公路工程竣工范本编制办法9253.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.目 录第一章 各各单位在资资料归档工工作中各自自的责任和和工作内容容1第二章 档档案资料收收集整理的的基本要求求4第三章 档档案文件的的立卷方法法及立卷格格式5第四章 施施工原始资资料组卷说说明及注意意事项9第五章 竣竣工图的编编制69第六章 电电子影像档档案82附件1:工工程档案的的收集单位位、收集内容及及完成时间间86附件2:立立卷格式92附件3:公公路工程竣竣工文件材材料归档范范围和保管管期限表9896为了指导*公路在管理理、监理、施施工过程中中及时、
2、准准确、完整整地收集整整理项目建建设中各种种档案资料料,并规范完成竣竣工文件材材料的立卷卷归档工作作。按照工工程档案资资料收集整整理及档案案管理相关关要求,结合合本项目实实际情况,特编制本办法。第一章 各单位在在资料归档档工作中各各自的责任任和工作内内容一、建设单单位的职责责和工作内内容 (一)对勘勘察、设计计、施工、监监理等单位位工程文件件的形成、积积累和立卷卷归档工作作负有管理理和领导责责任。(二)负责责收集、整整理、汇集集成册如下下档案资料料1、竣(交交)工验收收文件2、单项工工程交工验验收文件3、建设依依据及上级级有关指示示4、征地拆拆迁资料5、工程管管理文件6、支付报报表7、财务决决
3、算文件8、工程决决算文件9、项目审审计文件10、科研研及新技术术应用资料料11、其他他文件二、监理单单位的职责责和工作内内容(一)对本本单位及所所辖合同段段档案资料料的归档标标准和管理理文件精神神负有上承承下达、贯贯彻落实的的责任。(二)对施施工单位日日常施工资资料的真实实性、完整整性进行检检查。(三)对表表格填写中中的问题给给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的地方,应及时向业主或总监理工程师办公室请示,并将答复及时反馈各施工单位。(四)完成成监理独立立抽检资料料和独立评评定资料以以及所辖合合同段的档档案资料工工作进行检检查、督导导、汇总和和移交。(五)收集集、整理、汇汇集成册如如下档案资资料
4、1、监理管管理文件2、工程质质量控制文文件3、工程进进度计划管管理文件4、工程合合同管理文文件5、工程抽抽检资料6、其它资资料7、以上文文件类归档档资料以类类别为单元元、按时间间先后顺序序排列,施施工抽检资资料以工序序为单元、按按时间先后后顺序排列列,以分项项、分部、单单位、标段段工程为轴轴线、按200260页左右为为标准汇集集成册,并并制做扉页页、卷内目目录、卷内内备考表,电电子版经检检查验收合合格后,将将上述三项项的电子版版及竣工资资料移交资资料管理部部门。三、施工单单位的职责责和工作内内容(一)对本本合同段档档案资料的的形成、积积累、收集集、整理、汇汇集、成册册及移交工工作负有直直接责任
5、。(二)对颁颁布的归档档标准和管管理办法,要要融会贯通通、领会执执行。(三)独立立完成施工工原始记录录,应保证证施工原始始记录的完完整性和真真实性,做做到填写无无空项、漏漏项,签字字齐全规范范。(四)独立立完成试验验资料、评评定资料,符符合规范及及业主对内内业资料的的相关要求求。(五)工作作中要注意意解决涉及及各种规范范的各种问问题,做到到日结日清清,为日后后交工验收收顺利进行行奠定良好好的基础。(六)收集集、整理、汇汇集成册如如下档案资资料1、提供变变更文件及及竣工图表表。2、工程管管理文件3、施工质质量控制文文件4、施工安安全及文明明施工文件件5、进度控控制文件6、计量支支付文件7、合同管
6、管理文件8、施工原原始记录9、缺陷责责任期资料料(竣工验验收前收集集)10、以上上文件类归归档资料以以类别为单单元、按时时间先后顺顺序排列,施施工自检资资料以工序序为单元、按按时间先后后顺序排列列,以分项项、分部、单单位、标段段工程为轴轴线、按200260页左右为为标准汇集集成册,并并制做扉页页、卷内目目录、卷内内备考表,电电子版经检检查合格后后,将上述述三项的电电子版及竣竣工资料移移交资料管管理部门。四、各参建建单位档案案的收集(一)竣工工档案资料料内容繁杂杂,数量大大,载体形形式多样,涉涉及文件、资资料、图标标、照片等等,且贯穿穿工程建设设全过程,因因此竣工文文件资料的的收集编制制应该从工
