s成功会议管理15658.docx
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1、目 录引言2第1章有效效利用会议议21.1你需需要开会吗吗?21.2明确确会议的目目的31.3非正正式会议441.4正式式会议51.5革新新中的交流流方式61.6会议议类型71.7不要要离题8第2章准备备会议1002.1邀请请与会者1102.2准备备议程1112.3确定定地点1222.4安排排座位1552.5准备备会议用品品17第3章出席席会议1883.1积极极参与1883.2外表表与讲话1193.3倾听听发言2003.4处理理问题213.5做备备忘录233评估与会技技巧24第4章主持持会议2444.1了解解职责2554.2研究究出席者2264.3掌握握会议节奏奏274.4控制制会议2884.
2、5维持持秩序3004.6结束束会议3224.7运用用正规程序序344.8解决决正式会议议上的问题题36主持能力自自测37会议管理若想成功地地管理会议议,你要学学习这些技技巧:从构构划和准备备议程,到到建立正式式程序,以以及处理易易爆局面。会会议管理不不仅教你全全面主持会会议以及充充分参与会会议,而且且为你提供供实用方法法使会议达达到预定目目的。生动动有力的提提示帮助你你处理实际际工作中发发生的情况况,并掌握握一流的会会议管理技技巧,从而而使你大大大提高管理理会议的效效率及果断断性。蒂姆欣德德尔(Tiim Hiindlee)是伦敦敦商业语言言咨询机构构“Workiing WWordss”的创建建
3、人。作为为编辑顾问问和作者,他他完成了许许多著作,其其中包括袖袖珍经理手手册、袖袖珍MBAA和袖袖珍金融手手册、11979年年以来一直直是经济济学家杂杂志的撰稿稿人,19994-11996年年任欧洲洲商务杂杂志的编辑辑。引 言会议商务的的一个重要要部分,全全球每天要要举行数百百万次会议议,会议议管理会会帮助你不论是是作为出席席会议的与与会者,或或者是会议议的主席提高这这些会议的的效果和效效率。不论论是正式会会议还是非非正式会议议,本书将将提供给你你相关的各各种实用建建议,例如如如何作好好基本的准准备,如何何进行恰当当的座位安安排,如何何保持预定定计划,如如何结束仁仁义等。散散见于全书书的101
4、1个简明的的提示将进进一步为你你达到目的的提供重要要信息。自自我评估练练习使你能能系统地评评估你的进进步及明确确以后的努努力方向。如如果你能不不断地应用用本书所提提供的宝贵贵建议,你你就可以非非常自信并并且成功地地管理会议议。第1章 有效利用用会议开会要花费费宝贵的时时间和金钱钱,因此只只有在必要要时才召开开会议,并并确保会议议简短而富富有建设性性。1.1你需需要开会吗吗?大多数经理理人员对花花费在开会会上的时间间之多感到到有压力。可可是究竟有有多少会议议能真正解解决问题?如果你考考虑过会议议真正的代代价,你安安排和出席席的会议就就会少得多多。1.1.11定义会议议商业会议由由若干人参参加,他
5、们们聚到一起起是为了解解决问题或或做出决定定。几个同同事在走廊廊里偶然相相遇,也可可以说是一一个会议。然然而,大多多数工作会会议比较正正式,有预预先确定的的时间和地地点。这些些会议可以以是与高级级经理、同同事或客户户一对一的的会议,但但通常有两两人以上参参加。典型型的会议有有一个明确确的目标,并并概括于方方程(一张张议事清单单)上,议议程预先在在与会者中中传阅。1.1.22考虑成本本成功的会议议通过将合合适的人聚聚集在一起起,使其共共同为某个个目标贡献献他们的才才智,因此此能够节约约大量的时时间和金钱钱。然而,有有许多会议议没有必要要召开,例例如小组会会议。开始始时小组会会议曾有一一个明确的的
6、目标,然然而后来成成为一个惯惯例,或者者被看成从从各自的工工作中解脱脱出来休息息一下的机机会。殊不不知这是一一种代价昂昂贵的奢侈侈。任何会会议最大的的成本通常常是与会者者的时间从阅读读议程,准准备材料,到到出席会议议。如果与与会者还需需长途施行行,这个时时间也必须须计算在内内。最后还还有“机会成本本”,即这些些与会者若若不出席会会议,他们们能做些什什么,为他他们的公司司创造多少少价值?召召集会议之之前,必须须考虑所有有这些成本本。1.1.33把成本加加起来要计算出一一个会议的的总成本,首首先计算全全部出席人人员的总薪薪金,加上上他们每年年在各自单单位的日常常开支,然然后将其和和除以一年年中的工
