档案管理的基础知识与操作实务38435.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.南玻集团2010年度档案员培训档案管理的的基础知识识档案管理理工作操作作实务第一部分 档案管理理的基础知知识 一、几个基基本概念1、档案。档档案法对对档案的定定义：是指指过去和现现在的国家家机构、社社会组织以以及个人从从事政治、军军事、经济济、科学、技技术、文化化、宗教等等活动直接接形成的对对国家和社社会有保存存价值的各各种文字、图图表、声像像等不同形形式的历史史记录。2、企业档档案。企业业档案是指指企业在日日常工作中中从事企业业管理、生生产、经营营、销售、

2、经经济核算及及科学研究究等活动中中直接形成成有保存价价值的真实实记录。主主要包括文文字、图表表、音像等等。第一部分 档案管理理的基础知知识3、企业档档案的作用用：凭证作用用；参考作用用；具体体现在在以下几方方面： aa.档案是一一个单位或或个人历史史的真实、全全面的反映映。 b.档案是一一个单位或或个人维护护自身权益益的重要工工具。 c.档案我们们积累和传传播知识重重要载体。 d.档案是开开展单位文文化建设的的重要素材材，特别是是对于企业业建立企业业文化有不不可替代的的作用。第一部分 档案管理理的基础知知识二、档案工工作1、档案工工作的性质质-专业性性：档案工工作有自己己专门的研研究对象、理理

3、论体系和和业务标准准、工作规规范。 -服服务性：为为企业各项项工作服务务。-机要性性：档案中中有不少内内容在一定定的时间和和空间具有有机密性。第一部分 档案管理理的基础知知识2、档案管管理工作的的内容八环节论：收集、整整理、鉴定定、保管、统统计、检索索、编研、利利用服务。六环节论：收集、整整理、鉴定定、保管、统统计、开发发利用第一部分 档案管理理的基础知知识3、档案工工作的原则则：统一领导导、分级管管理集中统一一管理第二部分 档案管理理的操作实实务第一章 档档案整理的的几个概念念第二章 文文书档案的的整理第三章 科科技档案的的整理第四章专门门档案的整整理 第一章、档档案整理几几个概念 一、档案

4、整整理定义：是指将处处于零乱的的和需要进进一步条理理化的档案案，进行基基本的分类类、组合、排排列、编号号、编制目目录、建立立全宗等，组组成有序体体系的过程程。 二、档案整整理的基本本要求：遵遵循文件材材料的形成成规律和特特点，保持持文件材料料之间的有有机联系；区分文件件材料的价价值，确定定档案的保保管期限；便于保管管和利用。 第一章 档案整理理几个概念念三、档案整整理的方法法 :1、以“案案卷”为单位整整理。 a案卷 b立卷 c以案卷为为整理单位位的应用范范围: 科技档案案；部分文文书档案；专门档案案 2、以“件件”为单位整整理。 第一章、档档案整理几几个概念四、档案分分类 1.按照整理理方法

5、的不不同，可将将档案分为为： 文书档案案 科技档案案 专门档案案 22.集团档案案分类大纲纲 党群工作作、行政管管理、业务务管理、基基建档案、设设备档案、会会计档案、人人事档案、声声像档案、实实物档案、产产品档案等等第二章 文文书档案的的整理一、文书档档案整理流流程 鉴鉴定分类装订排列盖档号章填写档号著录装盒、排排架第二章 文文书档案的的整理（一）鉴定定： 归档档文件的来来源主要有有：集团下下发的文件件、单位内内部形成的的文件、政政府部门针针对本单位位发文或需需要本单位位执行的文文件及公司司参与合作作的项目，合合作单位按按要求向本本单位提交交的文件。对对照归档范范围来确定定某类文件件是否需要要

6、归档。（二）分类类：根据集集团及各公公司情况，文文件材料产产生量不大大，因此采采用 “年度-保管期限”结合事由由分类法。 11.分年度：将归档文文件按其形形成年度分分开。 22.分保管期期限：严格格对照本公公司归档档文件分类类、保管期期限表，将将同一年度度内的文件件按永久、长长期、短期期或永久、30年、10年三种保保管期限分分开。从2010年起，集集团档案的的保管期限限按国家档档案局8号令改为为永久、30年和10年。 3.分类别：将同一类类别的文件件排列在一一起。（三）装订订：归档文文件以“件”为单位进进行装订。 1.件的概念念。 原件与复复制件为一一件；转发发文与被转转发文为一一 件；正文文

