某公司有效的商务文件16357.docx

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1、第四章有效的商务文件 第一节节有效的的商务文件件一、 书面交流（一） 书面用语在在商务活动动中的重要要性及其影影响商务信函与与商务电话话的对比，商商务信函的的优势表现现在以下方方面：（一）易于于表述事实实和意见； （二）适适合传达困困难的或复复杂的信息息； （三）可以以存档、回回顾； （四四）发送前前可以审查查、修改；商务信函的的劣势，具具体表现在在以下方面面：（一）耗费费时间； （二二）缺乏反反馈，或反反馈太慢； （三）缺缺少个性； （四）缺少少非语言交交流； （五五）交流结结果可能是是单向的，或或无效的。（二） 在写商务文文件之前计计划、调查查、收集和和处理资料料的重要性性准备一封商商务信

2、件，请请回答以下下问题：一、在写信信之前，必必须回答以以下方面：1信件的的主题是什什么？ 2您为什么么写这封信信？ 3信信的读者是是谁？ 4读者对信信的主题已已经了解了了多少？还还需要知道道什么？二、信写完完毕之后，你你的信必须须达到以下下方面的要要求。1清楚 22按逻辑辑顺序排列列； 3语语法正确； 4没有有行话和俚俚语； 5语言简单单明了；66惹人喜喜爱，有礼礼貌、有意意；7准准确；8完整；99迅捷（三） 了解和采用用对企业适适用的标准准公文格式式和标识书面交流的的优势？（1）适合合事实和意意见。 （2）适适合困难的的或复杂的的信息，可可以进行回回顾。 （3）如果果需要进行行书面形式式存档

3、时，书书面交流更更加有效。 （4）既可可以写，也也可以口述述。 （55）在发送送之前，可可以进行仔仔细的计划划和考虑。 （66）在发送送前，可以以剔除错误误。书面交流的的缺点表现现在哪些方方面？（1）更耗耗时（2）反反馈信息不不存在或者者太慢（33）缺少有有助于理解解的非语言言暗示。 （44）有些人人不会或不不愿意看信信。 （5）你你永远不知知道你的信信是否被读读过。 （66）缺少热热情和个性性。口头交流的的优点（1）更适适合表达感感觉和感情情。 （22）更加个个人化个性性化。 （3）可可以有更多多的反应和和交流。 （4）可可以有更大大的影响力力。 （5）一一般来说成成本较低。 （66）可以根

4、根据反馈和和非语言的的暗示进行行改正或调调整。口头交流的的劣势？（1）在说说话时进行行思考比较较困难。 （2）话话一出口就就不可能更更改。 （3）有些些人看起来来是在听，其其实是充耳耳不闻，对对大群的听听众效果更更难以判断断。关于传真的的优缺点（1）节省省时间，特特别是在与与国外客户户联系时，写写信可能需需要好几天天，这时传传真就显得得极为迅速速。 （2）节节省费用。尤尤其是与写写信相比，传传真的费用用较低。 （33）可以采采用比信函函更随便的的方式。 （44）能使对对方更快地地做出反应应。 注意意传真也不不能完全代代替商务信信函，由于于法律上的的原因以及及与公众联联系的特殊殊情况，信信函仍然

5、是是交流过程程中十分必必要的。关于书面交交流的主要要方法和用用途？第一种，报报告，报告告被用来正正式陈述事事实性的信信息，通常常针对特定定的读者。 第二种，办办公室通告告，这种方方法适用于于组织内部部的低成本本的大众传传播。 第三种，备备忘录，备备忘录适用用于与大量量读者间的的低成本的的内部交流流。 第四种，表表格，表格格被用于有有条理的传传递信息，尤尤其是需要要阐述或提提供对比时时。 第五种种，预备好好的表格，这这种表格用用于传递格格式相同的的例行公事事的信息，在在组织内或或组织外均均可使用。 第六种，公公务信件，这这种方法用用于与外单单位传递信信息。 第七种，办办公室实事事通讯，这这种方法

