哈佛经理时间管理27347.docx

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1、经理时间管理通则 作业促效法1将公司司报表文文件原稿稿与资料料的纸张张统一起起来 最近近的办公公自动化化设备，大大多具备备便捷的的功能，复复印机自自动送稿稿(ADDF)，即即为功能能之因此，不必必再费事事地一张张张换稿稿，一次次次按键键。即使使不在一一旁看着着，也无无所谓，可可以大大大的节省人力力与时间间。 可是是，这种种精心设设计出来来的功能能，却出出人意料料的并未未受到广广泛的应应用。其其原因之之一在于于原稿的的纸张大大小不一一。例如如，在公公司内部部报表文文件上经经常可以以发现，文文章是用用文书处处理机打打在A44的纸上上，而图图表资料料纸是BB4大小小。即使使只有一一张大小小不一，自自

2、动送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大减小了了，因此此必须首首先统一一资料等等所有文文件的纸纸张大小小，不只只是复印印上，在在各方面面都将大大大提高高效率。 22单面面使用活活页纸 从从学生时时代起，我我们就偏偏爱以活活页纸来来做笔记记。当然然，有时时也会使使用一般般的笔记记本。不不过，从从讲究效效率的观观点来说说，活页页纸是最最佳选择择，而且且最好只只使用活活页纸的的单面。 或或许，这这样会令令人觉得得太浪费费，但是是以单面面使用每每一张只只记一个个项目，即即使随着着思路起起伏随手手记下，事事后还是是能分门门别类自自由地调调整页码码，使笔笔记更加加清楚易易读。也也就是说说，必要要的时

3、候候活页纸纸可以插插换。此此外复印印时只单单面使用用，可以以免去一一张张翻翻页的麻麻烦，得得以顺利利的进行行作业。 33把书书架上大大套书籍籍书背向向下排置置 百百科全书书类的大大套书籍籍，可以以称之为为知识的的宝库，平平常应经经常翻阅阅利用才才是。事事实上，这这类书籍籍往往被被束之高高阁，无无人问津津。 把把大套书书籍排上上书架时时，都要要书背向向下排置置。大套套书籍所所以被人人敬而远远之的原原因之一一，在于于难以放放在普通通的书架架上。只只要向下下排置，就就可以解解决这个个困扰。把把书背向向下排置置时，令令书底朝朝外并在在上面写写上书名名，这么么一来就就可以随随手抽取取查阅，不不会再有有笨

4、重、不不便的感感觉了。 44利用用百科全全书的硬硬纸盒来来收藏，可可收一举举两得之之效 把把百科全全书排上上书架时时，应该该一定先先把硬纸纸盒取下下来，让让它“赤裸裸裸”地排在在书架上上，其理理由是，事事先取下下硬纸盒盒，需要要时，即即可迅速速的抽取取查阅所所需资料料。而且且取下的的硬纸盒盒另有妙妙用。 百百科全书书或全集集之类的的大套书书，一套套都有数数十册之之多，利利用这些些硬纸盒盒做“整理盒盒”，分门门别类地地收藏明明信片、书书信等信信件资料料，实在在非常方方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又适合合放置书书信、明明信片，所所以，按按类别或或用途分分别收藏藏是最理理想不过过了。以以后检索索

5、找寻，自自是“手到擒擒来”。 55将经经常使用用的工作作用语记记号化、简简略化 在在处理的的事务过过程中，只只要在访访客的名名片上，简简单地写写上“人、住住、印、档档”，然后后交给秘秘书，她她就知道道该登记记客户的的姓名、住住址、复复印名片片、夹入入名片簿簿存档。像像这样将将经济使使用的工工作用语语记号化化、简略略化，在在交待工工作的时时候，可可以不必必在口头头上一一一指示或或写字条条提醒要要点，得得以省去去不少麻麻烦。不只是是一般的的事务工工作，连连书信中中经常使使用的客客套话也也可加以以简略化化。例如如“悉”表示“来函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如如此即可可大大的的提高拟拟稿

