某集团公司内部资料室管理规定44176.docx

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.某集团公司内部资料室管理规定一、 目的 为了加强集集团公司司文件档档案及资资产的管管理工作作，确保保公司相相关文件件档案和和资产的的有效控控制，特特制定本本制度。二、 适用范围 集团公司及及所属各各单位的的文件档档案和资资产管理理。三、 职责1. 集团公司资资料馆文文件档案案资料和和资产由由资料馆馆专人负负责管理理。2. 集团公司及及所属各各单位各各部门的的文件和和业务档档案资料料和资产产由各单单位指定定专人负负责管理理。（统统称资料料员）四、 归档文档和和

2、资产范范围1. 集团及各所所属单位位的营业业执照(正、副副本)、法人人登记证证、各类类资质证证、企业业代码证证、税务务登记证证、房产产证、土土地证及及其他证证件等。2. 集团及各所所属单位位的对外外重大经经济合同同、协议议及其他他经济性性文件。3. 其他反映集集团及各各所属单单位经营营管理业业务活动动，具有有查考价价值的文文件资料料。4. 集团及各所所属单位位收到的的政府部部门或外外单位来来文，集集团各单单位间重重要往来来资料。5. 集团及各所所属单位位所签发发的红头头文件或或重要会会议的会会议记录录。6. 集团及各所所属单位位定期或或不定期期编制的的工作简简报（报报纸），所所属单位位向集团团

3、的各类类报告。7. 集团及各所所属单位位送的月月度、季季度、年年度财务务报表，财财务部门门对各所所属单位位的审计计资料。8. 集团及各所所属单位位固定资资产盘点点表及调调整表。9. 集团所属金金额巨大大的固定定资产的的实物和和文件（如如汽车钥钥匙、相相关凭证证等）。10. 工程图纸、工工程备案案资料、政政府部门门颁发的的各类许许可证及及其他涉涉及日后后法律效效力的资资料。11. 集团及各所所属单位位的人事事资料备备案材料料。12. 集团及各所所属单位位的每月月薪资备备案材料料。13. 集团及各所所属单位位高层人人员对外外交流的的讲话稿稿，对外外宣传及及交流的的各种音音像制品品和文字字资料。14

4、. 与集团及各各所属单单位有重重大经济济往来的的外单位位营业执执照、资资质证书书、负责责人身份份证复印印件、联联系方式式等。15. 集团总裁个个人收集集的文件件资料。五、 文档和资产产分类1. 文档和资产产分类采采取层级级式的目目录分类类法，以以便文档档和资产产管理。2. 一级目录统统一划分分为集团团及各所所属单位位名称。3. 二级目录可可划分为为证照类类、外部部来文类类、合同同协议类类、内部部文件类类、宣传传类等科科目；4. 三级目录可可划分为为经济、法法律合同同协议、往往来文书书、图表表图纸等等明细科科目。六、 文档和资产产归整1. 归档的文档档和资产产资料，原原则上必必须是原原件，原原件

5、用于于报批不不能归档档的，由由集团及及各所属属单位负负责人同同意后，可可保存复复印件，各各类文件件档案归归档均须须填写文文档和资资产登记记表（见见附件11）。2. 原则上集团团各所属属单位保保存的各各类文件件档案，资资料馆都都须备案案。资料料馆负责责整理总总表，监监控集团团各所属属单位文文件档案案的数量量及流向向；集团团各所属属单位每每月向资资料馆上上报部门门文件档档案统计计报表，注注明各文文档和资资产的现现有数量量、借阅阅情况。3. 集团各所属属单位员员工外出出学习、考考查、培培训、调调查研究究、参加加上级机机关召开开的会议议等公务务活动，必必须将主主要的文文件资料料向资料料馆办理理归档手手

6、续。4. 凡集团各所所属单位位经营活活动中收收到的文文件、函函件，承承办人员员承办后后应在二二天内归归档。5. 以公司名义义发出的的文件、函函件，要要留底稿稿和正文文以备查查。6. 各部门资料料员应根根据本部部门的业业务范围围及主要要工作任任务，编编制文件件档案归归档时使使用的案卷类类目，案卷类类目必必须简明明、确切切并编上上条款号号。7. 文档和资产产归案时时，资料料员应按按照案案卷类目目放入入文件卷卷夹内对号入入座，并并在文文档和资资产归档档登记表表（见见附件22）上注注明相关关内容。8. 文档和资产产的归整整必须建建立手工工帐和电电子帐两两套帐目目，分明明细登记记各类文文档和资资产。9.

