百事食品质量安全管理制度24447.docx
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1、二、标准采购作业细则请 购第一条 请购部门门的划分各项材料的的请购部门门如下:(一)常备备材料:生生产管理部部门(二)预备备材料:物物料管理部部门(三)非常常备材料:1.订货生生产用料:生产管理理部门2.其他用用料:使用用部门或物物料管理部部门第二条 请购单的的开立、递递送(一)请购购经办人员员应依存量量管理基准准、用料预预算,参酌酌库存情况况开立请购购单,并注注明材料的的品名、规规格、数量量、需求日日期及注意意事项经主主管审核后后依请购核核决权限呈呈核并编号号(由各部部门依事业业部别编订订),“请请购单(内内购)(外外购)”附附“请购案案件寄送清清单”送采采购部门。 (二二)需用日日期相同且
2、且属同一供供应厂商供供应的统购购材料,请请购部门应应以请购单单附表,一一单多品方方式,提出出请购。(三)紧急急请购时,由由请购部门门于“请购购单”“说说明栏”注注明原因,并并加盖“紧紧急采购”章章,以急件件卷宗递送送。(四)材料料检验须待待试车方能能实施者,请请购部门应应于“请购购单”上注注明“试车车检验”及及“预定试试车期限”。(五)庶务务用品由物物料管理部部门按月依依耗用状况况,并考虑虑库存情况况,填制“请请购单”提提出请购。第三条 免开请购购单部分(一)下列列总务性物物品免开请请购单,并并可以“总总务用品申申请单”委委托总务部部门办理,但但其核决权权限另订,其其列举如下下:1. 贺奠奠用
3、物品:花圈、花花篮、礼物物等。2. 招待待用品:饮饮料、香烟烟等。3. 书报报(含技术术性书籍及及定期刊物物)、名片片、文具等等。4. 打字字、刻印、报报表等。(二)零星星采购及小小额零星采采购材料项项目。第四条 请购核决决权限1. 原物物料:(1) 请请购金额预预估在1万万元以上者者,由科长长核决。(2) 请请购金额预预估在1万万元至5万万元者,由由经理核决决。(3) 请请购金额预预估在5万万元以上者者,由总经经理核决。 2.财产产支出:(1)请购购金额预估估在20000元以下下者,由科科长核决。(2)请购购金额预估估在20000元至22万元者,由由经理核决决。(3)请购购金额预估估在2万元
4、元以上者,由由总经理核核决。 3. 总总务性用品品:(1)请购购金额预估估在10000元以下下者,由科科长核决。(2)请购购金额预估估在10000元至11万元者,由由经理核决决。(3)请购购金额预估估在1万元元以上者,由由总经理核核决。附注:凡列列入固定资资产管理的的请购项目目应以“财产支出出”核决权限限呈核。(二)外购购:1.请购金金额预估在在10万(含)元以以下者,由由经理核决决。2.请购金金额预估在在10万元元以上者,由由总经理核核决。第五条 请购案件件的撤销(一)请购购案件的撤撤销应立即即由原请购购部门通知知采购部门门停止采购购,同时于于“请购单单(内购)”或“请请购单(外外购)”第第
5、一、二联联加盖红色色“撤销”的的戳记及注注明撤销原原因。(二)采购购部门办妥妥撤销后,依依下列规定定办理:1.采购部部门于原请请购单加盖盖“撤销”章章后,送回回原请购部部门。2.原“请请购单”已已送物料管管理部门待待办收料时时,采购部部门应通知知撤销,并并由物料管管理部门据据以将原请请购单退回回原请购部部门。3. 原请请购单未能能撤销时,采采购部门应应通知原请请购部门。 采 购第六条 采购部门门的划分(一)内购购:由国内内采购部门门负责办理理。(二)外购购:由国外外采购部门门负责办理理,其进口口庶务由业业务部门办办理。(三)总经经理或经理理对于重要要材料的采采购,可直直接与供应应商或代理理商议
