集团接待管理制度72899.docx

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1、XX集团接待管理制制度第一章 总总则 第一条 目的和依据据本管理制度度规定了公公司部门及及员工对上上级或同级级领导来我我公司访问问调研、参参观指导以以及客户来来我公司洽洽谈业务、学学习观摩等等事宜的接接待人员标标准、礼仪仪、要求和和标准。本管理制度度的实施，是是为了保证证能够给到到访我公司司的领导与与客户提供供一个满意意的接待服服务，使公公司能够给给领导与客客户留下一一个的管理理规范、员员工优良的的整体印象象，为公司司进一步的的发展创造造宽松舒适适的多边环环境。第二条 适用范围本制度适用用于公司各各部门和全全体员工。第二章 职职责分工 第三条 凡属来公司司参观、访访问、学习习及入驻研研讨工作的

2、的宾客，一一律采用总总裁办登记记、对口部部门接待的的办法，谁谁接待、谁谁负责，贯贯彻始终。第四条 对口部门要要在外来宾宾客到来前前，需提前前通知总裁裁办，联络络好有关事事宜，提出出书面的外外来宾客参参观申请，经经部门负责责人批准签签字后，报报总裁办，总总裁办主任任审批。总总裁办是公公司接待工工作的管理理者，公司司级重大接接待活动由由总裁办负负责。如重重要来宾前前来参观、访访问，需及及时上报行行政总监/总裁，并并由对口部部门和总裁裁办共同承承办接待事事宜。第三章 具具体规定 第五条 接待原则1、坚持热热情、诚恳恳、周到、节节约的原则则；2、坚持安安全第一原原则，包括括客人食宿宿安全、财财物安全、

3、交交通安全等等；3、坚持请请示汇报制制度，凡遇遇到超出职职权范围，难难以解决的的问题，应应主动请示示。第六条 接待类型的的划分按接待层次次分，接待待可分为公公司级、部部门级接待待两大类型型。第七条 接待费用的的审批对于公司级级的接待，由由总裁直接接审批接待待费用的预预算。对于部门级级的接待，各各部门需在在年初时提提出对于来来宾进行招招待费用的的预算。在实际操作作中，接待待费用按照照总体的预预算进行控控制，对于于超出预算算的费用和和因特殊情情况而发生生的重大单单项费用，则则必须经过过总裁审批批。第八条 对于来宾的的接待标准准，根据实实际情况进进行安排，总总的费用控控制原则是是“节俭、务务实”。第

4、九条 接待办法实行凭单接接待，登记记备案的办办法。 1. 凭单单接待。接接待对口部部门在来宾宾到达前，必必须提前三三日（特别别是重大接接待），最最迟不得晚晚于一日（仅仅限一般接接待）填写写接待工作作单（见附附件1）报送总总裁办。 2. 登记记备案。总总裁办接到到接待工作作单并进行行审核，做做好接待准准备工作，必必要时应向向行政总监监、总裁汇汇报接待工工作。 在接待过程程中，因临临时需要购购买的物品品（如烟、茶茶及有关物物品），必必须经公司司领导或总总裁办同意意后方可购购买。 第十条 公司重大接接待活动的的程序（一）制订订接待方案案1. 接待待对口部门门应向总裁裁办提供有有关活动的的性质、目目的

5、、特点点、程序，以以及宾客的的基本情况况，如性别别、年龄、职职务、生活活有无特殊殊要求等信信息，总裁裁办围绕活活动总体目目标，制定定出可行性性的接待方方案。 2. 制订订接待方案案应注意以以下事项： 接待计划内内容应尽量量详细周密密。日程安安排要体现现出高效率率、快节奏奏。 主要内容应应包括：食食宿地点和和标准、活活动日程、礼礼仪安排、陪陪同人员、交交通用车、宣宣传报导等等。 （二）接待待方案实施施前期准备备工作 1. 总裁裁办制订接接待方案，报报总裁批准准后，组织织实施。 2. 明确确参加人员员。总裁办办视接待需需要确定参参加人员，如如需其他部部门相关人人员参加，则则通知部门门负责人，由由其

6、落实本本部门参加加人员。 3. 分配配接待任务务。召集参参与接待工工作的全体体人员，将将任务逐项项分配，把把责任落实实到人，同同时把接待待日程印发发给有关人人员，便于于提前准备备，相互协协同配合。 4. 总裁裁办要在宾宾客到达前前，检查落落实接待各各环节安排排情况，发发现问题，及及时纠正。 （三）接待待方案的实实施 1 安排食食宿。接待待人员应严严格按照总总体的预算算控制进行行接待安排排。 2 商定活活动日程。住住宿用餐安安排妥后，接接待人员应应与来客中中的负责人人商定活动动日程，如如需变动，在在充分尊重重来客意愿愿基础上，对对原定日程程作适当修修改，并向向公司领导导汇报，及及时通知有有关部门

