交通视频会议系统管理制度11828.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET./n./关于印发视视频会议系系统管理办办法的通知知 为为进一步加加强交通视视频会议系系统的管理理，保证系系统运行稳稳定可靠，部部研究制定定了交通通视频会议议系统管理理办法，现现印发给你你们，请遵遵照执行。交通视频会会议系统管管理办法 第一条 为规范交交通视频会会议系统的的管理，保保证系统的的正常运行行，特制定定本办法。 第第二条 视频会议议是提高工工作效率，适适应节约、便便利办公要要求的有效效方式，各各单位应积积极利用交交通视频会会议系统召召开会议、组组织讲

2、座和和培训等，充充分发挥其其效能。 第第三条 以部名义义召开的视视频会议，须须经分管副副部长和部部长批准；以司局名名义召开的的视频会议议，须经主主管副部长长批准。召召开视频会会议的签报报均应经办办公厅会签签。使用视视频会议系系统举办讲讲座、培训训等，由主主办业务司司局领导批批准。交通通系统各单单位名义召召开视频会会议，如需需使用交通通视频会议议系统，由由各单位领领导批准并并报交通视视频会议系系统技术保保障和管理理部门备案案。 第第四条 中国交通通通信中心心是交通视视频会议系系统的技术术保障和管管理部门。交交通视频会会议系统各各使用单位位也应明确确系统的具具体管理部部门及其职职责，并须须指定两名

3、名以上系统统管理员。 第第五条 以部或司司局名义召召开视频会会议并申请请使用交通通视频会议议系统，按按以下程序序办理：会议发发起司局通通过部机关关内部办公公网的“会议室预预订系统”提前2个以上工工作日预订订视频会议议室，并提提供会议名名称、时间间、模式、参参会单位等等有关信息息。得到确确认后，会会议发起司司局应提前前1个以上工工作日将会会议通知（包包括电子版版）抄送部部通信中心心。 第第六条 交通系统统各单位召召开视频会会议并申请请使用交通通视频会议议系统，须须按以下程程序办理：会议议发起单位位应提前3个以上工工作日通过过“交通视频频会议服务务系统”填报交交通视频会会议申请表表（见附附表1），

4、打印印并加盖公公章后，传传真至部通通信中心。得得到确认后后，发起单单位应提前前1个以上工工作日将会会议通知（包包括电子版版）抄送部部通信中心心。如如会议需交交通部机关关有关司局局参加，并并使用部机机关视频会会议室，发发起单位应应在申请表表中加以说说明，参会会司局按本本办法第五五条预订会会议室。 第第七条 会前准备备注意事项项：（一一）各参会会单位在接接到会议通通知后，应应在“交通视频频会议服务务系统”中查询系系统联调时时间安排及及有关要求求，准时参参加联调。联联调时，各各系统管理理员应按照照交通视视频会议系系统调试情情况记录表表的检查查项目（见见附表2），逐项项检查系统统状况。（二）会会议开始

5、前前1小时，各各参会单位位的系统管管理员应到到达工作岗岗位开始值值机。（三）如如召开紧急急会议，各各参会单位位系统管理理员应在接接到通知后后立即到达达视频会议议设备现场场参加联调调，保证系系统尽快进进入正常运运行状态，并并应在联调调后立即开开始值机。 第第八条 会议期间间注意事项项：（一一）各参会会单位应在在会场的明明显位置设设置本单位位的名称标标牌，主要要领导要设设置桌签，重重要会议还还应在会场场悬挂会标标，标牌、桌桌签及会标标应保证图图像效果清清晰；（二）系系统管理员员应坚守岗岗位，确保保电话联络络畅通，随随叫随应；（三三）系统管管理员应随随时关注摄摄像头位置置，防止偏偏转、移动动，甚至出

6、出现不应有有的画面；（四四）不得随随意播放与与会议无关关的音视频频信息；（五）各各分会场不不发言时，应应将话筒调调至静音状状态；（六）参参会人员应应面对摄像像头，保持持坐姿端正正；（七七）参会人人员应关闭闭手机或把把手机置于于震动状态态；（八八）会场内内禁止吸烟烟等。 第第九条 会议期间间，如分会会场系统出出现故障，系系统管理员员应尽快予予以排除，并并避免影响响主会场会会议的正常常进行。系系统管理员员在会后应应详细记录录故障处理理情况。 第第十条 会议结束束后，由主主会场统一一中断系统统连接，各各分会场在在确认主会会场中断后后，方可关关闭视频会会议系统。 第第十一条 会议结束束当天，各各参会单

