行政工作手册37708.docx

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1、 行政部工作作手册文件编号：XZ-001-20009版本/修订订次：A/0受控状态：分发号：编写审核批准日期日期日期发布实施目 录行政部组织织架构岗位职责及及质量责任任制行政部质量量目标及考考核办法办公行为规规范管理制制度员工职务行行为准则资料审阅制制度公司行政奖奖惩管理条条例印章管理制制度办公用品管管理制度会议管理制制度公司内部沟沟通原则工厂门卫放放行制度电话管理制制度计算机及网网格管理制制度质量目标管管理规定行政部组织织架构图行政部经理行政专员工作人员- 9 -组织机构及及质量责任任制行政部岗位位职责行政经理岗岗位职责1、负责公公司行政管管理规章制制度的制定定，监督、执执行、汇编、修修订公

2、司各各项管理规规章制度，定定期或不定定期组织对对各部门的的制度执行行情况进行行检查，保保证公司管管理规章制制度的切实实可行。2、负责协协助总经理理进行各部部门月工作作计划执行行情况的督督促与情况况反馈。3、负责公公司各部门门工作的协协调、衔接接及信息沟沟通工作。4、参加公公司高层管管理人员召召集的各种种会议，并并对会议决决议的执行行情况进行行核查。5、组织实实施各项公公司级非营营销类活动动。6、负责后后勤事务的的设置与管管理，包括括员工食堂堂、宿舍的的日常管理理，设备、设设施的购置置、维护。7、制定公公司办公费费用的计划划，控制办办公费用的的使用。8、负责公公司公共关关系的维系系和促进，接接待

3、公司重重要来宾。并并协助公司司其他职能能部门开发发与维护政政府及其他他相关单位位的协调联联系工作。9、公司安安全保障工工作，进行行安全及事事故隐患问问题的督导导。10、负责责公司的法法务工作，协协助法律顾顾问处理诉诉讼纠纷。11、负责责公司日常常福利、节节日福利的的发放。12、完成成公司领导导交办的其其他工作。任职资格1、工作经经验：五年年以上管理理类工作经经验；2、专业背背景要求：曾从事行行政管理工工作3年以以上；3、学历要要求：本科科以上（管管理类专业业更佳）；4、年龄要要求：300岁以上；5、个人素素质：沟通通能力及协协调能力强强、责任心心行政专员岗岗位职责1、负责管管理、使用用公司各种

4、种证照、印印鉴等重要要资料。2、完成公公司营业执执照、机构构代码、卫卫生许可证证等的年检检工作。3、负责收收集各部门门须传递给给总经理的的报告、信信息，及时时传达总经经理的指示示。4、收发并并管理公司司各种文档档（合同、图图书、报刊刊等），严严守公司机机密，保证证资料的完完整性、保密性性。5、负责公公司办公用用固定资产产及低耗品品的登记、管管理，每月月26日对对固定资产产进行盘点点，提交固固定资产盘盘点报告。6、负责办办公区日常常秩序管理理，规范员员工办公行行为。7、负责员员工的考勤勤监督工作作，发现异异常，及时时报告部门门经理，提提出处理建建议。8、负责保保卫人员的的日常工作作安排及绩绩效考

5、核工工作，主要要情意吸时时向部门经经理汇报。9、完成公公司领导交交办的其他他工作。任职资格1、工作经经验：2年年以上管理理工作经验验；2、专业背背景要求：曾从事行行政工作33年以上；3、学历要要求：大专专以上；4、年龄要要求：255岁以上；5、个人素素质：踏实实、细心、善善于表过、任任劳任怨、对对人热情。质量责任制制行政部经理理质量责任任制1、负责公公司策划、编编制质量管管理文件和和技术工艺艺文件。2、负责公公司技术文文件、管理理文件及法法律法规文文件和记录录的控制，确确保文件管管理规范化化，发放到到位，使用用有效。3、作好职职工的技术术理论业务务能力的培培训工作，不不断提高全全员素质。4、对

6、公司司相关文件件进行评审审，对提出出的相关问问题，实施施纠正和制制定预防措措施，确保保文件控制制程序得到到运用。行政部质量量目标及考考核办法一、质量目目标1、文件控控制合格率率率为95%2、职工培培训合格率率100%二、质量目目标考核办办法1、行政部部每季度进进行一次本本部门质量量目标的统统计考核。统统计本部门门质量目标标完成情况况,填写质质量目标统统计分析表表，与其其它部门的的质量目标标统计一起起考核。2、全公司司质量目标标的统计考考核,主要要统计生产产部的卫生生质量合格格率,产品品质量合格格率,销售售部的用户户满意率，市场部产品品采购合格格率，储运运部出车安安全、及时时率库房的的发货准确确

