某集团办公管理制度汇编16911.docx

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1、佳木斯希波集团制度汇编 版本/修改状态：A/0第二部分 办公管理制度第一章 企企业文档管管理公司文书管管理办法 一、文文书管理包包含外来文文件及自制制文件两种种。二、外来文文件包含公公文、传真真资料、法法律条款、地地方性法规规、国家标标准、行业业标准、企企业标准等等项目。内内部自制文文件包含本本集团系统统内部文件件和对外业业务文件。三、文书归归口管理部部门为集团团总经办；分公司由由人行部；自制文书书的会签必必须经总经经办。四、收文 外来文文件收文由由公司总经经办/人行行部文员登登记，请示示部门经理理文件是否否转发，转转发时按自自制文件会会签程序会会签后转发发。五、自制文文件1、拟制：由文件起草

2、草部门拟稿稿，文稿要要求语言通通顺、逻辑辑清晰、简简洁易懂、文文字严肃，避避免使用晦晦涩及地方方口语等词词汇叙述。 文件尽尽量不制定定补充规定定，如需要要增加补充充、修改条条款，可将将原文作废废重新制定定，以保证证制度的连连贯性。部门经理审审核后方可可打印，打打印时须按按照集团关关于公司统统一公文处处理规定（见见汇编“办公管理理制度”中“企业文档档管理”类）中规规定的格式式进行编号号排版，打打印后认真真校稿，与与原稿核对对无误后方方可进入会会签程序。2、会签：(1)、由由文件起草草部门确定定并填写文文件签发审审批单：注明文件件名称、编编号、文件件类别、主主要内容、密密级、发文文日期、主主送单位

3、、抄抄送单位、会会签范围（写写明需要参参与会签的的部门名称称、副总职职务名称）(2)、以以文件内容容相关的部部门、相关关集团副总总、总经办办/人事行行政部、总总经理的顺顺序会签，将将文件正文文与文件会会签单一同同在会签范范围内传阅阅。(3)、各各部门收到到需要会签签的文件时时，须本着着认真的态态度，必要要时征集本本部门员工工意见，尽尽量提供相相关资料供供起草部门门参考。(4)、自自收到需会会签文件起起各会签单单位及个人人须在处理理时限内回回复，提高高效率，文文件拟制部部门负责文文件会签跟跟踪工作。(5)、各各会签单位位必须在会会签单上签签名且标注注日期，以以明确责任任。(6)、文文件会签至至各

4、副总后后，由文件件起草部门门依据会签签意见结果果，汇总整整理，再次次修订后；方可交总总经办，由由总经办按按各部门会会签意见再再审后交总总经理审批批。3、批示总经理或其其他被授权权批示者作作最终的批批示，并签签字。4、出稿复复印、下发发(1)、文文件起草部部门将修订订后的文稿稿拷盘，由由总经办/人事行政政部文员出出稿。(2)、总总经办/人人事行政部部文员对外外来人员自自带的软盘盘先做病毒毒检查（有有病毒的软软盘应拒绝绝接收，并并礼貌解释释表示歉意意）。(3)、总总经办/人人事行政部部文员接稿稿后，应认认真检查文文件签批手手续是否齐齐全，打印稿排版版是否按公公司行文规规范，美美观合理，对对文字进行

5、行最终校对对，发现有有误可与文文件拟稿人人联系确认认后修改。 (44)、总经经办/人事事行政部文文员按文文件签发审审批单中中注明的份份数复印下下发。(5)、需需要对外发发文时，由由总经办/人事行政政部文员打打印、盖章章、封装、寄寄发。(6)、收收到文件的的单位及个个人须在文文件发放记记录中签字字确认，文文件发送到到各部门后后，部门经经理应组织织本部门人人员学习，并并妥善保管管，装订成成册，便于于查阅、执执行。(7)、总总经办/人人行部每月月定期检查查各部门的的文件传达达及保存情情况，如有有文件丢失失或传达不不到位，则则报人力资资源部作为为绩效考核核项目。5、归档(1)、所所有签成正正本文件均均

