拓新集团采购手册范本29119.docx

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1、重庆拓新投资控股（集团）有限公司拓新投资控控股集团有有限公司采购手册成成本控制部部管理制度度目 录录 一、 材料设备采采购管理制制度相关文件和和表单（一）、材材料设备选选用程序附件：1、材料设设备设计确确认计划表表 2、材料料设备设计计标准确认认表 3、材料料设备管理理控制计划划表 4、材料料设备设计计变更审批批表 5、材料料设备进场场计划表 6、材料料设备采购购招标文件件内部审核核表 7、材料料设备招标标工作流程程表8、材料设设备（分包包项目）选选用流程图图 9、商务务洽谈纪要要表 10、甲甲控（乙购购）材料确确认报告回回执 11、材材料设备合合同会签表表（二）进贷贷检验和试试验程序12、材

2、料料设备进场场验收单13、甲供供材料设备备交接单（三） 材材料付款及及出入库管管理14、材料料设备出入入库单15、材料料设备台帐帐16、 材材料设备（分分包项目）付付款批核流流程17、 材材料设备付付款审批表表18、材料料设备付款款汇总表19、材料料设备成本本（现金流流量）月报报表（四）材料料设备采购购管理制度度文件支持持表单20、 材材料设备分分类明细表表21、 材材料设备（资资料）内部部流转登记记表22、 材材料设备来来文来函登登记表二、供应商商评价和选选择程序（一）、相相关文件和和表单附件：1、材料设备供应商登记表2、供应商商考察报告告3、供应商商考察报告告24、设备材材料供应商商名录

3、5、供应应商供货评评估表6、供应商商供货质量量、进度考考核表三、材料设设备数据库库及样品管管理程序（一）附属属表单附件：1、材料设备封样清单2、材料设设备（样品品）标签一、材料设设备采购管管理制度第一条 目目的为了规范选选择供应商商操作程序序，全面了了解供应商商及其产品品特性，有有效降低工工程建设及及材料设备备成本，充充分整合集集团内部材材料设备信信息资源，增增加工作透透明度，同同时对采购购过程加强强控制，确确保采购产产品符合项项目整体定定位和成本本要求，为为公司持续续发展奠定定基础。第二条 适适用范围适用集团所所有工程建建设的甲供供材料设备备、分包项项目、甲控控乙购材料料设备等各各类工程物物

4、资经济控控制活动。第三条 职职责3.1成本本控制部： 3.1.11负责建立立供应商数数据库。3.1.22负责组织织对材料设设备（分包包项目）供供应单位前前期考察和和评估工作作。3.1.33参与审批批材料设设备采购计划表表。3.1.44组织材料料设备招投投标工作，并并监督材料设设备采购合合同签约。3.1.55组织编制制材料采购购招标文件件初稿，并并由研发、工程程、造价、财财务、审计计法务人员员进行补充充和完善。3.1.66材料工程程师根据研研发中心专专业工程师师确定技术术标准参与与核实工程程量。3.1.77负责供应应商供货评评估。3.1.88 负责监督材料设设备现场封封样。3.1.99负责材料料

5、采购文件件和资料的的保管。3.1.110编制、修修订、解释释本制度。 3.2研发发中心技术术部：3.2.11确定材料料设备设计计及技术标标准，在方方案设计至至施工图设设计阶段，填填写材料料设备设计计确认计划划表；施施工图设计计确认后，填填写材料料设备设计计标准确认认表，以以上两份表表单及时提提供给成本本控制部。3.2.22 参与编编制材料料设备采购购计划表。 3.2.33 参加材材料设备招招投标工作作并提出技技术规范，提提供技术标标部分内容容。3.2.44 组织对对材料设备备样板进行行确认。3.2.55 根据施施工组织设设计监督编制材材料设备进进场计划表表。3.2.66 参与材材料设备进进场验

6、收。3.2.77 监督材料设设备综合报报验及备案案工作。3.3 审审计法务部部3.3.11参加材料料设备招标标工作。3.3.22参与材料料设备采购购合同签约约。3.3.33参与材料料设备采购购合同执行行。3.3.44参与编制制材料设设备采购计划表表。3.3.55参与对材材料设备样样板进行确确认。3.3.66负责监督督材料采购购价格的合合理性。3.4 财务部3.4.11 参加材材料设备招招标工作。3.4.22 负责材材料设备帐帐务及保证证金管理。3.4.33 参与材材料设备采采购合同执执行。第四条 材料设备备招投标管管理程序4.1成本本控制部负责总包包工程1000万元以以上，材料料设备200万元

