企业文书管理规则23921.docx

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1、企业文书管理规则 总则第一条 目目的为使文书管管理制度化化，以增进进文书处理理之品质及及效率，特特订定本规规则。第二条 范范围本规则所称称文书管理理，指总管管理处各部部、室、中中心或各公公司(含事事业部、业业务执行部部 门)与与外界来往往的文书(包括电报报)及关系系企业(含含公司内容容)各部门门间来往文文书(包含含签呈)，自自收(发)文至归档档全部过程程之办理与与控制。 承办部部门第三条 总总收发部门门总公司各部部门与外界界来往文书书的收发由由总管理处处总务部门门统一办理理，各公司司(工厂)所在地的的总收发由由其所属总总务部门办办理。总收收发部门负负责文书之之收受及发发送。第四条 管管理部门(

2、一)总管理处处各部、室室、中心及及各公司以以公司名义义与外界来来、往的文文书，以各各公司总经经理室或管管理处为管管理部门；营业、采采购、工务务、资料、法法律、服务务、训练等等业务部门门的文书，得得以各该业业务部门的的最高主管管部门为管管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主主办及会办办部门(一)文

3、书内容容所涉及的的业务主办办部门为该该项文书的的主办部门门，如有涉涉及其他部部门时，其其他部门则则为该项文文书的会办办部门。(二)本企业各各类资料对对外统一报报送的主办办、会办及及提供部门门。 行文第六条 行行文类别(一)函：发布规章章或临时性性规定及对对机关团体体、公司行行号、私人人或关系企企业各公司司间及公司司内各部门门间行文使使用。(二二)公告：就主管业业务向公众众或特定对对象宣布时时使用。(三)便函函：关系企企业各公司司、部门间间或公司内内各部门间间业务接洽洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格

4、式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行行文名义、署署名及印信信借用(一)对关关系企业外外机构行文文的名义、署署名及用印印规定如下下：1.以以公司名义义由董事长长署名盖董董事长职章章：属政策策性或影响响公司重大大权益的行行文。2.以公司名名义由总经经理署名盖盖总经理职职章：对政政府各部、会会、局、署署及其所属属一级、二二级机构或或省政府、市市政府及其其所属一级级机构等之之行文。33.以公司司名义由总总经理署名名、盖总经经理职衔签签

5、字章。对省政府府、市政府府所属二级级机构等的的行文。对当地市市、县政府府及其所属属一级机构构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权

6、责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文

7、以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行行文的判行行权限(一)以董董事长署名名行文者，应应送总管理理处总经理理室转呈董董事长判行行。(二)以总经理理署名行文文者，除总总管理处各各部室、中中心代表各各公司对外外行文得由由经理(主主任)判行行者外，应应送各公司司总经理室

8、室转呈总经经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处处理程式. 通则则第九条 文文书分类(一)机密密类：具有有专利性、独独特技术性性的资料及及特定列管管的业务机机密文件，应应依

9、本规定定第八章规规定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收收发文登记记单(一)第一一联为收(发)文登登记单，收收发人员按按流水号码码顺序装订订存查。(二)第二二联为催办办单，于送送经办部门门签收文件件后，收发发人员收回回，按处理理期限或待待复日期之之先后次序序整理，按按日核对催催办。(三三)第三联联为主管催催办单，经经办部门

10、主主管于交办办文件后留留存，按处处理期限或或待复日期期之先后整整理，以备备随时稽催催督导用。(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号的的制定管理理(一)对外外行文的字字号1.公公司：X1X22(X33)总字第第号。X1X22为公司简简称；X3为地区区别，不需需分地区者者省略；为为公司收(发)文流流水号。22.事业部部(含直属属部门)：X1XX2(XX3)XX4字第第号(X4为事业业部或直属属部门代字字，由各公公司总经理理室制定管管理)。33.营业

11、部部门：由各各公司总经经理室制定定。(二)对关系企企业行文的的字号1.由各公司司总经理室室统一制定定管理。22.总管理理处各部、室室、中心由由总管理处处总经理室室统一制定定管理。(三)收发发文编号11.由文书书管理部门门按年份依依流水号码码一文一号号编列。业务接洽洽便函另另行编定，亦亦采流水号号码一文一一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。.与外界界来往文件件第十二条 收文(一)登记记、分文来来文由收发发人员拆封封后，于收(发)文登记单单登记收收文编号、收收文日期、来来文者、来来文字号、来

