文书档案学课件dtb.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.第一节文书和档案一、文书、文文件、档档案文书，就是是人们在在实际事事务活动动中为了了凭证、记记载、公公布和传传递等的的需要而而形成和和使用的的内容系系统、体体式特定定的文字字材料。 文件，是由由机构或或个人在在其活动动的开始始、进行行和结束束过程中中所产生生或接收收的记录录信息，该该记录信信息由足足以为其其活动提提供凭证证的内容容、背景景和结构构而构成成，而不不管记录录的形式式或载体体如何国国际档案案理事会会电子文文件委员员会问题：文件生命周周期理论论“在文

2、件管管理的领领域内像像在人类类遗传学学的领域域内一样样，也能能够发现现节制生生育它帮助助确定何何种文件件应该打打入火化化炉的地狱，何种种文件应应该升入入某个档档案馆的的天堂，或者者，偶尔尔让它先先到某个个文件中中心的炼狱或挽留所去呆一一个时期期。”文件在不同同的运动动阶段内内呈现不不同的价价值，因因而要采采用不同同的存放放地点和和不同的的管理方方式来处处置文件件。 现行期期 半现行行期 非现行行期 现现行价值值 凭证价价值 历史研研究价值值 (形形成使用用文件部部门) (文件中中心或档档案室) (历史档档案馆)二、档案的的定义、种种类及价价值 清太太宗文皇皇帝实录录在崇崇德三年年（公元元163

3、38年）正正月甲午午日的记记载 “他物皆皆记档案案，独金金数未经经登记” （王金金玉，王王永.档案词词源新证证.中国档档案）杨宾宾的柳柳边纪略略(17707年)说：“边外文文字，多多书于木木，往来来传递者者曰牌子子，以削削木牌故故也，存存贮年久久者曰档档案，曰曰档子，积积累多，皮皮条挂壁壁若档故故了。然然今文字字之书于于纸者，亦亦呼为牌牌子，档档子矣。”“档案”一一词显然然并没有有一个不不可更动动而必须须优先采采用的、最最终的、最最完备的的定义，它它的定义义可以在在不同的的国家作作不同的的修改，以以适应不不同的需需要。 （美美）谢伦伦伯格档案，是在在执行法法律和处处理事务务中制成成或收到到的因

4、具具有永久久价值而而保存起起来的文文件的有有机体，包包括文稿稿、簿册册、地国国、录音音带和其其他文献献材料在在内。美美国大百百科全书书任何自然人人或法人人，任何何国家机机关或组组织，任任何私人人机构或或部门，在在自身活活动中产产生或收收到的文文件整体体，不管管其形成成日期、形形式和制制成材料料，都是是档案法兰西西共和国国档案法法本法所指的的档案，是是指过去去和现在在的国家家机构、社社会组织织以及个个人从事事政治、军军事、经经济、科科学、技技术、文文化、宗宗教等活活动直接接形成的的对国家家和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录中华人人民共和和国档案案法（一）

5、定义义 档案是是国家机机构、社社会组织织和个人人在社会会实践活活动中形形成的，保保存备查查的文字字、图像像、声音音及其他他各种形形式的原原始记录录。 档案是各种种机关组组织和个个人在其其特定的的社会活活动中形形成的 档案是保存存备查的的历史文文件-档案的形式式是多种种多样的的 档案是原始始的历史史记录-档案是保存存备查的的历史文文件：使用完毕或或办理完完毕的文文件才能能作为档档案具有查考利利用价值值的文件件才有必必要作为为档案保保存按照一定规规律保存存起来的的文件才才能最后后成为档档案注意：资料料与档案案的区别别一般说来，凡凡是对人人们研究究、解决决某一问问题有一一定价值值的所有有相关信信息均

6、可可称为资资料，而而无论其其具体是是什么，文文书、档档案、图图书、报报刊、文文章、录录音录像像乃至文文物等，只只要对于于人们研研究解决决某一问问题有信信息支持持价值，都都可看成成是资料料。档案可以被被看作资资料，但但资料不不能作为为档案看看待并使使用。（二）档案案的种类类、纸质档案案、非纸纸质档案案2、文书档档案、科科技档案案与专门门档案文书档案科技档案.工程档档案：竣竣工图专门档案：人事档档案3、历史档档案（旧旧政权档档案、革革命历史史档案） 与现行行档案奏折旧政权档案案旧政权档案案革命历史档档案（三）档案案的基本本价值案例：东京巨额遗遗产案追追踪赵欣伯伯赵碧琰琰赵宗阳阳（赵重重光）第三帝国

