车展流程(河北XX传媒有限公司13年7月)展会策划流程1049631909.docx

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1、展会策划流程【展前阶段】河北XX传传媒有限公公司【20013年007月011日】赵长喜【第第二版】目 录一、提案【项项目选择】3（一）、提提案封面3（二）、提提案前言 / 概要要 【写给领领导看的】4（三）、项项目定位4（四）、整整体策略及及程序【概概述】4（五）、效效果预测及及愿景5（六）、潜潜在风险5（七）、重重要说明5二、立项【项项目确定】6（一）、确确定展会基基本框架6（二）、成成立项目组组，明确人人员，及负负责事务6（三）、前前期准备工工作7（四）、起起草立项策策划书7三、立项策策划书【初初案】8（一）、办办展市场环环境分析：8（二）、展展会名称8（三）、展展会地点9（四）、办办展机

2、构10（五）、办办展时间11（六）、展展品范围11（七）、办办展频率11（八）、展展会规模12（九）、展展会定位12（十）、展展会价格和和展会初步步预算13（十一）、人人员分工、招招展招商和和宣传推广广计划13（十二）、展展会进度计计划、现场场管理计划划和相关活活动计划14（十三）、项项目结算计计划14四、审批【项项目审批】15（一）、立立项策划书书修订15（二）、立立项策划书书递交15（三）、展展会注册登登记15五、调研【项项目论证】16（一）、资资料分析16（二）、客客户调研16（三）、重重新定位16六、可行性性分析报告告【项目分分析】17（一）、市市场环境分分析17（二）、展展会项目生生

3、命力分析析17（三）、展展会执行方方案分析17（四）、招招展招商和和宣传推广广计划评估估18（五）、展展会项目财财务分析18（六）、存存在的问题题19（七）、改改进建议19（八）、努努力的方向向20七、策划案案修订【项项目改进】20（一）、研研讨方案20（二）、订订制策划案案20（三）、展展会潜在风风险预测及及预备案21八、资料的的设计和印印制21（一）、展展会标识设设计21（二）、编编制参展展说明书制制订新闻发发布会讲解解文件21（三）、印印制展会会招展函25（四）、印印制媒体体邀请函25（五）、印印制参展展合同26（六）、其其他相关资资料的印制制30九、展会招招商与宣传传推广31（一）、媒

4、媒体公关31（二）、媒媒体宣传31（三）、新新闻发布会会31（四）、参参展商联络络31（五）、参参展商沟通通31（六）、参参展商沟通通31（七）、签签订合同31（八）与舞舞台搭建、音音响效果、表表演团体、施施工队等签签订协议31十、布展31（一）、舞舞台搭建公公司进场31（二）、现现场展位搭搭建、参展展商进场布布展31一、提案【项项目选择】由相关负责责人提出想想法、意见见或建议，通过会议进行表决，明确是否进行该项目。具体格式如如下：（一）、提提案封面关于 “此此部分内容容保密”车展的策划提案提案部门：河北XX文化传传播有限公公司（项目目三部）讲解人（职职务）：赵赵长喜（PPMP）提案时间：20

5、13年07月01日决议： 通通过 废废止 表决章（二）、提提案前言 / 概要 【写写给领导看看的】前言包括提提案动机、出出发点，提提案构想、提提案主旨、预期效果、是整个提案的内容概要【领导只看完这一页，就能明白你要干什么，目的是什么，就算达到效果了】。（三）、项项目定位1、市场定定位（1）、宏宏观市场分分析【行业业现状、全全国行情、相相关政策】（2）、微微观市场分分析【区域域市场、市市场发展程程度及空间间】（3）、研研究结论【该该项目有没没有价值，能能办几次】2、主办方方、参展商商、消费者者、承办方方定位分析析多方共赢的的出发点，无无非“名”和“利”。【满足各方方的要求，就就知道该举举办什么样

6、样的车展了了。】3、项目差差异性定位位及亮点。本次车展和和以往不同之之处，超越越之处，亮亮点在哪里里。（四）、整整体策略及及程序【概概述】1、总体构构想2、行动策策略3、程序要要点【核心心】4、粗略的的进程表5、初步预预算【估值值，主要针针对前期投投入。】（五）、效效果预测及及愿景1、效果预预测：本次次车展的效效果预期2、项目愿愿景：打造造一个品牌牌系列。（六）、潜潜在风险提案阶段的的的风险因因素，主要要考虑的是是项目的生生命力和持持续盈利能能力，具体体风险因素素本阶段不不用考虑，因因为只是搜搜集资料做做了分析，并没有做市场调研，没有和受众面对面。（七）、重重要说明1、提案要要简明扼要要，直奔

