深圳某物业管理公司办公室工作手册目录（推荐DOC125）143750.docx

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1、深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QR/BBG修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室室工作手册册目录页 码第1页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数01 HFWWY.QPP-5.55.1-007 办办公室岗位设置置及职责0402 HFWWY.WII/BG-01 会会议管理规程0303 HFWWY.QRR/TY-022 会会议（培训训）签到表表01104 HFWWY.QRR/TY-023 会会议记录0105 HFWWY.QRR/TY-024 会会议记录（续续页）0106 HFWWY.WII/BG-02 公公文管理规程03307 HFWWY.

2、QRR/TY-025 文文件签收登登记表0108 HFWWY.QRR/TY-026 文文件传阅办办理登记表01109 HFWWY.QRR/TY-027 送送达回证00110 HFWWY.QRR/TY-028 文文件签发单01111 HFWWY.QRR/TY-029 发发文登记表00112 HFWWY.QRR/TY-030 收收文登记处处理表0113 HFWWY.QRR/TY-031 公公文批办单00114 HFWWY.QRR/TY-032 工工作联系函0115 HFWWY.QRR/TY-033 发发送传真审批单01116 HFWWY.WII/BG-03 合合同管理规程00317 HFWWY.Q

3、RR/TY-034 合合同审批表00118 HFWWY.WII/BG-04 档档案管理规程0319 HFWWY.QRR/BG-001 档档案借阅审批表0120 HFWWY.QRR/BG-002 档档案销毁登登记表01121 HFWWY.WII/BG-05 公公章管理规程02222 HFWWY.QRR/BG-003 公公章使用登登记表01123 HFWWY.WII/BG-07 车车辆管理规程0324 HFWWY.QRR/TY-035 用用车单01深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QR/BBG修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室室工作手册册目录页 码第2页 共4页编制何某

4、某审核杨某某批准卜某某序号 文文件编号 文件名名称 页数25 HFWWY.QRR/BG-004 出出车记录表00126 HFWWY.WII/BG-08 员员工行为规范00527 HFWWY.WII/BG-09 福福利管理规规程02228 HFWWY.WII/BG-10 保保险办理规规程03329 HFWWY.WII/BG-11 考考勤管理规程0430 HFWWY.QRR/TY-036 请请假单0131 HFWWY.QRR/TY-037 调调休单01132 HFWWY.QRR/TY-038 年 月份 管理（部部门）考勤勤统计表00133 HFWWY.WII/BG-12 人人员定编规规程0334

5、HFWWY.QRR/TY-039 人人员增补申申请表01135 HFWWY.WII/BG-13 人人员招聘程序0936 HFWWY.QRR/TY-040 面面试人员登登记表01137 HFWWY.QRR/TY-041 招聘新人员测试试总评汇总表0138 HFWWY.QRR/BG-005 背背景调查意意见书01139 HFWWY.QRR/BG-006 请请求协助函01140 HFWWY.QRR/BG-007 背背景调查表0141 HFWWY.WII/BG-14 员员工入职与试用用规程0242 HFWWY.QRR/BG-008 员员工花名册0143 HFWWY.QRR/BG-009 员员工登记表0

6、1144 HFWWY.QRR/BG-010 押押金通知00145 HFWWY.QRR/BG-011 新新聘员工报报到通知书01146 HFWWY.QRR/BG-012 新新员工报到表01147 HFWWY.WII/BG-15 行行政奖罚规程0448 HFWWY.QRR/TY-042 奖奖惩建议申请书011深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QR/BBG修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室室工作手册册目录页 码第3页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文文件编号 文件件名称 页数49 HFWWY.QRR/TY-043 员工违规警告通知书00150 HFWWY.QR

7、R/BG-013 解聘通知书0151 HFWWY.WII/BG-16 转正、晋升、降级、调薪薪规程00352 HFWWY.QRR/BG-014 员工试用/晋职考考核表 0153 HFWWY.QRR/BG-015 月份人员转正正情况汇总总表0154 HFWWY.WII/BG-17 员工离职职、调动规程03355 HFWWY.QRR/TY-044 辞工申请单01156 HFWWY.QRR/TY-045 员工自动离职通知知书01157 HFWWY.QRR/TY-046 员工离职职移交表0158 HFWWY.QRR/BG-016 离职咨询询表0159 HFWWY.QRR/BG-017 离职咨询表（续续