12、来文日期、附附件及摘要要后，送分分文人员依依其性质判判定文书类类别、经办办部门，再再由收发人人员分发。(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件

13、处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，

14、将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条 主动发文文(一)拟稿稿、登记经经办人以公公文稿笺拟拟妥文稿，检检附收(发)文登登记单一一式五联，填填写受文者者、类别、经经办部门、内内容摘要、附附件、经办办人姓名、预预定保存年年限及销案案或待

15、复期期限等栏，呈呈部门主管管会核稿人人员经判行行，送收发发人员编号号，转打字字、校对后后，送交文文书管理部部门收发人人员。(二二)发文处处理收发人人员收到发发文文件、原原稿收(发)文登登记单(一式五联联)，即将将发文文件件及原稿送送请监印人人员用印。文文件封发投投邮后，登登记单第一一联依收发发文编号的的流水号装装订；无须须待复文件件，第二、三三联即予销销案，如须须待复者，第第二联由收收发人员暂暂存，第三三联送经办办部门主管管，均依待待复日期的的先后整理理以备稽催催；第四、五五联连同发发文原稿及及底本依其其类别编写写档号，将将档号及销销案日期填填记于第一一联后，第第四联交还还经办人存存查，第五五

16、联连同发发文原稿、底底本归档。第十四条 外界复文文的处理收发人员及及文书经办办部门收到到外界复文文，除按收收文程序处处理外，收收发人员应应抽出原发发文的第二二联销案，将将销案日期期转记原发发文的第一一联，并将将收文日期期及字号转转记于原发发文后归档档的第五联联，经办部部门接到复复文时，主主管应抽出出原发文的的第三联销销案，经办办人应于原原发文的第第四联填记记收文日期期及字号。.关系企企业来往文文件第十五条 行文方式式(一)正式式以公文用用纸或油印印函件行文文者，依本本章的规定定处理。一一般性的规规定、通知知、公告等等函件无需需复文时，发发文部门仍仍办理发文文手续，受受文部门则则依下列方方式处理

17、：1.主管管部门对其其直辖部门门行文时，受受文部门免免办收文手手续。2.总管理处处各部、室室、中心及及各公司相相互行文，由由受文公司司总经理室室或部、室室、中心文文书管理部部门办理收收文，其转转交所属部部门时，所所属部门免免办收文手手续。3.受文部门门依前二项项的规定免免办收文者者仍应处理理呈核后依依收文日期期先后顺序序归档。(二)以业务接洽洽便函行行文者，依依第十六条条规定办理理。(三)各类文书书的行文，应应就组织层层级需要数数量一次印印发，避免免逐级转文文重印延误误时效。第十六条 业务接洽洽便函之处处理(一)发文文经办人发发文时，应应将接洽内内容列记于于业务接接洽便函第一联，并并填记文书书

18、类别、受受文者、待待复期限、附附件等各栏栏，呈请主主管判行后后另依式填填写三联连连同第一联联呈主管主主管签署，一一并送收发发人员编号号并记载于于收(发发)文编号号登记表再送监印印人员用印印后，由收收发人员将将业务接接洽便函第二、三三、四联送送交受文部部门，第一一联则依待待复日期之之先后整理理以备稽催催。(二)收文受文文部门的收收发人员收收到业务务接洽便函函第二、三三、四联，于于便函上填填记收文时时间、编定定收文号码码并记载收(发)文编号登登记表将将便函第二二、三、四四联送呈部部门主管批批定经办人人后，由收收发人员将将二、三联联交由经办办人承办，第第四联经经经办人签收收后由收发发人员按发发文部门

19、要要求的待复复日期先后后整理，以以备稽催。(三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定

20、保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处处理方式第十七条 文书结构构(一)公告告：以主主旨依依据公公告事项三段式斟斟酌运用。(二)函、签呈：以主旨、说明、办法、请求、拟办或建议三段式斟酌运用。(三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。(四)采用语体文以达到简、浅、明、确的要求，可用表格处理的尽量利用表格。第十八条 信函处理理(一)指名名营业、工工务、资材材及采购人人员收受的的信函由信信封上的记

