现代商务助理工作规范35128.docx

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1、商务助理工工作细则附件 一 1、 岗位职责业务方面A、协助商商务代表、协协销经理处处理各项日日常事务性性工作； B、业业务直接对对商务代表表负责，掌掌握了解平平台的发展展动向，及及时向商务务代表反映映情况，提提供信息，为为平台招商商工作当好好助手； C、负负责收集市市场资料和和建立客户户资料； D、行行政上直接接由营销管管理部统一一培训、管管理、考核核； E、做做好新客户户的开发工工作并负责责往来客户户的接待工工作（ 不不得擅自涉涉及业务洽洽谈、与客客户深度沟沟通）； F、完完成上级领领导交待的的其它任务务。行政方面： A、工工作上直接接对市场总总监、商务务总监、总总经理顾问问负责，协协助其处

2、理理日常事务务性工作； B、负负责重要会会议及重要要文件的记记录整理、打打印下发； C、日日常工作中中需向商务务代表、协协销经理及及业务助理理传达工作作安排及事事件（会议议）等通知知，重要文文件须作文文字处理方方可转发各各负责人，行行政助理必必须留备原原件存档； D、协协助上级领领导全面准准确的统计计出一定时时期内重点点经销商、履履约经销商商相关的详详细数据，清清晰反映给给上级领导导并对特殊殊问题作出出归纳及处处理意见； E、根根据工作需需要按时制制定上级领领导日常办办公用品计计划并代其其领取发放放； F、对对上级领导导下达的各各项通知，应应准确无误误传达到位位； G、对对上级领导导与各部门门

3、之间的工工作进行良良好的衔接接及汇报； H、每每天两次到到财务部问问询当日到到款情况并并与业务助助理衔接各各项经销商商服务工作作； I、定定期作好晚晚间值班及及星期日值值班的计划划安排并监监督落实到到位； J、建建立详细全全面的行政政档案。2、 任命附件二客户信息处处理1、信息的的最终目的的1、直接对对本中心经经理负责，保保证当天工工作顺利进进行；3、保证服服务态度、服服务质量、认认真执行工工作程序，并并积极提出出合理建议议；4、对收集集、整理传传递的信息息的准确性性、及时性性负责；5、对档案案信息保密密不善造成成损失、损损坏、遗失失、泄密现现象负责。6、发现问问题应及时时作出整改改补救措施施

4、；2、动态分分类经 销 商商 遴 选选 标 准准一、遴选程程序来电、函联联系-提提交申请表表-双双方相互了了解确定合合作方式-面谈谈（参会、或或来公司）-资格格审核-签订合作作合同-回款、发发货-双双方制订市市场开发计计划-派派市场协销销人员开始始操作市场场二、选择条条件：1、良好的的资信能力力；2、有一定定的营销网网络和通路路及相关经经验；3、良好的的社会关系系和背景；4、愿意接接受公司的的培训。三、要求：1、能在当当地尽快打打开市场，产产品顺利、快快速布遍终终端；2、积极与与公司派驻驻人员搞好好配合，接接受公司的的市场指导导；3、遵守公公司的规定定，履行双双方的合同同约定；4、充分利利用自

5、身的的天时、地地利、人和和的优势，将将无形资产产有形化。3、分类规规范一、电 话话 接 听听 规 范范1、程序： A、接接电话 B、应应答 C、作好好记录2、工作方方法： A、专专用电话话记录表和和笔； B、接接听：开头语：“您好！深深圳三味堂堂公司”问：“请问问这里是深深圳三味堂堂公司吗？”答：“是的的，您有什什么需要我我帮忙吗？”问：“我刚刚看到报纸纸上你们的的广告，想想了解一下下具体情况况”答：“哦！请问您在在什么报纸纸看到的广广告？”“XX报”答：“具体体情况我在在电话中11-22分钟给您您说不清楚楚，这样吧吧，留下您您的地址和和电话，我我们马上给给您一份详详细资料。现现在每天申申请独