6、适适合组织内内的大众传传播。 第八种，指指导，指导导用于提供供有关明确确步骤的信信息。组织与更广广泛的外部部对象交流流也要用到到很多方法法，以下是是几种主要要的交流方方式：第一种，通通讯社消息息，这种办办法用来传传递信息给给出版社，电电台或电视视台。第二种，邮邮寄广告，属属于组织外外的大众传传播方法，通通常是针对对客户的。第三种，广广告，广告告也属于大大众传播方方法，通常常是针对组组织外的某某一个具体体的市场。二、 信函（一） 有效书写信信函的知识识和技能（二） 正式和非正正式信件（三） 根据各种商商务情况设设计信函关于常用商商务书信的的格式。 第第一种，关关于书写介介绍信。介介绍信是用用来介

7、绍公公司企业派派遣人员的的姓名、年年龄、身分分、接洽事事项等情况况的一种应应用文体，具具有介绍证证明的作用用。例如，下下面是一封封介绍信。 介绍绍信张明总经理理：兹有我我公司业务务主管李维维雄先生前前往贵公司司购买Wiin95软软件事宜，请请接洽为盼盼。致 李李张翔 某年某月月某日大明明汽车公司司（盖章） 在在撰写介绍绍信时，应应注意： （11）写持介介绍信者的的真实姓名名、身分。 （22）接洽和和联系的事事项要写得得简明扼要要，办什么么事就写什什么事，与与此无关的的就不写。 （33）书写工工整，不得得任意涂改改，否则对对方可以不不予接待。 第第二种，关关于书写证证明信。证证明信是以以公司、企

8、企业、团体体、个人的的名义证明明某人的身身分、经历历或证明有有关事件的的真实情况况的专用书书信，其内内容应绝对对真实可靠靠，在开具具证明时，应应审慎行事事，例如下下面是一封封证明信。证证明信市人事局： 郝郝明先生原原是我公司司职员， 19900年7月至至19988年8月在在我公司业业务部工作作，工作努努力，业绩绩出色，没没有违纪记记录，离职职出于自愿愿，特此证证明。 天天宝饮料公公司 19988年9月此外，还有有一种个人人证明某人人某事真实实情况的证证明信。这这种证明信信由个人书书写，内容容完全由个个人负责，其其格式与组组织名誉所所写的基本本相同，只只是证明信信的末尾，必必须由写证证明信者所所

9、在单位签签署的意见见。 第第三种，关关于书写致致谢函。 致致谢函是向向对方的好好意，表示示感谢的函函件。致谢谢函的写法法依据对方方好意的程程度以及对对方和本公公司和个人人关系的深深浅而有所所不同。在在书写时，要要先了解情情况，然后后再下笔，一一定要谨慎慎、细致。下面是一封封致谢函的的实例。 致谢谢函某某公司某某某部经理理先生：敬启者者祝公司大大展鸿图，这这次请您了了解了某某某商品市场场情况，承承蒙您在百百忙之中做做深入的调调查了解，实实在不盛感感激。关于于某某商品品价格，待待我公司调调整修正以以后再函告告您。希今今后加强往往来，并请请给予大力力支持，特特此书面表表达感谢之之意。 此此致敬礼 某

10、某某敬上 某年年某月某日日 此外，在在商务交流流过程中，还还经常使用用传达商务务往来重要要问题的函函件，因为为绝大多数数的商务往往来，是以以函件为主主，其主要要的一些数数据、实现现往往要求求准确无误误，往来的的双方也常常常把对方方的函件作作为下一步步签约或摊摊牌的依据据。函件的的重要性由由此可见一一般，因此此，在撰写写此类函件件时，一定定要准确、简简明传达商商务往来重重要问题的的函件种类类繁多，以以下是常用用的函件形形式： 第一类第一一例，关于于询问及推推销信函。这里的第一一种，关于于查询函，具具体的写作作方法是：某某公司某某某经理先先生：敬启者者最近我公公司接到贵贵府某某公公司来函，定定购大