21、记载可认为为公务文书书者，应视视同公务文文书拆封，如如系私事，再再予发还；未能办认认为公务文文书的信函函，经其本本人拆封后后如系公务务文书，应应交收发人人员依本规规则处理。(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理理(一)经办办人因特殊殊案件的处处理，需签签请主管核核示时，以以签呈用纸纸缮写一份份行之，签签呈经核决决并依示办办妥后应依依类别归档档。(二)经办人签签拟后层呈呈主管核示示，如需呈呈转经(副副)理级以以上主管核核示者(各各公司经理理室、总经经理室以及及总管理处处各部、室室、中心为为呈总经理理或董事长长核示者)则于厂(处)长(

22、部、室主主管)签示示后，由厂厂(处)、部部(室)收收发人员登登记于签签呈事务备备查表转转呈经(副副)理以上上主管(各各公司经理理室、总经经理室及总总管理处为为总经理或或董事长)核示，于于核示后由由厂(处)部(室)收发人员员转记批批示情形形，呈送厂厂(处)长长(部室主主管)核阅阅后，交由由经办人依依示办理，但但与会办部部门有关者者应复印分分送会办部部门协同处处理或备查查。经办人人办妥后，将将签呈交由由厂(处)、部(室室)收发人人员编定档档号填记于于签呈及签呈事务务备查表后，签呈呈依其类别别归档。签签呈内容不不宜为公众众周知者，应应指定专人人专案签办办。第二十条 合约处理理(一)订立立或修改合合约

23、时，经经办部门拟拟稿后判行行前，应将将文稿转送送总管理处处法律事务务室核稿。判判行后依业业务需要份份数送请缮缮打、校对对、用印。(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。第二十一条条 副本及及图书处理理副本视同正正式文书，应应依规定处处理、归档档；各类图图书应指定定部门集中中管理。第二十二条条 电报处处理电报视同文文书，依本本规则办理理。第二十三条条 文书处处理要点(一)经办办文书遇有有关

24、系重大大足以影响响公司权益益之重要文文件，应将将正本妥为为保藏，每每有应用均均以副本或或影本层呈呈处理。(二)为利利文书处理理并达分层层负责目的的，经办人人应就内容容要点签拟拟意见或选选稿随来文文呈部门主主管核阅批批办，各主主管人员应应对文案注注意见，避避免只签名名而无意见见。(三)经办、会会稿、核稿稿等人员之之答名，应应清晰可辨辨，不得潦潦草难认。(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。第二十四条条 文件处处理期限(一)收发发人员收文文时，原则则上应随到到随送，不不得积压，最最迟应于文文到一小时时送交有关关人员。(二)分文文人员的分分文

25、时期，由由各公司视视其收文数数量自行订订定。(三三)经办人人员的处理理期限。11.速件、电电报、机密密文件等应应随到随办办，于文到到一日内处处理完毕为为原则。2.一般般案件由部部门主管斟斟酌经办人人的工作量量，指定处处理期限，一一般以文到到三日内处处理完毕为为原则。33.来文定定有答复期期限者，应应尽力于来来文所定期期限内处理理完毕。44.计划、试试验、研究究、开发、规规章修订、测测定、搜集集资料等特特殊案件部部门主管应应斟酌实际际需要分别别规定其处处理期限。5.监印人员原则上于当天完成用印。6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。第

26、二十五条条 文件稽稽催(一)经办办人如未能能如期办妥妥文件，应应于处理期期限届满前前，经请示示部门主管管同意后，以以口头通知知文书收发发人员更改改处理期限限。(二)收发人员员应按日检检查催办联联，到期未未见办妥销销案者，应应先以口头头通知经办办部门主管管，如再俟俟一天仍不不见办妥销销案者，应应即以文文书催办单单一式二二联，送经经办部门主主管交由经经办人填注注拟完成成日期及及迟延原原因经主主管批核后后，经办部部门自存一一份，一份份送还收发发人员继续续依期稽催催，收发人人员应随时时将稽催情情形记录于于稽催联。第二十六条条 发送方方式文书发送方方式分为专专送、邮寄寄(平信、限限时、挂号号、航空)电报

