某公司文书管理办法(doc 6页)16113.docx

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1、公司文书管管理制度（一）总则则第一条 为确保文文书事务正正常顺利进进行，促进进与提高组组织管理工工作的效率率特制定本本制度。 第二条 所谓“文书”是指业务务工作上往往来公文、报报告会议决决议、规定定、合同书书、专利许许可证书、电电报、各种种账簿图表表、参考书书等一切业业务用书与与公文。第三条 全部文书书归公司所所有并收藏藏，任何个个人不得私私自占有。第四条 必须严格格保守文书书的机密。第五条 文书按下下列要点处处置或办理理：1凡重要要事宜的指指示、请示示、汇报、报报告、传达达、答复等等等，一律律以“文书”的形式进进行。所有有文书的处处置都必须须以“准确”与“迅速”为原则，必必须明确责责任。2即

2、使在在紧急状况况下以口头头或电话形形式处置的的事项，事事后也必须须以文书形形式记录下下来。第六条 文书的管管理原则规规定如下：1文书的的收发、领领取与寄送送，原则上上由总公司司总务部负负责。2分公司司或分支机机构的文书书管理，另另有文书管管理细则做做出规定。（二）文书书的收发第七条 到达文书书全部由文文书主管部部门接收，并并按下列要要点处置：1一般文文书予以启启封，分送送各部门。2私人文文书不必开开启，直接接送收信人人。3分送各各部门的文文书若有差差错，必须须立即退回回总务部。（三）文书书的处理第八条 文书按机机密程度可可分为以下下几类：1绝密。指指极为重要要并且不得得向无关人人员泄漏内内容的

3、文书书。2秘密。指指次重要并并且所涉及及内容不能能向公司内内外无关人人员透露的的文书。表23-77 表格格登记单图 表名 称联数填制单位移 送单 位功 能内 容性质印制日期数量表格编号每月用量1产品2经理室自存、生管管部产品说明产品说明、规格订定各产品2工程分分析表2工程分析工程标准3品检标标准2品检组品检标准领退料名称称、数量4领退料料单3领料人自存、会计计、生管领料凭证领退料名称称、数量凭证5原物料料库存卡1仓库物料管理原物料耗用用状况账卡6耗用月月报表3自存、会计计、生管对账、控制原物料耗用用状况月报7库存月月报表3原物料库存存记录8制造通通知单7生管自存、业务务、生产部部派工用制造说明

4、、原原物料说明明发工用9生产进进度表7生产进度10生产产状况表1自存程序控制用用细步进度、产量控制工作表11完工工报告单2自存、经理理室计算成本原物料工时时品质记录录每批报告12品检检日报表2品管自存、生管管品检状况各批品检状状况日报13品检检记录表1自存工作表3机密。指指不宜向公公司以外人人员透露内内容的文书书。4普通。指指非机密文文书。如果果附有其他他调查问卷卷之类的重重要东西，则则另当别论论。5传阅。指指在本公司司内部传阅阅或传达的的文书。第九条 普通文书书的处理原原则如下：1由部门门经理以上上级别的主主管，负责责对文书进进行审阅、回回答、批办办以及其他他必要的处处理，或者者由其指定定下

5、属对文文书进行具具体处理。2如果遇遇到重要或或异常事项项，必须及及时与上一一级主管取取得联系，按按上级指示示办理。3各种有有关联的事事项，必须须与各部门门商议后方方能予以处处置。第十条 机密文书书的处理原原则如下：1机密文文书原则上上由责任者者或当事者者自行处理理。2指名或或亲启文书书，原则上上应在封面面上注明文文书所涉及及事项的要要点和发文者姓名，并并由发文者者封缄。3到达的的指名或亲亲启文书，原原则上由信信封上所指指名的人开开启，其他他人不得擅擅自启封。如如果某主管管在职务上上有权替代代来件所指指名者，不不受本条规规定的约束束。第十一条 文书的的阅览原则则如下1某文书书被阅览后后，阅览者者