7、国的兴亡亡纳纳粹德国国史美国记者者威廉廉.夏伊勒勒凭证价值参考价值问题：档案真真实性指指什么：档案是真实实的历史史记录？档案内容的的真实？档案内容的的真实等等于记录录形成者者观点的的正确？汪伪档案中中的罪恶恶一页第二节文书工工作与档档案工作作注意：文书书学与档档案管理理学的传传统理论论认为：以归档档为界，归归档以前前是文书书处理工工作，归归档以后后便开始始了机关关档案管管理工作作。 一、文书工工作文书书工作，也也称文书书处理工工作，是是指文书书的形成成、处理理和管理理等一系系列互相相衔接的的程序和和手续。文书处理主主要内容容文书的制作作形成（拟拟稿、审审核、签签发、复复核、缮缮印、校校对、盖盖

8、章等）文书的传递递（收发发、登记记、分发发、传送送等）文书的办理理（拟办办、批办办、承办办、催办办、查办办等）文书的管理理（保管管、保密密等）文书的整理理归档或或销毁文书工作机机构及其其组织形形式集中形式除承办办外，其其他环节节集中由由办公厅厅（室）统统一处理理。分散形式由办公公室（厅厅）和各各业务单单位的文文书部门门或专职职、兼职职的文书书人员来来分工负负责。二、档案工工作通常常所说的的档案工工作，是是指档案案室和档档案馆所所从事的的档案业业务工作作，即用用科学的的原则和和方法管管理档案案 。档案管理工工作从理理论上划划分为两两个基本本方面： 实体管管理 档案内内容信息息的开发发利用档案工作

9、基基本内容容包括以以下八项项：档案的的接收和和征集档案的的整理档案价价值鉴定定档案保保管档案编编目与检检索档案编编辑与研研究档案利利用服务务档案统统计简称称收集、整整理、鉴鉴定、保保管、检检索、编编研、利利用和统统计工作作。 档案工作机机构档案实体管管理机构构：（1）档档案室 、档案案信息中中心（2）档档案馆（3）文文件中心心（4）档档案寄存存中心 （5）档案案事务所所档案行政管管理机构构 如如:档案局 组织内档案案工作机机构的组组织形式式:分立型型、综合合型。三、文档一一体化系系统文档一体化化，就是是从文件件和档案案工作全全局出发发，实现现从文件件生成制制发到归归档管理理的全过过程控制制。课

10、程内容：文书处理工工作文件整理归归档工作作档案整理工工作档案保管工工作档案检索工工作档案开发利利用工作作声像档案的的管理电子档案的的管理参考书籍：赵映诚：文文书工作作与档案案管理.高等教教育出版版社陈祖芬：职职业秘书书资料与与档案管管理教程程.清华大大学出版版社靳古隆：机机关文书书与档案案管理模模拟训练练.陕西旅旅游出版版社陈琳：档案案管理技技能训练练.机械工工业出版版社孙淑扬、邱邱晓威：档案计计算机管管理教程程.中国人人民大学学出版社社刘家真：电电子文件件管理理理论与实实践.科学出出版社第一章文文书处理理工作文书处理工工作，是是指文书书的形成成、处理理和管理理等一系系列互相相衔接的的程序和和

11、手续。登记收文登记簿簿填写文件处处理单宏远电机股股份公司司公文处处理单交办公室主主任拟办办宏远电机股股份公司司公文处处理单交王总批示示宏远电机股股份公司司公文处处理单将通知交信信息中心心李主任任，请他他负责办办理（承承办）。5月10前前催办一一次李主任会议议后填好好办理结结果、日日期和其其他有关关内容，和和文件一一起送回回陈秘书书归档整理取回后送机机要室盖盖章填写发文登登记簿发文登记簿簿一、文书处处理工作作主要程程序收文程序：签收、登登记、拟拟办、批批办、承承办、传传阅、催催办、查查办、整整理归档档等程序序。发文程程序：草草拟、审审核、签签发、复复核、缮缮印、校校对、用用印、登登记、分分发、整