11、量货货物，该公公司地址随随函附上，因因为与该公公司第一次次交易，BB公司不知知其资讯及及经济状况况如何？愿愿请贵公司司代请查明明敬告。贵贵公司所提提供情报，BB公司严守守秘密。今今后若有同同类情况，BB公司愿作作同样之效效劳。 某某公司司经理某某某 某某年某月某某日 第第二种 申请记帐帐函具体可以看看下面的实实例，某某某商行行：敬启者者数日以来来，我公司司向贵商行行购买之货货物，均是是以货到付付款之方式式办理，为为要求双方方便利起见见，您申请请开立银行行帐户，所所需资料及及查询事宜宜与贵行之之通常赊账账期限请记记告之。 某某公公司敬上 某某年某月某某日 第第三种，关关于将复定定货函具体体的实例

12、如如下：某某公司：大函敬敬悉。在久久疏音息之之后，接老老主顾之信信函，格外外高兴，在在此深表谢谢意。第227号办公公桌既可装装运，355号办公椅椅可在元月月10日前前运出，元元月底到达达贵处，若若贵公司认认为满意，请请寄函告以以资确定。随随函附上本本公司科技技产品预告告一份，希希闲暇时阅阅览。其中中各种货物物都尚未上上市，但望望贵公司先先行注意，以以你做将来来之计划。 某某某办公设设备公司 某年某月月某日第二例，关关于账货、函函件，这里的第一一种：关于于结帐、清清单。具体体和实例如如下：某某公司：现一季季度已届满满，资寄上上今查核的的贵公司之之季结算清清单一份，共共计12000元，量量数无误，

13、此此前供应贵贵公司之物物品，想必必满意，期期待今后更更密切的合合作。某某公司司（盖章） 某年年某月某日日 这这里的第二二种，函附附结帐清单单。具体的实例例如下：某某公司：今接大大函及所附附结至3月月31日一一季度结算算清单一份份。所列各各款均相符符，总计无无误，现邮邮寄奉上银银行汇票一一张，计11200元元。请将收收据寄我公公司。 某某某公司 某某年某月某某日 第第三例，关关于商用通通知函件。这里的的第一种，关于通知提价函。具体的的实例如下下：某某总公司司：敬启者者，由于本本公司所生生产的物品品之原料价价格上涨，不不得不宣布布自今年66月1日起起，原有的的价目表予予以作废，并并代之以另另定新价

14、目目表。现随随函附上，55月31日日前收到之之定货单仍仍按旧价计计算。6月月1日以后后则以新价价目表为准准。因本公公司产品需需求量日增增，而原料料市价一直直上涨，故故预料在短短期内货价价势将再涨涨，阁下如如需购买，务务请尽早，以以免误失时时机。 某某某公公司某某年某月某某日 这这里的第二二种，关于于通知开会会函件。具体的的实例如下下：各位董事：董事会定于于某年某月月某日上午午八点至十十一点在公公司总部二二层会议室室召开会议议，请各位位准时出席席为荷。某某某董事会议议办公室 某年年某月某日日 第第四例 关于求职职任职函件件。例如，关关于求职答答复函，具具体的实例例如下：某某先生：您所申申请的秘书

15、书职位以补补满，我们们刚雇用了了一位大学学毕业的小小姐，将先先予以使用用几个星期期，以决定定其能力是是否胜任，我我们很乐意意把您的名名字列入秘秘密人选档档案之中，但但倘若将来来有缺额，一一定首先与与您联系。某某公公司经理某某年某月某某日 商务信函的的主要类型型。商务信信函根据不不同的目的的，可以分分为不同的的类型。第一类，目目的在于询询求信息、意意见和要求求的信函，这这类信函属属于咨询性性的信函。第二类，目目的在于提提供信息，发发表意见和和进行确认认，这类信信函属于确确认、提供供信息的类类型。第三类，目目的在于为为一些问题题或缺陷而而要求赔偿偿，这类书书信属于抱抱怨、索赔赔的类型。第四类，目目