6、需由总经经办及人行行部（人行行部只负责责对接收文文件和本分分公司自制制文件）归归档存查。(2)、若若执行部门门必须使用用正本时，可可暂时借出出使用后归归还，若正正本必须寄寄出或无法法取回时，可可存档复印印件。(3)、存存档文件保保存期限110年，届届时列表报报批后监督督销毁。六、公文机机密等级1、秘密文文件是指以集团团或集团各各部门、各各分公司名名义下发的的，可以在在公开场合合学习讨论、并并要求贯彻彻执行的文文件，以及及有关的规规章制度等等。2、机密文文件是指以集团团或集团各各部门、各各分公司名名义印发的的，只供个个别部门或或相关人员学学习、贯彻彻执行的文文件，如：有关人事事任免事项项；质量问

7、问题通报；产值、产产量、利税税、库存产产品、用肉肉量等统计计数据；供供货厂家、销销售客户资资料等。此此类文件的的阅办人只只可在规定定时间内传传阅不能留留存或复印印，事后，当当需要再次次查阅时，需需向总经办办办理文件件借阅手续续，当场借借阅当时还还。3、绝密文文件是指以集团团或集团各各部门、各各分公司名名义印发的的，只供高高层领导或或极小范围内内人员了解解、知悉的的文件，如如：希波员员工的工资资体系和标标准、品控控部的工艺艺流程、工工艺标准、品品质检验报报告、生产产配方、制制造成本、研研发部的新新品开发计计划、正在在研制中的的新产品的的实验数据据、产品的的配方、销销售公司的的产销量、营营销机制、

8、促促销方案、营营销价格等等，此类文文件应严格格控制印发发数量和印印发范围。4、各级人人员必须严严守秘密，有有泄密事件件发生，按按保密制制度处理理。七、公文处处理时限1、特急件件：各会签签单位需在在半小时内内回复，随随到随办。2、急件：各会签单单位需在11小时内回回复，一天天内处理完完毕。3、普通件件：各会签签单位需在在4小时内内回复，三三天内处理理完毕。4、超过处处理时限的的文件，由由文件起草草部门催办办。附件： 文件签发发审批单文件名称编号密级主要内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及及会签意见见部门经理副总总经理注：1、文文件经总经经理签批后后，发放用用印时不必必使用用印

9、印审批单。2、各部门门、副总、总总经理会签签意见可另另附纸。公司统一公公文处理的的规定一、公文的的性质公文是处理理公务的具具有特定效效力和规范范格式的文文书，是指指示、汇报报和商洽工工作，请示示和答复问问题，报告告和交流情情况的工具具，各部门门必须认真真贯彻本规规定，切实实做好公文文处理。二、根据本本公司实际际情况，现现对公文做做如下分类类：（一）决议议 用于于经会议讨讨论通过的的重要决策策事项。（二）决定定 用于于对重要事事项做出决决策和安排排。（三）意见见 用于于对重要问问题提出见见解和处理理办法。（四）通知知 用于于发布公司司内部规章章制度、人人事任免、传传达公司领领导指示给给相关部门门

10、具体执行行或遵守的的事项。（五）通报报 用于于表彰先进进、批评错错误、传达达重要精神神、交流重重要情况。（六）报告告 用于于向公司领领导汇报工工作、反映映情况、提提出建议，答答复领导的的询问。（七）规定定 用于于对特定范范围内的工工作和事务务制定具有有约束力的的行为规范范。（八）会议议纪要 用于记载载会议主要要精神和议议定事项。三、公文格格式公司下发公公文由版头头、发文字字号、横隔隔线、标题题、主送机机关、正文文、附件、发发文部门署署名、成文文日期、印印章、主题题词、主送送部门、抄抄送部门、印印制版记组组成。（一）版头头由公司全称称加“文件”二字，用用套红大字字居中印在在公文首页页上部。版头字

11、体采采用姚体660号字。（二）发文文编号1、由发文文部门代字字、发文年年度和发文文顺序号组组成，标注注于版头、横横隔线之间间，横向居居中，字体体采用仿宋宋小四号字字。2、发文机机关应使用用规范化简简称：下发文件单单位统一字号下发文件单单位统一字号集团希团字第号销售公司希销字第号总经办希行字第号企划部希策字第号人力资源部部希人字第号财审部希审字第号企管部希企字第号财务部希财字第号综合计划部部希综字第号佳木斯分公公司希佳字第号研发中心希研字第号天津分公司司希津字第号举例希团字22003第3号3、发文年年度用公元元年全称。用用阿拉伯数数字写，用用中括号括括起。4、顺序号号用阿拉伯伯数字书写写，自每年