6、的速速度，很很快就可可以交给给秘书去去打字。6将重要要的剪贴贴资料印印成B55大小很多人都有有剪贴报报纸、杂杂志的习习惯，不不过，如如果以此此来整理理应用资资料，未未必是提提高效率率的方法法。 例例如，把把资料贴贴在剪贴贴簿上或或收集在在信封中中，在检检索的阶阶段上，这这种办法法相当不不便。 在管管理者办办公室中中，剪下下的报纸纸、杂志志文章一一律要复复印，而而且利用用复印机机放大缩缩小的功功能，全全部统一一成B55大小，这这么一来来，不但但日后容容易整理理，而且且检索工工作也会会更为轻轻松愉快快。 77在活活页纸的的两侧打打孔 我我们习惯惯在活页页纸的两两侧打上上二十六六个孔，因因为想同同时

7、对照照两种资资料时，可可随意夹夹左夹右右，资料料自然一一览无遗遗。单面面使用法法的优点点是，在在这种情情况下，将将性能发发挥到极极点。 如如果有两两侧打孔孔的活页页纸，在在装订归归档之时时，就更更加方便便，何乐乐而不为为呢? 88参考考书籍在在复印出出所需资资料后，要要立刻归归位 书书架乱七七八糟，找找一本急急需要的的书都得得花上大大半天，当当然会导导致工作作效率降降低。书书架要以以自己的的方式随随时整理理得有条条不紊，如如此工作作才能顺顺利的进进行下去去。整理理的要诀诀在于尽快快将使用用过的书书籍归位位。 通通常，工工作前所所需的资资料，在在一本书书中顶多多占两、三三页左右右，因此此，不管管

8、搬出多多少本书书，应都都应只把把必要的的章节印印下来，随随即把书书籍放回回书架上上，这么么一来，书书架才能能保持有有条不紊紊，过后后也不必必为了找找寻书籍籍，而浪浪费许多多不必要要的时间间。在整整理与检检索上，都都是非常常有效率率的，实实在是一一举两得得。 99编制制派得上上用场的的“专属用用书”HT55”，5SSS每个个月都要要写相当当多的稿稿件。写写一、两两张稿件件，往往往就需要要查阅好好几本参参考书，在在这种情情况下，一一本本翻翻阅查寻寻，就是是有再多多的时间间也不够够用。一一般来说说，专门门书籍大大都是厚厚重一大大本，要要在这么么厚重的的书中找找出一小小段参考考资料，真真如大海海捞针，

9、要要浪费不不少心力力。 因因此，从从必用的的参考文文献中，事事先印下下认为需需要的资资料，编编成一本本“专属用用书”。先将将资料整整理成一一册，高高效率地地进行工工作。 110采采用高尔尔夫球记记分法，随随时随地地记下备备忘录 喜喜欢打高高尔夫球球的人大大概都知知道，高高尔夫球球的记分分卡上附附有铅笔笔，大小小正好可可放在上上衣口袋袋，在球球赛进行行中，无无论打到到哪，都都可立即即记下分分数。 除除了一般般的笔记记外，也也应备有有可放在在上衣口口袋且附附铅笔的的备忘录录，这么么一来，即即使身边边没带公公事包，也也能立即即记下备备忘录。很很多业务务员也都都应这样样，随身身携带笔笔记簿。如如果采用

10、用这种方方法，随随时随地地都可迅迅速地记记下备忘忘录。 111善善用铅笔笔型橡皮皮擦 我我们在写写稿的时时候，都都使用一一种改良良式的橡橡皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是长方方体，不不过这种种橡皮擦擦却是圆圆筒状，并并包在笔笔型的塑塑胶管内内，可像像铅笔一一样一点点一点的的推出来来使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同点点在于，它它可以不不必再用用另外一一双手按按住纸张张，能够够像铅笔笔一般单单手使用用。一旦习惯了了，就可可右手写写左手擦擦双管齐齐下，大大大的提提高工作作效率。无无论插在在口袋中中或是和和铅笔一一起随身身携带使使用，都都是十分分方便。12在抽抽屉中放放置空名名片盒，以以收藏小小东西

11、大部分的办办公桌，都都会在抽抽屉中附附上整理理小东西西用的塑塑胶，不不过这种种塑胶盘盘却不实实用，尤尤其是塑塑胶盘把把抽屉分分成上下下两部分分，下面面的空间间有时都都浪费掉掉了。 所所以就利利用空名名片盒，来来装抽屉屉里的小小东西，由由于名片片盒的盒盒盖与盒盒体大致致是同样样的规格格，纵横横排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分门别类类用来放放置邮票票、大小小回纹针针、零钱钱等小东东西，移移动很方方便。 113经经常备有有文具目目录 经经常在办办公室中中备有文文具目录录，对自自己来说说，能够够提高工工作效率率的才是是真正便便于使用用的文具具，不过过由于文文具的种种类实在在太多了了，

