浅析高效会议管理技巧bkc.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.高效會議管理技巧內容摘要第一講當當今會議議面面觀觀第二講講會議議效率不不高的原原因及解解決方案案第三講講開會會前的準準備工作作第四講講成功功會議的的五種策策略第五五講會會議中的的溝通與與反饋技技巧第六六講主主持人的的會議管管理技巧巧第七講講如何何對待會會議中的的意外情情況第八八講主主持人與與參會者者的守則則與責任任第九講講會議議記錄第第十講會後跟跟進【內容摘要要】第一講當今今會議面面面觀【本講重點點】會議的意義義會議的目的的會議的種類類會議的頻率率會議成本的

2、的計算會議的主要要目的就就是解決決問題，但但由於開開會技巧巧不佳或或過於頻頻繁，不不但無益益於解決決問題，反反而使問問題愈趨趨複雜。頻頻繁的會會議與主主管層的的隨意決決策，常常常是員員工的夢夢魘；員員工花太太多時間間在無效效率的會會議上，不不僅浪費費公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如如何能在在會議中中高效率率且有效效果地解解決問題題，是“高效會會議管理理技巧”的中心心議題。會議的意義義1會議是是一個集集思廣益益的渠道道圖1-1集思廣廣益圖如上圖1-1，會會議是一一個集合合的載體體。通過過會議使使不同的的人、不不同的想想法彙聚聚一堂，相相互碰撞撞，從而而産生“金點子子”。許多多高水準準的創

3、意意就是開開會期間間不同觀觀念相互互碰撞的的産物。2會議顯顯示一個個組織或或一個部部門的存存在會議總是在在大於一一人的情情況下發發生的，即即使是只只有兩個個人的會會議，這這兩個人人也是一一種小型型組織。沒沒有不開開會的組組織或部部門，一一個組織織或部門門不召開開會議，它它的存在在價值就就會受到到質疑。因因此，會會議能夠夠充分顯顯示一個個組織或或部門的的存在價價值。圖1-2組織或或部門與與會議3會議是是一種群群體溝通通的方式式開會很少是是一對一一的溝通通，絕大大多數情情況下都都是一種種群體溝溝通。隨隨著科技技的迅猛猛發展，人人們的溝溝通方式式越來越越多，現現在人們們可以通通過-maiil、多多媒

4、體等等種種形形式進行行溝通，但但是，群群體溝通通，即會會議這種種方式，是是任何其其他溝通通方式都都無法替替代的。因因爲這種種方式最最直接、最最直觀，這這種方式式最符合合人類原原本的溝溝通習慣慣。會議的目的的開展有效效的溝通通會議是一種種多項交交流，可可以集思思廣益，實實現有效效溝通是是會議的的一個主主要目的的。傳達資訊訊通過會議可可以向員員工通報報一些決決定及新新決策，也也就是說說向員工工傳達來來自上級級或其他他部門的的相關資資訊。監督員工工、協調調矛盾許多公司或或部門的的常規會會議其主主要目的的是爲了了監督、檢檢查員工工對工作作任務的的執行情情況，瞭瞭解員工工的工作作進度；同時，借借助會議議

5、這種“集合”的、“面對面”的形式式，來有有效協調調上下級級以及員員工之間間的矛盾盾。達成協定定與解決決問題達成協定與與解決問問題一般般要經歷歷以下66個步驟驟，通過過這6個步驟驟，最終終實現協協定的産産生和問問題的解解決。圖1-3達成協協定與解解決問題題的6個步驟驟資源分享享利用開會彙彙集資源源，以期期相互幫幫助，共共同進步步。開發創意意開發創意的的會議目目的突出出反映在在廣告公公司、媒媒體公司司中。通通過舉行行會議，形形成新的的構思，並並且論證證新構思思，使其其具有可可行性。激勵士氣氣年初或年底底的會議議通常具具有這一一目的性性。這種種會議是是爲了使使公司上上下團結結一心，朝朝著一個個方向共

6、共同努力力。鞏固主管管地位經理或主管管爲了體體現自身身的存在在價值，更更爲了鞏鞏固自己己的地位位，經常常會召開開一些上上下協調調會議，以以此來強強化自己己的地位位。會議的種類類會議可以按按照人數數、開會會方式和和開會目目的進行行分類，每每一種分分類都從從一個方方面反映映了會議議的作用用，每一一種分類類都與人人們的實實際需要要、社會會的不斷斷發展密密切相關關。表1-1會議的的種類按人數分類類按開會方式式分類按開會目的的分類團體會議議一對一會會議面對面會會議電話會議議視頻會議議宣佈人事事安排、講講解政策策的會議議當衆表揚揚或批評評別人的的會議臨時處理理突發事事件的會會議固定的團團隊會議議集思廣益益

