RF-XZ-ZD-05档案管理实施细则7082.docx

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1、广州富力地产股份有限公司档案管理实施细则文件编号RF-XZ-ZD-05版本/修订A/0日期2013年8月1日档案管理实实施细则则编制日期审核日期批准日期第一章 总 则第一条 为加强强对档案案的收集集、整理理和管理理工作，提提高科学学管理水水平，逐逐步实现现档案工工作规范范化、制制度化、标标准化，保保证公司司档案全全方位地地服务于于公司的的各项工工作，发发挥公司司档案应应有的功功效，结结合公司司实际情情况，特特制定本本细则。第二条 本细则则所称档档案，是是指公司司在生产产、经营营活动和和各项管管理工作作中形成成的具有有保存价价值的各各种门类类和载体体的全部部档案，包包括各部部门、子子公司（以以下

2、简称称各部）的的各种文文字、图图表、声声像等不不同形式式的文书书档案、工工程图纸纸、开发发档案、声声像档案案、荣誉誉实物档档案等。第三条 公司档档案工作作实行统统一领导导，分级级管理的的原则。在在行政部部下设立立档案室室，档案案室配备备专职档档案管理理人员，集集中统一一管理公公司及下下属子公公司部分分档案。公公司各部部门、子子公司配配备档案案员，业业务上接接受行政政部档案案室的指指导，负负责收集集、整理理各部门门、子公公司的文文件材料料并定期期移交给给档案室室。第四条 档案管管理采取取专人负负责、按按时交接接、定期期检查的的管理模模式。专人负责是是指档案案保管部部门及各各经办部部门对应应设置专

3、专职或兼兼职档案案人员负负责本部部门档案案的日常常管理与与保管职职责；按时交接是是指各经经办部门门每周两两次（逢逢周二及及周五）将将办理对对外业务务所产生生的文件件资料、证证照、合合同原件件及时交交行政部部档案室室，按规规范做好好移交登登记手续续，档案案管理员员实时监监督，确确保于规规定的时时限内办办理档案案移交，避避免因环环节疏漏漏或延迟迟移交造造成的风风险隐患患。定期检查是是指集团团相关管管理、保保管部门门及各相相应部门门应建立立档案定定期检查查制度。第二章 档案密级的的划分第五条 列入密密级的档档案是关关系公司司权利和和利益，依依照特定定程序确确定，在在一定时时间内只只限一定定范围的的人

4、员知知悉的事事项。一一般包括括下列事事项：1.公司重重大决策策中的秘秘密事项项。公司司尚未付付之实施施的经营营战略、经经营方向向、经营营规划、经经营项目目及经营营决策。2.公司内内部掌握握的合同同、协议议、意见见书、可可行性报报告以及及重要的的会议记记录和材材料。3.公司财财务预决决算报告告及各类类财务报报表、统统计报表表。4.公司所所掌握的的尚未进进入市场场或尚未未公开的的各类信信息。5.其它经经公司确确认应保保密的事事项。第六条 档案的的密级分分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1.绝密是是公司最最重要的的秘密，泄泄露会使使公司的的权益遭遭受特别别严重的的损失。绝绝密档案案包括：董事长长

5、私人文文件、公公司名下下房地产产权证、各各地区公公司的业业务审批批流程、集集团及下下属公司司供应商商名录、承承建商名名录；股股份公司司股东会会、董事事会、监监事会、薪薪酬委员员会决议议及会议议纪要等等。上述述文件直直接影响响公司权权益的重重要决策策文件、资资料设为为绝密级级。借调此类文文件必须须严格审审核，经经办人员员清晰填填写借借调文件件申请审审批表里里的各项项内容，由由经办部部门经理理审核、报报集团分分管领导导签批同同意后，交交行政部部主管领领导最终终审批。2.机密是是公司重重要的秘秘密，泄泄露会使使公司的的权益遭遭受严重重的损害害。机密密档案包包括：公公司规划划、统计计资料、重重要会议议

6、记录、协协议、声声像档案案等。此类文件需需经办部部门经理理审核、集集团分管管领导签签批同意意后方可可借调。3.秘密是是公司一一般的秘秘密，泄泄露会使使公司的的权益受受到损害害。秘密密级档案案包括：公司开开展对外外业务所所产生的的资料文文档、证证照及合合同、协协议等。借调此类文文件需经经办部门门经理审审核，集集团分管管领导签签批同意意。第三章 档案管理理机构及及其职责责公司档案工工作实行行统一领领导，分分级管理理的原则则。第七条 集团行行政部档档案管理理员工作作职责1.规划公公司档案案工作，起起草公司司档案工工作的各各项管理理制度，组组织公司司专兼职职档案管管理员学学习，执执行公司司档案工工作规