7、。3 组织活活动。接待待人员要按按日程精心心安排组织织各项活动动，预订返返程车（机机、船）票票。 4 收尾工工作。有关关部门要协协助总裁办办做好接待待后的收尾尾工作。包包括向客人人征询意见见，把订好好的返程车车（机）票票交给客人人，请客人人办理有关关离开手续续，确定离离开住地时时间，安排排交通工具具、送站，结结算各种帐帐目等。 （四）接待待过程中应应注意的事事项： 在接待过程程中，有关关各方既要要必须严格格按照接待待方案行事事，又要及及时妥善地地弥补接待待方案中难难免出现的的疏漏，机机动灵活地地处理接待待工作中可可能出现的的各种变化化，保证接接待工作的的顺利进行行。 第十一条 接待人员要要保守

8、公司司秘密，不不经部门负负责人同意意，不得让让客人随意意查阅资料料和超规定定范围参观观，如客人人提出超范范围要求，接接待人员应应婉言谢绝绝，在特殊殊情况下，须须请示部门门负责人。第十二条 公司门卫要要注重保安安人员形象象，对客人人出入要致致礼，如发发现客人中中有违反公公司规定行行为，要礼礼貌检查和和制止，并并确保不出出现骚乱现现象，同时时向总裁办办报告。第十三条 保安人员要要配合接待待人员做好好外来宾客客的人身安安全和物品品安全工作作。第十四条 各对口接待待部门要在在客人离开开前，请客客人提出反反馈意见，以以便总结工工作经验，克克服不足之之处。第四章 附附则第十五条 本制度由总总裁办负责责解释

9、。第十六条 本制度的实实施与修订订等相关事事宜，经公公司总裁办办公会讨论论通过后，由由总裁办负负责执行。鑫科（集团团）公司接待工作单单来宾单位来宾人员姓姓名及职务务来访内容和和目的参加接待的的部门及人人员接待地点经费开支预预算清单日程安排： 接接待责任人人：总裁办处理理意见： 签签字：接待部门部门负责人人公司领导： 申请人人： 年 月月 日日附件：鑫科公司员员工礼仪规规范第一条 公司内部部礼仪1 员工工必须仪表表端庄、整整洁。2 在工工作场所应应严格遵守守公司的着着装规定。3 在公公司内员工工应保持优优雅的姿势势和动作。4 接人人待物要大大方热情，不不卑不亢。5 出入入公司房间间：进入房房间，

10、要先先轻敲门，听听到应答再再进，回手手关门，不不能大力粗粗暴。进入入房间后，如如对方正在在讲话，要要稍等静候候，不要中中途插话，如如有急事打打断说话，也也要注意时时机。6 在在通道、走走廊内行走走，要放轻轻脚步，不不得大声喧喧哗，更不不得唱歌吹吹口哨等。7 谈话话和声音要要适度，对对方能听见见即可，不不能在公司司工作时间间内大声说说笑。第二条 日常业业务中的行行为规范1 正正确使用公公司的物品品和设备，提提高工作效效率。1.1 爱护公司司的物品和和设备，不不得挪为私私用。1.2 借用他人人或公司的的物品,使使用后及时时送还或归归放原处。1.3 未经同意意不得随意意翻看同事事的文件、资资料等。2

11、 正正确打、接接电话2.1 电话接听听时，先问问候，并自自报公司、部部门。对方方讲述时要要用心听，并并要记下要要点。未听听清时,及及时告诉对对方,结束束时礼貌道道别,待对对方放下电电话后,自自己再放话话筒。2.2 通话要简简明扼要，不不得在电话话中聊天。2.3 工作时,禁止打私私人电话。第三条 与客户接接触的礼仪仪1 接接待工作注注意事项：1.1 在规定的的接待时间间内，不迟迟到，不缺缺席。1.2 事先已通通知来的客客户，要表表示欢迎。1.3 接待客户户要主动、热热情、大方方，面带微微笑。2 访访客时注意意事项2.1 要事先与与对方约好好拜访时间间、地点，告告知去访人人员、目的的等取得对对方同

12、意，并并尽可能听听从对方安安排。2.2 做好访前前准备，准准时如约前前往，事后后及时道别别。2.3 因故不能能如约去访访时，要尽尽早向对方方说明变化化原因并致致歉意，取取得谅解。2.4 如对方接接待冷淡，未未能给予适适当礼遇时时，要大方方大度，掌掌握分寸，不不能当面计计较或表示示不满。3 名名片的接收收和保管3.1 名片应先先递给长者者或上级。3.2 把自己的的名片递出出时，应把把文字方向向冲着对方方，双手递递出，一边边递交一边边告诉对方方自己的姓姓名、职务务。3.3 接对方的的名片时，应应双手去接接，拿到手手后，要马马上看，正正确记住对对方的姓名名、职务，如如遇对方姓姓名有难认认的文字，应应马上询问问，以免叫叫错。3.4 对收到的的名片妥善善保管，以以便检索。