第2章 管理信息系的基本知识.ppt

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1、第2章管理信息系统的基本知识2.1 管理的基本知识管理的基本知识 2.1.1 管理的含义管理的含义 1管理的概念管理的概念管理(Management)是一个十分广泛的概念，有著丰富的内涵和外延。l按照世界百科全书世界百科全书的解释的解释：“管理管理就是对工商企业、政工商企业、政府机关、人民团体府机关、人民团体以及其他各种组织其他各种组织的一切活动的指导一切活动的指导。它的它的目的是要使每一行为或决策有助于实现既定的目标目的是要使每一行为或决策有助于实现既定的目标。”l管理的概念涉及广泛的领域，包括政府杌关、企事业单位、政府杌关、企事业单位、科研机构、学校科研机构、学校和军队军队等，凡是人群共同

2、活动的单位，都需要管理，以指导人们完成和达到共同的目的。l管理管理就是由一个或更多的人来协调他人的活动，以便收到由一个或更多的人来协调他人的活动，以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动。l管理概念有以下三方面的含义：l (1)管理工作的中心是管理其他人的工作。管理工作的中心是管理其他人的工作。管理工作的主要目的是通过其他人的括动来收到工作效果。l(2)管理工作是通过协调其他人的活动来进行的，它追求管理工作是通过协调其他人的活动来进行的，它追求的是群体的的是群体的“协同效应协同效应”。l(3)管理人员必须同时考虑两个方面：管理人员必须同时

3、考虑两个方面：一是其他人的活动，即其他人的工作情况。二是其他人。l归结一点，管理管理就是去营造一种激励环境，使处于其中的去营造一种激励环境，使处于其中的所有工作人员努力工作，发挥群体的协同效应，以达到企所有工作人员努力工作，发挥群体的协同效应，以达到企业或组织的目标。业或组织的目标。l2管理与信息系统的关系管理与信息系统的关系l要实现管理目标，提高管理效率，管理人员就必须实时地了解情况（信息），作出反馈（决策），简单说，管理管理的过程就是基于信息的决策过程，它通常包含以下步骤的过程就是基于信息的决策过程，它通常包含以下步骤：l (1)发现问题。发现问题。管理者通过收集管理系统运行中的有关信息，

4、根据经验或有关标准，发现现行组织机构中存在的问题。l (2)拟订方案。拟订方案。针对具体的问题拟定出若干种解决方法，并对每一方案进行成本效益分析。l (3)作出决策。作出决策。经过综合考虑，选择最为合理的方案实施，并随时控制实施情况。l为了实时、准确地收集信息，以便于管理人员决策，有为了实时、准确地收集信息，以便于管理人员决策，有必要将计算机技术引入管理活动，建立管理信息系统，这必要将计算机技术引入管理活动，建立管理信息系统，这不但可以提高管理的质量，而且也是管理现代化的重要标不但可以提高管理的质量，而且也是管理现代化的重要标志志。l3管理现代化管理现代化l 管理现代化管理现代化并不是一个静止

5、的慨念，而是相对于一个时相对于一个时期、一定阶段而言的期、一定阶段而言的，其内容其内容是随着社会的变化、生产力社会的变化、生产力的发展的发展和科学技术水平的提高科学技术水平的提高而不断更新和充实的，它是它是一个整体的概念一个整体的概念，主要包括管理思想、管理组织、管理方管理思想、管理组织、管理方法法和管理手段管理手段的现代化。l (1)管理思想的现代化。管理思想的现代化。没有管理思想管理思想和观念观念上的转变，就无法实现管理组织管理组织和管理方法管理方法的现代化，也淡不上管理手段管理手段的现代化。管理思想的现代化有多种表现形式，l【例如】，重视经营、重视决策的思想重视经营、重视决策的思想。“管

6、理的重点在于管理的重点在于经营，经营的成败在于决策经营，经营的成败在于决策”。管理的过程就是决策的过程，而关系到企业生存和发展的战略决策则是最重要的决策。l此外，系统的思想和观点是现代管理思想中的主导，也是全面地分析和处理问题的出发点。l(2)管理组织的现代化管理组织的现代化。管理组织。管理组织的现代化包括管理体制、管理体制、机构设置、生产组织机构设置、生产组织和劳动组织劳动组织等几个方面的现代化。l为实现管理现代化，在管理体制上应做到集权和分权适度，加强各管理层的经济责任制，采用与实行现代化管理方法和手段相适应的高效率的劳动组织和生产组织形式等。l(3)管理方法的现代化。管理方法的现代化。管