7、章章制度，并并负责监监督、指指导和检检查执行行情况。2.收集、整整理各部部门、子子公司移移交的各各种文件件材料，并并对接收收入库的的档案资资料进行行分类、整整理、立立卷、归归档；有有计划、有有步骤地地进行档档案史料料汇编，编编辑档案案参考资资料，编编制检索索工具，积积极做好好档案信信息资源源的开发发工作。3.集中统统一管理理各种门门类、载载体的公公司档案案，积极极做好鉴鉴定、保保管、统统计、检检索、编编研，主主动提供供利用，为为各项工工作服务务。4.督促公公司各部部门、子子公司档档案员收收集、整整理和移移交各种种档案材材料，指指导各部部门、子子公司的的档案工工作。5.坚持平平时立卷卷，根据据本

8、部门门不同种种类文件件材料形形成的特特征，制制定其案案卷类目目，合理理分类存存放，便便于利用用和立卷卷归档。6.加强对对各部门门、子公公司档案案员的业业务监督督、指导导、检查查工作，协协助各部部门文书书立卷人人员做好好文件材材料的形形成、积积累和整整理归档档工作，保保证归档档档案的的质量。7.对保存存的文书书档案数数量进行行准确的的统计。第八条 档案整整理员应应相对稳稳定，且且不得由由直接经经办业务务的人员员兼任。第九条 档案人人员调动动工作时时，必须须在办理理档案移移交手续续后方可可离开岗岗位。因因交接手手续不全全致使文文件和档档案损毁毁、遗失失的，要要查明情情况并追追究有关关人员责责任。第

9、四章 档案分类和和立卷整整理第十条 公司本本部档案案按照楼楼盘名称称及子公公司名称称分别立立卷，在在卷下又又分为八八个子目目录：公公司证照照、文书书档案、声声像档案案、销售售合同、开开发合同同、开发发资料、工工程图纸纸、荣誉誉实物档档案。在在此大类类下根据据年度按按照流水水号立卷卷。1.文书书档案，以以单位-年度-顺序号号立卷。2.声像像档案，以以事由立立卷，在在事由原原则下按按照声像像档案产产生的先先后顺序序，将每每一事由由的档案案选取有有代表性性的6-10张张像片存存档，依依时间先先后排列列立卷。3.销售售合同，以以项目名名称立卷卷，在项项目下按按照合同同产生的的时间先先后顺序序立卷。4.

10、开发发合同，以以项目名名称立卷卷，在项项目下按按照合同同产生的的时间先先后顺序序立卷。5.开发发资料，以以项目立立卷，在在项目下下按照资资料移交交的时间间先后顺顺序立卷卷。6.公司司证照，以以单位立立卷。7.工程程图纸，以以单位立立卷，按按照文件件产生的的先后顺顺序立卷卷。8.荣誉誉实物档档案，在在公司档档案室或或其它适适合场所所陈列实实物，编编制成册册，以备备查考。第十一条 立卷卷原则立卷应按部部门、时时间、重重要程度度和文件件材料的的自然形形成规律律，保持持其有机机联系，适适当照顾顾保存价价值，分分类组卷卷，以能能准确、全全面反映映公司真真实面貌貌和部门门的主要要职能活活动，便便于查找找利

11、用为为原则。第五章 档案管理工工作的内内容及相相关要求求第一节 公司证证照的管管理第十二条 公司司重要证证照类别别1.内资企企业证照照包括：企业法法人营业业执照正正副本、组组织机构构代码证证正副本本、ICC卡（或或数字证证书）、国国税证正正副本、地地税证正正副本、统统计证、社社保登记记证；2.外资企企业证照照包括：企业法法人营业业执照正正副本、组组织机构构代码证证正副本本、ICC卡（或或数字证证书）、国国税证正正副本、地地税证正正副本、统统计证、外外商投资资企业批批准证书书正副本本、财政政登记证证正副本本、海关关登记证证正副本本、社保保登记证证、外汇汇登记证证；3.新设立立公司工工商登记记材料

