董事会秘书室工作手册1325942556.docx

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 董事会秘书书室秘书工工作手册 二O一二年年十月目 录录前言 33 第第一部分 日常事务务处理44 电话、传传真、邮件件、文件管管理、名片片 第第二部分 日程安排排 7 总体日程程安排 7 出差日程程安排 8 会议安排排114 大型活动动 19 突发来访访接待 23 第第三部分 沟通与协协调 24 内部沟通通 24 外部沟通通 25 秘书应具具备的礼仪仪 25 秘书礼仪仪素质的要要求 27 第第四部分 文字支持持 28 第第五部分 会议支持持 30前 言秘书

2、工作总总结起来用用六个字就就可以概括括，即：办办文、办会会、办事。看看起来不起起眼，但做做不好却会会误大事。要要想把秘书书工作干好好，需要遵遵循四个原原则，分别别是准确原原则、迅速速原则、保保密原则和和实事求是是的原则。为了将董事会秘书室的工作做好，参阅有关资料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作的指导性文件。第一部分：日常事务务处理一、拨打/接听电话话的程序和和标准1、 打电话前的的准备l 准备好电话话记录本和和笔l 把要与对方方说明的事事情、内容容的顺序简简单列在记记事本上，并并逐一核对对无遗漏。l 准备好通话话时需要的的文件资料料。l 查阅对方电电话号码，确确认无误，开开始拨打。2、 正

3、式拨打电电话： l 拨通电话后后，确认对对方公司及及姓名，然然后热情而而有礼貌的的说：“你好！董事事会秘书室室*l 如需与有关关人员通话话，应有礼礼貌地请对对方传呼或或转达。l 如告知对方方的内容较较复杂，应应主动提醒醒对方做好好记录l 逐一将事情情说明，注注意语言简简明、准确确；l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然然后放电话话。3、接听电电话l 3声铃响内内将电话接接起，平和和有礼貌的的：“你好！董事事会秘书室室 l 判断WHOO，分以下下几种情况况：来电人员处理标准内部直接上级及及平级记录留言如事务紧急急，记录上上级电话，速速联系有关关领导回电电。直接下属问清梗概，如如不紧急，记记

4、录下来转转告有关领领导如事情紧急急，告知领领导联系方方法。普通员工问清事由，如如需要，转转告有关领领导；其他他可视情况况处理外部重要且紧密密记录留言，向向领导汇报报如事务紧急急，记录电电话，速联联系领导回回电。重要但不紧紧密记录留言，向向领导汇报报。不重要且不不紧密问清概要，酌酌情处理l 若通话内容容较复杂，或或有不清楚楚的地方，最最后应当将将要点重复复一便，以以免遗漏或或有偏差。l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然然后放电话话。4、 通话技巧：l 日常礼貌用用语：询问对方时时，可用：“请问您哪哪里？”、“请问您怎怎么称呼？”“请问有有什么事？”等l 对直接领导导、保持经经常联系的的外

5、部、内内部人员应应在日常工工作中尽量量熟悉，达达到闻其声声知其人，并并及时予以以转接。l 如对方有事事需要你传传达，必要要时需将对对方姓名、单单位、电话话号码以及及需要传达达的事再重重复一遍，以以便必要时时再与对方方联系。l 如不能把握握领导是否要要和对方通通话的情况况下，不能能随便回答答领导“在”或“不在”，可说“请您稍等等一下，我我去看看*领导是否在在？”，然后请请示领导是否转转接。l 如遇总经理理不愿接听听对方电话话，则可用用委婉的语语气：“实在抱歉歉，*领导这是不不知上哪去去了，我见见到他时再再给您回个个电话；如如果您方便便的话，能能否让我转转达您的事事情？”做到有礼礼有节、滴滴水不漏

6、。l 在知道身份份但不告知知事由的情情况下，可可询问对方方是公事还还是私事，如如是公事可可让对方知知晓，将事事由告知自自己也可达达到目的。l 在对方不肯肯告知身份份及事由的的情况下，经经反复询问问后未果，可可委婉结束束通话。l 如果对方喋喋喋不休，废废话连篇，可可以说“请问您还还有别的事事吗？”或“对不起，我我还有急事事要办”等结束通通话。l 如一个未完完又来一个个，应视电电话内容和和对方身份份，让紧急急的、重要要的人员先先讲，同时时礼貌的告告诉另一方方稍候片刻刻，或记录录对方电话话，稍侯打打过去。l 整理电话留留言，在领领导回来后后汇报相关关信息。二、传真1、 将传真分类类：1） 需要领导本