12、整理归档档等程序序。第二节 文书处理理具体程程序简介介一、签收秘书在在送来的的文书书投递单单或送送文登记记簿上上签字，需需要认真真核对和和清点。二、登记文件件登记是是机关管管理与保保护文件件的一种种工具，用用它记录录文件的的收进、发发出和运运转情况况，统计计文件的的数量和和检查文文件的处处理周期期。收文文和发文文一般应应分别进进行登记记，密件件和平件件应分开开登记。登记的的形式有有簿式、卡卡片式和和联单式式。簿式式登记易易于保存存，是一一种普遍遍使用的的登记形形式。 三、分发与与传阅 分发是是指文书书工作人人员将文文件分送送给有关关领导人人、有关关部门或或承办人人员。 传传阅指单单份或份份数不

13、多多的文件件，需要要经许多多位领导导人和部部门阅知知与处理理时，由由文书工工作人员员组织先先后在他他们中间间传递和和阅读工工作分发给本机机关领导导人和各各部门的的文件，均均应履行行签收手手续。 注意：传阅工作应应以负责责组织传传阅的文文书工作作人员为为中心点点，各个个阅文对对象收退退文件均均应直接接与组织织传阅的的文书人人员联系系，以利利保密和和安全。传阅工作必必须建立立登记手手续，阅阅文人应应在阅读读文件后后签全名名和签注注时间。 四、拟办与与批办 拟办是部部门或承承办人对对于某份份文件准准备如何何办理所所提出的的初步意意见，以以供机关关领导人人或有关关负责人人审核定定夺。拟办办的意见见，相

14、当当于一种种请求或或建议。案例：拟办者“来文内容容违背文件精精神，不不宜批准准。 刘 ， 年月日”“此件提法法不妥，建建议慎重重处理。王 ， 年月日。”“该件反映映问题不不清楚，也也不全面面，不宜宜做明确确批示。建建议领导导实地调调研一次次，或请请处再了了解一下下。刘 ， 年月日。”程序性拟办办与实质质性拟办办“请 同志阅阅。 张， 年月日。”“该件反映映问题不不清楚，也也不全面面，不宜宜做明确确批示。建建议领导导实地调调研一次次，或请请处再了了解一下下。刘 ， 年月日。”拟办办多由具具体的承承办人、秘秘书部门门负责人人、业务务部门的的负责人人承担。拟办办的意见见应写在在“文书处处理单”上。

15、批办是机关关领导人人或部门门负责人人，就某某份文件件应如何何处理，对对有关承承办部门门或承办办人所作作出的批批示意见见。批办意见宜宜写在“文书处处理单”上。批办这一程程序，在在次序安安排上有有两种： 一是先先批办后后交承办办人承办办 一是先先由承办办人拟办办，然后后批办五、催办、查查办 文件件的催办办、查办办工作指指的是对对于需要要办复的的文件，根根据缓急急情况和和承办时时限的要要求，适适时对承承办工作作进行督督促检查查，以防防止积压压和延误误。六、发文审审核与签签发 审核（核核稿）是是由秘书书部门负负责人或或单位领领导人对对拟好的的文稿进进行审查查、核对对、修改改，为签签发作好好准备。审核是

16、是文书处处理的关关键环节节之一，也也叫做“把口”或“把关”。（一）审核核要做到到“六查”：1.查是否否需要行行文，以以什么名名义行文文，是否否符合行行文规则则要求；注意：行文文制度的的基本规规则 分清隶属关关系，领领导与被被领导关关系。 党、政政、工、青青、妇等等不同系系统机关关之间，无无论级别别如何悬悬殊，都都是不相相隶属关关系。行文文关系，是是发文机机关与收收文机关关之间依依据组织织辖属和和职权范范围而形形成的关关系。根据据系统和和级别两两个因素素可以把把社会各各机关间间形形色色色的行行文关系系归结为为三类：隶属：领导导与被领领导，指指导与被被指导，决决定因素素就是同同一系统统的不同同级别

