档案管理现状及其改进方案38495.docx

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1、档案管理现状及改进方案做好档案管管理工作，是是一个企业业健康持续续发展的需需要，档案管理理工作是企企业管理工工作的一部部分，是提高企企业工作质质量和工作作效率的必必要条件，是维护历历史真实面面貌的一项项重要工作作。董事长长在20122年经营工工作会议上上的讲话中中强调，“要本着规规范化、信信息化、安安全化的原原则，完善善集团及下下属公司档档案管理体体系，完善善相关管理理制度，特特别是合同同谈判的相相关工作流流程”。因此，档案案管理工作作是当前行行政工作的的重中之重重，现将档档案管理工工作的现状状及改进办办法整理如如下。一、集团公公司档案管管理现状1、行政档档案由行政政管理部整整理、归档档、保存

2、2、财务档档案由财务务部整理、归归档、保存存3、人事档档案由人力力资源部整整理、归档档、保存4、监审档档案由监察察审计法务务部整理、归归档、保存存5、项目资资料（包括括工程资料料和营销资资料）由项项目部整理理、保存二、存在的的问题1、档案管管理分散，没没有集中管管理，不便便查找。2、部分档档案归档不不及时，造造成档案遗遗失。3、项目资资料保存不不完整，部部分报批报报建资料不不齐全，部部分批阅件件原件查找找困难。4、档案密密级的设定定与保管未未按照未档档案管理规规定执行行，部分重重要档案的的保存不够够安全（如如财务凭证证等）。4、档案管管理工作不不够专业，没没有经过系系统的培训训。三、改进的的办

3、法1、强化档档案意识。 档案意识识是对档案案的性质和和价值的认认识，以及及对档案工工作地位和和作用的认认识。包括括各分子公公司领导、各各部室工作作人员及档档案管理员员都要强化化档案意识识。作为档档案员，无无论是专职职的，还是是兼职的，都都要理解自自己工作的的重要性，要要热爱自己己的工作。2、召开专专题会议安安排部署档档案工作。建建议借3月月份月度会会议的契机机，召集专专题工作部部署会议，安安排部署集集团档案管管理工作。四、工作部部署方案1、管理部部门和岗位位：集团公司档档案管理工工作由行政政管理部负负责，行政政管理部增增设档案管管理员岗位位（可招聘聘专职，也也可内部兼兼职），设设置专门的的档案

4、室，所所有档案资资料全部按按年限归档档。2、集团公公司档案管管理分工： 行政档档案、人事事档案、监监审档案、项项目档案（包包括工程资资料和营销销资料）由由各分管部部门整理，按按流程登记记审批后交交档案室分分类归档、保保存；财务档案案分别由人人力资源部部、财务总总部整理，归类，存档案室保管。3、归档流流程：各部门将需需归档的资资料及时整整理，提交交档案管理理员处，填填写档案案归档登记记表，经经办人和档档案管理员员共同签字字确认后归归档。4、归档材材料要求： 归档的的文件材料料应为原件件。 归档的的文件材料料内容必须须齐全、完完整、准确确、系统。 文件材材料应字迹迹清楚，图图样清晰，图图表整洁，签

5、签字盖章手手续完备。 图纸应应折叠或AA4（297210mmm）幅面面。 组卷所所用的各种种目录、表表格、封面面（底）、卷卷盒一律采采用档案行行政部门监监制的产品品。5、详细要要求见档档案管理制制度。6、物流公公司档案管管理工作：暂由集团公公司行政管管理部进行行档案管理理工作，由由物流公司司前期工作作人员，对对前期项目目资料进行行整理、分分类后，交交集团公司司档案室存存档。7、其他各各公司档案案管理工作作：各子公司应应高度重视视档案管理理工作，安安排专人负负责。尤其其是建设公公司，要处处理好长沙沙总部与张张家界本部部的档案关关系，避免免出现未归归档资料。五、附件：档案管管理规定行政管理部部二一

6、二年年二月二十十四日档案管理规规定第一条 为了加强强集团档案案的管理工工作，有效效地履行档档案服务于于集团各项项工作的职职能，根据据档案法法和有关关档案管理理工作的要要求，结合合集团公司司实际，制制定本办法法。第二条 档案管理理工作是公公司工作的的重要组成成部分，担担负着服务务其他工作作和记录公公司历史的的重要任务务，全公司司都要高度度重视，严严格遵守相相关规定。第三条 行政管理理部负责集集团公司范范围内的档档案管理工工作，各部部室负责本本部门档案案的收集、整整理，按年年度上交行行政管理部部。第四条 档案分类类集团档案分分为行政档档案、人事事档案、财财务档案、监监审档案。行政档案包包括：公司司

