【行政制度】四、公司文件管理规定1718.docx

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1、四、公司文件管理规定（一）总则则第一条 为减少发发文数量，提提高办文速速度和发文文质量，充充分发挥文文件在各项项工作中的的指导作用用，特制订订本制度。第二条 文件管理理内容主要要包括：上上级函、电电、来文，同同级函、电电、来文，本本厂上报下下发的各种种文件、资资料。第三条 按照党政政分工的原原则，全厂厂各类文件件分别由党党委办公室室和厂部办办（以下简简称两办）归归口管理。表23-44 送发发公文登记记簿日 期文 号收文单位文 别事 由附 件附 本回涵内容表23-55 表格格档案处理理工作一览览表部门表格档案名名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文文的管理第四

2、条 公文的签签收1凡来厂厂公启文件件（除厂领领导订启的的外）均由由厂收发员员登记签收收（由上级级或邮电局局机要通讯讯员直送机机要室的机机要文件除除外）后分分别交两办办机要秘书书拆封。在在签收和拆拆封时，收收发员和机机要秘书均均需注意检检查封口和和邮戳。对对开口和邮邮票撕毁函函件应查明明原因，对对密件开口口和国外信信函邮票被被撕应拒绝绝签收。2对上级级机要部门门发来的文文件，要进进行信封、文文件、文号号、机要编编号的“四对口”核定，如如果其中一一项不对口口，应立即即报告上级级机要部门门，并登记记差错文件件的文号。第五条 公文的编编号保管1两办机机要秘书对对上级来文文拆封后应应及时附上上“文件处理

3、理传阅单”，并分类类登记编号号、保管。须须由工厂承承办或归档档的厂领导导亲启文件件，厂领导导启封后，也也应分别交交两办办理理正常手续续。2本厂外外出人员开开会带回的的文件及资资料应及时时分别送交交两办机要要秘书进行行登记编号号保管，不不得个人保保存。第六条 公文的阅阅批与分转转1凡正式式文件均需需分别由两两办主任（或或副主任）根根据文件内内容和性质质阅签后，由由机要秘书书分送承办办部门阅办办，重要文文件应呈送送厂领导（或或分管领导导）亲自阅阅批后分送送承办部门门阅办，为为避免文件件积压误事事，一般应应在当天阅阅签完紧急急文件要月月即办。2一般函函、电、单单据等，分分别由两办办机要秘书书直接分转

4、转处理。如如涉及几个个单位会办办的文件，应应同主办单单位联系后后再分转处处理。3为加速速文件运转转，机要秘秘书应在当当天或第二二天将文件件送到厂领领导和承办办部门如关关系到两个个以上业务务部门应按按批示次序序依次传阅阅最迟不得得超过2天天（特殊情情况例外）。第七条 文件的传传阅与催办办1传阅文文件应严格格遵守传阅阅范围和保保密规定，不不得将有密密级的文件件带回家、宿宿舍或公共共场所，也也不得将文文件转借其其他人阅看看对尚未传传达的文件件不得向外泄露露内容。2阅读文文件应抓紧紧时间，当当天阅完后后应在下班班前将文件件交机要室室，阅批文文件一般不不得超过22天，阅后后应签名以以示负责。如如有领导“

5、批示”、“拟办意见见”，两办应应责成有关关部门和人人员按文件件所提要求求和领导批批示办理有有关事宜。3阅文时时不得抄录录全文，不不得任意取取走文件夹夹内任何文文件及附件件，如确系系工作需要要，要办理理借阅手续续，以防止止丢失泄密密。4文件阅阅完后，应应送交两办办机要秘书书，切忌横横传。5两办机机要秘书对对文件负有有催办检查查督促的责责任，承办办部门接到到文件、函函电应立即即指定专人人办理。不不得将文件件压放分散散，如需备备查，应按按照有关保保密规定，并并征得两办办同意后，予予以复印或或摘抄，原原件应及时时归档周转转。6按照阅阅文范围，离离、退休干干部，一般般由有关部部门定期组组织学习有有关文件

