(本科)组织理论与设计教案第三章.docx
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1、(本科)组织理论与设计教案第三章教学目标知识目标:了解组织结构的含义与设计要素;。能力目标:能够掌握组织结构的形式以及各自形式的特点。素质目标:掌握组织结构未来的发展趋势。教学重点组织结构的含义与设计要素教学难点组织设计的形式及其各自的特点教学手段l 结合案例小组分析讨论;l 课件讲解;l 小组讨论、协作。教学学时教 学 内 容 与 教 学 过 程 设 计注 释第三章 组 织 结 构 基 础理论知识一组织结构的含义和设计要素1.组织结构的含义1)组织结构有广义和狭义之分。 狭义的组织结构是指为了实现组织的目标,在组织理论的指导下,经过组织设计形成的组织内部各个部门、各个层次之间固定的排列方式,
2、即组织内部的构成方式。 广义的组织结构除了包含狭义的组织结构内容外,还包括组织之间的相互关系类型,如专业化协作、经济联合体、企业集团等。通俗来讲,组织结构是一个组织能否实现内部高效运转、能否取得良好绩效的先决条件。组织结构通常表现为一个组织的人力资源、职权、职责、工作内容、目标、工作关系等要素的组合形式,是组织在“软层面”的基本形态。2)现代管理学之父彼得德鲁克对组织结构的认知(1)组织结构不是“自发演变”的,在一个组织中,自发演变的只有混乱、摩擦和不良绩效,所以组织设计组织结构时需要进行思考、分析和系统地研究。 (2)设计组织结构并不是第一步,而是最后一步。第一步是对组织结构的基本构成单位进
3、行识别和组织。其中,组织结构的基本构成单位是指那些必须包含在最后的结构中,并承担整个组织的“结构负荷”的那些业务活动。基本构成单位是由它们所做贡献的种类来决定的。 (3)战略决定结构。结构是实现某一组织的各种目标的一种手段,为了确保效率和合理性,必须使组织结构与组织战略相适应,即战略决定结构。战略就是对“我们的业务是什么、应该是什么和将来会是什么”这些问题的解答,它决定着组织结构的宗旨,并因此决定在某一组织中哪些是最关键的活动。有效的组织结构就是使这些关键活动能够正常工作并取得杰出绩效的组织设计。因此,有关结构的任何工作都必须从目标和战略出发。 (4)日常的经营管理、创新和高层管理这三种不同的
4、工作必须组合在同一组织结构中,组织结构必须一方面以任务为中心,另一方面以人为中心,并且既有一条权力的轴线,又有一条责任的轴线。综上所述,组织结构是指组织的全体成员为实现组织目标,在管理工作中进行分工协作,在职务范围、责任、权利等方面所形成的结构体系。图3-1所示为一种组织结构示例。图3-1 一种组织结构示例组织结构可以很明显地展示出组织各部分的排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式,还有各要素之间的相互联系,是整个管理系统的框架。这个框架会在不同程度上影响组织内的各成员的互动模式,如合作、竞争和冲突等。组织结构的本质是为实现组织战略目标而采取的一种分工协作体系,它随组织的重大战略调整而调整。适
5、当的组织结构可以清楚地界定每个组织成员的权责角色,若再加上合理的协调与控制,组织的工作效率将会随之提高,组织的整体表现都会比较出色。反之,若组织结构与其管理需要之间出现脱节,则会导致决策延误、应变失误、成本高涨及士气低落等各种问题。2.组织结构的构成要素设计组织结构时,通常会围绕工作专门化、部门化、管理宽度与管理层次、指挥链、集权与分权、正规化等因素来进行,设计者会通过对这些要素的优化或修改,来提升组织对内外环境的适应能力。1)工作专门化(1)工作专门化(Specialization of task/work specialization)是指组织把工作任务划分成若干步骤来完成的细化程度,管理
6、者把一项工作分成几个步骤,这些步骤规定了执行者要做什么。通俗地说,在一项工作中,一个人并不承担所有,而只是完成某一步骤或某一环节的工作任务。(2)实行工作专门化,挑选、训练从事具体的、重复性工作的员工比较容易,成本也较低,有利于提高组织的培训效率。但对于高度精细和复杂的操作工作,则需要挑选具备专业知识技能或一定学习能力的员工,培训成本高,培训难度也会随着培训知识难度的增大而增大,公司在遇到这类问题时必须要考虑员工是否适合这项培训的内容,同时还要考虑是否与公司的发展战略相匹配。2)部门化部门化是指将组织中的活动按照一定职责分工特征的逻辑安排划分为若干个管理位、业务部门或管理部门,其目的是确定组织
