3-*MW200e-03-06800)-200W3a900)论文*200-0-06(1530)200-0-工作2009-005(14 X)-200m3-05(1630)开合ift2OOK-a5ao 00)2003-05(1090)MOP2009-03-05830)-2CM-3-05(T 5)今天主要工作（20080305工作王及军200-0-04 g 30)-200-二级学院（部）其他全选-豫用群组个人群组所有部门 R. F.

8、关于我公初横导更改事宜200-M-16I 221系找管理员 F关于我公司然导更改事宜2009-04-091421熊噬关于我公司续写更改事宜2009-03-X110K已晔潘至弟1页/共1页【共3条记录】一1上一页1下一页1屋页F10我的文存（电子邮件页面）该页面显示已收邮件，已读邮件显示图标“”，未读邮件显示图标“四”，点击邮件主题，可以进行查看、回复或转发。1.1.5.2. 电子邮件的功能简介电子邮件有写信、回复、转发等几项功能（电子邮件仅限办公系统内部用户使用）1.1.5.3. 写信功能点击“电子邮件页面”中的“君写信”按钮，得到以下页面:O 电子9件iimi ri点击L选择卜按钮，选取收件

9、人点击，当览二一”按钮并配合当”按钮，选取及上传附件（系统不支持过大附件，请不要上传超过5M的附件）填写完毕后，点击“恒固”，即可将邮件发给收件人，或点击“国亘1”将邮件存入草稿箱。1.1.5.4. 其他功能在阅读别人发给您的邮件时，可见“围星I 1_5组”按钮，点击回复，则进行回复，点击转发，则进行转发。1.1.6. 工作授权模块说明1.1.6.1. 如何进入工作授权用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页上的工具条“刨个人办公”，再点击左边菜单中的段工作授权”，显示工作授权页面，如下所示，工作授权（工作授权页面）该页面显示已有授权情况。可以进行新建和删除。1.1.6.2. 新建功能当您因

10、为出差或其他原因不方便登录办公系统处理公文时，一种方式是将您的帐号告诉您的授权人，另一种方法是使用工作授权功能。点击工作授权页面的“L新建”按钮，得到如下页面o工作授权臼保存）关闭制）点击“授权模块”后的“I选择”按钮，选择将哪些模块授权给代理人办理。点击“代理人”后的L选择_I”按钮，选择代理人。点击“EH”选择授权开始I期和截至日期点击“回保存j按钮，完成授权。1.1.6.3. 删除功能点击_I”按钮进行删除，点击时必须先选择要删除的对象，否则将会弹出：1.1.7. 密码修改模块说明1.1.7.1. 如何修改密码用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页上的工具条再点击左边菜单中的“越密码

11、修改”，显示如下所示个人定利修改a H：|*aueH ： I-l*ri rw-i注意：密码修改后生效时同为1-3分不注：修改后的密码会在卜3分钟后生效1.2.公文处理1.2.1, 发文管理使用说明1.2.1.1. 如何进入发文管理（所有人员使用须知）用户登陆自动化办公系统后，点击左边菜单“bJiMBi”，再点击左边菜单中的发文管理”，显示发文管理页面（系统授权用户有新增、删除权限，不是系统授权用户将没有新增、删除权限），如下所示：Q发文E仔办文件在分文附办第文件|建|删除|彳七再办事宜|查府|用季|r当u如人AHtrs文件网1K150Isf-xra2OO*软15lWJWa!200*03-041

12、T130分公充.IR长力公r9nllie. w*左文景南）2003-0?1454尹办公室,BH5公r王铁*119人utx 乐200-C2-200949人处91/11的条记该页面显示发文管理的当前处理人、当前状态、文件标题、拟稿时间和拟稿部门。用户可点击其中一条记录，查看文件的具体内容。1.2.1.2. 如何起草文件（所有人员使用须知）1.2.1.2.L如何拟稿点击“发文管理页面中的I新建_I”按钮，打开发文稿纸单，如下图所示:0发文管理当前处理人I毛统管理热当前樨作：拟稿西北大学发文稿纸所属夹别，廊笆三发文类别，|力与二J（2009）号如急：|-2J机密程度内部二帔部Fh |系境一理员二J打印

13、份数；成文日期：Ed备注：保管期和I3办理期网：归档单位113页赎：归档分类号文件档号，（发文管理拟稿稿纸）1.起草文件的注意事项：（1）必填项：其中标题为必填项；如未填直接点击“俣存”按钮，系统会提示;Microsoft Internet Explorer八请输入文件标题.(2)附件：当用户填写完相应资料，点击“俣存”按钮后，点击“座览按钮，选择相应的附件点击“L上传”按钮进行添加，如未选择附件直接点击2SJ“二”按钮，系统将提示:Microsoft Internet Explorer删除八未选择文件，附件添加如有误，用户可以在相应附件前选择框内标注“”，点击“按钮删除附件。(3)点击“发文

