物业管理质量手册-财务部162296.docx
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1、FPDSaavillls QMMS MAANUALL第一太平戴戴维斯物业业管理质量量手册财务部手册册物业管理理财务部手手册目录1.0 序言2.0 财务部员工工岗位责任任制3.0 会计管理制制度 3.1 会计核算算原则 33.2 费用支出出审批程序序 3.3 工资制度度 33.4 收支规则则 3.5 资资产管理分分工3.6 资产管理理 3.6.1固定资资产管理 3.6.2 流动动资产管理理3.7 申购/借借款申请及及报销规定定 3.7.1 申购购 33.7.22 借款规规定 3.7.3 报销销制度 3.8 管理费使使用管理 3.8.1物业管管理费用项项目 3.8.2收支管管理 3.8.3票据管管
2、理制度4.0 财财务控制制制度 4.1 支支出申请流流程规则 4.2 付付款通知书书的处理规规则 4.3 支票付款款规则 4.4 备用金制制服暂时规规则 4.5 出差及业业务招待费费用申请暂暂性规则1.0 序言 供物业业总经理,财财务部经理理运作参考考。2.0 财务部员员工岗位责责任制1、财务部部经理职责:1.1 向总经理理负责,具具体主持管管理处财务务部的管理理工作,做做好总经理理的助手。1.2 组织财务务部门的政政治学习、法法律规范学学习,要求求所有财务务人员尊纪纪守法, 按照财政政部中国人人民银行颁颁布的有关关金融管理理条例管理理好财务工工作。1.3 每月、每季季审核各种种会计报表表和统
3、计报报表,并写写出分析报报告,送总总经理 审阅,每每月按时检检查各项税税款的交纳纳工作。1.4 检查、监监督各项费费用的及时时收缴和管管理,保证证管理处的的正常运转转。1.5 审核、控控制各项费费用的支出出,杜绝浪浪费。1.6 组织、拟拟定物业管管理费等各各项费用标标准的预算算方案,呈呈送总经理理、开发商商和 相关主管管部门审核核,修改决决定。1.7 研究、熟熟悉各种工工商、财会会及税务管管理制度,运运用法律、政政策手段保保护管理 处的合法法权益。1.8 根据物业业管理行业业的特点,及及实际情况况制定财务务管理制度度的细则。1.9 负责每月月向公司上上报所需报报表。1.10 完成总经经理交办的
4、的其他事项项。2、财务主主任工作大纲:协助财务务经理,负负责整个物物业管理处处的帐目,包包括准备每每月财务报报表并按时时公布予总总经理及业业主参照,整整个物业管管理处的税税务,员工工薪资之计计算及发放放,并安排排周年核算算,定期分分析公司的的财务收支支情况并报报予财务经经理及总经经理。职责:2.1 检查出纳纳员及会计计员的日常常工作,协协助财务人人员之间的的工作关系系,并定期期抽 查出纳帐帐与现金是是否相符。2.2 根据凭证汇汇总表登记记总帐,每每月首十五五个工作天天内发上月月管理开支支会计报表表 及财务状状况分析表表。2.3 按时计付付员工薪资资。2.3 协助财务经经理与银行行、税务局局及工
5、商联联系,解决决管理处及及公司的财财务税项及及 与外汇有有关之问题题。2.5 协助会计计师进行周周年年检。2.6 如有需要要协助招聘聘会计部员员工。2.7 监察管理理费及租金金的收取,对对欠款业户户采取之适适当行动等等。2.8 草拟各项项财务报表表。2.9 总经理及及财务经理理所安排的的其他工作作。2.10 分析财务务收支计划划完成情况况,按季分分析计划的的完成情况况,提出改改善经营管管理 的某些建建议或措施施,进一步步挖掘增收收节支的潜潜力。3、财务助助理职责:职责3.1 将有关应应收帐之原原始凭证做做出记帐凭凭证并准确确记帐。3.2 控制客户户帐期,催催收帐款如如每月管理理费、月费费等。3
