浅析高效会议管理技巧25017.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.高效會議管理技巧內容摘要第一講當當今會議面面面觀第二二講會議議效率不高高的原因及及解決方案案第三講開會前的的準備工作作第四講成功會議議的五種策策略第五講講會議中中的溝通與與反饋技巧巧第六講主持人的的會議管理理技巧第七七講如何何對待會議議中的意外外情況第八八講主持持人與參會會者的守則則與責任第第九講會會議記錄第第十講會會後跟進【內容摘要要】第一講當今今會議面面面觀【本講重點點】會議的意義義會議的目的的會議的種類類會議的頻率率會議成本的的計算會議的主要要目的就是

2、是解決問題題，但由於於開會技巧巧不佳或過過於頻繁，不不但無益於於解決問題題，反而使使問題愈趨趨複雜。頻頻繁的會議議與主管層層的隨意決決策，常常常是員工的的夢魘；員員工花太多多時間在無無效率的會會議上，不不僅浪費公公司成本，也也造成工作作效率低下下。如何能能在會議中中高效率且且有效果地地解決問題題，是“高效會議議管理技巧巧”的中心議議題。會議的意義義1會議是是一個集思思廣益的渠渠道圖1-1集思廣益益圖如上圖1-1，會議議是一個集集合的載體體。通過會會議使不同同的人、不不同的想法法彙聚一堂堂，相互碰碰撞，從而而産生“金點子”。許多高高水準的創創意就是開開會期間不不同觀念相相互碰撞的的産物。2會議顯

3、顯示一個組組織或一個個部門的存存在會議總是在在大於一人人的情況下下發生的，即即使是只有有兩個人的的會議，這這兩個人也也是一種小小型組織。沒沒有不開會會的組織或或部門，一一個組織或或部門不召召開會議，它它的存在價價值就會受受到質疑。因因此，會議議能夠充分分顯示一個個組織或部部門的存在在價值。圖1-2組織或部部門與會議議3會議是是一種群體體溝通的方方式開會很少是是一對一的的溝通，絕絕大多數情情況下都是是一種群體體溝通。隨隨著科技的的迅猛發展展，人們的的溝通方式式越來越多多，現在人人們可以通通過-mmail、多多媒體等種種種形式進進行溝通，但但是，群體體溝通，即即會議這種種方式，是是任何其他他溝通方

4、式式都無法替替代的。因因爲這種方方式最直接接、最直觀觀，這種方方式最符合合人類原本本的溝通習習慣。會議的目的的開展有效效的溝通會議是一種種多項交流流，可以集集思廣益，實實現有效溝溝通是會議議的一個主主要目的。傳達資訊訊通過會議可可以向員工工通報一些些決定及新新決策，也也就是說向向員工傳達達來自上級級或其他部部門的相關關資訊。監督員工工、協調矛矛盾許多公司或或部門的常常規會議其其主要目的的是爲了監監督、檢查查員工對工工作任務的的執行情況況，瞭解員員工的工作作進度；同同時，借助助會議這種種“集合”的、“面對面”的形式，來來有效協調調上下級以以及員工之之間的矛盾盾。達成協定定與解決問問題達成協定與與

5、解決問題題一般要經經歷以下66個步驟，通通過這6個步驟，最最終實現協協定的産生生和問題的的解決。圖1-3達成協定定與解決問問題的6個步驟資源分享享利用開會彙彙集資源，以以期相互幫幫助，共同同進步。開發創意意開發創意的的會議目的的突出反映映在廣告公公司、媒體體公司中。通通過舉行會會議，形成成新的構思思，並且論論證新構思思，使其具具有可行性性。激勵士氣氣年初或年底底的會議通通常具有這這一目的性性。這種會會議是爲了了使公司上上下團結一一心，朝著著一個方向向共同努力力。鞏固主管管地位經理或主管管爲了體現現自身的存存在價值，更更爲了鞏固固自己的地地位，經常常會召開一一些上下協協調會議，以以此來強化化自己

6、的地地位。會議的種類類會議可以按按照人數、開開會方式和和開會目的的進行分類類，每一種種分類都從從一個方面面反映了會會議的作用用，每一種種分類都與與人們的實實際需要、社社會的不斷斷發展密切切相關。表1-1會議的種種類按人數分類類按開會方式式分類按開會目的的分類團體會議議一對一會會議面對面會會議電話會議議視頻會議議宣佈人事事安排、講講解政策的的會議當衆表揚揚或批評別別人的會議議臨時處理理突發事件件的會議固定的團團隊會議集思廣益益的會議會議的頻率率每種會議都都有其合理理的發生頻頻率，只有有掌握了合合理的會議議發生頻率率，才能更更高效地利利用各種會會議解決問問題、達到到目的。1.固定的的部門會議議2.

