某物业公司内部管理文件汇总113019.docx
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1、物业管理有限公司 PROPPERTYY MAANAGIING()CO., LTDD.编 号:*COP版本号:AA程 序 文文 件编制: 日期: 审核: 日期: 批准: 日期: 说明: 红红色印章为为受控文件件括号内数字字为文件分分发号文件受控章章声明:程序序文件未经经许可,不不得翻印。责任部门:质量管理理部* 程序序文件目录录 A/0 1/2序号 编号 标 题 页码码 版号/状状态1 4.2.3 文件件控制程序序 33 A/002 4.2.4 质量量记录控制制程序 3 AA/03 5.4.1 质量量目标控制制程序 2 AA/04 5.5.3 内部部沟通控制制程序 2 AA/05 5.6.0 管
2、理理评审控制制程序 2 AA/06 6.2.0 人力力资源及培培训控制程程序 4 A/07 6.3.0 基础础设施的控控制程序 2 A/08 6.4.0 工作作环境控制制程序 2 AA/09 7.1.0 服务务过程的策策划程序 2 A/010 7.2.2 服务务要求的评评审程序 2 A/011 7.2.3 与顾顾客沟通程程序 3 A/012 7.4.1 采购购控制程序序 33 A/0013 7.4.2 供方方评价和选选择程序 3 A/014 7.5.1-01 物业业项目拓展展控制程序序 44 A/0015 7.5.1-02 物业业前期介入入控制程序序 22 A/0016 7.5.1-03 物业
3、业接管/入伙控制制程序 4 AA/017 7.5.1-04 日常常服务控制制程序 2 A/018 7.5.1-04011 服务务计划控制制程序 2 A/019 7.5.1-04022 设备备管理控制制程序 6 A/020 7.5.1-04033 清洁洁管理控制制程序 1 A/021 7.5.1-04044 绿化化管理控制制程序 1 A/022 7.5.1-04055 装修修管理控制制程序 2 A/023 7.5.1-04066 安全全管理控制制程序 2 A/024 7.5.1-04077 消防防管理控制制程序 2 A/025 7.5.1-04088 公共共设施控制制程序 1 A/026 7.5
4、.1-04099 会所所管理控制制程序 1 A/0* 程序序文件目录录 A/00 22/2序号 编号 标 题 页码码 版号/状状态27 77.5.11-04110 社社区文化控控制程序 2 A/028 77.5.11-04111 紧紧急情况控控制程序 3 A/029 77.5.33 标标识和可追追溯性控制制程序 22 A/0030 77.5.44 顾顾客财产控控制程序 2 A/031 77.5.55 物物品防护控控制程序 2 A/032 77.6.00 监监视和测量量装置的控控制程序 3 A/033 88.2.11 顾顾客满意控控制程序 2 A/034 88.2.22 内内审控制程程序 3 A
5、/035 88.2.33 服服务的监视视和测量控控制程序 2 A/036 88.3.00 不不合格品控控制程序 3 A/037 88.4.00 数数据统计控控制程序 2 A/038 88.5.11 纠纠正措施控控制程序 2 A/039 88.5.22 预预防措施控控制程序 2 A/0*COP 4.22.3 文件控控制程序A/01/310 目的 通通过对质量量体系文件件和资料的的控制管理理,确保其其有严格的的分类、编编号、审核核、批准、发发放、管理理和更改的的规定。20 范围 适适用于所有有质量体系系文件、资资料的管理理和控制。各各单位是指指各部门和和各管理处处的统称。30 职责31 质管部对对
6、各单位质质量体系文文件的控制制进行指导导和监控。32 各单位文文件管理员员负责质量量体系文件件和资料的的接收、分分类、编号号、整理、存存档、更改改及发放等等工作。40 程序41 质量体系系文件和资资料的制定定、审核、批批准4.1.11 公司所所有质量体体系文件和和资料的制制定、审核核、批准按按下列规定定执行。序号文件名称文件级别制定及修改改审核批准1质量手册一级质管部管理者代表表总经理2程序文件二级质管部质管部主管管管理者代表表3作业指导书部门管理手手册三级各部门部门经理主管领导管理处工作作手册三级各管理处管理处主任任管理者代表表4质量记录表表格四级相关单位单位主管单位主管5法规标准等等外来文