12、存存档原件件有： 内资企企业设立立登记材材料：全全体股东东签署的的公司章章程；验验资报告告；法定定代表人人、董事事、监事事和经理理的任职职文件（股股东会决决议、监监事会决决议）；公司场场地使用用证明（无无偿使用用证明或或房管局局备案的的租赁合合同）； 外资企企业设立立登记材材料：公公司章程程；合营营合同（外外经审批批用）；验资证证明；法法定代表表人、董董事、监监事和经经理的任任职文件件（董事事会决议议、监事事会决议议）；公公司场地地使用证证明（无无偿使用用证明或或房管局局备案的的租赁合合同）。4.各类资资质证（括括号内为为证书申申办及日日常管理理部门）：房地产开发发企业资资质证（市市政部）、建

13、建筑业企企业资质质证（建建筑公司司）、物物业管理理企业资资质证（物物业公司司、美好好置业）、建建筑设计计企业资资质证（设设计院）、工工程监理理企业资资质证（监监理公司司）。第十三条 公司司证照归归档及管管理规范范1.新公司司成立后后，由经经办人将将办理出出来的证证照原件件移交到到行政部部档案管管理人员员处，并并填写清清楚移交交记录，管管理员需需立刻将将新证的的数据条条目录入入OA证证照管理理系统，并并且将其其彩色扫扫描件录录入数据据库，原原件分类类放入相相应的档档案文件件夹后存存放档案案室。管管理员平平时应多多检查证证照保存存的情况况是否完完好，各各类证照照在年检检期限前前提醒相相关经办办人需

14、办办理年检检手续。2.证照借借、调档档管理流流程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出。原原则上证证照必须须当天借借当天归归还，遇遇到特殊殊情况需需要借到到外地办办理事情情时，按按实际情情况由专专员携带带外出，办办理完毕毕立刻归归还行政政部档案案室。发发生逾期期尚未归归还证照照情况时时，管理理员应督督促经办办人必须须马上归归还。3.证照复复印件使使用管理理流程：由申请部门门人员在在复印印件借用用申请薄薄上登登记申请部部门经理理审核并并签署意意见行政部部经理审审批档案

15、员员核对复复印件借借用申请请薄上上的审批批手续是是否完整整后，在在复印件件上加盖盖“此复印印件与原原件相符符，仅用用于办理理事宜，复复印无效效”章后方方可领用用。4.证照年年检提示示：企业法人人营业执执照每年年须进行行年度工工商年检检；组织机构构代码证证每年年年检；外资企业业证照包包括：企企业法人人营业执执照、外外商投资资企业批批准证书书、国税税证、地地税证、财财政登记记证、海海关登记记证、外外汇登记记证每年年须进行行外经联联合年检检；资质证书书按主管管部门规规定时间间进行年年检。第二节 开发合合同的管管理第十四条 开发发合同类类别新项目开发发前期合合同按成成交方式式主要分分为两大大类：政政府

16、公开开招、拍拍、挂形形式和转转让买卖卖形式。招招、拍、挂挂形式会会产生：确认认书和和国有有土地出出让合同同；转转让形式式产生：合作作意向书书、框框架协议议和土土地使用用权转让让协议。第十五条 合同同归档及及管理规规范1.纸质合合同评审审类合同同：申请请部门经经办人按按合同分分类依照照现行的的审批流流程完成成各项审审批手续续由申申请部门门经办人人在行政政部填写写对应部部门的合合同登记记簿行政政部核对对合同同（协议议）评审审记录表表上的的审批手手续是否否齐全，并并检查签签约代表表处是否否有相对对应的部部门负责责人签名名及填写写签约日日期行政部部对该合合同盖公公司统一一的合同同编号章章（穗富富 字字

17、 第 号）按按部门分分类进行行编号，同同时检查查每份合合同是否否有法津津事务部部的“合同文文本审核核章”的骑缝缝章行政部部按该合合同尾页页所注明明的份数数进行盖盖章申请部部门经办办人领取取合同并并作签收收我司司存档合合同即时时留行政政部存档档。2.ERPP流程评评审类合合同：申申请部门门经办人人按部门门分类在在ERPP系统上上进行合合同审批批流程并并完成各各项审批批手续由申申请部门门经办人人在行政政部填写写对应部部门的合合同登记记簿行政政部根据据ERPP系统生生成的合合同编号号进入EERP系系统核对对相对应应的合同同审批流流程是否否一致，并并检查签签约代表表处是否否有相对对应的部部门负责责人签