12、年第一件起起按发出时时间顺序编编排。（三）横隔隔线 隔开公文的的版头部分分与行文部部分的横线线。由红色色横线组成成，位于发文字号下下方。（四）标题题 由公文文的主题和和文种组成成，字体采采用华文中中宋二号字字（加黑）。（五）主送送部门 主送部部门是指公公文的主要要受理部门门，规定、通通报可以不不写主送部部门（或在版版记中体现现），字体体采用黑体体三号字。（六）正文文 公文的的主体，用用来表述公公文的内容容，字体采采用宋体四四号字。层层次结构正文分分条标识方方法为：全文共一级级的用“一、二、三三、”。全文共二级级的第一级级用“一、二、三三、” 第第二级“1、2、33、”。全文共三级级的第一级级用

13、“一、二、三三、”第二二级用“（一）、（二二）、（三三）、”第三级级用“1、2、33、”。全文共四级级的第一级级用“一、二、三三、” 第第二级用“（一）、（二二）、（三三）、”第三级级用“1、2、33、”第四四级用“（1）、（22）、（33）、”。全文共五级级的第一级级用“一、二、三三、” 第第二级用“（一）、（二二）、（三三）、”第三级级用“1、2、33、”第四四级用“（1）、（22）、（33）、” 第五五级用“A、B、CC、”。全文共六级级的第一级级用“一、二、三三、” 第第二级用“（一）、（二二）、（三三）、”第三级级用“1、2、33、”第四四级用“（1）、（22）、（33）、” 第五五

14、级用“A、B、CC、” 第第六级用“a、b、c、”。公文首页应应根据标题题行数合理理排列正文文行数。（七）附件件公文附件，应应置于主件件之后，与与主件装订订在一起，并并在正文之之后、发文文部门署名名之前应注注明附件的的名称。如如附件较多多，应用阿阿拉伯数字字注明顺序序，逐件写写明附件的的名称。（八）部门门署名 应当用全称称或者规范范化简称，发发文部门署署名应采用用黑体三号号字标注于正文的的右下方。（九）成文文日期 一般署会议议通过或者者领导签发发日期；特特殊情况署署印发日期期。领导签签发后，因因故不能及及时发文时时，成文日日期可请示示签发人重重新确定。成成文日期应应当写明年年、月、日日，采用黑

15、黑体三号标标注于发文文部门署名名右下方。成成文日期年年、月、日日均用阿拉拉伯数字。（十）印章章下发公文都都应加盖集集团印章。用用印位置做做到上不压压正文，下下要压发文文部门署名名和成文日日期。（十一）主主题词 “主题词”三字用黑黑体三号字字标注于印印制版记上上方，具体体条目用宋宋体三号字字标注，主主题词由公公文主题词词及公文种种类词组成成，也可根根据公文内内容自行标标注。（十二）抄抄送部门是指除了主主送部门之之外需要执执行或知晓晓公文的其其他机关，应应当使用全全称或规范范化简称。（十三）印印制版记 由公文印发发部门名称称和印发日日期。在公公文末页下下部印三条条横线，上上面两线之间注明明抄送部门

16、门，下面两两线之间左左侧注明拟拟制文件部部门名称，右右侧注明印印发日期。一般公文可可以不采用用抬头，由由标题、正正文、附件件、部门署署名、成文文日期组成成，但内容容格式必须须按本规定定第四条执执行。四、公文的的汉字从左左至右横排排。主标题题、副标题题、正文之之间的用字字要有明显显区别。主标题应采采用华文中中宋二号字字（加黑），副副标题（或或主送单位位）应采用用黑体三号号字，正文文应采用宋宋体四号字字；行间距距采用单倍倍行距；公公文用纸幅幅面规格一一律采用国国际标准AA4型（长长279毫毫米，宽2210毫米米）；公文文印制纸面面规格：天天高70毫毫米，地高高30毫米米，左宽225毫米，右右宽20