17、。平级：同一一系统相相同级别别；不同同系统的的相同级级别。不相隶属：不同系系统的不不同级别别机关之之间的关关系。 党委委、政府府的办公公厅(室)根据本本级党委委、政府府授权，可可以向下下级党委委、政府府行文；其他部门和和单位，不不得向下下级党委委、政府府发布指指令性公公文或者者在公文文中向下下级党委委、政府府提出指指令性要要求。需经政府审审批的具具体事项项，经政政府同意意后可以以由政府府职能部部门行文文，文中中须注明明已经政政府同意意。 党委、政府府的部门门在各自自职权范范围内可可以向下下级党委委、政府府的机关关部门行行文。党委、政府府的部门门依据职职权可以以相互行行文。部部门内设设机构除除办

18、公厅厅（室）外外不得对对外正式式行文案例中地委委统战部部该怎样样行文才才是合适适的，才才能实现现目的？ 一是向向地委请请求以地地委或地地委办公公室名义义向各县县（市）委委发文并并起草代代拟稿； 二是地地委统战战部行文文指示各各县（市市）委统统战部提提出贯彻彻落实意意见报县县（市）委委批准。 一般不得越越级行文文，特殊殊情况需需要越级级行文的的，应当当同时抄抄送被越越过的机机关。上行文行文文方式： 行文方方式，是是将文书书运行到到终极收收文机关关的方式式。 逐级行行文- 越级行行文 多级行行文关于将我我市列入入全国“优化资资本结构构”试点城城市的请请示（德德阳市政政府向四四川省政政府行文文，请求

19、求报转国国务院审审批）下列几种特特殊必要要情况下下，才可可超级向向上行文文：由于情况特特殊紧急急，逐级级上报会会延误时时机造成成损失的的问题；上级机关交交办的并并指定越越级直接接上报的的事项；对直接上级级机关进进行检举举、控告告的问题题；直接上下级级机关之之间有争争议而无无法解决决的事项项；需要直接询询问、联联系的极极个别的的具体问问题等。涉及多个部部门职权权范围之之间未协协商一致致的，不不得向下下行文；擅自行行文的，上上级机关关应当应应当责令令其纠正正或者撤撤销。同级党政机机关、党党政机关关与其他他同级机机关必要要时可以以联合行行文。同级党的的机关、同同级政府府、同级级政府各各部门、上上级政

20、府府部门与与下一级级政府可可以联合合行文；政府及其其部门与与同级党党委或军军队机关关及其部部门可以以联合行行文；政府部门门与同级级人民团团体和具具有行政政职能的的事业单单位、公公司也可可以联合合行文。向上级机关关行文，原原则上主主送一个个上级机机关，根根据需要要同时抄抄送相关关上级机机关和同同级机关关，不抄抄送下级级机关。“请示”应应一文一一事。不不得在报报告等非非请示性性公文中中夹带请请示事项项。除上上级机关关负责人人直接交交办的事事项外，不不得以本本机关名名义向上上级机关关负责人人报送公公文，不不得以本本机关负负责人名名义向上上级机关关报送公公文。2.查文稿稿内容与与法律、法法规和政政策及

21、上上级政府府的有关关规定是是否一致致，与平平行机关关和本部部门的已已有的规规定是否否矛盾；3.查涉及及其他部部门或地地区职权权范围的的问题是是否协商商一致并并经过会会签； 如：撞撞车与顶顶牛4.查要求求和措施施是否明明确具体体，切实实可行；5.查文字字表达是是否准确确、简练练、条理理清楚，标标点使用用是否正正确，文文字书写写是否规规范；6.查公文文格式是是否符合合规定。 注意：“收到下级级机关上上报的需需要办理理的公文文，文秘秘书部门门应当进进行审核核。”行政政机关公公文处理理办法签发发指机关关领导人人对文稿稿的最后后审定、签签字发出出。一般般由主要要领导人人或具体体分管的的副职领领导人签签发

