秘书工作手册(实用经典4323184.docx

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1、实用经典秘书工作手册目录前言 2第一章 秘书必备的的素质 4第二章 秘书的重要要职业技能能 5第一部分日日常事务处处理 5电话、传真真、邮件、文文件管理、名名片第二部分日日程安排9总体日程安安排100出差日程安安排 12会议安排 18媒体采访244大型活动 28突发来访接接待 32第三部分沟沟通与协调调344内部沟通344外部沟通344秘书应具备备的礼仪 35秘书礼仪素素质的培养养 37第四部分文文字支持399第五部分会会议支持422前言在许多人眼眼里，秘书书仍是一种种即让人熟熟悉又不被被人了解的的职业。秘秘书的辅助助和参谋作作用在该职职业特征中中最具代表表性，他们们是领导的的左膀右臂臂，是领

2、导导与公司上上下保持沟沟通的桥梁梁，为此，他他们必须全全心全意并并准确无误误地提供支支持与服务务，从而体体现出其自自身价值。优优秀的秘书书会使人想想到干练、精精明、繁忙忙的处事作作风，联想想到待人接接物时彬彬彬有礼的仪仪态；联想想到在他们们脸上那一一惯展现胸胸有成竹的的样子无论如何何，秘书这这个词会让让许多正准准备从事这这个职业的的人们有着着太多的想想像。然而而,秘书的工工作到包括括哪些，在在秘书的工工作背后还还有些什么么，这是被被很多人忽忽略的。在在联想，秘秘书及行政政助理、部部门文员是是一只庞大大的队伍，在在联想的大大环境下，大大家各就各各位地支撑撑着许多日日常繁杂事事项的处理理。在领导导

3、处理每一一项工作的的时侯，我我们会随时时身处其中中，自然而而然成为此此件事情的的某一环节节，而不可可或缺，有有时我们需需要扮演更更多角色，以以适应工作作安排和领领导需要。别别看都是秘秘书，但由由于所服务务的对象不不同,各部门性性质不同,其所进行行的工作任任务也必然然存在着很很大差异，但但由于秘书书工作是以以服务为其其根本性质质，这在共共性的寻找找上为我们们提供了依依据。事实实上有很多多相似的工工作不同之之处只是因因为事件轮轮廓上的差差别，本质质上都是可可以归于一一类的。无无论什么时时候，谨慎慎认真的工工作态度是是秘书们不不遗不弃的的职业操守守，而现代代秘书的职职业要求在在尊奉这一一理念的基基础

4、上更要要加强这一一能力的综综合运用和和发挥。因因此，什么么是一个出出色地秘书书的该具备备的职业素素质，什么么样的秘书书会得到领领导的认可可，在联想想,不同岗位位的秘书在在提高工作作效率的呼呼声下又该该做什么呢呢？这些是是我们一直直以来需要要探索的问问题，也就就是这此些些思想火花花碰撞出我我们最初编编写本手册册的想法。我们-作作为企划部部秘书处的的秘书，在在长期的工工作之中，在在领导日常常所给的帮帮助中以及及自身在各各项工作中中的锻练使使得我们为为自身寻找找到了一些些适用的工工作方法，积积累了一些些工作经验验和技巧，在在处理许多多类似情况况时形成了了一些惯用用做法和约约定俗成的的规定，我我们将这

5、些些点滴一一一收集，在在经过了反反复总结和和提练、否否定和借鉴鉴的过程后后，已将其其做成了本本部门工作作的一种标标准，达成成了在方法法和流程上上的统一。我我们相信，在在我们自己己的不懈努努力和对秘秘书工作的的热爱之下下;为联想,为我们的的事业未来来的发展进进行一番奋奋斗后,我们定会会做出成绩绩.我们迫切切地相想早早日让这本本小册子与与大家见面面，希望它它能为同行行们的工作作中提供方方便快捷的的参考之用用，同时我我们非常愿愿意将这些些经验和技技巧共享出出来和大家家一起探讨讨，也希望望能利用这这样一个机机会使我们们的工作得得到领导和和专家的指指点，以发发现问题，补补已之短。秘书手册适适用于公司司各