7、主主题，它不不涉及具体体的内容和和详细的步步骤。2、提案有有完整的体体系，需要要科学的态态度和缜密密的思维。3、提案的的最核心价价值是，在在会议室讲讲解给别人人听或看，WWORD格格式用来存存档，PPPT幻灯片片用来讲解解，通常两两份共存。4、提案要要有一个人人去讲解，他他对提案所所有内容及及出发点谙谙熟于心。当当然回答各各式各样的的提问时，有有同部门同同事在旁协协助。【提案阶段段，并没做做过市场调调研，但是是有大量的的资料搜集集、整理、对对比、分析析。】5、幻灯片片的制作水水平，讲解解者的演讲讲能力，对对提案至关关重要。二、立项【项项目确定】（一）、确确定展会基基本框架通过集体会会议，确定定

8、展会基本本内容：（11）、展会名称称：（2）、举办地点：（3）、办展机构：（4）、展品范围：（5）、办展时间：（6）、办展频率：（7）、展会规模：（8）、展会定位：【注意】：策划一个个项目，不不是一个人人可以完成成的，也不不可能出现现一个人独独权，所有有的事都是是他说了算算，有些步步骤和细节节必须讨论论，集思广广益大家说说了算，因因为没有人人是完美的的，没有缺缺点的。【注意】：策划讨论论会，要注注意控制方方向和节奏奏，别走题题，别超时时。（二）、成成立项目组组，明确人人员，及负负责事务 项项目经理(PMP)：项目责任任人，负责责项目的整体体执行；策划主管：负责协调调、沟通整整个小组各各策划人员

9、员的工作，并并全权负责责策划方案案的制定和和修订；执行主管：负责会展展现场执行行阶段，各各部门的协协调、沟通通，对活动动现场全权权负责。策划人员：负责编拟拟会展项目目计划；文案撰写：负责撰写写会展文案案；市场调查：负责进行行市场调查查并编写市市场调查报报告；媒体联络：进行媒体体宣传推广广；美术设计：负责视觉形形象设计；销售人员：负责寻找找活动赞助助商；现场人员：活动现场场各项事务务的执行，及及与参展商商的沟通，突发事件的处理工作。（三）、前前期准备工工作第一步、广广泛的收集集资料，第二步、进进行分类汇汇总第三步、进进行数据对对比分析第四步、执执行方案的的目录【主主体框架】的的建立如果没有主主体

10、框架，没没有目录，工工作就失去去了针对性性和方向，先先有目录和和章节，再再往里添加加具体内容容。回想一下，当当初写毕业业论文的过过程。（四）、起起草立项策策划书 11、 办展展市场环境境分析： 2、 展会会的基本框框架： 3、 展会会价格及初初步预算方方案【简写、有的的人后面才才写】。 4、 展会会工作人员员分工计划划【初步计划划、简写】。 5、 展会会招展计划划【简写、有的的人后面才才写】 6、 展会会招商计划划【简写、有有的人后面面才写】。 7、 展会会宣传推广广计划【简写、有的人后面才才写】。 8、 展会会筹备进度度计划【初步计划划、简写】。 9、 展会会赞助商安排排计划【简写、有有的人

11、后面面才写】。 10、 展展会开幕和和现场管理理计划【简写、有有人后面才才写】。 11、 展展会期间举举办的相关关活动计划划【简写、有有的人后面才才写，前面面不写】12、 展展会结算计计划【初步计划划、简写】。三、立项策策划书所谓展会立立项策划，就就是根据掌掌握的各种种信息，对对即将举办办的展览会会的有关事事宜进行初初步规划，设设计出展览览会的基本本框架，提提出计划举举办的展览览会的初步步规划内容容， 主要要包括：展展会名称和和地点、办办展机构、展展品范围、办办展时间、展展会规模、展展会定位、招招展计划、宣宣传推广和和招商计划划、展会进进度计划现场管理理计划、相相关活动计计划等。（一）、办办展

