excel实用技巧建立人力资源系统12567.docx

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1、用Exceel建立一一套小型人人事数据管管理系统前前言：在现实实生活中，很很多小型企企业并没有有给人事部部门配备专专门的人事事管理软件件。实际上上，一套专专门的人事事管理软件件费用昂贵贵，而且不不一定适合合企业的实实际需求。自己动动手，用EExcell来建立适适于本企业业具体需求求的人事管管理系统是是一个不错错的选择。EExcell的功能强强大，而操操作又很方方便，每月月准确无误误的统计企企业员工增增减变化情情况，年底底分析大量量的人事数数据等等复复杂的工作作都能通过过Exceel轻松完完成。现在在我们给读读者朋友们们提供这样样一个实例例通过过Exceel来建立立一套小型型人事数据据管理系统统

2、。 正正文：首先我我们打开一一个新的EExcell表建立一一个人事信信息库框架架，信息项项目的设置置您可根据据本单位实实际情况而而定。如图图(一)所所示:图一 打开开一个新的的Exceel表建立立一个人事事信息库框框架接下来来请您不要要急着录入入人员信息息，我们要要对一些信信息项进行行函数设置置，以便系系统可以自自动生成相相关信息，这这会使我们们的工作产产生事半功功倍的效果果。1、 性别、出出生月日、年年龄的自动动填充功能能设置我们先先对“性别别”“出生生年月”“年年龄”进行行函数设置置。当我们们输入某人人身份证号号码时，系系统便会自自动生成“性性别”，“出出生年月”及及“年龄”，这这样就减少

3、少了我们录录入的工作作量。请分分别选择性性别、出生生月日、年年龄信息项项单元格输输入下列公公式:(1)性别: =IF(MOD(IF(LLEN(EE3)=115,MIID(E33,15,1),MMID(EE3,177,1),2)=1,男男,女女)含义：“LENN(E3)=15”表示示看E3中中是否有115个字符符;“MIID(E33,15,1)”表表示在E33中从第115位开始始提取1位位字符;“MOOD(MIID()，22)=1”表示提提取的字符符除以2余余数为1;“IFF(LENN(E3)=15,MID(E3,115,1),MIDD(E3,17,11)”表示示看E3中中是否够115个字符符，

4、如果够够就从第115个字符符开始取11个字符，如如果不够115个字符符就从第117个字符符开始取11个字符。我我们的身份份证号码一一般是155位或188位。“IFF(MODD(IF(LEN(E3)=15,MMID(EE3,155,1),MID(E3,117,1),2)=1,男,女”表表示所取字字符除以22如果余数数为1显示示男，否则则显示女。(2)出生年月月: =DDATE(MID(E3,77,4),MID(E3,111,2),MIDD(E3,13,22)含义：DATEE(YEAAR,MOONTH,DAY);“MIID(E33,7,44)”表示示在E3中中从第7个个字符开始始连续取44个字符表

5、表示年，用用类似的表表示方法一一个人的出出生年月日日便可以通通过函数设设置表示出出来，如果果为了看起起来方便，我我们可以将将单元格格格式设置成成年、月、日日的日期格格式，这样样显示的结结果会非常常容易理解解。(3)年龄: =DATTEDIFF(G3,TODAAY(),Y)含义：“DATTEDIFF(datte1,ddate22,“Y”)”表示两两个日期的的差值;“TOODAY()”表示示系统自带带的日期即即显示当日日日期;“DAATEDIIF(G33,TODDAY(),Y)”表示示今天的日日期与G33所表示的的出生月日日之间的年年份差值，这这样一个人人的年龄就就会容易的的显示出来来了。2、 劳

6、动动合同期限限的自动生生成和提前前30天定定期提醒功功能设置劳动合合同管理也也是人事管管理中不可可缺少的一一部分，特特别是劳动动合同到期期续签问题题更是不可可忽视。如如果由于我我们的人为为原因造成成了劳动合合同漏签、延延期签订等等问题可能能会给公司司以及员工工个人带来来一定的损损失。从一一个人入职职签订试用用期合同开开始，再到到签订正式式劳动合同同以及后来来的续签劳劳动合同，一一系列的日日期如何能能够让系统统自动生成成，并且形形成系统提提前30天天自动提醒醒我们的功功能呢？这这需要对一一些信息项项进行函数数设置。如如图(二)所示:图二 信息息项进行函函数设置(1)试用期到到期时间: =DAAT

