820080901档案管理制度gba.docx
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1、档案管理制度广州珠江工程建设监理公司档案管理制度目录第一章 档案管理制制度 11第二章 档案综合管管理分类类方案300第三章 档案综合管管理实施施细则344第四章 附则422为加强监理理公司的的档案管管理工作作,更好好地为监监理公司司生产经经营工作作服务,根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定及广州市企业档案工作业务建设规范,特制定本制度。第一章档案管理制制度第一节 工程档档案管理理制度依据【建设设工程文文件归档档整理规规范】(GGB/TT503328-20001)和和项目管管理/监监理信息息管理要要求,制制定本制制度。一、工程项项目管理理公司的的档案管管理工作作由工程程项目管管理公司司负
2、责人人主管,并并由一名名专职或或兼职的的档案员员负责工工程档案案的收集集整理。二、工程项项目管理理公司的的文件和和图纸以以工程项项目为单单位,由由档案员员统一登登记和发发放。三、工程项项目管理理公司的的工程项项目监理理文件的的归档范范围:(一)、需需长期保保存的文文件(标标注表示强强制性归归档工程程资料,未未标注表示一一般性归归档工程程资料):1、房建监监理工程程(1)项项目监理理招标文文件、监监理投标标文件、中中标通知知书、监监理合同同、补充充协议书书(2)工工程项目目监理机机构及负负责人名名单、总总监任命命书、总总监代表表委托书书(3)开开工报告告(4)监监理月报报 (5)项项目监理理协调
3、会会议纪要要、专题题会议纪纪要(6)工工程开工工/复工工报审表表GD2220220011(7)监监理工程程师通知知回复单单GD2220220066(8)监监理工程程师通知知单GD2220220111(9)监监理工作作联系单单GD2220220177(10)地基与与基础分分部验收收记录及及纪要GD2250002(11)桩基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(12)地下结结构分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(13)主体分分部验收收记录及及纪要GD2250002(14)钢结构构分部验验收记录录及纪要要GD2250002(15)建筑屋屋面分部部验收记记录及纪纪要GD2250002
4、(16)幕墙分分部验收收记录及及纪要GD2250002(17)建筑装装饰装修修分部验验收记录录及纪要要GD2250002(18)给排水水分部验验收记录录及纪要要GD2250002(19)建筑电电气分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(20)通风空空调分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(21)建筑智智能分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(22)电梯分分部验收收记录及及纪要GD2250002(23)单位(子单位位)工程程验收记记录及纪纪要(GGD30014)(24)质量评评估报告告GD330044、市政政监-26(25)安全评评价书(26)竣工验验收报告告(GDD30115)
5、(27)工程项项目监理理工作总总结报告告(28)竣工验验收备案案表(GGD30017)(29)建设工工程施工工质量验验收监督督意见书书(30)工程竣竣工结算算书汇总总表(提提供经第第三方审审核的结结果)(31)监理业业务手册册(工程程竣工后后由项目目项目管管理公司司交业主主填写监监理工作作评价,交交档案室室保管)(32)施施工许可可证(33)施施工合同同(包含含建筑面面积、高高度、基基坑深度度、钢结结构工程程用钢量量、幕墙墙面积及及幕墙高高度内容容的施工工合同)(34)施施工单位位中标通通知书(钢钢结构工工程及幕幕墙工程程)(35)工工程量清清单(钢钢结构工工程用钢钢量)(36)图图纸(包包含