7、本人审阅的的，根据领领导授意处处理2） 由秘书来代代为处理的的： A、转转给其他相相关负责人人B、 由秘书本人人回复l 使用电脑公公司标准CCI格式l 遵守公文写写作规范l 保密文件需需要传真时时，应先与与对方联系系，发送到到指定传真真机上，发发送后再与与对方确认认。l 需请对方协协助抄送时时，务必在在文件正文文前加以说说明，列明明抄送范围围l 务必在传真真件首页上上标明总页页码，并在在每一页文文件上标注注页码。2、 必要的传真真分类存档档三、邮件1、 根据邮件类类型（如急急阅件、待待处理件、须须知通知、一一般通知、报报表、报告告/总结、新新闻/通报、私私人邮件等等等）或按按具体项目目设置子文

8、文件夹。2、 将收件箱中中的邮件过过滤，删除除不必要的的邮件，然然后分如下下：1） 需要总经理理本人审阅阅的，存入入相应文件件夹，部分分根据领导导授意回复复邮件，或或督促、协协助总经理理在规定时时间内处理理相关事宜宜。l 以领导名义义回复时，要要在语气上上予以注意意，并从领领导信箱发发出；l 以秘书名义义发送时，要要说明邮件件内容为领领导授意。2） 由秘书来待待为处理的的：A、转给其其他相关负负责人; BB、由秘书书本人回复复3、 如发出的邮邮件需要追追踪结果或或确认对方方是否收到到，需要设设置回执，如如对方未能能及时查看看，需电话话说明。4、 需要领导审审阅、批改改的邮件打打印出呈送送，然后

9、负负责回复或或传达；5、 重要邮件及及时进行存存档四、文件管管理1、 阅读文件，判判断是否应应由领导处理，然然后审核文文件格式是是否正确、内内容表述是是否清晰、完完整。2、 对文件进行行分类：待待批、待阅阅件，紧急急、不紧急急，写明文文件摘要（必必要背景资资料、审批批原由），便便于领导工工作安排。3、 按领导批改改意见复印印后转发、呈呈送（可参参照文件管管理规定）登记存档，必要的事情进行追踪，反馈结果。4、 文件进行登登记存档应按不不同的类别别进行存档档。注：传真、邮邮件、信函函等内容为为外文的，应应及时译出出五、名片1、 分类：可根根据领导业务情情况分类，如如公司类型型、客户类类型、地域域等

10、；2、 存放：l 名片盒l 录入到电子子通讯录中中（更易查查找）3、 应准备一名名片夹，存存放与总经经理联系紧紧密且重要要的人员名名片，并保保证查找时时方便快捷捷。第二部分 日程安排排一、 总体日程安安排工作分为日日常性工作作，即事先先有计划的的相对固定定的工作（如如会议、出出差、接待待等）和突突发性工作作（临时安安排的事情情）两类。将将有计划的的事情预先先填入拟好好的日程表表中，同时时细致灵活活地安排好好突发随机机事件。（一）总体体原则：了解领导的的日常工作作、近期业业务重点、作作息习惯、身身体状况， -优优化工作方方法，细心心观察总经经理的工作作习惯与做做事风格，主主动适应其其工作节拍拍；

11、 -了了解公司业业务发展情情况，特别别是业务进进展情况，留留意近期的的工作兴奋奋点；对计划内事事情预先写写入日程；及时整理理日程表，以以免安排冲冲突；明确事情的的优先级，在在处理事务务时注意理理顺和排序序，分清轻轻重缓急，酌酌情安排处处理；定期与领导导沟通，将将双方的要要求、需求求和可能会会遇到情况况的处理原原则达成共共识，以利利工作开展展；注意日程安安排的时间间松紧，适适当安排；（二）日程程安排工作作标准周一日程、出出差前后一一个工作日日不要安排排过多的事事务；在两个约会会间留出机机动时间，防防止会议延延长引起时时间冲突，并并给总经理理留出整理理思路的时时间；同时时预留时间间处理日常常事务；