7、E(YYEAR(P3),MONTTH(P33)+3,DAY(P3)-1)含义：“DATTE(YEEAR(),MONNTH(),DAYY()”显显示指定日日期;在这里里我们假设设试用期为为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入职时间月的基础上增加三个月。而DAY(P3)-1是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳动合同签订期。(2)劳动合同同到期时间间: =DDATE(YEARR(P3)+3,MONTTH(P33),DAAY(P33)-1)我们同同样采用上上述函数的的设置方法法。这里我我们假设劳劳动合

8、同期期限为3年，则我们们需要设置置成YEAAR(P33)+3，另外这这个数值依依然以入职职日期为计计算根据，所所以天数上上还要设置置成DAYY(P3)-1的格格式。(3)续签合同同到期时间间: =DDATE(YEARR(S3)+1,MMONTHH(S3),DAYY(S3)这里需需要注意的的是续签合合同计算是是以前份合合同签订到到期日期为为根据的，所所以只在前前一份合同同到期时间间的基础上上增加1年年即可，无无需天数上上减1。(4)试用期提提前7天提提醒: =IF(DDATEDDIF(TTODAYY(),QQ3,dd)=77,试用用期快结束束了,)这里用用到了DAATEDIIF函数，表表示两个日

9、日期差值，但但是需要注注意的是，我我们要表示示提前7天天提醒，所所以，将TTODAYY()函数数写到试用用期时间前前面即TOODAY(),Q33而不能表表示成Q33，TODDAY()。其中“dd”表示两两个日期天天数差值。我我们用IFF()函数数来表示显显示要求，那那么这个函函数设置的的含义为:如果差值值为7则显显示“试用用期快结束束了”否则则不显示信信息，在编编辑函数时时用“”表表示不显示示任何信息息。(5)提前300天提醒: =IFF(DATTEDIFF(TODDAY(),S4,m)=1,该签合同同了,)函数设设置方法同同上，其含含义是两个个日期相差差1个月则则显示“该该签合同了了”否则不

10、不显示任何何信息。这这里没有设设置成相差差30天提提醒是因为为考虑到设设置成月更更利于我们们人事工作作的操作。同同样需要注注意的是不不要将显示示“今天日日期”函数数与显示“合合同到期日日期”函数数顺序颠倒倒。其中m表示示月的含义义。3、 采用用“记录单单”录入信信息通过对对一些人事事信息项进进行函数设设置后，我我们便可以以开始录入入信息了。逐逐行的键入入人事信息息，会让人人很快产生生疲劳感，甚甚至会出现现串行或输输错信息的的工作失误误。我们可可以采用EExcell自带的“记记录单”功功能来解决决这个问题题。请点击击编辑栏中中的“数据据”“记记录单”如如图(三)我们可以以用“Taab键进行行项目

11、的换换行录入如如图(四)。”图三 记录录单图四 Taab键进行行项目的换换行录入4、 用用“窗口冻冻结”功能能可以进行行简单的数数据查询当我们们录入完数数据后，我我们希望能能够非常方方便的查询询信息，但但是由于信信息库所涉涉及的项目目很多，我我们常常会会遇到这样样的情况:看到左边边的信息又又看不到右右边的信息息，或者看看到下面的的信息又不不知道此信信息所对应应的信息项项。这时我我们可以采采用“窗口口冻结”功功能。例如如我现在想想保留各信信息项，同同时保留每每个人的编编号、姓名名、部门，让让其他信息息可以根据据需要进行行查找，这这时我们可可以点击DD3单元格格，然后点点击编辑菜菜单栏的“窗窗口”