8、页）00160 HFWWY.QRR/TY-047 员工工资资结算单00161 HFWWY.QRR/TY-048 公司内部部人事调动动函01162 HFWWY.QRR/TY-049 公司内部人事借调函函0164 HFWWY.QPP-7.44.1-001 采购控制程序04465 HFWWY.QRR/BG-018 供应商调调查表0166 HFWWY.QRR/BG-019 合格供应应商清单00167 HFWWY.QRR/TY-050 月份采购计计划表00168 HFWWY.QRR/TY-052 零星物品品采购申请表00169 HFWWY.QRR/BG-020 送货清单01170 HFWWY.QRR/B

9、G-021 订货清单01171 HFWWY.QPP-7.55.3-001 标识制作程序02272 HFWWY.QRR/TY-053 标识制作作申请单01深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QR/BBG修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室室工作手册册目录页 码第4页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文文件编号 文文件名称 页数73 HFWWY.WII/BG-18 合理化化建议奖励励规程02274 HFWWY.QRR/TY-053 合理化建议提提请单0175 HFWWY.WII/BG-19 员工申诉诉规程022深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QP-

10、55.5.11-07修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室岗岗位设置及及职责页 码第1页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某1.0 岗位设置办公室主任1人行政秘书1人总机接待1人美工1人采购员1人人事秘书1人司机2人编制：共88人2.0 办公室职责责2.1 传达、贯彻彻公司的决决议、会议议精神和领领导指示。2.2 公司的合同同、档案、文文件管理和和保密工作作。2.3 负责核定各各部门人员员编制。2.4 公司的人事事管理工作作（人力资资源的开发发、运用、人人员选拔、任任命、考评评等）。2.5 负责公司各各类保险的的办理和理理赔工作。2.6 供应商评审审、市场价价格调研及及公司所需需

11、物品的采采购工作。2.7 公司办公环环境的管理理。深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY. QP-55.5.11-07修 改 状状 态A版 第0次修修改标题 办公室岗岗位设置及及职责页 码第2页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某2.8 制定公司各各项规章制制度并监督督执行。2.9 组织实施公公司新员工工的入职培培训。2.10 统筹、管理理公司的车车辆、信息息及其他行行政事务。2.11 组织、策划划公司有关关活动，创创建良好的的企业文化化。2.12 协调公司各各部门间的的联系，建建立良好外外部公共关关系。2.13 设计、制作作公司的各各种标识。I2.14 完成领导交交办的其它它工作

12、。3.0 办公室主任任岗位职责责3.1 办公室主任任在公司总总经理的领领导下，主主持办公室室的全面工工作，并对对总经理负负责。3.2 安排、督促促、检查办办公室各岗岗位的工作作。3.3 贯彻公司会会议精神、决决议和指令令。3.4 负责公司公公文的处理理，规范公公司行文格格式。3.5 协调公司各各部门之间间关系以及及公司与政政府主管部部门之间的的联络沟通通。3.6 处理来信来来访。3.7 分析、掌握握员工思想想动态，为为公司决策策提供依据据。3.8 负责组织员员工的考核核工作。3.9 分析、掌握握公司人力力资源状况况，定期制制定公司人人力发展规规划方案，并并实施监督督。3.10 负责公司车车辆的

13、管理理。3.11 负责本部门门的费用控控制和审核核。3.12 负责完成总总经理交办办的其他工工作。4.0 行政秘书岗岗位职责4.1 行政秘书在在办公室主主任的领导导下开展工工作，并对对办公室主主任负责。4.2 负责公司档档案管理工工作。4.3 负责公司文文件的拟稿稿、打印、文文面设计、校校对、送审审、编号、下下发、签收收、归档及及其它部门门文件的办办理。深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QP-55.5.11-07修 改 状状 态A版 第0次修修改标题 办公室岗岗位设置及及职责页 码第3页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.4 负责信、函函、公文的的登记和传传阅。4.5 负

14、责会议的的准备、记记录，会议议纪要的整整理。4.6 负责印章管管理。4.7 负责公司车车辆的出车车统计。4.8 完成办公室室主任交办办的其他事事项。5.0 人事秘书岗岗位职责5.1 人事秘书在在办公室主主任的领导导下开展工工作，并对对办公室主主任负责。5.2 负责人事资资料的建立立、保存及及档案管理理。5.3 负责人事招招聘。5.4 负责办理员员工入职、离离职、晋职职、调动、任任免、考核核手续。5.5 负责公司考考勤的监督督、汇总。5.6 负责人力资资源的统计计、分析。5.7 负责劳动用用工年审、招招（调）干干、暂住证证办理。5.8 负责公司各各类保险的的投保及理理赔工作。5.9 掌握员工思思

