《ACCESS考点分析》PPT课件.ppt

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1、ACCESS考点分析第第5章章 报报 表表考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成1、报表的定义窗体的概念和作用、报表的定义窗体的概念和作用 报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。报表是Access数据库的对象之一，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算，可以嵌入图像或图片来丰富数据显示。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成2、报表的视图、报表的视图 Access的报表操作提供了

2、3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构：“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮位置的3个选项：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图来进行选择。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成3、报表的组成、报表的组成 打开一个报表“设计”视图，报表的结构有如下几部分区域组成；报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表

3、的每一页有一个页面页眉。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成3、报表的组成、报表的组成 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成4、报表设计区、报表设计区 设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计”窗体中的各个区域中，数据处理一次一条记录。且根据分组字段的值、页的位置或在报表中的位置，使一些操作用在一些区段。在报表的“设计”视图中，区段被表示成带

4、状形式，称为“节”。报表中的信息可以安排在多个节中，每个节在页面上和报表中具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成(1)报表页眉节 报表页眉中的任何内容都只能在报表的开始处，即报表的第一页打印一次。在报表页眉中，一般是以大字体将该份报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中。可以在报表中设置控件格式属性突出显示标题文字，还可以设置颜色或阴影等特殊效果。可以在单独的报表页眉中输入任何内容。一般来说，报表页眉主要用在封面。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成(2)页面页眉节 页面页眉中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。通常，它是用来显示数据的列

5、标题。可以给每个控件文本标题加上特殊的效果。一般来说，把报表的标题放在报表页眉中，该标题打印时仅在第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页面页眉中，则该标题在每一页上都显示。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成(3)组页眉节 根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。组页眉节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层(一般不超地36层)。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成(4)主体节 主体节用来处理每条记录，其字段数据均

6、须通过文本框或其他控件(主要是复选框和绑定对象框)绑定显示。可以包含计算的字段数据。(5)组页脚节 组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据。考点一考点一 报表的定义与组成报表的定义与组成(6)页面页脚节 一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。(7)报表页脚节 该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。考点二考点二 报表的分类报表的分类1、纵栏式报表、纵栏式报表 纵栏式报表(也称为窗体报表)一般是在一页中主体节区内显示一条或多

7、条记录，而且以垂直显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。各种报表可以安排显示一条记录的区域，也可同时有显示一对多关系的“多”端的多条记录的区域，甚至包括合计。考点二考点二 报表的分类报表的分类2、表格式报表、表格式报表 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节显示。考点二考点二 报表的分类报表的分类3、图表报表、图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间

8、的关系。考点二考点二 报表的分类报表的分类4、标签报表、标签报表 标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签。在上述各种类型报表的设计过程中，根据需要可以在报表页中显示页码、报表日期甚至使用直线或方框等分隔数据。此外，报表设计可以同窗体设计一样设置颜色和阴影等外观属性。考点三考点三 创建报表创建报表在Access中，提供3种创建报表的方式：使用“自动报表”或向导功能快速创建报表结构，然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”，这样可大大提高报表设计的效率。考点三考点三 创建报表创建报表1、使用、使用“自动报表自动报表”创建报表创建报表“自动报表”功能是一种快速创建报表的方

9、法。设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。考点三考点三 创建报表创建报表2、使用、使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表 使用“报表向导”创建报表，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。考点三考点三 创建报表创建报表3、使用、使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表 Access中可以应用“图表向导”将数据以图表形式显示出来。如果用户对使用向导生成的图表向导不满意，可以在“设计”视图中对其进行进一步修改和完善。考点三考

10、点三 创建报表创建报表4、使用、使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表 在日常工作中，可能需要制作“物品”标签之类的标签。在Access中，用户可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。考点三考点三 创建报表创建报表5、使用、使用“设计设计”视图创建报表视图创建报表 Access中可以从“设计”视图开始创建一个新报表，主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。考点四考点四 编辑报表编辑报表在报表的“设计”视图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，主要操作项目有：设置报表格式

11、、添加背景图案、页码及时间日期等。考点四考点四 编辑报表编辑报表1、设置报表格式、设置报表格式 Access中提供了6种预定义报表格式，有“大胆”、“正式”、“浅灰”，“紧凑”、“组织”和“随意”。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。考点四考点四 编辑报表编辑报表2、添加背景图案、添加背景图案 报表的背景可以添加图片以增强显示效果。具体操作步骤如下：(1)“设计”视图打开报表。(2)通过报表选择器，打开报表“属性”窗体。(3)单击“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置。考点四考点四 编辑报表编辑报表2、添加背景图案、添加背景图案(