7、全體會會議3.處理突突發事件的的會議4.一對一一會議會議成本的的計算會議成本分分爲時間成成本、直接接會議成本本和效率損損失成本33種。會議議成本是非非常可觀的的一筆數目目，它關係係到一家公公司的得失失成敗，因因此萬萬不不可等閒視視之。1.會議的的時間成本本2.直接的的會議成本本3.效率損損失成本開會時，主主管人員必必須離開自自己的工作作崗位，這這有可能造造成公司整整體管理效效率的下降降。由於管管理效率下下降而造成成的損失，就就是效率損損失成本。效效率損失成成本包括以以下3種情況：【自檢】請將下列相相關選項用用橫線連接接起來。A、固定的的部門會議議至少每兩兩月一次B、一對一一會議隨時C、處理突突

8、發事件的的會議按需要D、全體會會議至少每月月一次見參考答答案1-11【本講總結結】從某種角度度而言，世世界是一個個時時處處處充滿會議議的世界。高高效的會議議能幫助我我們迅速解解決實踐中中遇到的問問題，然而而低效率的的會議卻往往往佔據上上風，造成成時間成本本、直接成成本及效率率成本的損損失。因此，每個個人應從基基礎做起，深深刻理解會會議的意義義、目的、分分類、合理理的發生頻頻率以及如如何計算會會議的成本本，只有先先掌握了這這些基礎知知識，才可可能使每一一次會議都都“行之有效”。【心得體會會】_第二講會議議效率不高高的原因及及解決方案案【本講重點點】會議效率不不高的原因因及預防性性管理高效會議的的

9、八大特徵徵會議規範會議效率不不高的原因因及預防性性管理1會議的的通病效率不高高小王是一家家公司的職職員，他對對公司會議議有自己的的一些想法法，他的想想法反映了了許多公司司會議的某某些現狀，值值得我們思思考。很多公司往往往由於以以下原因，開開會效率低低下：公司的主主管都不知知道何時是是開會的最最好時機。許許多重要的的會都安排排在周五下下午開，或或非要安排排在事務繁繁忙的周一一開。許多主管管對於何時時開會幾乎乎都不徵詢詢員工的意意見。這使使得員工疲疲於奔命，甚甚至得延後後或放棄參參加其他會會議。有些“必必須到會”的員工，因因爲已經與與重要客戶戶或政府官官員有約在在先，根本本不能出席席，這使得得會議

10、討論論很難進行行。而到場場的人往往往並非與議議題關係最最密切的人人，所以準準備不充分分或者根本本來不及準準備。時下有一句句很流行的的話“最近比較較煩”，對太多多像小王一一樣的職場場人士來說說，這句話話可以改爲爲“開會比較較煩”。開會之之所以煩，用用小王的話話來說，就就是“會議常在在毫無章法法的狀況下下進行，甚甚至毫無意意義地延長長時間，即即使有決議議，質量也也很低”，簡而言言之，會議議效率不高高。因此，尋尋找致使會會議效率不不高的原因因就顯得格格外重要。2會議效效率不高的的原因會議效率不不高通常由由以下7種原因造造成。在這這7種原因中中，有3種原因是是會議的“致命傷”，需要格格外警惕。這這3種

11、原因是是：主持人人的技能、會會議的地點點以及會議議的準備工工作。表2-1會議效率率不高的原原因及具體體表現項次原因具體表現（1）時間會議安排在在即將午餐餐的時間，每每個人都饑饑腸轆轆，無無心開會。（2）地點會議地點設設在經理辦辦公室，致致使會議被被頻繁打斷斷，無法正正常進行。（3）開會物件的的選擇必須出席會會議的人未未到，通知知來的是一一些可有可可無的參加加者。（4）主持人的技技能會議主持人人缺乏影響響力、說服服力，被參參會者牽著著鼻子跑，無無法達到會會議意圖。（5）參會者的技技能參會者發言言混亂，既既不知如何何表意，又又不知如何何引退，致致使會議失失敗。（6）會議的準備備工作開會前沒有有通知

