arn_1101_国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册1116.docx
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1、国贸物业酒酒店管理有有限公司物物业管理质质量手册 目 录1.0 序言2.0 客户服务部部员工岗位位职责3.0 客户服务部部管理制度度3.1 物业验收收制度3.2 入伙装修修制度3.3 投诉处理理制度3.4 拜访业/租户制度度3.5 业/租户户迁出制度度3.6 清洁管理理制度3.7 绿化管理理制度3.8 形象策划划3.9 总台服务3.10 业/租户档档案管理制制度3.11 防火管理制制度3.12 物业管理保保险制度3.13 有偿服务收收费管理制制度3.14 物业管理的的法规依据据3.15 业/租户报报修制度3.16 业/租户投投诉制度3.17 社区文化活活动管理制制度3.18 公共场地使使用管理
2、制制度3.19 突发性事件件或异常情情况处理程程序3.20 安全管理制制度 44.0 客户服服务部表格格 1.0 序 言言为保证业/租户有一一个舒适、优优雅、整洁洁、安全的的环境,维维护及树立立企业形象象,我们每每位管理员员都应把自自身形象与与企业形象象溶为一体体,严格履履行本岗位位职责,必必须做到:1. 服务态度,文文明礼貌;2. 服务行为,合合理规范;3. 服务效率,及及时快捷;4. 服务效果,完完好满意。客户服务部部 负责责业/租户户之管理和和公共地方方的管理工工作,在业业/租户事事物方面,首首要任务是是推动业/租户的教教育,使他他们进驻物物业后明白白要遵守公公共规则、爱爱护公物、维维护
3、业主合合法权益、及及促进业/租户彼此此间之睦邻邻关系。而而作为业主主之代理人人亦有必要要解释有关关之设备及及供应之能能量,予业业/租户认认识。此外外,亦要让让业/租户户明了水电电费分摊计计算方法、电电梯和手扶扶电梯之数数量及使用用方法、空空调设备及及其供应时时间,加时时空调费及及业主提供供之基本设设施。另外外,亦要解解释有关签签署租用合合同后,需需要办理之之手续(如如交付合同同押金、装装修手续)及及退租程序序等。编制制成业/租租户手册提提供予业/租户参考考,继而解解释装修守守则内之规规定,管理理部亦要兼兼顾公共地地方清洁、卫卫生之维护护及公共设设施之养护护,使管理理能发挥其其应有之功功能。客户
4、服务部部员工岗位位职责描述述2.1 物物业经理1) 收取及审阅阅大厦之管管理楼宇巡巡视报告及及每天之投投诉记录,并并处理跟进进;2) 编制及安排排各级管理理员工轮值值表,并报报行政人事事部;3) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行监监察协调;4) 监管大厦管管理员之运运作及安排排;5) 遇有紧急事事故,协助助处理善后后工作;6) 制定大厦设设备使用方方法及守则则;7) 每月召集所所辖管理员员之工作会会议;8) 督导各管理理助理;9) 接受及处理理客户投诉诉,并予记记录,及向向上级报告告;10) 协助追收管管理费之工工作;11) 检查大厦管管理日志,跟跟进所列问问题;12) 跟进处理突突发事件;2.2
5、 物物业助理1) 收取及审阅阅大厦之管管理巡楼报报告及每天天之投诉记记录;2) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行监监察协调;3) 监管大厦管管理员之运运作及安排排;4) 遇有紧急事事故,协助助处理善后后工作;5) 协助物业主主任制定大大厦清洁设设备使用方方法及守则则;6) 督导各管理理员及承判判商执行工工作;7) 接受及处理理客户投诉诉,并予记记录,及向向上级报告告;8) 制订一般之之文书通告告表格等工工作;9) 追收管理费费之工作;10) 检查大厦管管理日志;11) 协助处理突突发事件;12) 定期整理大大厦之业/租户资料料;13) 执行上级所所指派之工工作;14) 熟悉管理处处各项管理理制度、
