[管理][流程]QP420100文件资料控制程序71.docx

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1、文件号 QP420100版 次 1.0编写日期 2001-04-29共12页 第12页文件和资料控制程序1.目的的建立公司司文件和和资料审审核、分分发及更更新程序序，使公公司文件件均能得得到有效效控制。2.范围围适用于涉涉及文件件(含资料料)编写、审核、批准、发放、回收及及更新的的部门主主管及个个人。3.定义义3.1 质量体体系所产产生的受受控文件件共3类：3.1.1 质质量手册册；3.1.2 程程序文件件；3.1.3 工工作文件件，包括括如下：A.岗位位职责；B.相关关部门制制订的图图纸、工工艺卡片片、检验验标准、操作规规程和管管理规定定等。3.2 外来文文件：非非本公司司制订的的但用于于本

2、公司司质量体体系的文文件，如如法律、法规、标准、国际公公约、惯惯例和顾顾客提供供的文件件等。4.职责责4.1 质量量手册：4.1.1 IISO推推行小组组负责编编写质质量手册册及其其更新版版本； 4.1.2 管管理者代代表负责责审核质质量手册册的内内容。4.1.3 董董事长总总经理批批准质质量手册册。 4.1.4 办办公室管管理部负负责：质质量手册册的分分发、原原稿的存存档及作作废版本本处理。注：质量量手册的的分发参参照质量量手册控控制分发发名单。4.2 程序文文件： 4.2.1 各各部门主主管负责责编写与与本部门门相关的的程序文文件及其其更新版版本；4.2.3 管管理者代代表负责责审核程程序

3、文件件。4.2.4 董董事长总总经理负负责批准准程序文文件。4.2.5 办公室室管理部部负责：分发程程序文件件；原稿的的存档及及处理作作废版本本。注：程序序文件的的分发参参照附录录“文件分分发名单单控制表表”，程序序文件涉涉及的班班组依实实际情况况进行颁颁发控制制。4.3 工作文文件：4.3.1 相相关部门门主管负负责组织织编写本本部门的的“工作文文件”及更新新版本；4.3.2 公公司管理理者代表负负责审核核“的工作文文件”内容。4.3.3 董事长长总经理理负责批批准工作作文件；4.3.4 办办公室管管理部负负责工作作文件及及更新版版本的分分发和原原稿的存存档及处处理作废废版本。注：工作作文件

4、的的分发参参照附录录“文件分分发名单单控制表表”，工作作文件涉涉及的班班组依实实际情况况进行颁颁发控制制。4.4 外来文文件： 4.4.1 办公室室管理部部负责：控制、分发外外来文件件及更新新版本和和处理作作废版本本；存档档外来文文件。4.4.2 各各部门主主管负责责存档本本部门使使用的外外来文件件。5.要求求5.1 总则受控文件件的编写写、审核核、批准准、更改改、发行行、存档档、作废废等，按按本程序序职责说说明执行行。5.2 受控文文件分发发前准备备：5.2.1 文文件的编编号和批批准：文文件在经经相关部部门或个个人在编编写完成成后进行行如下处处理： A.编编号：按按照“ 5.12” 的要要

5、求进行行编号。 B.批批准：按按照本程程序“4.职职责”的要求求由相应应的批准准人在文文件上签签章使文文件生效效；5.2.2 受控文文件的登登记和标标识： A.文文件批准准后并登登录于“文件目目录”中； B.交交分发者者的文件件可以是是原稿、复印件件或传真真方式。 C.若若以原稿稿或复印印件交分分发者，则则在作为为原稿/复印件件的文件件首页背背面盖“受控”章以便便识别。 D.若若以传真真方式送送分发者者，分发发者收到到传真后后在首页页背面盖盖“受控”章以便便识别。 E.对对于分发发给使用用部门的的原稿或或复印件件，应由由文件的的分发部部门在相相应的文文件的首首页正面面加盖红红色的“受控”章，以

6、以表明文文件处于于“受控”状态。 F.对对于非受受控文件件，如：用于教教育培训训的文件件等，应应于首页页加盖“非受控控参考文文件”章，以以便识别别。5.3 受控文文件分发发：5.3.1 分分发前，文文件的批批准人确确定文件件分发范范围，填填写“文件分分发名单单”，文件件分发名名单确定定的原则则是：凡凡是与文文件执行行内容有有关的部部门均应应得到相相应文件件的有效效版本。5.3.2 文文件分发发者按批批准人确确定的“文件分分发名单单”复印文文件，并并将文件件分发给给相应的的部门或或个人。5.3.3 接接受文件件人在“文件分分发记录录表”上签章章，作为为文件接接收的证证据。5.3.4 如如果分发发