7、位位系统管理理员应及时时通过“交通视频频会议服务务系统”填写交交通视频会会议系统使使用情况登登记表（见见附表3），以便便准确掌握握情况，加加强对视频频会议系统统的管理。会会议的录音音、录像资资料应妥善善保存。 第第十二条 各单位应应定期对其其视频会议议系统进行行自检。部部通信中心心将组织对对交通视频频会议系统统的整体例例行检测（检检测内容见见附表4），各单单位应配合合参加。 第第十三条 各单位应应在其视频频会议室设设置值班电电话，并将将号码告知知部通信中中心。视频频会议系统统管理部门门的领导和和系统管理理员的姓名名及其联系系方式（包包括办公电电话、移动动电话、电电子邮箱及及视频会议议室电话）如

8、如发生变更更，应及时时通知部通通信中心。 第第十四条 各单位应应加强可视视电话（桌桌面视频会会议终端）的的管理，系系统管理员员应定期对对可视电话话进行检测测，保证其其正常稳定定运行，同同时做好对对使用人的的培训和服服务工作。 第第十五条 本办法由由交通部科科技教育司司负责解释释，各单位位可根据本本办法制定定实施细则则。 第第十六条 本办法自自发布之日日起施行。交交通视频会会议系统管管理暂行办办法（厅厅科教字20006255号）同时时废止。主题词：印印发视频频会议办法 通知抄送送：部属有有关单位视频会议系系统管理制制度(暂行)为进一步规规范管理XXXX有限公司司（以下简简称公司）视视频会议系系统

9、，充分分发挥视频频会议系统统提升效率率、节省成成本的功能能作用，特特制定本制制度。第一条条 公司所属属各项目公公司应指定定一名视频频会议系统统专管员（以以下简称专专管员）负负责视频会会议系统设设备的日常常管理和维维护，并将将名单上报报至公司行行政中心网网络部。第二条条 专管员应应对视频会会议系统设设备进行登登记，列出出清单。如如遇设备故故障，专管管员应及时时向公司管管理中心行行政管理部部报告并组组织维修，确确保视频会会议系统正正常运行。第三条条 专管员应应设置视频频会议系统统设备操作作密码，并并不得在该该设备上安安装与视频频会议系统统无关的软软件。严禁禁其他无关关人员操作作该系统设设备。第四条

10、条 视频会议议开始前，主主办方应做做好以下相相关准备工工作：（一） 拟拟定议题议议程；（二） 确确定主持人人、报告人人、记录人人、参会人人员、需要要共享或讨讨论的文件件以及会议议时间、议议程等；（三） 提提前一天通通知参会单单位或个人人。第五条条 各参会单单位接到视视频会议召召开的通知知后，各参参会单位专专管员必须须在视频会会议开始的的一小时前前配合主会会场专管员员进行系统统设备调试试，保证所所需设备提提前到位，按按正确的方方法操作设设备，保障障整个会议议过程的网网络传输效效果。第六条条 主会场在在会前半小小时开始对对各分会场场进行点名名登记，并并将结果上上报会议主主持人；对对没有准时时登陆系

11、统统的分会场场，将追究究其相关人人员的责任任。参会人人员应提前前到会，因因故中途离离场的领导导同志应发发送消息至至会议主持持人。第七条条 各分会场场未得到主主会场允许许，不得擅擅自退出系系统。会议议结束后，各各分会场应应及时将视视频会议效效果上报公公司管理中中心行政管管理部。第八条条 参会人员员应保持良良好的会风风，参会人人员应关闭闭手机或将将手机调至至震动，不不得打断或或干扰他人人的发言，影影响会议的的正常进行行。第九条条 会议主办办方全权负负责会议内内容的保密密工作。参参会人员及及记录员对对会议内容容负有保密密的义务。【转自bbbs.biitsCNN.】浙江大学关关于印发浙浙江大学网网络视

12、频会会议管理办办法（试行行）的通通知浙大发2200815号各学院，各各部门，各各校区管委委会，直属属各单位： 为为进一步推推动机关效效能建设，提提高工作效效率，学校校将启用网网络视频会会议系统。为为规范和加加强网络视视频会议系系统的管理理，现将浙浙江大学网网络视频会会议管理办办法（试行行）印发发给你们，请请认真贯彻彻执行。执执行中有何何问题和建建议，请及及时向校长长办公室和和网络与信信息中心反反映。二八年年五月九日日浙江大学网网络视频会会议管理办办法（试行行）第一条 为充分发发挥学校网网络视频会会议系统（以以下简称视视频会议系系统）的效效能，确保保网络视频频会议规范范、高效、安安全运行，特特制