7、的會議議會議的頻率率每種會議都都有其合合理的發發生頻率率，只有有掌握了了合理的的會議發發生頻率率，才能能更高效效地利用用各種會會議解決決問題、達達到目的的。1.固定的的部門會會議2.全體會會議3.處理突突發事件件的會議議4.一對一一會議會議成本的的計算會議成本分分爲時間間成本、直直接會議議成本和和效率損損失成本本3種。會會議成本本是非常常可觀的的一筆數數目，它它關係到到一家公公司的得得失成敗敗，因此此萬萬不不可等閒閒視之。1.會議的的時間成成本2.直接的的會議成成本3.效率損損失成本本開會時，主主管人員員必須離離開自己己的工作作崗位，這這有可能能造成公公司整體體管理效效率的下下降。由由於管理理

8、效率下下降而造造成的損損失，就就是效率率損失成成本。效效率損失失成本包包括以下下3種情況況：【自檢】請將下列相相關選項項用橫線線連接起起來。A、固定的的部門會會議至少每每兩月一一次B、一對一一會議隨時C、處理突突發事件件的會議議按需要要D、全體會會議至少每每月一次次見參考答答案1-1【本講總結結】從某種角度度而言，世世界是一一個時時時處處充充滿會議議的世界界。高效效的會議議能幫助助我們迅迅速解決決實踐中中遇到的的問題，然然而低效效率的會會議卻往往往佔據據上風，造造成時間間成本、直直接成本本及效率率成本的的損失。因此，每個個人應從從基礎做做起，深深刻理解解會議的的意義、目目的、分分類、合合理的發

9、發生頻率率以及如如何計算算會議的的成本，只只有先掌掌握了這這些基礎礎知識，才才可能使使每一次次會議都都“行之有有效”。【心得體會會】_第二講會議議效率不不高的原原因及解解決方案案【本講重點點】會議效率不不高的原原因及預預防性管管理高效會議的的八大特特徵會議規範會議效率不不高的原原因及預預防性管管理1會議的的通病效率不不高小王是一家家公司的的職員，他他對公司司會議有有自己的的一些想想法，他他的想法法反映了了許多公公司會議議的某些些現狀，值值得我們們思考。很多公司往往往由於於以下原原因，開開會效率率低下：公司的主主管都不不知道何何時是開開會的最最好時機機。許多多重要的的會都安安排在周周五下午午開，

10、或或非要安安排在事事務繁忙忙的周一一開。許多主管管對於何何時開會會幾乎都都不徵詢詢員工的的意見。這這使得員員工疲於於奔命，甚甚至得延延後或放放棄參加加其他會會議。有些“必必須到會會”的員工工，因爲爲已經與與重要客客戶或政政府官員員有約在在先，根根本不能能出席，這這使得會會議討論論很難進進行。而而到場的的人往往往並非與與議題關關係最密密切的人人，所以以準備不不充分或或者根本本來不及及準備。時下有一句句很流行行的話“最近比比較煩”，對太太多像小小王一樣樣的職場場人士來來說，這這句話可可以改爲爲“開會比比較煩”。開會會之所以以煩，用用小王的的話來說說，就是是“會議常常在毫無無章法的的狀況下下進行，甚

11、甚至毫無無意義地地延長時時間，即即使有決決議，質質量也很很低”，簡而而言之，會會議效率率不高。因因此，尋尋找致使使會議效效率不高高的原因因就顯得得格外重重要。2會議效效率不高高的原因因會議效率不不高通常常由以下下7種原因因造成。在在這7種原因因中，有有3種原因因是會議議的“致命傷傷”，需要要格外警警惕。這這3種原因因是：主主持人的的技能、會會議的地地點以及及會議的的準備工工作。表2-1會議效效率不高高的原因因及具體體表現項次原因具體表現（1）時間會議安排在在即將午午餐的時時間，每每個人都都饑腸轆轆轆，無無心開會會。（2）地點會議地點設設在經理理辦公室室，致使使會議被被頻繁打打斷，無無法正常常進

12、行。（3）開會物件的的選擇必須出席會會議的人人未到，通通知來的的是一些些可有可可無的參參加者。（4）主持人的技技能會議主持人人缺乏影影響力、說說服力，被被參會者者牽著鼻鼻子跑，無無法達到到會議意意圖。（5）參會者的技技能參會者發言言混亂，既既不知如如何表意意，又不不知如何何引退，致致使會議議失敗。（6）會議的準備備工作開會前沒有有通知與與會者相相關事宜宜，致使使會議拖拖遝而無無成效。（7）開會的原因因、目的的和結果果開會的原因因、目的的和結果果在會議議進行中中忽然發發現皆不不明確，致致使會議議毫無意意義、宣宣告失敗敗。高效會議的的八大特特徵與低效率會會議相對對的就是是高效會會議，高高效會議議充