6、价。专专案用料,必必要时由经经理或总经经理指派专专人或指定定部门协助助办理采购购作业。第七条 采购作业业方式除一般采购购作业方式式外,采购购部门可依依材料使用用及采购特特性,选择择下列一种种最有利的的方式进行行采购:(一)集中中计划采购购:凡具有有共同性的的材料,须须以集中计计划办理采采购较为有有利者,可可核定材料料项目,通通知各请购购部门依计计划提出请请购,采购购部门定期期集中办理理采购。(二)长期期报价采购购:凡经常常性使用,且且使用量较较大宗的材材料,采购购部门应事事先选定厂厂商,议定定长期供应应价格,呈呈准后通知知各请购部部门依需要要提出请购购。第八条 采购作业业处理期限限采购部门应应
7、依采购地地区、材料料特性及市市场供需,分分类制定材材料采购作作业处理期期限,通知知各有关部部门以便参参考,遇有有变更时,应应立即修正正。第二节 国内采购购作业处理理第九条 询价、比比价、议价价(一)采购购经办人员员接获“请请购单(内内购)”后后应依请购购案件的缓缓急,并参参考市场行行情及过去去采购记录录或厂商提提供的资料料,除经核核准得以电电话询价之之外,另需需精选三家家以上的供供应商办理理比价或经经分析后议议价。(二)若厂厂商报价的的规格与请请购材料规规格略有不不同或属代代用品者,采采购经办人人员应检附附资料并于于“请购单单”上予以以证明,经经主管核发发后,先会会使用部门门或请购部部门签注意
8、意见后呈核核。(三)属于于买卖惯例例超交者(如最低采采购量超过过请购量),采购经经办人员于于议价后,应应于请购单单“询价记记录栏”中中注明,经经主管签认认后呈核。(四)对于于厂商的报报价资料经经整理后,经经办人员应应深入分析析后,以电电话等联络络方式向厂厂商议价。(五)采购购部门接到到请购部门门以电话联联络的紧急急采购案件件,主管应应立即指定定经办人员员先行询价价、议价,待待接到请购购单后,按按一般采购购程序优先先办理。(六)“试试车检验”的的采购条件件,采购经经办人员应应于“请购购单”注明明与厂商议议定的付款款条件呈核核。第十条 呈核及核核决(一)采购购经办人员员询价完成成后,于“请请购单”
9、详详填询价或或议价结果果及拟订“订订购厂商”“交交货期限”与与“报价有有效期限”经经主管审核核,并依请请购核决权权限呈核。(二)采购购核决权限限:第十一条条 订购购(一) 采购经办人人员接到经经核决的“请请购单”后后应以“订订购单”向向厂商订购购,并以电电话或传真真确定交货货(到货)日期,同同时要求供供应商于“送送货单”上上注明“请请购单编号号”及“包包装方式”。(二) (二)若属属分批交货货者,采购购经办人员员应于“请请购单”上上加盖“分分批交货”章章以资识别别。 (三)采采购经办人人员使用暂暂借款采购购时,应于于“请购单单”加盖“暂暂借款采购购”章,以以资识别。 第第十二条 进度控控制及事
10、务务联系(一)国内内采购部门门应分询价价、订购、交交货三个阶阶段,以“采采购进度控控制表”控控制采购作作业进度。(二)采购购经办人员员未能按既既定进度完完成作业时时,应填制制“进度异异常反应单单”并注明明“异常原原因”及“预预定完成日日期”,经经呈主管核核示后转送送请购部门门,依请购购部门意见见拟订对策策处理。第十三条 整理付付款(一)物料料管理部门门应按照已已办妥收料料的“请购购单”连同同“材料检检验报告表表”(其免免填“材料料检验报告告表”部分分,应于收收料单加盖盖“免填材材料检验报报告表”章章)送采购购部门,经经与发票核核对无误,于于翌日前由由主管核章章后送会计计部门。会会计部门应应于结
11、帐前前,办妥付付款手续。如如为分批收收料者,“请请购单(内内购)”的的会计联须须于第一批批收料后送送会计部门门。(二)内购购材料须待待试车检验验者,其订订立合同部部分,依合合同规定办办理付款,未未订合同部部分,依采采购部门呈呈准的付款款条件整理理付款。(三)短交交应补足者者,请购部部门应依照照实收数量量,进行整整理付款。(四)超交交应经主管管核示始得得依照实收收数量进行行整理付款款,否则仅仅依订货数数付款。第三节 境外采购购作业处理理(含进口口事务、关关务) 第第十四条 询价、比比价、议价价(一)外购购部门依“请请购单(外外购)”的的需求日及及急缓件加加以整理,并并依据供应应厂商资料料,并参考