7、与附件为为一件；同同一年度内内相关的请请示与批复复、报告与与批示、函函与复函为为一件，但但跨年度的的则各为一一件；文件件处理单与与相关文件件为一件。不不同文字的的文本，无无特殊规定定的，中文文本在前，外外文本在后后；印章登登记表等各各种报表、图图册，按其其本来的装装订方法，一一个自然本本（册）为为一件。 注：不允许若若干件一个个类型的归归档文件合合为一件，如如将一个年年度的所有有“通知”作为一件件。 2.保管期期限为永久久或长期、30年的归档档文件，最最好拆除生生锈金属物物，采用线线装、或胶胶装，也可可以用不锈锈钢备用夹夹，但装订订前需进行行扫描。扫扫描件分年年度存储于于硬盘，同同时上传至至档

8、案管理理系统中该该条目录的的原文处，并并在一个年年度结束后后以年度为为单位刻录录在光盘上上脱机保存存。3.较厚归归档文件采采用三点一一线方法进进行装订。 4. 成册的文文件材料，如如印章登记记本、刊物物等，可保保持原貌。 5.保保管期限为为短期或10年的文件件，根据实实际情况选选择装订方方法。（四）排列列。在同一一年度、保保管期限内内，结合机机构（问题题）或事由由按文件形形成时间进进行排序。（五）盖档档号章，填填写相关内内容。归档档章盖在文文件首页右右上方空白白处，若右右上方无空空白，则盖盖在其它容容易查看的的地方。 档案案章格式：全宗号-年度-保管期限-件号。 全宗宗号：各单单位代号； 年度

9、度：即文件件形成年度度； 保管管期限：可可以写永久久、长期、短短期、30年、10年，也可可以只写代代号：Y、C、D、30、10； 件号号：一个年年度一个保保管期限编编一个流水水号，从1排起。（六）著录录，即编目目。请示与与批复为一一件时，只只对批复进进行编目。 1.全宗号：各单位代代号。 2.年度：指指归档文件件文件的形形成年度（如 2002，2003），要求写全。 3.保管期限限：归档文文件保管期期限，可以以是其代号号或是年限限。 4.件号：文文件的流水水号，为三三位数，不不足三位，前前用0补齐，如001、089。5.文件编编号：文件件编号号即即文件发文文字号，填填写时应照照实抄录，不不能有

10、任何何省略或改改动。 6. 题名：一一般情况下下，照录文文件题名，不不得省略或或变更。对对于无题名名或题名含含义不能全全面揭示文文件内容的的归档文件件，为方便便检索，应应根据文件件内容重新新拟写或补补充题名，并并外加“ ”以示区别别。如任免免通知XX，XXX，或通知关于加强强劳动纪律律的通知7. 责任任者：即发发文机关；就是文件件落款处盖盖章单位。责责任者可以以用通用简简称，如“中国南玻玻集团股份份有限公司司”，可以简简化为“南玻集团”。如无通通用简称，则则用全称。 8.主题词：按照档案案主题词表表进行著录录，此项可可以省略。 9.日期：即即文件形成成日期，用用8位阿拉伯伯数字表示示，如200

11、8801011。 10.页数：此此件文件的的总页数，包包括附件。有有字的一面面就算是一一页。空白白页不计页页数。11.份数数：一般归归档文件只只保存1份，利用用频繁或非非常重要的的可以保存存两份。如如有其它需需要，保存存份数较多多，应在备备注中注明明。 12.实体分类类号：就是是档案分类类、保管期期限表中归归档文件的的实体分类类。 133.档号：此此项由系统统自动生成成。 144.盒号：为为所有年度度的大流水水号，从第第一盒档案案排起。作作为查找档档案的辅助助项目。因因有些公司司插卷很多多，此项不不强制要求求填写。 15.存放放位置：此此项为查找找档案档案案的辅助项项目，为方方便查找档档案，建

12、议议填写。 166.备注：用用于填写归归档文件需需要说明的的各种情况况，包括缺缺损、销毁毁等。 177.密级：为为文件上所所标示的密密级，如无无标示，为为内部。（七）装盒盒、排架 1.装盒：按按文件顺序序进行装盒盒。为节省省空间，不不建议一个个问题（或或类别）仅仅有几份文文件也装为为一盒；禁禁止跨年度度装盒。 特别注注意：装盒盒时一定要要按照件号号的顺序排排放，不要要把里面的的文件放错错，借阅后后也要放回回原位，否否则以后查查找起来就就会查找不不到。 2.备备考表：如如文件盒内内有备考表表，直接填填写其中项项目；若没没有，则打打印一份，将将其置于盒盒内文件之之后，项目目包括盒内内文件情况况说明