12、與會會者相關事事宜，致使使會議拖遝遝而無成效效。（7）開會的原因因、目的和和結果開會的原因因、目的和和結果在會會議進行中中忽然發現現皆不明確確，致使會會議毫無意意義、宣告告失敗。高效會議的的八大特徵徵與低效率會會議相對的的就是高效效會議，高高效會議充充分克服了了致使會議議效率不高高的種種不不利因素。高高效會議具具有8大特徵。建議在正式式召開會議議之前，將將高效會議議的8大特徵一一一列出，並並隨時檢驗驗，充分做做好預防性性管理，使使即將召開開的會議能能夠成爲真真正意義上上的高效會會議。會議規範會議規範包包含3個部分：會議時間間安排的規規範、固定定的會議流流程規範以以及會議規規範本身。1會議時時間

13、安排的的規範上午8-9點之間間，正是員員工從家到到公司，準準備開始一一天工作的的時候。這這個時候的的員工，心心緒尚且混混亂，還需需一段時間間才能進入入工作狀態態。因此，試試圖在這一一時間段舉舉行會議、試試圖讓員工工回應會議議提議或進進行業務分分析，從人人的生理和和心理角度度來看，是是不現實的的。上午9-10點之之間，員工工已經開始始進入工作作狀態。在在這個時間間段最適合合進行一對對一的會談談，同樣也也是進行業業務會談的的最佳時機機。上午100-12點點或下午11-3點之之間，最適適合調動員員工集思廣廣益。大家家利用頭腦腦風暴，不不斷想出新新點子、新新方法。下午3-5點之間間，最好不不要安排會會

14、議。這個個時段的員員工開始進進入一天當當中的倦怠怠期，人人人希望馬上上回家，在在這個時段段舉行會議議往往會事事倍功半。2會議規規範本身會議規範是是指大家達達成共識的的會議守則則。會議規規範主要包包括以下條條款：所有與會會者將每周周工作安排排時間表交交給會議安安排人，以以找出最適適宜所有參參會人的開開會時間。超過1小小時的會議議應有書面面通知、議議程表及相相關資料。所有與會會者都要準準備在會上上發言。準時開始始，準時結結束。各業務單單位負責人人對決議能能否達成負負直接責任任。所有與會會者應知道道維護別人人的尊嚴，不不在會中羞羞辱別人，這這條規則最最重要，需需特別注意意。意見不同同是好事，議議論才

15、能面面面俱到，甚甚至有人扮扮“黑臉”。會議結束束2-3天後後，所有與與會者應拿拿到會議記記錄。所有與會會者應承擔擔起對會議議質量進行行反饋的職職責。必要時請請第三方監監控，以保保證會議質質量。3固定的的會議流程程規範圖2-1固定的會會議規範流流程固定的會議議流程規範範主要包括括一個中心心、兩個基基本點。（1）一個個中心一個中心是是指整個會會議的議程程。一個中中心包括：會議的開開始，具體體包括：致致歡迎詞；闡明會議議目的；交交流會議議議程；介紹紹時間安排排、相關規規章制度；指定會議議記錄人。進行會議議討論，可可以分爲不不同的議程程，比如議議程一、議議程二、議議程三等。具具體包括：分享話題題和目標

16、；交流資訊訊；産生主主意、做決決定、確認認行動；總總結。結束會議議，具體包包括：總結結；安排下下次會議。（2）兩個個基本點兩個基本點點是指會議議的一頭一一尾，即會會議開始前前的準備和和會議結束束後的跟蹤蹤，這兩個個基本點是是最容易被被忽視的。但但是，它們們卻是保證證會議成敗敗的關鍵。所所以，一個個規範的會會議流程必必須包含會會前的準備備工作與會會後的跟蹤蹤工作。會會前的準備備工作與會會後的跟蹤蹤工作具體體包括寫、發發備忘錄，制制定跟蹤計計劃，以及及安排下次次做彙報的的人選等。【本講總結結】會議效率不不高是當前前許多會議議的現狀。因因此，找出出會議效率率低下的原原因就顯得得格外重要要。通常有有7大因素致致使會議效效率低下，針針對這些因因素，應在在會前充分分做好預防防性管理。與此同時，清清楚瞭解什什麽是高效效會議、會會議規範有有哪些也至至關重要，只只有掌握了了這些，才才能從正面面引導我們們如何提高高會議的效效率。【心得體會會】_