12、考市场行情情及过去询询价记录,以以电话或传传真方式进进行询价作作业,但因因特殊情况况(独家制制造或代理理等原因)应于“请请购单(外外购)”注注明外,原原则上应向向三家以上上供应厂商商询价、比比价或经分分析后议价价。(二)请购购的材料规规范较复杂杂时,外购购部门应附附上各厂商商所报材料料的重要规规范并签注注意见后,会会请购部门门确认。第十五条 呈核及及核决(一)比价价、议价完完成后,外外购部门应应填制“请请购单(外外购)”,拟拟订“订购购厂商”“预预定装船日日期”等,连连同厂商报报价资料,送送请购部门门依采购核核决权限核核决。(二)核决决权限1.采购金金额以CIIF美元总总价折合在在元元(含)以
13、以下者由经经理核决。2.采购金金额以CIIF美元总总价折合超超过元以上者者由总经理理核决。(三)采购购案件经核核决后,如如发生采购购数量、金金额的变更更时,请购购部门应依依更改后的的采购金额额所需的核核决权限重重新呈核;但若更改改后的核决决权限低于于原核决权权限时仍应应由原核决决主管核决决。第十六条 订购与与合同(一)“请请购单(外外购)”经经核决送回回外购部门门后,即向向厂商订购购并办理各各项手续。(二)需与与供应厂商商签订长期期合同者,外外购部门应应以签呈及及拟妥的长长期合同书书,依采购购核决权限限呈核后办办理。第十七条 进度控控制及异常常处理(一)外购购部门应以以“请购单单(外购)”及“
14、采采购控制表表”控制外外购作业进进度。(二)外购购部门于每每一作业进进度延迟时时,应主动动开立“进进度异常及及反应单”记记明异常原原因及处理理对策,据据此修订进进度并通知知请购部门门。(三)外购购部门于外外购案件“装装船日期”有有延误时,应应主动与供供应厂商联联系催交,并并开立“进进度异常反反应单”记记明异常原原因及处理理对策,通通知请购部部门,并依依请购部门门意见处理理。 第十八八条 进进口签证前前(“请购购单(外购购)”核准准后)的专专案申请(一)专案案进口机器器设备的申申请专案案进口机器器设备时,外外购部门应应准备全部部文件申请请核发“输输入许可证证”,申请请函中并应应请求“国国贸局”在
15、在“输入许许可证”加加盖“国内内尚无产制制”的戳记记及核准章章,以便进进口单位凭凭以向海关关申请专案案进口及分分期缴税。(二)进口口度量衡器器及管理物物品时,外外购部门应应于申请“输输入许可证证”之前准准备“报价价单”及其其他有关资资料送进口口单位向政政府机关申申请核准进进口。第二十三条条 税务务(一)免货货物税及“工工业用证明明”的申请请1.进口的的货品可申申请免货物物税者,外外购部门应应于“输入入许可证”核核准后,检检具必需文文件,向税税捐处申请请,经取得得核准函后后向海关申申请免货物物税。2.除“免免凭经济部部工业局证证明办理具具结免税进进口”的项项目外,其其他合于免免税规定的的人造树脂
16、脂类材料,外外购部门应应于开发“信信用状”后后检具必需需文件向经经济部工业业局申请“非非供塑胶用用”证明,以以便于报关关时据此向向海关申请请依工业用用物品税率率缴纳进口口关税。(二)专案案进口税则则预估及分分期缴税的的申请及办办理外购部部门应于进进口前,检检具有关文文件,凭以以向海关申申请税则预预估,等核核准后并办办理分期缴缴税及保证证手续。第二十四条条 输入入许可证、信信用状的修修改供应商成本本公司要求求修改“输入许可可证”或“信用状”时,外购购部门应开开立“信用状、输输入许可证证修改申请请书”经呈核后后,检具修修改申请文文件送进口口事务科办办理。第二十五条条 装船船通知及提提货文件的的提供
17、(一)外购购部门接到到供应商通通知有关船船名及装船船日期时,应应立即填制制“装船通通知单”分分别通知请请购部门、物物料管理部部门及有关关部门。(二)外购购部门收到到供应商的的装船及提提货文件时时,应检具具“输入许许可证”及及有关文件件,以“装装运文件处处理单”先先送进口单单位办理提提货背书。(三)提货货背书办妥妥后,外购购部门应检检具“输入入许可证”及及提货等有有关文件,以以“装运文文件处理单单”办理报报关提货。(四)管理理进口物品品放行证的的申请:进口管理物物品时,外外购部门应应于收到装装运文件后后,检具必必需文件送送政府主管管机关申请请“进口放行行证”或“进口护照照”,以便据据此报关提提货
