档案管理学培训资料38506.docx

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1、档案管理学第一部份 档案一、 档案的起源源：我国最早的的档案是甲甲骨档案，产产生于公元元前年前的的殷商时期期，是我国国考古工作作者在河南南安阳小屯屯村发掘的的。甲骨文是指指刻在龟甲甲和兽骨上上的文字，是是迄今为止止发现的我我国历史上上最早的文文字记录，内内容多是商商王室占卜卜的记录。占卜虽然是是一种迷信信，但在当当时的历史史条件下，却却是商王朝朝的一种重重要活动，凡凡祭祀、军军事、农耕耕、狩猎或或者关于风风雨、年成成、疾病等等，都要占占卜，记载载在龟甲或或兽骨上，集集中保存起起来，通常常说中国有有几千年文文字可考的的历史，主主要是以这这些甲骨档档案为信证证，因而它它是我们的的国宝。甲骨档案的的

2、发现是偶偶然的，发发现者是王王懿荣先生生，傅斯年年年组织挖挖掘了安阳阳殷墟，此此前有些散散存在社会会上。商、周时期期，还有铸铸在青铜器器上的铭文文，记载王王族恩赐、征征战经过、划划定疆界等等。春秋战战国时期，冶冶炼技术有有很大大发发展，郑国国大夫子产产首先将刑刑书铸于鼎鼎上，叫做做刑鼎，历历史上成文文法的公布布，大致上上始于这一一时期。还还有些是将将文告之类类的刻在石石头上。金金文档案和和金石档案案统称为金金石档案。此外还有简简牍档案，即即书写在竹竹片和木牍牍上的文字字，事情简简单、字数数不多，写写在狭长的的单片竹简简或较方的的木牍上即即可；事情情重大，字字数很多，则则简片连起起来，汇集集成册

3、，“造册上报报”这个词，就就是那时传传下来的。“馨竹难书书”这个成语语，也是那那时流传下下来的。馨馨：用尽的的意思，即即用尽所有有的竹简也也难书写完完。秦汉以后，一一些重要文文件用丝织织品书写，称称缣帛档案案。缣帛档档案可以卷卷成一卷、一一轴，所以以量词用卷卷、卷轴。西汉时期，蔡蔡伦在公元元年年发明纸张张，导致了了档案制成成材料的第第一次革命命。（造价价低，体积积小，便于于交流）。档案制成材材料的第二二次革命是是现代照片片的诞生（年年）及计算算机的出现现。年年月日日日在在北京召开开了第十三三届国际档档案大会，为为庆祝这次次大会的召召开，邮电电部发行了了一套邮票票，名为中中国古代档档案珍藏，共共

4、四枚。、 甲骨档案商代龟龟甲（商代代出士的刻刻辞卜甲）、 简牍档案汉代木木牍（中国国最早的郡郡级档案）、 金石档案明代铁铁券、 纸质档案清代图图书（清帝帝向比利时时国君递送送的国书）这套照片记记载着档案案的发展历历程。二、档案的的定义：各国对档案案一词下的的定义有所所不同。如：美国大大百科全书书（）“档案，是是在执行法法律和处理理事务中制制成或收到到的因具有有永久价值值而保存起起来的文件件的有机体体，包括文文稿、簿册册、地图、录录音带和其其他文献材材料在内。”法兰西共共和国档案案法（）：“任何自然然人和法人人、任何国国家机关或或组织、任任何机构和和部门，在在自身活动动中产生或或收到的文文件整体

5、，不不管其形成成日期、形形式和制成成材料，都都是档案。”构成比较科科学的档案案定义，应应该包括四四个要素：、来源源，、属属性，、形形态，、特特点。档案是机关关、组织和和个人在社社会活动中中形成的，作作为历史记记录保存起起来以备查查考的文字字、图像、声声音及其他他各种方式式和载体的的文件。档案法第第二条：档档案是指过过去和现在在的国家机机构，社会会组织以及及个人从事事政治、军军事、经济济、科学、技技术、文化化、宗教等等活动直接接形成的对对国家和社社会有保存存价值的各各种文字、图图像、声像像等不同形形式的历史史记录。含义：、来来源：由由文件转化化来的。文文件转化成成档案应具具备三个条条件，办理完毕

6、毕的文件。办办理完毕是是指文书处处理程序上上告一段落落。正在承承办中的文文件不是档档案。文件件是档案的的前身，档档案是文件件的归宿，但但不是所有有文件的归归宿。有查考利利用价值的的文件，文文件是档案案的基础，档档案是文件件的精华。按一定规律保存起来的文件。经过分类、立卷集中保存起来的文件。、属性：是各种组组织和个人人在其特定定的社会活活动中形成成的。形成者：官方性质质的各种机机关单位；半官方性性质的或非非官方性质质的社团组组织，某些些个人。特定的社社会活动：机关，依依法行政；社团，行行使权利和和承担义务务；个人，手手稿、信件件、家谱等等。、形式：一是指档档案信息的的记录方式式：文字、图图表、声