7、理方法的现代化主要表现在对生产经营活动中的各种事务，从定性概念发展为定量分析，从依靠经验判断逐渐转向应用数学模型与经验判断,结合来进行决策。l【例如】，经营预测和决策方法，质量控制的统计方法，全面经济核算，库存管理技术，线性规划，投入产出分析等。先进的管理方法是投资少或不投资就可取得经济效益的有效途径，需大力推广应用。l(4)管理手段的现代化。管理手段的现代化。管理手段的现代化主要表现在计算计算机机和通信技术通信技术在管理领域中的应用在管理领域中的应用，它对于大企业和大系统有着特别重要的意义。l管理手段的现代化包括信息处理手段的现代化，如用计算机处理各类管理数据，预测与统计，为经营提供信息，辅

8、助决策；生产过程的自动控制；信息传递手段的现代化，如步话机、自动显示装置、无线电传真设备以及数据通信网等的采用。l管理手段的现代化能直接促进管理体制、管理组织、管理方法管理体制、管理组织、管理方法现代化进程。l在人类历史发展阶段中，信息处理的发展阶段是以处理手段的不同来划分的。当今，电子计算机和通信技术的发展已经成为实现管理现代化的重要内容和标志，计算机在企业管理中的应用程度，反映了管理现代化的程度。l计算机管理信息系统的建立可以从一定程度上反映出管理现代化的整体内容，也是由传统管理向现代管理过渡的桥梁。所以，开发建设管理信息系统与管理现代化相辅相成，互为因果，互为基石。4管理的基本职能管理的

9、基本职能管理的过程管理的过程就是基于信息的决策过程基于信息的决策过程。关于管理的职能，不同人有不同的解释。本书主要采用管理学家法约尔法约尔在工业管理和一般管理工业管理和一般管理一书中提出的理论，即管理的五大职能说管理的五大职能说：计划、组织、指挥、协调计划、组织、指挥、协调和控控制制。它们的意义如下：l(1).计划。计划。这是管理的首要职能，它对未来事件作出预测，以制定出行动方案。l计划工作是为事物未来的发展规定方向和进程计划工作是为事物未来的发展规定方向和进程，重点要解决好两个基本问题：一是一是目标的确定问题目标的确定问题。如果目标选择不对，计划再周密、再具体也枉费心机，这是计划的关键；l

10、二是二是进程的时序进程的时序，即先做什么，后做什么，可以同时做什么，均不能错位，这是计划的准则。l(2)组织。组织。它是指完成计划所需的组织结构、规章制度、人组织结构、规章制度、人财物的配备财物的配备等。它有两个基本要求两个基本要求：l一是一是按目标要求设置机构、明确岗位、配备人员、规定设置机构、明确岗位、配备人员、规定权限、赋予职责权限、赋予职责，并建立一个统一的组织系统建立一个统一的组织系统；l二是二是按实现目标的计划和进程，合理地组织人力、物力和合理地组织人力、物力和财力财力，并保证它们在数量和质量上相互匹配，以取得最佳的经济和社会效益。(3)指挥。指挥。它是指对所属对象的行为进行对所属

11、对象的行为进行发令、调度、检查发令、调度、检查。l指挥职能指挥职能就是运用组织权限，发挥领导的权威作用，接计划目标的要求，把所有的管理对象集合起来，形成一个高效的指挥系统，保证人、财、物在时间和空间上的相互衔接。l(4)协调。协调。它是指使组织内部的每一部分或每一成员的个别行动都能服从于整个集体目标，是管理过程中带有综合性整体性的一种职能。它的功能是保证各项活动不发生矛盾、重叠和冲突，以建立默契的配合关系，保持整体平衡。与指挥不同，协调不仅可以通过命令，也可以通过调整人际关系、硫通环节、形成共识等途径来实现平衡。l (5)控制。控制。它是指对下属人员的行为进行检测，纠正偏差，使其按规定的要求工

12、作。控制必须具备三个基本条件：控制必须具备三个基本条件：一是一是有明确的执行标准有明确的执行标准，如数量、定额、指标、规章制度、数量、定额、指标、规章制度、政策政策等；二是二是及时获得发生偏差的信息及时获得发生偏差的信息，如报表、简报、原始记录、报表、简报、原始记录、口头汇报口头汇报等；三是三是有纠正偏差的有效措施有纠正偏差的有效措施。缺少任何一个条件，管理活动便会失去控制。l管理的上述职能是相互关联、不可分割的一个整体。通过计划职能计划职能，明确组织的目标组织的目标与方向方向；通过组织职能组织职能，建立实现目标的手段实现目标的手段；通过指挥协调职能指挥协调职能，把个人的工作个人的工作与所要达

13、到的集体目标所要达到的集体目标协调一致；通过控制职能控制职能，检查计划的实施情况，保证计划的实现保证计划的实现。l管理的这几个职能的综合运用，归根结底是为了实现组织的目标。l练习：l1.什么是管理？管理的含义是什么？l2.管理的决策步骤有哪些？l3.管理现代化包括哪些方面？l4.管理的5大职能包括哪些？l5.2.1.2.组织结构组织结构组织是保证管理目标实现的重要手段，是管理的重要问题。了解管理的组织结构管理的组织结构将有助于我们分析和设计管理信息系统。在以后的章节中，我们会看到，在进行管理信息系统分析与设计时，需要了解一个企业的管理组织结构，在系统实施阶段，管理信息系统可能会显著地改变一个企