6、建筑筑面积、高高度、基基坑深度度、钢结结构工程程用钢量量、钢结结构跨度度、悬臂臂长度、幕幕墙面积积及幕墙墙高度内内容的图图纸)2、市政监监理工程程:(1)项项目监理理招标文文件、监监理投标标文件、中中标通知知书、监监理合同同、补充充协议书书(2)工工程项目目监理机机构及负负责人名名单、总总监任命命书、总总监代表表委托书书(3)开开工报告告(4)监监理月报报 (5)项项目监理理协调会会议纪要要、专题题会议纪纪要(6)工工程开工工/复工工报审表表市政监监-11(7)监监理工程程师通知知回复单单市政监监-66(8)监监理工程程师通知知单市政监监-111(9)监监理工作作联系单单市政监监-117(10
7、)地基与与基础分分部验收收记录及及纪要GD2250002(11)桩基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(12)软基处处理分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(13)单位(子单位位)工程程验收记记录及纪纪要(GGD30014)(14)工程质质量评估估报告(含含质量等等级评定定附表)市政监-26(15)安全评评价书(16)交工证证书(17)竣工报报告(含含质量等等级评定定附表)市政施管-4(18)工程竣竣工验收收报告市政备备-11(19)工程项项目监理理工作总总结报告告(20)竣工验验收备案案表市政备备-33(21)建设工工程施工工质量验验收监督督意见书书(22)建筑工工程验收收
8、意见书书(23)竣工结结算审核核意见书书(提供供经第三三方审核核的结果果)市政监监25(24) 监理理业务手手册(工工程竣工工后由项项目项目目管理公公司交业业主填写写监理工工作评价价,交档档案室保保管)(25)施施工许可可证(二)、短短期保存存的文件件1、监理理规划2、监理理实施细细则3、监理工工作运行行记录四、工程项项目管理理公司的的工程项项目管理理文件的的归档范范围:1、房建代代建工程程(长期期)(1)立立项申请请报告及及批复(2)可可行性研研究报告告(项目目投资建建议书)及及批复(3)环环境影响响报告书书或报告告表或登登记表(4)固固定资产产投资项项目年度度计划(5)建建设用地地批准书书
9、(6)国国有土地地使用证证及附图图(7)拆拆迁补偿偿安置协协议(8)建建设用地地规划许许可证(9)初初步设计计方案批批复意见见(10)施工图图审查合合格证(及及备案)(11)有关行行政主管管部门(人人防、环环保、消消防、文文物等)批批准文件件或协议议(12)项目管管理服务务合同及及中标通通知书(13)勘察设设计承包包合同及及中标通通知书(14)施工承承包合同同及中标标通知书书(15)监理委委托合同同及中标标通知书书(16)建设工工程规划划许可证证(17)建设工工程报建建审核书书(18)建设工工程施工工许可证证(19)工程质质量、安安全监督督登记表表(20)各责任任主体及及分包单单位资质质文件(
10、21)电梯安安装工程程监督登登记表(22)工程质质量验收收申请表表(23)工程质质量评估估报告(24)勘察文文件质量量检查报报告(25)设计文文件质量量检查报报告(26)单位工工程施工工安全评评价书(27)电梯安安装分部部质量验验收登记记表(28)消防验验收文件件或准许许认可使使用文件件(29)燃气工工程验收收文件(30)房屋建建筑工程程质量保保修书(31)商品住住宅住住宅质量量保证书书和住住宅使用用说明书书(32)单位(子子单位)工工程质量量验收记记录、纪纪要(33)建设工工程质量量监督验验收意见见书(34)建设工工程规划划验收认认可文件件(35)环保验验收文件件或准许许认可使使用文件件(3
11、6)建设工工程竣工工验收档档案认可可书(37)建设工工程竣工工验收报报告(38)房屋建建筑工程程和市政政基础设设施工程程竣工验验收备案案表(39)汇汇总目录录2、市政代代建工程程(长期期)(1)立立项申请请报告及及批复(2)可可行性研研究报告告(项目目投资建建议书)及及批复(3)环环境质量量报告及及批复(4)建建设用地地批准书书(5)国国有土地地使用证证及附图图(6) 拆迁补补偿安置置协议(7)建建设用地地规划许许可证及及附图(8)有有关行政政主管部部门(人人防、环环保、消消防、文文物等)批批准文件件或协议议(9)初初步设计计方案批批复意见见(10)施工图图审查合合格证(及及备案)(11)项目