27、(寻寻常、加急急、书信、打打字)及集集运等，经经办人应于于文书底稿稿上注明。第二十七条条 文件递递送(一)呈阅阅文件的递递送方式文文件呈阅、呈呈判、会办办时，如为为普通案件件以浅灰色色卷宗递送送，如系机机密，紧急急或A类案案件，则以以桔红色卷卷宗递送。(二)部门间文件的递送1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入内部信封予以递送，内部信封仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。3.各公司于

28、各办公地区应设一文件寄送中心，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。4.收发人员将文件递交寄送中心后，寄送中心人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的寄送中心登记转送。 6.总公司各寄送中心的文件袋，需于下午五时

29、前送交总管理处总务部门统一运寄。7.原则上文件应随到随送，不得积压，寄送中心人员须于每日上午上班后30分钟内将文件袋内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信.印信种种类第二十八条条 种类(一)公章章：各公司司向主管机机构登记之之公司印鉴鉴及特定业业务专用之之公司印信信。(二)职章：ZK(1.董事事长、各公公司总经理理刻有公司司名衔及职职别的印信信。2.刻刻有职别及及特定业务务专用的主主管印信。(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。(五)校对章、骑缝章、附件章：刻

30、有公司名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。第二十九条条 印信的的资料及形形式所有印信均均为圆形橡橡皮质。.印信使使用第三十条 监印人员员(一)各公公司公章及及董事长职职章之监印印人员应签签请本企业业董事长核核定后任用用。(二)特定业务务专用的图图记及董事事长职章、公公章、总经经理职章之之监印人员员应签请各各公司总经经理核定后后任用。(三)各部部门主管的的职衔签字字章及部门门章由各部部门主管指指定监印人人员。(四四)监印人人员不在时时，应由代代理人代为为监印，代代理人的任任用应依前前三款的规规定签准或或指派。第三十一条条 印信盖盖用(一)行文文时应依第第八条的规规定判行送送请监印人人员依第七

31、七条的规定定于函件、文文稿及底本本上用印。(二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具盖用印信申请单一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于盖用印信申请单正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。第三十二条条 印色使使用公章、职章章以红色印印泥或红色色打印水用用印的。.印信管管理第三十三条条 印信的的核定及制制发部门(一)公章章、董事长长及各公司司总经理之之职章及职职衔签字章章均经总管管理处董事事长核定，由由总管理处处总经理室室为管理部部门统一制制发。(二二)总管理理处各部、室室、中心的的部门章或或特定业务务之主管职职章经各部部(室)经经理(主任任)核定，由

32、由总管理处处总经理室室为管理部部门统一制制发。(三三)各事业业部经理、厂厂(处)长长的职衔签签字章、特特定业务之之主管职章章及各部门门的部门章章经各公司司总经理核核定由各公公司总经理理室为管理理部门统一一制发。第三十四条条 印信登登记业务主办部部门需用特特定印信或或业务专用用印信向有有关主管机机构报备时时，该印信信的登记、更更换、撤销销等的手续续，均由该该主办部门门办理。第三十五条条 印信申申请(一)印信信制发的申申请因业务务需要或组组织变更，由由主办部门门填具请请(制)发发印信申请请表一份份，送会印印信管理部部门依本规规则第三十十三条的规规定呈请核核定后由管管理部门制制发。（二二)印信换换发

33、的申请请1.印信信的印文磨磨损申请换换发时，由由监印人员员填具请请(换)发发印信申请请表一份份，于备注注栏拓具印印模，叙明明制发日期期，送会印印信管理部部门依本规规定第三十十三条规定定呈请核定定后由管理理部门换发发。2.原原有废旧印印信应于换换发的印信信收到后一一周内，由由监印人员员依本规则则第三十六六条的规定定办理。(三)印信信补发的申申请1.印印信毁损或或遗失时，监监印人员除除向该印信信登记机构构报备并依依法公告作作废外，应应填具请请(补)发发印信申请请表一份份，于备注注栏叙明原原印的种类类、字体、制制发日期、毁毁损或遗失失经过及失失职人员的的议处，并并会印信管管理部门依依本规则第第三十三