13、定本办办法。 第第二条 启用视频频会议系统统是学校加加强效能建建设，进一一步转变工工作方式，改改进工作作作风，提高高工作效率率的一项重重要手段。各各部门（单单位）要高高度重视，充充分运用视视频会议系系统召开会会议。 第第三条 视频会议议系统的使使用管理由由校长办公公室统筹协协调，网络络与信息中中心、各校校区管委会会等单位协协同配合。各各部门（单单位）具体体职责分工工如下： （一一）校长办办公室负责责视频会议议的统筹规规划及组织织协调工作作，包括提提出视频会会议制度化化、规范化化建设意见见，拟订全全校性视频频会议方案案并组织实实施，审核核部门（单单位）申报报的视频会会议方案，协协调督促有有关部门

14、做做好视频会会议的技术术保障和有有关服务工工作，协调调处理视频频会议系统统建设和管管理中的其其它重要事事项等。 （二二）网络与与信息中心心负责视频频会议系统统的技术支支持和保障障工作，包包括视频会会议系统网网络、主控控设备等设设施的技术术维护，拟拟订视频会会议操作规规范并组织织实施，安安排专业人人员负责相相关技术保保障，组织织开展必要要的专业培培训等。（三）各校校区管委会会负责视频频会议系统统和场地使使用的日常常管理和服服务，包括括视频会议议系统设备备、麦克风风、投影仪仪、音响、视视音频及网网络模块等等设施的日日常使用和和维护，组组织落实视视频会议操操作规范，安安排专门人人员参加必必要的专业业

15、培训，并并负责会前前、会中、会会后的相关关服务和联联络工作。（四）视频频会议系统统设备产权权归网络与与信息中心心；负责各各校区视频频会议室管管理的单位位应与网络络与信息中中心签订相相关设备代代管协议，按按规定做好好日常安全全保障工作作。第四条 利用视频频会议系统统组织召开开会议，应应按以下规规定办理：（一）学校校决定召开开的全校性性会议，具具体由党委委办公室、校校长办公室室协调落实实。（二）经批批准由部门门（单位）组组织召开的的全校性会会议，主办办部门（单单位）一般般应提前五五个工作日日向校长办办公室提交交会议方案案，经校长长办公室审审批同意后后方可安排排。（三）各部部门（单位位）组织召召开会

16、议，应应向校长办办公室报批批并送有关关校区管委委会备案。（四）部门门（单位）内内部召开会会议，应向向有关校区区管委会报报批。第五条 需使用用视频会议议系统与校校外系统对对联的，主主办部门应应报经有关关校区管委委会批准，并并提前三个个工作日报报网络与信信息中心开开通。如需需召开国际际网络视频频会议的，主主办部门应应按规定支支付互联网网国际流入入量费。 第第六条 全校性视视频会议由由党委办公公室、校长长办公室名名义印发会会议通知。会会议通知应应明确会场场设置要求求、系统联联调测试时时间、主会会场的技术术支持、相相关会务安安排、联系系人和联系系电话等事事项，并及及时抄送网网络与信息息中心和各各校区管

17、委委会。 第第七条 视频会议议主办单位位应在视频频会议召开开的三个工工作日之前前主动与网网络与信息息中心等单单位联系，做做好相关设设备调试及及技术保障障工作。视视频会议因因故推迟或或取消，主主办单位应应及时告知知有关单位位。 第第八条 视频会议议会场应当当满足会议议需要，环环境整洁，设设备齐全。在在会议召开开期间，参参会人员应应当着装整整齐，自觉觉保持良好好秩序，不不得随意走走动。不安安排发言的的分会场应应将麦克风风置于静音音状态。 第第九条 视频会议议应当严格格按照操作作程序和规规范要求进进行技术操操作。 第第十条 各校区区管委会和和部门要明明确职责，加加强管理，切切实保证视视频会议系系统的

18、稳定定运行，应应结合实际际，制订本本校区、本本单位视频频会议管理理办法。 第第十一条 本办法法自发布之之日起实施施，由校长长办公室负负责解释。关于印发南南阳烟草商商业视频会会议系统管管理办法的的通知时间：20010-99-27 15:339:000 点击：147各直属单位位，机关各各部门:现将南阳阳烟草商业业视频会议议系统管理理办法印印发给你们们，请遵照照执行。二一年年九月二十十六日南阳烟草商商业视频会会议系统管管理办法第一条 为为加强全市市行业视频频会议系统统管理，规规范会议流流程，提高高会议质量量，特制定定本办法。第二条条 全市行业业视频会议议系统（以以下简称视视频会议系系统）是通通过数据