12、管管理服务务合同及及中标通通知书(12)勘察设设计承包包合同及及中标通通知书(13)施工承承包合同同及中标标通知书书(14)监理委委托合同同及中标标通知书书(15)建设工工程规划划许可证证(16)建设工工程报建建审核书书(17)建设工工程施工工许可证证(18)工程质质量安全全监督登登记表(19)工程项项目管理理机构及及负责人人名单(20)工程项项目监理理机构及及负责人人名单(21)工程项项目施工工管理机机构及负负责人名名单(22)竣工报报告(含含质量等等级评定定附表)(23)工程质质量评估估报告(含含质量等等级评定定附表)(24)勘察文文件质量量检查报报告(25)设计文文件质量量检查报报告(2
13、6)市政基基础设施施的有关关质量检检测和功功能性试试验资料料(27)质量保保修书(28)单位工工程施工工安全评评价书(29)工程竣竣工验收收报告(30)建设工工程施工工质量验验收意见见书(31)建设工工程规划划验收合合格证(32) 环保保验收文文件(33) 建设设工程竣竣工验收收档案认认可书(34) 竣工工验收备备案表(35) 汇总目目录3、具体内内容按市市档案馆馆【广州州市建筑筑档案编编制指南南(试行行)】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】进进行立卷卷装订。4、工程投投资超过过1.88亿元、住住宅建筑筑面积超超过8万万平方米米以上的的项目按按公司档档案收集集范
14、围收收集整理理,其它它项目由由设计技技术部统统计工程程项目名名目表,根据公公司资质质申报、年年检和经经营这几几方面确确定该类类项目哪哪些项目目需要进进一步收收集,并并返回综综合档案案室执行行。五、归档工工程文件件的质量量要求1、归档的的工程文文件应为为原件,不不可以在在原件上上进行涂涂改;2、工程文文件的内内容及其其深度必必须符合合国家的的技术规规范、标标准和规规程;3、工程文文件的内内容必须须真实、准准确;4、工程文文件应采采用耐久久性强的的书写材材料,如如碳素墨墨水、蓝蓝黑墨水水,不得得使用易易褪色的的书写材材料,如如红丝墨墨水、纯纯蓝墨水水、圆珠珠笔、复复写纸、传传真纸、铅铅笔等。5、工
15、程文文件应文文字清楚楚,图样样清晰,图图表整洁洁,签字字盖章手手续完备备。竣工工资料(分分部工程程验收记记录及纪纪要、单单位工程程竣工验验收记录录及纪要要、竣工工验收报报告)要要提交原原件,竣竣工验收收备案表表没有原原件的必必须加盖盖甲方红红章予以以确认,安安全评价价书可以以提交复复印件。6、工程文文件的文文字材料料幅面尺尺寸规格格为A44幅面,图图纸采用用国家标标准图幅幅。7、工程文文件的立立卷、文文件的排排列、案案卷的编编目和装装订按城城建档案案馆和 【建设设工程文文件归档档整理规规范】的的规定办办法执行行。六、文件归归档的时时间和份份数项目管理/监理部部各专业业人员在在工程完完工后或或调
16、离本本项目前前应将所所管辖的的专业技技术文件件收集整整理后交交档案员员,一般般不超过过一个月月,文件件为一式式一份。七、项目管管理/工工程监理理文件整整理、移移交归档档在工程竣工工后三个个月内,由由工程项项目管理理公司档档案员将将全部工工程项目目管理/工程监监理文件件收集后后按城建建档案馆馆的有关关要求进进行分类类整理、立立卷,并并列出移移交文件件清单,经经工程项项目管理理公司负负责人审审核签认认,并办办理移交交、签收收手续,由由档案室室归档。在工程竣工工后半年年内,应应归档的的强制性性工程资资料因某某种原因因未收集集齐,须须缴纳一一定的保保证金(从从部门当当季度提提成工资资总额中中扣除),最
