某某公司文件管理程序18308.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 文件管理程序1 目的的范围 对对质量、环环境及OHS管理体系系所形成的的文件予以以控制，确确保在使用用场所能及及时得到适适用文件的的有效版本。本本程序适用用于与质量量、环境及及OHS体系所有有文件的管管理。2 职 责21总裁裁办负责全全公司范围围内所有文文件资料的的具体控制制、监督和和检查。22总工工室负责全全公司范围围内所有技技术性文件件资料的具具体控制、监监督和检查查。23各单单位办公室室负责本单单位所有部部门使用文文件资料的的具体控制制、监督和和检查

2、及其其充分性和和适宜性的的评审工作。24各单单位下级部部门文件资资料管理员员负责本部部门所有使使用文件资资料的管理理工作。25外来来各种与质质量、环境境及OHS体系运行行要求有关关的政策性性、标准性性文件及相相关法律法法规，管理理性的由品控中中心负责管管理，技术术性的由总总工室负责责管理。3工作程序序31文件件的分类3111质量、环环境及OHS管理手册册：包括方方针和目标标指标。3122程序文件件3133三级文件件1)管理性性文件：包包括岗位责责任制、管管理方案、各各种运行控控制与管理理规定、办办法等。2)技术性性文件： aa)标准(质量标准准、检验标标准、王艺艺标准等)； bb)配方(冰淇淋

3、、液液体奶、奶奶粉系列产产品的配方方)； cc)其它(如作业指指导书、工工艺操作规规程、设备备操作规程程等)。3144 有效外来来文件 11)国家及上上级机关颁颁发的有关关法律法规规、法令、政政策等文件件； 22)本行业可可直接引用用或执行的的规范、规规则、技术术标准等。32文件件的编号 公公司范围内内产生的所所有体系文文件都应进进行编号，编编号方法具具体执行文文件资料编编号规定趴趴33文件件的编写、审审核与审批批 公公司范围内内产生的所所有文件在在发布前都都应进行审审批，未经经审批的文文件无效。若若审批人不不在时，需需以书面形式式授权他人人审批。3311质量、环环境及OHS管理手册册由品控中

4、中心负责组组织编写，管管理者代表表审核，总总裁批准。3322公司级程程序文件由由品控中心心负责组织织编写，各各主管单位位或部门负负责人审核核，管理者者代表批准准。3333各单位的的程序文件件由各单位位负责组织织编写，各各主管领导导审核，第第一负责人人批准。3344与质量、环环境及OHS体系有关关的管理性性文件由产产生部门负负责组织编编写并由其其负责人批批准。3355各单位第第一负责人人岗位责责任制由由总裁批准准，其他公公司级的岗岗位责任制制由各单单位第一负负责人批准，各各部门产生生的岗位位责任制由由相关领导导批准。3366与质量、环环境及OHS体系有关关的技术性性文件由产产生部门负负责组织编编

5、写；质量量标准、配配方等技术术性文件由产产生部门负负责人审核核，总工程程师审批；作业指导导书、工艺艺操作规程程等技术性性文件由各各单位(技术)品保部部负责人审审批；设备备操作规程程等由各单单位设备部部负责人审审批。3377所产生的的文件必须须在文件最最后一页的的最下方注注明产生部部门、起草草人、审核核人、批准准人、生效效日期等。当文文件汇编成成册进行发发布时，在在文件封面面最下方注注明以上内内容。34文件件的发放3411各类文件件在发放前前，均由产产生部门填填写文件件处理单，确确定发放范范围及文件件适宜性，经经部门主管领导审核核，第一负负责批准后后，依据其其发放范围围办理发放放手续，并并在发文

6、文登记表中中详细记录录(如无审核人可可直接审批批)。3422与体系有有关的管理理性文件，公公司级文件件由发放单单位统计具具体使用部部门所需的的文件数量量，然后发发放至各单位位办公室，再再由各单位位办公室将将文件逐级级发放；各各单位下级级部门产生生的文件由由各部门自自行发放，并报本本单位办公公室备案。3433需保密的的技术性文文件(如配方等)，由各产产生部门确确定发放范范围后自行行发放，不不需中间转转发环节，也不需给各各单位办公公室备案。3444总裁办负负责公司级级手册及程程序文件的的发放，各各单位负责责本单位程程序文件的的发放(程序文件件以每个程序为一一个独立单单位)。3455各单位的的程序文