7、音音、图像。二二是指档案案载体的形形式，比如如甲骨、简简牍、纸张张、照片、磁磁带等。、 特征：是历历史的原始始记录，是是特定的形形成者在当当时、当地地直接使用用的原始文文件的转化化物，不是是事后编写写或随意收收集的材料料，具有原原始性的特特点。三、档案的的作用：档案的作用用是多方面面的，概括括起来有两两个基本方方面：即凭凭证作用和和参考作用用。凭证作用：落实政策策，法律诉诉讼等参考作用：制定计划划，组织生生产，编写写史料、水水利设施等等。四、档案的的种类：按内容分有有文书、人人事、会计计、科技、户户籍、婚姻姻、房地产产等第二部份档案管管理体制我国档案管管理的基本本原则是，集集中统一地地管理国家

8、家全部档案案，维护档档案的完整整与安全，便便于党和国国家各项工工作的利用用。如何体现和和贯彻这一一原则？成成立机构档案机构：档案事业业管理机构构档案馆国家综合合档案馆、国国家专业档档案馆、部部门档案馆馆、厂矿、学学校档案馆馆等。档案室关系：上级级档案事业业管理机构构对下级档档案事业管管理机构具具有业务指指导和监督督的关系，档档案事业管管理机构对对档案馆、档档案室具有有业务指导导和监督关关系；机关关档案室和和档案馆之之间，具有有档案交接接关系，各各级各类档档案馆室之之间均无隶隶属关系，但但有协作关关系。第三部份机关档案案与机关档档案工作、 机关：泛指指国家、政政党和人民民团体为实实现其职能能而组

9、织的的某些固定定的能独立立行使职权权的机构。根根据职能性性质的不同同，我国现现行机关大大致分为：国家权力力机关行政机关关党务机关关司法机关关军事机关关、 机关档案：是各种类类型的机关关在履行职职能的活动动中形成的的、保存备备查的文字字、图像、声声音及其他他各种原始始记录。有有文书档案案和专门档档案（如诉诉讼、婚姻姻、审计档档案等）之之分。、 机关档案工工作机关档案工工作有三项项内容：对本机关关的档案进进行管理对本系统统及其下属属单位的档档案进行监监督指导对本单位位文书处理理部门和业业务部门的的文件材料料的形成、积积累和归档档工作进行行指导。档案管理工工作可归纳纳为：对本机关关的档案进进行管理。

10、档档案管理可可归纳为两两个方面，八八个环节，一一是档案实实体管理，即即：收集、整整理、鉴定定、保管、统统计，信息息管理，即即：检索、编编研、利用用。对本系统统及直属单单位档案进进行监督、指指导。以国国家关于档档案工作的的原则、方方针、法规规、制度、规规范、标准准等为依据据，对本系系统所属单单位的档案案业务进行行规划、指指导、监督督、检查。对本单位位文书处理理部门和业业务部门的的文件材料料的形成、积积累和归档档工作进行行指导。对对机关各部部门的文件件从形成、积积累到立卷卷归档的全全过程进行行指导，包包括归档时时间、归档档范围、归归档质量，即即归档制度度。第四部分：各工作环环节一、 收集、 内容：

11、档案案馆、室保保存的大量量档案，不不是自身形形成的，而而是向各机机关、机关关各部门以以及个人接接收或征集集来的，此此环节称收收集。收集工作有有以下三方方面的内容容：本机关文文书部门和和业务部门门移交的档档案。收集与本本机关业务务工作有关关的资料，如如业务刊物物、文件汇汇编等。接收撤销销机关的档档案。、 意义：收集收集集工作是贯贯彻档案工工作基本原原则的重要要内容和具具体措施。收集工作为档案工作提供物质前提。收集工作的好坏关系到档案工作的其他环节，尤其影响档案的开发利用。、 要求：注意档案案的形成特特点：处理理完毕、有有查考价值值、规律、避避免“有文必档档”。必须注意意系统性、完完整性，能能反映

12、本单单位的历史史面貌和工工作特色。加强与各部门联系、掌握机关活动情况。、 措施：确保齐全完完整。注意归档档外的收集集：结合节节日前的保保密检查收收集。结合合机构的调调整与人员员的调动收收集。结合合工作的阶阶段性收集集（重要会会议的结束束、案件处处理完毕等等）。增加机关关工作人员员的归档意意识：宣传传内容主要要是档案法法，方式有有会议、展展览、陈列列等。列入机关关管理制度度和目标考考核内容。二、征集：特色档案：突出反映映本地自然然地貌、疆疆域沿革、历历史发展、风风土人情，名名人轶事，典典籍掌故、物物产资源等等。做到以下几几个方面：一是广泛泛深入地进进行调查研研究，明确确本地区地地方特色，制制定规