34、条条规定呈经经核定后，由由管理部门门补发。22.补发印印信的文字字体应有异异于原印信信，以资区区别。3.遗失的印印信寻获时时，应即交交由监印人人员于二日日内依本规规定第三十十六条规定定办理。(四)印信信增刊的申申请1.一一种印信以以制发一枚枚为原则，但但如因业务务需要或受受地区限制制需增刊者者，由业务务主办部门门依本条第第一款规则则申请。22.增刊的的印信应由由管理部门门斟酌实情情设法加以以区别。第三十六章章 印信缴缴销(一)废旧旧、撤销或或遗失寻获获的印信，应应由监印人人员填具缴销印信信申请表一份，送送会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条之规定呈呈经核定后后，检具缴缴销之印信信，送缴管管

35、理部门撤撤销。(二二)印信管管理部门收收到缴销的的印信，即即斟酌实情情予以保存存或截角注注销。第三十七条条 印信管管理(一)各种种印信由各各监印人员员负责保管管，如有遗遗失或误用用情事由监监印人员负负完全责任任。(二)印信管理理部门应指指定专人负负责印信之之制发、换换发、补发发、稽查等等管理工作作，并设立立印信登登记表拓拓具印模、样样本，依序序装订成册册，以利管管理。(三三)印信不不固定换发发年限，印印信管理人人员每年至至少应稽查查一次。(四)主管管、监印人人员或印信信管理人员员交接时，应应拓具印模模样本列册册专案移交交，并报送送印信管理理部门。 档案管管理.管理部部门第三十八条条 管理部部门

36、(一)文书书结案后，原原稿由各文文书管理部部门归档，经经办部门视视实际需要要留存影本本。如为特特殊案件因因业务处理理需要，原原搞须由经经办部门保保管者，应应经文书管管理部门主主管同意后后妥为保存存，文书管管理部门以以影本归档档，原稿用用毕后仍应应送文书管管理部门归归档并换回回影本。(二)各公公司档卷分分类目录及及编号原则则，由各公公司总经理理室或事业业部经理室室统一制定定管理；总总管理处各各部、室、中中心则由各各部门自行行编定报送送总管理处处总经理室室。.整理与与分类第三十九条条 文件点点收文件结案移移送归档时时，依如下下原则点收收：(一)检查文件件的本文及及附件是否否完整，如如有短少，应应即

37、追查归归入。(二二)文件如如经抽存者者，应有管管理部门主主管的签认认。(三)文件的处处理手续是是否完备，如如有遗漏，应应即退回经经办部门补补办。(四四)与本案案无关的文文件或不应应随案归档档的文件，应应即退回经经办部门。(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第四十条 文件整理理点收文件后后，应依下下列方式整整理：(一一)中文直直写文件以以右方装订订为原则，中中文横写或或外文文件件则以左方方装订为原原则。(二二)右方装装订文件及及其附件均均应对准右右上角，左左方装订则则对准左上上角理齐钉钉牢。(三三)文件如如有皱折、破破损、参差差不齐等情情形，

38、应先先整补，裁裁切折叠，使使其整齐划划一。第四十一条条 档案分分类(一) 档档案分类应应视案件内内容、部门门组织、业业务项目等等因素，按按部门、大大类、小类类三级分类类。先以部部门别区分分，部门别别之后依案案件性质分分为若干大大类，再在在同类中依依序分为若若干小类。(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级细类。如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。(三)同一小类(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设卷次编号，以便查考。(四)每一档夹封面内页应设目次表，案件归档

39、时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。(五)档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条条 档案名名称及编号号(一)档案案各级分类类应赋予一一名称，其其名称应简简明扼要，以以能充分表表示档案内内容性质为为原则，且且有一定范范畴，不宜宜笼统含混混。(二)各级分类类、卷次及及目次的编编号，均以以十进阿拉拉伯数字表表示；其位位数使用视视案件多寡寡及增长情情形而斟酌酌决定。(三)档案案分类各级级名称经确确定后，应应编制档档案分类编编号表，即即将所有分分类各级名名称及其代代表

40、数字编编号，用一一定顺序依依次排列，以以便查阅。(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第四十三条条 档号编编定(一)案件件如系新案案，应就档案分类类编号表，查明该该案件所属属类别及其其卷次、目目次顺序编编列档号。(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页