14、管理拟稿页面”的“俣存”按钮，保存所填写的项。53MAS短信平台系统运行管理规定(暂行).保存保存弁关闭关闭2。，A文件)视图(X) 独入(!) 格式(Q) IMU) 表格 帚助QPL 二. ； 简?.3二， 幺一K 誉皿2 包：1tm “ 阅读6) |，么正文仿东仿宋口2312四号叵| / U 囚A太 1* N苛拉同三事率 W a 笠 B:图杼发品后1.2.1.2.2.如何起草正文点击发文管理稿纸中标题右侧的起草正文”图标，进行正文起草，弹出窗口如一.总则，I.为保障mas短信平台系统(以下简称系统)在学校内的正常、有序使用,特制定本规定,本系统只用于涉及全校及校内各单位公务的信息发布，一初

15、一公案上俞太忝密的停用管理和仝而镂/一“可以在窗口内编辑正文，使用方法与WORD类似，也可以将事先起草好的文件复制过来。起草完后，点击”二保存二1”，然后点击“关闭二I”，或者直接点击保存并关闭”，返回拟稿页面。返回拟稿页面后，如果需要对正文内容进行修改，可点击“打开正文，1.2.1.23.拟稿人修改原文或发送文件如果拟稿人在文件保存后还需要对原文进行修改或增加时，可以通过点击打开正文，按钮，弹出窗口如下所示：-保存并关闭-用户可以直接进行修改，修改完后，点击“一保存”，然后点击、关闭或者直接点击“一保存并关闭”，返回发文拟稿页面。点击”一流程跟踪j”按钮，可查看流转信息，整个文件流程的过程，

16、当前处理人、当前处理环节都可以通过点击“W流程跟踪卜按钮来进行查看。点击4 o下一步J”按钮，系统将弹出窗口:请先选择下一步操作请选择下一步处理人I IB发送）取消）用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员；说明：根据学校流程规定，拟稿人拟文完成后，下一步送交本部门领导审批，本例文件下一步操作将选择发送给部门领导进行“部门审核”；选择完毕后点击4发送按钮，将弹出发送成功窗口：文件发送成功。1.2.1.3.如何对文件批注（所有人员使用须知）1.2.13.1. 如何修改正文如以9领导为例，登陆OA系统后如下图所示：在首页待办事宜中会看到需要处理的文件，当点击文

17、件记录进入后显示如下页面:当前处理人I王启和当前操作I部门窜批西北大学发文稿纸所属类别：|党委发文二J发文类别:|党委尚报二J (2009)号线急：A叼机密程度：阿丽三拟文部门：|纪委、监察处二领导签发：拟稿时间：2009-03-23拟稿人：李彬*标题：我校举办反腐倡廉建设专题报告会，2打开正文:,-*主题词，卜选择主送单位,谢；8报单位，|选择|抄送单位,选择打卬份敷，成文日期：国!备注：保管期限：|2办理期限：归档单位：|2页数：点击“ J打开正文，进行正文修改。弹出窗口如下所示：说明：“2打开正文”是指用户在进行文件修改时有痕迹显示，修改后的痕迹会保存记录，其他人员打开可以查看修改记录。

18、用户可以直接在原文上进行修改，修改完后，点击“二保存二I”，然后点击 C关闭二I”，或者直接点击”:保存并关闭卜，返回拟稿页面。1.2.13.2. 如何查看修改记录当用户在将审批的文件处理完成后，点击“真阅读正文”，进行正文查看，用户可以看到文件的修改痕迹，并以不同的颜色区别；不同的用户对文件修改后会以不同的颜色显示,以示区别，但是在“真阅读正文”里文件只能阅读不能修改；1.2.13.3. 门领导如何处理(部门领导使用须知)以部门领导的身份登陆进入OA系统，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题，如下图：发文管理人事处发文演示点击文件记录进入后将显示如下页面:当前处理人：王启和 当前操作：部门市

19、批西北大学发文稿纸所属类别:|党委发文二J发文类别;I党委面报二(2009) 号 缓急：口三机密程度I叵前三拟文部门，I纪文、监察处二领导签发:拟稿时间：2009-03-23拟稿人：季彬*标 题：我校举办反腐僵廉建设考题报告会*主题询:主送单位:I选择I抄报单位:I选择I杪送单位:I 选择 I打印份数:成文日期:备 注:保管期限：|3办理期限:王二I页数:部门领导进入后可以修改正文，实现文件的痕迹保留，具体操作清参考：131如何修改正文完成操作后可以填写意见，意见可以选择也可手动填写，点击“弹出窗口:请选择常用意见三(目确定关闭窗口)点击“W流程跟踪卜按钮，可查看整个文件所有的流转信息。点击“