6、，或或由两办机机要室通知知到机要室室阅文。（三）发文文的管理第八条 发文的规规定1全厂上上报下发正正式文件的的权力集中中于厂部，各各群众团体体和部门一一律不得自自行向上、向向下发送正正式文件。2各群众众团体、部部门需要向向上反映汇汇报重要情情况或向下下安排布置置重要工作作要求发文文应向厂部部提出发文文申请，并并将文件底底稿交厂办办审核。厂厂部同意发发文，则由由厂办按机机构设置与与业务分工工统一归口口以厂字发文。3对全厂厂影响较大大，涉及两两个以上厂厂领导分管管范围的文文件，须由由厂长批准准签发。其其余文件均均由分管厂厂领导批准准签发。第九条 发文的范范围1凡是以以厂部名义义发出的文文件、通告告

7、、决定、决决议、请示示报告、编编写的会议议纪要和会会议简报，均均属发文范范围。2厂部下下发文件主主要用于：（1）公布布全厂规章章制度；（2）转发发上级文件件或根据上上级文件精精神制订的的工厂文件件；（3）公布布工厂体制制机构变动动或干部任任免事项；（4）公布布全厂性的的重大生产产、技术、经经营管理、政政治工作、生生活福利等等工作的决决定；（5）发布布有关奖惩惩决定和通通报；（6）其他他有关全厂厂的重大事事项。3厂部上上行文、外外发文主要要用于：（1）对上上级机关呈呈报工作计计划、请示示报告、处处理决定；（2）同兄兄弟单位联联系有关工工厂重大生生产、技术术、人事劳劳资、物资资供应、科科研、基建建

8、、经营管管理等事宜宜。4在工厂厂日常生产产、技术、经经营管理中中，有关图图纸、技术术文件、工工艺修改、审审批工作、安安排部、署署传达上级级指示等事事项，应按按有关制度度办理，经经分管厂领领导批准后后，由主管管业务科室室书面或口口头通知执执行，一般般不用厂部部文件发布布。5凡各业业务科室如如开专题会会议所作的的决定，一一般都不应应发文，不不备查考，可可以科室名名义用工工作简讯发发会议纪要要。6各业务务科室与外外单位发生生的一般业业务联系，可可用各科室室的名义对对外发函（应应各自编号号备查），不不用厂部名名义发文。（四）发文文程序与要要求第十条 发文程序序规定1各单位位需要发文文，应事先先向厂部提

9、提出申请；2厂部同同意发文时时，主办单单位应以国国家法令、上上级指示或或工作实际际需要草拟拟文件初稿稿；表23-66表格管理理登记表申请单位申请年月日日表格名称表格编号表格用途备 考3草拟文文稿必须从从全厂角度度出发，做做到情况确确实、观点点鲜明、条条理清楚、层层次分明、文文字简练、标标点符号正正确、书写写工整，严严禁使用铅铅笔、圆珠珠笔、红墨墨水和彩笔笔书写；4文稿拟拟就后，拟拟稿人应填填附发文稿稿纸首页，详详细写明文文件标题、发发送范围、印印刷份数、拟拟稿单位与与拟稿人，并并签名、盖盖章、标定定日期和密密级；5厂办应应根据厂部部的要求和和上级有关关指示精神神、有关文文件规定，对对文稿进行行

10、审查和修修改。对涂涂改不清、文文字错漏严严重、内容容不妥、格格式不符的的文稿应退退回拟稿单单位重新拟拟稿；6经厂办办审查修改改后的文稿稿，送部门门主管领导导核稿（对对文稿内容容、质量负负责）；7对审核核时修改较较多，有碍碍打印和存存档的文稿稿，应由拟拟稿部门重重新誊写清清楚； 8需经会会签的文稿稿，应在交交付打印前前送会签部部门会签；9文稿审审核会签后后，按批准准权限的规规定呈送厂厂部领导审审定批准签签发；10经领领导批准签签发后的文文稿交厂办办机要秘书书统一编号号送打字室室打印；11文件件打印清样样，应由拟拟稿人校对对，校对人人员应在发发文稿上签签名；12文件件打字后，由由厂办派专专人按数印