7、件件五级外部机构单位主管单位主管42 质量体系系文件和资资料的发放放4.2.11 质量手手册的文文件发放名名单由总总经理审批批,由质管管部建立发发放记录。4.2.22 程序文文件的发放放名单由质质管部确定定,并建立立发放记录录。4.2.33 作业指指导书由相相关制定单单位确定发发放名单, 并建立发放记录。4.2.44 工程类标标准、技术术图样等由由工程部建建档、编号号,设备标标准、图纸纸等由工程程部负责管管理。法规和条例例由质管部部控制,盖盖受控章发发放,文件件管理人员员建立文件件发放的记记录。4.2.55 法律法规规类文件由由质管部负负责收集,对对收集到的的文件组织织相关人员员进行识别别,确
8、定其其时效*COP 4.22.3 文件控控制程序A/02/3性和发放范范围等。4.2.66 以上文件件的发放情情况应由相相关单位人人员填写发发放记录,各各部门只需需在发放放记录上上签字即可可,管理处处应在收文文后2日内填写写收文记记录。4.2.77 文件使使用人员必必须使用封封面加盖红红色受控章章的受控文文件。43 质量体系系文件和资资料的保管管4.3.11质量手册册、程序文文件、部门门的工作手手册、项目目管理方案案、质量记记录表格及及法规、国国家及行业业标准类(工工程、设备备标准类文文件除外)文文件的原件件,由发出出部门专人人保存,并并在质管部部备案一份份复印件。文文件保管人人与持有人人应妥
9、善保保管文件,不不得随意损损坏、复印印、拷盘及及丢失。4.3.22 对各级文文件的管理理,各单位位均应建立立相应的文文件清单,其其内容应及及时更新。4.3.33存档作废废文件在封封面加盖“作废章”。44质量量体系文件件和资料的的有效性控控制4.4.11为确保公公司质量体体系文件和和资料的有有效性能够够得到控制制,对其采采用版本号号、修改状状态号控制制最新版本本。版本号号用A、B、C表示第第一、第二二、第三版版;用0、1、2表示未未经修改、第第一、第二二次修改。当本本册内容有有三分之二二以上的章章节发生修修改或运行行三年后,在在本册文件件需更改的的即由A版升B版、B版升C版等依次次执行。4.4.
10、22相关部门门在文件更更改后,将将最新更改改页及修改改记录发放放至受控文文件部门,并并将原页盖盖作废章收收回,保留留一份存档档,其余销销毁。45质量量体系文件件和资料的的更改4.5.11文件的更更改可由公公司各级人人员根据文文件实施情情况向有关关部门提出出更改意见见,责任部部门主管确确定更改意意见并执行行,填写文文件修改记记录报主主管领导审审批。4.5.22质量体系系文件和资资料的更改改一般由原原审批人批批准, 如因特殊殊情况必须须获得审批批的需提供供依据的背背景资料,以以保证更改改的适宜性性。46 质质量体系文文件和资料料的分类和和编号4.6.11质量手册册:*QM(标准准号码)(文文件名称
11、)4.6.22程序文件件:*COPP(要素序序号)(文文件名称)4.6.33作业指导导书:*WI/(单单位代码)(三位自然数序号)(文件名称),如人事工作管理手册中WI/R001 “人力资源部职责”。部门单项工工作手册:*WI/(相关文文件简称),如如工程部的的建筑、装装饰管理手手册为*COP 4.22.3 文件控控制程序A/03/3WI/ZXX。4.6.44标书:*BS/(单单位代码)(名称)4.6.55管理方案案:*FA/(管理处处代码)( 文件名称称)4.6.66技术图样样*JT/(单位代代码)(名称)4.6.77图纸:*TZ/(单单位代码)(名称)4.6.88标准:*BZ/(单单位代码
12、)(名称)4.6.99法规:*FG/(单单位代码)(名称)4.6.110 程序文件件记录表格格:* QRR(程序编编号)(两位自自然数序号号)4.6.111各单位位记录表格格:*QR(三位自自然数序号号)(单位位代码)47 文文件借阅4.7.11根据工作作需要,经经单位主管管批准后本本公司人员员可以借阅阅有关文件件,借阅人人应在借出出方的借借阅记录上上签字,并并注明借阅阅期限,一一般文件借借阅期为一一周。4.7.22 文件管理理人员和借借阅人有责责任在双方方协议期内内沟通,并并办理相关关归还手续续。4.7.33对借阅文文件应妥善善保管,不不得损坏或或私自复印印。48 公公开文件的的控制4.8.