7、中各项任务的分配及责任的归属,以求分工合理、职责分明,以此来完成组织的目标。部门化包括以下几种主要形式:1)职能部门化(1)职能部门化(functional departmentalization)是采用最普遍的一种划分方法,是根据专业化的原则,通过工作或任务的性质来划分部门。按重要程度可将职能部门分为基本职能部门和派生职能部门。基本职能部门一般有生产、工程、质量、销售、财务等部门。派生职能部门包括生产部门中的设计科、工艺科、制造车间、生产计划科、设备动力科、安全科、调度室等。(2)职能部门化有利于提高工作效率及对从业人员的管理,易于监督和指导员工的工作。但是,职能部门化容易出现部门的本位主义
8、,导致决策缓慢、管理较弱,比较难检查责任与组织绩效。 (2)跨职能团队跨职能团队(cross-function teams)是将各专业领域的专家们组合在一起协同工作。例如,闻名世界的生产饮料容器和快餐盒的塞马斯公司(Thermos Corporation)采取的就是以跨专业领域的弹性化团队取代传统的受制于职能边界的部门化结构。(3)过程部门化过程部门化(process departmentalization)是指按完成任务所经过的阶段来划分部门。例如,机械制造企业划分出铸工车间、锻工车间、机加工车间、装配车间等一些部门。过程部门化的优点是能够充分利用专业技术和技能,取得经济优势,简化培训。其缺
9、点是部门间的协作比较困难。 (4)产品部门化产品部门化(product departmentalization)是指根据组织向社会提供的产品来划分部门。例如,家电企业可能会依据其产品类别划分出彩电部、空调部、冰箱部等部门。产品部门化的优点是可提高决策的效率,易于保证产品的质量和进行核算,便于本部门内更好的协作。其缺点是容易出现部门化倾向,行政管理人员过多,管理费用增加。(5)地区部门化地区部门化(geographic departmentalization)是指根据地理位置来划分部门。例如,跨国公司依照其经营地区划分的各个分公司。地区部门化的优点是可以对本地区环境的变化做出迅速且灵敏的反应,同
10、时便于区域性协调及有利于管理人员的培养。其缺点是与总部之间的管理职责划分比较困难。(6)顾客部门化顾客部门化(customer departmentalization)是指根据组织服务的对象类型来划分部门,更好地预测顾客的需求并对其需求变化做出更好的反应。例如,银行为了为不同的顾客提供服务,设立了商业信贷部、农业信贷部和普通消费者信贷部等。顾客部门化的优点是针对性地按需生产、按需促销。其缺点是当顾客达到一定规模时才比较经济。 (7)设备部门化设备部门化按设备的类型来划分部门。例如,医院的放射科、心电图室、脑电图室、超声波室等。(8)时间部门化时间部门化是在正常工作日不能满足工作需要时所采用的一
11、种部门划分方法。例如,三班轮班制工作的情形即可按此来划分。 (9)人数部门化人数部门化是指单纯按人数的多少来划分部门,类似于军队的师、团、营、连的划分,是最原始、最简单的划分方法。 在实际工作中,任何组织很少根据一个标准来划分部门,而是同时利用两个或两个以上的部门化方式来设计组合式的组织结构。例如,大学里设置的教务处、科研处、财务处等部门是以职能为部门划分标志的,而本生部、硕士生部、博士生部等的设置又是以性质为部门划分标志的。3)管理宽度与管理层次管理宽度又称管理跨度或管理幅度,是指管理人员有效监督、管理的直接下属的人数的限度。若管理的人数超过一定的限度,管理的效率可能会下降。因此,管理人员要