6、收收费标准及及其构成、业业/租户情情况;15) 负责办理业业/租户的的入住以及及业/租户户的退房手手续,装修修审查;16) 负责装修档档案,业/租户档案案、管理处处文书档案案的管理。17) 负责大厦的的公共钥匙匙和未入伙伙的住户钥钥匙的管理理工作;18) 负责业/租租户水、电电表的抄查查,准时向向业/租户户派发各种种费用的交交费通知单单;19) 负责对业/租户投诉诉的处理结结果进行回回访,并做做好回访记记录统计总总结;20) 负责定期对对服务质量量进行统计计、分析,并并提出整改改方案;2.3 物业管理员员1) 记录每天之之维修投诉诉记录,并并了解处理理进度。而而于收集后后将资料整整理汇报物物业
7、主任;2) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行更更换及巡视视;3) 遇有紧急事事故,协助助处理善后后工作;4) 接受及处理理客户投诉诉,并予记记录,及向向上级报告告;5) 协助追收管管理费之工工作;6) 记录大厦管管理日志,跟跟进所列问问题;7) 定时巡视检检查清洁及及绿化设施施之情况;8) 定期整理大大厦之业/租户资料料;2.4 总台/接待待1) 传真、打字字、复印、国国内国际长长途服务员员工职责;2) 票务代定员员工职责;3) 邮件收递员员职责; 2.5 清清洁主管1) 对管理处清清洁总体工工作负责;2) 定期对本班班人员的考考勤,做好好各项工作作的监督、检检查、评比比;3) 负责清洁用用品的保
8、管管、发放及及采购计划划的编制;4) 定期对部门门员工进行行业务知识识培训和考考核; 2.6 清清洁领班1) 接受主管领领导,带领领下属有序序完成各项项清洁任务务;2) 监督下属的的工作情况况,检查工工作员的到到岗情况,查查看是否全全勤工作,合合理安排下下属人员工工作。3) 遵守公司制制定的管理理细则,工工作时仪表表整洁,佩佩带员工证证,统一着着装上岗, 树立良良好形象;4) 以身作则保保质保量地地完成本人人所负责区区域内的卫卫生清扫工工作;5) 遵守劳动纪纪律,坚守守工作岗位位,按照清清洁程序搞搞好区域内内卫生;6) 发扬互助精精神,支持持同事工作作,以礼相相待;7) 掌握及其的的正确用法法
9、,以及清清洁剂的合合理用法;2.7 清清洁工1) 楼宇所属范范围内的道道路、绿化化带、雨水水井的清洁洁保养;2) 楼宇范围内内暗沟、下下水道的清清理,保持持雨季水道道畅通;3) 负责清洁地地下车库卫卫生;4) 紧密配合环环卫部门搞搞好垃圾清清运工作;2.8 绿化化人员工作作职责1) 熟悉辖区内内的绿化范范围、布局局、职务、种种类、数量量;2) 知晓花草树树木的名称称、种植季季节、生长长时性、培培植管理的的方法;3) 对花草树木木要定期培培土、施肥肥、除杂草草和打药水水除病虫害害,并要修修枝剪叶、浇浇水。每日日定时负责责绿化区内内的巡视、保保证绿化场场所不留杂杂物,不缺缺水、不死死苗,定时时对商
10、场内内盆栽植物物进行养护护,保证不不枯黄、不不死亡;4) 检查、记录录、报告植植物生长情情况,及时时处理违章章事件;5) 保管好用品品、用具、用用剂;3.0 物管部管管理制度3.1 物业验收程程序3.1.11. 所所有工程验验收都应由由发展商前前头。3.1.2 验收准准备工作a) 在未验收前前,驻场经经理须联同同工程经理理与发展商商、承包商商招开协调调会议;b) 由承包商及及供应商呈呈交一份竣竣工验收及及交接计划划表和组织织架构;c) 驻场经理组组织管理处处各部门制制定楼宇接接收联检方方案,提交交发展商审审批。d) 按图纸资资料移交清清单对产产权、技术术资料进行行对照检查查,发现 产权、技技术
11、资料有有缺漏的,应应以书面形形式通知发发展商及/或承包商商提供。3.1.3 移交验验收a) 按设备移移交清单对对楼宇各类类设备按规规格进行对对照检查;b) 发现设备设设施与移交交清单不符符或有缺漏漏的,管理理处应以书书面形式通通知发展商商及/或承承包商予以以解决。c) 对各单元的的水、电、土土建部分进进行全面检检查,并将将检查结果果记录在接接管检查记记录表中中,对发现现的问题应应书面通知知发展商/及承包商商 予以解解决。d) 将所有有关关资料归档档。e) 在保修期内内因施工、安安装、设备备因素产生生的质量问问题,管理理处应报发发展商及/或承包商商限期解决决。3.2 业/租户户入伙装修修3.2.