20、I 下一步J按钮，系统将弹出窗口:否选择下一步.网页对话根是否发送给杨军执行？13确定）0取消用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员，说明：根据学校流程规定，部门领导处理完成后，下步将送交本部门秘书进行流转，部门秘书会根据部门领导的处理意见来操作；人员选择完毕后点击“一发送”按钮，将弹出发送成功窗口:文件发送成功。1.2.1.5. 部门秘书如何处理（部门秘书使用须知）如以部门秘书为例，登陆OA系统后，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题,如下图：发文管理人事处发文演示点击文件记录进入后将显示如下页面:当前处理人：王后和当前撵作：部门审批西北大学发文稿纸所

21、属类别:|党委发文二发文类别:|党委简报二(2009)_号缓急|一般二机密程度：|内部二J帔部门：|纪委、监察处二J领导签发：拟稿时间：2009-03-23拟稿人：李彬*标&：我校举办反腐倡廉建设专愚报告会/打开正工V-/在题词,选择丁主送单位I I嬴I抄报单位，I选撵I杪送单位II途择I打印份数I成文日期：晒I备注：保管期限：|3办理期限：ijgM归档单位：|三|页数：点击“W流程跟踪J，按钮，可查看流转信息，整个文件流程的过程，当前处理人、当前处理环节都可以通过点击“L流程跟踪J”按钮来进行查看。部门秘书对文件的内容进行校对和修改，可以填写意见，可以进行会签处理，处理完成后点击“L。下二步

22、J”,弹出下一环节的选择框：用户可以根据需要选择相应的下环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员；说明：根据学校流程规定，部门领导处理完成后将会返回给部门秘书转办，部门秘书需要根据领导意见进行操作，卜一步是选择进行文件会签，是返回给拟稿人，还是发送给校办或党办秘刊等；如本例根据部门领导处理意见选择发送给“校办秘书”；选择完毕后点击同发送“按钮，将弹出发送成功窗口:文件发送成功。1.2.1.6. 办公室秘书如何处理（办公室秘书使用须知）以办公室秘书身份登陆OA系统，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题，如下图：发文管理人事处发文演示点击文件记录进入后将显示如下页面:办公室秘书进入后对需要

23、对文件正文进行校对，并可以修改正文，具体操作请参考:1.3.1如何修改正文点击“W流程跟踪J”按钮，可查看整个文件的流转信息。点击“！0下二步J”按钮，系统将弹出窗口:请先选择下一步操作请选择下一步处理人部门秘书转办校办主任复核主管校领导签发其他校领导审核校办文印室党办秘书初核党办、校办主任签发同发送）|取消办公室秘书可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员，说明：“办公室秘书处理”这个环节是发文流程中的关键环节，起到承上启下的作用。根据学校流程规定，文件流转到办公室秘书后，办公室秘书下步将送交“办公室审稿”,然后根据办公室主任审稿的意见送交“主管校领导签发”

24、或“其他校领导审核”，“校领导签发”完成后返回到办公室秘书，同时办公室秘书需要根据领导意见决定是否需要会签；整个文件处理完成后要发送给“文印室”进行“编号成文”和“文件套红”等；最终进行文件下发。办公室秘书选择完毕后点击“昼落.送按钮，将弹出发送成功窗口:文件发送成功。1.2.1.7. 办公室主任如何处理（办公室主任使用须知）以办公室主任为例，登陆进OA系统后从首页“待办事宜”中点击需要处理的文件,如下图： 发文管理人事处发文演示 会议管理党委周议会 晟文管理%9A干部工资待遇确定办法的通知（国发200818号）点击文件标题，进入后显示如下页面:当前处理人I王启和当前操作I部门窜批西北大学发文

25、稿纸所属类别：|党委发文二J发文类别:|党委尚报 二J ( 2009) 号缓急：| 一般二J拟文部门：|纪委、监察处;J领导签发:拟稿时间：2009-03-23拟稿人：李彬*标 题：我校举办反腐倡廉建设专题报告会/ 2打开正文:*主题词:主送单位:抄报单位:I选择II选择I杪送单位;打卬份数:保管期限：|3成文日期:备 注:办理期限:填写意见三页 数:躲曾 2009-03-08 11:49:41I选掾I保存下一告办公室主任进入后可以对文件进行审稿，并可以修改正文，具体操作请参考:131如何修改正文文件审稿完成后，要填写审稿意见，点击“”按钮，弹出窗口:请选择常用意见113确定)关闭窗口)用户可