12、根据领导习习惯留出适适当固定时时间阅读报报刊资料及及其他信息息；对于领导的的各项安排排熟记于心心，及时提提醒已定下下来的安排排，防止冲冲突；每周周、 每月月安排相对对固定时间间与领导核核对日程，保保证秘书与与领导的日程程表内容一一致；不要代替领领导做决定定，在领导导的同意下下针对其工工作习惯和和时间对各各种预约酌酌情处理；控制约会时时间，适时时打断，防防止拖延，以以免影响下下面的日程程；掌握近期要要回避的人人物；月/周计划划安排模版版可使用NOOTES日日历功能，填填入相关安安排，打印印即可；也可按照领领导习惯，自自行制作日日程表；二、出差日日程安排（一）国内内出差J 出差前： 确定出出差目的

13、和和日期；确认领导出出差陪同人人与出差地相相关人员沟沟通，确定定周到的日日程安排（明明确如早午午晚餐安排排、所到地地地址、需需要的路程程时间、接接待人员等等信息。）确定行程，预预定机票（注注意选择好好航空公司司、机型及及班次）、酒酒店（选择择领导习惯的的酒店、熟熟悉酒店的的电话、传传真等）、接接/送机人人员（明确确接送机人人的联系方方式）；完善细致周周到的日程程表（时间间、地点、对对方参会人人、议程等等）（见范范例）。根据领导的的习惯，准准备出差用用物品（见见物品携带带表）。拟写授权书书并于领导导出差前一一天向各相相关部门及及相关人员员发出邮件件和复印件件（财务部部等）。（见见范例）J 出差中

14、 在在第一时间间掌握总经经理到达后后的联系方方式，必要要时通知授授权人及其其它相关人人员。根据领导日日程安排，随随时通报公公司及领导导关心的业业务进展情情况；配合领导授授权人的工工作，及时时掌握公司司及业务相相关信息。根据情况及及时与相关关人员及领领导沟通，及及时调整日日程安排；J 出差后 出差差资料整理理（包括资资料、名片片、会谈备备忘），根根据需要转转发相关人人员或存档档；向领导认为为有必要的的合作方致致感谢函。各种差旅费费用报销；跟进业务后后续事宜；（二） 国国外出差出差国外与与国内出差差安排顺序序及内容大大致相同，但但在此要特特别提醒您您注意以下下几点：机票购买时时注意避免免经停中转转

15、，选择好好的航空公公司和服务务，长途飞飞行选择好好的机型；注意准备好好各种证件件及邀请函函，并提醒醒总经理携携带；根据客人的的级别和国国家风俗习习惯准备礼礼物；准备当地的的国家风情情资料；确认对方还还是我方提提供翻译服服务；回国后向邀邀请方致谢谢。（三）陪同同出差 在出出差前除了了前面介绍绍的注意事事项外，在在出差过程程中，要求求秘书注意意以下事项项：登机前，为为领导办理保险费购买买、机票换换票及各种种登机手续续；并再次次确认接车车人；到达后，办办理宾馆入入住手续，了了解总经理理房间号码码及电话，并并将秘书房房号电话及及时告知领领导；每日及时核核对本日及及第二天的的日程安排排；提前设置清清晨叫

16、醒，并并安排早餐餐；根据当天的的日程安排排落实车辆辆；及时提醒并并事先落实实各项安排排；携带领导名名片、必要要的会议资资料（报告告稿件、会会面备忘、采采访提纲）；注意建立各各种客户关关系（包括括政府领导导、合作伙伙伴、媒体体记者）着装要求：大方职业业装、着淡淡装；注意意言谈举止止；出差返回后后将领导与客户户沟通的事事项逐条落落实、跟踪踪，并及时时办理费用用报销、资资料整理。 附件一：出出差物品携携带表名片若干日程表证件（身份份证、护照照、港澳通通行证、边边防证等）笔记本电脑脑和存有必必要的电子子演示稿的的U盘往返机票（将将保险费保保留在秘书书手中）书面讲话稿稿及素材活动或会议议等背景材材料出访

17、地联系系人通讯录录准备现金或或信用卡注注款备用笔等文文具*准备一支支彩色笔礼品*包装应急药及常常用药品附件二：国国内出差日日程范例*出出差深圳日日程安排（44月25-27日）时间日程地点备注 4月255日17：255北京深圳圳CA13005机场接机人：- 13360 入入住新世纪纪酒店该车在深圳圳期间随行行21：300夜宵自行安排4月26日日11：300嘉利会面及及午餐新世纪酒店店上海餐厅厅宁波厅嘉利参加人人：何焯辉辉、谭永雄雄、 邓邓秉觉联想：-、-议题：嘉利利最新情况况通报对方联系人人：邓秉觉觉 1399029997514413：200出发前往EEMC oofficce、-陪同同前往 14