6、部秘书书及行政人人员，致力力于给予任任何一个联联想人关于于行政方面面的指导。手手册编写工工作是由企企划部秘书书处完成的的，在此其其间我们得得到了来自自部门同仁仁及上下各各部门的相相关人员的的大力支持持，在此，我我们深表谢谢意，关于于本手册所所收集的内内容，由于于水平有限限，不妥之之处请及时时向我们提提出，我们们热忱盼望望着您的意意见。这本本手册随着着工作需要要我们还将将不断补充充完善，使使手册真正正能够成为为一部联想想秘书的行行为指南，为为您服务，为为你所用。第一章秘书书必备的素素质一、职业化化秘书的标标准:G敬业精神G正正直-公平，坚坚持既定政政策和原则则G表率作用G诚诚实-实事求求是G领导

7、风范G敬敬业-以工作作为荣，设设定高的工工作水准G业务能力G守守信-不失约约、不违约约、不食言言、不泄密密G指挥与控制制能力G勤奋奋-努力工工作，不断断学习G合作精神G有有序-利落，有有条不斋G学习与创新新能力G高效效-追求效效率和效益益G知人善任的的能力G可靠靠-按约定定完成工作作，保质、保保量、及时时G对待意见与与批评G大局观二、秘书的的职业态度度G主动性（IInitiiativve)G适应性(FFlexiibiliity)G团队精神(Teamm worrk)G尊重他人(Resppect for Peopple) G创新精神(Creaativiity)G坚持原则(Uncoomproomis

8、iing IInteggrityy)G服务与贡献献(Serrvicee & CContrributtion)G认同与分享享 (Shharinng)G双赢与相互互依存(WWin-wwin & Intterdeependdencee)G温柔的心和和自省第二章秘书书的重要职职业技能第一部分：日常事务务处理一、拨打/接听电话话的程序和和技巧1、 打电话前的的准备l 准备好电话话记录本和和笔l 把要与对方方说明的事事情、内容容的顺序简简单列在记记事本上，并并逐一核对对无遗漏。l 准备好通话话时需要的的文件资料料。l 查阅对方电电话号码，确确认无误，开开始拨打。2、 正式拨打电电话：l 拨通电话后后，确认

9、对对方公司及及姓名，然然后热情而而有礼貌的的说：“你你好！我是是联想电脑脑公司*部*。”l 如需与有关关人员通话话，应有礼礼貌地请对对方传呼或或转达。l 如告知对方方的内容较较复杂，应应主动提醒醒对方做好好记录l 逐一将事情情说明，注注意语言简简明、准确确；l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然然后放电话话。3、接听电电话l 3声铃响内内将电话接接起，平和和有礼貌的的：“你好好！我是*部*。”l 判断WHOO，分以下下几种情况况：来电人员总经理可接接电话时总经理不在在时内部直接上级及及平级直接转入记录留言如事务紧急急，记录上上级电话，速速联系总经经理回电。直接下属问清事情梗梗概，转接接时

10、向总经经理说明梗梗概后转入入问清梗概，如如不紧急，记记录下来转转告总经理理如事情紧急急，告知总总经理联系系方法。普通员工问清事由，如如需要，转转告总经理理；其他可可视情况处处理外部重要且紧密密问清概要，向向总经理说说明后，然然后转入记录留言如事务紧急急，记录上上级电话，速速联系总经经理回电。重要但不紧紧密问清概要，向向总经理说说明后，依依总经理指指示转入或或不转入记录留言，向向总经理汇汇报。不重要且不不紧密问清概要，酌酌情处理l 若通话内容容较复杂，或或有不清楚楚的地方，最最后应当将将要点重复复一便，以以免遗漏或或有偏差。l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然然后放电话话。4、 通话技巧

11、：l 日常礼貌用用语：询问对方时时，可用：“请问您您哪里？”、“请请问您怎么么称呼？”“请请问有什么么事？”等等l 对总经理直直接领导、保保持经常联联系的外部部、内部人人员应在日日常工作中中尽量熟悉悉，达到闻闻其声知其其人，并及及时予以转转接。l 如对方有事事需要你传传达，必要要时需将对对方姓名、单单位、电话话号码以及及需要传达达的事再重重复一遍，以以便必要时时再与对方方联系。l 如不能把握握总经理是是否要和对对方通话的的情况下，不不能随便回回答总经理理“在”或或“不在”，可可说“请您您稍等一下下，我去看看看*总经理理是否在？”，然后后请示总经经理是否转转接。l 如遇总经理理不愿接听听对方电话

