[管理][流程]QP420100文件资料控制程序991.docx

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1、文件号 QP420100版 次 1.0编写日期 2001-04-29共12页 第12页文件和资料控制程序1.目的建立公司文文件和资料料审核、分分发及更新新程序，使使公司文件件均能得到到有效控制制。2.范围适用于涉及及文件(含资料)编写、审审核、批准准、发放、回回收及更新新的部门主主管及个人人。3.定义3.1 质质量体系所所产生的受受控文件共共3类：3.1.11 质量量手册；3.1.22 程序文文件；3.1.33 工作文文件，包括括如下：A.岗位职职责；B.相关部部门制订的的图纸、工工艺卡片、检检验标准、操操作规程和和管理规定定等。3.2 外外来文件：非本公司司制订的但但用于本公公司质量体体系的

2、文件件，如法律律、法规、标标准、国际际公约、惯惯例和顾客客提供的文文件等。4.职责4.1 质质量手册：4.1.11 ISOO推行小组组负责编写写质量手手册及其其更新版本本； 4.1.22 管理者者代表负责责审核质质量手册的的内容。4.1.33 董事长长总经理批准准质量手手册。 4.1.44 办公室室管理部负责责：质量量手册的的分发、原原稿的存档档及作废版版本处理。注：质量手手册的分发发参照质量量手册控制制分发名单单。4.2 程程序文件： 4.2.11 各部门门主管负责责编写与本本部门相关关的程序文文件及其更更新版本；4.2.33 管理者者代表负责责审核程序序文件。4.2.44 董事长长总经理负

3、责责批准程序序文件。4.2.55 办公室管理理部负责：分发程序序文件；原稿的存存档及处理理作废版本本。注：程序文文件的分发发参照附录录“文件分发发名单控制制表”，程序文文件涉及的的班组依实实际情况进进行颁发控控制。4.3 工工作文件：4.3.11 相关部部门主管负负责组织编编写本部门门的“工作文件件”及更新版版本；4.3.22 公司管管理者代表负责责审核“的工作文件件”内容。4.3.33 董事长总经经理负责批批准工作文文件；4.3.44 办公室室管理部负责责工作文件件及更新版版本的分发发和原稿的的存档及处处理作废版版本。注：工作文文件的分发发参照附录录“文件分发发名单控制制表”，工作文文件涉及

4、的的班组依实实际情况进进行颁发控控制。4.4 外外来文件： 4.4.11 办公室管理理部负责：控制、分分发外来文文件及更新新版本和处处理作废版版本；存档档外来文件件。4.4.22 各部门门主管负责责存档本部部门使用的的外来文件件。5.要求5.1 总总则受控文件的的编写、审审核、批准准、更改、发发行、存档档、作废等等，按本程程序职责说说明执行。5.2 受受控文件分分发前准备备：5.2.11 文件的的编号和批批准：文件件在经相关关部门或个个人在编写写完成后进进行如下处处理： AA.编号：按照“ 5.112” 的要求求进行编号号。 BB.批准：按照本程程序“4.职责责”的要求由由相应的批批准人在文文

5、件上签章章使文件生生效；5.2.22 受控文件件的登记和和标识： AA.文件批批准后并登登录于“文件目录录”中； BB.交分发发者的文件件可以是原原稿、复印印件或传真真方式。 CC.若以原原稿或复印印件交分发发者，则在在作为原稿稿/复印件件的文件首首页背面盖盖“受控”章以便识识别。 DD.若以传传真方式送送分发者，分分发者收到到传真后在在首页背面面盖“受控”章以便识识别。 EE.对于分分发给使用用部门的原原稿或复印印件，应由由文件的分分发部门在在相应的文文件的首页页正面加盖盖红色的“受控”章，以表表明文件处处于“受控”状态。 FF.对于非非受控文件件，如：用用于教育培培训的文件件等，应于于首页

6、加盖盖“非受控参考考文件”章，以便便识别。5.3 受受控文件分分发：5.3.11 分发前前，文件的的批准人确确定文件分分发范围，填填写“文件分发发名单”，文件分分发名单确确定的原则则是：凡是是与文件执执行内容有有关的部门门均应得到到相应文件件的有效版版本。5.3.22 文件分分发者按批批准人确定定的“文件分发发名单”复印文件件，并将文文件分发给给相应的部部门或个人人。5.3.33 接受文文件人在“文件分发发记录表”上签章，作作为文件接接收的证据据。5.3.44 如果分分发的文件件是更新版版本，分发发者应按照照原分发范范围（即原原有的“文件分发发名单”）要求文文件的接收收人出示失失效文件，并并盖