7、件件须报总裁裁办、总工工室、品控控管理中心心进行备案案。3466文件发放放后，总裁裁办建立全全公司的管管理性文件件的受控控文件资料料清单；总工室建建立全公司司技术性性文件的的受控文文件和资料料清单，各各单位或部部门建立本本单位或部部门的受受控文件和和资料清单单趴35 文件的受受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类。与与体系运行行紧密相关关的文件为为受控文件件，须在文文件上加 盖“受受控”印章，并并注明发文文号。 366文件的更更改 文文件更改时时由文件更更改提出人人填写文文件更改申申请(通知)单，说说明更改原原因，由原原文件审批批人 批准后后，由产生生部门文件件资料管理理员按发放放范围发给

8、给文件持有有者或持有有部门。文文件持有者者或持有部部门 根据文文件更改申申请(通知)单的要要求对文件件进行更改改，具体执执行文件件资料控制制具体实施施办法趴 377文件的换换版、作废废与销毁 若若文件需换换版时，可可由文件产产生部门文文件资料管管理员填写写文件更更改申请(通知)单，经经审批后 按原发发放范围发发放到各使使用部门(与文件更更改履行同同样手续)，并在受受控文件和和资料清单单上进行行标 注。文文件发放部部门负责将将发放范围围内所有作作废文件及及时撤出使使用场所，并并由原文件件产生部门门统一销毁毁， 原文件件附属的相相应文件件更改申请请(通知)单、文文件外理单单随文作作废。作废废的文件

9、只只填写文文件 外理单单(文件外外理单由由发文单位位留存，无无需向各单单位发放)，填写时时审批人应应为文件产产生部门负负责 人。换换版的文件件在编号后后加注版本本号，具体体执行文文件资料控控制具体实实施办法趴趴 388 文件的评评审 3881 总裁办负负责全公司司范围内所所有管理性性文件资料料充分性和和适宜性的的评审工作作。 3882总王室负负责全公司司范围内所所有技术性性文件资料料充分性和和适宜性的的评审工作作。 3883 品控中心心和总工室室每年对全全公司范围围内的管理理性和技术术性文件进进行一次评评审，并填填写文件件资 料评审审单，并并报总裁办办备案。 399文件的保保存、借阅阅与复制

10、3991文件的保保存 aa)文件都必必须分类存存放在干燥燥通风、安安全的地方方； bb)各单位产产生的文件件由各自的的文件资料料管理员保保管； cc)总裁办每每季度对各各单位文件件资料管理理情况进行行检查，并并形成检查查记录； dd)任何人不不得在受控控文件上乱乱涂乱改，确确保使用文文件的清晰晰、完整。 3992文件的借借阅、复制制 当当需要借阅阅、复制文文件时，应应填写文文件查(借)阅复制制登记表， 经持有有部门负责责人同意后后方可借阅阅、复制，并并在备注中中明确是借借阅或复制制。 3110文件管理理员职责 31101按照文件件控制程序序及相关的的三级文件件的规定完完成文件的的编制、审审批、

11、发放放、使用、更更改、保存存、 换版、作作废、借阅阅、复制等等全过程的的管理工作作。 31102负责将本本单位收到到的文件资资料及时发发放到使用用场所； 31103负责将作作废的文件件及时从使使用场所撤撤出； 31104负责对本本单位或部部门的文件件资料进行行日常检查查； 31105负责文件件资料管理理的其他工工作。 3111文件持有有者职责 31111负责所接接收文件的的保密工作作，不得随随便外传、复复印，不得得丢失； 31112负责文件件资料的完完整性，并并保证工作作现场能及及时得到并并使用； 31113按目录或或有效页次次检查文件件有无缺页页、废页； 31114负责按照照文件更更改(通知)单的更更改要求对对原文件进进行更改； 31115负责文件件的保管工工作，不得得在文件上上乱写乱画画，保持文文件版面的的干净整洁洁。 4相关关文件 文件件资料控制制具体实施施办法 文件件资料编号号规定 5记 录 文件件处理单 文件件更改申请请(通知)单 发文文登记表 受控控文件和资资料清单 文件件查(借)阅复制制登记表 文件件资料评审审单 起草人人： 闫孟新 审批人：雷永胜 生效时间间：2002820