7、作作小数(每每周工作时时数乘以每每年工作周周数)。另另外还需计计算召开会会议每小时时所需的杂杂项支出,如如房租。两两项之和是是会议每小小时的成本本。会议达达成的最终终结果是否否真正值这这么多钱?可能值得得的,但你你经常要考考虑的是如如何用尽量量少的成本本,而事半半功倍地达达到同样的的效果。1.1.44正在举行行会议一个部门的的成员和董董事总经理理聚在一起起开会,以以解决一个个问题。他他们的年薪薪合计18800000英镑,年年管理费合合计1000000英英镑,另外外还有各种种杂项费用用。按此计计算,这个个会议每小小时的费用用是1788英镑。销售经理联联系各种情情况提供补补充信息销售代表提提出报告
8、董事总经理理主持会议议销售总监向向销售团队队提出问题题秘书作记录录1.2明确确会议的目目的可以为许多多不同的原原因召开会会议,主席席和与会者者必须预先先明了确切切目的,这这样才能使使会议取得得成功。小提示1:从一开始始就要明确确会议目的的小提示2:如果不开开会也能解解决问题,就就取消会议议。1.2.11考虑目的的大多数会议议的目的属属于下列几几种之一。要要预先决定定所要召开开会议的目目的属于其其中的哪一一种,并确确保全体与与会者明了了。 透露住处信信息或提供供意见; 发布指示; 提出申诉和和仲裁; 做出决定或或贯彻决定定 激发创意; 提了建议,进进行讨论,并并做出最终终决定;1.2.22考虑细
9、节节如果你已决决定一个会会议的主题题,就可开开始考虑其其他细节。想想一下这个个会议要开开多长,哪哪几个问题题需要讲座座以及必须须分配给每每个问题的的时间是多多少。注意意留点时间间用于委派派任务,也也留点时间间给予会间间休息及会会议总结。一一定要安排排好会议,以以确保恰恰恰相反当的的、有必要要权威性的的与会者能能够出席。如如果他们不不能来,那那就重新安安排一个更更合适的时时间。对于于例行会议议,应每隔隔一段时间间检查一下下这些会议议是否仍符符合一个实实用目的而而不是浪费费时间。1.2.33自我提问问Q每个人都都明确开会会的目的吗吗?Q是否需要要每个人都都出席整个个会议?Q是否有比比开会更好好的方
10、法不不提出问题题?Q是否有其其他人,他他通常不出出席你的会会议,但可可能会在这这一次会议议上提出有有益的意见见?Q使用各种种视觉辅助助手段是否否有利于会会议?1.2.44评估个人人的目的无论你主持持会议或者者只是出席席会议,应应事先考虑虑会议规定定的目标以以及你的个个人目标,例例如,你可可能对议程程式上的某某些项目特特别感兴趣趣,你要起起清楚你愿愿意接受什什么样的结结果,然后后可以开始始做相应的的准备。另另一个需要要考虑的问问题是你能能否减少花花费在会议议上的时间间。如果你你不需要参参加整个会会议并已决决定只出席席其中的一一部分,则则应预先通通知会议主主席。1.2.55保密事宜宜如果会上要要讲
11、座保密密事宜,应应让全体与与会者在会会议的开始始阶段就知知道,因为为这会影响响与会者的的态度。所所有保密事事项需要恰恰当地处理理并且在会会外出应获获得足够的的重视。如如果议和内内兼有机密密和非机密密的事项,则则应预先确确保全体与与会者明白白每个项目目相应的情情况。小提示3:仔细考虑虑什么能促促进会议成成功举行,什什么会使会会议失败。1.2.66强调目标标如果你主持持会议,在在会议开始始时做饭就就要概述这这个会议的的目的和目目标,这样样就能使全全体与会者者在整个会会议期间都都能牢记不不忘。提醒醒与会者何何时必须做做出何种决决议以及需需传递何种种信息,并并且如果他他们偏离这这点提醒他他们注意分分配