16、的在于接接受索赔，提提供赔偿，这这类书信属属于调停类类型的信函函。第五类，目目的在于下下定单、定定货或要求求提供服务务，这类信信函属于定定单类型。第六类，目目的在于确确认接受或或确认定单单，这类书书信属于定定单确认类类型。第七类，目目的在于对对价格、时时间进行估估计，这类类书信属于于估计类型型。第八类，目目的在于提提出最后的的价格或时时间等等，这这类书信属属于投标类类型。第九类，目目的在于销销售货物或或提供服务务，这类书书信属于促促销性类型型。第十类，目目的在于提提醒销售报报价，这类类书信属于于连续促销销性类型。第十一类，目目的在于对对货物或服服务做广告告，这类服服务属于主主动的促销销性类型。

17、第十二类，目目的在于授授权提供信信贷，这类类书信属于于信誉证类类型。第十三类，目目的在于调调查或评论论资信状况况或等级，这这类书信属属于资信调调查答复类类型。第十四类，目目的在于收收取款项，这这类书信属属于收款类类型。它在在不同的阶阶段威胁的的成份会越越来越大。从第一类至至第四类，适适用于一般般的范围；从五类到到第八类适适用于定单单和投标；从第九类类到第十一一类适用于于销售和广广告；从第第十二类到到最后一类类适用于融融资和信贷贷管理。（四） 预期读者反反映的分析析预期的收信信人的反映映可以分为为哪些几类类？第一类：肯肯定的。即即同意做某某事，如发发运货物、提提供报务、付付款、在会会议上发言言等

18、等，这这类信函写写起来很容容易。 第二类：中中性的。中中性的信息息是既不肯肯定也否定定，很多商商业书信都都可以归入入这一类，例例如为以前前的雇员写写一封推荐荐信或提供供资信证明明等等。第三类：否否定的。这这类书信你你不得不拒拒绝某人或或某事，因因此这类书书信比较难难写，因为为对人说不不就要冒影影响双方良良好关系的的风险。因因此，你在在写信时，就就应采用一一切可以运运用的手段段来弱化这这一影响，而而是用其它它方式建立立良好的关关系。第四类：顺顺服式的。既既你需要推推销一个观观点或一种种产品以努努力地改变变顾客，使使其从不感感兴趣或漠漠不关心到到产生兴趣趣，最终做做你想让他他们做的事事情，如：同意

19、你的的立场或建建议，购买买你的产品品，接受你你的服务等等等。（五）信件件书写风格格、布局和和适当的结结构书信撰写的的风格，主主要技巧有有哪些？1使用清清晰、简洁洁而又准确确的语言； 22避免使使用陈词滥滥调、行话话、抽象的的词语和不不必要的话话。 3使用短语语； 44使用自自然、友好好而又惹人人喜爱的风风格。不同的商务务书信拥有有哪些不同同的结构体体系及技巧巧？。是肯定的的商务书信信。这类商商务书信又又具体包括括：1定定单；2定单确认认；3信信息；4索赔和期期望成功；5调停停；6提提供信贷；7接受受。 这类肯定的的商务书信信适宜采用用的方式是是演绎法，2是关于中中性的商务务书信，这这类商务书书

20、信又具体体包括：1资信证证明；2个人证明明；3信信用证；44估价；5投标标；6辞辞呈。 这类书信适适宜采用的的方式是演演绎法，这两类商务务书信适宜宜的结构式式在商务书书信的写作作过程中，必必须包括以以下方面的的内容： 1如果是肯肯定的信函函，可以写写一些令人人愉快的话话；如果是是中性的信信函，可以以写出主要要观点。22可以写写出细节或或进一步的的解释。33要有结结尾。3关于否定定的商务书书信。这类类商务书信信又具体包包括：1拒绝调庭庭；2拒拒绝信贷；3拒绝绝定单；44拒绝帮帮助；5拒绝信息息；6请请求信。 这类商务书书信适宜采采用的书信信是推理。4关于说服服式的商务务书信。这这类商务书书信又具