12、市场环环境分析：包括对展会会展览题材材所在产业业和市场的的情况分析析，对国家家有关法律律、政策的的分析，对对相关展会会的情况的的分析，对对展会举办办地市场的的分析等。（二）、展展会名称 展览会的名名称一般包包括三个方方面的内容容：基本部部分、限定定部分和行行业标识。如如“第933届中国出出口商品交交易会”，如如果按上述述三个内容容对号入座座，则基本本部分是“交交易会”，限限定部分是是“中国”和和“第933届”，行行业标识是是“出口商商品”。 下面分别对对这三个内内容作一些些说明： 1、基本部部分：用来来表明展览览会的性质质和特征，常常用词有：展览会、博博览会、展展销会、交交易会和“节节”等。

13、2、限定部部分：用来来说明展会会举办的时时间、地点点和展会的的性质。 展会举办时时间的表示示办法有三三种：一是是用“届”来来表示。二二是用“年年”来表示示，三是用用“季”来来表示。如如第三届大大连国际服服装节、22003年年广州博览览会、法兰兰克福春季季消费品展展览会等。在在这三种表表达办法里里，用“届届”来去示示最常见，它它强调展会会举办的连连续性。那那些刚举办办的展会一一般用“年年”来表示示。 展会举办的的地点在展展会的名称称里也要有有所体现，如如第三届大大连国际服服装节中的的“大连”。 展会名称里里体现展会会性质的词词主要有“国国际”、“世世界”、“全全国”、“地地区”等。如如第三届大大

14、连国际服服装节中的的“国际”表表明本展会会是一个国国际展。 3、 行业业标识：用用来表明展展览题材和和展品范围围。如第三三届大连国国际服装节节中的“服服装”表明明本展会是是服装产业业的展会。行行业标识通通常是一个个产业的名名称，或者者是一个产产业中的某某一个产品品大类。 （三）、展展会地点 策划选择展展会的举办办地点，包包括两个方方面的内容容：一是展展会在什么么地方举办办，二是展展会在哪个个展馆举办办。 策划选择展展会在什么么地方举办办，就是要要确定展会会在哪个国国家、哪个个省或者是是哪个城市市里举办。 策划选择展展会在哪个个展馆举办办，就是要要选择展会会举办的具具体地点。具具体选择在在哪个展

15、馆馆举办展会会，要结合合展会的展展览题材和和展会定位位而定。另另外，在具具体选择展展馆时，还还要综合考考虑使用该该展馆的成成本的大小小如何、展展期安排是是否符合自自己的要求求以及展馆馆本身的设设施和服务务如何等因因素。 （四）、办办展机构 办展机构是是指负责展展会的组织织、策划、招招展和招商商等事宜的的有关单位位。办展机机构可以是是企业、行行业协会、政政府部门和和新闻媒体体等。 根据各单位位在举办展展览会中的的不同作用用，一个展展览会的办办展机构一一般有以下下几种：主主办单位、承承办单位、协协办单位、支支持单位等等。 主办单位：拥有展会会并对展会会承担主要要法律责任任的办展单单位。主办办单位在

16、法法律上拥有有展会的所所有权。 承办单位：直接负责责展会的策策划、组织织、操作与与管理，并并对展会承承担主要财财务责任的的办展单位位。 协办单位：协助主办办或承办单单位负责展展会的策划划、组织、操操作与管理理，部分地地承担展会会的招展、招招商和宣传传推广工作作的办展单单位。 支持单位：对展会主主办或承办办单位的展展会策划、组组织、操作作与管理，或或者是招展展、招商和和宣传推广广等工作起起支持作用用的办展单单位。 （五）、办办展时间 办展时间是是指展会计计划在什么么时候举办办。办展时时间有三个个方面的含含义：一是是指举办展展的具体开开展日期。二二是指展会会的筹展和和撤展日期期。三是指指展会对观观

17、众开放的的日期。 展览时间的的长短没有有一个统一一的标准，要要视不同的的展会具体体而定。有有些展会的的展览时间间可以很长长，如“世世博会”的的展期长达达几个月甚甚至半年；但对于占占展会绝大大多数的专专业贸易展展来说，展展期一般是是3-5天天为宜。 （六）、展展品范围 展会的展品品范围要根根据展会的的定位、办办展机构的的优劣势和和其他多种种因素来确确定。 根根据展会的的定位，展展品范围可可以包括一一个或者是是几个产业业，或者是是一个产业业中的一个个或几个产产品大类，例例如，“博博览会”和和“交易会会”的展品品范围就很很广，如“广广交会”的的展品范围围就超过110万种，几几乎是无所所不包；而而德国