12、想有效地领导下属,就必须考虑能有效管辖多少直接下属的问题,即管理宽度问题。若人数超过了管理宽度,就必须增加一个管理层次(Administrative levels),可以通过委派工作给下一级主管人员来减轻上层主管人员的负担。如此往复,就形成了有层次的结构。较大的管理宽度意味着较少的管理层次,反之则意味着较多的管理层次。组织中的管理层次取决于组织的规模、活动内容和组织内的管理宽度。但随着管理层次的增加肯定要配备更多的管理人员,管理人员又需要一定设施和设备的支持,而管理人员的增加又加大了协调和控制的工作量,这些都意味着费用的不断增加。其次,随着管理层次的增加,沟通的难度和复杂性也将加大。一道命令经
13、管理层次自上而下传达时,难免会产生曲解、遗漏,由下往上的信息流动同样也困难,存在扭曲和速度慢等问题。随着管理层次和管理者人数的增多,控制活动会更加困难,但也更为重要,因此需要管理人员具备相当的管理能力。 4)指挥链指挥链(Chain of Command)是一条权力链,它表明组织中的人是如何相互联系的,表明谁向谁报告。指挥链涉及的以下两个原理: (1)统一指挥古典学者们强调统一指挥原则,主张每个下属应当而且只能对一个上级主管直接负责,不能向两个或者更多的上司汇报工作。否则,下属可能要面对来自多个主管的相互冲突的要求或优先处理的要求。 (2)阶梯原理阶梯原理强调从事不同工作和任务的人,其权力和责
14、任应该是有区别的。组织中所有人都应该清楚地知道自己该向谁汇报,以及自上而下的、逐次的管理层次。 统一指挥涉及谁对谁拥有权力,阶梯原理则涉及职责的范围。因此,指挥链是决定权力、职责和联系的正式渠道。指挥链影响着组织中上下级之间的沟通:传统的观念认为,上级不能越过直接下级向两三个层次以下的员工下达命令,反之亦然;现代的观点则认为,当组织相对简单时,统一指挥是合乎逻辑的,有时严格遵循可能会造成某种程度的不适应,妨碍组织效率,只要组织中每个人对情况都知情,越级下达命令或汇报工作并不会给管理带来混乱,而且还能够使组织氛围更加健康,员工之间更加信任。5)集权与分权集权和分权是一个相对的概念。集权是把一切事
15、务的权力集中在上级核心管理层次,下级管理层次和一般管理层次只能根据上级核心管理层次的决定、指令和指示办事。分权则是按照一定规则把权力分派给不同管理层次,上级核心管理层次只对关于全局的重大问题做出决策,下级管理层次和一般管理层次在自已的管辖范围内,有权自主地决定问题,上级核心管理层次不加干涉。在组织管理中,集权和分权是相对的,绝对的集权或绝对的分权都是不可能的。l 衡量一个组织的集权或分权的程度主要有下列几项标准。(1)决策数量组织中较低管理层次所能决策的数目越多,则分权的程度就越高;反之,上层决策的数目越多,集权程度越高。 (2)决策范围组织中较低管理层次决策的范围越广、涉及的职能越多,则分权
16、程度越高;反之,集权的程度越高。 (3)决策的重要性组织中较低管理层次做出的决策越重要、影响面越广,则分权的程度越高;相反,下级做出的决策越次要、影响面越小,则集权的程度越高。 (4)对决策控制的程度对组织中较低管理层次做出的决策,上级要求审核的程度越低,分权程度越高;如果上级对下级的决策根本不要求审核,则分权的程度最大;如果做出决策之后必须立即向上级报告,则分权的程度就小一些;如果必须请示上级之后才能做出决策,则分权的程度就更小。下级在做决策时需要请示或照会的人越少,其分权程度就越大。一些历史悠久、根基稳固的组织一般倾向于集权。 6)正规化正规化即规范化,指有关工作的方法及程序具体化和条文化
17、的程度。一种工作的正规化程度越高,表示从事该工作的人对工作内容、时间、手段的自主权越低,员工被期望以完全同样的方式工作,以保证其工作结果的稳定与产出一致。当工作的正规化程度较低时,工作行为相对不固定,员工对自己工作的处理权限也比较大。二. 组织结构的分类由于组织内外各种因素的影响,不同的组织具有不同的结构形式。1.职能结构企业的管理系统是一个有机系统,它具备各种职能,这些职能并不是彼此孤立、简单并列的,而是相互之间存在关联,在不同环节和层次上发挥着不同的作用,形成具有内在联系的整体。职能结构就是通过将企业管理的各种职能有机联系起来而形成的体系。职能结构是指实现组织目标所需的各项业务工作及其比例