6、必须签字字，表示已已经阅览完完毕。如有有必要，可可在文书的的空白处填填写阅览后后的意见，并并转给或交交还文书的的主管。2有必要要在各部门门传阅的文文书，必须须附上“传阅登记记簿”，按“传阅登记记簿“规定栏栏目填写，并并最终交还还文书主管管。第十二条 与各部部门有关的的文书，在在处理意见见上如果存存在分歧，则则由文书的的主管部门门出面进行行协商，如如果不能协协商一致，上上报或请示示上级领导导，由上级级裁决。（四）请示示审批第十三条 请示审审批是公司司经营的一一项重要程程序，凡公公司经营重重要事项，都都必须经请请示，获得得董事会、总总裁和常务务董事审查查、裁决和和公文批复复之后，方方能实行。第十四

7、条 须请示示审批事项项如下：1职务及及重要人事事安排；2各种制制度性规定定的变更；3重要契契约的缔结结、解除与与变更；4诉讼行行为；5与政府府机构有关关的各种重重要的请示示回执、申申请等等；6土地、建建筑物以及及事务所权权利的购买买与转让；7大额馈馈赠、谢礼礼、以及宣宣传广告费费用的开支支；8分支机机构的增减减与升降；9预算与与决算事宜宜；10借款款与贷款，以以及借贷银银行的开设设与变更；11重要要或高额物物品的采购购，不急用用或不需要要物品的转转让或廉价价出售；12定期期或不定期期刊物发刊刊、修改与与废除，以以及费用开开支的修订订。13有关关公司经营营的重要计计划与企划划；14其他他上述未涉

8、涉及的重要要事项。第十五条 请示审审批者为分分公司经理理，以及以以此为标准准确定的主主管。第十六条 对请示示审批的提提案文书必必须进行仔仔细斟酌，以以便能顺利利实施。第十七条 请示审审批的事项项，必须以以提案文书书的方式，经经主管呈交交总部。如如果事情紧紧急，允许许直接以非非文书形式式请示，但但事后必须须尽快撰写写请示提案案文书上报报。第十八条 请示提提案文书的的内容包括括标题、正正文、理由由、说明和和附录。提提案文书应应一式多份份，分送有有关部门如如业务部门门、出版部部门、总务务部门和财财务部门等等等。第十九条 请示提提案文书必必须编号，注注明起草者者或请示者者，所属分分支机构及及部门，并并

9、签名盖章章。第二十条 请示审审批内容一一旦被上级级认可并做做出决定，则则以请示提提案书（副副本）替代代批复返回回，并请示示部门予以以执行。第二十一条条 请示示提案原本本由总务部部保管。（五）文书书的制作第二十二条条 文书书制度要领领如下：1文书必必须简明扼扼要，一事事一议，语语言措辞力力求准确规规范。2起草文文书的理由由包括起因因，以及中中间交涉过过程，加以以证明必须须做出交代代，必要时时附上相关关资料与文文件。3必须明明确起草文文书的责任任者，并署署上请示审审批提案者者姓名。4对请示示提案文书书进行修改改时，修改改者必须认认真审阅原原件，修改改后必须署署名。第二十三条条 文书书的起草必必须征

10、得主主管同意，并并且在主管管有了明确确的决定之之后进行。文文书起草只只是一个“文书化”的过程与与结果。文文书的草案案必须予以保存。第二十四条条 重要要文书，必必须经过公公证，并且且在正式文文书形成前前，掌握并并附上具有有价值的证证据或证明明文件。第二十五条条 文书的的署名按下下列规定进进行：1公司内内文书，如如果是一般般往来文书书，只需主主管署名；如果是单单纯的上报报文书，或或者不涉及及各部门且且内容不重重要的文书书，只需部部门署名；如果是重重要文书，按按责任范围围由总裁、副副总裁、常常务董事署署名，或者者署有关部部门的主管管姓名与职职务2对外文文书，如合合同书、责责任状、政政府许可申申请书、