18、名名及填写写签约日日期行政部部对该合合同盖公公司统一一的合同同编号章章（穗富富 字字 第 号）按按部门分分类进行行编号，并并将此编编号手动动录入至至ERPP系统里里相对应应的合同同编号栏栏行政政部按该该合同尾尾页所注注明的份份数进行行盖章申请请部门经经办人领领取合同同并作签签收我司存存档合同同即时留留行政部部存档上述两类合合同如遇遇到需要要我司先先盖章时时，盖章章后复印印一份连连同合合同（协协议）评评审记录录表原件件一并交交行政部部留底，并并仔细填填写先先盖章合合同登记记簿上上的相关关内容，归归还时用用原件换换取之前前留底的的复印件件，在先先盖章合合同登记记簿上上注明归归还时间间及归还还人，将

19、将一份完完整的合合同原件件交行政政部存档档，此流流程结束束。3.非执行行合同（名名临时合合同）：此合同同为特殊殊情况时时办手续续所用，如如与外单单位签定定此类合合同，必必须是因因我司业业务需要要的情况况下方可可执行。按按规定非非执行合合同只能能签盖一一份，并并同时附附有一份份公司统统一格式式的补充充协议，注注明此合合同是办办手续所所需，并并约定此此合同无无效日期期为何时时。由申申请部门门经办人人在行政政部领取取临时时合同盖盖章簿认真填写盖章簿上的相关信息内容申请部门主管负责人审批集团决策委员会分管领导审批法律事务部审批并加盖“合同文本审核章”的骑缝章行政部核对临时合同盖章簿上的审批手续是否齐全

20、，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期行政部对该类合同只盖一份，如有特殊情况必须加盖份数时，需在临时合同盖章簿上注明申请原因，并由部门负责人及法律事务部特批后方可进行盖章申请部门经办人只能领取盖章后的合同复印件一份合同原件即时留行政部存档，如需借用合同原件，需填写借调文件审批表，相关领导审批手续齐全后，由档案管理员借出。4.合同借借、调档档流程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表（附附件一）申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。合同借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期尚未归还证照

21、情况时，管理员应马上督促经办人必须即时归还。5.合同复复印件借借用流程程：由申请部门门人员在在复印印件借用用申请薄薄上登登记申请部部门经理理审核并并签署意意见行政部部经理审审批档案员员核对复复印件借借用申请请薄上上的审批批手续是是否完整整后，在在复印件件上加盖盖“此复印印件与原原件相符符，仅用用于办理理事宜，复复印无效效”章后方方可领用用。6.日常合合同维护护：合同归档后后，管理理员平时时应多抽抽检录入入信息是是否有误误，及时时更新和和修改，严严格遵守守档案管管理规范范，细心心做好每每一份文文件的录录入、归归档、管管理、维维护等工工作，多多钻研能能提高档档案管理理有效的的方式方方法。第三节 销

22、售合合同的管管理第十六条 商品品房买卖卖合同盖盖章及归归档流程程1.销售合合同的盖盖章：销售买卖合合同必需需是法律律事务部部审核及及房管局局要求的的格式合合同为依依据。合合同盖章章前，由由签约部部经办人人在销销售买卖卖合同盖盖章登记记表（附附件二）上上做好登登记,具具体登记记内容：日期、楼楼盘名称称、合同同编号、房房号、业业主名， 登记完完毕即可可到行政政部盖章章，盖章章前必须须核对登登记内容容与纸质质合同是是否一致致，确认认完全无无误即可可盖章。盖盖章完毕毕再打印印该登记记表，由由经办人人-签约约主管-销售部部负责人人审批签签名后即即可领取取已加盖盖公章合合同。签签约中心心每月定定期将已已经

23、房管管局鉴证证过的有有效合同同移交到到档案室室，由经经办人填填写移交交登记本本，档案案员按各各楼盘和和自编号号分类存存放档案案室。盖章过程中中注意事事项：广州市市房地产产交易与与权属登登记询问问记录表表；家庭成成员情况况申报表表；户口簿簿复印件件；结婚证证（或未未婚证等等等其他他婚姻情情况证明明复印件件）；个人所所得税缴缴纳证明明或社会会保险缴缴纳证明明等复印印件；合同涂涂改的内内容等等等都要加加盖公章章。盖完完公章后后加盖法法人代表表私章的的同时，必必需认真真检查合合同是否否漏盖章章的地方方。销销售买卖卖合同盖盖章登记记簿交交给档案案管理员员，合同同备案后后其中一一份原件件合同交交回行政政部