6、家经经销各地市市场的电话话不断，每每天都有1100多个个，您收到到资料后请请速与我们们联系， 以免错失失良机。”“您贵姓，怎怎么称呼您您，地址、邮邮编、联系系电话（OO）、（HH）、手机机、BP机机？好了今今天就到这这里，很高高兴认识您您，再见！”3、要点和和注意事项项： （11）电话铃铃响不超过过二声，必必须接听。 （22）电话应应答应用普普通话，声声音轻柔，吐吐字清晰，速速度适中，有有礼貌。 （33）回答问问题简洁，清清晰，用积积极肯定的的语气来应应答。 （44）来电注注意记下区区号，注明明是单位还还是家里电电话，什么么时候联系系方便。 （55）资料一一般不发送送传真，如如有特殊情情况酌情

7、考考虑，需传传真的马上上传真，需需邮寄的当当天处理，最最快时间寄寄出。 （66）分省、分分部登记，一一省一本。 （77）尽量避避免回答客客户具体问问题，哪产产品简介、公公司概况等等，以免言言多必失，要要求留下详详细地址即即可，时间间一般控制制在三分钟钟内。二、客户来来电来函咨咨询应答规规范1、程序： （11）来电：接听、应应答、记录录； （22）来函：收函、装装订、登记记、重点函函交对应平平台收阅、回回函。2、工作方方法： AA、准备好好笔和电电话记录表表； BB、电话应应答： 电话话铃响两声声，提起话话筒，“您好！深深圳三味堂堂公司！” 问：“我现在正正在操作市市场，有一一些问题想想咨询了解

8、解一下。” 答：“请问您是是哪个区域域的朋友？”“我是XXX省XX地地区的经销销商XXXX。” 答：“您好！有有什么需要要我帮忙的的吗？” （具具体问题予予以回答）“您提的问问题很有现现实意义，不不知我的回回答您清楚楚了没有？”“希望您经经常同我们们保持联系系，愿我们们合作愉快快，再见！” 回答答不了的问问题应及时时转交平台台经理予以以及时答复复。 答：“这个问题题提得很好好，由于或或不是具体体负责您这这个区域业业务的经理理，不能给给您准确答答复，我请请专门负责责XX省业业务经理来来好解答，好好吗？请稍稍等。” C、详详细登记重重要谈话内内容及通话话中的问题题，同时留留下姓名、电电话，地址址等

9、，事后后过再去电电或去函保保持联络。三、信函处处理规范当我们在媒媒体上刊登登了招商信信息以后，大大部分人咨咨询会以电电话方式进进行联系，而而另有小部部分人会采采取信函的的方式进行行联系，此此类信函都都比较简短短。（多为为索取资料料之类）其其处理的方方式有以下下几种：1、信函中中留了联系系电话的： （1）首首先登录信信件； （2）寄寄相关资料料； （3）可可按所留电电话初步交交谈，告之之资料已寄寄出，希望望收到后及及时与我们们联系，留留下联系方方式、联系系人。2、信函中中没有留联联系电话的的： （1）信信中内容比比较详细、问问题比较多多的，可在在寄资料的的同时附一一封亲笔信信。内容：您好！来信信

10、已收到，首首先感谢您您对我公司司的信任与与支持！目目前，我们们将在XXX省XX市市举办一次次“三叠十八八浪市场攻攻击方案讲讲解会，此此举既能确确保您全面面深入地了了解我们公公司产品和和营销思路路，又可弥弥补我们素素未谋面的的遗憾，实实可谓一举举两得。希希望您收到到资料后速速与我们联联系。顺祝商祺！（深圳市三三味堂医疗疗器械有限限公司） X X X X年年X月X日日（2）信中中只简单索索取资料者者，只需发发信封加入入详细资料料即可。3、要点及及注意事项项： （11）、来函函处理要及及时，回答答问题要简简洁明了； （22）、强调调竞争性，告告诉他做的的成功人士士，让他感感到竞争的的真实及诱诱惑性；

11、 （33）、多谈谈经销商自自身利益点点。 （44）帮对方方计算一下下，他能赚赚多少钱，鼓鼓励他回款款，（早一一粒，晚一一粒，一月月能挣三万万七）； （55）对经销销商提出需需要解决的的问题，应应及时通知知市场协销销人员，予予以直接有有力度的指指导； （66）谈话重重要内容要要详细登记记，为再一一次沟通打打下基础。四、信息分分类处理规规范为统一规范范信息类别别，特对信信息分录表表上的信息息作如下详详细分类处处理规定：1、蓝色荧荧光笔划过过下端的信信息-作作废信息；作废信息是是指对目前前的产品不不感兴趣，或或者考虑以以后其他产产品再联系系的人。2、红色荧荧光笔划过过的信息-重点信信息； 重点点信息