12、话，则可用用委婉的语语气：“实实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。l 在知道身份份但不告知知事由的情情况下，如如方便可询询问总经理理后决定是是否转接；也可询问问对方是公公事还是私私事，如是是公事可让让对方知晓晓，将事由由告知自己己也可达到到目的。l 在对方不肯肯告知身份份及事由的的情况下，经经反复询问问后未果，可可委婉结束束通话。l 如果对方喋喋喋不休，废废话连篇，可可以说“请请问您还有有别的事吗吗？”或“对对不起，我我还有急事事要办”等等结束通话话。l 如一个未完完又来一个个，应视电电话内容和和对方身份

13、份，让紧急急的、重要要的人员先先讲，同时时礼貌的告告诉另一方方稍候片刻刻，或记录录对方电话话，稍侯打打过去。l 整理电话留留言，在总总经理回来来后汇报相相关信息。二、传真1、 将传真分类类：1） 需要总经理理本人审阅阅的，根据据总经理授授意处理2） 由秘书来待待为处理的的： A、转转给其他相相关负责人人B、 由秘书本人人回复l 使用电脑公公司标准CCI格式l 遵守公文写写作规范l 保密文件需需要传真时时，应先与与对方联系系，发送到到指定传真真机上，发发送后再与与对方确认认。l 需请对方协协助抄送时时，务必在在文件正文文前加以说说明，列明明抄送范围围l 务必在传真真件首页上上标明总页页码，并在在

14、每一页文文件上标注注页码。2、 必要的传真真分类存档档三、邮件1、 根据邮件类类型（如急急阅件、待待处理件、须须知通知、一一般通知、报报表、报告告/总结、新新闻/通报、私私人邮件等等等）或按按具体项目目设置子文文件夹。2、 将收件箱中中的邮件过过滤，删除除不必要的的邮件，然然后分如下下：1） 需要总经理理本人审阅阅的，存入入相应文件件夹，部分分根据总经经理授意回回复邮件，或或督促、协协助总经理理在规定时时间内处理理相关事宜宜。l 以总经理名名义回复时时，要在语语气上予以以注意，并并从总经理理信箱发出出；l 以秘书名义义发送时，要要说明邮件件内容为总总经理授意意。2） 由秘书来待待为处理的的：

15、A、转转给其他相相关负责人人; B、由秘书书本人回复复3、 如发出的邮邮件需要追追踪结果或或确认对方方是否收到到，需要设设置回执，如如对方未能能及时查看看，需电话话说明。4、 需要总经理理审阅、批批改的邮件件打印出呈呈送，然后后负责回复复或传达；5、 重要邮件及及时进行存存档四、文件管管理（参看看集团秘秘书手册第第33-336页）（附附文件处理理流程）1、 阅读文件，判判断是否应应由总经理理处理，然然后审核文文件格式是是否正确、内内容表述是是否清晰、完完整。2、 对文件进行行分类：待待批、待阅阅件，紧急急、不紧急急，写明文文件摘要（必必要背景资资料、审批批原由），便便于总经理理3、 按总经理批

16、批改意见复复印后转发发、呈送（可可参照文件件管理规定定），必要要的事情进进行追踪，反反馈结果。4、 必要文件进进行存档。注：传真、邮邮件、信函函等内容为为外文的，应应及时译出出五、名片1、 分类：可根根据总经理理业务情况况分类，如如公司类型型、客户类类型、地域域等；2、 存放：l 名片盒l 录入到NOOTES通通讯录中（更更易查找，但但需要录入入时间）3、 应准备一名名片夹，存存放与总经经理联系紧紧密且重要要的人员名名片，并保保证查找时时方便快捷捷。第二部分日日程安排控制日程，意意味着你与与总经理一一起有序工工作。“日程安排排”是指时时间排定的的领导工作作计划，是是领导工作作量、工作作效率、工