12、4)设置背景图片的其他属性，主要有：在“图片类型”属性框中选择“嵌入”或“链接”图片方式；在“图片缩放模式”属性框中选择“裁减”、“拉伸”或“缩放”图片大小调整方式；在“图片对齐方式”属性框中选择图片对齐方式；在“图片平铺”属性框中选择是否平铺背景图片；在“图片出现的页”属性框中选择显示背景图片的报表页。考点四考点四 编辑报表编辑报表3、添加日期和时间、添加日期和时间 在报表“设计”视图中给报表添加日期和时间。操作步骤如下：(1)“设计”视图打开报表。(2)单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。考点四考点四 编辑报表编辑报表3、添加日期和时间、添加日期和时间 (3)在打开的“日期和时间”对话

13、框中，选择显示日期还是时间及显示格式，单击“确定”按钮即可。此外，也可以在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式(例如，=Date()或=Time()等)来显示日期与时间。该控件位置可以安排在报表的任何节区里。考点四考点四 编辑报表编辑报表4、添加分页符和页码、添加分页符和页码(1)在报表中添加分页符 在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置。具体操作步骤如：“设计”视图打开报表。单击工具箱中的“分页符”按钮。考点四考点四 编辑报表编辑报表4、添加分页符和页码、添加分页符和页码(1)在报表中添加分页符 选择报表中需要设置分页符的位置然后单击，

14、分页符会以短虚线标志在报表的左边界上。注意：分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。考点四考点四 编辑报表编辑报表4、添加分页符和页码、添加分页符和页码(2)在报表中添加页码 具体操作步骤如下：“设计”视图打开报表。单击“插入”菜单中的“页码”命令。考点四考点四 编辑报表编辑报表4、添加分页符和页码、添加分页符和页码(2)在报表中添加页码 在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。对齐方式有下列选项：左在左页边距添加文本框；中：在左右页边距的正中添加文

15、本框；右：在右页页边距添加文本框；内：在左、右页边距之间添加文本框，奇数页打印在左侧，而偶数页打印在右侧；外：左左、右页边距之间添加文本框，偶数页打印在左侧，而奇数页打印在右侧。考点四考点四 编辑报表编辑报表4、添加分页符和页码、添加分页符和页码 (2)在报表中添加页码 如果要在第一页显示页码，选中“在第一页显示页码”复选框。Access使用表达式来创建页码。考点四考点四 编辑报表编辑报表5、使用节、使用节 通过对属性值相等的记录进行分组，可以进行一些计算或简化报表使其易于阅读。(1)添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚(2)改变报表的页眉、页脚或其他节的大小(3)为报表中的节或控件创建自

16、定义颜色 考点四考点四 编辑报表编辑报表6、绘制线条和矩形、绘制线条和矩形 在报表设计中，经常还会通过添加线条或矩形来修饰版面，以达到一个更好的显示效果。考点四考点四 编辑报表编辑报表6、绘制线条和矩形、绘制线条和矩形(1)在报表上绘制线条 在报表上绘制线条的具体操作步骤如下：“设计”视图打开报表。单击工具箱中的“线条”工具。单击报表的任意处可以创建默认大小的线条，或通过单击并拖动的方式可以创建自定的线条。考点四考点四 编辑报表编辑报表6、绘制线条和矩形、绘制线条和矩形 (2)在报表上绘制矩形 在报表上绘制矩形的具体操作步骤如下：“设计”视图打开报表。单击工具箱中的“矩形”工具。考点五考点五

17、报表排序和分组报表排序和分组1、记录排序、记录排序 使用“报表向导”创建报表时，提示设置报表中的记录排序，这时，最多可以对4候补了段进行排序。“报表向导”中设置字段排序，限制最多一次设置4个字段，并且限制排序只能是字段，不能是表达式。实际上，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序。考点五考点五 报表排序和分组报表排序和分组2、记录分组、记录分组 分组是指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。考点五考点五 报表排序和分组报表排序和分组2、记录分组、记录分组 报表

18、通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。对已经设置排序或分组的报表，可以进行以下操作：添加排序、分组字段或表达式，删除排序、分组字段或表达式，更改排序、分组字段或表达式。考点六考点六 使用计算控件使用计算控件1、报表添加计算控件、报表添加计算控件 计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框是最常用的计算控件。考点六考点六 使用计算控件使用计算控件2、报表统计计算、报表统计计算 报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是使用计算控件设置其控件源为