12、表示示二次来电电来函或来来电来函沟沟通过程中中对公司及及产品极感感兴趣的信信息。3、黄色荧荧光笔划过过的信息-履约约信息； 履约约信息表示示已经打款款进货的本本公司经销销商信息。4、无记号号信息-一般有效效信息；5、在信息息首端作“”（并在在“”内注明明会）-表示参加加过X会信信息；6、在信息息尾端作“”记号-表示已签签约信息；所有业务助助理须依照照以上规范范进行信息息分类处理理。五、关于区区域划分、信信息保管管管理规定在公司前一一阶段招商商过程中，由由于信息收收集、处理理、分类、保保管等环节节无严格规规范，致使使各区域招招商工作出出现一些混混乱，招商商工作失控控，特对营营销管理部部区域部区区

13、域划分、信信息保管作作如下规定定：（一）、营营销管理部部招商及市市场管理体体系由八个个平台组成成，各平台台总经理、协协销经理、业业务经理及及对应省份份如下：区 域 划 分 表表平台总经理所辖区域协销经理业务助理华北河北、河南南、山西东北辽宁、吉林林、黑龙江江华东山东、安徽徽江南江苏、浙江江、江西西南云南、贵州州、四川、重重庆华中湖南、湖北北、陕西华南广东、广西西、福建总部托管北京、天津津、上海、新新疆、甘肃肃、宁夏、青青海、内蒙蒙、海南2、信息是是招商工作作的核心，只只有将信息息收集、处处理、分类类、保管等等各环节工工作做到位位，才有客客户来公司司参会、签签约、履约约的可能，各各平台总经经理，

14、协销销经理，及及业务助理理应保管好好各省区域域内客户的的信息，如如确因工作作需要去查查阅其他平平台区域的的信息，必必须征得对对方平台及及数控中心心经理同意意，如发现现故意拦截截、留用他他人区域信信息的行为为，以违反反行政纪律律论处： 第一一次，警告告处分，罚罚款5000元； 第二二次，降职职，从文员员职位开始始工作，接接受招商工工作全程教教育； 第三三次，予以以开除。六、抄 写写 信 封封 的 规规 范发函是招商商工作中必必不可缺的的一项日常常性工作，抄抄写信封的的格式规范范及书写整整齐也代表表了企业形形象，特对对信封的抄抄写工作作作如下规范范：1、邮政编编码必须工工整写在信信封左上方方指定方

15、格格内（不得得连笔）；2、必须在在地址一栏栏注明省份份，简称亦亦可；3、要求字字迹工整，文文字正确；4、书写错错误不得用用笔乱划，统统一用涂改改液遮盖后后重新写上上正确文字字。5、抄写信信封工作，原原则上由业业务助理进进行，信函函量大时，由由平台安排排其他人员员协助，若若人手再不不够，可向向部门申请请安排人员员协助完成成工作。6、抄写信信封统一格格式：840815邮：深圳福田区滨河大道9003号湖北大厦26楼A座深圳三味堂电子医疗器械有限公司 张 芬（女士）收 武汉市武昌区珞瑜路96号李纹寄700344七、来 人人 接 待待 规 范范在招商工作作联系过程程中，部分分对产品和和企业有兴兴趣且具有

16、有一定实力力的经销商商或者距离离公司较近近的经销商商，会直接接到公司考考察、洽谈谈，具体接接待程序如如下：A、引导（1）由接接待人员将将来客引到到会议室，递递上茶水，并并引见对应应区域负责责人与之会会面；（2）问候候语言：“您好，一一路辛苦了了， 欢迎迎，我是负负责XX区区域业务的的XXX，这这是我的名名片，很高高兴认识您您，您贵姓姓？“（3）握手手方式：（两位都是是男士）身身体站直，主主动跟对方方握手，快快速抖动两两下。手应应握的饱满满，不松不不紧，但要要显出一定定力度，体体现出一种种老相识的的感觉。（两两者中有女女士）速度度放慢，手手握对方手手指根部以以下，握手手的同时应应微欠身。（4）坐