17、工作成果的的一种反映映，是时间间管理艺术术的集中体体现。秘书书的职责是是当好“管管家”按日日程安排为为领导做好好各种必要要的准备，并并提醒领导导实施。本本文将从总总体日程安安排、出差差日程安排排、会议安安排、媒体体采访、大大型活动和和突发来访访六部分加加以详细说说明并提供供文字模版版，希望能能给大家的的工作提供供参考。日程是领导导的工作质质量，工作作效率，工工作成果的的一种体现现，而规划划、安排领领导的工作作日程是秘秘书的一项项基本工作作。这项工工作看似简简单，但却却十分重要要，它是秘秘书辅助总总经理工作作的基础，安安排好总经经理的日程程，意味着着秘书将和和总经理一一起进行有有序的工作作。作为

18、秘秘书一定要要细心观察察领导的工工作习惯和和做事风格格，调整自自己的工作作方法，主主动适应领领导的工作作节拍。在在没有达成成默契的情情况下，最最好在合作作之初与领领导做一次次深入沟通通，准确了了解领导的的要求、需需求，并对对可能会遇遇到的一些些情况的处处理原则达达成共识，为为日后工作作的顺利开开展做铺垫垫。此外，勤勤于思考，多多做总结对对于秘书日日常工作效效率的提高高是十分必必要的，把把看得出的的经验、教教训、小技技巧等做一一备忘录，时时常翻看，补补己之短，扬扬己所长这这不仅提高高了自己的的工作水准准，同时也也对领导的的工作效率率起到了间间接地促进进作用。一、 总体日程安安排领导的日常常工作分

19、为为日常性工工作，即事事先有计划划的相对固固定的工作作（如会议议、出差、接接待等）和和突发性工工作（临时时安排的事事情）两类类。而秘书书的通常做做法是将有有计划的事事情预先填填入拟好的的日程表中中，同时细细致灵活地地安排好突突发随机事事件。（一）总体体原则：了解总经理理的日常工工作、近期期业务重点点、作息习习惯、身体体状况， -优优化工作方方法，细心心观察总经经理的工作作习惯与做做事风格，主主动适应其其工作节拍拍； -了了解公司业业务发展情情况，特别别是所服务务总经理的的业务进展展情况，留留意近期的的工作兴奋奋点；对计划内事事情预先写写入日程；及时整理理日程表，以以免安排冲冲突；明确事情的的优

20、先级，在在处理事务务时注意理理顺和排序序，分清轻轻重缓急，酌酌情安排处处理；定期与总经经理沟通，将将双方的要要求、需求求和可能会会遇到情况况的处理原原则达成共共识，以利利工作开展展；注意日程安安排的时间间松紧，适适当安排；（二）经验验与技巧周一日程、出出差前后一一个工作日日不要安排排过多的事事务；在两个约会会间留出机机动时间，防防止会议延延长引起时时间冲突，并并给总经理理留出整理理思路的时时间；同时时预留时间间处理日常常事务；根据总经理理习惯留出出适当固定定时间阅读读报刊资料料及其他信信息；对于总经理理的各项安安排熟记于于心，及时时提醒已定定下来的安安排，防止止冲突；每每日安排相相对固定时时间

21、与总经经理核对日日程，保证证秘书与总总经理日程程表内容一一致；不要代替领领导做决定定，在总经经理的同意意下针对其其工作习惯惯和时间对对各种预约约酌情处理理；控制约会时时间，适时时打断，防防止拖延，以以免影响下下面的日程程；掌握近期要要回避的人人物；月/周计划划安排模版版可使用NOOTES日日历功能，填填入相关安安排，打印印即可；也可按照总总经理习惯惯，自行制制作日程表表；二、出差日日程安排做为秘书，安安排总经理理出差是经经常的一项项工作，同同时也是需需要更加细细致的一项项工作。通通过秘书的的计划，把把总经理出出差在外的的工作安排排得紧张而而有序，愉愉快而圆满满，这是秘秘书工作的的目标，也也是工

22、作价价值的一个个体现。（一）国内内出差J出差前：确确定出差目目的和日期期；确认总经理理出差陪同同人与出差地相相关人员沟沟通，确定定周到的日日程安排（明明确如早午午晚餐安排排、所到地地地址、需需要的路程时时间、接待待人员等信信息。）确定行程，预预定机票（注注意选择好好航空公司司、机型及及班次）、酒酒店（选择择总经理习习惯的酒店、熟悉酒酒店的电话话、传真等等）、接/送机人员员（明确接接送机人的的联系方式式）；完善细致周周到的日程程表（时间间、地点、对对方参会人人、议程等等）（见范范例）。根据总经理理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书书并于总经经理出差前前一天向各各相关部门门及相关人