13、划、明明确内容、要要求、方法法、步骤等等。二是加加强业务指指导。三是是注意收集集与之相关关的资料。本本馆有：名名优特产，四四特酒、丰丰城冻米糖糖，高安大大观楼腐竹竹等的资料料、获奖证证书、照片片。名人：胡桔桔根，全省省玉茗花戏戏剧节获一一、二、三三、四届编编剧一等奖奖，木乡乡长等的的手高、评评价文章等等。清江中中学的剪纸纸、体育获获奖照片。二、整理、 意义 档案的的整理工作作是档案利利用的前提提。档案整理理促进档案案的收集。档案的整理便于档案的鉴定、保管、统计和检索。、 内容就是对档案案进行分类类、组合、排排列、编目目，使档案案由无序变变有序。具体内容，区区分全宗、全全宗内档案案分类、立立卷、

14、案卷卷排列、案案卷目录的的的编制等等等。、 原则： 保持文文件之间的的历史联系系（来源、时时间、内容容、形式），如如请求和批批复、底稿稿和正稿、正正文与附表表。特殊的的如房地产产档案 地地契房契及及买卖情况况、房籍档档案、婚姻姻档案等。整理档案必须利用原有基础。整理档案必须便于保管利用。、 全宗与全宗宗划分（一） 全宗： 全宗就是一一个独立的的机关或者者人物在社社会活动中中形成的档档案的整体体。是组成成部分国家家档案的基基本单位。档档案必须按按全宗来整整理，同一一全宗的档档案不能分分散，不同同全宗的档档案不能混混杂。这样样才能科学学地保持文文件之间的的历史联系系，全面地地反映机关关活动的历历史

15、面貌，便便于档案的的保管利用用。全宗不不仅是个整整理方法问问题也是一一条原则，一一条理论，称称为全宗原原则或全宗宗理论。全全宗理论的的形成和发发展，对整整个档案工工作产生的的巨大影响响，全宗理理论的确定定，对档案案馆（室）的的档案管理理，有阗重重要的指导导和组织作作用。 全宗理论的的形成和发发展：十八八世纪欧洲洲一些国家家采用的是是事由原则则，即按照照事由（问问题）来整整理档案，而而不管是由由哪个机关关形成的档档案。是图图书的分类类模式。缺缺点是混淆淆了档案的的来龙去脉脉，模糊了了档案形成成的具体的的历史背景景，给档案案的查找利利用造成了了很大的困困难。十九九世纪中叶叶，18441年，法法国人

16、提出出“尊重全宗宗”的原则。11881年年，普鲁士士人提出“登记室原原则”，即不要要打乱机关关机关室整整理的形态态。19889年，荷荷兰人提出出来源原则则，即维护护档案在机机关形成时时的本来面面貌和有机机联系。我我国古代虽虽然没有全全宗理论，但但管理档案案是按各关关、衙署来来分别保管管的，即近近似于全宗宗思想，如如宋代，全全国从中央央到地方都都建立了各各级档案库库存架阁库库，吏、户户、礼、兵兵、刑、工工六部的档档案，在部部里存三年年后送架阁阁库，在那那里是各自自分开保存存的。明清清两代，后后湖黄册库库、皇史宬宬、内阁大大库等，都都是具有国国家规模的的档案馆，保保存的多为为皇家御用用档案文册册，

17、在管理理上是分开开朝代，分分开形成机机关的，如如明代的六六部，清代代的内阁，军军机处，内内务府等，无无具有按“全宗”管理档案案的朴素思思想。中华华人民共和和国成立以以后，我国国实行档案案集中统一一管理，使使全宗理论论有了发展展和完善，如如全宗构成成的条件，如如何区分全全宗、人物物全宗、全全宗的补充充形式、判判定档案所所属全宗。 全宗构成的的条件，立立档单位，一一个机关、社社会团体必必须在行政政上、财务务上和组织织人事上具具有一定的的独立，具具体说：第第一，可以以独立行使使职权，并并能以自己己的名义对对外行文。第第二，是一一个预算会会计单位或或是独立的的经济核算算单位，第第三，设有有管理人事事的

