档案管理的基础知识与操作实务imk.docx

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1、南玻集团2010年度档案员培训档案管理的基础知识档案管理工作操作实务第一部分 档案管理的基础知识 一、几个基基本概念念1、档案。档档案法对对档案的的定义：是指过过去和现现在的国国家机构构、社会会组织以以及个人人从事政政治、军军事、经经济、科科学、技技术、文文化、宗宗教等活活动直接接形成的的对国家家和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录。2、企业档档案。企企业档案案是指企企业在日日常工作作中从事事企业管管理、生生产、经经营、销销售、经经济核算算及科学学研究等等活动中中直接形形成有保保存价值值的真实实记录。主主要包括括文字、图图表、音音像等。第一部分 档案管管

2、理的基基础知识识3、企业档档案的作作用：凭证作作用；参考作作用；具体体现在在以下几几方面： aa.档案案是一个个单位或或个人历历史的真真实、全全面的反反映。 b.档档案是一一个单位位或个人人维护自自身权益益的重要要工具。 c.档案我们积累和传播知识重要载体。 d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分 档案管管理的基基础知识识二、档案工工作1、档案工工作的性性质-专业性性：档案案工作有有自己专专门的研研究对象象、理论论体系和和业务标标准、工工作规范范。 -服服务性：为企业业各项工工作服务务。-机要性性：档案案中有不不少内容容在一定定的时间间和空间

3、间具有机机密性。第一部分 档案管管理的基基础知识识2、档案管管理工作作的内容容八环节论：收集、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计、检检索、编编研、利利用服务务。六环节论：收集、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计、开开发利用用第一部分 档案管管理的基基础知识识3、档案工工作的原原则：统一领导导、分级级管理集中统一一管理第二部分 档案管管理的操操作实务务第一章 档档案整理理的几个个概念第二章 文文书档案案的整理理第三章 科科技档案案的整理理第四章专门门档案的的整理 第一章、档档案整理理几个概概念 一、档案整整理定义义：是指指将处于于零乱的的和需要要进一步步条理化化的档案案，进行行基本的的分类、组组合、排排

4、列、编编号、编编制目录录、建立立全宗等等，组成成有序体体系的过过程。 二、档案整整理的基基本要求求：遵循循文件材材料的形形成规律律和特点点，保持持文件材材料之间间的有机机联系；区分文文件材料料的价值值，确定定档案的的保管期期限；便便于保管管和利用用。 第一章 档案整整理几个个概念三、档案整整理的方方法 :1、以“案案卷”为单位位整理。 a案案卷 b立立卷 c以以案卷为为整理单单位的应应用范围围: 科技档档案；部部分文书书档案；专门档档案 2、以“件件”为单位位整理。 第一章、档档案整理理几个概概念四、档案分分类 11.按照照整理方方法的不不同，可可将档案案分为： 文书档档案 科技档档案 专门档

5、档案 2.集集团档案案分类大大纲 党群工工作、行行政管理理、业务务管理、基基建档案案、设备备档案、会会计档案案、人事事档案、声声像档案案、实物物档案、产产品档案案等第二章 文文书档案案的整理理一、文书档档案整理理流程 鉴鉴定分类装订排列盖档号号章填写档档号著录装盒、排排架第二章 文文书档案案的整理理（一）鉴定定： 归档档文件的的来源主主要有：集团下下发的文文件、单单位内部部形成的的文件、政政府部门门针对本本单位发发文或需需要本单单位执行行的文件件及公司司参与合合作的项项目，合合作单位位按要求求向本单单位提交交的文件件。对照照归档范范围来确确定某类类文件是是否需要要归档。（二）分类类：根据据集团