18、“法法兰克福国国际汽车展展览会”的的展品范围围涉及到的的产业就很很少，就只只有汽车产产业一个。 （七）、办办展频率 办展频率是是指展会是是一年举办办几次还是是几年举办办一次，或或者是不定定期举行。从从目前展览览业的实际际情况看，一一年举办一一次的展会会最多，约约占全部展展会数量的的80，一一年举办两两次和两年年举办一次次的展会也也不少，不不定期举办办的展会已已经是越来来越少了。 办展频率的的确定受展展览题材所所在产业的的特征的制制约。我们们知道，几几乎每个产产业的产品品都有一个个生命周期期，产品的的生命周期期对展会的的办展频率率有重大影影响。 产品的投入入期和成长长期是企业业参屉的黄黄金时期，

19、展展会的办展展频率要牢牢牢抓住这这两个时期期。 （八）、展展会规模 展会规模包包括三个方方面的含义义：一是展展会的展览览面积是多多少，二是是参展单位位的数量是是多少，三三是参观展展会的观众众有多少。在在策划举办办一个展会会时，对这这三个方面面都要作出出预测和规规划。 在规划展会会规模时，要要充分考虑虑产业的特特征。展会会规模的大大小还会受受到会观众众数量和质质量的限制制。 （九）、展展会定位 通俗地讲，展展会定位就就是要清晰晰地告诉参参展企业和和观众本展展会“是什什么”和“有有什么”，具具体地说，展展会定位就就是办展机机构根据自自身的资源源条件和市市场竞争状状况，通过过建立和发发展展会的的差异

20、化竞竞争优势，使使自己举办办的展会在在参展企业业和观众的的心目中形形成一个鲜鲜明而独特特的印象的的过程。 展会定位要要明确展会会的目标参参展商和观观众、办展展目标、展展会的主题题等。 （十）、展展会价格和和展会初步步预算 展会价格就就是为展会会的展位出出租制定一一个合适的的价格。展展会展位的的价格往往往包括室内内展场的价价格和室外外展场的价价格，室内内展场的价价格又分为为空地价格格和标准层层位的价格格。 在制定展会会的价格时时，一般遵遵循“优地地优价”的的原则，即即那些便于于展示和观观众流量大大的展位的的价格往往往要高一些些。展会初初步预算是是对举办展展会所需要要的各种费费用和举办办展会预期期

21、以获得的的收入进行行的初步预预算。 在策划举办办展会时，要要根据市场场情况给展展会确定一一个合适的的价格，这这样对吸引引目标参展展商参加展展会十分重重要。 （十一）、人人员分工、招招展招商和和宣传推广广计划 人员分工计计划、招展展计划、招招商和宣传传推广计划划是展会的的具体实施施计划，这这四个计划划在具体实实施时会互互相影响。 人员分工计计划是对展展会工作人人员的工作作进行统筹筹安排。 招展计划主主要是为招招揽企业参参展而制定定的各种策策略、措施施和办法。 招商计划主主要是为招招揽观众参参观展会而而制定的各各种策略、措措施和办法法。 宣传推广计计划则是为为建立展会会品牌和树树立展会形形象，并同

22、同时为展会会的招展和和招商服务务的。 （十二）、展展会进度计计划、现场场管理计划划和相关活活动计划 展会进度计计划是在时时间上对展展会的招展展、招商、宣宣传推广和和展位划分分等工作进进行的统筹筹安排。它它明确在展展会的筹办办过程中，到到什么阶段段就应该完完成哪些工工作，直到到展会成功功举办。展展会进度计计划安排得得好，展会会筹备的各各项准备工工作就能有有条不紊地地进行。 现场管理计计划是展会会开幕后对对展会现场场进行有效效管理的各各种计划安安排，它一一般包括展展会开幕计计划、展会会展场管理理计划、观观众登记计计划和撤展展计划等。现现场管理计计划安排得得好，展会会现场将井井然有序，展展会秩序良良

23、好。有些车展，现现场管理计计划是，确确定了参展展商和展位位之后，了了解各参展展商的日程程活动安排排之后，才针针对性的制制定出现场场管理计划划，在立项项策划书里里不作具体体体现，而而是简单带带过。 展会相关活活动计划是是对准备在在展会期间间同期举办办的各种相相关活动作作出的计划划安排。与与展会同期期举办的相相关活动最最常见的有有技术交流流会、研讨讨会和各种种表演等，它它们是展会会的有益补补充。（十三）、项目结算计划1、项目结结算原则和和条件2、项目结结算流程3、项目结结算明细表表四、审批【项项目审批】（一）、立立项策划书书修订立项策划书书，递交策策划主管审审阅并修改改。（二）、立立项策划书书递交