21、体体包括：11所有的的推销信；2索赔赔及期望不不成功；33收款信信；4申申请工作；5估价价；6投投标。 这类商务书书信适宜采采用的方式式是推理。关于后两种种商务书信信，其具体体结构应包包括以下方方面的内容容：1客观的的描述有关关的原因；2事实实与分析；3令人人不快的消消息或令人人意外的消消息；4从令人不不快的事情情上转移开开来的相关关话题或要要求对方行行动的话题题。书信的样式式？1齐头式式，所有的的内容都从从最左边开开始，只有有一条竖线线，这种方方式的优点点在于高效效、非常现现代、最常常用。 其缺点点在于看起起来不对称称，特点是是在使用没没有信头的的拼纸时，寄寄信人的地地址要写在在或打在信信纸

22、的左上上角，这显显得更加向向一边倾斜斜。2半齐头头式，这种种格式日期期和署名靠靠右放置，主主题行居中中，其它的的内容都从从左边开始始，段落也也都采用齐齐头式，这这种方式的的优点在于于效率很高高，看起来来比较平衡衡。3半缩头头式，这种种格式和半半齐头式很很像，但是是每个段落落的首行缩缩进，这种种格式的优优点在于与与齐头式相相比不那么么零乱，更更容易打印印，但改进进不大。至于你将选选择哪一种种？主要取取决于以下下方面：11你所在在机构的印印刷风格；2你的的个人偏好好，但是无无论你采论论哪一种，都都应该保持持一致性。书信的结构构，一封商务信信函一般应应包括八个个方面：第第一部分：信头。 寄信人的的地

23、址，对对于非商务务性信函，寄寄信人的地地址通常放放在信纸的的右上角。 第第二部分、日日期。 日日期通常放放在寄信人人的地址下下面，空两两到三行，理理想的位置置应靠信纸纸的右边。 第三部部分、关于于存档号码码。 第四部部分、，关关于收信人人的名字、职职务和地址址。 第五部部分关于称称谓和结束束语。 第六六部分，关关于主题行行。 第七七部分，关关于签名。 第第八部分，关关于信的正正文。表述较好的的信函，应应该做到以以下方面：1在必要要时提及以以前的联系系； 2在在不同的段段落之间采采用缩进或或空行使其其醒目；（具具体的方式式我们在前前面解释过过） 3使使用有助于于理解的标标点符号； 4合理理使用小

24、标标题和列表表方式； 55清楚正正确的语言言表述。为什么书信信不是一种种便宜的交交流方法？信函的成本本包括：在在企业内传传递的费用用、存档时时间、存档档设施与空空间、写信信人和打字字员的工时时费用，以以及纸张和和邮寄费，据据一些公司司估计平均均每封信共共需要255英磅，可可见书信并并不是一种种便宜的交交流方式。关于商务信信函的成本本，主要是是由以下方方面构成的的：（一）写信信人与打字字员的工时时费用； （二二）邮寄费费； （三）文文具纸张费费用； （四四）在企业业内传递的的费用； （五五）存档费费用。在信函中采采用提问作作为信的开开头的优点点是什么？提问对于推推销或说服服性信件的的开头很适适用

25、，在任任何信件中中如果你想想迅速引起起读者的注注意都可采采用这种方方法，提问问可以很快快吸引读者者探索和猜猜想，使他他们能够继继续读下去去，直至你你解释清楚楚为止，以以征求读者者意见的方方式提问则则使他们感感到更高兴兴。你能否想出出四种有效效地结束一一封信函的的方式？1）以肯定定内容的方方式，以肯肯定内容结结束信函总总是最理想想的，肯定定的语气将将在收信人人的心中留留下良好的的印象。2）用祝愿愿的方式结结尾，你应应当利用一一切机会在在信函中表表达祝愿，在在信中使用用令人愉快快的词汇总总是受欢迎迎的，尤其其是在带有有令人失望望消息的信信函中，以以谢谢、祝祝您好运、衷衷心祝福等等作为结束束语，将更