6、.3 每月首七七个工作天天内将客户户欠款情况况做出明细细分析表。3.4 将有关应应付帐款及及其他费用用帐原始凭凭证做出记记帐凭证并并准确记帐帐。3.5 定期列出出每个开支支项目之发发生额及余余额。3.6 按时向财财务主管上上报管理处处各项税款款。3.7 正确计算算收入、成成本、费用用和利润。3.8 每月正确确的计提固固定资产累累计折旧。3.9 负责固定资资产的核算算,对购置置、调入、租租赁、封存存、调出和和财产清查查中发生 盘盈、盘盘亏的固定定资产,督督促有关部部门办理会会计手续,根根据会计凭凭证登记固固 定资产卡卡片。定期期核对,做做到帐、卡卡、物相符符,正确计计提折旧。3.10 登记明细细
7、帐,每月月终了要装装订、保管管会计资料料。年终办办完决算后后,应将全全年 的会计资资料收集齐齐全,整理理立卷,编编制目录,装装订成册,妥妥善保管。4、出纳员员职责:4.1 负责将管管理处收入入现金送存存银行,现现金管理及及日常开支支。4.2 登记现金及及银行日记记帐。严格格按照公司司制定的报报销制度进进行报销,凡凡未按照 报销制度度而私自给给予报销的的,均视为为滥用职权权,应赔偿偿给管理处处造成的损损失。4.3 正确计算算每日收支支并准备当当天的出纳纳报表。4.4 出纳员或或其他管理理人员不得得利用工作作之便,挪挪用或借用用公款。3.0 会计管理理制度3.1 会计核算算原则1、 管理理处的会计
8、计核算工作作必须遵守守中华人民民共和国法法律、法规规的有关规规定。2、 管理理处的会计计年度自公公历每年一一月一日起起至十二月月三十一日日止。3、 管理理处会计核核算工作采采用借贷复复式记帐法法,根据权权责发生制制的原则记记帐。4、 管理理处的会计计核算工作作以人民币币为记帐本本位币,外外汇资金的的往来以中中华人民共和国国家家外汇管理理局每月一一号公布的的外汇牌价价折算成人人民币记帐帐,同时另另记 外币帐户。5、 管理理处的会计计凭证、会会计帐簿、会会计报表等等各种会计计记录都必必须根据实实际发 生生的经济业业务进行登登记,做到到手续齐备备,内容完完整,准备备及时。6、 管理理处所采用用的会计
9、处处理方法,前前后各期必必须一致,不不得任意改改变。7、 总经经理将指派派专人,定定期或不定定期地对管管理处内部部的资金和和财产及库库存物 资资进行抽查查审核。3.2 费用支支出审批程程序1、 各部门需需要购置日日常工作消消耗物品或或发生其它它费用支出出,应先填填写“购物请 购 单单”等相应申申请表格,由由各部门主主管签名后后呈交总经经理签名批批准。2、 现金支出出最高限额额为人民币币10000元,超过过最高限额额必须以支支票形式支支付,现金一次支出出超出5000元及以以支票付款款时,采购购申请及报报价单必须须一同交北北京 公司董事审批批并由公司司财务开出出支票。3、 财务务部凭有总总经理签名
10、名批准之“申请单”给予办理理借支手续续。4、 所有有借支需五五天内凭发发票到财务务部办理销销帐手续,最最长时间不不得超出十十天。5、 逾期期不办理销销帐手续者者,财务部部除不给予予其第二次次借支外,将将视情节轻轻重, 采采取必要的的措施(包包括扣除其其本人当月月工资)。6、 财务务部把各部部门费用分分类汇总后后,每月十十号前以报报表形式向向有关发展展商及北 京京公司汇报报。7、 各部部门主管应应在每月225号前把把下月需要要支出的费费用预算呈呈交总经理理审批。8、 由北北京公司支支付管理处处的备用现现金,须同同时由管理理处帐户支支付北京公公司等额 支支票一张对对冲。9、 各全全权管理项项目的银
11、行行帐户支票票由北京公公司财务部部统一保管管、签发。3.3 工资制制度1、 财务务部根据人人事部提供供有关各位位员工每月月的出勤记记录和晋升升统计资料料制表。2、 财务务部将根据据员工的工工资级别,在在扣除个人人收入调节节税和有关关费用后,把把每 位位员工的工工资入帐到到该员工在在银行开设设的户口。3、 管理理处员工凭凭银行存折折到银行领领取工资。4、 管理理处员工的的工资发放放日各项目目自定,但但过节、假假日则提前前一天发放放。3.4 收支规则则1、 管理费每一一个月向用用户收取一一次,水费费、电费按按工程部每每月实际抄抄表度数收收 取取并按实际际缴费作分分摊。2、 管理费以人人民币为收收取