7、 资料馆必须须做到每每月清点点一次，每每季度盘盘点一次次。发现现文档和和资产遗遗失或损损坏，资资料员应应及时以以书面形形式报告告总裁。七、 文档和资产产保管1. 资料馆应有有存放文文档和资资产的专专门箱柜柜，应根根据保存存文档和和资产数数量，设设置存放放文档和和资产的的箱柜，并并具备防防火、防防潮、防防虫等安安全条件件。2. 资料员应科科学地编编制分类类法，根根据分类类法编制制分类目目录；根根据需要要编制专专题目录录，完善善检索工工具，以以便提供供利用。3. 文档和资产产要分类类，分卷卷装订成成册，保保管要有有条理，主主次分明明，存放放科学合合理。4. 库存文档和和资产必必须图物物相符，帐帐物

8、相符符，帐帐帐相符。5. 根据规定及及集团各各所属单单位实际际情况，确确定文档档和资产产保管期期限，每每年年终终据此进进行整理理、剔除除。6. 经鉴定需销销毁的文文档和资资产，由由资料馆馆资料员员编造销销毁清册册，经集集团总裁裁与各所所属单位位负责人人会审批批准后销销毁。销销毁的文文档和资资产清单单由资料料员永久久保存。7. 资料员严格格遵守文文档和资资产安全全保密制制度，做做好文档档和资产产流失的的防护工工作。8. 凡集团各所所属单位位员工调调离岗位位前，必必须做好好文档和和资产资资料移交交工作后后，方可可办理离离岗手续续。八、 文档和资产产借阅1. 文档和资产产属于集集团公司司机密，未未经

9、许可可不得外外借、外外传。外外单位人人员未经经集团总总裁批准准不得借借阅。2. 借阅资料馆馆保管的的文档和和资产材材料，须须经文档档和资产产提供单单位负责责人批准准。阅档档必须在在指定的的地方阅阅读，不不得携带带外出。3. 借阅文档和和资产，必必须履行行登记、签签收手续续，填写写文档档借阅登登记表（见见附件33）。需需要借出出或复印印文档的的，须经经总裁批批准。4. 因工作需要要借出时时，若此此文档和和资产不不能短期期内归还还，应填填写文文档和资资产借出出登记表表（见见附件44）。5. 借出文档和和资产材材料的时时间不得得超过一一周，必必要时可可以续借借，过期期由资料料员催还还。6. 借出文档

10、和和资产时时，资料料员应在在借出的的文档和和资产位位置上放放一代替替卡，标标明卷号号、借阅阅时间、借借阅单位位或借阅阅人，以以便查阅阅和催还还。7. 调阅或借阅阅文档和和资产者者必须妥妥善保管管文档和和资产，不不得任意意转借或或复印，不不得拆卸卸、损污污文件，归归还的文文档和资资产材料料应完整整无损，否否则，追追究当事事人的责责任。8. 借出的文档档和资产产资料，因因保管不不慎丢失失时，要要及时追追查，并并报告所所属单位位负责人人及资料料馆及时时处理。九、 处理条例 有下列行为为之一，据据情节轻轻重，给给予5005000元的的扣薪处处理，若若构成犯犯罪依法法追究刑刑事责任任：1. 毁损、丢失失

11、或擅自自销毁公公司文件件档案。2. 擅自向外界界提供、抄抄摘公司司文件档档案。3. 涂改、伪造造文件档档案。4. 未及时上报报归档或或管理不不善的资资料员。5. 未按手续就就借阅、外外带者或或越级查查阅者（资资料员同同罚）。附件1 文档档和资产产登记表表 序号文档和资产产名-文文号份 数提供单位（公公司名称称）来源登记时间移交人接交人备 注 中国最最大的管管理资源源中心附件2 文档和和资产归归档登记记表序号文档和资产产名-文文号归还人归还日期备注附件3 文档档借阅登登记表序号文档名-文文号用 途借阅人批准人备注附件4 文档档和资产产借出登登记表 序号文档和资产产名-文文号份 数用 途批准人借出期限借用人资料员备 注附件5 文档和和资产登登记（归归还）回回执 ：今收到你单单位上交交（归还还）资料料馆的 资料料（产） 份，特此回执。资料员： 年 月月 日附件6 文档档借阅表表借阅人借阅时间文件名用 途批准人资料员附件7 文档档和资产产借出表表借出人借出期限文件名用 途单位负责人人总裁