15、想动态，收收集整理合合理化建议议。 5.10 完成办公室室主任交办办的其他工工作。6.0 前台接待员员岗位职责责6.1 前台接待员员在办公室室主任的领领导下开展展工作，并并对办公室室主任负责责。6.2 负责总经理理办公室环环境卫生。6.3 负责来宾的的服务。6.4 负责报刊、杂杂志的征订订及报刊、杂杂志、信件件分发、登登记。6.5 负责电话总总机话务、交交换机保养养，长途电电话管理及及传真的收收发。6.6 负责会议室室、办公室室的卫生及及秩序管理理。6.7 负责工作餐餐的统计及及联系。6.8 完成办公室室主任安排排的其他工工作。深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.QP-55.5.1

16、1-07修 改 状状 态A版 第第0次修改改标题 办公室岗岗位设置及及职责页 码码第4页 共4页页编制何某某审核杨某某批准卜某某7.0 司机岗位职职责7.1 司机在办公公室主任的的领导下开开展工作，并并对办公室室主任负责责。7.2 保障正常出出车。7.3 遵守交通规规则。7.4 负责车辆使使用证件的的保管、审审验、更换换。7.5 负责车辆的的使用、清清洁、保养养。7.6 完成领导交交办的其他他工作。8.0 美工岗位职职责8.1 美工在办公公室主任的的领导下开开展工作，并并对办公室室主任负责责。8.2 负责公司形形象标识设设计、制作作、维护、更更换。8.3 负责公司办办公环境的的监管工作作。8.

17、4 公司会务、公公益活动、社社区文化现现场布置策策划、设计计工作。8.5 负责标识制制作成本的的计费和费费用分摊。8.6 负责美工专专用设施、设设备的管理理养护工作作。8.7 负责员工工工作牌的制制作。8.8 完成办公室室主任安排排的其他工工作。9.0 采购员岗位位职责9.1 采购员在办办公室主任任的领导下下开展工作作，并对办办公室主任任负责。9.2 每月汇总管管理处的 月份份采购计划划表，报报公司审批批，再递送送给定点供供应商。9.3 对供应商供供应的材料料质量、价价格进行检检查、监督督。9.4 负责采购定定点供应商商不能供应应的材料。9.5 审查定点供供应商所送送材料的送送货单和发发票。9

18、.6 负责收集各各部门的使使用信息，统统计并反馈馈给相关人人员。9.7 及时了解市市场行情，就就某些材料料价格的上上浮、下浮浮与供应商商协商，作作相应的调调整。9.8 完成办公室室主任安排排的其它工工作。深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-011修 改 状状 态A版 第00次修改标题 会议管管理规程页 码码第1页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某1.0 目的规范公司内内部会议管管理。2.0 适用范围适用于公司司内部所有有会议。3.0 职责3.1 总经理负责责主持公司司总经理办办公会议、公公司办公例例会。3.2 公司各部门门经理（主主任）负责责召开本部部门相关

19、专专题会议、工工作例会。4.0 工作程序4.1 总经理办公公会议4.1.1 总经理办公公会议的主主要任务是是讨论、决决策公司重重大问题、事事项。A. 公司的经营营方针、远远景规划、重重大改革方方案、年度度工作计划划及目标的的制定；B. 重大投资项项目和商贸贸活动；C. 公司各部门门的设置、编编制、撤销销或重要岗岗位人员调调整；D. 公司部门副副经理以上上人员（含含副经理级级）任职和和辞退；E. 公司工资调调整、下属属单位承包包方案或经经营目标责责任的制定定。4.1.2 总经理办公公会议每月月根据需要要和工作安安排不定期期召开。4.1.3 总经理因事事不能主持持，可书面面或口头委委托办公室室主任

20、主持持召开。4.1.4 总经理办公公会议参加加人员一般般为总经理理以及办公公室、财务务部、品质质部等部门门经理（主主任），若若因工作需需要，可通通知其他相相关部门经经理（主任任）参加。4.1.5 办公室做好好会议记录录，对重大大问题的研研究、讨论论要形成会会议纪要，以以便贯彻实实施。4.2 公司办公例例会4.2.1 办公例会的的主要内容容：A. 各部门汇报报工作：a) 上阶段工作作完成情况况，以介绍绍经验和案案例为主；b) 提出需要公公司和其他他部门协助助解决的问问题；深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-011修 改 状状 态A版 第00次修改标题 会议管管理规程页