7、工程实施的的起初就开开始,与工工程建设同同步进行,对对工程进行行有效的控控制,保证证第一手资资料的齐全全、完整、系系统。(二)建设设前期各参参建单位成成立文件管管理小组,学学习和讨论论编制办法法;建设过过程中建立立完善相应应管理制度度,配备档档案管理人人员;建设设后期做好好系统自查查、整理、汇汇编工作。(三)各施施工单位在在施工过程程中应采用用统一规定定的各种原原始记录、试试验等检查查表格。形形成的各类类原始记录录、表格、承承包人上报报文及批文文、工程变变更等,其其内容要求求相关当事事人签字,规规范填写检检查意见。需需经监理工工程师签证证的须有监监理确认意意见方为有有效。(四)具体体收集内容容
8、及完成时时间,见附附件1。第二章 档案资料料收集整理理的基本要要求一、建设、施施工、监理理单位归档档的文件及及工程各种种原始资料料应为原件件,施工、监监理等单位位需要自行行归档保管管的资料可可为复印件件。二、归档文文件的内容容必须真实实、准确,与与工程实际际相符合,填填写内容符符合工程勘勘察设计、施施工、监理理等方面的的技术规范范,标准和和规程,符符合项目管管理归档资资料的各种种统一要求求。三、归档资资料应采用用耐久性强强的黑色碳碳素墨水、签签字笔书写写。禁止使使用圆珠笔笔,铅笔,复复写纸,红红色墨水等等易退色,易易挥发等不不易长期保保存的材料料书写。传传真件应附附一份复印印件一同归归档。四、
9、各类文文件及资料料的纸张应应采用韧力力大,抗折折耐酸,能能够长期保保存的纸张张,幅面尺尺寸规格为为A4幅面(2110mm297mmm)。五、各类图图纸一般为为A3幅面(2997mm420mmm),竣竣工图纸一一般要求采采用CAD制图,应应字迹清楚楚,结构部部位明确,图图表整洁,标标注齐全,签签字手续完完备。六、照片、录音、录像带中中影像应清清晰且保证证其保存的的有效性,电电子文件应应使用不可可擦除性光光盘。七、现场办办公的口头头通知、领领导指示以以及其它各各类等事项项应以相应应资料为依依据,完善善签字盖章章。有关变变更草图和和复印图纸纸应出正式式图纸。八、保持复复印机和打打印机等办办公设备正正
10、常工作,一一旦发现有有划痕及黑黑斑等情况况时应及时时更换部件件(如硒鼓鼓等)。第三章 工程档案案文件立卷卷方法及立立卷格式一、立卷的的文件材料料应按照时时间顺序或或施工顺序序进行排序序,保持卷卷内文件的的有机联系系,便于文文件材料的的保管和使使用。二、根据文文件材料产产生的情况况,可按单单位、分部部、分项或或结构部位位等组卷。一一般厚度不不超过3厘米(200260页左右),装装订线应统统一在距文文件左侧边边缘一公分分处。三、立卷方方法(一)按文文件材料类类别由各相相关单位分分别进行收收集整理1、项目依依据性文件件材料:按按工程立项项,工可研研报告,环环境保护等等问题组卷卷。2、设计基基础性文件
11、件材料:按按工程、水水文地质,勘勘察设计,勘勘察报告,重重要土岩样样说明,水水文气象等等问题组卷卷。3、工程设设计文件材材料:按初初步设计,施施工图设计计,变更设设计,设计计概算、预预算,公路路用地图等等问题组卷卷。4、工程管管理文件材材料:按项项目管理,征征地拆迁,招招投标,合合同管理等等问题组卷卷。5、施工管管理文件材材料:按合合同段,施施工顺序分分类组卷。如如施工管理理(进度计计划管理),技技术管理,质质量检查,试试验检测等等问题组卷卷。编排时时按类别而而非发文号号来编排。6、监理文文件材料:按标段,施施工顺序分分类组卷。如如监理管理理,进度计计划,技术术管理,质质量控制,计计量与支付付
12、,费用与与合同管理理等问题组组卷。7、交(竣竣)工文件件材料:按按综合性工工作,质量量检测,交交工报告,竣竣工图表,财财务管理等等组卷。8、科学研研究文件材材料:按课课题立项,研研究试验,总总结鉴定,成成果申报,奖奖励和推广广应用等阶阶段组卷。9、来往类类文件按问问题种类组组卷,可先先按年度收收集齐全,再再按问题分分类。10、各施施工、监理理单位在整整理归档文文件材料时时可剔除的的文件有:(1)临时时性文件材材料;(2)日常常检查的通通知等文件件材料;(3)单位位内部抄送送文件材料料;(4)非隶隶属单位的的文件材料料;(5)重复复性文件材材料;普发发性文件的的抄送单位位可以不归归档,由发发文单