23、人员发出邮邮件和复印印件（财务务部等）。（见见范例）J出差中在第第一时间掌掌握总经理理到达后的的联系方式式，必要时时通知授权权人及其它它相关人员员。根据总经理理日程安排排，随时通通报公司及及GM关心的的业务进展展情况；配合总经理理授权人的的工作，及及时掌握公公司及业务务相关信息息。根据情况及及时与相关关人员及总总经理沟通通，及时调调整日程安安排；J出差后及时时向总经理理汇报出差差期间公司司内部事务务及业务进进展；出差资料整整理（包括括资料、名名片、会谈谈备忘），根根据需要转转发相关人人员或存档档；向总经理认认为有必要要的合作方方致感谢函函。各种差旅费费用报销；跟进业务后后续事宜；（二）国外外出

24、差出差国外与与国内出差差安排顺序序及内容大大致相同，但但在此要特特别提醒您您注意以下下几点：根据公司最最新业务情情况准备PPRESEETATIION （中中/英文），与与对方确认认演示设备备，必要时时准备彩色色打印胶片片和打印稿稿。机票购买时时注意避免免经停中转转，选择好好的航空公公司和服务务，长途飞飞行选择好好的机型；注意准备好好各种证件件及邀请函函，并提醒醒总经理携携带；根据客人的的级别和国国家风俗习习惯准备礼礼物；准备当地的的地图及国国家风情资资料；确认对方还还是我方提提供翻译服服务；回国后向邀邀请方致谢谢。（三）陪同同出差陪同总经理理出差无疑疑对秘书的的工作提出出了更高的的要求，在在出

25、差前除除了前面介介绍的注意意事项外，在在出差过程程中，要求求秘书注意意以下事项项：登机前，为为总经理办办理机场建建设费购买买、机票换换票及各种种登机手续续；并再次次确认接车车人；到达后，办办理宾馆入入住手续，了了解总经理理房间号码码及电话，并并将秘书房房号电话及及时告知总总经理；每日及时核核对本日及及第二天的的日程安排排；提前设置清清晨叫醒，并并安排早餐餐；根据当天的的日程安排排落实车辆辆；及时提醒并并事先落实实各项安排排；携带总经理理名片、必必要的会议议资料（报报告稿件、会会面备忘、采采访提纲）；注意建立各各种客户关关系（包括括政府领导导、合作伙伙伴、媒体体记者）着装要求：大方职业业装、着淡

26、淡装；注意意言谈举止止；出差返回后后将总经理理与客户沟沟通的事项项逐条落实实、跟踪，并并及时办理理费用报销销、资料整整理。附件一：出出差物品携携带表名片若干日程表证件（身份份证、护照照、港澳通通行证、边边防证等）笔记本电脑脑和pptt（保存在在桌面）、ppt备份软盘2张往返机票（将将保险费保保留在秘书书手中）书面讲话稿稿及素材2份活动或会议议等背景材材料出访地联系系人通讯录录准备现金或或信用卡注注款备用笔等文文具*准备一支支彩色笔礼品*包装应急药及常常用药品附件二：授授权书模版版文件编号OOUR RREF.：LCS-DDTB6600233-99发文日期DDATE：2000.6.14文件类别CC

27、ATEGGORY:通知拟文人FRROM:-审核VERRIFIEED:/批准APPPROVEED:-收文人TOO：全体人员收文部门TTO(DEEPT.):台式电脑事事业部、笔笔记本事业业部、软件件事业部、服服务器事业业部、外设设事业部抄送 CCC:总裁室、企企划部秘书书处、财务务-附件ATTTACHMMENT:/传阅阅后存存档保密保密期期限CIRCUULAR FIILINGG CCONFIIDENTTIAL TERRM其他OTHERRS/页数NO.OFF PAGGES1授权通知电脑公司副副总裁-在20000年6月15日-16日期期间因公外外出，此期期间将台式式电脑事业业部资材、质质控、经营营管理