17、毫毫米，左侧侧装订。附范本：佳木斯希波波集团有限限公司文件件希团字22003第1号关于集团*管理理的规定集团各部门门： 为加强佳木斯希波波集团有限限公司 20003年1月月5日主题词：集集团 * 规定主送单位：集团各副副总、各部部门 抄送送单位：集集团总经理理、分公司司总经理发文部门：集团人力力资源部 发文日期期：20003年1月月5日档案管理办办法一、将资料料按条款分分类，分别别存放，每每年年末经经检查齐全全后，整理理立卷归档档。二、档案分分为证照档档案、文件件（制度）档档案、人事事档案、合合同档案、设设备档案、技技术档案等等类别。三、档案管管理归口部部门总经办负责责集团总部部的证照档档案、

18、系统统内下发的的文件（制制度）档案案、集团总总部设备档档案、技术术档案的管管理归档；企管部负责责集团系统统所有合同同档案的管管理归档；人力资源部部负责集团团总部所有有人员及分分公司部门门副经理以以上人员的的人事档案案的管理归归档；分公司人行行部负责本本公司所有有证照档案案、文件（制制度）档案案、部门副副经理以下下人员的人人事档案、设设备档案、技技术档案的的管理归档档；分公司财务务部负责对对本公司所所有合同档档案的管理理归档。四、证照档档案的管理理1、集团系系统所有证证照，如：税务登记记证、卫生生许可证、生生产经营许许可证、车车辆各种牌牌照、各种种荣誉证书书、专利证证、资格证证等，均须须以复印件

19、件及原件两两种形式存存档。2、各类证证照除列出出名录外，均均须登记其其有效年限限，以便及及时更换证证照，保证证其有效性性。3、证照档档案的保存存期限为永永久性保存存。五、文件（制制度）档案案的管理1、所有签签成正本文文件均需由由总经办及及人行部（人人行部只负负责对接收收文件和本本分公司自自制文件）归归档存查。2、若执行行部门必须须使用正本本时，可暂暂时借出使使用后归还还，若正本本必须寄出出或无法取取回时，可可存档复印印件。3、存档文文件保存期期限10年年，届时列列表报批后后监督销毁毁。六、人事档档案的管理理1、集团系系统所有管管理人员，其其应聘表、经经济担保书书、毕业证证复印件、笔笔试题试卷卷

20、存入个人人档案，在在试用期内内建立临时时档案，正正式聘用后后建立正式式个人档案案。2、接收的的大中专毕毕业生，考考核时的一一切资料及及其毕业证证复印件交交人力资源源部/人事事行政部存存入个人档档案。3、人事档档案的保存存期限为该该同志辞职职后一年，届届时列表报报批后监督督销毁。七、合同档档案的管理理 1、公司司对合同原原件，即合合同书信件件、数据电电文（包括括电报、电电传、传真真、电子数数据交换、电电子邮件）实实行双层管管理，即承承办部门和和合同归口口管理部门门。各业务务部订立的的合同（协协议）原件件，由企管管部负责管管理，合同同承办人使使用复印件件。以便对对合同的执执行情况进进行监督，但但所

21、有保管管部门均须须建档。2、合同中中含集团系系统内部责责任状、承承包合同及及对外签定定的各种业业务合同。3、合同档档案的保存存期限为永永久性保存存。八、设备档档案的管理理1、各部门门购买设备备及物品，（如如计算机、打打印机、复复印机、传传真机、空空调等）生生产设备及及生产辅助助设备（如如化验室设设备、研发发专用设备备等）凡是是带有图纸纸、说明书书、保修卡卡、用户手手册等资料料应全部交交总经办/人事行政政部存入设设备档案，建建立永久性性档案。无无总经办/人行部在在设备发票票上确认收收到该设备备相关资料料的签字，财财务不予报报销。2、各项基基建施工与与工程有关关图纸，一一律把原稿稿移交总经经办/人

22、事事行政部文文员管理。3、设备档档案的保存存期限为该该设备报废废后1年，届届时列表报报批后监督督销毁。九、技术档档案的管理理1、各部门门技术资料料，如：与与集团业务务相关的法法规条文、国国标、企标标、工艺规规程、质量量标准等全全部由总经经办/人行行部负责管管理归档，如如属绝密文文件应由总总经办/人人行部登记记其发行版版本、发行行日期、总总页数，并并将其名录录归档，注注明存放部部门、发行行使用部门门。2、技术档档案的保存存期限为永永久性保存存，但须将将废止资料料加印“作废保留留”章，同时时注明作废废日期。十、档案建建立、整理理办法1、企业文文件记录保保存、归档档办法按内内容分类，并并以时间先先后