19、专专线建立的的市到县之之间互联互互通的实时时通讯平台台，并与全全省视频会会议系统实实现无缝对对接，接受受全省视频频会议系统统的统一管管理。视频频会议系统统的主会场场设在市公公司，分会会场设在各各县分公司司。第三条条 视频会议议是提高工工作效率，适适应节约、便便利办公要要求的有效效方式，各各类会议及及培训应积积极利用视视频会议系系统召开，以以充分发挥挥其效能。第四条条 各级单位位要明确职职责，加强强管理，切切实保证视视频会议系系统的稳定定运行。会会议或培训训的主办部部门负责会会议的召集集与管理，信信息中心负负责技术支支持，后勤勤服务部门门负责会务务保障。（一）会会议或培训训的主办部部门负责对对参

20、加国家家局、省局局及本级组组织的视频频会议提出出会场及分分会场的布布置方案（包包括会标、座座席牌及代代表人数等等）；负责责提前通知知参会单位位和人员。（二）各各级信息中中心负责视视频会议系系统的技术术支持工作作，包括视视频会议系系统设备、灯灯光系统及及音响设备备的管理维维护，会前前、会中和和会后的技技术保障，以以及数据存存储、归档档等。（三）各各级后勤服服务部门负负责会场的的环境卫生生，后勤保保障等服务务工作。第五条条 会议或培培训的主办办部门原则则上应提前前一天向市市公司信息息中心提出出申请，填填写南阳阳市局（公公司）视频频会议系统统使用申请请表，注注明会议的的时间、参参加人数等等。同时，通

21、通知后勤服服务部门做做好环境准准备和服务务保障。第六条条 会议要求求（一）与与会人员应应提前15分钟入场场，不能参参加会议的的需提前向向主办部门门请假，参参会人员需需填写参会会人员登记记表，各分分公司接受受点名时，需需如实汇报报参会人数数。（二）与与会人员要要保持会场场秩序，坐坐姿端正，着着装整齐，认认真听会，不不得在镜头头前随意走走动、中途途退席，并并将随身通通讯工具置置于关机或或静音状态态。第七条条 工作要求求和注意事事项（一）各各级视频会会议管理员员要严格按按照全市市行业视频频会议系统统使用操作作规范的的要求进行行操作。（二）每每次视频会会议前，根根据会议通通知提前进进行系统设设备联调，

22、各各分会场系系统管理员员应配合主主会场进行行设备调试试，保证系系统正常。（三）各各分会场应应实时监控控设备运行行情况，随随时与主会会场保持联联系，及时时调整镜头头和麦克风风。设备或或网络出现现故障时，应应及时排除除，并向主主会场汇报报。（四）会会议期间，技技术操作人人员要坚守守岗位，保保障系统的的平稳运行行；主会场场技术人员员应根据会会议需要，及及时切换会会场画面。（五）会会议期间，除除视频会议议操作人员员之外，其其他人员一一律不得进进入监控及及设备操作作区，不得得操作与视视频会议有有关的设备备。（六）会会议期间，各各分会场终终端未经主主会场允许许严禁擅自自断开会议议。会议结结束后，由由主会场

23、统统一中断会会议连接。各各分会场在在主会场中中断会议后后，按操作作流程关闭闭视频设备备。（七）各各单位视频频会议管理理人员应熟熟悉视频会会议系统操操作，并保保持岗位固固定，如有有人员变动动，须及时时将管理人人员姓名及及联系方式式报告市公公司信息中中心，接受受岗位培训训后方可上上岗。第八条条 如网络或或设备出现现问题，导导致分会场场无法参会会，分会场场向会议召召集部门汇汇报后，与与会人员可可到其它会会场参加会会议。第九条条 视频会议议系统具有有录像功能能，主办部部门若需要要对视频会会议进行全全程录像，必必须提前通通知信息中中心。会议议结束后，系系统管理员员应及时将将录制的内内容从系统统中导出，送

24、送交会议主主办部门。第十条条 信息中心心要做好视视频会议电电子数据和和有关资料料的保密工工作。未经经会议或培培训的主办办部门领导导批准，不不得对外公公布相关信信息。第十一一条 各直属单单位因不遵遵守管理规规定或违反反操作规范范造成视频频会议运行行故障的，市市公司将中中断其系统统连接，并并在会后进进行通报批批评。第十二二条 市公司将将视频会议议系统的运运行情况纳纳入信息化化工作的考考核。第十三条 各单位可可结合实际际，参照本本办法，制制定本单位位视频会议议管理办法法。第十四条 本办法由由市公司信信息中心负负责解释。附件: 11、市局(公司)视频会议议系统使用用申请表2、南阳烟烟草商业视视频会议系