19、合适的统计计算表达式。在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式：考点六考点六 使用计算控件使用计算控件2、报表统计计算、报表统计计算 (1)主体节内添加计算控件 在主体节内添加计算控件对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。考点六考点六 使用计算控件使用计算控件2、报表统计计算、报表统计计算(2)组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段 在组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段对某些字段的一组记录或所有记录进行求和或求平均统计计算时，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的

20、纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数(Count函数完成计数，Sun函数完成求和，Avg函数完成求平均)来完成计算操作。考点七考点七 创建子报表创建子报表子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表，主报表可以是绑定的也可以是非绑定的，也就是说，报表可以基于数据表、查询或SQL语句，也可以不基于其他数据对象。非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的“容器”。考点七考点七 创建子报表创建子报表主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体。但是，一个主报表最多只能包

21、含两级子窗体或子报表考点七考点七 创建子报表创建子报表1、在已有报表中创建子报表、在已有报表中创建子报表 在创建子报表之前，首先要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的联系，这样才能保证在子报表中记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系。考点七考点七 创建子报表创建子报表2、将某个已有报表添加到其他已有报、将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表表来创建子报表 在Access数据库中，可以将某个已有报表(作为子报表)添加到其他已有报表(作为主报表)中。具体操作步骤如下：(1)在“设计”视图中，打开作为主报表的报表。(2)确保工具箱中的“控件向导”按钮已经按下。考点七考点七 创建子报表创建子

22、报表2、将某个已有报表添加到其他已有报、将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表表来创建子报表(3)按F11键切换到数据库窗口。(4)将报表有从“数据库”窗口拖动到主报表中需要插入子报表的节区，这样，Access数据库就会自动将子报表控件添加到报表中。(5)调整、预览并保存报表。考点七考点七 创建子报表创建子报表注意：子报表在链接到主报表之前，应当确保已经正确地建立了表间关系。通过“报表向导”或“子报表向导”创建子报表，在某种条件下Access数据库会自动将主报表与子报表进行链接。但如果主报表和子报表不满足指定的条件，则可以通过下列方法来进行链接：(1)在“设计”视图中，打开主报表。考点七

23、考点七 创建子报表创建子报表(2)选择“设计”视图中的子报表控件，然后单击工具栏上的“属性”按钮，打开“子报表属性”对话框。在“链接子字段”属性框中，输入子报表中“链接字段”的名称，并在“链接主字段”属性框中，输入主报表中“链接字段”的名称。在“链接子字段”属性框中给的不是控件的名称而是数据源中的链接字段名称。若难以确定链接字段，可以打开其后的“生成器”工具去选择构造。考点七考点七 创建子报表创建子报表(3)单击“确定”按钮，完成链接字段设置。注意：设置主报表/子报表链接字段时，链接字段并不一定要显示在主报表或子报表上，但必须包含在主报表/子报表的数据源中。考点八考点八 创建多列报表创建多列报

24、表设置多列报表的操作步骤如下：(1)创建普通报表。在打印时，多列报表的组页眉、组页脚和主体节将占满整个列的宽度。例如，如果要打印4列数据，请将控件放在一个合理宽度范围内。(2)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，显示“页面设置”对话框。考点八考点八 创建多列报表创建多列报表设置多列报表的操作步骤如下：(3)在“页面设置”对话框中，单击“列”选项卡。(4)在“网格设置”标题下的“列数”框中输入每一页所需的列数。(5)在“行间距”属性中可以输入“主体”节中每个标签记录之间的垂直距离。(6)在“列间距”对话框中，输入各标签列之间的距离。考点八考点八 创建多列报表创建多列报表设置多列报表的操作步骤如

25、下：(7)在“列尺寸”标题下的“宽度”框中输入单个标签的列宽；在“高度”框中输入单个标签的高度值。用户也可以用鼠标拖动节的标尺来直接调整“主体”节的高度。(8)在“列布局”标题下选择“先列后行”或“先行后列”选项设置列的输出布局。考点八考点八 创建多列报表创建多列报表设置多列报表的操作步骤如下：(9)单击“页”卡，在“页”选项卡的“打印方向”标题下单击“纵向”或“横向”选项来设置打印方向。(10)单击“确定”按钮，完成报表设计。(11)预览、命名保存设计报表。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表1、报表属性、报表属性 用户可以单击工具条中的“属性”按钮或单击“视图”菜单中“属性”命令来显