7、以上上采购的提提请立项，成成立招标小小组，研发发中心、工工程技术、审审计法务部部、财务中中心、相关关公司参与与，严格按按照经审批批的材料料设备采购购计划表确确定的材料料范围和控控制方式进进行实施。4.2凡材材料设备采采购金额220万以上上必须采用用招标方式式确定；220万以下下允许采用用询价直接接采购方式式，货比三三家，由相相关公司负负责经办。4.3重大大材料设备备合约招标标由成本控控制部组织织经济标，研发中心、工程技术部负责提供技术相关指标，相关公司提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）、招标文件初稿等向成本控制部提交。4.4招标标小组按照照材料招招投标工作作管理制

8、度度、供供应商评价价和选择程程序的有有关规定，组组织相关人人员对材料料设备供应应商进行考考察和评估估，审核材材料供应商商投标资格格及确定发发标范围，未未进入材料料设备数据据库且未经经考察评估估的供应商商不得作为为发标对象象，推荐人人员应回避避招投标过过程。4.5招标标小组组织织相关人员员对成本控制部部提交的材材料设备采采购招标文文件进行审审定，研发发中心、工工程技术部部相关工程程师核定技技术标准，设设计师提出出颜色造型型、尺度等等技术标准准，预算（造价）工程师按按工程施工工图核定工工程量，按按材料设设备采购招招投标文件件内部审核核表报批批程序办理理。4.6招标标文件是甲甲方对供货货或作业内内容

9、的具体体要求，应应明确质量量要求、技技术标准、完完工时间、供供货地点、作作业内容、验验收办法、土土建配合费费、税金计计取办法等等相关内容容。4.7成本本控制部协协助财务部部督促投标标单位在发发布招标文文件前244小时，按按招标文件件规定及时时交纳投标标保证金，投投标单位只只有按规定定交纳投标标保证金后后，方可参参加投标，招招标工作结结束由财务务部负责退退还投标保保证金。4.8成本本控制部组组织开标工工作，决标标后填写材材料设备招招标工作流流程表，必必要时可进进行多次商商务洽谈并并形成纪要要，将对比比价格及综综合分析形形成文字报报告，按程程序申报，经经报批同意意后签发中中标通知书书，同时相相关公

10、司组组织合同文文本并按程程序报批，报报批时应附附带合同文文本、供应应商登记表表、材料料设备投标标工作流程程表及其其它相关资资料。4.9成本本控制部监督督，研发中心心、工程技术术部、财务务部协助对对甲供材料料、分包项项目或三方方采购合同同签约。甲甲控乙购材材料具备招招标条件必必须招标，若若不具备招招标条件应应通过专题题会议讨论论确定品牌牌、规格型型号、价格格等，由成成本控制部部向相关公公司下达甲甲控乙购回回执，若若甲供材料料设备需作作设计变更更或工程量量签证，由由工程技术术部按材材料设备设设计变更审审批表办办理，成本本控制部组组织再与供供应商签订订补充协议议。4.10成成本控制部部组织研发中中心

11、、工程技术术部、供应应商等相关关单位对甲甲供材料采采购合同实实施合同交交底，并填填写材料料设备合同同交底单，对对于三方采采购合同由由成本控制制部组织，研发发中心、工工程技术部部配合协调调监理、施施工单位、供供应商等进进行技术合合同交底。4.11成成本控制部部应将所有有采购合约约建立完整整的文字档档案和电子子档案，其其中包括：招标文件件、投标文文件、商务务洽谈纪要要、投标对对比分析报报告等相关关资料，若若采用标准准文本签订订供货合同同均应输入入电脑进入入材料设备备数据库。4.12合合同应一式式八份，正正本一份，副副本七份。财财务部留存存正本，行行政部、工工程技术部部、审计法法务部、成本控控制部及

12、相相关公司各留存存副本一份份。各部门门各公司应健健全相关制制度，合同同文本及合合同内容不不得遗失和和外传。第五条 材材料设备帐帐务管理程程序5.1材料料帐目5.1.11相关公司司财务部应应根据材材料设备管管理控制计计划表、材材料设备供供应商目录录进行核核实，其中中目录采购购、供应商商登记表上上的开户行行、帐号等等相关资料料必须与合合同内容相相符，未按按目录采购购的材料设设备必须按按程序报批批并补交采采购清单，方方可鉴经济济合同专用用章。5.1.22相关公司司财务部对对甲供（分分包项目）、甲甲控材料应应建立完整整的帐务登登记。5.1.33成本控制制部应设置置专职或兼兼职材料管管理员，监督材料设设