28、等相相关签字权权授予副总总经理-，台式式电脑事业业部其他相相关财务及及文件审批批授权予常常务副总经经理-，除台式式电脑事业业部外其他他事业部系系统相关财财务签字及及文件审批批委托副总总裁-处理。特此通知 - 20000.6.14 附件三：国国内出差日日程范例刘军总经理理出差深圳圳日程安排排（4月25-227日）时间日程地点备注4月25日日17：255北京深圳圳CA13005机场接机人：- 13360 入入住新世纪纪酒店该车在深圳圳期间随行行21：300夜宵自行安排4月26日日11：300嘉利会面及及午餐新世纪酒店店上海餐厅厅宁波厅嘉利参加人人：何焯辉辉、谭永雄雄、 邓邓秉觉联想：-、-议题：嘉

29、利利最新情况况通报对方联系人人：邓秉觉觉 1399029997514413：200出发前往EEMC oofficce、-陪同前往往14：000EMC会面面深圳沙头角角保税区221-233栋北座联想参加人人：-、-、-、 -、-EMC参加加人： 总总经理 余余昭信副总经理陆陆杨业管处经理理张界杨技术处协理理郭宗钦研发部经理理张滨会面安排：14:000 155:00双双方公司介介绍交流15:00016:00参观观工厂16:00017:00 产品研讨讨（显示器器/电脑相关关产品）及及未来业务务合作磋商商17：200返回新世纪纪，梁青陪陪同18：000晚餐新世纪酒店店餐厅美国国家半半导体：李李彬及随行

30、行人员联想：-、-4月27日日14：000东莞金和涂涂料有限公公司会面深圳长安镇镇沙头南区区（地图附附后）金和参加人人：总经理理 董合枝枝 生生产经理 董博霖嘉利厂参加加人：采购购部主管 黄宝球球 工程总总监 邓秉觉 联想参加人人：-、-、-议程安排：14：000-14：05双双方介绍14：055-14：25金和和介绍（工工厂历史、油油漆种类、生生产工艺及及相关喷漆漆关键技术术、发展趋趋势等）14：255-14：55双方方讨论14：555-15：25参观观金和新厂厂15：355瑞和塑胶五五金电子厂厂深圳长安镇镇沙头南区区15：355-15：40联想想与瑞和人人员互相介介绍15：400-16：1

31、0参观观瑞和工厂厂16：100-16：25机动动16：255前往机场场，车程约约30分钟钟17：400 CA13003 深圳北京-安排排接机随行及重要要联系电话话：- - - -附件四：国国外出差日日程安排表表-执行行副总经理理访问汉城城行程表（99年7月14日至17日）访问时间主要活动地点备注7月14日日 177：5020：40 211：0021：30北京汉汉城到达酒店办办理入住（因通讯不不便，LGG商事提供供一部手机机在汉城期期间使用，号号码为：0019233350998KIMPOOAirpportHolidday iinn SSeoullLG商事MMr.J.S.PAARK等在机场左边边出

32、口举牌牌接(Tel: 019933677896)下榻处: Holiiday in SSeoull(佳乐)Tel: 820271799441 Faax:8220271599441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LLCD部B.Kwwon/VV.Preesideent 及及LG商事K.MM.Ahnn / SSr.MGGR 、J.S.Parkk 共进早早餐及会谈谈前往LG 位于龟尾尾的LCDD厂与LG LCD负负责人午餐餐参观及会谈谈（陪同及及参加者:LG LLCD 厂厂总经理MMr.K.

33、S.Paark/EExe.DDirecctor、LG 商事事K.M.Ann/Sr.MMGR 、J.S.Parkk）前往LG电电子位于平平泽的CDD ROMM 厂参观及会谈谈（陪同及及参加者：LG电子Mr.M.H.Parkk/Sr.Direectorr Mr.J.H.Chenng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Parkk）Holidday iinn SSeoullorLG TwwinToowerss龟尾路程：3小小时中餐主持人: Mr.KK.S.PPark路程：3小小时主持人: Mr.MM.H.PPark访问时间主要活动地点备注7月15日日18：00019：3019