24、存档档，该登登记表作作为对应应盖出的的合同与与归还存存档的合合同数量量是否一一致的凭凭证。2.销售空空白认购购书、赠赠送管理理费确认认书、车车位使用用权确认认书盖章章及归档档流程：由于空空白认购购书、赠赠送管理理费确认认书、车车位使用用权确认认书印刷刷文件内内容必须须经过销销售策划划中心及及法律事事务部审审批后格格式文版版确认，固固必需由由行政部部统一印印刷，方方可执行行盖章。由由销售部部经办人人电话先先通知，电电话中会会告诉楼楼盘名、数数量、用用途，行行政部提提前盖好好章，然然后按照照对应表表格作登登记商商品房认认购盖章章登记表表（附附件三）、赠赠送管理理费确认认书盖章章登记表表（附附件四）

25、、车车位使用用权确认认书盖章章登记表表（附附件五），具具体登记记内容日日期、楼楼盘、编编号、份份数、权权属、领领用人，再再由使用用人呈递递销售部部负责人人审批签签名后即即可领取取。手续续齐全后后商品品房认购购盖章登登记表、赠赠送管理理费确认认书盖章章登记表表、车车位使用用权确认认书盖章章登记表表，转转交给档档案管理理员，由由于盖章章的都是是一式肆肆联，楼楼盘用完完后其中中一联要要交回行行政部存存档的，该该登记表表作为对对应盖出出与归还还存档数数量是否否一致的的凭证。签签约中心心定期将将已经过过房管局局鉴证过过的有效效合同移移交到档档案室，由由经办人人填写移移交登记记本，档档案员按按各楼盘盘和自

26、编编号分类类存放档档案室。3.美好儿儿童世界界租赁合合同、美美好二手手买卖合合同、美美好租赁赁合同、解解约协议议盖章及及归档流流程：美好儿儿童世界界租赁合合同必须须附有李李生签字字审批的的租价表表或者报报告为依依据，美美好租赁赁合同、解解约协议议金额1100万万元以下下（含1100万万元）由由王珩总总审批，超超过1000万以以上的合合同由李李生审批批。以上上美好置置业两类类合同均均附有合合同（协协议）评评审记录录表（附附件六）由美美好毛跃跃华、程程怡、潘潘继军审审批后呈呈法律事事务部负负责人审审批。然后对对应前置置依据手手续齐全全的合同同，经办办人做合合同登记记，具体体登记内内容要求求：序号号

27、、日期期、项目目、合同同名称、合合同类别别、详细细地址、对对方单位位、合同同编号、盖盖章份数数、经办办人、行行政存档档、行政政部签收收。行政政执行盖盖章人核核对登记记内容与与纸质合合同是否否一致。确确认无误误即可盖盖章，盖盖章完毕毕打印该该登记表表由经办办人呈递递潘继军军签名确确认。富力力美好租租赁合同同登记表表（附附件七）转交交给档案案管理员员，租赁赁合同一一式肆份份盖完章章所有合合同原件件由经办办部门呈呈送房管管局备案案后，然然后其中中一份合合同原件件归还行行政部存存档，该该登记表表作为对对应盖出出与归还还存档数数量是否否一致的的凭证。美好二手买卖合同盖章流程则参照“销售商品房买卖合同盖章

28、流程”。美好置业文员定期将已经过房管局登记备案过的有效合同移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。4.管理员员接收到到新合同同后检查查是否符符合归档档条件，各各地区公公司按所所需类别别分类编编号，严严格按照照OA档档案管理理系统内内容录入入相应的的数据，核核对数据据无误后后把合同同原件装装订入库库存放档档案室。第十七条 销售售合同的的使用1.借、调调档流程程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出。合合同借出出期限一一般不能能超过三

29、三天，遇遇特殊情情况按借借档实际际事宜处处理。发发生逾期期尚未归归还证照照情况时时，管理理员应马马上督促促经办人人必须即即时归还还。2.复印件件借用流流程：由申请部门门人员在在复印印件借用用申请薄薄上登登记申请部部门经理理审核并并签署意意见行政部部经理审审批档案员员核对复复印件借借用申请请薄上上的审批批手续是是否完整整后，在在复印件件上加盖盖“此复印印件与原原件相符符，仅用用于办理理事宜，复复印无效效”章后方方可领用用。第四节 开发资资料的管管理第十八条 开发发资料的的类别项目开发期期间所产产生的文文件主要要由三块块主干业业务产生生：国土土类、规规划类、市市政建设设类，整整个新开开发项目目从拍