12、即使使到大型型的文具具专卖店店，也不不见得能能够找到到自己想想要的东东西，这这时候如如果手头头上有一一本目录录，就能能够马上上找到自自己想要要的东西西，并且且知道正正确的商商品名称称。 想想要目录录，只要要向厂商商索取，他他们就会会寄来，或或是向附附近的文文具店索索取一、两两年前的的旧目录录也可以以，包括括中小型型厂商，备备有两、三三家以上上的目录录，当然然能有效效迅速找找到适用用的文具具制品。 114事事先决定定文具的的“购买库库存量” 要要提高工工作效率率，从笔笔记簿到到邮票，复复印用纸纸等的文文具用品品，永远远都不能能缺少，必必须源源源不断的的供给，所所以彻底底地实施施文具库库存管理理，

13、是非非常重要要的。因因此，事事先决定定“购买库库存量”，再根根据这个个标准加加以补充充。 115记记下常用用文具的的商品号号码 前前面讲过过，利用用目录来来选购文文具的方方便。此此外，管管理者还还将目录录上常用用文具的的商品号号码预先先记录下下来，这这样就不不必一张张张的翻翻目录，只只要一通通电话就就可完成成订货工工作。所所谓的商商品号码码，就是是商品的的正式名名称。只只要告诉诉厂商这这个号码码，就能能够正确确且迅速速的让对对方了解解到所需需哪一类类文具。 例例如，如如果指名名要“牌牌三一夹”，即指指一般的的轻便夹夹，可以以需要的的数量和和颜色来来订购，就就不会有有送错东东西的情情形发生生。比

14、起起在店里里对老板板费劲的的描述了了老半天天：“我要那那种方方方的，差差不多这这么大”这这些繁琐琐的话，却却不必能能说清情情况。 116期期数完整整的杂志志须编制制索引 通通常将杂杂志上必必要部分分印下来来之后，加加以舍弃弃即可，然然而，有有关自己己的专业业杂志却却是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下来。 可可是有些些杂志自自从创刊刊以来，已已达几百百期，过过期杂志志已有相相当数量量。这就就要求将将每一百百期发行行一次的的“索引”存档，以以备必要要时加以以检索。一一般说来来，即使使收藏完完整无缺缺的杂志志，大概概也很少少有人会会特地编编制一本本“索引”。其实实把目录录印下稍稍加整理

15、理就成了了一本“索引”，日后后检索时时，能节节省不少少时间。 117在在书架上上为手头头正在进进行的工工作保留留一个“专用区区” 整整理书架架时，大大概很多多人都是是根据书书籍的内内容，而而分门别别类的排排列，有有关法律律书籍，就就应根据据内容，例例如，“债权法法”、“民法”区分分成不同同的范围围。不过过，在书书架上为为手头正正在进行行的工作作保留一一个“专用区区”，为特特殊书籍籍提供随随时可用用的空间间。 刚刚刚开始始着手一一项新工工作时，资资料不会会太多，但但是随着着工作的的进行，有有时资料料会一直直增加，或或是内容容发生变变化。预预先为此此保留应应用的空空间，纵纵然资料料一点一一点的增增

16、加，也也能加以以集中整整理。 118把把经常使使用的文文字、数数字刻成成橡皮印印HT55”，5SSS在现现代的办办公室中中，OAA机器已已经成了了不可或或缺的必必需品，不不过除了了利用这这些机器器之外，只只要稍稍稍动点脑脑筋，还还是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如说，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁决印、住住址姓名名印等等等各种不不同的印印章，一一应俱全全)。 在在需要反反复书写写同样的的文字与与数字的的情况下下，如果果一一手手写，那那会耗费费许多时时间，所所以若能能将其刻刻成橡皮皮印，在在处理事事务上，便便能够省省下相当当多的时时间。即即使要多多花点钱钱，但是是由于节节省手写写作业