17、姿姿要求：问问候握手后后，坐在客客户的右边边，不要与与客户身体体相碰触，呈呈45度，除除外实在没没有办法才才坐左边；不能捧腹腹大笑；不不跷二郎腿腿；不要给给客户造成成压迫感。B、了解来来人情况（1）询问问具体来自自哪里；（2）以前前干哪一行行的；（3）有什什么社会关关系；（4）详细细个人资料料。C、介绍产产品企业：（1）递宣宣传资料、样样品、公司司简介画册册；（2）介绍绍经销政策策，全新市市场攻击方方案；（3）介绍绍成功经销销商的情况况；（4）介绍绍报名参会会的程序或或履约经销销商的程序序。要点及注意意事项：（1）接待待周到，有有礼貌；（2）洽谈谈讲究技巧巧，谈要点点，答疑应应简炼，不不要一个

18、问问题长谈；（3）详细细填写来来访人员登登记表D、参观厂厂房，生产产流水线（如如经销商提提出参观要要求）注意意事项：（1）当经经销商提出出参观要求求时，平台台相关人员员需以工工作委托单单书面申申请，前往往厂部，由由商务总监监、生产部部杨总批准准同意并约约定前往时时间；（2）参观观过程中，任任何员工及及经销商不不得进入生生产流水线线车间；（3）不得得应允经销销商查看厂厂部库存、发发货记录。八、邀 约约 规 范范一、概念：邀约是指发发出会议邀邀请函及相相关招商资资料后，电电话邀请经经销商参加加会议或直直接来公司司总部的总总称。二、程序：1、了解一一次函，营营销手册及及邀请函的的内容；2、准备应应答

19、相关资资料（视觉觉手册、市市场操作手手册、临床床报告、三三叠十八浪浪等）；3、了解被被邀请对象象背景资料料（哪类性性质的名单单-昊昊盛、广电电、邮政或或其他）4、去电邀邀约；5、登记通通话详细内内容，并确确定结果分分类（A：来参会 B：不不来参会 C：抽抽时间来公公司 DD：完全没没兴趣）；6、再次去去电确定落落实能否参参会。三、方法：1、准备工工作：（1）准备备好邀约记记录表（事事前填写姓姓名、地址址、电话）、笔笔和报名参参会经销商商登记表；（2）电话话邀约；（开场白） “XXX先先生（女士士），您好好！”“我是深圳圳三味堂电电子医疗器器械有限公公司专门负负责XX省省业务的XXXX，请请问您

20、收到到我们给您您寄去的招招商会议邀邀请函没有有。”（手边放放一份XXXX会议的的邀请函）2、针对对对方回答的的实际情况况分类处理理： （A）收收到了邀请请函并准备备积极参会会的；“今天给您您打电话主主要是想确确定一下XX月X日XXX会议，到到时您那里里有几位随随行参会，我我好给您及及随行朋友友先报个名名，以便于于会务工作作的顺利进进行。”“X位，好好的，我已已经作好记记录了。”“顺便通知知您一下，到到时务必带带上邀请函函，我们凭凭此函报到到。”（如对方方涉及费用用问题，可可回答会议议是免费的的，会议期期间的交通通、住宿费费自理。）“好，我们们X月X日日XX会场场见！”“希望我们们有机会合合作成

21、功！” （B）收收到邀请函函但疑问很很多的；“这是一个个面对面沟沟通交流的的机会。”“面对面能能促进双方方全面的了了解。”“一项事业业合作不可可能只通过过一些简单单的资料以以及几次简简短的电话话就能达成成的。”“它需要双双方全面透透彻的了解解。”“您现在有有许多疑问问是正常的的，因为缺缺乏了解，我我们一样也也有许多问问题，所以以专门安排排了此次会会议，相信信通过这次次会议，您您的问题会会得到圆满满解答。”“顺便问您您一下，到到时有几位位参加会议议”？“X位，”“好的，希希望我们XX月X日XXX会场见见。”通知参参会事项同同（A） （C）因因特殊原因因不能来参参会的，（如如自身健康康、经营、家家

