采购业务流程及管理制度30185.docx

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1、采购业务流程及管理制度一.采购部部门的划分分 1生产原原材料采购购：由采购购部门负责责办理批准准然后采购购员购买。 2日常办办公用品采采购：由办办公室或办办公室指定定的部门或或专人负责责办理。 3对于重重要材料的的采购，必必要时由总总经理指派派专人或指指定部门办办理采购作作业。 二.采购作作业方式 一般情况，采采购部门依依材料使用用及采购特特性，选择择下列一种种最有利的的方式进行行采购： 1集中计计划采购：凡具有共共同性的材材料，须以以集中计划划办理采购购较为有利利，采购前前，先通知知请购部门门依计划提提出请购，采采购部门集集中办理采采购。 2长期报报价采购：凡经常性性使用，且且使用量较较大的

2、材料料，采购部部门应事先先选定供应应厂商，议议定长期供供应价格，批批准后通知知请购部门门依需要提提出请购。 3.未经公公司主管领领导书面同同意，不得得私自变更更、替换现现有材料供供应商；如如有更适合合供应商而而需要替换换原供应商商的，采购购部必须提提交书面变变更供应商商陈述材料料，获得书书面批准后后方可变更更。 4.询价、议议价结束后后，需公司司主管领导导书面同意意方可定价价，否则公公司不予认认可价格；由此引起起后果由责责任人负全全责。 5.采购作作业合同签签订由公司司指定或授授权委派专专人负责，否否则视为无无效。 6.工程等等大额材料料合同签订订由分管采采购副总经经理以上级级别人员办办理。

3、三.采购作作业处理期期限 采购部门应应依采购地地区、材料料特性及市市场供需，分分类制定材材料采购作作业处理期期限，通知知有关部门门以便参考考，如果有有变更时，应应立即修正正。 四.询价、比比价、议价价 (一)经经办人员应应对厂商的的报价资料料进行整理理并经过深深入调查分分析后，以以电话或其其他联络方方式向供应应厂商议价价。 (二)凡是是最低采购购量超过请请购量的，采采购经办人人员在议价价后，应在在请购单中中注明，经经主管签字字确认后上上报。 (三)采购购经办人员员接到“材材料采购单单”后应依依采购材料料使用时间间的缓急，并并参考市场场行情及过过去采购记记录或厂商商提供的资资料，需精精选三家以以

4、上的供应应商进行产产品的书面面比价，经经分析后进进行议价，议议价结果书书面上报主主管领导。 (四)采购购部门接到到请购部门门以电话联联络的紧急急采购情况况，主管应应立即指定定经办人员员先行询价价、议价，待待接到请购购单后，按按一般采购购程序优先先办理。 五. 采采购计划审审批流程与与执行标准准总经理分管副总经经理财务部总务经理采购办公室需求部门8、审批7、审批5、审核6、审核10、采购到所需物品4、制定预算表9、采购执行2、汇总采购需求3、查实库存11、替代品采购申请开始1、提出采购需求申请12、存档结束执行标准： 11、需求部部门提出采采购申请，并并填写物物品采购申申请单。2、总务部部负责汇

5、总总需求部门门的采购需需求。 33、总务部部对库存情情况进行查查实。 44、采购依据据申购需求求及查实信信息，制定定采购预算算计划。 55、总务部部经理对提提交的采购购预算进行行审核，符符合要求的的予以批准准，否则不不予批准。6、财务部部对提交的的采购预算算进行核实实，符合要要求的予以以批准，否否则不予批批准。7、主管副副总经理办办公室对上上报采购预预算进行审审批，符合合要求的予予以批准，否否则不予批批准。 8、总经理理对上报采采购预算进进行审批，符符合要求的的予以批准准，否则不不予批准。9、采购部部依据相关关规定执行行采购预算算计划。10、采购购部采购所所需物品过过程。11、采购购部没有采采

6、购到物品品，反馈给给需求部门门，需求部部门根据要要求填写替替代品申请请。12、采购购部负责将将审批流程程涉及的相相关材料进进行存档。附注：凡是是列入固定定资产管理理的采购项项目应该以以“财产支支出”批准准权限进行行上报。 六.订购购 (一)采购购经办人员员接到经批批准的“物物品采购单单”后，应以以“订购单单”向厂商商订购，并并以电话或或传真确定定交货(到到货)日期期，同时要要求供应商商在“送货货单”上注注明“请购购单编号”及及“包装方方式”，材材料需按款款号标明分分包包装。 (二)若属属分批交货货者，采购购经办人员员应在“物物品采购单单”上署名名“分批交交货”以供供识别。 (三)采购购经办人员