7、的文件件是更新新版本，分分发者应应按照原原分发范范围（即即原有的的“文件分分发名单单”）要求求文件的的接收人人出示失失效文件件，并盖盖作废章做作作废处理理或当场场销毁，分分发者在在“文件分分发记录录表”上签章章作已处处理失效效文件记记录，作作废文件件的原稿稿需保留留。5.4 受控文文件的更更改：5.4.1 质质量手册册、程程序文件件及工作作文件需需更改时时，如涉涉及文件件内容的的更改，由由申请者者填写“文件更更改申请请”表，经经管理者者代表审审核后经经董事长长总经理理批准，由由办公室室管理部部按照5.3节的的规定分分发至相相关单位位部门和个个人。如如果只是是错字或或字数的的删减等等的更改改，则

8、可可由管理者者代表认认可后直直接在文文件上更更改(含原件件)，并在在更改处处签章。5.4.2 除除非有特特别指定定，受控控文件的的更改应应由管理理者代表表审核后后经董事事长总经经理批准准。5.4.3 文文件内容容做小的的改动时时，须抽抽换更改改的那一一页次及及版本页页(首页)，其余余页次内内容不作作变更。5.4.4 更改版版本号整整数位或或更改页页码时，整整份文件件换为新新版。5.4.5 文件版版本更改改准则A.文件件的首版版，其起起始版本本号应为为1.00。B.凡是是对文件件中一般般的非原原则性差差错的更更改，每每更改一一次应顺顺次提升升版本号号小数点点后面的的一位数数，如由由1.00改为1

9、.1由1.22改为1.3等。C.凡是是文件更更改中涉涉及系统统的主要要内容或或需要增增、减页页次等，应应更改版版本号整整数位，每每更改一一次顺次次提升整整数位11.2改改为2.0；2.44改为3.0等，每每次更改改后的新新版本号号的小数数位应从从X.00开始。D.表格格的版本本、版次次的更改改与文件件相同。 5.5 受控文文件存档档参照质质量记录录控制程程序（JS-QP44202200）执行。5.6 受控文文件控制制：5.6.1 受受控文件件统一由由办公室室管理部部分发，其其他部门门未经授授权不得得分发。5.6.2 如如确因实实际需要要增发文文件，可可以向文文件批准准者申请请：A.由批批准人直

10、直接填写写在“文件分分发名单单”中，正正式拥有有受控文文件。B.要求求一份复复制版本本，复制制版本盖盖非受控控参考文文件章，以以不列入入更新控控制范围围。 5.7 质量量手册和和程序文文件的制制作内容容应包含含如下几几个方面面，工作作文件可可根据实实际需要要对以下下内容做做适当的的选择：5.7.1 目目的:为了顺顺利执行行程序，先先必须清清晰地阐阐述编写写文件的的出发点点。5.7.2 范范围:对文件件有影响响的组织织、功能能、条款款、范围围进行描描述。5.7.3 定定义:恰如其其分地解解释程序序中特定定的词、条款或或符号。5.7.4 职职责:控制、权力和和确保任任务执行行的责任任。5.7.5

11、工工作程序序:通过特特定的工工作顺序序来完成成特定的的工作内内容。5.7.6 参参考资料料:确定与与程序有有联系的的特定的的文件、资料。5.7.7 报告和和记录:列出与与程序有有关的所所有表单单或报告告。5.8 文件制制作章节节编号及及规定:5.8.1 章章节编号号规定如如下:1.目的的2.范围围3.定义义4.职责责4.1 4.2 5.工作作程序5.1 5.2 5.2.2 A.B.Ca.b.5.2.3 A5.3 6.参考考资料7.报告告和记录录5.8.2.章章节编号号以不超超过四位位数为原原则，超超过时以以A,BB,C.表表示，再再次以aa,b,c,.表表示。5.8.3.程程序文件件参考依依“

12、5.88.1.”节的项项目及顺顺序编写写，若没没有参考考资料或或流程图图时， 则在该该项目填填入“略”即可。5.9.要求:以本规规范字体体(宋体标标小四号号字)为标准准参考字字体。5.100 文件件编写准准则5.100.1 质量量手册 采用668位编码码，其规规定如下下： - - A. 为质量量手册的的别码泉泉州市坚坚实水泥泥制品有有限公司司的代码码； 为质量量手册的的别码； 为质质量手册册的流流水号代代码。 如如： JS QM - QM 01- 0100000 质质量手册册此四四码为000000流水号号 流水水号质质量手册册质质量手册册泉州州市坚实实水泥制制品有限限公司5.100.2 程序文