22、庭等）但但合作意向向强烈的，邀请其处理完琐事后抽时间直接来公司面谈（可约定大致时间并作好记录）； （D）合合作意向强强烈，但既既无时间参参会，又没没时间来公公司的，如如判断有把把握合作，可可约定时间间我司派员员前往洽谈谈签约。 （E）完完全没有兴兴趣，语气气强硬的， 礼貌貌的与对方方道别：“希望以后后有别的项项目再合作作，谢谢，再再见！”四、重点提提示及注意意事项：1、重点提提示（A）电话话号码后的的O、H各各代表办公公及住宅，打打电话时尽尽量白天正正常上班时时间打办公公电话，晚晚7：000-110：000打住宅电电话（双休休日亦可白白天拔打），手手机电话及及传呼可于于早8：330-晚10：0

23、0任意意时间拔打打；（B）邀约约时话语诚诚恳、主动动；（C）可引引用一些事事实例证来来鼓励对方方（如同一一区域正有有几位朋友友联络频繁繁吉林长春春市场如何何火爆，做做促销活动动一天销售售200多多粒，直接接营业收入入7-8万元/天）；（D）提示示这样的会会议机会有有限，全国国各地的朋朋友可相互互学习交流流，不要错错过；（E）交谈谈中多理解解，体贴对对方，坚决决避免争论论；（F）对方方在电话中中提出的意意见，想法法，不要直直接否定，尊尊重对方；（G）对县县级经销商商要灌输“早一粒，晚晚一粒，一一月能赚叁叁万柒”这一概念念；（H） 如对方提出出问题较多多，尽量就就重要的问问题回答一一至二个，回回答

24、问题要要简洁，尽尽量用一句句话概括问问题实质。2、注意事事项：（A）不邀邀请已履约约老经销商商参会；（B）话语语简洁、通通顺、清晰晰、一个电电话三至五五分钟完成成，限时邀邀约；（C）每个个电话尽量量切入主题题-会议，最最终彻底落落实对方能能否参会，做做好分类记记录工作；（D）通话话中重点内内容，问题题作详细记记录，为下下一次联系系打好基础础；（E）针对对疑问较多多，对于参参会犹豫不不定的对象象可再次去去电确认，但但不要多涉涉及业务内内容，更不不要多次硬硬性邀请；（F） 收集所有初初步确定前前往参会对对象，于会会前3-4天再再次去电最最终确认参参会人员，及及时填报报报名参会人人员统计表表。九、样

25、 品品 寄 送送 规 范范原则上公司司不零售样样品。在招招商的整个个过程中有有的经销商商在了解产产品的相关关知识及公公司招商的的整体方案案时，希望望能进一步步了解看样样品。一、选择1、不是每每一个经销销商这样的的要求都给给予满足；2、根据各各区域负责责人与经销销商的交流流程度，确确认意向比比较明确才才可提出申申请。3、根据区区域的分布布情况，一一个区域至至多寄两个个样品；4、邮寄价价格不得低低于批发价价。二、程序1、首先提提出申请，交交由营销管管理部商务务总监审批批，数控中中心经理认认可；2、同意邮邮寄时，通通知经销商商汇款；3、到款后后，填写要要货申请表表；4、理包装装好后交数数控中心信信息

26、组负责责邮寄。十、资料、办办公用品领领用规范为保障公司司资料及办办公用品的的需求，规规范公司资资料、办公公用品的发发放，特制制定资料、办办公用品的的领用规范范。一、资料领领用规范1、每周一一报本周资资料用量计计划，并由由各助理申申请；2、领取资资料时，在在资料发放放一览表上上登记；3、发放；4、专人每每月底将各各平台领取取数量登记记至资料领领用账本；5、每月底底转入各组组、各中心心资料领用用明细帐，并并核算费用用。二、办公用用品领用规规范 11、每月225日交下下月办公用用品申购单单； 22、数控中中心对其进进行统一核核算（122元/月/人），并并报至办公公室，由办办公室购买买； 33、由各助