23、顺序存存档，必须须在档案夹夹里清楚地地标注归入入的档案类类目，方便便查找。2、每天都都要进行清清理归档，以以免资料堆堆积，熟悉悉自己管理理的档案，了了解归档制制度。准确确地做好文文件索引，以以便于查找找。3、归档要要注意整洁洁，归档前前先把资料料进行分类类，以便所所有的材料料随手可得得，避免盲盲目查找。4、立卷按按年代、机机构排列，永永久、长期期、短期分分别组卷，卷卷内文件要要把正文和和底稿、文文件和附件件、请示和和批复放在在一起。5、文件档档案除将文文稿存档外外，计算机机中亦需存存盘建档，建建档按类别别及时间顺顺序建立，便便于查找。6、注意做做好保密工工作，档案案柜要坚固固，做好防防盗、防火

24、火、防潮、防防尘、防鼠鼠、防高温温、防强光光等措施。7、每年清清理一次档档案，对档档案的数量量、保管等等情况进行行检查，发发现问题及及时采取补补救措施，确确保档案安安全。8、对于已已失去作用用的档案要要进行销毁毁或用碎纸纸机进行处处理，销毁毁档案材料料要经过认认真鉴定，确确定销毁档档案材料必必须列册登登记，送领领导审批后后销毁。9、销毁档档案材料时时，必须指指派专人监监销，防止止失密。档案资料借借阅管理制制度一、借阅档档案（包括括证照、文文件（制度度）、人事事档案、合合同、设备备、技术等等资料），必必须在档案案借阅登记记簿登记后后方可借阅阅；借阅涉涉密的档案案须经相关关业务部门门经理级以以上的

25、领导导批准方可可借阅。二、卷案不不可借出，只只提供在档档案存放室室查阅，未未立案的文文件及资料料可借出。三、借阅期期限不得超超过10天天，到期必必须归还如如需再借应应办理续借借手续。四、借阅档档案人必须须爱护档案案，保护其其安全及保保密性，不不得涂改、勾勾画、剪裁裁、抽取、拆拆散、损坏坏，未经部部门经理级级以上领导导允许，绝绝密资料未未经副总经经理级以上上领导允许许，不得擅擅自摘抄、翻翻印、复印印、摄影、转转借。五、借阅的的档案交还还时，档案案管理人员员必须当面面点清，如如发现遗失失或损坏，应应立即报告告上级主管管领导。主主管领导与与资料来源源相关部门门沟通备份份，同时对对借阅人采采取批评教教

26、育或相应应处罚。六、外单位位借阅档案案，必须有有单位介绍绍信，并经经总经理批批准后方可可借阅，但但不得带出出档案室。七、外单位位摘抄卷内内档案，必必须经总经经理对其摘摘抄完毕的的内容进行行审查、签签章同意后后，方可带带出档案存存放室。 第二章 办公公事务管理理打印、复印印、传真管管理制度一、打印：1、凡属以以集团、分分公司名义义下发的文文件、报表表、工作计计划、总结结、报告、会会议纪要、通通知、通报报、公函、规规章制度、宣宣传教育材材料、任免免决定、表表彰决定等等均在打印印范围内。2、不得利利用公司计计算机打印印私人材料料。3、各部门门负责本部部门所有材材料的打印印，需要下下发的文件件或规章制

27、制度、通知知由各部门门拟订打印印、校稿，会会签批准后后拷盘，交交由总经办办/人事行行政部归口口下发、存存档；4、总经办办/人事行行政部文员员对外来人人员自带的的软盘先做做病毒检查查（有病毒毒的软盘应应拒绝接收收，并礼貌貌解释表示示歉意）。5、总经办办/人事行行政部文员员接稿后，应应认真检查查文件签批批手续是否否齐全，打印稿排版版是否按公公司行文规规范，美观观合理，对对文字进行行最终校对对，发现有有误可与文文件拟稿人人联系确认认后修改。6、文件存存档规范，计计算机内存存储文件应应遵照制制度汇编办办公管理制制度中档档案管理办办法执行行。7、文件打打印格式应应统一，按按制度汇汇编办公公管理制度度中公