26、更为有效。3）以再促促销的方式式结束信函函，即有时时还可以采采用再次向向收信人承承诺的方法法结束信函函，说明顾顾客购买的的产品是正正确的选择择，或与他他们进行交交易的公司司能够提供供最好的方方式，能够够提供最好好的服务。但但是，要注注意不应该该过分的自自夸。4）以行动动结束信函函，即要求求收信人或或发信人采采取某些行行动可能是是结束信函函的最好方方式，同时时，可以明明确下一步步将做些什什么。例如如，一旦得得到你需要要的信息我我将立即通通知你；或或者请打电电话通知我我，你是否否能出席等等等。关于结束商商业信函的的方式，可可以从以下下方面着手手：（一）祝愿愿式，例如如：“祝您事业业成功！”； （二

27、二）促销式式，例如：“选购我公公司产品，将将是您的英英明决策！” （三）行行动式，例例如：“收到通知知后，请回回函确认！”关于拟写一一封给顾客客致歉函，在在这封信函函中，必须须包括以下下方面的内内容：（一）称谓谓与结束语语、签名； （二）承承认事实； （三）正正式道歉； （四）解释释原因； （五五）赔偿意意见； （六六）感谢顾顾客协助工工作。关于拟写一一份介绍信信，介绍信信应包括以以下方面的的内容：（一）抬头头； （二二）持信人人的姓名、职职务； （三三）接洽事事项； （四）结束束语； （五五）签名、盖盖章； （六六）日期。关于拟写一一封致谢函函件，必须须包括的内内容有以下下方面：（一）抬头头

28、； （二）事事由； （三三）致谢； （四）合作作愿望； （五五）结语； （六）签签名、盖章章、日期。关于拟写一一封推荐信信，必须包包括的内容容有以下方方面：（一）抬头头； （二）说说明被介绍绍人的职务务、岗位； （三）评评价被介绍绍人的能力力、个性、水水平； （四四）表示支支持被介绍绍人继续深深造； （五）附上上被介绍人人在公司的的主要业绩绩； （六）结结语、签名名、盖章。关于咨询信信函的内容容必须包括括以下方面面：（一）抬头头； （二）说说明事情原原由； （三三）指出新新客户公司司的具体要要求，包括括定单规模模与付款期期限； （四四）请求达达成公司评评估并提供供细节； （五五）预致谢谢意，并

29、表表巩固良好好关系的愿愿望； （六六）结语、签签名、盖章章、日期。关于拟写一一封退货函函件必须包包含的内容容包括：（一）抬头头； （二）事事由； （三三）退货要要求； （四）结束束语、签名名、盖章、日日期。关于给供应应商的一封封信函必须须包括的内内容有以下下方面：（一）抬头头； （二）事事由； （三三）要求； （四）结结束语； （五五）签名、盖盖章、日期期。首先，关于于拟写一封封给顾客的的致歉信，必必须包括的的内容主要要有：一）抬头； （二）事事由； （三三）解释； （四）致致歉； （五五）感谢批批评指正，希希望建立良良好关系； （六）结结束语、签签名、日期期。 三、书写报报告什么是报告告？

30、报报告是一种种搜集研究究事实的人人与由于某某种目的而而要求提交交报告的人人之间的信信息或建议议的交流形形式。报告告的最终作作用通常是是作为决策策和行动的的基础。在写报告之之前必须绝绝对明白的的问题有哪哪些？1为什么么要写这份份报告？ 2为谁谁写这份报报告？ 33他们希希望你包括括哪些内容容？ 4他他们希望你你以什么方方式表述？ 5什么时间间提交报告告？报告的类型型一、按照报报告的形式式，报告可可以分为以以下类型：1口头报报告 22示范报报告 33信函报报告 44便笺 5表格 6多页页文件二、根据以以下不同的的标准报告告可以分为为不同的类类型：1按照长长度。报告告可以分为为长报告和和短报告。2按