12、11 业/租户入伙伙程序为了使管理理部各管理理员熟知业业/租户入入伙程序流流程,能迅迅速地办理理业/租户户入伙手续续,特拟定定如下入伙伙程序流程程如下:a) 业/租户按按财务部发发出入场收收楼通知书书,按时带带齐各类资资料到本管管理处办理理各类事项项。b) 到管理处管管理部办理理手续。 1、业/租户应出出示证明:1 本人身份证证明的原件件及复印件件。2 销售合同同或租租赁合同(原原件及复印印件)。3 代理商资格格证书及代代理书。 2、若业业/租户本本人未能亲亲临,委托托他人办理理,被委托托人应出示示的印件:1 由业/租户户本人签署署的委托书书原件及复复印件。2 被委托人身身份证明原原件及复印印
13、件。3 销售合同同或租租赁合同(原原件及复印印件)。 3、管理理部应办事事项:1 验明来客身身份证明。2 将上述客户户资料复印印件存档。3 填写业/租租户资料登登记表。 c) 管管理部与工工程部同业业/租户对对其单元进进行验收。1 管理部携带带锁匙协同同工程部与与业/租户户前往单元元。2 根据验楼表表格所示进进行讲解。3 填写设备移移交表(业业/租户签签名)。3.1.4 业/租户二二次装修申申请程序为了管理员员能清楚地地了解业/租户二次次装修管理理程序,能能顺利优质质地为业/租户办理理装修事项项,拟定业业/租户二二次装修管管理流程如如下:a) 管理理部与工程程部同业/租户办理理装修申请请。1
14、业/租户提提交二次装装修申请表表。2 与业/租户户承包商会会面,了解解具体装修修程序。3 承包商提交交二次装修修图纸。b) 工程部审批批业/租户户所提交资资料。工程部对业业/租户资资料提出整整改意见,管管理部报总总经理审批批以上业/租户提交交资料所办办理的手续续是否妥当当之后,请请业/租户户或其承包包商进行整整改。c) 业/租户到管管理部办理理的手续。1 办理装修期期间临时出出入证。2 办理施工工许可证。3 办理动火证证,配备灭灭火器。4 安排开门(不不移交钥匙匙)。5 配备电表并并记下电表表读数加封封。6 提供施工工管理条例例、违违规处罚条条例、告告业/租户户书。d) 业/租户进进入装修阶阶
15、段,工程程部定期检检查装修情情况,保安安部经常性性检查安全全事项,管管理部经常常督导装修修卫生情况况并协调业业/租户与与各部门的的关系。e) 业/租户装装修完毕手手续。 1 提交竣工工图,报管管理处审核核。2 工程部提提交审核意意见。3 工程部验验收业/租租户装修完完的设施。4 对于损坏坏的公共设设施将按价价从装修押押金中扣除除。5 工程部验验收完毕将将填写竣工工验收单,并并签署意见见、盖章。f) 业/租户将将验收单、临临时出入证证、工程部部签署的意意见书送财财务部,财财务验明,按按章归还出出入证押金金。g) 经总经理审审批由管理理部发放开开业许可证证。h) 管理部通知知工程部送送电。业/租户
16、开业业后,工程程部将落实实遗漏工程程通知业/租户整改改完毕后,三三个部门意意见书,总总经理审批批后方可到到财务部退退还装修押押金。3.3 投投诉处理须须知3.3.11 如何有效效避免投诉诉? 1 参与施工监监理,使工工程质量多多一份保证证。2 物业管理公公司在开发发单位竣工工后从技术术角度、法法律角度验验收,并办办理书面的的交收手续续,避免日日后引起投投诉。3 签订详细的的管理合约约,明确管管理公司和和业主或使使用人的权权力义务,防防止以后不不必要的麻麻烦。4 对物业的设设施安排合合理的日常常维护、检检修,使事事故减少到到最低点。5 经常开展反反馈调查便便民服务,了了解信息,及及时发现问问题解