34、：30021：00与LG电子子人员共进进晚餐回酒店平泽7月16日 8：0009：20 9：33010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往往三星电子子LCD工厂厂所在地高层领导见见面（LCCD Maarketting W.H.Hongg/Sr.MGR、崔敏洙先生生等）-作联联想电脑公公司及产品品的介绍针对相关问问题进行会会谈参观与会者共进进午餐乘车前往LLG总部七星（Kiiheunng）联络人： Mr.J.Y.ParkkTel:8820275077313 144：3017：00 177：0017：30 19

35、9：0021：00会谈（参加加者：LGG商事D.HH.Kanng/V.Pressidennt LLG电子 M.H.Paark/EExe.DDirecctor等等)回酒店休息息与LG商事事人员共进进晚餐（DD.H.KKang/V.Prresiddent 、K.M.Ahn/Sr.MMGRY.H.KKim/SSr.MGGR)LG总部Holidday iinn SSeoull联络人:LLG商事Mr.J.S.Parkk主持人:MMr. DD.H.KKang访问时间主要活动地点备注7月17日日10：00018：0018：00019：0021：40022：40参观韩国电电子市场/汉城市区区及近郊观观光游览酒

36、店结帐、乘乘车前往金金浦机场汉城北北京汉城市区及及近郊陪同人：导导游、 LGG商事Mr.J.S.Parkk（17日为为韩国国庆庆日）自酒店到机机场约400分钟路程程三、会议安安排召开和参加加会议是总总经理的主主要工作方方式之一。组组织会议和和处理与会会议有关的的事务几乎乎成为秘书书的经常工工作，其重重要性不言言而喻。会会务工作是是秘书组织织工作能力力的综合体体现，它将将多种繁杂杂事务汇集集一身。保保证会议顺顺利的举行行，需要多多方面的准准备工作。这这就需要秘秘书是八面面玲珑的天天才，同时时善用平时时培养出的的细心与责责任心，沉沉着应对，以以不变应万万变！以下下分内部会会议与外部部会议分别别介绍

37、。（一）内部部会议安排排l 总经理主持持的会议结束修改下发整理会议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程开始审批审批 N NY Y17注意事项：会前与GMM及相关部部门负责人人明确会议议内容、议议程和参加加人；综合考虑各各种因素（如如GM全天日日程安排），安安排会议地地点及时间间；下发会议通通知后，确确认参会人人是否已收收到通知，对对特别重要要的参会人人，可通过过电话确认认；会中协助放放映PPTT，并时刻刻关注会场场内情况，随随机应变；对会中达成成的决议及及时跟踪，并并反馈给GGM；l 总经理

38、参加加的会议开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间判断与总经理业务是否有关 NN Y与对方确认后 另行安排时间冲突请示总经理 是否参加 N YY注意：把握握前往会议议地点出发发时间的安安排。（二）外部部会面安排排l 总经理主持持的外部会会面接受会面请请求 NO 婉拒或或该请他人人 注意意：讲明原原因，以 免对方误误解 注意意：在收到到会面请求求时，经与与部门相关关负责人及及GM商讨讨决定， 同时提供供背景材料料以供GMM做出判断断Y与对方确认认时间、 地点、人员员、议程，并落实我方方人员、地地点拟定meeetingg ag

39、eenda, pptt 修改（中英文标标准版、及及业务回顾顾） 发会议通知知，并落实参会会人员会前准备工工作 会中服务 会中达成共共识的跟踪反馈 结束 注意事项：l 综合考虑各各种因素，选选择合适的的会面地点点、预定会会议室；l 注意准备电电子或纸制制的欢迎牌牌、激光笔笔；l 会前与对方方沟通是否否需准备翻翻译，如需需要，提前前确认；l 根据来访公公司的习惯惯及来访者者的级别准准备礼物；l 在与来访公公司沟通中中确认是否否需安排车车辆接送，如如需要注意意把握接送送时间，并并通知对方方确切的会会面时间及及地点；l 考虑是否需需要在会面面时录音或或拍照，并并提前准备备；l 如需安排参参观，提前前与行政后后勤部联系系，填写参参观申请，安安排参观陪陪同人；l 会前给总经经理提供相相关背景材材料，如需需要请相关关部门负责责人与总经经理沟通洽洽谈事宜；l 在会前拟制制meetting agennda（见见模版）l