12、，选选择“冻结结窗口”，就就可以出现现如图(五五)情况:图五 查询询信息这样我我们会非常常容易查到到某人相关关信息，但但是值得注注意的是设设置窗口冻冻结的规律律:如果你你想冻结第第2行请将将光标放到到第3行单单元格处，进进行冻结窗窗口设置。如如果你想冻冻结C列，请请将光标放放到D列单单元格处，进进行冻结窗窗口设置。如如果你即想想冻结第22行又想冻冻结C列，请请将光标放放到他们的的交叉单元元格D3上上进行设置置。如果想想取消冻结结功能可以以点击“窗窗口”菜单单选择取“消消冻结窗口口”功能。5、“自动动筛选”功功能可以进进行简单的的数据统计计有时我我们想非常常快速的得得到一些数数据，比如如本公司在

13、在职人员中中，本科生生学历的男男生有多少少人?这时时我们可以以采用自动动筛选功能能。请选择择“人员类类别”单元元格，点击击编辑菜单单栏上的“数数据”选择择“筛选”，点点击“自动动筛选”。在在每个信息息项单元格格右下角都都会出现选选择按钮。我我们分别在在人员类别别处选择在在职(图(六)，在在学历处选选择本科(图(七)，在性性别处选择择男(图(八)，最最后用鼠标标将显示的的性别全部部选上，这这时注意图图(九)中中用红笔圈圈住的地方方就是我们们所需要的的数据了。图六 分别别在人员类类别处选择择在职图七 在学学历处选择择本科图八 在性性别处选择择男图九 红笔笔圈住的地地方就是我我们所需要要的数据6、用

14、“数数据透视表表”功能快快速汇总各各项数据以上功功能的设置置多用于日日常人事工工作中，但但到年底我我们需要对对这一年的的人事情况况进行大量量的信息总总结，比如如人员的离离职情况，入入职情况，各各类数据构构成比例等等。这项工工作更是一一项非常繁繁重的工作作。我们可可以利用EExcell自带的“数数据透视表表”功能为为我们排忧忧解难。请点击击编辑菜单单栏中“数数据”选项项，选择“数数据透视表表和数据透透视图”选选项，如图图(十)图十 选择择“数据透透视表和数数据透视图图”选项选择“数数据透视表表”接下来来点击“下下一步”即即可，我们们需要确定定建立数据据透视表的的数据源区区域，一般般系统会自自动将

15、整个个信息库区区域设置成成我们要选选择的区域域。在出现现“数据透透视表和数数据透视图图向导-33”第3步步时我们选选择“现有有工作表”，将将工作表区区域选择在在新的shheet中中A3单元元格” 如如图(十一一)。点击击“完成”后后，便会出出现(图(十二)结果。这这里解释一一下我们为为什么要选选择A3单单元格，这这主要是因因为显示区区上面有两两行用来放放置页字段段。图十一 将将工作表区区域选择在在新的shheet中中A3单元元格图十二 蓝蓝圈圈住的的地方例如我我们现在想想统计各部部门20003年入职职人员情况况。我们便便可以将相相关项目用用鼠标托至至指定位置置，如图(十二)红红色箭头显显示。通

16、过过对信息项项目的拖拽拽，系统会会自动出现现相关信息息的统计数数据。如果果我们还想想出现统计计数据的图图示，这时时我们可以以点击数据据透视表编编辑菜单栏栏上的图例例图标，如如图(十二二)蓝圈圈圈住的地方方。这时会会出现chhart11，如图(十三)所所示。如果果我们想改改变图例显显示类型可可以点击图图表向导进进行自由选选择。图十三 完完成通过这这个功能我我们可以很很容易的统统计出各种种人事资料料，比如学学历构成，性性别比例等等。同时您您还可以根根据自己的的需要来设设置布局。当当出现“数数据透视表表和数据透透视图向导导”第3步步时，我们们可以点击击“布局”按按钮，接下下来会出现现“数据透透视表和数数据透视图图向导-布布局”在这这里我们可可以通过对对话框中右右侧的数据据按钮添加加或删除我我们需要的的数据项。如如图(十四四)图十四 统统计人事资资料以上讲讲述的是一一些常用功功能的设置置，您还可可以举一反反三，加入入一些好用用的小功能能。14