6、及及各公司司情况，文文件材料料产生量量不大，因因此采用用 “年度-保管期期限”结合事事由分类类法。 11.分年年度：将将归档文文件按其其形成年年度分开开。 22.分保保管期限限：严格格对照本本公司归归档文件件分类、保保管期限限表，将将同一年年度内的的文件按按永久、长长期、短短期或永永久、330年、110年三三种保管管期限分分开。从从20110年起起，集团团档案的的保管期期限按国国家档案案局8号号令改为为永久、330年和和10年年。 3.分类别别：将同同一类别别的文件件排列在在一起。（三）装订订：归档档文件以以“件”为单位位进行装装订。 1.件件的概念念。 原件件与复制制件为一一件；转转发文与与

7、被转发发文为一一 件；正正文与附附件为一一件；同同一年度度内相关关的请示示与批复复、报告告与批示示、函与与复函为为一件，但但跨年度度的则各各为一件件；文件件处理单单与相关关文件为为一件。不不同文字字的文本本，无特特殊规定定的，中中文本在在前，外外文本在在后；印印章登记记表等各各种报表表、图册册，按其其本来的的装订方方法，一一个自然然本（册册）为一一件。 注：不允许许若干件件一个类类型的归归档文件件合为一一件，如如将一个个年度的的所有“通知”作为一一件。 2.保管期期限为永永久或长长期、330年的的归档文文件，最最好拆除除生锈金金属物，采采用线装装、或胶胶装，也也可以用用不锈钢钢备用夹夹，但装装

8、订前需需进行扫扫描。扫扫描件分分年度存存储于硬硬盘，同同时上传传至档案案管理系系统中该该条目录录的原文文处，并并在一个个年度结结束后以以年度为为单位刻刻录在光光盘上脱脱机保存存。3.较厚归归档文件件采用三三点一线线方法进进行装订订。 4. 成册的的文件材材料，如如印章登登记本、刊刊物等，可可保持原原貌。 5.保保管期限限为短期期或100年的文文件，根根据实际际情况选选择装订订方法。（四）排列列。在同同一年度度、保管管期限内内，结合合机构（问问题）或或事由按按文件形形成时间间进行排排序。（五）盖档档号章，填填写相关关内容。归归档章盖盖在文件件首页右右上方空空白处，若若右上方方无空白白，则盖盖在其

9、它它容易查查看的地地方。 档案案章格式式：全宗宗号-年度度-保管期期限-件号号。 全宗宗号：各各单位代代号； 年度度：即文文件形成成年度； 保管管期限：可以写写永久、长长期、短短期、330年、110年，也也可以只只写代号号：Y、CC、D、330、110； 件号号：一个个年度一一个保管管期限编编一个流流水号，从从1排起起。（六）著录录，即编编目。请请示与批批复为一一件时，只只对批复复进行编编目。 1.全宗号号：各单单位代号号。 2.年度：指归档档文件文文件的形形成年度度（如 20002，220033），要要求写全全。 3.保管期期限：归归档文件件保管期期限，可可以是其其代号或或是年限限。 4.件

10、号：文件的的流水号号，为三三位数，不不足三位位，前用用0补齐齐，如0001、0089。5.文件编编号：文文件编号号号即文文件发文文字号，填填写时应应照实抄抄录，不不能有任任何省略略或改动动。 6. 题名名：一般般情况下下，照录录文件题题名，不不得省略略或变更更。对于于无题名名或题名名含义不不能全面面揭示文文件内容容的归档档文件，为为方便检检索，应应根据文文件内容容重新拟拟写或补补充题名名，并外外加“ ”以示区区别。如如任免通通知XXX，XXXX，或通通知关关于加强强劳动纪纪律的通通知7. 责任任者：即即发文机机关；就就是文件件落款处处盖章单单位。责责任者可可以用通通用简称称，如“中国南南玻集团