13、备出入库库和帐务相相关事宜，在在主管领导导下开展工工作，财务务主管负责责定期或不不定期对所所建帐目进进行检查和和指导。5.1.44相关公司司必须建立立材料设备备台帐，材材料设备台台帐簿应根根据品种、物物质类别分分类建帐，帐帐目登记要要做到完整整无误、不不漏、不同同单据要分分类装订成成册。甲供供材料设备备入库时，首首先由材料料工程师与与相关专业业工程师确确认品种、规规格型号、数数量、质量量、单价等等，库管员员复核并共共同在入库库单上签字字后方可入入库，为防防止丢失，入入库应立即即通知相关关单位办理理出库手续续，库管员员月末将当当月所有帐帐目与财务务会计核对对，采用先先进先出的的办法逐笔笔建帐，做

14、做到帐帐相相符。5.1.55相关公司司对甲控材材料设备每每批次进场场经验收后后，就品牌牌、规格型型号、数量量应建立相相关帐目，材材料工程师师每月255日将各施施工单位当当月所进材材料数量统统计表送预预算、财务务主管或经经理，结算算时据此予予以核对。5.1.66相关公司司的供应数数量和三级级明细帐应应用钢笔填填写，做到到数据准确确、书写工工整、摘要要清楚、登登帐及时。红红墨水只限限于在划线线改错和冲冲帐时使用用，台帐簿簿登记不得得隔页、跳跳行、撕毁毁、抽换帐帐页，每页页登记完毕毕后转下页页时，应在在帐页最后后一行算出出合计及余余额，在摘摘要栏内注注明“过次页”，在下页页第一行摘摘要栏内注注明“承

15、前页”。5.1.77甲供材料料在分类建建帐的同时时，按财务务归档办法法逐月分类类装订分册册，集团财务部部和审计法法务部将定定期或不定定期据此稽稽核。5.1.88材料设备备专用台帐帐簿是经济济活动重要要档案和历历史资料的的一部分，必必须定期归归档、妥善善保管，不不得丢失或或任意销毁毁，经办人人调离本岗岗位时必须须移交。5.2款项项支付5.2.11材料设备备供应商和和分包单位位申请付款款时必须提提供合同单单位正式发发票，且发发票与合同同、开户行行保持一致致，第三方方单位票据据在办理款款项时不得得受理，采采用支票形形式支付。5.2.22甲供材料料和分包项项目单位申申请付款，先先由相关公公司材料工工程

16、师核对对供货或入入库票据经经材料管理理人员复核核后，再由由库管员按按材料设设备（分包包项目）付付款批核流流程办理理付款相关关手续，每每月25日日向总经理理、财务部部、成本控控制部报送送材料设设备成本（现现金流量）月月报表。5.2.33已出库的的甲供材料料在付施工工总承包单单位进度款款时应扣出出相应材料料设备款。5.2.44库管员与与财务会计计应做好各各类材料设设备付款台台帐，建立立完整的帐帐务体系，每每月核对台台帐一次，材材料与财务务主管据此此检查。付付款台帐包包含：合同同类别、合合同单位、产产品名称、合合同总价、付付款日期、付付款金额、工工程量、增增减工程量量、增减帐帐目、各阶阶段付款金金额

17、、结算算金额、签签发日期等等。5.2.55合同总额额70%以以内（含770%）的的甲供材料料和分包项项目款项支支付由各公公司各部门门根据现金金流量按材材料设备（分分包项目）付付款批核流流程办理理，提交财财务部备案案；累积超超过合同总总额70%款项（含含结算）支支付须经集集团财务部部审批报商商贸事业部部领导及审审计部门审审批同意后后方可支付付。第六条 操操作程序6.1根据据产品选选样和封样样程序规规定，相关关公司组织织甲供、分分包项目、甲甲控乙购材材料设备选选样和封样样，填写材材料设备封封样清单，由由成本控制制部、供应应商各存一一联。6.2相关关公司按材材料设备数数据库及样样品管理程程序的相相关

18、要求对对现场仓贮贮物资进行行日常管理理，需向业业主或潜在在客户展示示工程所用用材料设备备。6.3相关关公司组织织监理单位位按材料料验收和试试验程序的的要求分阶阶段或发货货前对订购购产品入厂厂验证和订订购产品进进场验证。6.4相关关公司主办办工程师应应做好采购购产品验证证记录、验验证标识和和验证日记记，按要求求填报供供应商供货货质量、进进度考核表表、供供应商供货货评估表，每每月25日日报项目公公司总经理理，需改进进由相关工工程师跟踪踪和协调。6.5相关关公司督促促供应商的的供求进度度、质量验验证等相关关事宜，并并负责协调调供应商与与监理单位位、施工总总承包单位位等之间的的合作关系系。6.6相关关