17、的的时间而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。 119夜夜晚在枕枕边放一一支附灯灯光的园园珠笔，灵灵感一来来可马上上记下 躺躺在床上上时，突突然灵感感一闪，大大概很多多人都有有过这种种经验。的的确，有有许多绝绝妙的灵灵感都是是产生于于枕边，不不过，要要是不立立刻记下下来，到到了第二二天早上上就会忘忘得一干干二净，这这种情况况经常可可见。 在在枕边备备有附有有灯光的的园珠笔笔与备忘忘录，灵灵感突现现时，就就可立刻刻随手记记下。这这种园珠珠笔在柄柄部装有有小灯泡泡，能够够照亮笔笔尖范围围，所以以不必特特地打开开电灯，就就可以记记录。 220深深度太高高的书架架，只会会造成空空间与时时间

18、的浪浪费HT55”，5SSS以排排列A44大小的的书籍来来说，书书架的深深度只要要二十一一英寸，就就绰绰有有余了，可可是市面面上所出出售的书书架，深深度大都都高达三三十英寸寸，就这这是导致致工作效效率降低低的原因因之一。 在在这种书书架上，B5大小的书籍只占一半的位置，A5大小的书籍两列直排也还占不满。把书排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪费空间，所以为了讲求效率，应测量书架的旋转空间，尽可能的选购尺寸合适的制品。 221将将剪贴资资料的印印本直接接存档 前前面谈过过，利用用印机放放大缩小小的功能能，把剪剪贴资料料一律印印成B55大小，这这样不仅仅能够统统一纸张张的大小小，而且且可以直直接夹

19、在在二十六六孔活页页夹上，方方便存档档。 如如此，不不但省去去粘贴的的麻烦，也也不会有有日久剥剥落的现现象发生生，尤其其是资料料夹成一一册，整整齐而不不占空间间，好像像一本书书一样。 222将将处理完完毕的笔笔记页要要即刻抽抽出HT55”，5SSS经常常使用便便于插换换的活页页笔记，随随意把第第二天的的预定工工作和一一定要处处理的事事项记在在笔记本本之后，将将已处理理完毕的的事项用用红笔划划掉，而而且，在在全部事事项完成成之后，即即将这一一页从笔笔记本中中抽出移移至保存存档案。 由由于每天天反复这这个流程程，有时时候在管管理者的的笔记本本上，还还留有一一、两年年前的笔笔记页，当当然上面面记载的

20、的全是些些悬而未未决的问问题。这这么一来来，即使使是成年年累月未未解决的的事项，也也可在笔笔记本上上一目了了然，想想到的时时候，就就可对其其深思一一番，以以谋求解解决之道道。 223日日后还会会使用的的资料要要收到“暂时档档案”里 从从笔记本本抽出已已处理完完毕的活活页纸，或或许不会会马上用用，不过过偶而也也会有再再度派上上用场的的可能，像像这样的的资料，要要都交给给秘书，像像平日一一样加以以复印，自自行判断断分类归归档。但但是，并并不是马马上收到到最后分分类的活活页夹档档案中，而而是收到到“暂时档档案”里。 然然后，每每隔一定定时间，就就翻阅检检查一下下秘书的的分类有有无错误误，同时时也考证

21、证一下当当初未判判断定夺夺的资料料内容，再再将认定定有保存存必要的的资料转转移到最最后分类类的档案案中。 224以以不同颜颜色的活活页夹来来区别不不同内容容的档案案 保保存资料料的活页页夹有红红、蓝、绿绿、咖啡啡等等不不同的颜颜色。多多年以来来我们就就使用这这种活页页夹，到到它有各各种不同同的颜色色，因此此应想出出一套使使用方法法充分利利用。 比比如塑胶胶面的活活页夹，专专门保存存内部业业务手册册与呈送送法院表表格文件件等等，并并按颜色色加以区区别；而而布面的的活页夹夹，则专专门保存存各种信信息资料料，同样样的也是是以颜色色加以区区分。这这么一来来，不管管活页夹夹放在哪哪里，一一眼就可可看出档

22、档案的内内容种类类。 225经经常备有有新的活活页纸HT55”，5SSS为新新书写稿稿的时候候，要以以活页纸纸做备忘忘录，一一有新点点子，马马上提笔笔写下，然然后将其其保存在在专用的的活页夹夹中。 存存档时，如如果发觉觉新点子子比旧点点子更好好，就将将新的存存档，旧旧的作废废。久而而久之，活活页夹中中的资料料就会越越来越丰丰富。当当然，一一个活页页夹只能能为一本本书一个个主题所所专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。26使用用白色活活页纸，日日后的整整理工作作将更方方便有的人认为为，根据据大项目目或主题题不同，使使用不同同颜色的的活页纸纸，分类类时将更更为简便便