13、位和和主送单位位分别归档档。涉及到到本单位费费用的文件件,抄送文文件也要归归档。(6)转发发的上级单单位普发性性文件材料料;(7)成立立的一些与与本项目无无关机构的的文件;(8)没有有涉及本单单位且与本本单位无密密切关系的的文件。(二)对于于一份文件件几个问题题或多个事事情的处理理。对于一一份文件涉涉及几个合合同段和几几个问题的的一般归在在第一个合合同段主要要问题(按按路基、桥桥涵、隧道道等专业划划分)所在在的卷中。涉涉及一个合合同段和几几个问题的的一般归在在主要问题题(按路基基、路面、桥桥梁、隧道道、涵洞等等专业划分分)所在的的卷中。但但第一个合合同段(或或问题)的的案卷题名名必须体现现出几
14、个合合同段(或或问题)的的内容(无无需复制后后分别归档档)。(三)卷内内文件的排排序。管理理性文件材材料按问题题,时间或或重要程度度排序;施施工文件材材料按工序序,时间,检检测步骤进进行排序。一一般文字在在前、图样样在后,批批复在前、请请示在后;文件在前前、附件在在后,正件件在前、定定(草)稿稿在后,转转发文在前前、被转发发文在后。避避免出现逻逻辑错误及及时间矛盾盾。(四)施工工自检记录录及监理抽抽检记录按按专业性质质及单位、分分部、分项项工程分类类组卷。四、立卷格格式案卷由案卷卷封面、卷卷内文件目目录、文件件材料、卷卷内备考表表和卷脊组组成。(具具体格式见见附件2)(一)案卷卷封面及组组成1
15、、档案馆馆号: ( )2、档号:( )3、案卷题题名:应简简明扼要,准准确地反映映出卷内文文件的内容容。包括公公路线路项项目名称、起起止桩号、单单位工程(分分部、分项项)名称及及文件名称称,项目名名称应与批批准的立项项名称相符符。4、立卷单单位:指案案卷形成的的单位或工工作部门。5、起止日日期:卷内内文件形成成的起止日日期(卷内内最早一份份文件的日日期至最晚晚一份文件件的日期)。6、保管期期限:依据据有关规定定填写组卷卷时划定的的保管期限限,主要分分为永久、长长期、短期期三种,长长期为十六六年至五十十年左右,短短期为十五五年以下(包包括十五年年),长期期与永久类类保管的文文件材料应应分开组卷卷
16、,不得混混装。保管管期限详见见交通部交交办发200013990号文。(见见附件3)7、密级:暂不填写写。(二)卷内内目录 卷内目录由由序号、文文件编号、责责任者、文文件材料题题名、日期期、页号、备备注组成,排排在文件材材料首页之之前,不编编页号。1、序号:指卷内文文件排列的的位置号,一一份文件、一一道工序所所组成的一一套文件、一一个结构、一一个部位或或段落一个个号,用阿阿拉伯数字字由1依次编号号。2、文件编编号:即发发文号(一一般由机关关代字、年年度、顺序序号组成,填填写时应照照实抄录,不不得省略)、图图号或设备备、项目代代号;联合合发文填写写几个发文文单位的文文号或主发发单位的文文号。施工工
17、原始记录录、监理抽抽检记录等等可不填写写文件编号号。3、责任者者:即文件件的发文机机关或署名名者。一般般使用全称称或通用标标准简称,不不能使用“本部”、“本局”等含义不不明、难以以判断的简简称。联合合发文的在在主发文单单位(机构构)后加等等几个单位位。4、文件材材料题名:应填写文文件材料标标题的全称称。无标题题或标题不不能说明文文件内容的的(如会议议纪要、通通知、指令令等)原标标题照写但但需另自拟拟标题外面面加上中括括号,会议议记录需重重新拟题名名时,应写写明会议的的时间和主主要内容。文文件材料题题名内容填填写时要顶顶格。5、日期:填写文件件材料的形形成日期。时时间用8位数表示示,填写时时省略