7、章程、公公司证照、公公司文件、会会议（股东东会、董事事会、总裁裁办公会、监监事会等）记记录、上级级发文、公公司制度、诉诉讼卷宗、大大事记录（音音像、图片片、报刊）、公公司荣誉、相相关合同等等，由集团团档案室整整理、分类类、归档。人事档案包包括：个人人档案（劳劳动合同、履履历、培训训、奖励、处处罚、晋升升、降职、异异动）、基基础档案（员员工名册、定定编定岗、人人事异动、流流程监控、招招聘培训、绩绩效考核、工工资发放、劳劳动保险等等台帐），由由人力资源源部整理、分分类，交档档案室存档档。财务档案包包括：会计计凭证、会会计账簿、财财务报表、税税务相关资资料、以及及其他基础础档案（股股本结构、授授信额

8、度、贷贷款数量、企企业担保、固固定资产等等台帐）等等，由财务务部整理、分分类，交档档案室存档档。监审档案包包括：举报报信函、案案件卷宗、审审计报告、监监察建议和和监察决定定等，由监监察审计部部整理、分分类，交档档案室存档档。工程档案包包括：项目目前期文件件（立项、可可研、设计计）、项目目管理文件件（招投标标、合同、协协议、征地地、施工管管理）、施施工文件（开开工报告、技技术交底、材材质证明设设计变更、质质量评定、工工程记录、设设备调试记记录、完工工验收报告告等）、项项目竣工文文件（竣工工验收报告告、竣工图图、项目质质量评审材材料、工程程声象材料料等）及其其他资料，由由工程部整整理、分类类，交档

9、案案室存档。营销档案包包括：基础础资料（购购房合同等等）、业主主资料、按按揭资料、活活动资料（文文案、宣传传资料、图图片信息）、策策划方案、招招商资料等等，由营销销部整理、分分类，交档档案室存档档。归档的文件件材料必须须完整、准准确地反映映企业经营营管理活动动中的真实实内容。平平时归档的的文件材料料，要根据据事先拟好好的类目，进进行整理，并并归入相关关卷内。第五条 密级设定定档案资料按按密级分类类，应分为为绝密、机机密、秘密密和一般四四类。保密密文件应在在首页右上上角注明密密级；以电电脑形式存存放的保密密文档须设设置密码，专专人专用。绝密档案：集团开发发项目、施施工项目的的设计、工工艺、技术术

10、等资料；市场营销销方案；股东会或或董事会的的重大战略略决策和部部署；其他在企企业经营发发展中直接接影响企业业权益的特特别重要的的文档。机密档案：尚未公开开的招投标标文件及相相关资料；公司发展展生产、经经营、技术术、管理的的重要决策策计划和步步骤；公司财务务档案；其他对公公司产生重重要影响的的合同等文文档。秘密档案：涉及公司司利益的情情报资料、调调研报告；公司内部部基础标准准、专业标标准和内控控标准；公司章程程、重要文文件、会议议等内容；开发项目目、施工项项目的地形形、地质、水水文勘测科科技资料及及供电、供供水、供气气、排水等等管路系统统竣工图；公司财务务计划、概概算、预算算、决算资资料；公司未

11、对对外公开的的各类统计计报表；其他一切切应该保守守秘密的文文档。一般档案：一般事务务性文件。第六条 档档案入库各部门将需需归档的资资料及时整整理，提交交档案管理理员处，填填写档案案归档登记记表，经经办人和档档案管理员员共同签字字确认后归归档；入档档的文件，由由档案管理理员负责建建立电子文文档编号管管理以便查查阅；档案案归档时应应根据密级级设定标准准（见第五五条）设定定密级，必必要时可请请示集团领领导设定密密级。第七条档案案查借因工作需要要查、借档档案的人员员，必须先先填写查查借申请单单，一般般资料由部部门负责人人审批后查查借；财务务档案、集集团聘任人人员的人事事档案等保保密档案必必须由执行行总

12、裁批准准后方可查查阅，如需需借出只允允许使用复复印件，不不得借出原原件；绝密密资料只允允许本公司司有关主要要人员借阅阅，不准摘摘抄、复印印、摄录等等，如确实实需要，必必须经董事事长批准，并并注明复印印的部门、时时间。档案管理员员进行查借借登记，并并及时收回回档案，查查借人员必必须严守机机密。第八条补救救与处罚档案管理人人员应严守守职责，不不断提高业业务水平，做做好档案的的防潮、防防火、防虫虫、防盗工工作，确保保档案质量量和安全，一旦发现泄露或遗失秘密文件，要及时报告集团行政总监及执行总裁，并立即采取补救措施，最大限度地减少损失。若有重要档案遗失，按照员工奖惩规定执行处罚。第九条 本本制度自发发布之日起起实施。附表1：档档案归档登登记表附表2：档档案查借申申请单附表3：档档案查借登登记表附表1：档案归档登登记表序号日期来文单位文件字号文件标题/内容份数编号经办人接收人备注原件复印件附表2：档案查借申申请单查借单位经手人联系电话查借（阅）档档案名称和编号号内 容用 途查借（阅）部门负责人人行政经理执行总裁档案室经办人办理时间原件借出查 阅复 印归还时间附表3：档案查借登登记表查借日期部门批准人查借（阅）档案名称档案号密级借阅人归还日期归还情况收档人备注