Internal communications plan 内部沟通计划书13584.docx

《Internal communications plan 内部沟通计划书13584.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Internal communications plan 内部沟通计划书13584.docx（15页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、NZTE Internal Communications Plan1 Jully 20007- 30 JJune 20088PurpooseThe ppurpoose oof thhis ddocumment is tto seet ouut NZZTEss intternaal coommunnicattionss strrateggy foor 20007/008 annd hoow itt willl bee delliverred.BackggrounndInterrnal commmuniccatioons iis esssenttial to ggood busiinesss.Or

2、gannisattionss aree likke coommunnitiees eaach wwith its own cultture, strructuure aand oorgannisattionaal hiierarrchy and eachh memmber of tthat commmunitty frrom tthe CCEO tto thhe reecepttioniist hhas nneedss thaat caan annd shhouldd be met by wwell-manaaged inteernall commmuniicatiions. Effeccti

3、vee intternaal coommunnicattionss hellps ssenioor maanageementt to commmuniccate visiion, creaates a cuulturre whhere emplloyeees beecomee enggagedd witth thhe gooals and valuues oof thhe orrganiisatiion, and keepps maanageementt in tunee witth whhatss goiing oon arroundd thee orgganissatioon. IIt e

4、nncourragess enggagemment and inteeracttivitty beetweeen alll leevelss of the orgaanisaationn.Organnisattionss neeed thhe abbilitty too quiicklyy ideentiffy, ssend, recceivee, annd unndersstandd infformaationn thaat iss creediblle, ssensiible and releevantt to stafff inn enaablinng annd ennergiising

5、g theem too carrry oout aan orrganiisatiionss strrateggic iintennt. Interrnal commmuniccatioons iis abbout trannslatting manaagemeent iintennt (iie innformmatioon annd beehaviiour) intto meessagges tthat are conssisteent aacrosss thhe orrganiisatiion, and provvidinng thhe coonnecctionns thhat ppeopl

6、le neeed iin orrder to bbuildd unddersttandiing.Nothiing iis ass powwerfuul ass mannagemment leadding by eexampple aand aan orrganiisatiionss commmitmment to iinforrmed relaationnshipps wiith iits eemplooyeess is at tthe hheartt of goodd intternaal coommunnicattionss. Rewarrds ffrom effeectivve innt

7、ernnal ccommuunicaationn aree manny. Effeectivve innternnal ccommuunicaationn imppactss on orgaanisaationnal ccultuure aand oon thhe abbilitty off thee orgganissatioon too carrry oout iits sstrattegicc inttent and alsoo hass a ddirecct reelatiionshhip tto exxternnal ccommuunicaationn in partticullar

8、 iin reespecct too isssues and crissis mmanaggemennt. Our eemplooyeess serrve aas thhe moost eeffecctivee ambbassaadorss forr NZTTE inn thee bussinesss ennviroonmennt annd too thee widder ccommuunityy. Daamninng heeadliines can be ddamagging for emplloyeee morrale if sstafff aree uniinforrmed and ca

9、n leadd to a neegatiive iimpacct onn thee commpanyys rreputtatioon thhrouggh woord oof moouth.That is wwhy ggood inteernall commmuniicatiion iis soo esssentiial aand mmust be ccloseely aalignned wwith exteernall commmuniicatiions actiivityy. In NZZTEss casse, 6650 eemplooyeess whoo feeel coomforrtab

10、lle inn theeir rrole, aree welll innformmed aand hhave a seense of aachieevemeent iin thheir workk, trransllatess intto 6550 exxponeentiaally prodductiive cconveersattionss witth exxternnal sstakeeholdders.This inteernall commmuniicatiions plann setts ouut NZZTEss appproacch too intternaal coommunni

11、cattionss andd is suppporteed byy a gguidee to the toolls annd chhanneels tthat are avaiilablle ass a rresouurce for Boarrd, mmanaggemennt annd sttaff.Situaationnal AAnalyysisThe ppast yearr hass seeen thhe deeveloopmennt annd coonsollidattion of iinterrnal commmuniccatioons ppoliccy annd chhanneels

12、.NZTE alreeady has a wiide rrangee of commmuniccatioon chhanneels iin pllace to sservee itss empployeees iincluudingg thee staaff iintraanet (SupperTEED), Insiight, Insside Enteerpriise, Chieef Exxecuttive e-maail, Chieef Exxecuttive Brieefingg, Caascadde brriefiing, Igniite aand tthe SStafff Semmin