26、以选择常用的意见，也可以在填写意见栏目中手动输入。点击“(W流程跟踪J”按钮，可查看流转信息。点击下一步J”按钮，系统将弹出窗口:营选择下一步一.一网页对话框是否发送给段演执行？用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员，说明：根据学校流程规定，办公室主任审稿完成后，下一步将直接发送给校秘书进行处理，校秘书会根据领导的处理意见来执行：选择完毕后点击“同发迤按钮，将弹出发送成功窗口：1.2.1.8. 校领导如何签发（校领导使用须知）校领导登陆进OA系统后，在首页“待办事宜”中会看到由校办秘书发来的待处理的文件：一您好闿2009年3月23日金工T人办公 而待办事

27、宜电子邮件 圃个人日程 舐个人群组 W个人意见 Q修改密码I力更多，西北大学2009年纪检监察工作安排意见(2009-03-23 10:11)党委常委会会议纪要(2009-03-16 14:46)党委常委会会议纪要(2009-03-16 11:13)工,遍我校举办反腐倡廉建设专题报告会西北大学党委办公室校长办公室纪委办公室关于在公务活动中防行节约反对铺 张浪费的若干意见1 .点击文件标题，可以打开具体待处理文件；2 .点击“ 打开正文”，可以查阅或修改文件的正文;3.XM(t) M)a “a， 心B I g A A X|人.处发文裁承左公副啦mE蚪3，, 皿豆二，必.40回|三三亚次+ A宝田

28、|4 .点击dW流程跟踪)，按钮，可以查看整个文件的流转信息；5 .在领导意见框中可以填写办理意见6 .意见填写完毕后，点击”(0下一步”按钮，将弹出窗口，点击“确认”，如下图:务选择下一步一网页对话框是否发送给魏演执行？18确定。取消7 .文件发送成功。1.1.1.9. 如何结束流转（办公室秘书使用须知）如果文件即将办理完结，进入结束流转环节；一旦文件办理完结将不能被修改。以校秘书的身份进入0A系统，点击文件记录进入办理页面：点击“一流程跟踪J”按钮，可查看流转信息。点击“日结束流运J”按钮,结束文件流转，文件将会自动由在办文件转为办结文件,同时可以对文件进行分发，整个流程中的人员都可以对各

29、环节中人员的处理意见进行查看，申请人员能够看到请示的处理意见等.1.1.1.10. 如何查询文档如需要查询，可点击I查询_I”按钮，得到相应的页面如下:联全文搜索：回关痴字搜索：文件标题：I拟稿人：1一发文日期:|摩-|屏搜索关闭搜索可以全文搜索，也可以通过文件标题、拟搞人和发文日期进行关键字查找。需要注意的是“发文日期”一栏有两个时间选择，只填前一个，表示查找此时间之后的所有文档；只填后一个，表示查找在此时间之前的所有文档；如果两个都填写，则表示查找在这两个时间之间的所有文档。1.1.1.11. 如何删除文件当用户是起草人或者具有系统管理员权限时，可以在发文管理拟稿页面看见（0删除J”按钮。

30、当用户需要删除文档时，点击“I -删除J”按钮,系统会提示：点击“确定”按钮，文档将被删除；点击“取消”按钮，文档删除将被取消。当用户是具有管理员权限时，在开户销户页面点击“I删除卜按钮直接进行删除。点击时必须先选择要删除的对象，否则将会弹出：1.1.1.12. 如何翻页在“发文管理页面”的底部，显示了当前的页数和记录总数。如下图：用户可以通过点击“I首页I上一页I下一页I尾页卜,进行翻页的操作。当用户知道具体文档的页数的时候，用户可在输入框中输入相应的页数，然后点击“封”按钮，就可以转到相应的页面进行查看文档。1.2.2. 发文传阅使用说明1.2.2.1. 如何进入发文传阅模块（办公室秘书使用须知）用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击“L发文传闻/，再点菜单中的“ d党委文件”或“后行件，,，如下所示:I 使 I厂* | 4 E | ItMll-JTIT-MIIW上|发文时海*可以进行查询、刷新操作。1.2.2.2. 如何进行发文传阅（办公室秘书使用须知）点击要分发传阅的文件，可以看见如下图:西北大学发文传阅单发文字号：校字（2009）40号日期：2009-047509:53标题：关于申请第十二届霍英东教育基金会高等院校青年教师基金及青年教师奖的函立阅读正文附件：传阅阅办盆控关闭窗口点击传阅按钮