22、，也也可由秘秘书长、办办公厅（室室）或部部门负责责人签发发。联合合发文或或内容涉涉及其他他部门的的公文，要要实行会会签。签发发时应在在发文稿稿纸的签签发一栏栏写明意意见，签签署姓名名、日期期。签发发人对文文稿的内内容和行行政效力力负责。七、其它它复核、缮印印、校对对、用印印、留注注、整理理归档等等。一、归档文文件的整整理与归归档归档文件的的整理与与归档是是文书工工作的最最后一个个环节。 归档文文件的整整理是指指将处理理完毕、具具有一定定查考利利用价值值的、应应作为档档案保存存的文件件材料，按按照它们们在形成成过程中中的联系系，以“卷”或以“件”为单位位进行整整理使之之有序化化的过程程。立卷卷整

23、理按“件”整理 归档，狭狭义的概概念指文文书部门门将系统统整理好好的文件件（案卷卷或案盒盒）定期期移交给给本单位位档案室室，以便便集中保保管。在我我国归档档工作已已成为一一项制度度，即通通常所说说的“归档制制度”。 注意：文书书学与档档案管理理学的传传统理论论认为：以归档档为界，归归档以前前是文书书处理工工作，归归档以后后便开始始了机关关档案管管理工作作。 、文件整理理归档的的范围 1、一般般情况下下整理归归档文件件范围 注意：是否否与本单单位工作作有关；是否有有保存价价值。上级来文本单位形成成的各种种文件 下级报送的的文件 其它文件 （不相相隶属单单位、平平级单位位等来文文）2、不归档档的文

24、件件范围未定稿的文文件和一一般性文文件的历历次修改改稿上级任免、奖奖惩非本本单位工工作人员员的文件件，普发发供参阅阅、不办办理的文文件无查考利用用价值的的事务性性、临时时性文件件来访者的介介绍信非隶属单位位发来的的不需要要办理的的文件重份文件无特殊保存存价值的的信封 等3、不同系系统、不不同单位位应根据据自身情情况制定定本单位位的“文件归归档范围围”、“文件保保存期限限表”或“文件废废弃规定定”注意： 确定文文书整理理归档的的范围，应应以国家家档案局局20006年12月18日，第8号令发发布的机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定- （19887年12月颁发发的关关于机关关档

25、案保保管期限限的规定定和 机关关文件材材料归档档和不归归档的范范围 已废止 ）的基基本思想想为指导导，结合合本机关关形成档档案的实实际情况况来确定定。 三、归档文文件整理理的步骤骤和方法法（一）编制制分类方方案类目目 分类方方案是文文件整理理归档的的计划，是是根据组组织工作作活动的的规律，在在研究组组织的工工作性质质、职权权范围、内内部组织织机构及及分工情情况的基基础上，预预测每年年可能形形成的文文件，按按照文件件整理的的原则拟拟制出来来的归档档文件的的类别和和条目。档案分类，是是指全宗宗内归档档文件的的实体分分类，即即将归档档文件按按其来源源、时间间和内容容和形式式等方面面的异同同，分成成若

26、干层层次和类类别，构构成有机机体系的的过程。 注注意： 每年形形成的文文件材料料只能组组合成 100 个左右右案卷的的小单位位 , 也可以以不分类类。 1、基本分分类方法法(分类的的单一标标准)。现行机关关常用的的档案分分类方法法(分类的的标准)(1) 年度分分类法判定下下述文件件应分别别归入哪哪一年度度立卷。注意：跨年度度文件的的立卷归归属年新的规定跨年度一般般应以文文件签发发日期为为准。对于计划、总总结、预预算、统统计报表表、表彰彰先进以以及法规规性文件件等内容容涉及不不同年度度的文件件，统一一按文件件签发日日期判定定所属年年度。跨年度形成成的会议议文件归归入闭幕幕年。跨年度办理理的文件件

27、归入办办结年。当形成年度度无法考考证时，年年度为其其归档年年度，并并在附注注项加以以说明。P96旧的的规定一般文件件放在写写成年来来立卷。如如果是年年终写成成，在第第二年初初批准、通通过和发发出的，则则可放在在批准和和通过的的年度立立卷。对年度计计划、总总结、报报表、预预算、决决算一类类文件，由由于它们们的时间间针对性性很强，一一般要放放在针对对年度来来立卷。跨跨年度的的或多年年的计划划，如五五年计划划、三年年计划等等，放在在开始的的年度立立卷；跨跨年度或或多年的的总结，则则放在最最后的年年度立卷卷。经过跨年年度处理理完毕的的文件或或案件，可可放在办办毕或结结案的一一年立卷卷。如第第一年末末来