11、印刷，再由由两办机要要秘书分发发并检查落落实情况，对对印刷质量量不好的文文件，机要要秘书应拒拒绝盖印分分发。（五）文件件的借阅和和清退第十一条 各部门门有关工作作人员因工工作需要借借阅一般文文件，需经经本部门负负责人签写写便条，对对有密级的的文件须两两办主任同同意后方可可借阅。第十二条 借阅文文件应严格格履行借阅阅登记手续续，就地阅阅看，按时时归还。任任何人不得得将文件带带走或全文文抄录，不不允许拆卷卷和在文件件上勾画等等。第十三条 两办机机要秘书对对承办的公公文应抓紧紧催办，应应定期对事事情已经办办妥的本厂厂文件和上上级要求限限期清退的的文件，进进行收缴清清退工作。（一一般为月底底一小清，季

12、季末一中清清，年终一一总清）。如如发现文件件丢失，必必须及时查查明原因和和责任者，并并如实向领领导报告。第十四条 各部门门应指定一一位责任心心强的同志志负责文件件收交、保保管、保密密、催办检检查工作。（六）文件件的立卷与与归档第十五条 文件的的归档范围围1凡下列列文件统一一分别由两两办负责归归档：（1）上级级机关来文文，包括上上级对工厂厂报告、申申请的批复复；（2）厂部部发出的报报告、指示示、决定、决决议、通报报、纪要、重重要通知、工工作总结、领领导发言和和生产经营营工作的各各类计划统统计、季度度、年度报报表等；（3）厂长长办公室、厂厂务会、工工厂管理委委员会、中中层干部会会以及各种种专业例会

13、会记录；（4）厂一一级组织召召开的代表表大会所形形成的报告告、总结、决决议、发言言、简报、会会议记录等等；（5）有保保存价值的的人民来信信，来访记记录及处理理结果；（6）参加加上级召开开的各种会会议带回的的文件、资资料及本厂厂在会上汇汇报发言材材料等；（7）上级级机关领导导同志来厂厂检查视察察工作的报报告、指示示记录，以以及本厂向向上级进行行汇报的提提纲和材料料；（8）反映映本厂生产产、经营活活动、先进进人物事迹迹及厂领导导工作等的的音像摄制制品；（9）工厂厂日志和大大事记；（10）工工厂向上级级请示批复复的文件及及上报的有有关材料。2业务科科室、各群群众团体日日常工作中中形成的活活动资料，由

14、由各业务科科室、群众众团体负责责立卷归档档。第十六条 立卷要要求1文件立立卷应按照照内容、名名称、作者者、时间顺顺序，分门门别类地进进行整理归归档。2立卷时时，要求把把文件的批批复、正本本、底稿、主主件、附件件收集齐全全，保持文文件材料的的完整性。3要坚持持平时立卷卷与年终立立卷归档相相结合的原原则。重要要工作、重重要会议形形成的文件件材料，要要及时立卷卷归档。4上年度度形成的文文件材料，要要求在下年年度5月份份以前整理理完。6月月份正式向向档案馆（室室）移交，清清单一式两两份（接交交单位各留留存一份备备查）。（七）文件件的销毁第十七条 对于多多余、重复复、过时和和无保存价价值的文件件，厂办机机要室应定定期清理造造册，并按按上级有关关规定，办办理申请销销毁手续。第十八条 经审核核同意销毁毁的文件，应应派专车分分别由厂办办机要秘书书和正（副副）主任护护送到上级级机关指定定的纸厂监监视销毁。