18、：000EMC会面面深圳沙头角角保税区221-233栋北座联想参加人人：-、-、-、 -、-EMC参加加人： 总总经理 余余昭信 副总经理理 陆陆杨 业管处经经理 张界界杨 技术术处协理 郭宗钦 研研发部经理理 张滨 会面安排：14:000 155:00双方公司司介绍交流流15:00016:00参观工厂厂16:00017:00 产品研讨讨（显示器器/电脑相相关产品）及及未来业务务合作磋商商 17：220返回新世纪纪，梁青陪陪同18：000晚餐新世纪酒店店餐厅美国国家半半导体：李李彬及随行行人员联想：-、-4月27日日14：000东莞金和涂涂料有限公公司会面深圳长安镇镇沙头南区区（地图附附后）金

19、和参加人人：总经理理 董合枝枝 生生产经理 董博霖嘉利厂参加加人：采购购部主管 黄宝球球 工程总总监 邓秉觉 联想参加人人：-、-、-议程安排：14：000-14：05双双方介绍14：055-14：25金和和介绍（工工厂历史、油油漆种类、生生产工艺及及相关喷漆漆关键技术术、发展趋趋势等）14：255-14：55双方方讨论14：555-15：25参观观金和新厂厂15：355瑞和塑胶五五金电子厂厂深圳长安镇镇沙头南区区15：355-15：40联想想与瑞和人人员互相介介绍15：400-16：10参观观瑞和工厂厂16：100-16：25机动动16：255前往机场场，车程约约30分钟钟17：400 CA

20、13003 深圳北京-安排排接机随行及重要要联系电话话：- - - - 附件四：国国外出差日日程安排表表范例-执行行副总经理理访问汉城城行程表（99年7月14日至17日）访问时间主要活动地点备注 7月144日 177：5020：40 211：0021：30北京汉汉城到达酒店办办理入住（因通讯不不便，LGG商事提供供一部手机机在汉城期期间使用，号号码为：0019233350998KIMPOO AirrporttHolidday iinn SSeoullLG商事MMr.J.S.PAARK等在机场左边边出口举牌牌接 (Tell: 0119336678966)下榻处: Holiiday in SSeo

21、ull(佳乐) Teel: 8820271799441 Faax:8220271599441 7月15日 8：009：000 9：0012：330 12：3013：220 13：2014：440 14：4016：440 16：4018：000与LG LLCD部BB.Kwoon/V.Pressidennt 及LLG商事KK.M.AAhn / Sr.MGR 、J.SS.Parrk 共进进早餐及会会谈前往LG 位于龟尾尾的LCDD厂 与LG LCD负负责人午餐餐参观及会谈谈（陪同及及参加者:LG LLCD 厂厂总经理MMr.K.S.Paark/EExe.DDirecctor、LLG 商事事K.M.A

22、nn/Sr.MMGR 、JJ.S.PPark）前往LG电电子位于平平泽的CDD ROMM 厂参观及会谈谈（陪同及及参加者：LG电子子Mr.MM.H.PPark/Sr.DDirecctor Mr.JJ.H.CChengg/G.MMGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、JJ.S.PPark）Holidday iinn SSeoullorLG Twwin TTowerrs龟尾 路程：33小时中餐 主持人: Mr.K.S.Parkk 路程：33小时 主持人: Mr.M.H.Parkk访问时间主要活动地点备注 7月155日18：00019：3019：30021：00与LG电子子人员共进进晚餐回酒

23、店平泽7月16日 8：0009：220 9：33010：00 10：3010：550 10：5011：220 11：2011：550 11：5013：000 13：0014：000自酒店前往往三星电子子LCD工工厂所在地地高层领导见见面（LCCD Maarketting W.H.Hongg/Sr.MGR、崔敏洙先生等）-作联联想电脑公公司及产品品的介绍针对相关问问题进行会会谈参观与会者共进进午餐乘车前往LLG总部七星（Kiiheunng）联络人： Mr.J.Y.ParkkTel:8820275077313 144：3017：00 177：0017：30 199：0021：00会谈（参加加者：L