13、分克克服了致致使會議議效率不不高的種種種不利利因素。高高效會議議具有88大特徵徵。建議在正式式召開會會議之前前，將高高效會議議的8大特徵徵一一列列出，並並隨時檢檢驗，充充分做好好預防性性管理，使使即將召召開的會會議能夠夠成爲真真正意義義上的高高效會議議。會議規範會議規範包包含3個部分分：會議議時間安安排的規規範、固固定的會會議流程程規範以以及會議議規範本本身。1會議時時間安排排的規範範上午8-9點之之間，正正是員工工從家到到公司，準準備開始始一天工工作的時時候。這這個時候候的員工工，心緒緒尚且混混亂，還還需一段段時間才才能進入入工作狀狀態。因因此，試試圖在這這一時間間段舉行行會議、試試圖讓員員

14、工回應應會議提提議或進進行業務務分析，從從人的生生理和心心理角度度來看，是是不現實實的。上午9-10點點之間，員員工已經經開始進進入工作作狀態。在在這個時時間段最最適合進進行一對對一的會會談，同同樣也是是進行業業務會談談的最佳佳時機。上午100-122點或下下午1-3點之之間，最最適合調調動員工工集思廣廣益。大大家利用用頭腦風風暴，不不斷想出出新點子子、新方方法。下午3-5點之之間，最最好不要要安排會會議。這這個時段段的員工工開始進進入一天天當中的的倦怠期期，人人人希望馬馬上回家家，在這這個時段段舉行會會議往往往會事倍倍功半。2會議規規範本身身會議規範是是指大家家達成共共識的會會議守則則。會議

15、議規範主主要包括括以下條條款：所有與會會者將每每周工作作安排時時間表交交給會議議安排人人，以找找出最適適宜所有有參會人人的開會會時間。超過1小小時的會會議應有有書面通通知、議議程表及及相關資資料。所有與會會者都要要準備在在會上發發言。準時開始始，準時時結束。各業務單單位負責責人對決決議能否否達成負負直接責責任。所有與會會者應知知道維護護別人的的尊嚴，不不在會中中羞辱別別人，這這條規則則最重要要，需特特別注意意。意見不同同是好事事，議論論才能面面面俱到到，甚至至有人扮扮“黑臉”。會議結束束2-33天後，所所有與會會者應拿拿到會議議記錄。所有與會會者應承承擔起對對會議質質量進行行反饋的的職責。必要

16、時請請第三方方監控，以以保證會會議質量量。3固定的的會議流流程規範範圖2-1固定的的會議規規範流程程固定的會議議流程規規範主要要包括一一個中心心、兩個個基本點點。（1）一個個中心一個中心是是指整個個會議的的議程。一一個中心心包括：會議的開開始，具具體包括括：致歡歡迎詞；闡明會會議目的的；交流流會議議議程；介介紹時間間安排、相相關規章章制度；指定會會議記錄錄人。進行會議議討論，可可以分爲爲不同的的議程，比比如議程程一、議議程二、議議程三等等。具體體包括：分享話話題和目目標；交交流資訊訊；産生生主意、做做決定、確確認行動動；總結結。結束會議議，具體體包括：總結；安排下下次會議議。（2）兩個個基本點

17、點兩個基本點點是指會會議的一一頭一尾尾，即會會議開始始前的準準備和會會議結束束後的跟跟蹤，這這兩個基基本點是是最容易易被忽視視的。但但是，它它們卻是是保證會會議成敗敗的關鍵鍵。所以以，一個個規範的的會議流流程必須須包含會會前的準準備工作作與會後後的跟蹤蹤工作。會會前的準準備工作作與會後後的跟蹤蹤工作具具體包括括寫、發發備忘錄錄，制定定跟蹤計計劃，以以及安排排下次做做彙報的的人選等等。【本講總結結】會議效率不不高是當當前許多多會議的的現狀。因因此，找找出會議議效率低低下的原原因就顯顯得格外外重要。通通常有77大因素素致使會會議效率率低下，針針對這些些因素，應應在會前前充分做做好預防防性管理理。與此同時，清清楚瞭解解什麽是是高效會會議、會會議規範範有哪些些也至關關重要，只只有掌握握了這些些，才能能從正面面引導我我們如何何提高會會議的效效率。【心得體會會】_