28、司司统一公文文处理的规规定执行行。二、复印：1、所有复复印机均应应建立使用用记录，复复印需求部部门按复复印机使用用登记表中中项目逐项项、真实填填写。2、月末按按各部门复复印登记表表由总经办办/人行部部汇总各部部门耗用纸纸张、墨粉粉费用，查查看费用是是否超标，将将结果报人人力资源部部考核；3、凡需要要复印的资资料，必须须经本部门门经理同意意，到人事事行政部登登记备查，数数量超过110张的必必须人事行行政部经理理批准后复复印，分公公司复印220份以上上的应采用用油印形式式，由需求求部门自行行印刷。4、属证件件、原始资资料等特殊殊材料需要要复印，不不受份数限限制，可根根据需要复复印，但必必须经过请请

29、示、上级级领导批准准后方可复复印。5、公出人人员在外地地需要打印印、复印材材料时，应应将打印原原件留存，索索要发票，另另附纸标明明打印/复复印原因、打打印/复印印时间、材材料收件人人，以做报报销依据，无无以上材料料公司不予予报销。6、不得利利用公司复复印机、传传真机复印印私人材料料。三、传真：1、所有传传真机均应应建立传真真记录，登登记传真机机使用情况况，并填写写传真机机使用登记记表，发发传真须由由部门经理理在传真材材料背面签签批后方可可发出。2、由总经经办/人行行部文员统统计月费用用，月底统统一汇总各各部门耗用用传真费用用，（除总总经办/人人行部之外外有传真机机的，传真真费用统一一纳入办公公

30、费用）；收传真由由总经办/人行部文文员登记，并并通知接收收部门领取取、登记。3、在外人人员签合同同及其它工工作需发传传真时，需需请示副总总经理同意意才能进行行，并且回回公司报销销时，上交交原始材料料及发票，写写清原因、收收件人、无无以上材料料公司不予予报销。4、不得利利用公司传传真机传真真私人材料料。部门复印印机使用登登记表复印时间材料名称纸型总页数复印人部门经理签签字部门传传真机使用用登记表传真时间材料名称页数收/发经办人部门经理签签字第三章 印章章信证管理理印章使用管管理办法一、总则1、目的为加强集团团公司印章章管理，规规范公司印印章的制定定、使用程程序，使公公司业务顺顺利运营，杜杜绝因印

31、章章管理、使使用不善造造成的不必必要损失制制定本办法法。2、定义本办法所称称之印章是是指公司业业务上必要要的，通过过其使用能能对外表达达公司意思思的印鉴。如如法人章（公公章），法法定代表人人章、合同同专用章、财财务专用章章、销售公公司章、品品控部检验验专用章等等。二、印章的的管理1、集团相相关部门及及各分公司司须将其业业务必需之之印章图样样、尺寸说说明连同相相应管理制制度或办法法报集团总总经办备案案。2、集团各各相关部门门及分公司司对印章的的管理须设设专人负责责、并将该该管理人员员姓名报集集团总经办办备查。三、印章的的适用范围围1、公章适用于公司司介绍信、包包裹领用单单、汇款单单、财务部部报表

32、、证证明、委托托书、协议议、担保书书等重要材材料需要时时的加盖。2、合同专专用章适用于合同同章用于公公司与客户户签订各种种合同专用用。3、财务专专用章适用于财务务专用章用用于公司各各种资金支支付专用。4、销售公公司章 适用用于以销售售公司名义义按公司规规定程序签签订的与经经销商补充充协议及销销售公司内内部发放的的文件、制制度、通知知、通报类类。5、品控部部专用章 适用用于品控部部在公司内内部下发的的通知及出出口时商标标机构提供供的合格检检验报告专专用。四、以上三三种印章在在使用时必必须按规定定办理，否否则出现问问题，由该该印章保管管人员负责责一切经济济责任和法法律责任，并并处以每次次500元元

33、的罚款。五、印章的的使用1、只有印印章的保管管责任者才才能保管和和加盖印章章。保管责责任者因故故不在时需需托相关人人员代行其其职责，因因委托不善善造成失误误或损失者者，由委托托人和受托托人负连带带责任。2、公司各各部门及员员工申请加加盖公司法法人章、合合同专用章章、财务专专用章、法法定代表人人章、销售售公司章等等按下列程程序办理。（1）申请请人填写公司司用印申请请单（见附附表）。（2）经部部门主管经经理、副总总、总经理理审批同意意。（3）申请请人按（11）（2）项项要求签字字后，须将将相应用印印申请单及及需加盖印印章之材料料一并交印印章保管责责任人登记记盖章。 3、品控控部检验章章，如质量量检