12、货币入入帐,原则则上各用户户应以现金金或转帐支支票形式支支 付付。3、 管理处财务务部负责向向各用户收收取管理费费和水、电电费,发现现逾期一个个月未交者者, 应应及时报告告管理处高高层负责人人,并以书书面形式通通知,催促促其尽快交交纳并加付付滞 纳纳金。如逾逾期二个月月者,则按按租约或管理守则则之规定,采采取法律或或其他行 动 追追回欠款。4、 管理处财务务部出纳员员应把所代代收之管理理费和水、电电费及时入入帐银行,并并于每天 下下班前把管管理处银行行存款余额额以书面形形式呈报财财务部主管管、总经理理。5、 出纳纳员送款时时间定于每每天下午三三时至四时时(保安员员护送)。6、 以下下为配合管管
13、理费收支支作业流程程的正确程程序及使用用的表格/凭单等: 程序序 表格格/凭单 确立收收费基础 管管理费应收收款明细表表 水电费费汇总表 各用户户应缴总费费用明细表表 发出缴缴费通知单单 缴费通通知单 发回收收据与缴费费 费用收收据 收费确确定入帐 收收款凭证 收费确确定转帐 转转帐凭证 付款确确认 付款款凭证 收支对对比日报 月报报表 凭证汇汇总报告 凭凭证汇总表表 杂项支支出月结 杂杂项支出明明细表 管理费费收支月结结 管理理费收支表表 用户欠欠款月结 用用户欠款统统计表 每月管管理费收支支 管理理费收支月月公报 水电周周转金 汇总表3.5 资产管理理分工管理处办公公室根据因因经营管理理需
14、要而购购进的各类类资产设备备和物资设设立专门档档案及设仓仓库存。而而财务部则则负责稽核核库存及每每月盘点工工作,物料料分类按财财务政策办办理:1、 凡单单价超过人人民币三佰佰元的物品品,将划归归为资产设设备类。2、 凡单单价低于人人民币三佰佰元的物品品,将划归归为低值消消耗品。3.6资资金管理1、注册资资本金1.1 管理处可以以向发展商商筹集的基基建基金作作为管理处处的资本金金,亦是管管理处在工工 商行及管管理处登记记注册资本本金。1.2 管理处筹集集的管理或或基建基金金,在物业业管理期内内,不得以以任何方式式抽走。基基 金用于购购买与物业业管理有关关之设备、器器材及其他他预支。2、管理费费按
15、金管理处可以以根据租约约或大厦公公约的规定定,向用户户筹集相当当于三个月月管理费数数额的管理理费按金,在在租约期满满,不再续续租时,管管理费按金金可免息退退回用户。3、水电周周转金管理处根据据用户的面面积向用户户收取一定定数额的水水电周转金金作为日常常水电预支支。3.7 资产管理管理处资产产管理包括括固定资产产管理、流流动资产管管理。流动动资产管理理包括了现现金、银行行存款、应应收帐款及及预付帐款款的管理。3.7.11固定资产产管理1、 定义义 使用年限一一年以上,价价值5000元以上的的用于提供供劳务,进进行物业管管理的主要要设备、工具物品。不不属于专业业物业管理理的设备、工工具的物品品价值
16、在22000元元以上,使使用年限超超过两年的的,也可以以作为固定定资产。2、 固定定资产原价价1. 购入固定资资产为买价价加包装运运输、装卸卸、安装、保保险等费用用和缴纳的的税金。2. 自制自建固固定资产按按自制自建建成本计价价。3. 在原有固定定资产基础础上改建、扩扩建的,按按原价加上上改建、扩扩建支出扣扣除变价收收 入入余额计价价。4. 接受捐赠的的固定资产产按所附单单据或参照照同类设备备市价计价价。5. 盘盈固定资资产,按新新旧程度,以以重置价值值计价。3、 固定定资产登记记购入、自制制、和改建建、扩建的的固定资产产,交付使使用时都要要填制固定定资产登记记卡,详细细列明名称称、规格、型型
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