11、团股份有有限公司司”，可以以简化为为“南玻集集团”。如无无通用简简称，则则用全称称。 8.主题词词：按照照档案主主题词表表进行著著录，此此项可以以省略。 9.日期：即文件件形成日日期，用用8位阿阿拉伯数数字表示示，如22008801001。 10.页数：此件文文件的总总页数，包包括附件件。有字字的一面面就算是是一页。空空白页不不计页数数。11.份数数：一般般归档文文件只保保存1份份，利用用频繁或或非常重重要的可可以保存存两份。如如有其它它需要，保保存份数数较多，应应在备注注中注明明。 12.实体分分类号：就是档档案分类类、保管管期限表表中归档档文件的的实体分分类。 133.档号号：此项项由系统

12、统自动生生成。 144.盒号号：为所所有年度度的大流流水号，从从第一盒盒档案排排起。作作为查找找档案的的辅助项项目。因因有些公公司插卷卷很多，此此项不强强制要求求填写。 15.存放放位置：此项为为查找档档案档案案的辅助助项目，为为方便查查找档案案，建议议填写。 166.备注注：用于于填写归归档文件件需要说说明的各各种情况况，包括括缺损、销销毁等。 177.密级级：为文文件上所所标示的的密级，如如无标示示，为内内部。（七）装盒盒、排架架 1.装盒：按文件件顺序进进行装盒盒。为节节省空间间，不建建议一个个问题（或或类别）仅仅有几份份文件也也装为一一盒；禁禁止跨年年度装盒盒。 特别注注意：装装盒时一

13、一定要按按照件号号的顺序序排放，不不要把里里面的文文件放错错，借阅阅后也要要放回原原位，否否则以后后查找起起来就会会查找不不到。 2.备备考表：如文件件盒内有有备考表表，直接接填写其其中项目目；若没没有，则则打印一一份，将将其置于于盒内文文件之后后，项目目包括盒盒内文件件情况说说明、整整理人、检检查人和和日期。3.背脊：填写年年度、保保管期限限和起止止件号。 4.排架：按年度度从档案案柜最上上层排起起，永久久和长期期的可以以一起排排架，短短期则另另排一架架。第三章 科科技档案案整理一、科技档档案的基基本种类类 科科技档案案是指分分类表中中的基本本建设、设设备仪器器、科研研档案、产产品档案案二、

14、科技档档案档号号编写方方法 单位代代号-一一级类目目二级类类目-案案卷号例：CSGG11-04.01-0011 CSGG11是是单位代代号，深深圳浮法法代号 04为为一级类类目代号号，即基基本建设设类 01为为二级类类目代号号，即第第一个基基建项目目 0011为案卷卷号，即即第一个个案卷科技档案的的档号：就是科科技文件件的案卷卷编号第一节 基基建档案案管理一、注意区区分基建建工程准准备阶段段文件与与文书档档案的区区别 在建建筑工程程管理资资料规定定的附附录A中中，明确确了各个个阶段都都会产生生哪些文文件，在在工程项项目准备备阶段中中的文件件，如：项目建建议书与与批复、用用地批准准文件等等容易与

15、与文书档档案混淆淆，要注注意区分分。二、注意由由建设单单位收集集的文件件的收集集和积累累 工程准准备阶段段与工程程竣工验验收阶段段的文件件是由建建设单位位收集和和积累的的。有新新项目动动工时，如如若由档档案室来来负责产产生文件件的保存存，那么么要注意意这两个个阶段的的文件的的收集。三、注意案案卷题名名的拟定定 案卷题题名要能能反应本本卷文件件的内容容，一般般采用三三段式： 一一是项目目的名称称；二是是项目的的组件、部部件、专专业、阶阶段的名名称；三三是项目目文件的的名称。 如：南南玻工业业大厦（项项目名称称）结构构（专业业）竣工工图。 四、注意与与当地城城建档案案部门保保持联系系 各各地城建建