34、验合格格章、化验验室检验章章经品控部部经理、化化验室主任任确认无误误后，即可可盖章，所所有盖章资资料均须备备份，以便便查阅。4、加盖印印章审批权权限划分（1）经常常性加印项项目，如介介绍信、包包裹单、汇汇款单等项项目需要加加盖法人印印章的由经经办人所在在部门主管管经理签字字，交经总总经办主任任/人行部部经理审批批。（2）财务务报表、证证明、委托托书、协议议、担保书书等需要加加盖法人印印章的或涉涉及公司重重大利益的的材料，须须由法定代代表人本人人最终确认认（财务票票据正常业业务按法定定代表人批批准之相关关规定执行行）。（3）本款款所称涉及及公司重大大利益资料料系指：A、与经营营责任相关关的资料B

35、、债务保保证，特别别贷款C、所涉标标的超过110万元以以上的合同同D、诉讼裁裁判相关资资料E、可能给给公司造成成10万元元以上损失失的其他相相关资料（4）使用用财务专用用章必须经经财务部经经理、副董董事长审核核同意方可可使用。（5）以上上项以外的的其他资料料的加印，相相关副总经经理或各分分公司总经经理有最终终审批权。（6）经会会签批准的的文件发放放加盖印章章时文件会会签单可替替代用印申申请单。 5、加盖盖印章的复复核（1）公司司法人章保保管人，按按用印申申请单中中资料名称称、加盖印印章份数、审审核签批权权限复核无无误后，方方可予以盖盖章；如总总经办主任任/人行部部经理、总总经理不在在，用章人人

36、电话请示示同意后，印印章保管人人经核实，方方可盖章。（2）合同同章使用部部门填写用用印申请单单，部门门经理签字字，交财务务部经理审审核：合同同文本名称称、加盖印印章份数、部部门经理审审核签批权权限、合同同文本签署署部门主管管副总、企企管部经理理签字、总总经理签批批内容等。（3）合同同章保管人人员必须对对上述项目目及申请单单中加盖份份数进行再再次审核后后方可给予予加盖合同同章，并做做好合同同章使用记记录。6、用印印申请单的的管理（1）使用用公司法人人章填报后后的用印印申请单在在总经办/人行部存存档。（2）使用用财务专用用章、法定定代表人名名章填报后后的用印印申请单与与在财务部部存档。（3）使用用

37、合同章填填报后的用用印申请单单与在财财务部留存存或备份合合同文本同时存档档。 （4）财务务类报表使使用财务专专用章、法法人章及法法人名章的的用印申申请单与与报表复印印件同时存存档。加盖印章流流程图加印材料补充修正申请提出申请人加盖印章审查批准审查批准审 批申请部门主管经理副总、分公司总经理（必要时）集团总经理（必要时）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申 请 单单 年 月月 日申请人职务所在部门印章名称公司法人章章 合同专用用章 法人代代表人名章章 财务专用用章资料名称A资料编号ABB资料来源外来材料 自自制材料 其其他资料份数A 份B 份每份资料加加盖的印章章数A 份B 份资料用

38、途资 料保 管公司内（部部门名称： ） 公司司外（单位位名称： ） 审审批意见部门经理主管副总总经办/人行部经理理财务部经理理/副董事长总经理介绍信管理理办法一、需要公公司开具介介绍信者，应应填写用印印申请单，注注明介绍信信用途，经经主管经理理批准后，交交总经办主主任/人行行部经理签签批，总经经办/人行行部文员依依据此单填填写介绍信信，盖章后后发需要人人。二、介绍信信由总经办办/人行部部文员负责责管理，严严禁发出空空白信。三、开具介介绍信存根根应妥善保保管，按保保密要求归归档，保管管期限5年年。四、如发现现介绍信丢丢失，领用用人应立即即向总经办办/人行部部反映，及及时采取相相应措施。五、各部门