23、。 但是是，最好好一律使使用白色色活页纸纸，因为为本来可可以随心心所欲大大肆使用用的活页页纸，一一旦区别别颜色，不不但日后后分类非非常麻烦烦，而且且一一区区分颜色色也很累累人。另另外，在在复印时时，除了了彩色复复印以外外，资料料会有不不清楚等等麻烦。 基基于上述述的理由由，应一一律使用用白色活活页纸。 227使使用二十十六孔的的活页纸纸 应应一直使使用活页页式笔记记本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活页页纸。孔孔数太少少，纸张张撕破的的危险性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基基于上述述的考虑虑，应选选择二十十六孔的的活页纸纸。此外外，二十十六孔的的活页纸纸归档时时也非常常简便。

24、 当当然不只只是笔记记，连收收集杂志志、报纸纸等资料料复印本本时，也也要打上上二十六六个孔，然然后再夹夹到活页页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。 228使使用电动动打孔机机比较方方便 除除了活页页式笔记记本之外外，报纸纸、杂志志的剪贴贴资料也也一律复复印成BB5大小小，然后后打上二二十六个个孔，再再夹到活活页夹上上。 以以前使用用手动式式打孔机机，但是是在数量量增多的的情况下下，打孔孔实在是是件既麻麻烦又费费时的工工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间。如如果必须须

25、经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 29. 在活页纸上写上大标题 活活页式笔笔记本都都划有标标线，其其使用方方法是，在在最上面面写上大大标题，比比如“效率法法”之类的的大标题题，其下下写上“收集资资料”之类的的中标题题，接着着按照标标题分别别列出小小标或实实行中的的点子。如果记载事事项无法法全部写写在一张张纸上，则则在另一一张活页页纸上同同样的写写上大标标题、中中标题并并且按顺顺序编上上号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。 330. 在加上上新活页页纸的同同时，顺顺便做整整理淘汰汰的工作作使用活页式式笔记，其其最大优优点在于于

26、能够自自由地插插换页数数，必要要时可以以重新插插入，不不要的可可以丢弃弃。这样样活页夹夹中的资资料，其其正确性性与精密密度都会会增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页纸的魅魅力所在在。 所所以，在在活页夹夹上加上上新的活活页纸同同时，除除了插换换的页数数之外，也也顺便浏浏览一下下前后的的内容，一一发觉有有不要的的东西即即撕下丢丢弃，借借此笔记记得以保保持精简简、易读读，而且且也可以以大幅度度地缩短短检索时时间。 331呈呈送出去去的书类类文件也也要做标标题和目目录 除除了时间间太过仓仓促的情情况外，在在对订约约的公司司客户提提出报告告时，一一定要在在上面附附

27、标题和和目录，同同时也要要求部属属，在呈呈送任何何书类文文件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。 因因为标题题和目录录能够使使人在阅阅读内容容之前，对对文件的的整体观观点与主主题方向向，有一一个概括括性的了了解。 乍乍听之下下，似乎乎令人觉觉得很麻麻烦，不不过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。 332写写报告时时，先将将问题列列在纸上上，事后后再一并并查阅 在在写报告告时，即即使中途途有疑问问或不了了解之处处，只要要它不是是个影响响巨大的的问题，可可都不致致马上去去翻查资资料或文文献，因因为或许许因此解

28、解决了问问题，可可是却因因思考中中断浪费费时间，反反而耽误误了工作作进度。 所所以一旦旦有必须须查阅的的事项，可可先将其其列在纸纸上，最最后再一一并去查查资料。此此外，列列在纸上上的问题题也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。 333写写报告或或书信时时，根据据思路先先打草稿稿，然后后再加以以修改 在在工作之之中，为为杂志写写稿、写写书信占占了相当当大的份份量，不不过毕竟竟是本行行以外的的副业，如如果不讲讲求工作作效率的的话，一一定会影影响到业业务的进进度。 要要提高写写稿的工工作效率率，必须须放松心心情，不不要战战战兢兢地地“写千古古文章”。如果果一开始始就想写写出完美