24、报总体方案案，公文请请示于主办办单位（一一般为政府府部门及商商业协会），等待审批。（三）、展展会注册登登记 1、携携主办单位位批复、总总体方案等等资料报工工商部门办办理展会登登记证。2、携登记记证去办展展地点（展展馆或商圈圈管委会）签签订场地合合同，办理消防防、公安等等手续。3、流程如如下：（1）、确确认申请资资格（2）、 向所在的的工商行政政管理部门门提出申请请（3）、 工商行政政管理部门门核发商商品展销会会登记证（4）、 填写展销销会报告告书。（5）、注注意事项：省局局不办理展展销会的申申报手续，请请到举办的的所在地市市县工商局局办理手续续多个单位位联合举办办的，由其其中一个具具体承担展展

25、销会组织织工作地单单位向举办办地地 工工商部门申申请办理登登记五、调研【项项目论证】策划的灵魂魂-创意意，策划的的生命-可行性。没有创意的的策划案，如如同行尸走走肉，但仍仍可实施。没有可行性性的策划案案就只能叫叫笑话，市市场调研，可可行性分析析报告，在在策划过程程中绝对重重要，无可可替代。（一）、资资料分析对前期已经经搜集的资资料进行综综合分析，并并建立数据据库。（二）、客客户调研通过设计问问卷、电话话调查、陌陌生拜访等等方式，来来验证原构思方案案的成立性性，主要争争对参展群群体、观展展群体的调调研，来进进行可行性性的基本分分析。（三）、重重新定位根据市场调调研得到的的数据，进进行汇总分分析，

26、对展展会的规模模、市场定定位、主题题，进行论论证并得出出结论。六、可行性性分析报告告【项目分分析】（一）、市市场环境分分析 1、宏观市市场环境： 2、区域市市场环境： 3、市场环环境评价： （二）、展展会项目生生命力分析析 1、项目发发展空间： 2、项目竞竞争力： 3、办展机机构优劣势势分析 （三）、展展会执行方方案分析 对计划举举办的展会会的基本框框架进行评评估，具体体包括： 1、展会名名称和展会会的展品范范围、展会会定位之间间是否有冲冲突。 2、办展时时间、办展展频率是否否符合展品品范围所在在产业的特特征。 3、展会的的举办地点点是否适合合举办该展展品范围所所在产业的的展会。 4、在展会会

27、展品范围围所在产业业里能否举举办如此规规模和定位位的展会。 5、展会的的办展机构构在计划的的办展时间间内能否举举办如此规规模和定位位的展会。 6、办展机机构对展会会展品范围围所在的产产业是否熟熟悉。 7、展会定定位与展会会规模之间间是否有冲冲突。 （四）、招招展招商和和宣传推广广计划评估估 1、招招展计划评估估 2、招招商计划评评估 3、赞赞助商计划划评估 4、宣宣传推广计计划评估 5、执执行方案评评估（五）、展展会项目财财务分析 1、价价格定位 2、成成本预测 举办一一个展会的的成本费用用一般包括括： （1)展览场地地费用。 （2)展会宣传传广告费、会会展资料设设计和印刷刷费。 （3)招展和

28、招招商的费用用。 （4)相关活动的费用用。 （5)办公费用用和人员费费用。 （6）税税收 （7）其其他不可预预测的费用用 举办一个展展会的广告告收入一般般包括：（1）证件件广告（2）入场场券广告、宣宣传单页广广告（3）会刊刊广告（4）现场场挡板广告，充充气拱门、气气球、条幅幅等（5）各种种手提袋广广告（6）专用用信封、信信纸广告（7）媒体体广告（8）收费费方式招揽揽参展商参参加讲座（9）其他他形式的广广告资源 3、 收入预测测 举办一一个展会的的收入一般般包括： （1） 展位费收收入 （2） 门门票收入 （3） 广告和企企业赞助收收入 （4） 其他相关关收入 4、 盈亏亏平衡分析析 5、 现金