16、档案部部门对移移交档案案的要求求不一样样，要了了解公司司所在地地城建档档案部门门的要求求，尽量量关注文文件形成成的质量量，使其其能够满满足要求求，减少少重复工工作。第三节 设设备档案案的管理理一、设备档档案的内内容 设备档档案包括括计划采采购到设设备报废废过程中中产生的的全部文文件资料料。如：前期的的购买计计划、请请示批复复、采购购合同，到到设备的的开箱验验收记录录、安装装调试记记录、验验收运行行记录，到到使用过过程中的的维修大大修、中中修记录录，到设设备报废废时的报报废文件件等。 二、设备档档案的收收集 注注意档案案收集的的齐全完完整。 在在归档时时注意：在新购购设备开开箱时，就就有档案案员

17、在场场对技术术资料进进行核对对登记，在在安装调调试完成成后三个个月内将将随机文文件材料料归档。三、设备档档案的分分类 理理论上有有以下几几种分类类方式： (1)、性性质型号分分类法：性质型号结构隶隶属案卷：如生产产设备LYYY打磨机机-011（案卷卷）；办办公设备备方正科科技电脑脑显示器器01（案案卷） (22)、工工序型号分分类法：工序型号结构隶隶属案卷 如：一一个啤酒酒制造企企业的设设备档案案按工序序可分为为：发酵酵A保保温机01，粉粉碎M磨浆浆机01，罐罐装等工工序。（一）在本本集团，基基本上每每条生产产线按工工序来进进行分类类。以浮浮法厂的的设备为为例： 一条条浮法线线包括以以下几个个

18、工序：原料、熔熔窑、锡锡槽、退退火窑、控控制系统统、冷端端等一些些工序。 建议分分类： 1.每每条线分分为一大大类，为为二级类类目 2.每每条生产产线下按按工序分分类，为为三级类类目，所所有合同同与工序序一样，组组成一个个单独的的三级类类目 3.三三级类目目下按文文件的性性质组卷卷。（二）对于于单套设设备，如如叉车、起起重机等等，将其其组成一一个新的的项目，很很多公司司叫“公用工工程”，作为为其二级级类目，三三级类目目按照设设备的种种类设置置，三级级类目下下是案卷卷。要求求一机一一卷。四、设备档档案的组组卷 设备备档案按按其种类类、阶段段或者文文件材料料的性质质等分别别组卷。 种类类：即将将同

19、一种种类设备备组织到到一卷中中。如浮浮法线中中原料车车间的刮刮板机相相关文件件组成一一卷或者者几卷。 阶段段：即自自制的设设备按立立项初期期、竣工工组卷。如如立项阶阶段管理理性文件件、竣工工材料等等。 文件件材料的的性质：即图纸纸、文字字性材料料等。五、案卷的的装订、装装盒 设备档档案与基基建档案案一样，一一般是文文字性材材料组卷卷后需装装订，装装订采取取不锈钢钢夹或者者线装的的方式；图纸、成成册的文文件材料料不需装装订，直直接装盒盒。案卷卷内不允允许在生生锈金属属物。 有有些材料料，如随随机说明明书等，体体积较大大，不便便装盒，也也可在贴贴上背脊脊，不用用装盒。 另：部分以以活页形形式装订订

20、的材料料，必须须重新用用线装固固定。六、编号、编编目 1.页号： 为了便便于查找找卷内的的设备文文件材料料，就需需要重新新逐页编编写案卷卷统一的的流水顺顺序页号号 1）案案卷内设设备文件件材料均均以有书书写内容容的页面面编写页页号。 2）单单面书写写的设备备文件材材料在其其右下角角编写页页号；双双面书写写的设备备文件材材料，正正面在其其右下角角，背面面在其左左下角编编写页号号。图样样页号编编写在标标题栏外外。 3)成套图图样或印印刷成册册的设备备文件材材料，自自成一卷卷的，应应排在卷卷内文件件材料最最后，将将其作为为一份文文件填写写卷内目目录，不不必重新新编写页页号，可可在备注注中注明明总页数