14、业的组织结构，这些意味着不了锯组织，就不能很好地进行系统的开发。典型的组织结构主要有以下几种。1直线制组织结构直线制组织结构直线制是一种最早也是最简单的组织形式。它的特点是企业各级行政单位从上到下实行垂直领导，下属部门只接受一个上级的指令，各级主管负责人对所属单位的一切问题负责。直线制结构比较适用于任务明确，而又要求领导集中、控制严格的情况，是一种树状组织。如图2-I所示。2职能制组织结构职能制组织结构职能制组织结构，是各级行政单位除主管负责人外，还相应地设立一些职能机构。如在厂长下面设立职能部门（财务部、人力资源部等）和人员，协助厂长从事职能管理工作。这种组织结构的优点是减少了最高领导者的负

15、担，但缺点是容易造成办事效率低下等现象。如图2-2所示。l3.矩阵式组织结构矩阵式组织结构l在职能制组织结构中，由于组织中职能部门的权力过大和组织分段引起任务的分割，每个功能似乎都有人负责，而无人对整个任务或整个任务的过程负责，为了加强任务过程的负责制，许多规模较大的企业采取了矩阵式组织结构。l这种结构由两维组成，一维是直线组织，另一维是任务（如产品、项目、地区等）。l其优点优点是加强了横向联系、具有较大的机动性。其主要缺点是人员受双重领导，有时不易分清责任。如图2-3所示。2.1.3管理部门的划分方法管理部门的划分方法职能制和矩阵制是目前多数企业采用的组织结构，其中包含了若干管理部门。管理部

16、门的划分是在管理工作横向分工的基础上进行的，其任务是将整个管理系统分解成若干相互依存的基本管理单位，这就形成了部门，简单讲，部门是指组织中不同的区域、部分或分支。一个企业可以按以下原则进行管理部分的划分：(1)按职能划分部门。按职能划分部门。这是最广泛采用的一种基本方法。这种方法是根据专业原则，以工作或任务的性质为基础来划分部门的。这些部门由于各种组织从事的业务不同，名称也就不同。如制造业使用的是生产、销售、财务生产、销售、财务等；商业分别称为采购、采购、销售销售和财务财务等。l (2)按地区划分部门。按地区划分部门。这是一种较普遍采用的方法，一些规模较大或业务分布较广的组织通常采用这种形式。

17、这种方法是将一个地区的业务组织成一个部门，每一个部门委派一个管理者负责。l【例如】，处于不同地区的政府机关、银行、法院、工商等。为这样的组织开发管理信息系统，通常需要计算机广域网络的支持。l (3)按产品划分部门。按产品划分部门。在多种经营的大规模组织中，按产品或产品流水线划分部门的方法比较流行。这里“产品“的概念可以有更广泛的理解，包括企业中的物质产品和服务。【例如】，汽车制造厂可分为发动机分厂、车身分厂、轴承发动机分厂、车身分厂、轴承分厂分厂等。学校培养的人才，也可以理解为学校生产的产品，学校按产品划分部门就是院、系、专业等。l以上只是部门划分的基本方法，除此之外，实际管理活动中还有几种方

18、法，如按顾客划分、按市场划分、按工艺或按顾客划分、按市场划分、按工艺或设备划分设备划分等，有些企业可能同时采用多种方法进行部门的划分，即采用混合的部门划分方法。2.1.4管理幅度与层次管理幅度与层次 1管理幅度管理幅度 管理幅度管理幅度又称“管理跨度管理跨度”或“管理宽度管理宽度”，是指一名管理者有效地监督、管理其直接下属的人数是有限的，当超过某个限度时，管理的效率就会隧之下降。因此，管理人员要想有效地领导下属，就必须认真考虑究竟能直接管辖多少下属的问题，即管理幅度问题。影响管理幅度的因素很多，比如管理者的个人能力.工l作的难易程度，以及信息的沟通和处理效率。通常，当超过了管理幅度时，就必须增

19、加一个管理层次。这样，可以通过把工作委派给下一级主管人员，从而减轻上层主管人的负担。如此下去，便形成了有层次的管理结构。2管理层次管理层次 管理层次管理层次就是指管理组织划分为多少个等级。管理组织划分为多少个等级。管理者的能力是有限的，当下属人数太多超出了自己的管理幅度时，划分层次就成为必然，不同的管理层次标志着不同的职责和权限。企业的组织结构犹如一个金字塔，从上至下，责权递减，而人数递增。通常情况下，我们将管理分为三个层次：高层管理、中层管理和基层管理。【例如】，在一个工厂中，影响全局的工作属于高层管理，各职能部门（如销售部、财务部、企管办等）的工作属中层管理，而车间主任的工作则属于基层管理