29、金流量分析析 6、风风险预测 （1） 市场风险险 （2） 经营风险险 （3） 财务风险险 （4） 合作风险险 （六）、存存在的问题题 包括通过以以上可行性性分析发现现的展会项项目立项存存在的各种种问题、研研究人员在在可行性分分析以外发发现的可能能对展会产产生影响的的其他问题题等。 （七）、改改进建议 针对上述问问题，提出出对展会项项目立项策策划的改进进建议，指指出要成功功举办该展展会应该努努力的方向向等。 （八）、努努力的方向向 根据展会的的办展宗旨旨和办展目目标，在上上述分析的的基础上，针针对存在的的问题，提提出要办好好该展会所所需要具备备的其他条条件和需要要努力的方方向。七、策划案案修订【

30、项项目改进】（一）、研研讨方案修改策划案案，通过一一定时段的的调研与论论证，对原原有的构思思重新进行行分析、评评估。部分分创意内容容，则要根根据市场调调研结果进进行及时调整。（二）、订订制策划案案1、 修订订展会预算算方案。 2、 修订订展会招展展方案 3、 修订订展会招商商方案 4、 修订订展会宣传传推广方案案 5、 修订订展会筹备备进度方案案 6、 修订订展会服务务商方案 7、 修订订展会开幕幕和现场管管理方案 8、 修订订展会结算算方案（三）、展展会潜在风风险预测及及预备案1、展会潜潜在风险：风险就是是办展机构构在举办展展会的过程程中，由于于一些难以以预料和无无法控制的的因素的作作用，使

31、办办展机构举举办展会的的计划和举举办展会的的实际收益益与预期发发生背离，从从而使办展展机构举办办展会的计计划落空；或者是即即使展会如如期举办，但但办展机构构有蒙受一一定的经济济损失的可可能性。针针对上述潜潜在风险，指指定的应急急方案或补补救措施。2、市场风风险。（不不可分散风风险、系统统风险）3、经营风风险。可能导致经经营风险的的因素：定定位不当、招招展不力、招招商不顺、宣宣传推广效效果不佳等等。4、财务风风险5、合作风风险大爱音乐乐节20012年66月21日日至6月224日，亏损40000多万，所有有中国策划划人必须看看的一个案案例。亏损原因：1、市场场定位，区区域市场分分析偏离，受受众分析

32、错错误。2、宣宣传推广不不到位。33、票价定定位不科学学。4、现现场执行有有严重漏洞洞【策划失失败，风险险预测失败败】，黄牛牛党带了110几万人人入场，没没有买票【成成就了黄牛牛党的暴富富，主办方方损失了几几千万的门门票收入】。八、资料的的设计和印印制（一）、展展会标识设计1、展会LLOGO2、展会网网站3、宣传单单及手提袋袋设计（二）、编编制参展展说明书制订新闻发布会讲解文件1、前言。主要是对参参展商参加加本展会表表示欢迎，说说明本手册册编制的原原则和目的的，提醒参参展商在筹筹展、布展展、展览和和撤展等环环节要自觉觉遵守本手手册的相关关规定等。前前言一般都都很简短，言言简意赅。 2、展览场地

33、地基本情况况。包括展馆及及展区平面面图、至展展馆的交通通图、展览览场地的基基本技术数数据等。绘绘制展馆及及展区平面面图时，要要注意标明明展馆各种种服务设施施所在的位位置、展区区和展位划划分的详细细情况、展展馆内部通通道和出人人口等；在在绘制至展展馆的交通通图时，要要注意标明明展馆在该该城市的具具体位置、到到展馆可以以利用的各各种主要交交通工具和和交通路线线、各指定定接待酒店店在该城市市的具体位位置等；对对于该展览览场地的基基本技术数数据，要清清楚准确地地列出地面面承重、馆馆内通风条条件、货运运电梯容积积容量、展展馆室内空空间高度、展展馆入口高高度和宽度度、展馆的的水电供应应状况等。对对展览场地

34、地基本情况况的介绍对于帮助助参展商准准确地找到到展馆和自自己的展位位，进而进进行展位搭搭装和布展展有着很好好的指引作作用。 3、展会基本本信息。包括展会的的名称、举举办地点、展展览时间、办办展机构、展展会指定承承建商、指指定运输代代理、指定定旅游代理理、指定接接待酒店等等。对于办办展时间，要要具体列明明展会的布布展时间、开开幕时间、对对专业观众众和普通大大众开放的的时间、撤撤展时间、布布展撤展加加班时间等等，对以上上时间尽量量精确到小小时；对于于办展机构构，要具体体列明展会会的主办单单位、承办办单位、支支持单位和和协办单位位等；另外外，还要具具体列明各各办展机构构、展会指指定承建商商、指定运运