29、美无缺的的作品，终终究只会会写一字字涂一字字，写一一张撕一一张，所所以不如如随着思思路先打打个草稿稿，然后后再加以以修改。 334利利用业余余时间构构思文稿稿 在在写稿工工作上，构构思要费费很大的的功夫，毫毫无准备备就提笔笔，往往往文思闭闭塞难以以成行，所所以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思与与草稿的的写作。 下下了班在在公车上上，完全全不受电电话干扰扰地专心心思索，是是最适合合构思的的时段。而而且，刚刚从繁重重的工作作中解放放出来，心心情为之之一松，往往往会产产生许多多绝妙的的灵感。想想好了整整个结构构大纲之之后，再再用口述述录音机机和文书书处理机机，就可可以迅速速地完成成

30、草稿工工作。 335利利用文书书处理机机来输入入文稿HT55”，5SSS商业业文件也也和法律律文件一一样，有有很多都都是相同同的格式式。文书书处理机机不但能能保存已已打好的的文章，而而且还能能自由地地加以删删除、修修改。最最初虽然然不得不不多花一一点时间间来输入入，不过过为了日日后的方方便，还还是用文文书处理理机来输输入文稿稿比较理理想。 336. 文书处处理机的的磁碟片片以一张张一个为为原则 使使用文书书处理机机时，必必须特别别注意磁磁碟片的的整理方方法。举举例来说说，原则则上一张张磁碟片片中，只只储存一一个资料料。 磁磁碟片的的容量，因因机种而而有所不不同，不不过一张张大约可可储存多多达一

31、本本书的资资料，因因而容易易在一张张磁碟片片中，同同时存入入各种不不同的资资料，但但是检索索时，就就非常的的麻烦，不不太合乎乎效率原原则。 按按种类准准备不同同的磁碟碟片，不不会花太太多的钱钱，就能能以易于于检索的的方式，将将存入磁磁碟片的的资料分分门别类类。 337. 以不同同颜色的的标签来来区分不不同内容容的磁碟碟片HT55”，5SSS虽然然将不同同的资料料分别存存在不同同的磁碟碟之中，不不过如果果不一一一显示屏屏幕，还还是无法法了解其其内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在磁磁碟片上上贴彩色色标签。 举例来说，会计事务所中所采用的分类

32、法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。38. 保保存旧磁磁碟片中中的资料料，不断断使用新新磁碟片片和录像带一一样，文文书处理理机的磁磁碟片可可反复使使用，因因此一张张磁碟片片往往被被使用好好几次。且且大家都都认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。 输输入资料料要花费费相当的的工夫，如如果将其其时间成成本列入入考虑，则则长久不不用的资资料有朝朝一日也也会派上上用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所所以要在在一张磁磁碟片中中存入相相关的资资料，至至于

33、新的的资料，就就毫不吝吝惜地输输入新的的磁碟片片中。 339.活页式式手册既既能插换换页数，又又能缩短短找寻资资料的时时间 不不论到哪哪里，随随身携带带一本活活页式手手册。在在下班回回家的公公车上、就就寝之前前，突然然想到第第二天应应该继续续进行哪哪些工作作，就马马上记在在手册上上。而且且，活页页式手册册可随时时增加页页数，不不要的页页数也可可任意抽抽出作废废。40.备备忘录上上要标明明“主题”、“日期”、“出处”在看书或看看电视时时，一旦旦看到想想记下的的文句，可可立刻提提笔在BB5的活活页纸上上，记下下备忘录录。备忘忘录是分分项写下下来的，以以一页一一个项目目为原则则，至少少标明“主题”“

34、日期期”、“出处”。如果果备忘录录上标明明主题与与日期，事事后重读读时，即即使记得得不太完完整，但但只要回回想一下下当时的的状况，就就可以清清楚地了了解其内内容，而而出处则则需要详详细调查查。可供供参考之之用，备备忘录上上如果标标明这三三项，则则资料就就会越来来越有份份量。 441.在“单纯作作业”时间，利利用耳机机充实自自己 在在刚进入入机关工工作时，在在“单纯作作业”时间里里，最适适合利用用耳机来来充实自自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经经由耳朵朵的刺激激，更可可提高学学习的成成效，当当