13、11公开文件件是指公司司面向顾客客公布或发发放的各类类文件,如如业主公约约、住户手手册、住户户须知、收收费标准、通通知、公开开信等。4.8.22 公开文件件的内容和和标识的控控制由负责责编制或收收集的单位位负责。4.8.33 公开文件件的标识应应结合实际际给予管理理,如业主主公约、住住户手册等等印刷品不不必有状态态标识,但但在文件清清单中应有有明确编号号和状态号号;通知则则应按公司司统一格式式和要求进进行标识。4.8.44 各类公开开文件在得得到相应权权限的批准准后方可发发放给顾客客,审批记记录应留用用备查。50 相关文件件与记录QR-4.2.3-01 文件发发放名单 QR-4.2.3-02
14、文件清单QR-4.2.3-03 文文件修改记记录 QR-4.2.3-044 发放放记录 QQR-4.2.3-05 收收文记录 QR-4.2.3-06 借阅记录 QQR-4.2.3-07 五五类文件清清单*COP 4.22.4 质量记记录控制程程序A/01/31 0 目的的使质量记录录完整、准准确、清晰晰,能够为为质量体系系有效运行行及服务达达到规定的的要求提供供证明,为为质量的持持续改进提提供依据。2 0 范围围适用于公司司各类质量量记录和表表格的管理理。3 0 职责责31 质管部负负责质量记记录管理程程序的执行行。32 各单位负负责与各自自有关的质质量记录的的建立和检检查。40 程序41 质
15、质量记录包包括能够直直接或间接接地证明质质量体系要要素运行的的有效性,服服务满足规规范要求、法法规要求和和合同要求求的全部证证据,分类类如下:1)质量体体系实施方方面的记录录。如文件件收发记录录、合同评评审记录、项项目分包方方档案、设设备管理记记录、纠正正措施记录录、检验、测测量和试验验设备的检检定记录、纠纠正预防措措施记录、客客户投诉处处理记录、员员工培训记记录等。2)服务质质量验证方方面的记录录。 如内审记记录、进货货物资验证证记录、管管理评审记记录、服务务的标识和和可追溯性性记录等。42 质质量表格的的分类编号号4.2.11 质量表格格采用以下下形式分类类编号: 1)程序序文件质量量记录
16、表格格编号: * QQR 表格格序号,从从01开始依依次排列 要素编号号 质量记录录标志 公公司名称 2)各单位位质量记录录表格编号号: QR 单位代码,一一个或三个个字符质量表格标志 表表格序号,从从001开始始依次排列列 *COP 4.22.4 质量记记录控制程程序A/02/34.2.22 单位代码码与单位名名称对应如如下:公司领导:董事长001 总经理02 管理者代代表03 副副总经理04副总经理05 总总会计师06 助理理总经理07部门代码:质量管理部部M、 工程管理理部G、 清洁绿化化部Q、 教教育培训部部E、 人人力资源部部R、 社区文化化部Z、 安保部B、 财财务部C 、 办公室
17、室O、 会计部K管理处代码码:五洲大厦WZG、 银海海山庄YSG、 银海海华庭YHG管理处各班班组代码:维修班WWXB、护护卫班HWB、清清洁班QJB、财财务室CWB、车车库岗CKB、大大堂岗DTB、道口岗DDKB、巡巡逻岗XLB、消消防中心XFB、服服务中心FWB、会会所HSB、超超市CSB。43 体系文件件分发号的的控制4.3.11质量手册册(QM)、程程序文件(CCOP)由由质管部发发放。发放号:QQM单位代码码、COPP单位代码码如发放给银银海华庭管管理处的质质量手册的的发放号是是:QMHLG4.3.22 各部门门的作业指指导书由该该部门负责责发放。发放号:作作业指导书书编号单位代码码
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