20、。l(1)高层管理。高层管理。属战略级管理战略级管理，它是指一个组织最高领导层。其主要职能是根据组织内外的全面情况，分析和制定该组织长远目标及政策。l(2)中层管理。中层管理。属战术级管理战术级管理，它的主要任务是根据最高层管理所确定的总体目标，对组织内部所拥右的各种资源，制定资源分配计划和进度表，并组织基层单位来实现总体目标。中层管理有时也称为控制管理。l(3)基层管理。基层管理。也称执行层执行层或作业层管理作业层管理，它是按照中层管理制订的计划，具体组织人力去完成计划。3管理的扁平化管理的扁平化较大的管理幅度意味着较少的层次，较小的管理幅度意味着较多的层次。这样，按照管理幅度的大小及管理层

21、次的多少，分成两种结构：扁平结构扁平结构和直式结构直式结构。(1)扁平结构。扁平结构。扁平结构是一种管理层次少而管理宽度大的结构。扁平结构有利于缩短上下级距离，密切上下级关系，信息纵向流快，管理费用低，而且由于管理幅度较大，被管理者有较大的自主性、积极性和满足感，同时也有利于更好地选择和培训下层人员；但由于不能严密监督下级，上下级协调较差，管理宽度的加大也加重了同级间相互沟通的困难。l(2)直式结构。直式结构。直式结构是一种管理层次较多的结构。管理层次过多会带来许多问题。l这是因为层次越多，需要从事管理的人员就增加，彼此之间的协调工作也急剧增加，互相扯皮的事会层出不穷。l在管理层次上花费的设备

22、和开支，所浪费的精力和时间也会增加。l另外，管理层次的增加，会使上下的意见沟通和交流受阻，最高层主管人员所要求实现的目标，所制定的政策和计划，不是下层管理者不完全了解，就是传达到基层之后变了样，上层管理者对下层的控制变困难，易造成一个单位整体性的破裂。l一般来说，为了达到有效管理，应尽可能地减少管理层次，我们将这一过程称为管理扁平化。建设管理信息系统是实现扁平化的有效手段之一。2.1.5.管理层次与决策类型管理层次与决策类型管理学家把决策看做管理活动的中心。管理活动的高、中、高、中、低低三个层次分别对应着三种类型的决策过程，即非结构化非结构化决策、半结构化决策决策、半结构化决策和结构化决策结构

23、化决策，表2-1给出了这三种决策类型的特点。l 1结构化决策结构化决策l通常指确定型的管理问题，它依据一定的决策规则决策规则或通用通用的模型的模型来实现其决策过程的自动化。解决这类问题通常采用数据管理方式，它着眼于提高信息处理的效率和质量。如账务处理、物资出入库管理账务处理、物资出入库管理等。l 2半结构化决策半结构化决策通常是指企业职能部门主管业务人员的计划控制等管理决策活动。它多属于短期的、局部的短期的、局部的决策。决策的过程中，在结构化决策过程所提供的信息的基础上，一般应有专用模型专用模型来帮助。这些模型主要用来改善管理决策的有效性，扩大和增强决策者处理问题的能力和范围。【例如】，市场预

24、测、物资配送市场预测、物资配送等。l 3非结构化决策非结构化决策l很难用确定的决策模型来描述，它强调决策者的主观意志。这类问题一般都带有全局性、战略性和复杂性。它所需要的信息大多来自于系统的外部环境，来自内部的信息一般都带有综合性。这类问题往往借助于人工智能技术帮助。l通常，人们力图把非结构化决策问题转化为半结构化决策问题处理，以利于非结构化决策问题的求解。l【例如】，市场开发、企业发展战略等。l练习：l1.典型的管理组织机构都有哪几种？l2.管理部门的划分方法有哪些？l3.什么是管理幅度？管理幅度如何确定？l4.什么是管理层次，管理层次一般分几层？l5.什么是管理的扁平化？什么是直式结构？l

25、6.管理活动的高、中、低层次分别对于哪三种类型的决策活动。l 2.2信息的基本知识信息的基本知识l 2.2.1信息与数据信息与数据l英文中的Information信息）一词源于拉丁的Informatio，指消息的传递过程。中文的“信息”一词也具有久远的历史。据新辞源考证，我国唐代就曾有“梦断美人沉信息，目空长路倚楼台”的诗句。l1948年，美国数学家、信息论的创始人香农香农在题为AMathematicalTheoryofCommunication（通信的数学理论）一文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西信息是用来消除随机不定性的东西”。l同年，美国著名数学家、控制论的创始人维纳维纳在控制论