18、年月月日用8位阿拉伯伯数字表示示,如二00九年三月十一日日,可表示示为20090311。施工原原始记录,监监理抽捡表表等工序文文件材料按按结构、部位打印印目录时,可可以明确日日期的填写写到日,不不能明确日日期的填写写到月。6、页号:填写每份份文件的起起止页号(包包括文件公公文处理单单)。如果果归档文件件符合档案案要求的成成册(合订订本)材料料,已编写写页号的在在卷内目录录中填写本本册首页在在本卷内排排列次序的的位置页号号,备注栏栏注明从某某页至某页页为合订本本一册。页页号用打码码机重新打码编编号,统一一使用黑色色油墨,每每卷页号由由1开始。文文件材料正正面打印在在右下角,反反面打印在在左下角,
19、距距底边和侧侧边15mmm,空白白页不编号号。7、备注:填写归档档文件需要要补充或说说明的情况况。(三)卷内内备考表 备考表排列列在卷内文文件材料尾尾页之后,不不编页号。其其内容应标标明卷内文文件材料的的总页数,各各类文件的的页数,以以及立卷单单位对案卷卷情况的说说明。1、立卷人人:文件材材料整理组组卷人手写写签名。2、检查人人:由组卷卷单位技术术负责人检检查手写签签名。3、立卷时时间:填写写完成案卷卷的日期。4、检查时时间:填写写检查案卷完完成的日期期。5、互见号号:反映同同一内容而而形式不同同且另行保保管的文件件材料保管管单位的档档号(可暂暂不填写)。(四)卷脊脊卷脊由保管管期限、档档号、
20、案卷卷题名组成成,粘贴在在文件材料料盒脊背。案案卷题名从从右至左竖竖行排列,首首行空两字字。(五)案卷卷的装订案卷装订前前应对破损损文件材料料进行修复复,并拆除除文件材料料上的订书书钉、回形形针等。横横向表格材材料应把表表头向左边边方向。装装订采用三三孔一线方方法,装订订线左边距距10mmm,孔距8cmm,应右下下整齐,兼兼顾左侧。第四章 施工原始资资料组卷说说明及注意意事项一、组卷说说明以标段及单单位工程为为框架,以分项工工程结合分分部工程为为单元编排排目录和组组卷的原则则,结合试试验及工序序过程中质质量检测来来编排。对对于分项工工程施工原原始资料,应应按施工自自然顺序进进行编排目目录。(一
21、)施工工管理性文文件施工单位的的管理性文文件归档范范围包括行行政管理性性文件、质质量技术文文件、安全全及文明施施工文件、进进度控制文文件、费用用支付文件件、合同管管理文件、变变更批复文文件。管理理性文件按按照问题分分类,单位位、分部、分分项工程组组卷。同一一问题批复复在前、请请示在后,批复文件件包括公文文处理单、请请示包括拟拟文定稿纸纸,其中红红头文件在在前、其次次是定稿、最最后是附件件,文件的的附件均不不在卷内目目录中出现现。施工单单位的管理理性文件分分成以下几几类: 11、行政管管理性文件件:包括项目经经理部的行行政管理文文件、内部部组织机构构、管理制制度、规章章制度、规规定办法、项项目人
22、员的的变动、奖奖惩文件、会会议纪要、劳劳动竞赛、考考评结果通通知等方面面内容。2、质量技技术文件:包括工程施施工过程中中的施工要要求、业主主或监理单单位的巡查查指令、监监理工作指指令及回执执、通知、试试验室往来来文件(包包含标准试试验批复、配配合比批复复、原材料料批复)、质质量责任卡卡等方面内内容。3、安全及及文明施工工文件:包括安全生生产组织机机构、安全全生产制度度、安全生生成操作归归程、文明明施工采取取措施等方方面内容。4、进度控控制文件:包括施工单单位上报的的年、阶段段、月计划划或调整计计划、进度度计划保证证措施,施施工月报,进进度计划完完成情况月月报表,施施工各阶段段工作总结结。5、费
23、用支支付文件:包括工程计计量证书、支支付报表、工工程量清单单台帐、分分项工程计计量台帐、索索赔文件等等内容。6、合同管管理文件:包括施工过过程中形成成的劳务合合同、劳动动合同、材材料供应合合同、机械械租赁合同同、与第三三方(指保保险合同或或与当地政政府)签订订的合同等等内容。7、变更批批复文件:包括施工过过程中形成成的各种设设计变更文文件和费用用批复文件件,与变更更费用有关关的文件都都入该类中中。变更批批复文件应应尽可能按按照单元划划分归类,如如果有的批批复文件涉涉及不同单单位工程,按按照批复时时间归类(按按问题分类类,按时间间排序)。8、施工日日志:施工日志应应当根据单单位工程分分类,单位位
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