17、决问问题。6 对业/租户户或业主入入伙时应及及时交予管管理合约、业业/租户手手册、装修修须知,并并予以解释释,降低投投诉率。 33.3.22 处理投投诉1 开通投诉热热线:2 详尽记录投投诉人姓名名、铺号名名称、联系系电话。3 耐心听取客客人投诉,禁禁止以任何何理由或借借口推卸责责任。即使使错误在本本身,亦不不可当面指指出,顾客客态度即使使很坏,亦亦不可顶撞撞顾客,并并记下投诉诉内容。4 对于业/租租户的设诉诉,能当场场做出解释释应当场给给业/租户户解决,若若不能马上上处理的应应记下投诉诉人的姓名名、事件的的经过、投投诉对象以以及投诉人人的联系方方法、业/租户签字字,并告知知解决的期期限,以便
18、便及时告诉诉结果。5 应感谢客人人指出的不不是之处,对对客人提出出的建议表表示感谢,并并把事件提提交到相关关部门进行行处理或报报上级主管管审批。6 对于某个人人违纪的投投诉,应详详细登记投投诉的事件件经过、证证明人以及及证物、投投诉人及联联系电话、签签字。及时时派有关人人员的检查查,确保事事实的准确确性,在依依照事件的的大小提请请有关部门门给予处理理。7 投诉处理完完毕致电或或走访客户户,询问其其对处理结结果是否满满意,是否否有别的建建议,并再再次感谢其其对我们工工作所做出出的帮助。规范用语: 您您好!请问问我们能为为您做些什什么? 非非常感谢您您对我们提提出宝贵的的建议/意意见, 我我们会及
19、时时把处理结结果通知您您 您您是否对处处理结果感感到满意 您您是否还有有什么要求求 有有什么可以以帮忙 3.4 拜访业业/租户 1 拜访访业/租户户的目的对业/租户户的拜访是是管理部众众多业/租租户事务中中一项重要要的工作,管管理部管理理人员通过过定期对业业/租户的的拜访达到到以下目的的:1 加强管理处处与业/租租户的感情情联络。2 加强沟通,让让业/租户户配合,协协助管理处处工作。3 提高管理处处管理质量量,及管理理人员的服服务质素。 2 业/租户拜访访内容1 让业/租户户了解物业业管理处的的运作。2 倾听业/租租户对物业业管理处管管理方面的的建议和意意见。3 了解业/租租户对物业业设施合理
20、理性方面的的要求。 3 业/租户拜访访的流程管理员每天巡查场内,每个业/租户定期拜访拜访情况记录于建议/意见登记表向部门主管汇报与部门主管商讨解决办法,并具体执行反馈解决给业/租户,并了解满意程度制业/租户拜访汇报报物业总经理 3.55 业/租租户迁出办办理 1 迁出出申请业/租户向向租务处/管理部提提交迁出申申请表。 2 退证证业/租户将将出入证交交回管理部部。 3 验房房管理部收到到申请表后后,通知工工程部验房房,工程部部填写验收收合格报告告,并 交到财务部部(单 元元内若有损损坏,应注注明地点及及应赔金额额)。 4 结算算业/租户到到财务部办办理结算手手续,财务务部凭工程程部提交的的验收
21、单,管管理部提交交的证明退退还有关押押金或收取取一定金额额的款项。 5 发迁迁出证管理部根据据财务部通通知,向业业/租户发发放迁出证证,并通知知保安部作作出安排。业/租户退退租流程表表业/租户提交退租申请租赁处向管理处提交业/租户退租情况及意见业/租户持有关手续到物管处管理部管理部将退租申请复印件转交工程部、保安部工程部对租赁场所进行验收,出具验收合格报告报管理部、财务部若有需要业/租户修善和整改的项目应书面通知业/租户和管理部1 已装修固定不能拆走有特殊情况另外处理。2 业/租户拆走的铺位装修部分恢复原状的部分是否有损坏大厦原有的设施。31 财务部在验收合格报告收到15日内将租赁定金退还业/
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