13、arr Serries. Theese aare ggenerrallyy welll reeceivved aand aattennded, andd oveer thhe paast yyear advaancess havve beeen mmade in mmakinng moore mmaterrial moree acccessiible via onliine cchannnels.Resullts ffrom the Cultture Survvey aand ffrom ongooing 3-moonthlly sttaff reviiews and exitt pollls

14、 iindiccate thatt commmuniicatiions are geneerallly weell rreceiived but thatt theere iis rooom ffor iimproovemeent. Aneccdotaal feeedbaack ssuggeests thatt staaff bbasedd in the inteernattionaal offficees coould be bbetteer innformmed aand eengagged aand tthat acceessibbilitty too andd of the CEO,

15、whiile ggood, couuld bbe immprovved.Theree aree inddicattionss thaat coorporrate poliicy iis allso nnot wwidelly annd coonsisstenttly uunderrstoood annd taaken up. Thiss cann be addrresseed thhrouggh innternnal ccommuunicaationns.Interrnal commmuniccatioons iis deeliveered effeectivvely by aa commbi

16、naationn of stafff frrom mmultiiple teamms accrosss thee orgganissatioon inncludding Commmuniccatioons, HR, Knowwledgge Soolutiions and IT. This inteernall commmuniicatiions plann willl neeed tto suustaiin thhe goood wwork alreeady undeerwayy as welll as expllore new channnelss andd oppportuunitiies

17、 ffor eengagging moree efffectiivelyy witth alll meemberrs off thee orgganissatioon, bbut ppartiiculaarly thosse baased in tthe iinterrnatiionall offficess.A keyy chaallennge ffor tthis yearr willl bee thee intternaal rooll-oout oof Neew Zeealannd Neew Thhinkiing. Thiss willl neeed tto bee intterwoo

18、ven throough all NZTEEs ddocummentaationn andd acttivitty, iin coonjunnctioon wiith NNZTEs coorporrate commmuniccatioons pplan.We wiill aalso needd to begiin prreparratioons ffor tthe rrestrructuure aand ddesiggn off thee Inttraneet too sitt aloongsiide tthe rrestrructuure oof NZZTEss onsshoree andd

19、 offfshorre faacingg webbsitees.Valuee ProoposiitionnNZTEs innternnal ccommuunicaationns wiill: suppoort tthe ccorpooratee goaals aand sstrattegiees off NZTTE refleect NNZTEs coommittmentt to honeesty in ccommuunicaationn modell NZTTEs valuues (accoountaabiliity, honeesty, colllabooratiion, agillity

20、 and innoovatiions, leaadersship, proofesssionaal diiscipplinee) inn intternaal coommunnicattion refleect ddesirred bbrandd atttribuutes (insspiree, ennergiise, deliiver) in desiign aand llanguuage refleect aand ccommuunicaate NNew ZZealaand NNew TThinkking neverr putt NZTTEs brannd orr imaage aat r

21、iisk alloww twoo-wayy commmuniicatiion wwhereever posssiblee recoggnisee thee neeeds oof diifferrent audiiencees annd bee rellevannt too thoose aaudieencess.Key mmessaages Interrnal commmuniccatioons iis ann esssentiial eelemeent oof thhe buusineess mmix NZTE stafff arre thhe orrganiisatiionss mosst

22、 immporttant and effeectivve ammbasssadorrs NZTE is ccommiittedd to honeest aand ttransspareent ccommuunicaationns NZTE willl alllow ttwo-wway ccommuunicaationn wheereveer poossibble NZTE recoognisses tthe nneedss of, andd willl bee rellevannt too, diifferrent audiiencees.Publiics NZTE Miniisterrs N

23、ZTE Boarrd NZTE Seniior EExecuutivee Teaam NZTE stafffKey sstakeeholdders Chieff Exeecutiive GMs MMarkeetingg, Sttrateegic Humaan Reelatiions Commuunicaationns Regioonal markketinng maanageers HR Knowlledgee Sollutioons IT Sociaal CllubInterrnal commmuniccatioons rrespoonsibbilittiesThis secttion se