19、公司负责责组织对供供应商或分分包项目严严格执行隐隐蔽工程、半半成品和成成品验收制制度，工程程验收手续续应规范，当当月所有签签证转交预预算部工程程师复核，同同时应核实实当月施工工用水用电电的费用，通通知财务部部在付进度度或结算款款时扣除此此费用。6.7相关关公司负责责及时通报报采购产品品损失现象象（含工程程、设计变变更将发生生现象），设设计变更由由相关公司司按材料料设备设计计变更审批批表报批批，每月225日将材材料设备采采购调整计计划（与与材料设设备采购计计划格式式相同）、次次月材料料设备采购购计划送送交成本控控制部、项项目公司总经理理，各相关关部门据此此提出修改改意见。6.8甲甲控乙购回回执所

20、涉涉及材料设设备在施工工过程中若若出现货源源短缺、规规格不齐等等现象需使使用替代材材料，成本本控制部材材料工程师师负责重新新推荐材料料供应商并并通过内部部审批程序序后再通知知监理工程程师和施工工单位。6.9成本本控制部负负责汇编供供应商名录录，其中中包括合合格供应商商目录、试试点合作供供应商目录录、战战略供应商商目录。6.10每每月25日日相关公司司工程主管管将供应应商供货质质量、进度度考核表报报项目公司司总经理和和成本控制制部备案，若若需改进由由各专业工工程师跟踪踪和协调；成本控制制部材料工工程师对当当月甲控控乙购回执执所用材材料设备品品种、规格格型号、执执行价格等等进行统计计，统计结结果和

21、甲甲控乙购回回执复印印件提交给给预算管理理工程师，竣竣工结算时时全部原件件一并移交交。6.11工工程竣工综综合验收时时成本控制制部负责将将材料设备备相关资料料移交给相相关公司，如如：产品合合格证、质质量保证书书、检测（试试验）报告告、营业执执照、资质质证书、产产品使用说说明等，由由相关公司司向当地主主管部门报报验或备案案。6.12成成本控制部部要求填报报材料设备备方面的报报表，并按按材料设设备数据库库及样品管管理程序要要求建立完完整文字和和电子档案案，对关于于材料设备备方面的流流转文件和和外单位来来文来函均均应按材材料设备资资料内部流流转登记表表、材材料设备来来文来函登登记表存存档备查。6.1

22、3工工程竣工后后，相关公公司负责就就供应商相相关产品售售后服务内内容及文件件资料向物物业管理部部门（或外外委物业公公司）交底底，由物业业管理部门门与供应商商对口联系系维修业务务。如发生生困难或遇遇阻力时，由由成本控制制部协助办办理。6.14工工程竣工后后，成本控控制部与相关公司司应根据供供应商或分分包单位履履约情况组组织相关部部门总结与与经验教训训评估，建建立经验教教训档案库库。第七条 附附则7.1所有有参与材料料设备采购购过程承办办和经办人人员必须维维护公司利利益，本着着公正、公公平、公开开、廉洁奉奉公的办事事原则。如如有违者，一一经查出严严肃处理。第八条 相相关文件和和表单8.1 材材料设

23、备选选用程序附件：1、材料料设备设计计确认计划划表2、材料料设备设计计标准确认认表3、材料料设备管理理控制计划划表4、材料料设备设计计变更审批批表5、材料料设备进场场计划表6、材料料设备采购购招标文件件内部审核核表7、材料料设备招标标工程流程程表8、材料料设备（分分包项目）选选用流程图图9、商务务洽谈纪要要10、甲甲控乙购材材料确认回回执11、材材料设备合合同会签表表8.2进货货检验和试试验程序12、材材料进场验验收单13、甲供供材料设备备交接单8.3材料料付款及出出入库管理理14、出出入库单15、材材料设备台台帐16、材材料设备（分分包项目）付付款批核流流程17、材材料设备付付款审批表表18

24、、材材料设备付付款汇总表表19、材材料设备采采购成本（现现金流量）月月报表8.4材料料设备采购购管理制度度文件支持持表单20、材材料设备分分类明细表表21、材材料设备（资资料）内部部流转登记记表22、材材料设备来来文来函登登记表附一： 材料料设备设计计确认计划划表 填表时间间：序号名 称设计确定时时间和内容容备注方案设计扩初设计施工图内容时间内容时间内容时间1工程桩（色别）品牌规格型号号设计功能能材质技术参数数颜色方案图扩初图施工图2铝合金门窗窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质质防火门14水表箱15管道直饮水水16