30、卖卖开始到到最终业业主取得得产权证证总共会会产生880个节节点，节节点当中中也会因因应不同同情况产产生不同同的开发发文件（详详见附件件八），管管理员应应按照时时间顺序序催促经经办部门门移交相相关开发发资料存存档。第十九条 开发发资料的的归档及及管理规规范1.管理员员接收到到新的开开发资料料后检查查是否符符合归档档条件，按按类别分分类编号号，严格格按照OOA档案案管理系系统内容容录入相相应的数数据，核核对数据据无误后后把资料料原件入入库存放放档案室室相应的的档案柜柜。归档档后的资资料平时时应多抽抽检录入入信息是是否有误误，及时时更新和和修改，严严格遵守守档案管管理规范范，细心心做好每每一份文文件

31、的录录入、归归档、管管理、维维护等工工作。 2.开发资资料借、调调档流程程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出。文文件借出出期限一一般不能能超过三三天，遇遇特殊情情况按借借档实际际事宜处处理。3.开发资资料复印印件借用用流程：由申请部门门人员在在复印印件借用用申请薄薄上登登记申请部部门经理理审核并并签署意意见行政部部经理审审批档案员员核对复复印件借借用申请请薄上上的审批批手续是是否完整整后，在在复印件件上加盖盖“此复印印件与原原件相符符，仅用用于办理理事宜，复复印

32、无效效”章后方方可领用用。第五节 工程图图纸的管管理第二十条 工程程图纸的的类别每个项目基基本产生生的图纸纸包括：报建图图（报建建换图）、方方案复函函图、施施工图、国国土证附附图、用用地红线线图、排排水设计计图、竣竣工图、人人防施工工报建图图、道路路报建图图、单体体方案图图、准予予行政许许可决定定书附图图。第二十一条条 图图纸的归归档及管管理规范范1.经办部部门把办办理回来来的图纸纸原件移移交到行行政部档档案管理理员处，做做好移交交登记签签收手续续。管理理员按类类别流水水号编号号录入OOA系统统，分类类存放档档案室相相应的图图纸档案案柜。2.图纸借借、调档档流程：由申请部门门人员填填写借借调文

33、件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出。图图纸借出出期限一一般不能能超过三三天，遇遇特殊情情况按借借档实际际事宜处处理。第六节 声像档档案第二十二条条 声声像资料料的类别别声像档案包包括：公公司各类类大型活活动、重重要会议议的照片片、录像像及录音音。第二十三条条 声声像档案案的归档档及管理理规范 1.活动动结束后后一周内内，由活活动负责责人把活活动照片片、录像像的成品品及电子子版移交交到档案案室存档档，存档档光盘需需清晰标标明活动动名称及及时间，大大型活动动还需要要制作精精美的画画册以存存留档。2

34、.声像借借档流程程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出。声声像档案案必须当当天借当当天归还还，而且且在没有有行政部部主管领领导同意意的情况况下不能能擅自拷拷贝自用用，一经经发现严严厉处罚罚。第七节 荣誉实实物档案案第二十四条条 荣荣誉实物物的类别别荣誉实物一一般包括括：奖牌牌、奖杯杯、证书书、外方方授予的的纪念品品等。第二十五条条 荣荣誉实物物的归档档及管理理规范1.收到荣荣誉实物物后做好好签收记记录，管管理员拍拍照后分分类留存存电子版版本在电电脑指定定文件夹夹，

35、另备备份在档档案室专专用移动动硬盘内内。2.荣誉实实物借档档流程：由申请部门门人员填填写借借调文件件审批表表申请部部门经理理审核并并签署意意见主管副副总经理理审批档案案员核对对借调调文件审审批表上上的审批批手续是是否完整整方可借借出，借借出期限限具体看看办理用用途而界界定。第八节 对外发发文的管管理第二十六条条 对对外发文文的盖章章复印件件留存方方法所有对外发发文的文文件盖章章需一式式两份文文本，一一份由经经办部门门相关主主管负责责人签名名确认，另另一份需需过有公公司名称称抬头的的便签纸纸后方可可盖章，盖盖章后复复印一份份与签名名原件一一并由行行政部存存档。第二十七条条 对对外发文文的分类类保