24、GG商事D.H.Kaang/VV.Preesideent LLG电子 M.H.Parkk/Exee.Dirrectoor等)回酒店休息息与LG商事事人员共进进晚餐（DD.H.KKang/V.Prresiddent 、K.MM.Ahnn/Sr.MGRY.H.KKim/SSr.MGGR)LG总部Holidday iinn SSeoull联络人:LLG商事MMr.J.S.Paark主持人:MMr. DD.H.KKang访问时间主要活动地点备注7月17日日10：00018：0018：00019：0021：40022：40参观韩国电电子市场/汉城市区区及近郊观观光游览酒店结帐、乘乘车前往金金浦机场汉城北

25、北京汉城市区及及近郊陪同人：导导游、 LGG商事Mrr.J.SS.Parrk （177日为韩国国国庆日）自酒店到机机场约400分钟路程程三、会议安安排 会会议分内部部会议与外外部会议，现现进行分别别介绍。（一） 内内部会议安安排l 领导主持的的会议16注意事项：会前与领导导及相关部部门负责人人明确会议议内容、议议程和参加加人；综合考虑各各种因素（如如领导全天日日程安排），安安排会议地地点及时间间；下发会议通通知后，确确认参会人人是否已收收到通知，对对特别重要要的参会人人，可通过过电话确认认；会中协助放放映PPTT，并时刻刻关注会场场内情况，随随机应变；对会中达成成的决议及及时跟踪，并并反馈给领

26、领导；l 领导参加的的会议 （二）外部部会面安排排l 总经理主持持的外部会会面注意事项：l 综合考虑各各种因素，选选择合适的的会面地点点、预定会会议室；l 注意准备电电子或纸制制的欢迎牌牌、激光笔笔；l 会前与对方方沟通是否否需准备翻翻译，如需需要，提前前确认；l 根据来访公公司的习惯惯及来访者者的级别准准备礼物；l 在与来访公公司沟通中中确认是否否需安排车车辆接送，如如需要注意意把握接送送时间，并并通知对方方确切的会会面时间及及地点；l 考虑是否需需要在会面面时录音或或拍照，并并提前准备备；l 如需安排参参观，提前前与企划部联系系，填写参参观申请，安安排参观陪陪同人；l 会前给领导导提供相关

27、关背景材料料，如需要要请相关部部门负责人人与领导沟通洽洽谈事宜；l 在会前拟制制meetting agennda（见见模版）l 在制作PPPT时根据据各部门情情况、来访访者的需求求酌情修改改添加内容容，注意内内容的及时时更新，并并根据来访访者需求制制作中/英英文；-初次会会面PPTT应包括：联想总体体情况及业业务情况介介绍；-再次会会面应注意意：有针对对性的业务务回顾（可可请相关业业务部门提提供资料）。l 帮总经理准准备名片，并并提醒会面面时携带；l 提前30分分钟进行，调调试设备，摆摆放材料，迎迎接客人，注注意对待客客人谦和有有礼的态度度；l 提醒总经理理参会，在在GM同意意后陪同参参会，参

28、会会中协助放放映pptt，并关注注会场内情情况，随机机应变，灵灵活处理各各种情况； l 会面结束后后，待领导导或陪同送送客人离去去；之后整整理笔记本本电脑等仪仪器设备；l 总经理参加加的外部会会面总经理参加加其他部门门组织、主主持的会面面，秘书的的工作可能能就不像前前面介绍的的那样繁多多。但应从从较专业的的角度协助助安排。并并关注以下下几点：注意事项：l 会前为总经经理准备详详细的背景景材料；l 会前了解会会议的具体体地点，如如在不同办办公区，请请注意把握握出发参会会时间；l 对会中决议议，总经理理希望详细细了解的，及及时跟进并并反馈四、大型活活动（一） 陪同领导参参加的大型型活动： 部门门时

29、序秘书领导活动后活动当天活动前一天预定车辆安排日程Y征求领导意见了解活动议程N接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注领导需要，为领导挡驾带好活动议程、名片等资料提醒领导应参与哪几项活动开始陪同领导参参加的大型型活动流程程说明：1、 接受活动邀邀请l 得到活动议议程，判断断重要程度度，征询领领导意见；l 对于领导同同意参加的的活动事先先安排日程程；2、 活动前一天天的准备工工作l 做好准备工工作，如预预定车辆等等；l 提醒领导应应该参与活活动的那几几项；3、 活动当天l 着大方的职职业装，化化淡妆，发发型整齐，工工作时间要要佩带胸卡卡；l 带好活动议议程、名片片等资料；l 活动中关注注领导的需需