13、文件 采用88位编码码,其规定定如下： - - - - A. 为文件件别代号号，QPP表示程程序文件件为泉州市市坚实水水泥制品品有限公公司的代代码“JS”；B. 为文件件别代号号，QPP表示程程序文件件；对应ISSO 990011：20000项项目(448)以48表表示。a.4 质量管管理体系系 b.5 管理职职责 c.66 资源源管理 d.77 产品品和/或或服务实实现的过过程e.8 测量、分析与与改进 C.为每大大项的分分项代号号，以119表表示，如如：对应应ISOO 90001：20000项目目(488)以48表表示。a.4 质量管管理体系系 b.5 管理职职责 c.66 资源源管理 d

14、.77 产品品和/或或服务实实现的过过程 e.88 测量量、分析析与改进进 aa.4 质量管管理体系系 41 总要求求 D. 为每大大项的分分项代号号，以119表表示，如如： 442 文文件要求求 a.4 质量管管理体系系 41 总要求求42 文文件要求求 b.5 管理职职责 51 管理层层承诺52 以以顾客为为中心53 质质量方针针 54 策划 55 职责、权限和和沟通 56 管理评评审 c.6 资源管管理 61 资源准准备 62 人力资资源 63 设施 64 工作环环境 d.7 产品实实现 71 产品实实现策划划 72 与客户户相关的的过程 73 设计和和开发 74 采购 75 生产和和服

15、务的的运作 76 测量和和监控设设备的控控制 e.8 测量、分析与与改进 81 策划 82 测量和和监控 83 不合格格的控制制 84 资料分分析 85 改进 E. 两位位为流水水号，自自0199号由由各部门门依据需需要以流流水号方方式编号号，如： JS - QQP - 42 - 01 000 QP文文件此二二码为000流水水号 流水水号程序序文件分分项代号号 程序序文件分分项代号号程序文文件 程序序文件泉泉州市坚坚实水泥泥制品有有限公司司 5.111 表表格编号号准则采用1008位编号号方法，其其规定如如下： - - - - 5.111.1 、为文件表表单代号号，FMM表示表表格/表表单泉州

16、州市坚实实水泥制制品有限限公司的的代码“JS”；5.111.2 、为对应程程序文件件的编号号（详见见 5.10.2.DD 和 5.110.22.E 的规定定）文件件表单代代号，QQR表示示表格/表单；5.111.3 为为表格格的流水水号,自自0199号由各各部门依依据需要要以流水水号方式式编号，如如：厦门华南南龙水泥泥制品有有限公司司文件目目录表( FMM42001011)FM 42011 0 1 文件件目录表表（流水水号） 对应程程序文件件编号 对应应程序文文件编号号 代表表表格对对应程序序文件的的编号（详详见 55.100.2.D 和和 5.10.2.EE 的规规定）5.111.4 “为表

17、格格的流水水号,自自0199号由各各部门依依据需要要以流水水号方式式编号，如如： JSS - QR 42011 - 01 文件目目录表（流流水号） 对应应程序文文件编号号 代表表表格 泉州州市坚实实水泥制制品有限限公司 泉州市市坚实水水泥制品品有限公公司文件件目录表表( JS-QR42001-01)5.111.6、外来表表单（如如国家、行业、质检站站等统一一制订的的表单）采采用原编编号。5.122 工作文文件的编编号准则则,同程程序文件件编号准准则,只只是”QP”改为”WI”,其他他不变.5.122.1 采用77位编号号，其规规定如下下： - - 5.122.2 为泉州市市坚实水水泥制品品有限

18、公公司的代代码“JS”。5.122.3 为文件件代号，以以WI表表示工作作文件； 5.122.4 对应应工作文文件的流流水号；自00019999号由各各部门依依据需要要以流水水号方式式编号，如： JJS WWI- WI 63 011 - 0010 工作作文件流流水号 工作作文件代代号对应应程序文文件编号号 工作作文件代代号泉州州市坚实实水泥制制品有限限公司 泉州市市坚实水水泥制品品有限公公司工作作文件(JS-WI-001)5.122.7 外来来文件延延用原编编号（如如国家标标准GBB、行业标标准JCC等等）；若若需要，可可用本公公司文件件编号准准则进行行。6.参考考资料6.1 质量记记录控制制

19、程序(JS-QP-42-02000)7.附件件及表单单7.1 文件目目录(JS-QRFMM42011-01)7.2 文件分分发记录录(JS-QRFMM42011-02) 7.3 文件更更改申请请单(JS-QRFMM42011-03)7.4 文件分分发名单单(JS-QRFMM42011-04)附录：文文件分发发名单控控制表持有者/部门对应分发发编码董事长总总经理JSHNNL-001管理者代代表JSHNNL-002管理部总总经理JSHNNL-003品管部总总经理助助理JSHNNL-004生产部副副总经理理（生产产）JSHNNL-005认证机构构副总经经理（技技术）JSHNNL-006更 改 记 录版本章 节页 码码更 改 内 容日 期1.0全共9页新 版版2000020001.105.08