36、管及及管理规规范收到对外发发文留存存的复印印件后，按按照公司司名称和和产生时时间的顺顺序分类类归档，然然后放入入档案盒盒保存以以便日后后翻查。第九节 集团公公司通知知通告的的保存管管理第二十八条条 由由前台文文员负责责把人事事通告、集集团通知知及企管管中心通通知按类类别和文文号顺序序分类保保存在相相应的文文件夹内内，档案案管理员员定期进进行检查查，按月月度归档档存入档档案室。第十节 集团公公司重大大会议纪纪要的保保存管理理第二十九条条 重重大会议议纪要是是指由集集团董事事长或总总经理主主持召开开的重大大会议，会会后由相相关秘书书将由会会议主持持人签发发的会议议纪要移移交到行行政部档档案室，管管

37、理员按按照类别别及会议议纪要的的文号顺顺序归档档保存。第十一节 大型型活动资资料收集集及保管管第三十条 集团团重要活活动的策策划方案案、预算算批复、活活动流程程、工作作人员手手册、活活动画册册等资料料在活动动后一周周内由活活动负责责人移交交到档案案室，管管理员按按照活动动类别及及时间归归档保存存。第十二节 公司司集体户户户口卡卡的保管管第三十一条条 集集体户籍籍卡保存存及借调调档的管管理1.人事部部将已办办理入户户手续的的户籍卡卡移交到到行政部部档案室室，经办办人办理理移交手手续，管管理员把把户籍卡卡按办理理时间的的顺序存存放在居居民户口口薄内内存放档档案室保保管。2.借用户户籍卡人人员需在在

38、户籍籍卡借用用登记薄薄（附附件九）上上登记方方可借出出，一般般情况下下在一周周内归还还。第十三节 印鉴鉴使用申申请薄的的使用及及存档管管理第三十二条条 行行政部按按部门、子子公司分分别印制制相应的的印鉴鉴使用申申请薄（附附件十），统统一存放放在行政政部公章章管理员员处，经经办部门门每次使使用需办办理印印鉴使用用申请薄薄借出出登记手手续。当当印鉴鉴使用申申请薄使使用完毕毕时，由由相关部部门或子子公司向向行政部部提出领领用新薄薄需求申申请，领领用新薄薄必须将将旧薄同同时交回回，经办办人与行行政部档档案管理理员办理理登记领领用及归归还手续续。使用用完毕的的印鉴鉴使用申申请薄按按部门、时时间排序序存放

39、档档案室。第十四节 其它文文件的管管理第三十三条条 其它它需存档档文件包包括：集团属属下的商商标证；各子公公司刻章章许可证证回执；公司内内部刊物物富富力号、新新富力、新新家园、富富力东方方；行政部部负责统统筹广州州公司申申请购买买的过节节礼品、购购物卡明明细汇总总表；员工过过节福利利明细汇汇总表；媒体资资讯汇总总。以上上资料均均以按类类别及产产生的时时间顺序序分类存存放档案案室。第六章 档案分类大大纲类目范畴归 档 范 围 公司证照内资企业证照企业法人营营业执照照正副本本、组织织机构代代码证正正副本、IIC卡（或或数字证证书）、国国税证正正副本、地地税证正正副本、统统计证、社社保登记记证。外资

40、企业证照企业法人营营业执照照正副本本、组织织机构代代码证正正副本、IIC卡（或或数字证证书）、国国税证正正副本、地地税证正正副本、统统计证、外外商投资资企业批批准证书书正副本本、财政政登记证证正副本本、海关关登记证证正副本本、社保保登记证证、外汇汇登记证证。新设立内资资公司工工商登记记材料存档原件全体股东签签署的公公司章程程；验资资报告；法定代代表人、董董事、监监事和经经理的任任职文件件（股东东会决议议、监事事会决议议）；公公司场地地使用证证明（无无偿使用用证明或或房管局局备案的的租赁合合同）。新设立外资资公司工工商登记记材料存档原件全体股东签签署的公公司章程程；合营营合同（外外经审批批用）；

41、验资证证明；法法定代表表人、董董事、监监事和经经理的任任职文件件（董事事会决议议、监事事会决议议）；公公司场地地使用证证明（无无偿使用用证明或或房管局局备案的的租赁合合同）。各类资质证证房地产开发发企业资资质证（市市政部）、建建筑业企企业资质质证（建建筑公司司）、物物业管理理企业资资质证（物物业公司司、美好好置业）、建建筑设计计企业资资质证（设设计院）、工工程监理理企业资资质证（监监理公司司）。其他证照集团属下的的商标证证；各子子公司刻刻章许可可证回执执。开发合同招、拍、挂挂形式产生合同成交确认认书、和和国有有土地出出让合同同。转让形式产生合同合作意向向书、框框架协议议和土土地使用用权转让让协