21、码码第2页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某c) 下一步工作作计划和完完成的时间间。B. 总经理落实实、安排工工作：a) 落实上次例例会所安排排的工作完完成情况；b) 解决部门提提出的问题题；c) 安排下一步步的工作或或通报相关关情况。4.2.2 办公例会根根据公司运运作需要决决定具体召召开时间，一一般定为每每月两次，由由办公室负负责通知召召集。4.2.3 会议由总经经理主持，总总经理因事事不能参加加，可书面面或电话委委托有关负负责人主持持召开。4.2.4 办公例会参参加人员一一般为总经经理及各部部门主要负负责人，若若因会议需需要，可通通知相关部部门的主管管人员参加加。4.2.5 办

22、公例会由由办公室做做好记录，对对重大问题题的研究讨讨论要形成成会议纪要要，以便贯贯彻实施。4.3 专题会议4.3.1 专题会议的的主要任务务是汇报、总总结、交流流各部门专专项工作及及讨论解决决有关问题题，并由公公司布置专专项具体工工作。4.3.2 公司各类专专题会议由由职能部门门不定期组组织召开，由由组织部门门负责通知知召集。4.3.3 专题会议由由组织部门门经理（主主任）主持持，重要事事项可邀请请总经理参参加，做好好会议记录录，重要会会议形成会会议纪要，并并报办公室室存档。4.3.4 专题会议参参加人员由由组织会议议的部门确确定参会人人员名单，并并报办公室室备案。4.4 各部门工作作例会4.

23、4.1 各部门工作作例会的任任务是听取取上周的工工作汇报，交交流经验，处处理问题，布布置下一周周的具体工工作。4.4.2 例会正常情情况下每周周一召开，遇遇节假日顺顺延，特殊殊情况可作作临时调整整。4.4.3 例会由本部部门经理（主主任）主持持召开，负负责人因事事不能参加加，可委托托其他人员员召集。4.4.4 各职能部门门参加例会会人员为本本部门全体体人员，各各管理处参参加人员为为管理处负负责人、主主管、班长长。深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-011修 改 状状 态A版 第00次修改标题 会议管管理规程页 码码第3页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某4.

24、4.5 工作例会要要作好会议议记录，以以便贯彻实实施。4.5 会议组织原原则4.5.1 会议主题（议议题）明确确。4.5.2 会议通知：公司会议议提前一天天通知；部部门例会时时间固定，不不另行通知知。4.5.3 会议准备：包括有关关会议资料料、安排发发言人准备备等。4.5.4 会议签到：准时到会会，并在会会议（培训训）签到表表上签到到。4.5.5 纪要整理：公司办公公例会纪要要两个工作作日内整理理并发放至至各部门，其其它会议纪纪要视情况况而定。4.5.6 会场纪律：A. 参会人员必必须准时到到会，因故故不能参会会者必须于于会前向召召集人请假假；B. 未经批准，不不得中途离离场，特殊殊情况应向向

25、主持人请请假；C. 会议期间手手机、传呼呼机一律关关机或调到到振动状态态；D. 非会议人员员不得滞留留会场。5.0 相关文件和和记录5.1 会议（培培训）签到到表 HFWYY.QR/TY-00225.2 会议记录录 HFWWY.QRR/TY-0235.3 会议记录录（续页） HFWYY.QR/TY0024深圳某物业业管理公司司会议（培训训）签到表表编号：HFFWY. QR/TTY0222 版版本： A/0 序序号：会议议题会议时间会议地点主 持 人人记 录 人人应到人数实到人数缺 席序号姓 名签到时间序号姓 名签到时间时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时

26、分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分深圳某物业业管理公司司会议记录编号：HFFWY. QR/TTY0223 版版本： A/0 序号号：会 议 议议 题会 议 时时 间会 议 地地 点会 议 主主 持会 议 记记 录会 议 内 容深圳某物业业管理公司司会议记录编号：HFFWY. QR/TTY0224 版本本：A/00 序号号：会 议 内 容（续续上页）深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-022修 改 状状 态A版 第 0 次修修改标题 公公文管理规规程页 码码第 1 页页 共共3