13、、整整理人、检检查人和日日期。3.背脊：填写年度度、保管期期限和起止止件号。 4.排架：按年度从从档案柜最最上层排起起，永久和和长期的可可以一起排排架，短期期则另排一一架。第三章 科科技档案整整理一、科技档档案的基本本种类 科科技档案是是指分类表表中的基本本建设、设设备仪器、科科研档案、产产品档案二、科技档档案档号编编写方法 单位代号-一级类目二级类目-案卷号例：CSGG11-044.01-0001 CCSG111是单位代代号，深圳圳浮法代号号 004为一级类类目代号，即即基本建设设类 001为二级类类目代号，即即第一个基基建项目 0001为案卷号号，即第一一个案卷科技档案的的档号：就就是科技

14、文文件的案卷卷编号第一节 基基建档案管管理一、注意区区分基建工工程准备阶阶段文件与与文书档案案的区别 在建建筑工程管管理资料规规定的附附录A中，明确确了各个阶阶段都会产产生哪些文文件，在工工程项目准准备阶段中中的文件，如如：项目建建议书与批批复、用地地批准文件件等容易与与文书档案案混淆，要要注意区分分。二、注意由由建设单位位收集的文文件的收集集和积累 工程准备备阶段与工工程竣工验验收阶段的的文件是由由建设单位位收集和积积累的。有有新项目动动工时，如如若由档案案室来负责责产生文件件的保存，那那么要注意意这两个阶阶段的文件件的收集。三、注意案案卷题名的的拟定 案卷题名名要能反应应本卷文件件的内容，

15、一一般采用三三段式： 一一是项目的的名称；二二是项目的的组件、部部件、专业业、阶段的的名称；三三是项目文文件的名称称。 如：南南玻工业大大厦（项目目名称）结结构（专业业）竣工图图。 四、注意与与当地城建建档案部门门保持联系系 各地城建建档案部门门对移交档档案的要求求不一样，要要了解公司司所在地城城建档案部部门的要求求，尽量关关注文件形形成的质量量，使其能能够满足要要求，减少少重复工作作。第三节 设设备档案的的管理一、设备档档案的内容容 设备档案案包括计划划采购到设设备报废过过程中产生生的全部文文件资料。如如：前期的的购买计划划、请示批批复、采购购合同，到到设备的开开箱验收记记录、安装装调试记录

16、录、验收运运行记录，到到使用过程程中的维修修大修、中中修记录，到到设备报废废时的报废废文件等。 二、设备档档案的收集集 注意档案案收集的齐齐全完整。 在归档时时注意：在在新购设备备开箱时，就就有档案员员在场对技技术资料进进行核对登登记，在安安装调试完完成后三个个月内将随随机文件材材料归档。三、设备档档案的分类类 理论上有有以下几种种分类方式式： (11)、性质型号分类类法：性质质型号结构隶属案卷：如如生产设备备LYY打磨机-01（案卷）；办公设备备方正科技技电脑显示器01（案卷） (2)、工序型号分类类法：工序序型号结构隶属案卷 如：一个个啤酒制造造企业的设设备档案按按工序可分分为：发酵酵A保

17、温机01，粉碎M磨浆机01，罐装等等工序。（一）在本本集团，基基本上每条条生产线按按工序来进进行分类。以以浮法厂的的设备为例例： 一条条浮法线包包括以下几几个工序：原料、熔熔窑、锡槽槽、退火窑窑、控制系系统、冷端端等一些工工序。 建议分分类： 1.每每条线分为为一大类，为为二级类目目 2.每每条生产线线下按工序序分类，为为三级类目目，所有合合同与工序序一样，组组成一个单单独的三级级类目 3.三三级类目下下按文件的的性质组卷卷。（二）对于于单套设备备，如叉车车、起重机机等，将其其组成一个个新的项目目，很多公公司叫“公用工程”，作为其其二级类目目，三级类类目按照设设备的种类类设置，三三级类目下下是

18、案卷。要要求一机一一卷。四、设备档档案的组卷卷 设备备档案按其其种类、阶阶段或者文文件材料的的性质等分分别组卷。 种类类：即将同同一种类设设备组织到到一卷中。如如浮法线中中原料车间间的刮板机机相关文件件组成一卷卷或者几卷卷。 阶段段：即自制制的设备按按立项初期期、竣工组组卷。如立立项阶段管管理性文件件、竣工材材料等。 文件件材料的性性质：即图图纸、文字字性材料等等。五、案卷的的装订、装装盒 设备档案案与基建档档案一样，一一般是文字字性材料组组卷后需装装订，装订订采取不锈锈钢夹或者者线装的方方式；图纸纸、成册的的文件材料料不需装订订，直接装装盒。案卷卷内不允许许在生锈金金属物。 有有些材料，如如