42、议。销售合同集团销售合同商品房买卖卖合同美好置业合同美好儿童世世界租赁赁合同、美美好二手手买卖合合同、美美好租赁赁合同、解解约协议议开发资料开发资料国土类开发发资料建设用地地批准书书、国国有土地地使用证证、广广东省广广州市商商品房预预售许可可证。规划类开发发资料建设用地地规划许许可证、广广州市规规划局立立案申请请回执、关关于同意意修建性性规划调调整方案案的复函函、广广州市规规划局立立案申请请回执、关关于送审审单体建建筑设计计方案的的复函、建建设工程程规划许许可证、建建设工程程规划验验收合格格证、广广州市建建设工程程放线测测量记录录册、建建设工程程规划验验收测量量记录册册。市政建设类类开发资料广

43、州市建建设工程程档案报报送责任任书、广广州市配配套设施施建设费费缴交通通知书、关关于住宅宅区建筑筑设计卫卫生学意意见的函函、人人防工程程专项竣竣工验收收备案意意见书、竣竣工环保保验收函函、设设计招标标的中标标通知书书、监监理招标标的中标标通知书书、施施工招标标的中标标通知书书、广广州市居居住（公公共）建建筑节能能设计审审查备案案表、广广州市民民用建筑筑节能工工程施工工质量验验收备案案登记表表、余余泥渣土土排放证证、广广州市公公安消防防局建设设工程消消防设计计的审核核意见、准准予行政政许可决决定书、广广州市区区建设和和市政局局开挖道道路许可可证、建建筑工程程施工许许可证、供供水设施施验收报报告、

44、临临时排水水许可证证、广广州市公公安消防防局建设设工程消消防验收收合格意意见书、建建设工程程施工质质量验收收监督意意见书、档档案确认认书、房房屋建筑筑工程和和市政基基础设施施工程竣竣工验收收备案表表、广广州市配配套设施施建设费费缴交通通知书、排排水许可可证、公公建配套套移交、邀邀标核准准书。其它资料房屋面积积预测量量成果报报告书、地地名申请请回执、关关于命名名的批复复、申申请（变变更）门门牌批准准通知书书、广广州市建建设工程程施工图图审查备备案、关关于建筑筑工程抗抗震设防防专项审审查意见见批复、基基坑支护护设计审审查批复复、关关于小区区初步设设计技术术评审意意见。工程图纸报建图（报报建换图图）

45、、方方案复函函图、施施工图、国国有土地地使用证证附图、用用地红线线图、排排水设计计图、竣竣工图、人人防施工工报建图图、道路路报建图图、单体体方案图图、准予予行政许许可决定定书附图图。声像档案公司各类大大型活动动、重要要会议的的照片、录录像及录录音。荣誉实物奖牌、奖杯杯、证书书、外方方授予的的纪念品品等。文书档案对外发文所有对外发发文盖章章后复印印一份与与有主管管负责人人签名原原件一并并存档。集团通知通通告人事通告、集集团通知知及企管管中心通通知原件件集团重大会会议纪要要集团董事长长或总经经理主持持召开的的重大会会议，会会后由相相关秘书书将由会会议主持持人签发发的会议议纪要。大型活动资资料集团重

46、要活活动的策策划方案案、预算算批复、活活动流程程、工作作人员手手册、活活动画册册等资料料。第七章 档案的保管管第三十四条条 档档案室内内严禁存存放易燃燃易爆物物品及其其他物品品,保持持室内,走廊畅畅通无阻阻,必须须配备适适用的灭灭火器，对对室内照照明线路路要定期期检查,发现问问题,及及时抢修修,防止止短路引引起火灾灾。第三十五条条 档档案管理理员要坚坚持定期期对档案案资料进进行检查查,清理理,核对对工作,如发现现问题,立即向向领导报报告,对对破损或或褪变档档案应及及时进行行抢救。第三十六条条 档档案人员员离开档档案室时时,注意意门窗落落锁,安安全保密密,非档档案室管管理人员员,未经经批准不不得进入入档案室室。 第八章 附则第三十七条条 本本细则由由富力地地产集团团行政部部负责解解释。第三十八条