39、门接待外单单位介绍来来人时，应应认真查对对来人姓名名、商办事事项和介绍绍信所列的的事项是否否相符；并并在留下的的介绍信背背面签注办办理情况，以以便日后查查对。六、注意事事项：1、开具介介绍信时要要对使用介介绍信个人人或部门严严格审核，如如：用信人人的姓名、所所在部门、事事由等。2、部门名名称要用全全称或规范范化的简称称，标明签签署、用印印时间。3、开具的的介绍信要要有编号和和骑缝章，存存根和发出出信的内容容要一致。第四章 电话话通讯管理理关于通讯设设备的使用用管理规定定一、国内电电话使用管管理1、各部门门需要安装装、停用电电话或需要要增加话费费指标，应应由申请部部门填写请请示单，写写明申请事事

40、项、原由由，主管签签署意见后后报企管部部/人行部部（分公司司各部门由由人行部批批示后报企企管部），由由企管部/人行部请请示总经理理批准后执执行。2、降低话话费指标由由企管部/人行部共共同依据实实际工作通通讯业务量量或阶段性性话费进行行调整。3、各部门门没有其它它部门同意意，不得使使用其它部部门电话。每每月各部门门电话实用用额，由话话费查询部部门在每月月30日前前对照各部部门电话费费用标准核核查后，将将结果、处处理意见、手手机实际费费用一并报报财务部经经理。财务务部按各部部门电话费费用标准结结算，超费费自付，特特殊情况需需集团总经经理批准核核销，其他他人无权核核销超标准准电话费。4、各部门门电话

41、不得得用以私人人、私事通通话，如有有特殊事，先先请示本部部门领导同同意，做好好详细登记记，月末上上报话费查查询部门，按按当地通讯讯中心登记记的话费清清单金额到到财务付款款。二、国际电电话使用规规定1、由需要要办理国际际业务的部部门填写请请示单，经经总经理批批准后交总总经办/人人行部，由由总经办/人行部按按照总经理理批示将所所要使用的的电话国际际网打开。2、办理国国际业务的的部门使用用电话必须须认真、详详细地做好好使用记录录。通话、传传真完毕后后，由总经经办/人行行部负责将将所有的电电话国际网网关闭。3、任何部部门或个人人不经总经经理批准，无无权打开公公司内部任任何一部电电话的国际际网，如有有违

42、反此规规定或没按按以上规定定办理造成成的经济损损失由行政政部负责赔赔偿，除交交付所使用用的费用外外，罚款2200元。三、通讯费费用支付、报报批1、凡是公公司支付的的手机、BBP机、均均由总经办办/人行部部负责管理理。每月周周一由总经经办/人行行部向邮局局查询以上上通讯费用用的使用情情况，如手手机的余额额较低时，由由总经办/人行部负负责为手机机交费，每每月最少交交费额为持持机人月定定额费用；持机人出出差时另行行付费；其其它通讯设设备按其各各自缴费额额规定进行行交费。2、月末由由总经办主主任/人行行部经理将将当月各部部门电话费费用额、奖奖罚处理情情况及各手手机使用者者费用额报报总经理阅阅批。3、电

43、话费费用需预交交的，可由由总经办主主任/人行行部经理按按其权限办办理。四、通话注注意事项1、接听电电话一律用用文明用语语：“您好！希希波集团”或“您好！希希波”。2、接、打打电话用语语应尽量简简洁、明确确，以减少少通话时间间。3、每次通通话时间以以三分钟为为限，长话话短说，简简洁扼要，长长途电话使使用前应对对讨论、商商洽内容加加以构思或或拟出提纲纲。以免耗耗时占线，浪浪费资金。4、通话注注重礼貌，体体现公司良良好的文化化素养和精精神风貌。5、打电话话一般电话话零声响五五次无人接接听，即挂挂机。接听听电话一般般在铃响三三次内接听听。6、各部门门查找电话话号码可到到总经办/人行部查查阅电话号号码簿，查查询不到方方可播打1114进行行查询。关于计算机机上网使用用的有关规规定 为加强强并规范集集团办公自自动化，提提高部门间间信息传递递速度和工工作效率，制制定本规定定。一、集团所所属以下部部门及个人人可实行计计算机上网网办公：集团总经办办、人力资资源部、研研发部、综综合计划部部、企划部部、企管部部、各分公公司人事行行政部、集集团各副总总、销售总总监。二、所有可可上网的部部门及个人人必须建立立上网记录录，并认真真填报，月月末交电话话费用核算算部门。三、实行计计算机上网网办公的部部门（个人人）之间传传递信息的的，应