19、随机说明明书等，体体积较大，不不便装盒，也也可在贴上上背脊，不不用装盒。 另：部分以活活页形式装装订的材料料，必须重重新用线装装固定。六、编号、编编目 1.页号： 为了便于于查找卷内内的设备文文件材料，就就需要重新新逐页编写写案卷统一一的流水顺顺序页号 1）案案卷内设备备文件材料料均以有书书写内容的的页面编写写页号。 2）单单面书写的的设备文件件材料在其其右下角编编写页号；双面书写写的设备文文件材料，正正面在其右右下角，背背面在其左左下角编写写页号。图图样页号编编写在标题题栏外。 3)成套图样样或印刷成成册的设备备文件材料料，自成一一卷的，应应排在卷内内文件材料料最后，将将其作为一一份文件填填

20、写卷内目目录，不必必重新编写写页号，可可在备注中中注明总页页数。卷内内目录、卷卷内备考表表不编写页页号 2.编目：只只需按照档档案管理系系统相关内内容填写即即可，与文文书档案类类似七、设备档档案的利用用1.设备档档案中应用用较频繁的的材料，如如使用说明明书、零件件图册等，如如有两份，则则档案室留留存一份，现现场存留一一份；如只只有一份，现现场可留一一份复印件件。2.若材料料过厚，不不易复制，使使用单位可可与档案室室协商，责责成专人保保管，并定定期办理借借阅手续。第四章 专专门档案的的整理第一节 实物档案案 一、实物物档案的归归档范围 1.集体或个个人在各类类公务活动动中获得的的奖杯、奖奖状、奖

21、牌牌、奖章、锦锦旗、证书书等； 2.公务活动动中获赠的的纪念品； 3.本单位自自形成以来来使用过的的牌匾、停停用的各种种印章、各各种重大活活动中形成成的纪念品品和宣传品品； 4.其它有保保存价值的的实物。 第一节 实实物档案二、归档要要求 1.个个人在公务务活动中获获得的奖状状、证书、纪纪念品等实实物档案应应先由集团团档案室拍拍照登记，再再交由个人人保管。 2.归档的实实物应用数数码相机拍拍成照片，并并将照片挂挂接到档案案管理系统统中相应实实物档案条条目后。 三、实物档档案的编号号、著录 实实物档案的的档号：全全宗号类类目号（一一级类目二级类目目）顺序序号。如： CCSG011SW1001CS

22、G001 集团总部部代号（全全宗号） SSW 实物类代代号（一级级类目） 1 牌匾类代代号（二级级类目） 0001 顺序号，第第一件牌匾匾类实物 注：如本单位位实物较少少，也可不不用二级类类目。四、实物档档案的保管管 1.小于A4幅面的实实物，如证证书等，贴贴好标签后后按顺序装装入档案盒盒或放入资资料立架中中，存放于于档案柜。 2. 较大实物物档案，如如奖牌、奖奖杯、纪念念品等，可可在贴好标标签后放在在陈列柜或或专用柜中中保管，也也可放置于于走廊或会会议室等处处陈列，以以更好地发发挥宣传作作用。 第二节 照照片档案的的管理一、数码照照片的归档档范围 1.选择性归归档 重要的、有有代表性的的、有

23、参考考利用价值值的 2.归档照片片的数量 各单位根根据本单位位实际情况况自定，主主要是要结结合重要程程度、实际际工作需要要等因素来来定，在实实际工作中中需要具体体情况具体体分析。二、数码照照片的归档档流程 收集-挑选-分组编写写组说明-冲印-装册-编写照片片说明-刻录1.收集。按按照归档范范围，收集集有必要归归档之照片片。2.挑选。将将重要的、有有代表性的的、最能够够体现本次次活动背景景的照片挑挑选出来。3.分组、编编写组说明明。一组照照片不是一一类照片，而而是一次活活动形成的的照片。组组说明包括括本次活动动的时间、地地点、人物物和事由。如如：XX年XX月XX日XX视察东莞莞南玻绿色色能源产业业园。组说说明就是该该组照片所所在文件夹夹的名称。4.冲印。每每一年结束束后，将本本年度所有有需归档照照片到数码码照片冲印印点进行冲冲印，一般般冲印照片片大小主6寸。5.装册。将将冲印好的的数码照片片装入专门门的照片档档案册。6.编写照照片说明。组组说明在本本组照片之之前。组内内每张照片片的说明，主主要是人物物、地点及及事件细节节。（摄影影者和背景景一般略）7.刻录。将将一个年度度的照片记记录到一次次性写入不不可擦写的的光盘上，并并在盘面上上做好记录录。如XX年度数码码照片。谢谢！