月关于机关公文处理.ppt

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1、机关机关公文公文处理常识及处理常识及需要注意的问题需要注意的问题2012年年11月月 机关公文是机关运行过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。今年4月，中办、国办印发了党政机关公文处理工作条例。国家质检总局、国家标准委员会随之配套发布了党政机关公文格式国家标准。今年6月，省委办公厅、省政府办公厅印发了江苏省党政机关实施党政机关公务处理工作条例细则（试行）。一、公文主要种类 党政机关公文处理工作条例规定的公文种类包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。与2000年8月国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法相比，增加了“决议

2、”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。二、公文基本要素 公文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关、印发日期、页码等要素组成。有的公文还要根据情况添加份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、抄送机关等要素。（一）涉密公文应当标注份号，并根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（二）紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；联合行文机关较多时，标题中的发文机关可简化

3、为主办机关名称加“等部门”字样；发文字号使用主办机关的发文字号；成文日期署最后签发机关负责人签发的日期。（四）党政机关公文处理工作条例规定标题由发文机关名称、事由和文种组成。与2000年8月发布的国家行政机关公文处理办法规定有两点差别：一是原来要求公文标题一般应当标明发文机关，现在直接明确发文机关名称是标题的组成部分；二是原来要求公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，现在未提这一要求。需要特别说明的是，转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。（五）附注用于标注公文印发传达范围等需要说明的事项。三、公文格式规范 公文中各要素的标识规则及排版要求，按照国家质检总局、

4、国家标准委员会发布的党政机关公文格式国家标准执行。（一）页面设置：上白边371mm，下白边351mm，左白边281mm，右白边281mm；正文用3号仿宋体字，单倍行距，每页22行，每行28个字。（二）份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（三）密级和保密期限一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；秘密等级和保密期限之间用“”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（四）紧急程度一般用（四）紧急程度一般用3 3号黑体字顶格编排在号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧限

5、、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。急程度的顺序自上而下分行排列。（五）有多个签发人时，签发人姓名按照发文（五）有多个签发人时，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。个签发人姓名对齐。（六）标题一般用（六）标题一般用2 2号小标宋体字，分一行或号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用对称，长

6、短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。梯形或菱形。（七）主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关（抄送机关一般用4号仿宋体字在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排）。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（八）公文首页必须显示正文，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（九）附件编排在正文下空一行。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序

7、号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（十）成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（十一）联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。四、发文字号规定 （一）厅发

8、文字号包括：苏人社党；苏人社党委；苏人社报、苏人社发、苏人社函、苏人社规（仅用于制发规范性文件）、苏人社备（仅用于规范性文件报备）、苏人社人（仅用于干部人事方面有关文件）；苏人社明电、苏人社密电；苏人社复（用于建议、提案答复）；苏人社办、苏人社办函。原则上，政策性文件使用厅文号，事务性文件使用办公室文号。（二）重要会议通知编苏人社函文号，报厅长签发；一般会议通知编苏人社办函文号，报分管厅领导签发，如需要市局主要负责同志参加的，报厅长签发。会议通知应附会议经费预算表，并送规划财务处审核会签后，送办公室核报厅领导签发。（三）培训班通知编苏人社办函文号，且须附会议经费预算表，并送厅人事处、规划财务处

9、审核会签后，方可送厅办公室核报分管厅领导签发。五、公文用印规定 公文加盖印章凭有权人签字用印，具体分以下七种情形：（一）使用厅党组印章，凭厅党组书记签字；（二）使用厅印章、厅钢印，凭厅领导签字；（三）使用厅长签名章，凭厅长或其授权人签字；（四）使用厅办公室印章时，凭厅领导或办公室负责人签字；（五）使用厅直属单位印章，凭本单位领导签字；（六）使用业务专用章，凭该业务分管厅领导或其授权人签字；（七）送外印制文件需取厅印模的，凭厅领导签字到机要室办理手续，印模用后送回机要室注销。六、涉密公文处理 （一）公文的密级从低到高依次为秘密、机密和绝密。（二）起草涉密公文必须在保密机上操作，相应产生的过程稿、

10、送审稿、讨论稿、修改稿、征求意见稿以及废页要严格按照保密规定妥善保管，不得随意丢弃。（三）涉密公文应在首页左上角标明份号、密级和保密期限。凡未标明保密期限的，其保密期限按照绝密30 年、机密20 年、秘密10 年认定。（四）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。（五）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。（六）销毁公文由厅机要室统一负责。销毁涉

11、密公文（含密码电报）应进行登记。（七）根据新的保密法，非法持有涉密公文、私自销毁涉密公文、通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递涉密公文、非法复制、记录、存储涉密公文等行为都属于违法行为，情节轻的依法给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。七、紧急公文处理 （一）公文的紧急程度分“特急”（需 7 个工作日内办结）、“加急”（需 14 个工作日内办结），特别紧急的公文应注明时限要求。（二）电报的紧急程度分“特提”（1 天内要办）、“特急”（3 天内要办）、“加急”（5 天内要办）、“平急”（10 天内要办）。（三）公文和电报的紧急程度由各承办处室、单位提出，办公室确定。八、公文行文规则 （一）一