27、助理到办公公室领取当当月办公用用品； 44、办公室室每月底将将各平台办办公用品领领用单交至至数控中心心； 55、核算各各组、各中中心办公用用品所耗费费用。三、注意事事项 11、如遇某某月有招商商会议，则则在会议前前二周填写写好会议用用品申领单单，以便公公司提前准准备及购买买； 22、每月截截止25日日将领用的的资料及办办公用品转转登至营销销管理部各各中心、各各组每月费费用明细帐帐上，并作作出各组、各各中心每月月资料、办办公用品所所耗费用额额。十一、信 函 邮 寄 规 范招商工作中中，需有大大量信函、少少量包裹邮邮寄，针对对各类信函函，包裹的的不同作用用制定以下下邮寄规范范：1、邮寄平平信（小信

28、信封、大信信封）由平平台业务助助理依照抄抄写信封的的规范将将邮件邮编编、收信地地址、收信信人、用黑黑色钢笔（中中性笔）字字迹工整准准确无误的的填写好，经经平台经理理在发函函登记本上上签名同意意后，交信信息组发函函专人统一一邮寄；2、遇重点点客户或紧紧急事务，需需抢时间邮邮寄，挂号号信，特快快专递包裹裹，特种函函件除经平平台经理签签字外，必必须经数控控中心经理理终审方可可邮寄；3、原则上上各平台不不分省单寄寄邮政函件件，如确因因工作需要要、平台费费用充足，可可由业务助助理拟定申申请，由平平台经理签签字后，交交商务总监监审批确认认方可邮寄寄。三、客户信信息报告1、商务助助理处理一一、二次来来电、函

29、信信息后；2、一次来来电、来函函信息分省省输入各省省份信息分分录表，抄抄信封并及及时寄出相相应资料；3、二次来来电、来信信信息及时时转交对应应各商务代代表并详细细登记到重重点信息登登记表上；5、将电话话记录表及及一次来信信分日期装装订成册存存档备查；6、填写信信息统计日日报表、全全国信息累累计表、媒媒体反馈信信息累计表表及 每每月底做媒媒体反馈分分析报表；7、上述报报表渠道管管理部存档档备查；四、谈判前前期准备1、 客户背景资资料准备A、 客户姓名B、 客户职业、工工作经历、C、 客户资金状状况D、 前期沟通状状况E、 参与谈判者者随行人员员状况2、本方资资料准备A、 合同四份、相相关资料、样

30、样品；B、 经销商登记记表；C、 法人或委托托人签名盖盖章；D、 定金收据；附件五 谈判后期期工作处理理1、 达成协议1、各部门门对经销商商进行追款款；2、经销商商打款并传传真电汇回回执单至公公司，对应应商务代务务在传真件件下方注明明所属平台台、地域、经经销商姓名名，并复印印三份交渠渠道管理部部行政助理理；3、渠道管管理部行政政助理传真真复印件交交至财务一一份通知查查款，一份份交至数控控中心统计计在途款项项，余下一一份自行留留底。（行行政助理每每日上午111点，下下午4点到到财务部查查询当日到到款情况，如如有到款，通通知相应平平台助理；4、财务通通知到款后后由行政助助理填写一一式六份到到款通知

31、单单交对应应部门；5、商务助助理接到到款通知单单，请示示平台经理理批准后，填填写要货货申请表（注注明广告片片类别、数数量，随货货发出），同同时办理经经销商委托托书及相相关证照复复印件（盖盖公章）以以挂号信寄寄出；6、商务代代表、数控控部经理、总总经理在要要货申请表表上签字字确认；7、要货货申请表经经数控部经经理复核，签签字并传真真给厂部申申请办理发发货；8、厂部收收到要货货申请表后后，经杨总总审核确认认发货；9、厂部将将货发出后后，以电话话方式告知知数控部货货物已发，数数控中心通通知相应商商务助理；10、商务务助理电话话问询经销销商货物是是否如期抵抵达（一周周内），如如货物未及及时到达经经销商处，应应立即通知知数控中心心查询货物物发送情况况。2、 未达协议A、 试谈判情况况分析未达达成协议原原因。B、 对可能达成成协议的客客户进行深深入沟通。 C、对对不可能达达成协议的的客户转入入储备名单单。并详细细记录客户户背景、愿愿望及谈判判过程。