31、照语语气。报告告可以分为为非正式报报告、一般般报告和正正式报告。3按主要要内容划分分。报告可可分为工程程报告、财财务报告、营营销报告、事事故报告。4按照时时间划分。可可分为每天天、每周、月月度、中期期报告、进进度报告、最最终报告。5按照重重要性划分分。报告可可分为日常常报告、特特殊报告、紧紧急报告。6按照写写作风格。报报告可以分分为叙述性性报告、说说明式报告告、评述性性报告、图图画式报告告、统计性性报告等等等。7按照流流通的范围围。报告可可以分为办办公室报告告、公司报报告、公共共报告、私私人报告等等等。报告的目的的在于： 11记录信信息。 2告知情况况信息。 3影响响别人。报告的基本本结构：第

32、一部分，标标题； 第二部分分概要，即即内容简介介，主要说说明授权调调查范围或或目的、程程序以及方方法； 第三部分分目录； 第四部部分，报告告正文，也也就是报告告的主体部部分，在这这一部分要要阐述主要要的事实；第五部分分，报告的的结束部分分，在这一一部分要说说明报告的的结论，如如果需要的的话要提出出相应的建建议以及附附录。一个成功的的报告的结结束部分应应该具备以以下特征：1不引入入任何新的的观点。 2与内内容简介和和正文部分分相协调。 3给读者者留下你想想留下的印印象。一个成功的的报告必须须做到：（如如何设计一一个完整的的报告。）1报告内内容应该统统一。即只只涉及一个个主题，则则不应包括括读者不

33、需需要的内容容或与主题题不相关的的内容。 22报告内内容应该完完整。也就就是应包括括读者需要要的所有内内容。 3所有有信息应该该准确，并并根据事实实做出的推推理应该正正确。 4应该该按照基于于逻辑分析析和材料分分类的计划划描述主题题内容。 55内容表表述方式应应使计划清清楚，以使使读者很清清楚有关内内容在哪儿儿以及这一一内容在那那儿的原因因。 6报报告应以简简单、精炼炼的风格写写作，并且且不会令人人误解。 77报告对对于所有可可能的读者者来说都应应是易于了了解的，尽尽管他们可可能不知道道有关的技技术细节。报告的格式式。第一种信函函、便笺式式的报告 第二种种是纲要式式 第三三种混合式式的报告长篇

34、正式报报告的基本本结构？第一部分前前页。 具体体包括：1扉页 22授权。即即授权调查查范围、调调查区域和和调查目标标。 3目目录。 4附表附图图一览表 55前言、引引言 6致致谢 7摘摘要第二部分主主报告所有的报告告至少需要要如下三部部分1内容简简介 22事实和和讨论 3结论（如如果需要的的话还可以以提出一些些建议）第三部分附附页1参考书书目和文献献 2附录录 3索引引报告的写作作步骤包括括以下六个个方面：第一，确定定目标 第二，进进行研究和和搜集材料料 第三，组组织材料和和计划报告告 第四，写写作报告初初稿 第五五，修改报报告 第六，写写出报告终终稿 关于报告目目的的分类类：第一类目的的关于

35、提供供信息。 第二二类目的作作为存档。 第三三类目的关关于回答问问题 第四类类目的关于于建议一系系列的行动动或决定。 第五五类目的关关于影响他他人意见 第第六类目的的关于公开开宣传。 第第七类目的的关于完成成法律义务务信息的研究究方法主要要有几种？一、桌面调调查法。这这种方法适适用于事实实研究 二、问问卷调查法法。 三、面谈。 四四、关于观观察和记录录修改报告的的具体方法法是： 1先先从总体上上看一看你你的初稿。 22考虑标标题、目录录、简介和和结论以及及他们之间间的关系。 33检查正正文。 4大声的朗朗读报告，最最好能找别别人作为听听众。 5检检查你的视视觉辅助手手段。 6最后的批批评。什么