12、般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（二）向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事，并需标注联系人。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）向上级机关行文，不抄送下级机关。重要行文应当同时抄送直接上级机关。（七）除以函的形式商洽工作、询

13、问和答复问题外，我厅不得向市级或县级人民政府行文，确需行文的，应报省政府批准，并在文中注明“经省政府同意”字样。如我厅调整最低工资标准的通知。（八）除以办公室名义外，厅各处室不得以处室名义对外正式行文。厅直属单位因工作需要，可向本条线经办机构发文，不得直接向市、县级人社局发文。（九）规范性公文应经厅政策法规处法核后，再送厅办公室办理。（十）涉及机构、编制、人员安排的公文，统一由厅人事处归口办理。（十一）省厅发给各市局的普发性文件，应同时发昆山、泰兴、沭阳三县（市）人社局。九、领导批示办理 对省政府领导同志明确要求我厅办理并报告办理结果，及批请厅领导研究处理的批示件，责任处室、单位要抓紧办理，及

14、时向省政府办公厅报告情况（重要情况向省政府报告），并附省政府领导同志批示复印件。对省政府领导同志批请厅领导“阅”、“参阅”、“参考”的批示件，可以不单独行文回复，重要事项除外。十、省政府办文单办理 （一）对省政府办公厅办文单转办的公文，需要省政府审批或属职权范围内的事项，应在7个工作日内办结；需要会相关部门办理的事项，要抓紧会商，在10个工作日内提出意见。特急、紧急公文，以省政府明确的办理时限为准。（二）省政府办文单办理结果的标题一般为关于省政府办公厅政字号办文单的办理意见，也可为关于报送省政府办公厅政字号办文单办理意见的报告。（三）省政府办文单办理意见一般编苏人社函文号，如用报告文种则编苏人

15、社报文号。十一、政府信息公开 国务院政府信息公开条例第九条规定，凡是涉及公民、法人或者其他组织切身利益，需要社会公众广泛知晓或者参与，反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况，以及其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息，都应依法予以公开。公文即是政府信息的重要组成部分，也是推进政府信息公开的重点。各处室、单位在草拟公文时，应在发文拟稿纸“政府信息是否公开”栏注明该文件是不公开、主动公开还是依申请公开，并相应在文尾附注处标注“此件不公开”、“此件主动公开”或“此件依申请公开”字样，经厅办公室审核后报厅领导审定。对属于应主动公开的文件，各处室、各单位应于文件签发之日起3个工作日

16、内，将纸质文本一式4份报厅机要室（2份交省档案局、2份交南京图书馆），电子文档报厅信息中心。联 系 人：李晓芳 联系电话：83338124 电子信箱：十二、关于非发文事项的报批 （一）除发文事项外，各处室、直属单位需要向厅领导请示或呈报厅领导阅知事项，应使用江苏省人力资源和社会保障厅呈报单。（二）各处室、直属单位呈报厅领导阅批的非发文事项涉及相关处室、单位的，应事先进行沟通，必要时会同相关处室、单位联合呈报。（三）各处室、直属单位呈报厅领导阅批事项，应由处室、单位主要负责人在呈报单上签字后送厅办公室，由机要室统一呈报厅领导。（四）省公务员局需呈报厅审批的事项，须由局长审批后再报厅。十三、其他需

17、要说明的问题 （一）草拟公文应注意的几个问题：（1）引用公文应先引标题，后引发文字号；（2）公文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称；（3）请示性公文一定要把请示事项及理由说清楚、说到位。（二）联合发文应把握的几点要求：（1）与其他部门会签文件，由厅主办的，一般由厅长签发；由其他部门主办的，一般由分管厅领导会签；（2）联合行文时，主办机关排列在前。与同级或相应党的机关、军队机关、人民团体联合行文，一般按照党、政、军、群的顺序排列；（二）联合发文应把握的几点要求：（3）联合行文只标明主办机关发文号；（4）联合行文的成文日期以最后签发人的签发日期为准；（5）外单位与我厅联合发文，

18、须经公文承办人核实成文与原稿相符后用印。（三）使用公文文种常见的错误 （1）该用“请示”的用“报告”；（2）表彰类公文使用“决定”、“通报”以外的文种；（3）向同级业务主管部门就其主管事项行文使用“请示”或“报告”；（4）向同级部门或没有隶属关系的上级部门提供或反馈有关情况使用“报告”。（四）报呈省委、省政府的请示、报告由厅主要负责人签发。省公务员局须请示省委、省政府的事项以厅名义上报。（五）公文办理完毕后，应将领导签发件连同3份正式文件交厅机要室，属于应主动公开的文件再加送4份。（六）报呈省委的请示和报告，由承办处室、单位直接送达省委办公厅文电运转部门。报呈省政府的请示和报告，由承办处室、单位将上报公文按规范格式排版后刻制成光盘，至厅机要室登录省政府电子政务内网数据交换平台，并加盖厅电子印章后传输。向省政府报送秘密级以上请示、报告等公文，仍按纸质文件方式由承办处室、单位直接送至省政府办公厅文电运转部门。（七）制定出台影响全局的政策，责任处室、单位应事先与部对口司局进行沟通，并将出台后的正式文件，在15个工作日内报送部办公厅。谢谢大家！