18、和关系。职能结构考量的维度包括职能交叉(重叠)、职能冗余、职能缺失、职能割裂(或衔接不足)、职能分散、职能分工过细、职能错位、职能弱化等方面。l 根据职能结构的概念,描述或设计一个企业的组织结构时必须做到以下几点:1)识别企业管理系统的各种职能,即职能结构的要素。2)阐明这些组织职能之间的相互关系,即这些职能在企业中是如何配置、按照怎样的关系连接起来的。职能结构的优点取决于工作专门化所形成的优势,将相同性质的职能工作归在一起可以产生规模经济性,减少人员和设备的重复配置,并使员工感到轻松愉快,因为同事间有共同语言。职能结构最明显的缺点是组织常常会因为追求职能目标而忽视整体的最佳利益,各职能部门的
19、成员可能会出现相互隔离的现象,甚至几乎不了解其他职能部门的人在干什么。2.层次结构层次结构是指管理层次的构成及管理者所管理的人数,是一种纵向组织结构。它考虑的因素有管理人员分管职能的相似性、管理幅度、授权范围、决策复杂性、指导与控制的工作量、下属专业分工的相近性。层次结构的最大特点就是将一个大型、复杂的管理系统分解成若干个层次,每一层次都拥有相应的工作任务。组织可以通过自身的战略目标将其结构划分为或多或少的管理层次,并赋予不同层次的管理者相应的权利和义务。管理者一定要根据组织的状况来考虑层次的设置问题,因为过多的管理层次会导致信息在传递过程中出现失真的情况,组织的结构也会显得繁杂、累赘。而当管
20、理层次减少时,虽然信息传递会很迅速,并且能够很快进行反馈,减少失真情况,但管理者指导和控制的工作量可能会过多,从而导致任务量过多,管理者应接不暇,做出的决策容易出现偏差。3.部门结构部门结构是指各管理部门的构成,是一种横向的组织结构。它主要考虑的是一些关键部门的缺失或优化情况。部门结构是通过部门设计将组织中的工作和人员编制成可管理的单位,给这些部门划分其负责的工作任务,并将各个部门相互联系起来,使之形成一个有机整体。在组织设计方面,组织高层管理者需要反复考虑的内容是设置多少个管理部门,每个职能部门的职责权限是什么,应该建立几个管理层次,每一级的管理层次又起着什么样的作用等。合理的部门结构不仅可
21、以加强组织的价值链管理、优化组织结构和业务流程,还能降低组织的经营成本、增强组织的竞争力。 4.职权结构职权结构是指各层次、各部门在权力和责任方面的分工及相互关系。它主要考量部门、岗位之间的权责关系是否对等。职权(Authority)是指经由一定的正式程序所赋予某项职位的一种权力。这种权力是一种职位的权力,而不是某特定个人的权力。职权结构就是全面、正确地处理企业上下级之间和同级之间的职权关系,将不同类型的职权合理分配到各个管理层次和部门,明确规定各部门、各种职务的具体职权,建立起集中统一、上下左右协调配合的结构,旨在保证各部门能够真正履行其所承担职责。在职权结构中,职权设计的方法主要有授权和控
22、制两个方面,并由此产生相应的集权和分权。1)授权授权是一种行使职权的艺术。授权的范围很广,有用人之权、做事之权等,对管理者来讲,如果授权不合理,下级就会样样请示,事事报告,管理者就会被杂乱的事物困扰。因此,管理者要掌握和运用一些基本的授权技巧,包括“因事择人、视能授权”;授权的责任要适度,不放任;只对直接下属授权,绝对不越级授权。2)控制控制是指组织的职权通过合理的授权与分权进入运作阶段,其运作的结果通常是服从,但不可避免地还会有冲突或不和谐,导致职权的运作发生偏差。冲突或不和谐可能发生在个人之间或互相竞争的群体和联盟之间,也可能存在于组织的结构或具体的工作程序中。它产生的根源一定与现实利益的
23、矛盾或分歧有关。就管理层而言,一定要考虑企业在职权分配之后如何进行监督并做到有效地控制。三. 组织结构形式组织结构是组织的“骨架”,是支撑组织运行必不可少的关键。同时,不同性质的组织需要有不同形式的组织结构,以此来平衡组织与环境之间的关系。A.组织构架有几大分类(1)直线制组织结构(2)职能制组织结构(3)直线-职能制组织结构(4)事业部制组织结构(5)矩阵制组织结构(6)超事业部制组织结构(7)团队式组织结构。1.直线制组织结构直线制组织结构是一种最早也是最简单的组织形式,如图3-2所示。图3-2 直线制组织结构直线制组织结构的特点:企业各级行政单位从上到下实行垂直领导,下属部门只接受一个上
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