36、是授权权调查范围围？为什么么它很重要要？ 授权调查范范围就是明明确你的任任务，并应应准确说明明需要做什什么，它之之所以重要要是因为它它要求：（11）你的介介绍，必须须准确不能能模糊不清清。（2）它它应该解释释写作报告告的原因。（33）授权调调查范围还还要说明所所需报告的的类型。总之，没有有一个清晰晰的授权调调查范围，你你的任务就就无法完成成。什么是摘要要？它的目目的是什么么？摘要是整个个报告的缩缩写，通常常放在报告告的开始处处。它的目目的在于使使较繁忙的的读者，能能够迅速了了解报告的的范围和目目标，以及及简短的报报告结论和和建议。什么是报告告中的功能能性段落？功能性段落落并不附加加信息，而而是

37、用来介介绍做结论论或连接报报告的不同同部分。四、书面交交流的其他他形式（一）非正正式交流方方式非正式交流流方式有哪哪些？1非正式式的短信。短短信具有更更浓的私人人和非正式式的风格。 2简简要摘记。它它通常由以以下几个部部分构成：（1）事事件提纲。（22）数据。（33）涉及的的人以及他他认为理解解该问题所所必需的基基本信息。 33名片和和答复卡片片。（二）备忘忘录和提要要备忘录的用用途。（1）同电电话一起以以成为相互互交流的主主要手段之之一。 （2）备备忘录被用用来相互之之间传递信信息。 （33）备忘录录用来询价价以及指示示。 （4）篇篇幅较长的的备忘录还还起到报告告的功用。关于备忘录录的书写结

38、结构，也就就是怎样写写备忘录。（1）虽然然基本的礼礼貌用语是是必须的，但但出于礼貌貌和恭维的的结束语可可以省略。 （22）备忘录录信息要尽尽可能简短短，通常只只有一个条条款。 （3）备忘忘录通常包包括四个部部分：一、送送达，也就就是收函人人的名字；二、发送送人，即发发送人的名名字；三、日日期； 四四、标题 （4）有时时备忘录还还包括发送送者办公的的地点、传传真号、电电话号和电电子邮件地地址。（三）求职职申请关于怎样写写申请信。在申请信中中必须包括括以下方面面的内容：（1）姓姓名。（22）电话号号码，包括括家里的和和工作单位位的。（33）婚姻状状况，即已已婚、单身身、离异，还还是分居。（44）关

39、于教教育和培训训状况。（55）关于本本人条件。（66）工作经经历。（77）一般兴兴趣。使用简历的的优点，具具体表现在在：（1） 通过标题和和分栏，所所需的信息息很容易找找出。 （2） 如果布局清清晰，分栏栏有条理，能能给人一种种高效，而而又注重细细节的印象象。 （3）通过过使用简历历，可以避避免上述有有关风格的的问题。说明信主要要包括？在寄送个人人简历的同同时，附上上一封说明明信，说明明信主要包包括以下内内容：（1）对招招聘职位的的一个正式式的申请。 （2）你你申请这份份工作的原原因。 （3）你认认为合格和和能胜任这这一工作的的原因。（四）表格格和调查表表使用表格的的理由。使使用表格获获得信息

40、的的理由有以以下方面：1它能使使你从不同同的人那里里得到相同同的信息。 22它能让让你从相同同的渠道得得到许多信信息。3它意味着着比较信息息更加容易易。 4它它也使得到到和参照规规定条款信信息更加容容易。表格设计的的原则，具具体包括： 11关于分分布，在表表格的分布布过程中，必必须考虑：（1）尽尽可能让它它更吸引人人。（2）尽尽可能把它它做得更简简洁。（33）确信它它有如下功功能：第一一，提供你你真正需要要的信息；第二，为为每个答案案提供足够够的空间；第三，能能够尽可能能容易被填填写。 22关于表表格的安排排。应考虑虑以下方面面：（1）按按逻辑顺序序安排你的的问题和指指令。（22）避免交交差参考和和不分地点点的解释信信息。（33）清楚深深层次矛盾盾和表面上上的自相矛矛盾。 33关于风风格。必须须考虑以下下方面：（11）直接问问题和指令令。总体来来说好于标标题式设计计。（2）使使用简单、清清楚和直接接的语言。 44关于测测试。对此此应考虑：（1）在在定案之前前，通常应应测试表格格。（2）