17、高不超过2万元,最低不超过5千元。一般性工程资料,由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导,分管领导审批送总经理,经总经理批准后方可交综合档案室存放。其他情况经分管领导审批报总经理。欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的,可退还保证金。如超过一年尚未补齐资料的,公司除没收保证金外,并按绩效考核有关规定执行,报总经理批示。八、凡上级级对工程程质量评评定等级级证书以以及奖状状,有关关项目管管理公司司应及时时办理证证书及奖奖状领取取手续,证证书及奖奖状领回回后移交交综合档档案室归归档,工工程获奖奖证书作作为工程程质量统统计凭证证。九、上述各各项材料料的收集集整理应应与工程程
18、进度同同步进行行,分阶阶段及时完完成。项项目管理理公司档档案员每每季度进进行检查查。十、对工程程项目管管理/监监理机构构需向市市城建档档案馆及及建设单单位提交交的工程程项目管管理/监监理文件件资料,由由工程项项目管理理公司资资料员按按【建设设工程文文件归档档整理规规范】(GGB/TT503328-20001)、市市城建档档案馆【广广州市建建筑档案案编制指指南(试试行)】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】的的规定和和要求整整理、装装订及汇汇总,向向市城建建档案馆馆和建设设单位移移交。第二节 文书档档案管理理制度为了加强我我公司文文书档案案的科学学管理,适适应企业业
19、的改革革、开放放和搞活活经济的的需要,更更好地为为我公司司各项工工作服务务,特制制订本办办法。一、文书档档案管理理职能:1、党政工工团档案案是我公公司党、政政、工、团团部门,在在企业的的政治、行行政、经经营工作作活动中中形成的的有保存存价值的的文件材材料。它它包括我我公司的的行政管管理工作作、经营营管理、党党工团管管理工作作。2、文书档档案工作作的主要要任务是是:对公公司的行行政、经经营、党党、团档档案材料料的收集集、整理理、保管管、鉴定定和统计计,为企企业各项项活动提提供利用用。二、文书档档案的归归档范围围:1、行政管管理(1)监理理公司工工作安排排、总结结;(2)机构构设置、人人员任免免、
20、福利利待遇、调调动、退退休;(3)管理理制度、规规定;(4)公司司资质年年审、工工商年检检;(5)大事事记;(6)会议议纪要;(7)评先先材料;(8)职工工名册、合合同考核核、晋升升工资;(9)职工工技术职职称;(10)职职工工伤伤、养老老、待业业保险;(11)防防火安全全检查报报告、总总结。2、经营管管理(1)公司司计划、统统计材料料;(2)公司司工作量量完成情情况;(3)工程程质量统统计表、工工程竣工工验收表表;(4)公司司在建工工程情况况;(5)财务务季报表表、年报报表;(6)工程程预、结结算、招招标、投投标材料料。3、党群工工作(1)党务务工作:向上级党党委的请请示报告告和上级级的批复
21、复;党总支部部改选的的请示报报告与批批复,选选举结果果与批复复。评选先进进党支部部、优秀秀党员材材料;领导班子子调整和和党的干干部任免免报告、批批复、通通知。党代会会会议纪要要、工作作报告等等相关文文件。(2)工、团团工作:工会年度度计划、总总结材料料;各项竞赛赛、评比比、活动动安排、方方案、总总结和上上报材料料、开展展文体活活动文件件;评选先进进集体、先先进工作作者、先先进团支支部、团团员材料料。工会委员员会改选选的请示示报告与与批复,选选举结果果与批复复。工会和员员工代表表大会会会议纪要要、讨论论文件、工工作报告告等相关关文件。三、文书档档案的归归档要求求:1、凡以公公司或公公司党支支部名
22、义义打印行行文及上上报的材材料,均均由公司司行政人人事部专专人负责责做好平平时收集集、积累累、经初初步分类类整理,于于次年四四月份向向综合档档案室移移交归档档。2、移交档档案时必必须填写写移交清清单一式式二份,经经核对清清楚后,双双方在清清单上签签字,各各留一份份存查。3、打印的的文件纸纸张必须须优良,文文字清晰晰,禁止止用圆珠珠笔、铅铅笔起草草和批改改文件。4、归档的的文件应应符合办办文程序序(拟稿稿、签发发、印章章等齐全全)。5、文件和和附件材材料(原原件与复复印件、报报告与批批复、正正文和附附件)一一并归档档。四、文书档档案的管管理:1、按档案案综合管管理有关关规定,公公司党、政政、工、
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