25、住户配电箱箱17电梯18消防设备 材料设设备设计确确认计划表表 填表时时间：序号名 称设计确定时时间和内容容备注方案设计扩初设计施工图内容时间内容时间内容时间19智能化系统统20太阳能设备备21垃圾处理设设备22花岗石23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克克28庭院灯29草坪灯30地埋灯31路灯32PF复合井井盖33庭院小品34儿童设备35保温材料36防水涂料37防水卷材 附附二： 材料设备备设计标准准确认表 填表时时间： 序号名 称品牌选型确认设设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1工程桩2铝合金门窗窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦

26、7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质质防火门14水表箱15管道直饮水水16住户配电箱箱17电梯18消防设备 材料料设备设计计标准确认认表 填表时时间： 序号名 称品牌选型确认设设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色19智能化系统统20太阳能设备备21垃圾处理设设备22花岗石23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克克28庭院灯29草坪灯30防水涂料31防水卷材32PF复合井井盖33庭院小品34保温材料 附附三： 材材料设备管管理控制计计划表填表时间：材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名名称适用范

27、围计划进场时时间选型确认和和设计标准准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数A土建材料1螺纹钢LWWG2型钢XG3水泥SN4商品砼SPP5砂S6石子SZ7粘土标准砖砖ZTB8粘土多孔砖砖ZTKZZ9加气砌块JJQQK10防水材料FFSCL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名名称适用范围计划进场时时间选型确认和和设计标准准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数B安装材料11高低压设备备GDY12电线电缆DDXDL13开关按钮KKGAL14控制柜KZZG15应急电源YYGDY16消防器材XXFQC17阀门FM18给水管材管

28、管件GPSSG19排水管材管管件GJ20穿线管CXXG21散热器SRRQ22温控阀WKKF23避雷线BLLX24变频柜BPPG25桥架QJ26电梯DT材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名名称适用范围计划进场时时间选型确认和和设计标准准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数C常用设备27通风空调TTFKT28游泳设施YYYSS29水处理设备备SCL30太阳能设备备TYN31保龄球设备备BLQD装饰材料32瓷砖CZ33理石LS34花岗岩HGGY35人造理石RRZLS36文化石WHHS37入户门RHHM38单元门DYYM39窗C40玻璃幕墙BBLMQ41

29、阳台栏杆YYTLG42玻璃BL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名名称适用范围计划进场时时间选型确认和和设计标准准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数D装饰材料43木地板MDDB44白钢板材BBGBC45油漆YQ46涂料TL47厨柜CG48卫生洁具WWSJJ49五金配件WWJPJ50空调外罩KKTWZ51铝塑板LSSB52感应门GYYME智能设备53门禁系统MMJXT54一卡通管理理系统YKKT55可视对讲KKSDJ56电视插座DDSCZ57电话插座DDHCZ58摄像监控SSXJK59居家安防系系统JJAAF60报警系统BBJXT61停车场管理理

30、系统TCCC材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名名称适用范围计划进场时时间选型确认和和设计标准准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数F其它材料62园林苗木YYLMM63小品雕塑XXPDS64道路标识系系统DLBBS65停车场设施施TCC66信报箱XBBX67健身器材JJSQC68电瓶车DPPC69灯具及光源源DJGYY合 计复核： 制表：填报说明：1本表适适用于公司司新建和在在建项目，上上表中材料料设备种类类及目标成成本可根据据项目具体体情况与特特点进行调调整。2在施工工图会审后后15天内内，工程技技术部、成本控制部部、预算部部共同编制制本表。3

31、工程技技术部根据据施工组织织设计和项项目总进度度安排提供供材料进场场计划时间间，设计师师确定方案案的具体时时间，涉及及外立面效效果的材料料还应提供供效果图，如如外围门窗窗、涂料、瓷瓷砖、阳台台栏杆等，提提交经认可可的详细设设计文件。4预算部部负责提供供目标成本本，单项材材料的估算算单位、造造价工程师师核量并预预测目标成成本。5采购责责任部门为为成本控制制部，材料料采购责任任人为研发发中心、工程技术术部、材料料、造价等等职能部门门主管或经经理。6“工作作状态”栏由相关关责任部门门按照设计资料料已提交，合合同签约完完成、材料料已进场或资料未按按期提交、材材料未进场场等文字形形式的填写写。“采用形式式”按照甲供、分分包、甲控控、乙购等文字形形式填写。7每月225日（遇遇休息日提提前）由材材料部主管管制表送相相关部门主主管或经理理提出修改改意见，汇汇总报项目目总经理核核准后再实实施。 附四：材料设备备设计变更更审批表填表时间：项目名称材料（设备备）名称设计变更主主题研发中心（设设计人员）：说明变更更的内容及及理由。