28、文到到第二年年年初才才办完的的，可以以放在第第二年度度立卷。跨年度的的请示与与批复，放放在复文文年立卷卷，没有有复文的的放在请请示年立立卷。为某项工工作或某某次会议议收集的的有关文文件材料料，不按按文件原原来的写写成年度度或内容容针对年年度，而而应放在在使用的的年度立立卷。即即作为附附件、参参考材料料或会议议印发的的学习资资料，应应考虑与与该项工工作或该该次会议议的文件件一起立立卷。跨三年以以上的工工作、工工程建设设等形成成的文件件，如数数量不多多，可把把从开始始到结束束的文件件材料立立在一起起。数量量大的，也也可以分分开年度度立卷，但但全部材材料一般般应集中中在一起起保管。转发或批批转的文文

29、件，应应按转发发时间立立卷；被被批转的的文件原原件，在在原件作作者单位位仍按原原来文件件的写成成年度立立卷。因工作需需要临时时设立的的机构，存存在时间间不长，文文件又比比较少，工工作虽跨跨年度，也也可不分分年度立立卷，放放在工作作结束年年度或工工作活动动的主要要年度立立卷。2) 组织织机构分分类法它是按按机关内内部的组组织机构构对档案案分类。一一个机关关内部的的每一个个组织机机构名称称，就是是档案的的一个类类名 。适用于： 内内部组织织机构比比较稳定定、分工工明确的的机关。 主主要用于于对文书书档案的的分类。 注意：类别的顺顺序如：按先党党、工、团团后行政政，先综综合性办办公部门门后专业业部门

30、，先先主要部部门后次次要部门门的方法法排序。对跟几个个机构都都有关的的文件材材料确定定归类范范围。(3) 问问题分类类法它指指按照档档案 ( 文件材材料 ) 内容所所说明的的问题 ( 事由、主主题 ) 进行分分类。一般般是参照照内部机机构的不不同职能能按问题题分类。 若档案案数量不不太多 , 职能相相近的内内部机构构的档案案 ( 文件材 料 ) 可合并并为一类类问题。 若档案案数量太太多，可可在各类类下仍按按问题设设置属类类。适用用于： 机构小小，内部部机构只只有简单单分工，各各机构的的职责范范围界限限划分不不太清楚楚，工作作常有交交叉； 一些大大中型机机关的内内部机构构不稳定定，变动动频繁且

31、且较大。 主要用用于对文文书档案案的分类类。（4）型号号分类法法，即按按产品或或设备的的各类与与型号来来划分单单位的产产品档案案或设备备档案的的类目。（5）课题题分类法法，即按按独立的的研究课课题（或或称专题题）来划划分科研研档案的的类目。（6）工程程项目分分类法，即即按独立立的基建建工程来来划分基基建档案案的类目目。（7）专业业性质分分类法，即即按档案案内容所所涉及和和反映的的专业性性质来划划分档案案的类目目。（8）档案案形式分分类法，即即按档案案文件的的外形、名名称及制制作载体体等来划划分档案案的类目目。2. 复式式分类法法一般般机关大大多采用用复式分分类法。复复式分类类法，指指把两种种以

32、上基基本分类类法结合合起来的的分类方方法。机关关档案工工作业务务建设规规范第第四条规规定：“分类一一般采用用年度一一组织机机构（问问题）进进行分类类。”（1）年度度组织织机构分分类法119855年党党办纪检委委ll9866年党党办纪检委委若各部部门内档档案数量量大，可可按组织织机构或或问题设设置三级级类目，多多数机关关采用“年度机构问题”复式分分类法。(2) 年年度一问问题分类类法3.结合保保管期限限的分类类方法文书书档案，按按照结合合保管期期限的复复式分类类方法进进行分类类。“期限年年度”分类法法 19985年 119855年永久 119866年 长期 119866年 19985年短期 11