26、一书中写道：“信息就是信息，既非物质，也非能量信息就是信息，既非物质，也非能量”。l哲学家认为它是熵的理化，数学家认为它不过是概率论的发展，通信工作者则把它看成是不定度的描述。l在数据处理和管理信息系统领域中，本书采取以下描述：l信息信息是经过加工的数据，是经过加工的数据，是有一定含义、能减少不有一定含义、能减少不确定性、对决策或行为有现实或潜在价值的数据确定性、对决策或行为有现实或潜在价值的数据。l数据数据是对客观事物的记载对客观事物的记载，数据由一些可以鉴别的物理符号组成。l【例如】，企业的领料单、订货单、车船票企业的领料单、订货单、车船票等原始单据都是一些事实的记载，因而都是数据。l由于

27、信息是指对数据进行加工处理后得到的有用的数据，人们占有了信息就可以加深对事物的理解并达到某些特定的目的。l2.2.2.信息的基本属性信息的基本属性l信息的类型及其表现形式多种多样，千差万别，按地位地位可分为客观信息、主观信息客观信息、主观信息；按作用大小作用大小可分为有用信息、无用信息、干扰信息有用信息、无用信息、干扰信息；按载体性质载体性质分为电子信息、光电信息、生物信息电子信息、光电信息、生物信息；接应用部门应用部门又可划分为工业信息、农业信息、军事信息、政工业信息、农业信息、军事信息、政治信息、科技信息、文化信息、经济信息、市场信息、管治信息、科技信息、文化信息、经济信息、市场信息、管理

28、信息理信息等。l但它们一般都具有一些共同的基本属性，本书仅介绍其中的几个主要属性。l1普遍性普遍性l信息是普遍存在的，它是事物运动和状态改变的方式。因此，只要有事物存在，只要有事物运动，就会右它们运动的状态和方式，就存在信息。无论在自然界、人类社会，还是在人的思维领域，绝对的“真空”是没有的，绝对不运动的事物也是没有的。因此，信息是普遍存在的。l2.事实性事实性l信息描述了事物运动和状态的改变，因此，它具有事实性，这是信息的重要基本性质之一，事实使信息具有价值，不符合事实的信息其价值可能为负，不但不会辅助决策，反而会将决策引入歧途。l3层次性层次性l通常将管理管理分成三个层次，即高层管理高层管

29、理（战略级）、中层中层管理管理（策略级）和基层管理基层管理（执行层）。l对于同一个问题，处于不同的管理层次，要求不同的信息，对基层有用的信息，对高层来说就可能是数据。l因此，信息与管理一样，也具有层次性。l【例如】，在工厂，生产班组工人的出勤数据经过统计就是信息，可供班组长决策使用。车间将各班组的出勤情况汇总得到车间所需的信息，各车间的信息进一步汇总得到厂长或经理使用的信息。l4可压缩性可压缩性l 信息的可压缩性信息的可压缩性是指信息经过浓缩、集中、综合浓缩、集中、综合和概括概括等处理后，而不至于丢失信息的本质。l比如人们在网上聊天结束时常用“eu”这两个英文字母来代替“Seeyoulater

30、”（再见），其目的是加快键盘输入的速度。在网上聊天那种特定的环境中，即使只向对方发送了“eu”这两个英文字母，信息接收者也同样会明白其真实的含义。l 5.扩散性扩散性l这是信息的本性，信息力图冲破保密的、非自然的约束，信息力图冲破保密的、非自然的约束，通过各种渠道和手段向四面八方传播通过各种渠道和手段向四面八方传播。l俗话说，“没有不透风的墙”，说的就是这个道理。通常信息浓度越大，信息源和接收者间的梯度越大，信息的扩散性越强，这就要求在实际工作中重视信息资源的安全保密菅理。l 6非消耗性非消耗性l信息在使用过程中不但不会被消耗，而且还可能出现再信息在使用过程中不但不会被消耗，而且还可能出现再生

31、或增殖。生或增殖。l比如天气预报信息，对当天有用，过后就失去了价值，但当这类信息积累到一定数量时，便可用于统计分析某地区、某时期的天气变化规律。l7共享性共享性l信息是一种特殊的资源，只能共享不能交换，只有将企业的全部信息集中管理，充分共享，信息才可能成为企业可利用的资源。l 信息的共享性信息的共享性与信息的结构化信息的结构化程度密切相关，实际工作中，有的信息格式明确，组织结构严格，这样的信息容易处理，易于在不同的系统间共享，【例如】：会计的单、账，表，以及材料库存等信息。l有的信息没有严格的格式，一方面它不易被计算机处理，另一方面这样的信息很难在不同的部门问、不同的业务系统共享。l8变换性变