18、机构和和人员，并并有一定的的人事任免免权（第一一条为主） 人物全宗，社社会知名人人士，如社社会活动家家、科学家家、作家、艺艺术家、教教育家在其其一生活动动中形成的的档案整体体。包括：著作、手手稿、日记记、信件、遗遗嘱经及记记载个人家家族或家庭庭社会活动动的全部材材料及社会会给予的有有关材料（报报道、评价价等）立档单位位的变化和和全宗的划划分由于社会实实践活动的的发展变化化和工作的的需要，经经常会出现现一些机关关单位的撤撤销、合并并、增设以以及名称的的变化、职职权范围和和隶属关系系的调整等等，有些会会影响全宗宗的划分，有有的不影响响，主要应应辨别哪些些是根本性性变化，哪哪些是非根根本性的。如如：

19、旧政权权机关与解解放后人民民政府机关关，其政治治性质根本本不同，应应该将档案案分开，各各自构成全全宗。机关工作地地点、名称称、领导关关系的变更更，职能的的扩大、内内部组织机机构的调整整等，不属属根本性变变化，不产产生新的立立档单位，变变化前后同同属于一个个全宗。5分类分类就是在在区分全宗宗的基础上上，对立档档单位所形形成的档案案按其来源源、产生的的时间、内内容和形式式上的异同同，分成若若干层次和和类型，构构成有机体体系。各种种分类方法法：年度分类类法：每一一年分一个个类。优点点，简便易易行，能保保持文件之之间在时间间方面的联联系。注意意跨年度文文件的处理理，计划、总总结应按落落款日期归归档，涉

20、及及到几个年年度的，如如五年规划划、十年规规划，规划划放在针对对的第一年年，总结放放在针对的的最后一年年，会议如如跨年度，文文件不能拆拆散，放入入会议开幕幕的一年。组织机构分类法，按立档单位内部组织机构分类，优点，反映文件之间在来源方面的联系，标准明确，简单易行。问题分类法，又称事由分类法，优点，保持文件在内容方面的联系，便于按专题查找，提供利用。各种分类方方法的联合合使用：因因为立档单单位存在时时间长，档档案数量多多，在实际际实际工作作中很少单单纯使用一一种分类法法，一般都都是分层分分类，几种种方法结合合使用。比比如：年度组组织机构分分类法优点：与文文书部门和和业务部门门立卷归档档结合起来来

21、，每年归归档的案卷卷依次排架架，不必留留空，不需需倒架。组织机构年度分分类法适用于内部部机构比较较稳定的立立档单位或或撤销单位位，但要预预留空架，否否则第年要要倒架。年度问问题分类法法适用于内部部机构变化化比较多的的全宗，便便于按问题题查找。问题年年度分类法法适用于撤销销单位和历历史档案，机机关档案工工作业务建建设规范（年年国家档案案局颁布）一一般应采用用年度组织机构构（问题）进进行分类。各机关应按按照档案内内容和载体体的不同，制制定统一的的分类方案案，又称分分类大纲。：立卷一个全宗的的文件经过过分类以后后，各类内内还要进一一步系统化化，将将文文件组成案案卷，称立立卷（组卷卷）。程序：组成成案

22、卷单位位拟写案案卷标题卷内文文件的排列列与编号填写卷卷内文件目目录与备考考表案卷封封面的编目目与案卷的的装订。案卷的组组合方法及及拟写案卷卷标题：个方法，即即按六个特特征立卷：问题特征征。如人事事任免、机机构调整等等。作者特特征。即文文件制发机机关，如中中共某某县县委、某某某省委组织织部等。文文种特征。如如各项工作作计划、各各种会议记记录、通知知、报告等等。时间特特征。地区区特征。下下发机关来来文或向下下的行文。收收发文机关关特征，种特征的的联合使用用，如某某某市委组织织部部务会会议记录，包包括作者、问问题文种。又又如某某市市委组织部部关于某某某县干部任任免的通知知，包括了了作者地区区、问题、

23、文文种。页页号，统一一在有文字字的每页材材料正面的的右上角、背背面左上角角填写页号号。卷内文件件的排列与与编号：卷卷内文件一一般按时间间排列，也也可按文号号、问题、地地区、作者者等顺序排排列，但请请示与批复复、正文与与附件，同同一份文件件的正稿与与底稿、草草案等不得得分离，排排好之后再再编号，固固定次序，批批复在前、请请示在后，正正稿在前、底底稿在后。页页号，统一一在有文字字的每页材材料正面的的右上角、背背面左上角角填写页号号。填写卷内内文件目录录和备考表表。卷内目目录：顺序序号、文号号、责任者者、题名、日日期、页号号、备注。备备考表，需需要说明的的问题、立立卷进人、检检查人、时时间。案卷封面面的填写与与装订，封封面内容：立档单位位名称、类类目名称、案案卷标题、卷卷内文件起起止日期、总总页数、保保管期限、档档号等