7、作废章做作废废处理或当当场销毁，分分发者在“文件分发发记录表”上签章作作已处理失失效文件记记录，作废废文件的原原稿需保留留。5.4 受受控文件的的更改：5.4.11 质量量手册、程程序文件及及工作文件件需更改时时，如涉及及文件内容容的更改，由由申请者填填写“文件更改改申请”表，经管管理者代表表审核后经经董事长总经经理批准，由由办公室管理理部按照5.33节的规定定分发至相相关单位部门和个人人。如果只只是错字或或字数的删删减等的更更改，则可可由管理者代代表认可后后直接在文文件上更改改(含原件)，并在更更改处签章章。5.4.22 除非有有特别指定定，受控文文件的更改改应由管理理者代表审审核后经董董事

8、长总经经理批准。5.4.33 文件内内容做小的的改动时，须须抽换更改改的那一页页次及版本本页(首页)，其余页页次内容不不作变更。5.4.44 更改版本本号整数位位或更改页页码时，整整份文件换换为新版。5.4.55 文件版本本更改准则则A.文件的的首版，其其起始版本本号应为11.0。B.凡是对对文件中一一般的非原原则性差错错的更改，每每更改一次次应顺次提提升版本号号小数点后后面的一位位数，如由由1.0改为为1.1由1.2改为为1.3等。C.凡是文文件更改中中涉及系统统的主要内内容或需要要增、减页页次等，应应更改版本本号整数位位，每更改改一次顺次次提升整数数位1.22改为2.00；2.4改为为3.

9、0等，每每次更改后后的新版本本号的小数数位应从XX.0开始始。D.表格的的版本、版版次的更改改与文件相相同。 5.5 受受控文件存存档参照质量量记录控制制程序（JS-QPP4202200）执行。5.6 受受控文件控控制：5.6.11 受控文文件统一由由办公室管理理部分发，其其他部门未未经授权不不得分发。5.6.22 如确因因实际需要要增发文件件，可以向向文件批准准者申请：A.由批准准人直接填填写在“文件分发发名单”中，正式式拥有受控控文件。B.要求一一份复制版版本，复制制版本盖非受控参考考文件章，以不不列入更新新控制范围围。 5.7 质质量手册和和程序文件件的制作内内容应包含含如下几个个方面，

10、工工作文件可可根据实际际需要对以以下内容做做适当的选选择：5.7.11 目的:为了顺利利执行程序序，先必须须清晰地阐阐述编写文文件的出发发点。5.7.22 范围:对文件有有影响的组组织、功能能、条款、范范围进行描描述。5.7.33 定义:恰如其分分地解释程程序中特定定的词、条条款或符号号。5.7.44 职责:控制、权权力和确保保任务执行行的责任。5.7.55 工作程程序:通过特定定的工作顺顺序来完成成特定的工工作内容。5.7.66 参考资资料:确定与程程序有联系系的特定的的文件、资资料。5.7.77 报告和记记录:列出与程程序有关的的所有表单单或报告。5.8 文文件制作章章节编号及及规定:5.

11、8.11 章节编编号规定如如下:1.目的2.范围3.定义4.职责4.1 4.2 5.工作程程序5.1 5.2 5.2.22 A.B.Ca.b.5.2.33 A5.3 6.参考资资料7.报告和和记录5.8.22.章节编编号以不超超过四位数数为原则，超超过时以AA,B,CC.表表示，再次次以a,bb,c,.表示示。5.8.33.程序文文件参考依依“5.8.1.”节的项目目及顺序编编写，若没没有参考资资料或流程程图时， 则在该项项目填入“略”即可。5.9.要要求:以本规范范字体(宋体标小小四号字)为标准参参考字体。5.10 文件编写写准则5.10.1 质质量手册 采采用68位编码，其其规定如下下：

12、- - AA. 为质量手手册的别别码泉州市市坚实水泥泥制品有限限公司的代代码； 为质量手手册的别别码； 为质量量手册的的流水号代代码。 如： JJS QMM - QM 01- 0100000 质量手手册此四四码为00000流水水号 流水号号质量手手册质量量手册泉泉州市坚实实水泥制品品有限公司司5.10.2 程序序文件 采采用88位编码,其规定如如下： - - - - AA. 为文件别别代号，QQP表示程程序文件为为泉州市坚坚实水泥制制品有限公公司的代码码“JS”；B. 为文件别别代号，QQP表示程程序文件；对应ISOO 90001：20000项目目(48)以48表示示。a.4 质质量管理体体系