7、员使用暂借借款采购时时，应在“物品采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。 七.整理付付款 1材料仓仓库应按照照已办妥收收料的入库库单，经与与供应商送送货核对无无误后，于于第二日将将原始单送送会计部门门。 2缺交应应补足者，请请购部门应应依照实收收数量，进进行整理付付款。 3超交应应经主管批批准后，才才能依照实实收数量进进行整理付付款，否则则仅依订货货数付款。 八.价格复复核与市场场行情资料料提供 1采购部部门应调查查主要材料料的市场与与行情，并并建立厂商商资料，作作为采购及及价格审核核的参考。 2采购购部门应就就企业内所所需要的材材料，提供供市场行情情资料，作作为材料批批准价格的的参考。 九

8、.质量复复核 采购部应就就企业内所所使用的材材料质量予予以复核(如材料选选用、质量量检验等)。 十.异常处处理 审查作业中中，若发现现异常情况况，采购单单位审查部部门应立即即附异常情情况报告资资料，通知知有关部门门处理。 附则 十一.本本办法经总总经理批准准后实施，增增设修订亦亦同。 采购主、辅辅料管理制制度补充 1，根据据计划单采购购主、辅、料料。 2，现款款采购：采采购员必须须凭有经理理签字的借借款单向财财务部借款款，采购回回来后，采采购员持货货品、购货货发票或收收据到仓库库办理入库库手续，由由仓库保管管员验收并并开出入库库单，（入入库单必须须注名：供供货方名称称，货物的的名称，数数量、单

9、价价、金额、用用途签字）。入入库单必须须通过采购购员、保管管员、会计计签字后。随随同购货发发票或收据据才能由经经理、分管管副总签字字。然后到到财务部办办理报销手手续。 3，订单采采购：供应应商货到后后，由采购购员到仓库库办理入库库手续，由由仓库保管管员验收并并开出入库库单（入库库单必须注注名：供货货方名称，货货物的名称称，数量、单单价、金额额、用途）。入入库单必须须通过采购购员、保管管员签字。并并将第二联联传递会计计作往来帐帐。供应商商需要结款款时，应凭凭入库单，随随同购货发发票或收据据由经理、副副总、总经经理签字，然然后到财务务部办理结结算手续。采购员岗位位职责岗位名称：采购员直接上级：总务

10、经理理 负责对象：物资的采采购、供应应工作目标：要求将公公司的生产产所需的保保质、保量量安全及时时的满足 权力与责任任： 严格遵守公公司的各项项规章制度度和有关规规定；根据需求计计划和资金金情况，编编制采购计计划；全面负责商商场所用采采购工作； 掌握好实际际库存和在在途物料情情况；合理安排采采购顺序，对对紧缺物料料及需长距距离采购的的原料应提提前安排采采购计划及及时购进；对主要原料料供应商进进行考查；严格执行原原料包装材材料入库检检验制度；随时掌握原原料，包装装材料市场场行情负责责；工作职责：采购管理制制度、采购购作业流程程、委外加加工作业流流程的执行行与完善；1.考察供供货商的产产品质量、供

11、供货能力、企企业质量保保证能力、企企业信誉等等方面，在在现有供应应商基础上上不断寻求求新的供应应商，以确确保供应资资源的丰富富与宽阔的的选择范围围，负责新新增供应商商的寻访、调调查，并组组织相关部部门进行评评估、审查查。2. 按照照要求保质质保量地组组织好原料料采购供应应工作，并并随时掌握握合同履行行情况，合合同中必须须注明我商商场对产品品质量要求求的条款，如如需更改合合同，在请请示后，得得到批准方方可执行；3. 负责责收集新材材料的应用用信息，做做好市场分分析，随时时掌握国家家相关产品品的标准和和政策变化化，做好政政策分析，为为公司决策策提供有价价值信息；对供应商进进行询价、比比价、议价价，

12、并上报报相关信息息（交货周周期、日产产能、最低低订购量、包包装要求、品品质标准、价价格条件等等）；市场行情的的调查、动动态资讯收收集、整理理，及时上上报，以便便及时调整整采购策略略；依业务订单单适时、适适品、适量量的采购，并并跟催采购购进度，确确保订购物物料按时、按按量、保质质送达我司司仓库，协协调销售、生生产的有效效进行。订订单变更与与撤消、品品质要求变变更与供方方之间的及及时信息传传递，确保保供方满足足我公司之之需求。与供应商采采购异常、退退、换货、补补偿事宜的的处理，确确保我司利利益；加强强与供应商商的沟通与与联络，确确保货源充充足，供货货质量稳定定，交货时时间准确；做到遵纪纪守法、秉秉公办事、大大公无私、廉廉洁自律的的职业道德德，做到诚诚实虚心、尽尽职尽责、不不断学习业业务知识，提提高业务工工作能力的的敬业精神神；做好下属的的管理工作作。