32、换性 l信息是事物运动的状态和方式，不是事物本身，因此信息可以负载在其他一切可能的物质载体和能量形式上。l实际上，只要能够保持“运动的状态和状态的改变方式”的不变性，信息就不仅可以在各种物质和能量形式之间进行转换，而且可以经受一切不会破坏“信息不变性”的数字变换。信息的这一性质使人们对信息施行的各种各样的处理和加工成为可能。l9可转化性可转化性l人们经常说“知识就是力最”“信息是企业生存发展的条件”，那么，为什么信息会具有如此之大的价值呢？因为，从潜在的意义上讲，信息是可以转化的。它在一定条件下（其中最主要的条件就是信息被人们有效地利用），可以转化为物魇、能量、时间及其他。l练习：l1.什么是

33、信息？什么是数据？区别是什么？l2.信息的基本属性有哪些？l3.2.2.3 信息处理的生命周期信息处理的生命周期信息与其他资源一样具有生命周期，从信息的产生到最终被使用而发挥作用，可将信息的生命周期信息的生命周期分为需求、收需求、收集、传输、处理、存储、维护、使用集、传输、处理、存储、维护、使用和退出退出等过程，如图24所示。l当管理人员需要对所发生的问题、要达到的目标和一些设想进行分析决策时，就会提出对信息种类的要求。l 为了满足管理者对信息的要求，需要经过信息的收集、信息的收集、传输、加工、存储传输、加工、存储和维护维护等阶段以便获取有价值的资料供管理者使用，当信息已经老化，失去了价值，信

34、息便进入退出阶段退出阶段，而管理者又提出了新的信息需求。l1 1，信息的收集，信息的收集l 信息的收集信息的收集是根据管理人员对信息的需求而进行的原始根据管理人员对信息的需求而进行的原始数据的获取过程数据的获取过程。l信息收集阶段面临的是信息收集阶段面临的是：首要问题是如何将需要的信息识别出来如何将需要的信息识别出来，其次是收集的方法问题，收集的方法问题，最后是用何种形式将收集结果表现出来的问题用何种形式将收集结果表现出来的问题。l(1)信息识别的步骤信息识别的步骤1)由管理者根据自身管理决策的需要及目标由管理者根据自身管理决策的需要及目标，向信息管理人员提出所需要的信息种类、信息内容、范畴信

35、息种类、信息内容、范畴和结构结构。2)信息管理人员在充分理解管理者需求的基础上，通过调研通过调研和观察和观察，对所需要的信息进行识别。3)信息管理人员将识别出的信息交予管理人员共同讨论，进将识别出的信息交予管理人员共同讨论，进一步补充完善。一步补充完善。l(2)信息收集的方法信息收集的方法l 1)自底向上广泛收集。自底向上广泛收集。如型国人口普查是自底向上进行的；全厂生产情况的信息收集过程是：首先将最基层、的生产班组的生产信息汇总到车间，然后再对全厂所有车间的生产信息进行汇总，最后形成全厂生产情况的总体信息。l 2)有目的的专项收集。有目的的专项收集。一个决策往往是通过围绕着决策的主围绕着决策

36、的主题收集相关的信息题收集相关的信息而作出的。如：生产计划是在收集并统计以往生产及市场等信息以往生产及市场等信息之后作出的；铁路部门在做出春运期间是否要加开临时客车、在什么时间加开等决策也是根据以往旅客出行情况以往旅客出行情况及当前市场当前市场等情况作出的。l它是人们决策活动中常用的方法。它与自底向上广泛收集自底向上广泛收集相比，具有针对性强、时间周期短、成本费用低针对性强、时间周期短、成本费用低等特点。l3)随机积累。随机积累。这种方法是指没有明确的具体目标，只是根据根据企业或系统的总体目标企业或系统的总体目标把一些将会对管理决策有用的、新鲜的信息收集起来，l【例如】随时将各类报纸、杂志、电

37、视等媒体上发表的各种新技术、新政策收集起来，以备将来使用。(3)信息收集结果的表达信息收集结果的表达常规的信息表达有文字、数字、图形、表格文字、数字、图形、表格等方式，每种方式都有各自的优缺点，应根据实际情况，尽可能地采用多种方式的混合表达方式。文字形式文字形式是应用最广泛的方式，但在采用这种方式表达信息时，要注意表达语义的简练性、准确性，避免使用双关语和具有二义性的语句。数字表达方式数字表达方式一般来说是比较准确的，但是不要将大量的、无用的信息与管理决策所需的信息混在一起，造成信息的过度增加，人为地增加决策的难度。图形表达方式图形表达方式是目前信息表达的发展趋势，是人机交互技术的主要研究内容