35、然复印印的工作作也可以以不受妨妨碍地顺顺利进行行。在办公公时间就就比较不不适合了了，但在在离开座座位去做做某种单单纯作业业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。 442.增强工工作意念念的妙法法 将将平常该该做的事事情列成成一张表表，做好好之后就就用红笔笔划掉，因因为这么么一来，每每划掉一一项就可可确认“这项工工作已经经完成”，当时时心中的的成就感感与满足足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。 如如此看来来似乎没没什么意意义，不不过在工工作无甚甚进展的的情况下下，多半半原因都都在于工工作流于于单调、冗冗长。大大部分的的工作都都是由小小作业累累积而成成的，由由于这样样很容易

36、易造成繁繁琐，所所以可以以列表方方式来处处理。此此外，采采用这个个方式还还可免于于遗漏某某项工作作。 443.防止厌厌倦单调调工作的的“成功画画面思考考法” 撰撰写一本本书着实实需要有有强烈的的意志力力，但多多达数百百页的稿稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可可达到很很高的工工作效率率，不过过，有时时候也是是一件非非常痛苦苦的事。 在在这种情情况下，只只要想到到这是完完成一本本书的必必经过程程，就会会再次提提起干劲劲。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前单单调的工工作，不不但会心心生厌烦烦，而且且工作效效率也会会一落千千丈。试试用成功功画面思思考法，想想像计划划成

37、功或或完成工工作时的的成就感感，是防防止这些些弊端的的方法之之一。 444.“悦音音”卡带以以回转式式为佳 很很多人在在做单调调工作时时，都习习惯听轻轻音乐(BGMM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属下下去做，当当四周吵吵得令人人无法专专心做事事时，就就可放点点轻音乐乐，听听听小河的的流水声声和小鸟鸟的歌声声。也就就是说，以以“悦音”来对抗抗噪音，同同时，这这种卡带带最好采采用回转转式的，这这样就可可以不必必为换卡卡带而中中断手头头上的工工作。 445.以上的的方法处处理问题题经常有人发发牢骚说说，就是是因为工工作太无无聊，所所以才无无法提高高工作效效率。一一成不变变

38、的奉行行上司的的指示，工工作的确确不怎么么愉快。同样地，不不妨不要要理睬别别人怎么么说，以以自己的的方式来来处理例例行公事事。 在在动脑筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的当儿，会会发现前前所未有有的乐趣趣，这样样才能提提高效率率。 446.办公桌桌最理想想的状态态 对对某些人人而言，只只是外观观的整齐齐，不见见得是最最方便、顺顺手的工工作环境境。主要要是，最最合乎自自己方便便的状态态，就是是“整齐有有序的状状态。” 447.自己整整理办公公桌 自自己的办办公桌一一定要自自己动手手整理，以以保持自自己最方方便使用用的状态态。如果果任由他他人多事事“收东收收西”，等到到自己开开始工作作时，很很容

39、易找找不到自自己所要要的东西西。 为为了保持持随手取取来，工工作顺畅畅迅速的的状况，办办公桌上上的一切切，最好好能亲自自处理。从从这个意意义上来来说，就就是保持持在合乎乎自己使使用习惯惯的状况况下。 如如果任由由他人随随便动自自己办公公桌上的的东西，工工作效率率就会显显著下降降。 448.过暗或或过亮的的工作场场所都会会导致效效率低落落 当当因出差差必须投投宿旅馆馆时，可可随身携携带折叠叠式的台台灯，因因为一般般旅馆的的照明大大部分都都过暗。光光线不足足，眼睛睛容易疲疲劳，根根本没有有办法看看书；但但光线太太强，也也会造成成同样的的效果。 过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。 虽虽然大家

40、家都知道道光线所所造成的的影响，但但是真正正注意关关心的人人，实在在是太少少了。经经常把工工作带回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明设备备，在过过暗的工工作场所所中工作作，往往往会事倍倍功半。 449.台灯要要放在左左侧 前前面提过过，办公公桌上的的摆设，以以最合乎乎自己方方便使用用的状况况为最佳佳。不过过桌上的的照明设设备却是是例外，对对惯用右右手的人人来说，台台灯如果果不放在在左侧，是是非常不不方便的的，因为为如果台台灯放在在右侧，写写字时就就会受到到手影的的干扰，无无形中降降低了工工作效率率。 而而且，这这样对眼眼睛也不不好。这这虽然是是最普通通的常识识，不过过如果桌桌子左侧侧

