011-营运部资料管理制度2793.docx

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1、内部文件严禁外传 深圳市益田田商业管理理有限公司司营运部资料料管理制度编制部门：营运部编制时间：二七年十十月二十日日修订时间：二九年二二月十二日日深圳市益田田商业管理理有限公司司营运部资资料管理制度制度名称营运部资料料管理制度度编号SY-ZDD-YY-2009-001目 录录第一章 总则 1第二章 文件的管管理 1第三章 附则 4附件：1. 发文登记记表2. 收文登记记表修改时间修改页码修改状态修改人审批人2009年年1月8日日1-2胡婷编制人：洪洪淑芝、王王晓红 日期：20007-112-2审核人：成成钦田日期：20008-001-088批准人： 日期： 版本号2009-1深圳市益田商业管理

2、有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第4页 共4页版本2009-1深圳市益田田商业管理理有限公司司营运部资料料管理制度度第一章 总则 第一条 为了加强强对营运部部工作中往往来的文件件资料进行行及时归档档和管理，全全面提高资资料管理的的工作效率率，使营运运工作得以以更有效开开展，特拟拟制定本制制度。第二章 文文件的管理理第二条 需归档的的文件（一）政府府下发的重重要文件及及相关部门门来函；（二）公司司下发的重重要文件（三）商户户资料1、商户基基本信息资资料（公司司背景资料料、营业执执照、卫生生许可证等等）2、商户日日常往来文文件（包括括传真、联联络函、申申请

3、书等）；3、文件：与商家洽洽谈的会议议纪要、各各种问题的的解决方案案等；4、商户公公共场地租租用协议、VVIP折扣扣协议等；（四）部门门文件：会会议纪要、工作联络络单、请示示、报告、函函件等；（五）内部部管理资料料（客户投投诉登记、营营运日志、各各类报表报报告总结）；（六）场地地租赁收费费标准；（七）部门门年度工作作计划；（八）部门门制度建设设及人员配配置；（九）其它它重要资料料。第三条 文件的收收、发管理理营运部收发发文件管理理以租户和和楼层为单单位进行归归档管理，由专人负责租户资料管理及保存工作。（一）收文文：部门文文件统一由由资料管理理员进行收收取、登记记，然后交交由部门长长签批处理理意

4、见，再由由资料管理理员进行分分发。1、资料管管理员在接接到文件时时应及时进进行登记，并并做好电子子文档备份份；2、资料管管理员须跟跟进需要回回复的文件件处理情况况，进行存存档；（二）发文文：发文分分为两种情情况：1、对内发发文：对内内发文是指指发给公司内内部的工作作联络单、工工作请示等等，对内发发文根据文件分为为两类：（1）需说说明的文件件：经办人人在资料管管理员处取取号，登记记文件名称称经办人人草拟文件件，并走公公司内部文文件签批流流程经办人人将处理文文件原件进进行存档；（2）无需需说明的文文件：经办办人在资料料管理员处处取号，登登记文件名名称经办人人草拟文件件，并走公公司内部文文件签批流流

5、程，需集集团领导签签批的文件件交资料管管理员资料管理理员统一将将文件交集集团总裁办集团领领导签批意意见后，由由资料管理理员统一领领取，存档档后再分发发；（二）对外外发文：对对外发文是是指以公司司名义或部部门名义对对外发文，包包括通知、复复函等。（1）公司司名义：经经办人在行行政人事部部取号，登登记文件名名称经办人人草拟文件件，并走公公司内部文文件签批流流程(需集集团领导签签批的参照照对内发文文流程二)经办人人将签批文文件复印件件进行存档档；（2）部门门名义：经经办人在行行政人事部部取号，登登记文件名名称经办人人草拟文件件，交部门门长审批经办人人将签批文文件复印件件进行存档档；第四条 文件的传阅

6、阅、借阅管管理（一）传阅阅、借阅程程序、范围及时限限：1、文件需需在部门内内传阅时，由由资料管理理员将文件件交部门长长审核，签字字认可后发发放部门员员工进行传传阅，文件件传阅后必必须即刻归归还，一般般不超过两两个小时；2、部门员员工在看过过文件后需需签字确认认，由最后后签字的员员工将文件件交回资料料管理员处处进行归档档；3、部门员员工需借阅阅本部门的的文件资料料、专业书籍籍等，需在在资料管理理员处填写写文件借借阅登记表表，并由由部门长签字认可可，方可借借阅。文件件借阅根据据不同的保保密要求，资资料管理员员控制借出出范围和使使用范围，借借阅文件必必须当日归归还；4、文件、书籍归还还时资料管管理员

7、应认认真进行检检查，如无无问题需签签字确认；5、文件、书籍等资资料借阅后后逾期未还还者，资料料管理员需需及时进行行催还；6、部门及及其它部门门员工借阅阅档案后应应妥善保管管，并按时归归还；（二）建立立文件网上上发布制度度，定期在在公司内网网上向部门门员工发布布部门性文文件1、周一网网上发布部部门周小结结及本周计计划、部门门周例会纪纪要等；2、发布人人：资料管管理员；3、发布程程序：所有有发布文件件须经部门门长审核签字字后方可进进行发布。第五条 文文件的保管管、保存1、设立独独立资料柜柜保存部门门重要资料料；资料柜柜应有标注注，如：营营运部L11层资料柜柜。文件柜柜钥匙由部部门长和资资料管理员员

8、各执一串串。2、所有资资料严格按按照类别实实行分类管管理，统一一对文件进进行规范编编号，并建建立文件目目录，以便便日后文件件的快速查查找（报告告、分析、总总结、数据据、制度、办办法、规定定、会议纪纪要要有电电子文档备备份）；3、商户资资料按租户户、业态和楼层为单单位对资料料进行分类类归档保管管；4、租户撤撤租后资料料管理员对对租户资料料及时进行行为整理、装装订、保存存；跟进新新租户的相相关资料，并并做好归档档工作；5、资料保保存时间（每每年10月月12月对对部门所有有文件进行行整理，对对需归档的的文件进行行归档，保保存日期由由部门长确确定）；6、保管方方式：要求求书面文档档(原件或或复印件)和

9、电子文文档。第六条 文文件的保密密（一）机密密文件系指指：1、租户与与公司的合合作条件；2、涉及具具体数据的的相关资料料；3、对租户户和公司有有重要影响响的文件等等；（二）根据据文件的重重要性设置置不同的密密级及保密密时效，具具体如下： 1、-绝密文件件：绝密文文件须由部部门长批示示后方可传传阅、借阅阅；2、-机机密文件：机密文件件须由副总总监批示后后方可传阅阅、借阅；3、-秘秘密文件：秘密文件件须由总监监助理批示示后方可传传阅、借阅阅；（三）资料料管理员与与借阅档案案的人员要要严格遵守守公司的保保密制度，树树立高度的的责任心，加加强保密意意识；第七条 文文件的销毁毁1、对于超超过保存期期限的档案案，由资料料管理员登登记造册，经经管理员和和部门长共共同签字认认可后，方方可进行销销毁；2、销毁文文件需由专专人负责销销毁，严禁禁将销毁文文件作为它它用或作废废纸处理。第三章 附附则第八条 本本制度由益益田商业管管理有限公公司营运部部制定，并并负责修改改、解释。第九条 本本制度自发发布之日起起执行。附件一：发文登记表表序号日期编号文件名称拟稿人份数发至部门签收备注附件二：收文登记表表序号编号文件名称份数发文部门拟稿人收文日期收文人处理情况备注附件三：文件借阅登登记表借阅日期文件名借阅人拟归还日期期审批借阅人签收收正式归还日日期