38、。图形具有信息表达的整体性、直观性和可塑性等特点，可以反映出事物的发展趋势，使人们很容易理解并作出判断。但由于图形的准确性较差，因此对于一些具体而详细的信息，如果采用图形就很难表达，此时可用表格形式将总体和个别详细的信息罗列出来进行精确的比较。l2信息的传输信息的传输l信息只有及时准确地送到需要信息的管理者手中，才能发挥作用。所谓及时准确，实际上是一个信息传递的效率问题，表现为信息传输的速度和质量。l为了确保信息传输的效率，必须注意两个问题，是技术问题，即如何快速、准确地传输信息；二是语义问题，即在传输过程中如何确切地表达信息的意义。为了确保信息传输的效率，要做到以下几点：l(1)建立大容量的

39、信息通道。建立大容量的信息通道。具有一定容量的信息通道是保证信息传递速度信息传递速度和质量质量的基础。如果没有一定的人力和通信设备做保障，日益频繁的信息沟通就会被延迟，信息的时间价值会丧失。l(2)规定合理的信息流程。规定合理的信息流程。不同的部门、不同的层次管理活动，它们的任务是不同的，对信息内容和数量的需求也是不一样的。因此，什么样的信息应传送到什么位置，要有明确的规章制度，避免将信息传送到不相干的部门，造成信息失效甚至泄密，或者使信息迂回传输，导致人力物力的浪费。l (3)减少信息传递的环节。减少信息传递的环节。信息传递的环节越多，信息在传输过程中失真的可能也就越大，而传递的速度也会减慢

40、。l3信息的处理信息的处理l多数情况下，某些管理决策所需要的信息是对另外一些信息进行加工处理的结果。信息处理（加工）是信息生命周期中的必不可少的重要环节。l 信息加工信息加工就是对收集到的信息进行去伪存真、去粗取精、去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼由表及里、由此及彼的加工过程。l信息加工不可避免地产生时间延迟，这也是信息的一个重要特征滞后性。信息按时间分，可分为一次信息一次信息和二次信息二次信息，一次信息一次信息是初始信息，二次信息二次信息是指按照某种规则经过变换、变换、综合分析综合分析和统计推断统计推断所产生的信息的总称，l图2-5给出了信息加工的一般模式。l从加工的一般模式可以看出，

41、管理者所需的信息是在经过了变换器的初始加工、综合分析初始加工、综合分析的二次加工和统计推断统计推断的三次加工而得到的，其加工过程是需要一定时间的。从上述分析中不难看出，采用手工的方式进行信息的加工采用手工的方式进行信息的加工处理已经不可能适应企业发展的需要了处理已经不可能适应企业发展的需要了。而计算机信息技计算机信息技术的不断发展和应用可大大缩短信息加工时间，满足管理术的不断发展和应用可大大缩短信息加工时间，满足管理者决策的需求者决策的需求，同时也将人们从繁琐的手工劳动中解脱出来。4信息的存储信息的存储信息存储活动主要涉及保存什么信息、存储介质、保存保存什么信息、存储介质、保存时间、存储方式时

42、间、存储方式四个问题。(1)保存何种信息。保存何种信息。要存什么信息主要由信息使用的目的信息使用的目的决定。决定。在信息需求及目的确定以后，根据支持目的的数学根据支持目的的数学方法和各种报表的需求，确定信息存储的内容方法和各种报表的需求，确定信息存储的内容。【例如】为了预测国家长远经济发展，我们要收集并保存人口、农业、工业等各种经济信息。为了进行仓库库存水乎分析，则需要保存各种物资的入库情况、出库情况、价格情况等信息。l(2)信息存储介质。信息存储介质。存储介质可以是纸、胶片、计算机内存、纸、胶片、计算机内存、磁盘磁盘等。l目前大量的信息仍然是用纸来存储的，纸介质的优点纸介质的优点是存储量大、

43、永久保存性好、存储数据和图像比较容易存储量大、永久保存性好、存储数据和图像比较容易。但是纸存储的信息查询和传输不太方便查询和传输不太方便；l胶胶片的存储密度大，查询起来也比较方便存储密度大，查询起来也比较方便，现在许多图书馆将书籍拍到缩微胶片上保存。但胶片的缺点是必须通过必须通过专门的接口设备才能读取，价格较贵专门的接口设备才能读取，价格较贵。l人们往往只将一些贵重的、不常用的信息存储在胶片上；计算机磁盘主要用来存储变化迅速、常用的并需要进行快速传输的信息，这是应用最广的信息存储介质之一。l(3)信息的保存时间。信息的保存时间。信息存储信息存储是将信息保存起来以备将来使用，这在管理活动中是十分

44、重要的。l现在，信息是“爆炸”式的增长，信息的更新周期越来越短，如果保存的信息过多，不但不会对管理活动起促进作用，反而会因为信息的过剩而延误决策。l应记住“只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息”。l(4)信息的存储方式。信息的存储方式。根据管理和决策的需求而定，信息的存储方式时，有集中集中还是分散分散，集中存放集中存放便于信息的共享、信息的管理和维护，减少冗余便于信息的共享、信息的管理和维护，减少冗余。分散存放分散存放的信息共享性、可维护性要比集中式差，但使用起来共享性、可维护性要比集中式差，但使用起来较方便。较方便。l一般对于公用信息，在有能力提供共享