24、tss outt whoo is respponsiible for whatt.Commuunicaationns Teeam (in cconsuultattion withh Humman RResouurcess, Knnowleedge Soluutionns, IIT annd thhe NZZTE SSociaal Cllub): Set tthe PPoliccy frramewwork for commmuniccatioon chhanneels aacrosss thhe grroup Proviide ccommuunicaationns guuidannce aand

25、 ssuppoort tto sttaff in cconjuunctiion wwith regiionall marrketiing mmanaggers Managge orrganiisatiion-wwide commmuniccatioon chhanneels aand ttoolss andd enssure theyy meeet sttaff commmuniccatioon neeeds Underrtakee perriodiic reeviewws off intternaal coommunnicattionss acrross the orgaanisaation

26、n Suppoort ccolleeaguees wiith tthe ddelivvery of ccommuunicaationns pllans and actiivitiies.Senioor Exxecuttive Teamm: Valuee efffectiive ccommuunicaationns byy leaadingg andd chaampiooningg witthin theiir reespecctivee Grooup, Commiit too resspondding to aall iinterrnal querries inclludinng e-mail

27、ls Commuunicaate tthe wwork and succcessees off theeir GGroupp to the restt of NZTEE Suppoort aand uuse aall oof NZZTEss intternaal coommunnicattionss chaannells annd toools Wheree posssiblle usse faace-tto-faace ccommuunicaationn andd alwways use a miinimuum off thrree ccommuunicaationn chaannells

28、whhen ccommuunicaatingg intternaally.All NNZTE stafff: Take respponsiibiliity ffor kkeepiing iinforrmed by eengagging withh intternaal coommunnicattionss chaannells Seek the suppport and guiddancee of the commmuniccatioons cconsuultannt reesponnsiblle foor innternnal ccommuunicaationns whhen eengagg

29、ing withh staaff Proviide ffeedbback to CCommuunicaationns onn intternaal coommunnicattionss ressourcces aand ddelivvery Proviide ssucceess sstoriies aand ootherr rellevannt innformmatioon too Commmuniicatiions for publlicattion inteernallly.Objecctivees To maaintaain aand iimproove eeffecctivee and

30、d appproprriatee linnkagees accrosss thee whoole oorgannisattion To emmpoweer NZZTE mmanaggemennt annd sttaff to ccommuunicaate iinterrnallly To prromotte grreateer viisibiilityy andd enggagemment of CChieff Exeecutiive aamongg NZTTE sttaff To enncourrage engaagemeent oof annd feeedbaack ffrom staff

31、fStrattegy and tactticsObjecctivee Onee: Mainttain effeectivve annd appproppriatte liinkagges aacrosss thhe whhole orgaanisaationnWhoWhenMid-yyear reviiewBudgeetStrattegy: Fouundattion Maaintaain aand ggrow comppreheensivve raange of iinterrnal commmuniccatioons cchannnels to rreachh alll intternaal

32、 auudienncesTactiics:Proviisionn of weekkly IInsigght eelecttroniic neewsleetterr acrross wholle orrganiisatiionDeannna Addams, JennnifeerWeekllyOngoiingProviisionn of quarrterlly Innsidee Entterprrise DVD acrooss wwholee orgganissatioonJenniiferQuartterlyyOn trrack$120,000 +GSTTSuppoort ffor KKS-le

33、ed prrovission and imprrovemment of SSuperrTED, inccludiing ddevellopmeent oof coontennt prrotoccol, propposall forr connsoliidatiion oof innformmatioon, aand pplan for longg-terrm ennhanccemenntsJenniiferJune 07UnderrwaySuppoort ffor HHR-leed prrovission of sstafff semminarr serriesJenniiferOngoiin

34、gOngoiingSuppoort ffor HHR-leed prrovission of IIgnitte sttaff induuctioon prrograammeJenniiferOngoiingOngoiingSuppoort ffor HHR-leed prrovission of iinducctionn pacckJenniiferOngoiingOngoiingImpleementt twoo-wayy casscadee briiefinng syystemm inccorpooratiing ccommuunicaationn froom Miinistters thr

35、oough Boarrd, SSET tto sttaff and vicee verrsa iin coonjunnctioon wiith SStrattegicc Rellatioons aand SStrattegy and EvalluatiionJenniiferJune 08PendiingInvesstigaate pproviisionn of web streeaminng annd/orr onlline audiiovissual hosttingJenniiferDecemmber 07DoneEnsurre liinks are madee bettweenn al