12、给每个个问题的讨讨论时间。如如果你仅是是会议的参参与者,你你要确保你你已为详尽尽讨论淤泥泥特别有关关的事项作作好了充分分的准备。小提示4:考虑一下下,如果一一个例行会会议没有如如期举行,会会有什么后后果。1.2.77你的重要要途径目的未明确确,你就无无法确定需需要举行哪哪种会议。首首先确定会会议的目的的及需花时时间,然后后邀请与会会者。确定会议目目的 决决定会议需需要多少时时间 保保证有关人人员出席1.3非正正式会议非正会议可可以有多种种不同的形形式,并且且可以采取取讨论会的的形式。非非正式会会会议无论是是偶然进行行的,或者者是按通常常的方式如如口头方式式召集起来来的,都提提供了一些些机会来简
13、简单地解决决问题。小提示5:记住,高高层经理的的在场可能能会妨碍讨讨论。小提示6:要远离你你的办公室室召开会议议,这样你你就可以轻轻易地离开开会议。1.3.11布置环境境尽管性质比比较随意,非非正式会议议的成功仍仍然得益于于精心挑选选的环境,如如果与会者者感觉不 服,或者者要他们在在开放式的的办公室里里讨论一项项保密事宜宜,那么就就很难进行行富有成效效讨论。选选择合适的的环境,可可以帮助你你得到所寻寻求的结果果。1.3.22解决问题题利用一个临临时的会面面,例如与与同事在走走廊里交谈谈,立刻解解决一个问问题。1.3.33临时会议议只有简短的的通知并且且是顺便或或立即召集集的会议,称称为“临时会
14、议议”。这些临临时会议对对于坦诚地地讨论问题题以及不受受大量其他他人员的影影响而迅速速地做出决决定是很理理想的。不不多于三至至四人参加加的临时会会议在解决决一些小问问题时具有有最佳效果果。另外,可可以利用临临界时会议议发布紧急急通告。在在同事之间间,临时会会议倾向于于以非正式式的语言风风格和轻松松的身体语语言为特征征。建立一一种非正式式的气氛,有有助于你在在会议中理理解其他人人的反应。注注意面部表表情:因为为与会者可可能走神,他他们的面部部表情会真真实地告诉诉做你这一一点。1.3.44小型非正正式会议策划小型非非正式会议议是为了通通过讨论不不解决问题题,提供反反馈,因此此与临时会会议不同,它它
15、应该有准准备的时间间。即使举举行一个只只有二三个个人参加的的小型非正正式会议,也也要记住会会议的目的的和时间限限制。恰当当地控制会会议,你就就能让主要要的事情进进行下去,并并且能使与与会者之间间进行坦诚诚的讨论。通通过保持目目光接触这这种身体语语言中具有有表达性的的方式,来来鼓励与会会者。1.3.55讨论争议议如果你在领领导一次讨讨论,你一一定要多多多运用大量量鼓励性的的目光接触触,来帮助助你保持对对会议的控控制。1.3.66交流思想想小型的头脑脑风暴会议议是一个分分享创意的的良好论坛坛。如果你你正在主持持一个头脑脑风暴会议议,安排专专人记下与与会者提出出的想法,这这种书面记记录常常能能够启发
16、出出其他建议议。1.3.77头脑风暴暴会议利用非正式式的头脑风风暴会议来来产生新的的想法,或或者得出灵灵活的创意意,用于解解决问题。为为了得到最最好的效果果,事先说说明会议的的目的和时时间限制,以以便与会者者能有所准准备。由一一小群各具具特长的人人参与的头头脑风暴会会议最为有有效,所以以必须要求求每个人轮轮流发言。会会议期间避避免评论或或批评任何何想法,因因为这会妨妨碍提出建建议;会后后再判断这这些想法的的可行性。1.4正式式会议不同类型的的正式会议议都有不同同的程序规规则。一些些会议,如如年度全休休会议,必必须依法召召开;其他他的会议则则是自定的的,是为了了做出一个个特殊的决决定或讨论论一个
17、问题题而召开。小提示7:让自己熟熟悉各种正正式会议的的程序。1.4.11正式会议议会议类型特点会议类型特点董事会会议议由公司的的董事们参参加董事会会通常由董董事组成。有有些国家的的法律规定定董事会必必须共同行行使权力。董事会通通常定期召召开会议,也也许一个月月一次,来来讨论公司司事务。会会议通常在在董事会的的会议室举举行这是一一个设有一一张大桌子子的正式场场合。董事会会会议由董事事会主席主主持,他是是根据公司司章程被选选举出来的的大会在大会上,通通常就一个个主题作几几个报告。有有些大会对对公众开放放,另一些些只限某些些人参加,如如公司雇员员。这类会议议适用于大大量人员在在短时期内内交流信息息虽