25、系统操作规规范附件1市局（公司司）视频会会议系统使使用申请表表会议范围国家局全省 本级本级烟叶叶区会议名称会议时间200年月月日时分申请部门主会场参会会人员参会领导：参会部门：参会总人数数 会议标题或或横幅（注注1）座席牌要求求（注2）其它会议注注意事项（注3）会议联系人人：电子邮件件：联系电话：手机 座机：主办部门负负责人签字字主管领导签签字 申请时间间：年年月日注1：一般般情况下显显示在主席席台背景屏屏幕；注2：请写写明人员或或部门；同同时报市公公司办公室室注3：如涉涉及其它部部门，请会会议联系人人与其它部部门相关人人员联系。附件2南阳烟草商商业视频会会议系统操操作规范一、各级视视频会议技

26、技术操作人人员，会议议调试前应应检查本会会场内电源源、灯光、麦麦克风、音音箱、调音音台、视频频显示设备备等会议设设施是否正正常，监测测网络状况况是否良好好、有无IP冲突、数数据丢包等等现象。出出现问题及及时处理，要要求在正式式会议开始始前一切准准备就绪，避避免开会时时出现技术术问题。二、各会场场打开终端端进行调试试前，应首首先检查线线缆是否正正确连接，再再加电打开开设备及摄摄像头，如如无法连接接主会场或或无法正常常收听收看看主会场信信号，需仔仔细查看设设备连接及及网络状态态，并及时时告知市公公司会议管管理人员协协助排查问问题。三、分会场场会议中不不发言时应应主动关闭闭本端麦克克风，避免免产生杂

27、音音，影响会会议音频效效果；主会会场也要通通过MCU对非发言言会场进行行静音，以以保证会议议效果。四、主会场场操作人员员在会议进进行时，应应首先在MCU上将主会会场锁定主主席权限并并进行广播播，再对所所要进行通通话的分会会场进行点点名发言。五、在会议议开始前，各各分会场将将摄像头取取会场全景景，会议进进行中，各各分会场不不要操作摄摄像头，避避免影响视视频质量，统统一由市局局会议管理理员远程控控制。六、各会场场发言者应应距离麦克克风20厘米左右右，不要背背对麦克风风讲话，不不要把麦克克风放到音音箱附近，避避免产生啸啸叫。七、所有会会场必须在在正后方放放置明显的的地区标志志，并在连连入主会场场前检

28、查本本地图像是是否符合会会议要求。八、所有会会场必须加加装三基色色灯，光线线弱时应采采用日光型型灯光作为为辅助灯光光。召开视视频会议时时不能使用用白色桌布布，应使用用颜色较暗暗的桌布。会会场窗帘透透光性不易易过大，如如果透光性性过大应更更换遮光效效果好的窗窗帘九、主摄像像头应直接接安装到会会场前方，保保证能照到到整个会场场。为保证证视频质量量，不得把把摄像头逆逆光放置（避避免光线从从正前方、侧侧前方、上上方照射到到摄像头）。视视频终端离离交换机的的线路不超超过50米。十、如果需需要更换视视频终端的的IP地址，必必须在会议议联调之前前上报到市市公司信息息中心。十一、各地地终端只有有等待主会会场的

29、MCU主动呼叫叫才可参加加会议，如如果开机后后发现会议议已经召开开，而自己己没有加入入到会议中中，或者在在会议中意意外断开，无无法建立连连接，必须须联系主会会场系统管管理员把本本地会场再再次加入到到会议中。十二、会议议期间，各各分会场操操作人员要要对分会场场到主会场场的线路进进行监控并并认真做好好记录，及及时发现问问题，在会会议结束后后针对问题题查找原因因，避免以以后出现类类似问题。十三、其它它注意事项项：（1）严禁带带电插拔任任何连接线线缆；（2）严禁带带电清洁和和维护设备备；（3）严禁用用手转动镜镜头；（4）严禁震震动和挤压压设备，特特别是镜头头；（5）设备应应放置在固固定位置，尽尽量避免移移动和插拔拔接线；（6）严禁随随意更改设设备的系统统设置；（7）开会时时各分会场场应尽量避避免控制摄摄像头；（8）不发言言的会场应应将麦克风风关闭；（9）会议结结束后，设设备及摄像像头要做好好防尘维护护，并关闭闭一切电源源；（10）设备电电源应有接接地端；（11）设备要要专用并由由专人管理理；（12）注意更更换麦克风风和遥控器器电池，长长期不用则则应取出电电池。