36、ll intternaal coommunnicattionss to alloow crross prommotioon annd ttoolkkit scennariooJenniiferOngoiingOngoiing; Toollkit estaablisshedSuppoort ffor SSociaal Cllub aactivvitiees annd coommunnicattionss ccrosss refferennce wwith otheer chhanneels wwheree posssiblleJenniifer, Soccial ClubbOngoiingOng

37、oiingObjecctivee Twoo: Empowwer NNZTE manaagemeent aand sstafff to commmuniccate effeectivvely inteernalllyBy whhoBy whhenMid-yyear reviiewBudgeetStrattegy: Ressourccing Esstabllish and mainntainn ressourcces tto heelp mmanaggemennt annd sttaff commmuniccateTactiics:Estabblishh andd commmuniicatee i

38、ntternaal coommunnicattionss ressourcces iincluudingg commmuniicatiions plann, prrocesss doocumeent, Q&A, intternaal coommunnicattionss plaan teemplaate, linkks too NZTTE sttyle guidde, NNZTE commmuniccatioons cchannnelsJenniiferJune 08DoneEstabblishh andd maiintaiin SuuperTTED iinterrnal commmunicc

39、atioons rresouurceJenniiferJune 08 oongoiingRevissed JJanuaary 008Produuce aand oofferr preesenttatioon onn intternaal coommunnicattionss to teammsJenniiferOngoiingOngoiingContrributte innternnal ccommuunicaationns innformmatioon too Ignnite stafff orrienttatioon daay prrograammeJenniifer, Kellly VV

40、ogthherrOngoiingOngoiingContrributte innternnal ccommuunicaationns innformmatioon too staaff iinducctionn pacckJenniifer, KelllyOngoiingDoneProviide aan innternnal ccommuunicaationns addvicee andd suppportt serrvicee to NZTEE teaams aand pprojeectsJenniiferOngoiingOngoiingObjecctivee Thrree: To prro

41、motte grreateer viisibiilityy andd enggagemment of CChieff Exeecutiive aamongg NZTTE sttaffBy whhoBy whhenMid-yyear reviiewBudgeetStrattegy: Enggagemment esstabllish and mainntainn chaannells foor Chhief Execcutivve too acttivelly enngagee witth sttaffTactiics:Facillitatte Chhief Execcutivve brriefi

42、ings to oonshoore sstafff outt of Auckklandd, Weellinngtonn andd Chrristcchurcch Fionaa Achhesonn, JeennifferQuartterlyyOngoiingIntrooducee proogrammme oof innformmal CChieff Exeecutiive bbrieffingss to regiionall andd intternaationnal sstafff, inncludding makiing qquartterlyy briiefinngs aavaillabl

43、ee onllineJenniiferOngoiingDone, onggoinggFacillitatte inntrodductoory aand cclosiing ccommeents to IInsidde EnnterppriseeJenniiferQuartterlyyOngoiingFacillitatte Chhief Execcutivve e-maill forr impportaant aannouuncemmentssFionaa, Jeenniffer, Doroothy HarpperOngoiingOngoiingInvesstigaate pproviisio

44、nn of web chatt faccilittyJenniiferJune 08InvesstigaatinggInvesstigaate pproviisionn of blogg witth RSSS feeed aand ccommeent ffacillityJenniiferJune 08InvesstigaatinggObjecctivee Fouur: To enncourrage engaagemeent oof, aand ffeedbback fromm, sttaffBy whhoBy whhenMid-yyear reviiewBudgeetStrattegy: C

45、ommmuniity esttabliish aand mmainttain channnelss to encoouragge sttaff to eengagge wiith, and to ffeel engaaged in, the orgaanisaationnTactiics:Incorrporaate oopporrtuniity ffor ffeedbback wherre poossibble iin alll innternnal ccommuunicaationns chhanneelsJenniiferOngoiingOngoiingPromoote sstafff c

46、onntribbutioon too InssighttDeannna, JJenniiferOngoiingOngoiingPromoote sstafff conntribbutioon too SupperTEEDJenniifer, Deaanna, KS OngoiingOngoiingPromoote sstafff conntribbutioon off ideeas ffor IInsidde EnnterppriseeJenniiferOngoiingOngoiingInvesstigaate pproviisionn of SupeerTEDD messsagee boaardJenniiferJune 08Insidde Cllassiifiedd esttabliisheddInvesstigaate