41、靠墙，往往往就把把台灯移移置右侧侧，请务务必遵守守“台灯左左放”原则。 550.将内容容固定的的文章格格式化 能能够统一一某种格格式的内内容，尽尽可能准准备专用用的表格格，这样样一来，即即可减少少处理的的时间与与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。 551.抽屉整整理尽可可能细分分化当然，如果果不注意意整理的的话，抽抽屉越多多麻烦也也会越多多。抽屉如果不不整理得得有条不不紊的话话，实在在很难搞搞清楚那那个抽屉屉中装的的是什么么东西，所所以抽屉屉的整理理尽可能能细分化化

42、。回纹纹针、铅铅笔等等等文具用用品，自自是当然然的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这这样开抽抽屉找东东西时，就就可一下下子找到到。52.圆圆珠笔之之类的文文具，要要经常保保持在三三支以上上一般而言，随随身所携携带的圆圆珠笔最最好经常常保持在在三支以以上。 这这固然是是为油墨墨用完、遗遗失等临临时状况况而准备备的，不不过另有有其他用用意，比比如写字字写到一一半，就就外出办办事，把把笔忘在在桌上，即即使如此此，也不不会有所所不便。而而回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就就连这么么一点点点小事，也也会影响响到工作作效率。 53

43、.文具用用品要放放在伸手手可及的的范围内内HT55”，5SSS依各各人个性性的不同同，办公公桌上也也呈现不不同的风风貌，有有的人不不加整理理杂乱无无章，也也有人一一丝不苟苟整理得得有条有有理，究究竟哪一一种好，不不可一概概而论。不不过，平平常使用用的文具具用笔虽虽不一定定要放在在桌上，但但最好尽尽可能放放在手边边上。 比比如处理理文件时时，要伸伸手拿支支笔就得得特地移移动身子子或站起起来，这这样会影影响工作作的专注注。基于于此，文文具用笔笔最好放放在伸手手可及的的范围之之内，避避免些无无谓的时时间浪费费。 554.文具用用笔备有有三套，分分成“家里用用”、“办公室室用”、“随身用用” 备备有“

44、家里用用”、“办公室室用”、“随身用用”三套不不同的用用笔，以以便在不不同的场场所使用用。如此此一来，随随时随地地都不会会缺少必必要的文文具用笔笔。 在在家里或或上下班班的车上上看书时时，想要要在书中中重要字字句下划划线，或或想要记记下突来来的灵感感，如果果手上随随时有笔笔的话，效效率会非非常的高高。从效效率投资资的观点点来看，三三套用笔笔的花费费并不算算贵。 555.有玻璃璃窗的书书架效率率不佳 如如果书籍籍不能迅迅速拿出出放入，那那么书架架的价值值就会减减半，假假如能缩缩短书籍籍的出入入时间，就就可能加加速工作作的进行行。从这这个观点点来看，经经常可见见的附玻玻璃窗的的书架，就就稍有问问题

45、了。 书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的废物。 556.即使价价钱贵一一点，也也要选用用高及天天花板的的书架 一一般来说说，在规规划房间间的空间间上，尽尽可能完完全利用用地板到到天花板板之间的的空间，可可收到很很好的空空间效率率。在选选购书架架之际，即即使多花花一点钱钱，还是是可选用用高及天天花板的的尺寸。 在在购进新新书架之之前，要要精确地地测量放放置书架架的空间间大小，以以随时备备用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺

46、寸，然然后选购购大小适适合的书书架。这这么一来来，空间间有限的的办公室室就得以以彻底利利用，达达到最高高的使用用效率。 557.书架上上的书籍籍按内容容主题来来排列整整理 藏藏书不多多的人，根根据法律律、经济济、语言言等等一一般的书书别来整整理，大大概没有有什么问问题。可可是，一一旦各类类藏书多多达数百百册，如如果不以以一个主主题，比比如“继承法法”之类，来来排列整整理的话话，那么么检索就就要浪费费很多时时间，效效率实在在太低。 558.有计算算功能的的手表，随随时随地地都可验验算数字字 在在公车上上突然想想要计算算数字，计计算机手手表十分分方便，不不必专门门从公文文包中，拿拿出计算算机，且且对口算算心算没没有把握握时，这这种“计算机机手表”更能发发挥特有有的功能能。虽然然，按键键太小不不容易操操作，但但是在这这些功能能之下，这这个缺点点不足挂挂齿。 559.即使贵贵一点，对对电脑处处理的投投资也要要在所不不惜 最最近市面面上电脑