30、要，注意意保持在领领导的视线线内，在必必要时为领领导挡驾；4、 活动后l 整理业务资资料和名片片。（二）参与与支持的大大型活动： 部门门时序秘书领导征求领导理意见总经理审阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请根据领导授意跟进工作结束根据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演练N修改协助领导准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始参与支持的的大型活动动流程说明明：1、 接受活动邀邀请l 得到活动议议程，判断断重要程度度，征询领领导的意见见；l 如果领导同同意参加活活动，安排排好日程；2、 活动前三星星期l 参加分工会会，明确

31、总总经理和自自己的职责责，了解其其他人职责责，将总经经理日程细细化落实； 如如果讲话稿稿、PPTT是由秘书书准备的，要要给自己留留出修改时时间；l 帮助领导准准备PPTT、发言稿稿、主持词词等，经领领导审阅后后修改定稿稿；定稿的PPPT和发言言稿要交给给会议组织织者；l 参加彩排；对重大活活动中需要要配合演示示的PPTT一定要反反复演练；3、 活动当天l 参加外部活活动时，秘秘书应着端端庄大方的的职业装，化化淡妆，发发型整齐，工工作时间要要佩带胸卡卡；l 带好如下物物品：拷好好资料的笔笔记本电脑脑和两张备备份软盘、名名片、激光光笔、激光光笔电池、签签字笔、录录音机、磁磁带、麦克克风、纸巾巾、润

32、喉片片等；l 活动中配合合演示PPPT，做好好录音；l 活动中配合合接待公司司或外部领领导，活动动期间要保保持在领导导的视线之之内，在关关注自己领领导需求的的同时也关关注其他领领导的需求求；l 在突发紧急急情况下不不要慌乱，首先要关注自己领导的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的工作；4、 活动后l 整理业务资资料和名片片；l 根据录音整整理讲话稿稿；l 领导在活动动中往往会会遇到很多多人，引发发很多工作作管理上的的想法，需需要秘书参参会后跟进进落实。五、突发来来访接待 部门门时序秘书领导征求领导意见N NNNYNNN总经理方便接待结束根据领导授意进行后续安排安排领导同来访者见面为对方安排

33、会议室，告诉对方需要等待的时间领导方便时告知来访情况记下对方联系方式，留下对方资料征求对方意见，帮助安排其他负责人见面主动另约见面时间结束Y转交相关部门负责人处理留下来访者的联系方式和介绍资料告知来访者相关部门负责人的联系方式NY与部门业务有关？礼貌回绝N与公司业务有关？NY对来访者熟悉？问清对方来访目的开始接待突发来来访流程说说明：l 问清对方来来访目的；l 对于领导熟熟悉且非常常重要的客客人，如果果领导当时有有时间接待待，应该尽尽量安排，可可以把来访访者带到会会议室，为为对方准备备饮料和报报纸，并告告诉对方大大概要等多多久，同时时礼貌地暗暗示对方领领导的下一一个约会何何时开始，请请对方注意

34、意时间；l 对于领导熟熟悉且非常常重要的客客人，如果果领导当时时不愿接待待或不在办办公室，由由秘书对情情况做出解解释，让来来访者觉得得他随时都都会受到欢欢迎，同时时征询来访访者意见，主主动和来访访者另约一一个见面时时间，或帮帮助他安排排和相关负负责人见面面；留下来来访者的联联系方式和和资料，待待领导方便便时转告领领导，如果果需要可进进行后续安安排；l 对于与公司司和部门毫毫不相关的的来访者，有有礼貌地回回绝；但如如果自己不不能确定，一一定要征询询相关负责责人的意见见；l 对于与其它它部门业务务相关的来来访，可以以告诉对方方相关部门门的联系方方式，留下下对方的联联系方式和和资料，转转交相关部部门

35、处理；l 对于确实应应由领导分分管的来访访记下对方方的联系方方式，告诉诉对方领导导不能立刻刻接待他，并并做出解释释。如果对对方愿意，可可以推荐对对方与部门门其他负责责人联系，同同时告诉对对方可以先先把想法以以写信或寄寄emaiil的方式式告诉领导导； 在在领导方便便时告知来来访情况，根根据领导授授意进行后后续安排。注意事项：l 有些来访者者听不进秘秘书所做的的任何解释释，死缠着着非见领导导不可，对对这种人一一定要毫不不妥协但要注意意礼貌反复进行行解释并提提出建议。同同时一定要要向对方保保证可以写写信或发eemaill给总经理理，而且领领导一定会会看。第三部分沟通协调调一、内部沟沟通l 秘书要与