18、然有时时发言人会会留有“回答提问问”这一段时时间,借鉴鉴于大会的的规模,计计论和听众众参与是很很有限的。常务委员会会会议常务委员会会是公司董董事会下属属的一个小小组,它可可能是对经经常性的事事情负责,如如一位总经经理的薪金金和业绩的的年度评审审。常务委员员会定期召召开会议来来履行授权权给它的任任务。公司董事事会可以授授权常务委委员会代为为采取行动动。常务委员员会要先向向公司董事事会报告,然然后采取必必要的行动动。外部会议一个外部会会议包括某某个组织内内的一群人人和组织外外的另一群群人,例如如来访的行行业工会谈谈判代表。在外部会会议上,保保守机密是是一个重要要问题。与与会者应仔仔细思考哪哪些信息
19、必必须保密;为了达到到目的哪些些信息可以以在会上披披露。外部会议议可以在中中立地点进进行。专门委员会会会议公司董事会会可以建立立一个专门门委员会,研研究一个需需要特别注注意的问题题。与整个个董事会相相比,这个个小组会更更加频繁地地召开会议议。必要时,专专门委员会会可以开会会讨论专业业性特别强强的特殊问问题,或详详细分析复复杂问题。许多公司司董事会发发现难以在在一个月内内召开一次次以上的会会议,而专专门委员会会可以定期期召开会议议,而且只只涉及必要要的人员。年会(AGGM)年会一年一一次,常常常是规定的的,召集公公司董事与与股东讨论论过去一年年的事务和和未来的计计划。年会允许许股东向公公司董事提
20、提问,并要要求他们京京公司的业业绩做出解解释。董事们利利用这个机机会寻求年年度决算的的批准,重重新任命审审计师,并并讨论未来来的计划和和策略。公众会议公众会议对对任何人都都开放。这这种讨论的的形式可被被地方政府府或私人活活动小组所所采用,用用来与公众众讨论各类类事项,或或为公司所所采用,以以讨论未来来的发展。所有的成员员被邀请出出席公众会会议。通常常事先在当当地社交中中心、公共共图书馆及及地方报纸纸或杂志上上通告。公众会议的的议程通常常只有一项项供讨论的的主要议题题。临时股东大大会(EGGM)如果果为了立该该采取行动动而需获得得股东的批批准,则可可召开临时时股东大会会。临时股股东大会可可以在两
21、次次年会之间间的任何时时候召开。应提前一一些时间向向股东们发发出临时股股东大会的的通知,提提前多少时时间则随国国家而异。临时股东东大会的操操作规则通通常与年会会一样。1.4.22遵守规则则管理正式会会议的规则则可能是复复杂的,并并且随国家家和组织的的不同而异异。规则能能决定会前前必须发了了通知的数数量,与会会者的权利利,表决工工作应当遵遵循的程序序。如你参参加一个正正式会议,应应事先了解解应当遵循循的一些规规则。小提示8:注意正式式会议中的的一切法律律要求。1.5革新新中的交流流方式计算机和通通讯技术(统统称为信息息技术,或或IT)的的快速发展展,使面对对面的会议议数量大大大减少。你你可利用这
22、这些高科技技工具减少少出席会议议的时间。小提示9:在会议前前,打电话话给与会者者,让他集集中到议题题上来。小提示100:对信息息要有选择择性地吸取取,避免信信息超载。1.5.11虚拟通讯讯数字技术正正在革新交交换信息的的传统方法法,大大减减少了旅行行的必要性性。电话会会议、实时时视频在线线会议、电电子邮件和和因特网通通讯这些数数字技术正正替代着面面对面的会会议。在召召集各地人人员开会之之前,考虑虑以上这些些选择。1.5.22视频会议议现在,利用用实时音频频和视频连连接的视频频会议是一一种被广泛泛应用的、对对用户友好好程度正在在提高的开开会方法。假假如你那里里已具备这这种技术,你你可以利用用这类
23、会议议,像电话话会议,联联络在世界界各地的人人。视频会会议的优点点是能显示示身体语言言和面部表表情,这常常常是有效效沟通的关关键因素。小提示111:组织和和举行电话话会议时,考考虑世界各各地的时差差。出席视频会会议将传统的和和新的方法法结合起来来,为你所所用。例如如,让无法法来会议现现场的代表表通过视频频设备来出出席会议。小提示122:通过设设定一个时时间限制来来优化在线线会议。小提示133:当你在在电话会议议中发表讲讲话时,不不断重复你你的姓名。1.5.33文化差异异 跨文化商商务交流中中的常见障障碍包括语语言的不同同、时区差差异和国与与国之间旅旅行时间的的不同,以以及文化期期望的不同同。然
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