41、的左上角；左方装订者则填写于右上角。.归档与与档案清理理第四十四条条 保存期期限(一)归档档文件，应应依目次号号顺序以活活页方式装装订于相关关类别的档档夹内，并并视实际需需要使用见出纸注明目次次号码，以以便翻阅。(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第四十五条条 保存期期限文件保存期期限除政府府有关法令令或本企业业其他规章章特定者外外，依下列列规定办理理：(一)永久保存存：1.公公司章程；2.股东东名簿；33.组织规规程及办事事细则；44.董事会会及股东会会纪录；55.财务报报表；6.政府机关关核准文件件；7.不不动产所有有权状及其其他债权凭凭证；8.工程设计计图；9

42、.其他经核核定须永久久保存的文文书。(二二)10年年保存：11.预算、决决算书类；2.会计计凭证；33.事业计计划资料；4.其他他经核定须须保存100年的文书书。(三)5年保存存：1.期期满或解除除之合约；2.其他他经核定保保存5年的的文书。(四)1年年保存：结结案后无长长期保存必必要者。(五)规章章由规章管管理部门永永久保存，使使用部门视视其有效期期间予以保保存。第四十六条条 档卷清清理(一)管档档人员应随随时拂拭档档案架，维维护档案清清洁，以防防虫蛀腐朽朽。每年年年度更换时时，依第四四十五条的的规定清理理一次，已已届保存期期限者，得得予销毁，销销毁前应造造册呈总经经理核准，必必要时向主主管

43、官署报报备，并于于目次表之之附注栏内内注明销毁毁日期。(二)保管管期限届满满的文件中中，部分经经核定仍有有保存参考考价值者，管管档人员应应将收(发)文登登记单第第五联附注注在其保留留文件上，并并在第五联联上注明部部分销毁之之日期。.调卷第四十七条条 调卷程程序(一)各部部门经办人人员因业务务需要需调调阅档案时时，应填具具调卷单单经其部部门主管(科长以上上)核准后后持向管档档人员调阅阅。(二)管档人员员接到调调卷单经经核查后，取取出该项档档案，并于于调卷单单上填注注借出日期期，将档案案交与调卷卷人员。调卷单则依预定定归还日期期之先后整整理，以备备稽催。(三)于档档案室当场场借阅者，得得免填调调卷

44、单。(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。第四十八条条 调卷管管理(一)调调卷单以以一单一案案为原则，借借阅时间最最长以一周周为限，如如有特殊情情形欲延长长调阅期限限时，应按按调阅程序序重新办理理。(二)调卷人员员对于所调调案件，不不得抽换增增损，如有有拆开必要要时，亦须须报明原因因，请管档档人员负二二责处理。(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文文件第四十

45、九条条 范围(一)生产产设备设计计图：具有有专利性与与独特性之之机械设计计图，以及及生产设备备布置图。(二) 技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。(三) 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。(四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。第五十条 保管部门门(一)外来来机密文件件应以各公公司总经理理室为保管管部门；经经各公司总总经理核准准得于事业业部、研究究所或工厂厂所在地保保存者，应应以事业部部经理室、研研究所所长

46、长室、驻厂厂经(副)理室或总总经理指定定之部门为为保管部门门。(二)属技术、开开发、工务务、营业等等部门自行行建立之专专业性机密密文件，应应以各事业业部经理室室或厂区文文书管理部部门为保管管部门。(三)总管管理处各部部、室、中中心之机密密文件，属属各该部门门承办之专专责性质者者，应以各各该部、室室、中心为为保管部门门。(四)各保管部部门应指定定专人经各各公司总经经理核定(总管理处处由总经理理核定)，负负责机密文文件收发、登登记及归档档等事务。第五十一条条 外来机机密文件处处理(一)外来来机密文件件由代表公公司取得该该文件的人人员径送该该公司总经经理室机密密文件保管管人员，以以收(发发)文登记记单一式式五联登记记，呈请总总经理核派派经办人(主办人)及指定处处理期限后后，其分文文、经办、复复文或主动动发文均依依第四章之之规定流程程处理。唯唯其递送均均应亲自为为之，不得得假手他人人。(二)若文件内内容影响公公司权益重重大时，保保管人员于于文件分类类办理时，应应以影本为为之，原文文件由保管管人员妥藏藏。(三)主办人于于文件处理理期间，需