13、 b.5 管管理职责 cc.6 资资源管理 dd.7 产产品和/或或服务实现现的过程e.8 测测量、分析析与改进 CC.为每大项项的分项代代号，以119表示示，如：对对应ISOO 90001：20000项目目(48)以48表示示。a.4 质质量管理体体系 b.5 管管理职责 cc.6 资资源管理 dd.7 产产品和/或或服务实现现的过程 ee.8 测测量、分析析与改进 a.4 质量管理理体系 441 总要要求 D. 为每大项项的分项代代号，以119表示示，如： 422 文件要要求 a.4 质量管理理体系 441 总要要求42 文件件要求 bb.5 管理职责责 551 管理理层承诺52 以顾顾客

14、为中心心53 质量量方针 554 策划划 555 职责责、权限和和沟通 556 管理理评审 cc.6 资源源管理 661 资源源准备 662 人力力资源 663 设施施 664 工作作环境 dd.7 产品品实现 771 产品品实现策划划 772 与客客户相关的的过程 773 设计计和开发 774 采购购 775 生产产和服务的的运作 776 测量量和监控设设备的控制制 ee.8 测量量、分析与与改进 881 策划划 882 测量量和监控 883 不合合格的控制制 884 资料料分析 885 改进进 EE. 两位为为流水号，自自0199号由各各部门依据据需要以流流水号方式式编号，如如： JS -

15、 QPP - 42 - 01 00 QP文件件此二码为为00流水水号 流水号程序序文件分项项代号 程序文件件分项代号号程序文件件 程序文文件泉州市市坚实水泥泥制品有限限公司 55.11 表格编号号准则采用1088位编号方方法，其规规定如下： - - - - 5.11.1 、为文件表单单代号，FFM表示表表格/表单单泉州市坚坚实水泥制制品有限公公司的代码码“JS”；5.11.2 、为对应程序序文件的编编号（详见见 5.110.2.D 和 5.100.2.EE 的规定定）文件表表单代号，QR表示表格/表单；5.11.3 为为表格的的流水号,自0199号由各部部门依据需需要以流水水号方式编编号，如：

16、厦门华南龙龙水泥制品有有限公司文文件目录表表( FM44201001)FM 4201 0 1 文件目目录表（流流水号） 对应程程序文件编编号 对应程序序文件编号号 代表表表格对应程程序文件的的编号（详详见 5.10.22.D 和和 5.110.2.E 的规规定）5.11.4 “为表格的的流水号,自0199号由各部部门依据需需要以流水水号方式编编号，如： JS - QRR 4201 - 011 文件目目录表（流流水号） 对应程序序文件编号号 代表表格格 泉州市坚坚实水泥制制品有限公公司 泉泉州市坚实实水泥制品品有限公司司文件目录录表( JS-QR42011-01)5.11.6、外来来表单（如如国

17、家、行行业、质检检站等统一一制订的表表单）采用用原编号。5.12 工作文件件的编号准准则,同程程序文件编编号准则,只是”QP”改为”WI”,其他不不变.5.12.1 采用用7位编号号，其规定定如下： - - 5.12.2 为泉州市坚坚实水泥制制品有限公公司的代码码“JS”。5.12.3 为文件代代号，以WWI表示工工作文件； 5.12.4 对应工工作文件的的流水号；自0011999号由由各部门依依据需要以以流水号方方式编号，如： JSS WI- WI 63 01 - 0010 工作文件件流水号 工作文文件代号对对应程序文文件编号 工作文文件代号泉泉州市坚实实水泥制品品有限公司司 泉州市坚坚实水

18、泥制制品有限公公司工作文文件(JS-WII-001)5.12.7 外外来文件延延用原编号号（如国家家标准GBB、行业业标准JCC等）；若需要，可可用本公司司文件编号号准则进行行。6.参考资资料6.1 质质量记录控控制程序(JS-QPP-42-0200)7.附件及及表单7.1 文文件目录(JS-QRRFM4201-01)7.2 文文件分发记记录(JS-QRRFM4201-02) 7.3 文文件更改申申请单(JS-QRRFM4201-03)7.4 文文件分发名名单(JS-QRRFM4201-04)附录：文件件分发名单单控制表持有者/部部门对应分发编编码董事长总经经理JSHNLL-001管理者代表表JSHNLL-002管理部总经经理JSHNLL-003品管部总经经理助理JSHNLL-004生产部副总总经理（生生产）JSHNLL-005认证机构副副总经理（技技术）JSHNLL-006更 改 记 录版本章 节页 码更 改 内 容日 期1.0全共9页新 版200022001.105.08