27、页编 制唐某某审 核核杨某某批 准准卜某某1.0 目的规范公司公公文运作，理理顺公文管管理流程，确确保公文严严谨、实用用、规范、科科学，提高高工作效率率。2.0 适用范围适用公司及及各部门公公文管理工工作。3.0 职责3.1 总经理负责责公司文件件审批。3.2 各部门经理理（主任）负负责本部门门文件的拟拟制和审核核。3.3 办公室主任任负责公司司文件格式式及内容的的审核。3.4 办公室行政政秘书负责责公司文件件的草拟、收收发、办理理、归档、打打印、用印印及文号管管理。4.0 工作程序4.1 上行文的办办理4.1.1 部门向公司司呈文A. 公司办公室室收到各部部门上报的的文件以后后，行政秘秘书对

28、文件件进行签收收并登记，填填写文件件批办单交交办公室主主任；B. 办公室主任任对文件提提出批办意意见：a) 需其他部门门会签的公公文，交相相关部门会会签。b) 不同意或修修改内容较较多的公文文，返回呈呈文部门，重重新拟文上上报。C. 行政秘书将将呈文报总总经理审批批；D. 办公室主任任根据总经经理批示办办理；E. 将批文复印印件返回呈呈文部门和和相关部门门，原件存存办公室。4.1.2 公司向集团团或行业主主管单位、政政府机关呈呈文A. 以公司名义义上报的文文件，由办办公室负责责草拟或审审核，呈总总经理签发发后上报；B. 办公室负责责跟踪上报报文件的处处理情况。4.2 平行文的办办理深圳某物业业

29、管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-022修 改 状状 态A版 第 0 次修修改标题 公公文管理规规程页 码码第 2 页页 共共3页编 制唐某某审 核核杨某某批 准准卜某某4.2.1 公司内各部部门之间的的工作以工工作联系函函的方式式进行。4.2.2 公司与没有有隶属关系系的单位之之间工作联联系以函的的形式进行行，由办公公室进行审审核，总经经理审批。4.3 下行文的办办理4.3.1 由办公室负负责或组织织相关部门门拟制公文文，填写文文件签发单单后，交交给行政秘秘书。4.3.2 行政秘书对对呈文的文文字、格式式、语法等等进行初审审，交办公公室主任。4.3.3 办公室主任任审核，根根

30、据实际情情况，签署署具体意见见。4.3.4 行政秘书将将呈文报总总经理处，由由总经理签签发。4.3.5 行政秘书给给出文号，并并在发文文登记表中中登记。4.3.6 发文部门进进行文件打打印和最后后校对。4.3.7 办公室将文文件发送各各部门，并并登记在文文件签收登登记表中中。A. 各部门签收收文件，相相关人员要要做好文件件的传阅及及承办工作作，部门资资料员将文文件及时归归档；B. 办公室将文文件原件进进行存档。4.4 外来公文办办理4.4.1 办公室行政政秘书对收收到的外来来公文进行行签收、登登记和编号号；并填写写公文批批办单交交办公室主主任。4.4.2 办公室主任任根据公文文内容签署署具体批

31、办办意见，呈呈总经理批批示。4.4.3 办公室根据据总经理的的批示交相相关部门传传阅和办理理。4.4.4 办公室将公公文进行存存档。5.0 相关文件和和记录5.1 文件签收收登记表 HFWWY.QRR/TY0255.2 文件传阅阅办理登记记表 HFWYY.QR/TY00265.3 文件签发发单 HFWYY.QR/TY00285.4 发文登记记表 HFWYY.QR/TY0029深圳某物业业管理公司司文 件 编编 号HFWY.WI/BBG-022修 改 状状 态A版 第00次修改标题 公公文管理规规程页 码码第 3 页页 共33页编 制唐某某审 核核杨某某批 准准卜某某5.5 收文登记记处理表 HFWWY.QRR/TY0305.6 公文批办办单 HFWYY.QR/TY00315.7 工作联系系函 HFWYY.QR/TY00325.8 送达回证证 HFWWY.QRR/TY0275.9 发送传真真审批单 HFWWY.QRR/TY0335.10 公章管理理规程 HHFWY.WI/BBG-0555.11 档案管理理规程 HHFWY.WI/BBG-044深圳某物业业管理公司司文件签收登登记表编号：HFFWY. QR/TTY0225 版版本： AA/0 序号：序号来 文单 位文 件 名 称文 件 签签 收 办办 理备 注部 门