11、回回执公告等等重要文书书，一律署署总裁职务务与姓名。如如果是总裁裁委托事项项可由指名名责任者署署名。上列列规定以外外的文书，也也可署分公公司或分支支机构主管管的职务与与姓名。第二十六条条 文书书的盖章按按下列要点点进行：1在正本本上必须加加盖文书署署名者的印印章，副本本可以加盖盖署名者或或所在部门门印章。2如果文文书署名者者不在，可可加盖职务务或代理者者印章，并并加盖具体体执行者印印章替代。但但在这种情情况下，文文书存档前前必须加盖盖署名者印印章。3以部门门或公司名名义起草的的文书，在在旁侧加盖盖有关责任任者印章。第二十七条条 总裁裁与公司印印章按下列列原则使用用：1在有必必要加盖总总裁公司印

12、印章时，必必须填写委委托申请书书，经所属属部门主管管认可并且且加盖印章章之后，向向总务部门门提出。2总务部部主管经审审核，签名名盖章，批批准申请。如如有必要则则需请示总总裁。3在需要要总裁签字字的情况下下，手续同同前。4经总务务部批准后后，去印章章保管员处处加盖公司司印章。5一些带带有公司字字样或总裁裁职务字样样的印章，须须经主管同同意，直接接向印章保保管员申请请加盖。（六）文书书的发送第二十八条条 一些些需要邮寄寄或专人递递交的文书书，按下列列要点进行行发送，必必要时还须须给文秘室室以回复或或回执。调调查报告不不受本条规规定限制。1文书封封面必须明明确写清发发送或接收收单位、单单位地址以以及

13、收件人人姓名，并并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2公司内内部文书原原则上不作作封缄。第二十九条条 各部部门的邮寄寄文书，必必须于发送送前在“发信登记记本”与邮资明明细账”上做好登登记并填写写。表23-88 表表格请印申申请单请印单位表格名称用途联数及分送送单位式 联联，第1联联：第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印印刷品 依附附样印刷现有存量请印数量每月耗量使用年度需校对否需 否（七）文书书的整理与与保存第三十条 文书按按内容进行行整理后，分分为两类保保管，一类类是尚未完完结的文书书，另一类类是可以归归档的文书书。 第三十一条条 全部部完结的文文书，分别

14、别按所属部部门、文件件机密程度度、整理编编号和保存存年限进行行整理与编编辑，并在在“文书保存存簿”上做好登登记，归档档保存。第三十二条条 制度度规定、不不动产权利利书、合同同书、往来来公文与特特许专利等等特别重要要的文书，由由总务部填填写“重要文书书目录”后，予以以保存。第三十三条条 分公公司或分支支机构的文文书分为两两类，一类类是特别重重要的文书书，直接归归主管保存存，另一类类是一般的的文书，留留存各部门门保管。第三十四条条 文书书的保存年年限如下：1永久保保存文书，包包括章程、股股东大会及及董事会议议事记录、重重要的制度度性规定；重要的契契约书、协协议书、登登记注册文文书；股票票关系书类类

15、；重要的的诉讼关系系文书；重重要的政府府许可证书书；有关公公司历史的的文书；决决算书和其其他重要的的文书。2保存十十年文书，包包括请求审审批提案文文书，人事事任命文书书，奖金工工资与津贴贴有关文书书，财务会会计账簿、传传票与会计计分析报表表，以及永永久保存以以外的重要要文书。3保存五五年文书，指指不需要保保存十年的的次重要文文书。4保存一一年文书，指指无关紧要要或者临时时性文书。如如果是调查查报告原件件，则由所所在部门主主管负责确确定保存年年限。第三十五条条 全部部重要的机机密文书，一一律存放在在保险柜或或带锁的文文件柜中。第三十六条条 保存存期满以及及没必要继继续保存的的，经主管管决定，填填写废除理理由和日期期之后，予予以销毁。机机要文书一一律以焚烧烧的方式销销毁。第三十七条条 如果果职务或部部门划分发发生变更，或或者做出调调整，则必必须在有关关登记簿上上注明变更更与调整的的理由，以以及变更与与调整后的的结果。第三十八条条 必须须做好重要要文件的借借阅登记工工作，并注注明归还日日期。一切切借阅都必必须出具借借阅证。第三十九条条 在制制度难以执执行时，须须与总务部部联系，由由文书主管管做出裁定定。第四十条 本制度度自颁布之之日起实施施。