21、数。卷内内目录、卷卷内备考考表不编编写页号号 2.编目：只需按按照档案案管理系系统相关关内容填填写即可可，与文文书档案案类似七、设备档档案的利利用1.设备档档案中应应用较频频繁的材材料，如如使用说说明书、零零件图册册等，如如有两份份，则档档案室留留存一份份，现场场存留一一份；如如只有一一份，现现场可留留一份复复印件。2.若材料料过厚，不不易复制制，使用用单位可可与档案案室协商商，责成成专人保保管，并并定期办办理借阅阅手续。第四章 专专门档案案的整理理第一节 实物档档案 一、实物物档案的的归档范范围 1.集体或或个人在在各类公公务活动动中获得得的奖杯杯、奖状状、奖牌牌、奖章章、锦旗旗、证书书等；

22、 2.公务活活动中获获赠的纪纪念品； 3.本单位位自形成成以来使使用过的的牌匾、停停用的各各种印章章、各种种重大活活动中形形成的纪纪念品和和宣传品品； 4.其它有有保存价价值的实实物。 第一节 实实物档案案二、归档要要求 1.个个人在公公务活动动中获得得的奖状状、证书书、纪念念品等实实物档案案应先由由集团档档案室拍拍照登记记，再交交由个人人保管。 2.归档的的实物应应用数码码相机拍拍成照片片，并将将照片挂挂接到档档案管理理系统中中相应实实物档案案条目后后。 三、实物档档案的编编号、著著录 实实物档案案的档号号：全宗宗号类类目号（一一级类目目二级级类目）顺序号号。如： CCSG001SSW100

23、11CSG001 集团总总部代号号（全宗宗号） SSW 实实物类代代号（一一级类目目） 1 牌匾类类代号（二二级类目目） 0001 顺序序号，第第一件牌牌匾类实实物 注：如本单单位实物物较少，也也可不用用二级类类目。四、实物档档案的保保管 1.小于AA4幅面面的实物物，如证证书等，贴贴好标签签后按顺顺序装入入档案盒盒或放入入资料立立架中，存存放于档档案柜。 2. 较大大实物档档案，如如奖牌、奖奖杯、纪纪念品等等，可在在贴好标标签后放放在陈列列柜或专专用柜中中保管，也也可放置置于走廊廊或会议议室等处处陈列，以以更好地地发挥宣宣传作用用。 第二节 照照片档案案的管理理一、数码照照片的归归档范围围

24、1.选择性性归档 重要要的、有有代表性性的、有有参考利利用价值值的 2.归档照照片的数数量 各单位位根据本本单位实实际情况况自定，主主要是要要结合重重要程度度、实际际工作需需要等因因素来定定，在实实际工作作中需要要具体情情况具体体分析。二、数码照照片的归归档流程程 收集集-挑选选-分组组编写组组说明-冲印-装册-编写照照片说明明-刻录录1.收集。按按照归档档范围，收收集有必必要归档档之照片片。2.挑选。将将重要的的、有代代表性的的、最能能够体现现本次活活动背景景的照片片挑选出出来。3.分组、编编写组说说明。一一组照片片不是一一类照片片，而是是一次活活动形成成的照片片。组说说明包括括本次活活动的

25、时时间、地地点、人人物和事事由。如如：XXX年XXX月XXX日XXX视察东东莞南玻玻绿色能能源产业业园。组组说明就就是该组组照片所所在文件件夹的名名称。4.冲印。每每一年结结束后，将将本年度度所有需需归档照照片到数数码照片片冲印点点进行冲冲印，一一般冲印印照片大大小主66寸。5.装册。将将冲印好好的数码码照片装装入专门门的照片片档案册册。6.编写照照片说明明。组说说明在本本组照片片之前。组组内每张张照片的的说明，主主要是人人物、地地点及事事件细节节。（摄摄影者和和背景一一般略）7.刻录。将将一个年年度的照照片记录录到一次次性写入入不可擦擦写的光光盘上，并并在盘面面上做好好记录。如如XX年年度数码码照片。谢谢！