36、所所服务的领领导建立经经常性的沟沟通，了解解领导近期期的工作重重点、业务务要点及管管理方面的的思想。准准确理解领领导的授意意、做好上上情下达的的工作。l 秘书应以主主动谦虚的的态度与领领导所领导导的部门人人员充分沟沟通，尽可可能及时了了解各项业业务的进展展情况，并并将信息及及时整理反反馈给领导导，有效地地协助领导导推进工作作l 作为秘书，在在日常的工工作中，注注意与其它它部门和同同事的协作作，要把对对方看作是是自己的资资源，通过过一点一滴滴的交往，协协调与各部部门之间的的关系，对对任何部门门、任何一一位同事都都应有极强强的客户意意识，尊敬敬对方、尊尊重对方，注注意及时向向那些给予予你支持的的部

37、门和人人员表达谢谢意。二、外部沟沟通 外外部沟通会会大量使用用电话、电电子设备、书书信等媒介介，因此要要特别注重重在这些方方面的商务务礼仪。（见见电话礼仪仪、书信规规范）（一）业务务合作：l 作为领导与与外界沟通通的窗口，秘秘书应以热热忱的态度度与合作厂厂商建立起起真诚信任任的关系，但但在处理事事务时注意意以公司利利益为重，端端正自己的的位置，灵灵活处理。l 尊重合作伙伙伴和供应应商，要注注意多方了了解与业务务相关的事事务，以做做到准确理理解对方的的意图、帮帮助进行有有效的沟通通与传达。l 在代领导进进行有关业业务的推进进工作时，要要与合作厂厂商达成理理解，为总总经理的决决策创造良良好的合作作

38、环境，辅辅助总经理理推进。（二）礼尚尚往来：l 答谢（节日日礼品、贺贺卡等）在在重要的节节日（如圣圣诞节、新新年、春节节、或重要要合作厂商商的公司纪纪念日等）秘秘书应在征征求领导意见之之后，以礼礼品或贺信信及时致意意，维护与与合作厂商商的友好关关系。l 在业务合作作中，适时时提醒总经经理并为其其安排与供供应商或战战略合作伙伙伴建立经经常性的沟沟通。以促促进彼此的的了解与进进一步的合合作。三、秘书作作为领导辅辅助人员应应具备的礼礼仪 秘书书作为领导导的辅助人人员，除完完成日常业业务事宜外外，更多的的精力是为为领导服务。一一个好的秘秘书既是领领导的助手手又是领导导的参谋，秘秘书在日常常工作中既既要

39、辅助领领导进行决决策，同时时还要辅助助领导树立立良好的公公众形象。（一） 作好助手和和参谋的工工作1、 参与决策调调研，提供供有份量的的信息。秘书要做好好决策参谋谋，就要积积极参与决决策的调查查研究。首首先是广泛泛收集信息息，多提供供真实情况况。其次是是超前搞好好调研，多多提供决策策预案。再再次是和领领导同步思思维，多提提供有份量量的文稿。其其中要把握握三点：第一、 要有观察力力，跟踪了了解领导的思维维轨迹，敏敏于捕捉领领导的思想想火花。才才能及时预预测领导在想什什么，准备备什么。第二、 要站在领导导工作的角角度思考问问题，才有有一定的高高度、广度度和深度。第三、 主动与领导导交流思想想，通过听听取领导的的意见不断断调整自己己的思维，在在事务处理理和文稿撰撰写中更好好地体现领领导的思想想。2、 参与实践，协协助领导推进工工作。（1） 积极介入有有关工作，及及时掌握相相关情况，适适时提出建建议。（2） 经常了解全全局情况，取取得按时保保质完成各各类任务的的主动权。3、 参与要有度度，参谋要要有方（1） 参与决策调调研，注重重“多谋”，切忌“擅断”。（2） 参与督促检检查，工作作要“到位”，不能“越位”（3） 参与工作实实践，要当当好助手，不不能做“主手”，做好牵牵头、把关关、协调的的工作。（二） 辅助总经理理塑造良好好的形象。1 语言形象 领领导在正式式场合发表表讲话，秘秘书要