18、。第二十六条条 进口口报关(一)关务务部门收到到“请购单单(外购)”及报关关文件时,应应视买卖、保保险及税率率等条件填填制“进口口报关处理理单”连同同报关文件件,委托报报关行办理理报关手续续,同时开开立“外购购到货通知知单”(含含外购收料料单)送材材料库办理理收料。(二)不结结汇进口物物品,进口口单位(邮邮寄包裹则则为总务部部门)应于于接获到货货通知时,查查明品名、数数量等资料料,并会外外购部门确确认需要提提货者再行行办理报关关提货。如如系无价进进口的材料料、补运赔赔偿及退货货换料等,报报关时关务务部门应开开立“外购购到货通知知单(含外外购收料单单)”通知知收货部门门办理收料料,而属其其他材料
19、及及物品则由由收件部门门于联络单单签收后,送送处理部门门处理。(三)关税税缴纳前进进口单位应应确实核对对税则、税税率后申请请暂借款缴缴纳。(四)海关关估税的税税率如与进进口单位估估列者不符符时,进口口单位应立立即通知外外购部门提提供有关资资料,于海海关核税后后14天内内以书面向向海关提出出异议,申申请复查,并并申请暂借借款办理押押款提货。押押款提货的的案件,进进口单位应应于“进口口报关追踪踪表”记录录,以便督督促销案。(五)税捐捐记帐的进进口案件,进进口单位应应依“请购购单(外购购)”,于于报关时检检具必需文文件办理具具结记帐,并并将记帐情情况记入“税税捐记帐额额度记录表表”及“税税捐记帐额额
20、度控制表表”。(六)船边边提货的进进口材料,进进口单位应应于货物抵抵港前办妥妥缴税或记记帐手续,以以便船只抵抵港时,即即时办理提提货。第二十七条条 报关关进度控制制关务部门应应分报关、验验关、估税税、缴税、放放行五阶段段,以“进口报关关追踪表”控制通关关进度。第二十八条条 公证证(一)各公公司事业部部应依材料料进口索赔赔记录及材材料特性等等因素,研研判材料项项目(如外外购散装材材料),通通知进口单单位于材料料进港时,会会同公证行行前往公证证。(二)外购购材料于验验关或到厂厂后发现短短损而合于于索赔条件件者,进口口单位应于于接获报关关行或材料料库通知时时,联络公公证行办理理公证。(三)进口口货品
21、办理理公证时,进进口单位应应于公证后后配合索赔赔经办时效效,索取公公证报告分分送有关部部门。第二十九条条 退汇汇(一)外购购部门依进进口材料的的装运情况况,判断信信用状剩余余金额已无无装船的可可能时,应应于提供报报关文件时时提示进口口单位,并并于进口材材料放行及及“输入许许可证”收收回后,开开立“信用用状退汇通通知单”连连同“输入入许可证”送送进口事务务科办理退退汇。(二)退汇汇金额较大大,但信用用状未逾有有效期限者者,外购部部门应向供供应厂商索索回信用状状正本,送送进口单位位办理退汇汇。第三十条 索赔(一)外购购部门接到到收货异常常报告(“材材料检验报报告表”或或“公证报报告”等)时,应立立
22、即填制“索索赔记录单单”连同索索赔资料交交索赔经办办部门办理理。(二)以船船公司或保保险公司为为索赔对象象者,由进进口单位办办理索赔;以供应厂厂商为索赔赔对象时,由由外购部门门办理索赔赔。(三)索赔赔案件办妥妥后,“索索赔记录单单”应依原原采购核决决权限呈核核后归档。第三十一条条 退货货或退换(一)外购购材料须予予退货或退退换时,外外购部门应应适时通知知进口单位位依政府规规定期限向向海关申请请。(二)复运运出口、进进口的有关关事务,外外购部门应应负责办理理,其出口口进口签证证、船务、保保险报关等等事务则委委托出口单单位及进口口单位配合合办理。(三)退换换的材料进进口时依本本节有关规规则办理。第
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