35、输代理、指指定旅游代代理、指定定接待酒店店等的详细细联系地址址、联系电电话、传真真和联系人人，如果有有网址和EEMAllL也最好好能公布，以以便参展商商在需要的的时候方便便联系各有有关单位。 4、展会规则则。就是展会要要求参展商商和观众等等参加展会会时所必须须遵守的一一些规章制制度，包括括：展会有有关证件使使用和管理理的规定、展展会现场保保安和保险险的规定、层层位清洁的的规定、物物品储藏的的规定、现现场使用水水电的注意意事项、现现场展品销销售的规定定、消防规规定、知识识产权保护护规定、现现场展品演演示的注意意事项等。展展会规则是是所有与会会人员必须须遵守的一一些制度，对对展会现场场管理和维维护

36、现场秩秩序十分重重要。 5、展位搭装装指南。是对展会展展位搭装的的一些基本本要求和说说明，主要要包括标准准展位说明明和空地展展位搭装说说明等。由由于所有的的标准展位位的基本结结构和配置置都是一样样的，所以以“标准展展位说明”主主要是对展展位的标准准配置作出出说明，列列明参展商商使用标准准展位的注注意事项，提提出如果参参展商需要要增加非标标准配置以以外的其他他配置的处处理办法等等。“空地地展位搭装装说明”主主要是对参参展商搭建建空地展位位作出的一一些规定和和要求，如如使用材料料的要求、动动火作业的的规定、消消防安全的的规定和铺铺设电线的的规定等。层层位搭装指指南对指导导参展商顺顺利、安全全地搭装

37、展展位和布展展有较大帮帮助。 6、展品运输输指南。是对参展商商将展品等等物品运到到展览现场场所作的一一些指引和和说明，主主要包括海海外运输指指南和国内内运输指南南等。不管管是海外还还是国内运运输指南，都都要对展品品等的运输输方式和运运输线路、各各种货品的的交运和文文件提交的的期限、货货运文件的的准备和交交付、收费费标准、包包装、海关关报关、回回程运输、可可供选择的的自选服务务等作出具具体说明。展展品运输指指南对帮助助参展商及及时安排展展品等物品品的运输有有较大的作作用。 7、会展旅游游信息。是对解决参参展商及观观众等参加加展会期间间的交通、吃吃、住、行行等需要和和展会前后后的旅游需需要等作出出

38、的一些说说明。会展展旅游信息息要详细地地列出各指指定接待酒酒店的档次次、协议优优惠价格、地地址、联系系电话和传传真以及联联系人、与与展馆的距距离等，要要列出海外外观众和参参展商入境境的签证办办法、会展展期间及前前后可供选选择的商务务考察和观观光休闲旅旅游的线路路和安排等等。会展旅旅游信息主主要是为了了方便参展展商及观众众的日常生生活服务的的。 8、相关表格格。是有关参展展商在筹展展和布展过过程中需要要使用的各各种表格，主主要包括展展览表格和和层位搭装装表格两种种。展览表表格主要有有贵宾买家家服务表、聘聘请临时服服务人员申申请表、额额外工作证证和邀请卡卡申请表、研研讨会和技技术交流会会申请表、刊

39、刊登会刊广广告申请表表等。参展展说明书编编制成功以以后，可以以印刷成册册，在展会会开幕前适适当的时间间寄给参展展商，也可可以将其内内容发布在在展会的专专门网站上上供参展商商阅览和下下载，如果果展会有海海外参展商商，还要将将参展商手手册翻译成成外语文本本。（三）、印印制展会招招展函展会招展展函包含含以下内容容：1、市场状状况分析。2、展会基基本内容。3、办展背背景和目标标。4、展会场场地规划。5、展品范范围。6、展会亮亮点。7、参展要要求。8、参展费费用。9、参展程程序。10、参展展申请表。（四）、印印制媒体体邀请函媒体邀请请函包含以下下内容：1、展会基基本内容。2、办展背背景和目标标。3、参与

40、媒媒体。4、展会亮亮点。5、展会流流程6、展会媒媒体流程（五）、印印制参展展合同 车展参参展协议书书【范本】甲方：_ 乙方：_ _ 展览会将于于_年_月_日至至_月_日日在_ 举办。甲甲方为该次次览会组织织承办方，乙方为该次览会参展方。为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则，订立本合同，以兹双方共同遵守。一、展位情情况及展品品1、乙方参参展展位位位置：_ （参参见展会展展位分布图图，该图作作为本合同同附件，系系本合同的的一部分）；2、乙方参参展面积：_平方米米；3、参展场场租价格：总计_元元（大写 ）；4、乙方参参展展品为为 。二、付款方方式乙方于本合