45、设备的支持下应集中存放，以减少冗余。而对于非公用数据，分散存储是合理的，现在通常使用的方式是集中与分散相结合。5信息的维护信息的维护 信息维护信息维护，狭义上狭义上是指不断更新数据、维护数据的安全指不断更新数据、维护数据的安全性和完整性，使信息保持可用状态性和完整性，使信息保持可用状态。广义上广义上是指信息系统的开发和运行中的一切数据管理工作。信息维护的主要目的信息维护的主要目的是保证信息的准确性、及时性、安全准确性、及时性、安全性、保密性性、保密性。l (1)保证信息的准确性。保证信息的准确性。首先首先要保证数据总是处于最新的状态，其次其次数据要在合理的误差范围内。l数据产生错误的主要原因有

46、两个：数据产生错误的主要原因有两个：一是文件报表错误；二是转录数据时产生错误。l 防止文件报表的错误防止文件报表的错误主要是靠加强数据收集人员的责任心加强数据收集人员的责任心和采用合适的报表格式采用合适的报表格式。l 防止转录错误的防止转录错误的主要方法是要尽量减少转录，应尽可能做到要尽量减少转录，应尽可能做到原始数据直送计算机，在键入数据时加强校验原始数据直送计算机，在键入数据时加强校验。l(3)保证信息的安全性。保证信息的安全性。l 安全性安全性是指信息被非法窃取，要防止信息由于各种原因而指信息被非法窃取，要防止信息由于各种原因而受到破坏受到破坏，同时采取一些安全措施，在万一信息被破坏后，

47、万一信息被破坏后，能较容易地恢复数据能较容易地恢复数据。为了保证信息的安全，首先要保证存储介质环境的安全要保证存储介质环境的安全，比如，在计算机机房中做到防火、防湿等；其次要经常进行存储数据的备份要经常进行存储数据的备份，对于一些重要的信息应考虑存于多个地方，以防止火灾、地震、战争等突发事件的发生。l(4)保证信息的保密性。保证信息的保密性。l 信息对企业自身而言是不可缺少的资源，但它对竞争对手而言，却是更加宝贵的资源。l目前信息被盗的事件越来越多，防止信息失窃是信息维护的重要问题。盗窃信息的方式很多，如电缆窃听、通过终电缆窃听、通过终端非法查阅他人的数据库端非法查阅他人的数据库等。为了保证信

48、息的保密性，通常在信息系统内部在信息系统内部可采用设置设置口令、检查用户权限、对数据进行加密口令、检查用户权限、对数据进行加密等手段。在信息系统外部在信息系统外部也可以采用如不让外人接触终端和存储介如不让外人接触终端和存储介质、整个机房全用铁板屏蔽质、整个机房全用铁板屏蔽等措施。应加强工作人员的保密教育，制定科学合理的工作制度。l练习：l1.什么是信息处理的生命周期？l2.信息处理的生命周期分为哪几个阶段？l3.信息存储活动主要涉及、l和四个问题。l4.信息维护的主要目的是保护信息的、l、。保存什么信息存储介质保存时间存储方式准确性及时性安全性保密性l5.什么是信息维护？狭义上是指？广义上是指

49、？2.2.4管理信息与决策管理信息与决策 1管理信息的分类和特性管理信息的分类和特性 管理信息管理信息是指对企业的日常经营、决策和战略规划等管理活动有用的信息，它既可能是在企业生产经营活动中产生的，也可能来自于企业的外部环境。简单地讲，管理信息管理信息是经过加工的、反映管理活动的数经过加工的、反映管理活动的数 据据，它与资金、劳动力资金、劳动力一样是企业经营活动的重要资本。l 管理信息管理信息通常用文字、各种单据、报表文字、各种单据、报表及图表图表等表示。l根据使用的需要，管理信息可以按不同的标准进行分类管理信息可以按不同的标准进行分类。l【例如】，l按管理职能按管理职能可划分为产品设计信息、

50、生产信息、市场销售产品设计信息、生产信息、市场销售信息、资金供求信息、人力资源信息信息、资金供求信息、人力资源信息等；l按管理层次按管理层次可划分为日常业务服务的执行控制信息日常业务服务的执行控制信息，为企业中层管理活动服务中层管理活动服务的管理控制信息管理控制信息，为企业高层决策者企业高层决策者服务的战略规划信息战略规划信息；l按信息的来源按信息的来源可划分为内部信息内部信息和外部信息外部信息；l按信息的流向按信息的流向可划分为输入信息、输出信息、控制信息输入信息、输出信息、控制信息和反馈信息反馈信息等。l 此外，还可以根据信息的保存时间、管理用途、使用频信息的保存时间、管理用途、使用频率率