33、9866年“年度期期限机机构（或或问题）”分类法法“期限年年度机机构（问问题）”分类法法 （二）初初步整理理即平时整理理。（三）系统统整理立卷按“件”整整理（四）归档档第二节 文书立立卷的原原则与方方法一、立卷的的概念 立卷，是是指将已已经办理理完毕的的，具有有一定查查考利用用价值的的文件材材料，按按照它们们在形成成过程中中的联系系和一定定的规律律组成案案卷。 案卷，也也称卷宗宗，是经经过系统统整理的的具有共共同特征征、紧密密联系的的若干文文件材料料的组合合体 立卷所所组成的的案卷是是传统文文书档案案管理的的基本保保管单位位和统计计单位凡是需要立立卷的文文件，必必须按照照文件在在自然形形成过程

34、程中的联联系和一一定的规规律组成成案卷。二、文书立立卷的原原则 文书立立卷必须须遵循的的原则是是：保持文件之之间的历历史联系系便于保管和和利用区分保存价价值(一) 保保持文件件材料之之间的有有机联系系 文件材料在在内容特特征方面面的联系系 文件材料在在责任者者或形成成者特征征方面的的联系 文件材料在在时间特特征方面面的联系系文件材料在在文种、载载体等形形式特征征方面的的联系 文件材料料的地区区特征方方面的联联系 文件材料的的通讯者者特征方方面的联联系 (二) 便便于保管管和利用用分类整理文文件材料料进行立立卷案卷厚薄适适度。最最薄的案案卷不宜宜少于 200 页 , 最厚的的案卷不不宜多于于 2

35、000 页。使用“互见见法”针对文件材材料的特特点立成成“活卷”或“死卷”（三）应当当区分文文件材料料的保存存价值 根据据国家档档案局19887年12月4日颁发发的关于于文书档档案保管管期限的的规定，案案卷应划划分为永永久、长长期（1650年）和和短期（15年以下下）保存存三种保保管期限限。文书档案保保管期限限表 (119877年）7、本机关关召开会会议的文文件材料料7.1本机关关召开的的工作会会议和重重要的专专业会议议文件材材料7.1.11通知、名名单、日日程、报报告、讲讲话、决决议、决决定、纪纪要、重重要的声声像材料料 永久7.1.22典型材材料、代代表发言言、简报报 长期7.1.33小组

36、会会议记录录、参考考材料 短期20006年新规规定为永永久和定定期。定定期为30年和10年。 永久保管的的文书档档案主要要包括：（一）本机机关制定定的法规规政策性性文件材材料；（二）本机机关召开开重要会会议、举举办重大大活动等等形成的的主要文文件材料料；（三）本机机关职能能活动中中形成的的重要业业务文件件材料；（四）本机机关关于于重要问问题的请请示与上上级机关关的批复复、批示示，重要要的报告告、总结结、综合合统计报报表等；（五）本机机关机构构演变、人人事任免免等文件件材料；（六）本机机关机构构房屋买买卖、土土地征用用，重要要的合同同协议、资资产登记记等凭证证性文件件材料；（七）上级级机关制制发

37、的属属于本机机关主管管业务的的重要文文件材料料；（八）同同级机关关、下级级机关关关于重要要业务问问题的来来函、请请示与本本机关的的复函、批批复等文文件材料料。 定期保管的的文书档档案主要要包括：（一）本机机关职能能活动中中形成的的一般性性业务文文件材料料；（二）本机机关召开开会议、举举办活动动等形成成的一般般性文件件材料；（三）本机机关人事事管理工工作形成成的一般般性文件件材料；（四）本机机关一般般性事务务管理文文件材料料；（五）本机机关关于于一般性性问题的的请示与与上级机机关的批批复、批批示，一一般性工工作报告告、总结结、统计计报表等等；（六）上级级机关制制发的属属于本机机关主管管业务的的一