41、合同签订后后7日内支付_元元作为履约定金（展会会结束后转转为参展场场租）；剩剩余款项_元在_年_月_日前前支付。三、甲方的的权利和义义务1、展位的的分配：甲甲方将依据据展品的特特性或认为为适宜的方方式分配展展位。在展展位开始搭搭建之前，甲甲方保留改改变展位分分配的权利利，在特殊殊情况下，甲甲方可改变变展位，移移动展览设设施，或关关闭展馆的的出入口，并并可对展位位进行结构构性调整，对对于展位的的调整，甲甲方应通知知乙方，乙乙方不就此此调整提出出索赔的要要求；2、改变展展会日期和和地址：甲甲方保留因因外部因素素改变展会会日期和地地点的权利利，日期和和地点改变变应在展会会开幕100日之前通通知乙方，

42、本协议仍然有效。乙方不就此调整提出索赔的要求；3、安全：甲方负责责展会期间间展出场地地的安全工工作，对乙乙方和参观观者采取安安全预防措措施，在存存在安全隐隐患的情况况下，甲方方有权拒绝任任何参观者者参展商进入入展会或展展场。甲方方应在展会会期间配置置保安，协协调当地公公安机关，确确保展会进进行，但对对展会期间间和之后乙乙方及其参参展人员物物品、展品品的丢失、损损坏或被窃窃不承担责责任；4、附加条条款：展会会承办单位位将保留颁颁布附加条条款的权利利，以保证证展览有序序的管理。所所有附加条条款将是本本合同的一一部分。四、乙方的的权利和义义务1、展位的的使用：乙乙方只能展展示申报的的展品，在在展会期

43、间间，乙方应应委派有能能力的人员员管理展品品。未经甲甲方的书面面同意，乙乙方不得将将展位全部部或部分转转租或分派派给他人，乙乙方对展厅厅墙面或其其他部位的的损坏应负负赔偿责任任，未经甲甲方同意，乙乙方不得更更改地面、天天花板、展展馆柱面或或墙面；2、展位的的搭建与装装饰：乙方方展位的搭搭建及装饰饰由乙方负负责，费用用由乙方承承担，但须须符合甲方方对参展商商的展位搭搭建要求。乙乙方须于展会开开幕前一日日的十六时时前完成展展位搭建和和布置。乙乙方的展位位搭建需符符合安全要要求，由于于乙方或其其分包方的的原因使他他人、其他他参展商或或公共财产产受到损害害，乙方应应对其予以以赔偿；3、展品运运输a）乙

44、方负负责将展品品运输至展展会举办地地点并承担担运输费用用；b）乙方负负责展会期期间的展品品仓储；c）乙方应应在展会结结束后起至至当日二十十四时前将将所有展品品撤出展厅厅，否则由由此引起的的损失和延延误，乙方方应向甲方方做出赔偿偿。五、违约责责任1、甲方由由于自身原原因致使展展会未能举举行的，应应赔偿乙方方相当于本本合同总价价款30%的违约金金；2、乙方未未能依约缴缴纳本合同同第二条约约定的履约约定金的，每每延期一日日支付应付付定金200%的违约约金，累计计逾期超过过30日的的甲方有权权解除本合合同；3、乙方未未能依约缴缴纳本合同同第二条约约定的剩余余场租的，每每延期一日日支付应付付款20%的违

45、约金金，累计逾逾期超过330日或距距本合同约约定的展会会开幕前77日的（以以先到为准准）甲方有有权解除本本合同；4、展会失失败：由于于下列直接接或间接的的原因，致致使展会被被取消、暂暂停、或缩缩短展期，从从而给双方带来损损失的，互不付赔赔偿责任。a）不可抗抗力；b）战争行行为、军事事活动、地地方性法规规或政府部部门的要求求或决议变变更；c）火灾、水水灾、台风风、极端的的恶劣天气气、地震、流流行性疾病病或这些自自然灾害同同时发生时时；d）工人的的罢工或停停工；3、除上述述约定以外外，任何一一方违反本本协议的约约定，给对对方造成损损失的，应应承担赔偿偿责任。六、其它1、乙方在在展会上展展出的内容容应符合法法律，地方方性法规的的要求。包包括人体模模特及实物物在内的参参展内容不不得出现色色情内容，包包括裸体画