26、示报表属性对话框。下面简单介绍一下报表属性中的几个常用属性：考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表记录来源：将报表与某一数据表或查询绑定起来(为报表设置表或查询数据源)。打开：可以在其中添加宏的名称。“打印”或“打印预览”报表时，就会执行该宏。关闭：可以在其中添加宏的名称。“打印”或“打印预览”完毕后，自动执行该宏。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表网格线X坐标(GridSX)：指定每英寸水平所包含点的数量。网格线Y坐标(GridY)：指定每英寸水平所包含点的数量。打印版式：设置为“是”时，可以从TrueType和打印机字体中进行选择；如果设置为“否”，可以使用TrueType和屏

27、幕字体。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表页面页眉：控制页标题是否出现在所有的页上。页面页脚：控制页脚注是否出现在所有的页上。记录锁定：可以设定在生成报表所有页之前，禁止其他用户修改报表所需要的数据。宽度：设置报表的宽度。帮助文件：报表的帮助文件。帮助上下文ID：可以有来创建用户的帮助文本。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表2、节属性、节属性 节的属性对话框中常用的属性有：强制分页：把这个属性值设置成“是”，可以强制换页。新行或新列：设定这个属性可以强制在多列报表的每一列的顶部显示两次标题信息。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表2、节属性、节属性 保持同页：设成“是”，

28、一节区域内的所有行保存在同一页中；“否”，跨页边界编排。可见性：把这个属性设置为“是”，则可以看见区域。可以扩大：设置为“是”，表示可以让节区域扩展，以容纳长的文本。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表2、节属性、节属性 可以缩小：设置为“是”，表示可以让节区域缩小，以容纳较少的文本。格式化：当打开格式化区域时，先执行该属性所设置的宏。打印：打印或“打印预览”这个节区域时，执行该属性所设置的宏。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表3、给报表加页分割、给报表加页分割 一般情况下，报表的页面输出是根据打印纸张的型号及打印页面设置参数来决定输出页面内容的多少，内容满一页后才会输出至下一页

29、。但在实际使用中，经常要求按照用户需要在规定位置选择下一页输出，这时，就可以通过在报表中添加分页符来实现。考点九考点九 设计复杂的报表设计复杂的报表3、给报表加页分割、给报表加页分割 操作时，首先打开一个报表的“设计”视图，单击工具箱中的页分割按钮，然后拖放到需要分页的位置即可。由于分页采用水平方式进行，要求报表控件布置在分页符的上下，以避免控件数据被分割显示。最后，可以选择“打印预览”命令查看输出效果并命名保存报表。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览、打印和保存报表1、预览报表、预览报表(1)预览报表的页面布局 通过“版面预览”可以快速检查报表的页面布局，因为Access数据库只是使用基

30、表中的数据或通过查询得到的数据来显示报表版面，这些数据只是报表上实际数据的示范了。如果要审阅报表中的实际数据，可以使用“打印预览”的方法。在报表“设计”视图中，单击工具栏中“视图”按钮右侧的向下箭头，然后单击“版面预览”按钮。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览、打印和保存报表1、预览报表、预览报表(1)预览报表的页面布局 如果选择“版面预览”按钮，对于基于参数查询的报表，用户不必输入任何参数，直接单击“确定”按钮即可，因为Access数据库将会忽略这些参数。如果要在页间切换，可以使用“打印预览”窗体底部的定位按钮。如果要在当前页中移动，可以使用滚动条。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览

31、、打印和保存报表(2)预览报表中的数据 在“设计”视图中预览报表的方法是在“设计”视图中，单击工具栏中的“打印预览”按钮。如果要在数据库窗体中预览报表，具体操作步骤如下：在数据库窗口中，单击“报表”标签。选择需要预览的报表。单击“打印预览”按钮。页间切换，可以使用“打印预览”窗体底部的定位按钮：页中移动，可以使用滚动条。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览、打印和保存报表2、打印报表、打印报表 第一次打印报表以前，还需要检查页边距、页方向和其他页(1)在数据库窗口中选定需要打印的报表，或在“设计视图”、“打印预览”或“布局预览”中打开相应的报表。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览、打印和保存报表2、打印报表、打印报表(2)单击“文件”菜单中的“打印”命令。(3)在“打印”对话框中进行以下设置，指定打印机的型号。在“打印范围”中，指定打印所有页或者确定打印页的范围。在“份数”中，指定复制的份数或是否需要对其进行分页。(4)单击“确认”按钮。考点十考点十 预览、打印和保存报表预览、打印和保存报表3、保存报表、保存报表 通过使用“预览报表”功能检查报表设计，若满意的，可以保存报表。单击工具栏上的“保存”按钮即可。第一次保存报表时，应按照Access数据库对象命名规则在“另存为”对话框中输入一个合法名称，然后单击“确定”按钮。