38、般性性文件材材料；（七）上级级机关和和同级机机关制发发的非本本机关主主管业务务但要贯贯彻执行行的文件件材料；（八）同级级机关、下下级机关关关于一一般性业业务问题题的来函函、请示示与本机机关的复复函、批批复等文文件材料料；（九）下下级机关关报送的的年度或或年度以以上计划划、总结结、统计计、重要要专题报报告等文文件材料料。 保存存时间的的计算方方法，一一般是从从文件产产生后的的第二年年起计算算，有些些特殊文文件和专专门文件件可以从从其失效效、结案案后算起起。 机关关形成的的人事、基基建、会会计及其其他专门门档案保保管期限限，国家家另有规规定。 各机关在使使用国家家档案局局制定的的文书书档案保保管期

39、限限表时时，不可可机械套套用，应应当结合合本机关关的实际际情况，编编制出本本机关或或本系统统的档案案保管期期限表，经经本机关关领导人人审查批批准后执执行，并并报同级级档案行行政管理理部门备备案。 三、文书立立卷的方方法 11、根据据文件的的特征立立卷。 根据文文件本身身的特征征组合案案卷是公公文立卷卷的主要要方法。“六个特征征”立卷法法问题题特征、时时间特征征、文种种特征、作作者特征征、地区区特征和和通讯者者特征。将文文件按这这六个特特征进行行组卷，称称为“六个特特征”立卷法 （1）按问问题特征征立卷海滨市教教委关于于加强学学生思想想工作的的指示；育才学校校关于当当前学生生思想状状况的调调查报

40、告告；育才学校校关于加加强学生生思想工工作的决决定。共同同特征：同一个个问题 “关于学学生思想想工作”。案卷卷的标题题：海海滨市教教委、育育才学校校关于学学生思想想工作的的指示、调调查报告告、决定定。问题题特征是是指文件件材料的的内容所所反映的的问题、事事物、事事件、人人物、工工作性质质等具有有的共同同特点。关于处处理某某某贪污盗盗窃案件件的文件件材料关于某某工厂扩扩建购买买设备问问题的文文件材料料。某大学关关于评定定老师业业务职称称问题的的文件材材料。关于统统战工作作的文件件材料思考：按问问题特征征立卷，在在立卷工工作中已已经成为为一种常常用的、主主要的立立卷方法法。有人人主张立立一事一一卷

41、的“小卷”。为什什么在机机关的实实际立卷卷工作中中，按问问题特征征立成的的案卷占占多数呢呢？一是方便便查调档档案。二是按问问题特征征立卷有有很大的的灵活性性。举例：关于中中小学教教育问题题的文件件市人民民政府的的文教办办公室立立一个关关于中小小学教育育问题的的文件案案卷。市教育育局分立成人人事调配配、教学学情况、学学生思想想教育、财财务管理理、勤工工俭学活活动等若若干案卷卷（2）按时时间特征征立卷。时间间特征是是指文件件形成的的时间和和文件内内容所针针对的时时间。现行行机关的的公文立立卷，一一般都是是分开年年度进行行的，所所立成的的案卷也也可以说说都具有有文件形形成年度度的特征征。按时时间特征

42、征立卷，要要正确划划分文件件的所属属年度，这这是立卷卷前需要要解决的的问题。（3）按名名称特征征立卷。地区区九县 ( 市 ) 档案局局工作计计划 文件按按名称特特征立卷卷，就是是把相同同文种名名称的文文件组合合在一起起进行立立卷的方方法。 人们通通常将工工作计划划、总结结报告、工工作简报报、会议议记录、合合同、统统计报表表等文件件材料按按名称特特征立卷卷。名称特征立立卷的灵灵活运用用在文件数数量不多多时，人人们通常常将名称称相近和和保存价价值相近近的文件件合并立立卷。比如决决定和决决议，条条例、办办法和章章则，指指示、意意见和带带有指示示性质的的通知，计计划、安安排、工工作要点点和规划划，报报告、总总结与工工作情况况等，可可以合并并立卷。有的文件件名称使使用范围围很广，有有些文件件虽然名名称相同同，但实实际性质质又有年年所不同同。如， “通知”这一文文种，既既有政策策性、指指示性通通知，又又有一般般事务性性通知，它它们的性性质和作作用不同同，保存存价值也也不同，不不宜合并并在一起起立卷。（4）按作作者特征征立卷。 按作作者特征征立卷，就就是将反反映