7、率等；各各部门质量量目标完成成,即为公公司质量目目标完成。三、统计用用记录表 质量目标标统计分析析表证照管理理表印章使用用登记表会议/培培训签到表办公用品品领用登记记表复印登记记表出入登记记表会议纪要要办公行为规规范管理制制度一、仪态仪仪表1、衣着整整洁、大方方，男性不不敞怀、赤赤膊，女性性不过于暴暴露和浓装装艳抹。2、身体、面面部、手部清洁洁，头发整整洁。3、待人热热情、友好好、真诚;待客精神神饱满,不卑不亢亢。无不礼礼貌行为。二、语言1、尽量使使用普通话话交谈，注注意使用礼礼貌用语。2、称呼：下级对上上级在职务务前冠以姓姓或名；上上级对下级级和同级之之间称呼姓姓名、名或或某先生、小小姐等或

8、职职务前冠以以姓或名。3、接答电电话尽量使使用普通话话，语调友友善，坚持持使用“你好”、“谢谢”、“再见”等起始礼礼貌用语。4、办公室室交谈注意意音量控制制，不影响响他人，语语言文明，不不讲粗话。三、办公须须知1、遵守纪纪律，不迟迟到，不早早退，不擅擅离职守。2、上班：打卡后做做好各自负负责的环境境卫生，尽尽快进入工工作状态。3、下班：整理各自自的办公桌桌面，检查查电源、门门窗后离开开。4、任何人人不允许代代打卡；因因公不能打打卡者，由由部门负责责人或总经经理签字。5、自觉严严格遵守公公司各项规规章制度，努努力工作。6、办公桌桌不得摆放放与办公无无关的物品品，办公用用品应摆放放整齐、合合理。7

9、、保持办办公室清洁洁，不随地地吐痰，乱乱丢纸屑、杂杂物，不在在桌椅和墙墙上刻画、涂涂写、随意意张帖。8、爱护办办公室的办办公设备和和设施，不不得随意搬搬动、拆卸卸。若有损损坏、丢失失、污染，应应予赔偿并并按违规处处理。9、在办公公时间内查查阅与本职职工作有关关的报纸、杂杂志、信息息等需经部部门负责人人许可后，在在约定时间间内方可查查阅。除此此之外的办办公室办公公时间内禁禁止看书、看看报、串岗岗、聊天。10、原则则上不打私私人电话，确确有急事，接接打不得超超过三分钟钟。 11、禁止止在办公室室就餐（中中午值班员员除外）、吃吃零食、高高声谈笑。12、禁止止在办公时时间做私事事或从事与与公司经营营无

10、关的业业务活动。13、办公公时间严禁禁私人会客客，特殊情情况可到接接待区，接接待时间不不超过100分钟。14、禁止止相互打听听员工个人人收入和涉涉及公司机机密的事项项。 15、任任何个人不不得以任何何理由在前前台总机打打、接电话话。如有电电话打进，必必须转接到到办公室接接听，违者者一次罚款款50元。 116、凡公公司配备小小灵通的员员工必须保保持24小小时开机,未配备小小灵通而报报销小灵通通通讯费的的员工必须须保持122小时开机机(开机时间间：8:00022:000)。四、接待工工作1、外来访访客统一由由接待人员员接待，接接待时应热热情、友好好、真诚，具具有良好的的精神风貌貌。2、查明访访客来

11、访目目的后，尽尽快通知相相关人员。未未经相关人人员同意，应应劝阻访客客不得进入入办公区域域。五、业务工工作1、勤于职职守，认真真踏实，尽尽心尽责，主主动积极地地做好本职职工作。2、勇于开开拓，积极极进取，增增强责任感感、事业心心。3、精诚团团结，分工工合作， 对工作中中出现的问问题不回避避，不推诿诿、不相互互指责，勇勇于承担过过失与责任任，积极主主动地协商商解决。4、服从指指挥与安排排，不推辞辞，不挑不不选，不无无故拖延，无无论份内、份份外工作应应主动、热热诚、高速速、高效完完成。5、本着“客户至上上、服务第第一”的基本原原则，认真真对待客户户反映的问问题，并设设法及时解解决，不推推、不拒、不

12、不拖延、不不当之处应应耐心解释释。6、虚心好好学，力求求上进，努努力钻研，一一丝不苟，不不断提高业业务水平及及工作能力力，提高处处理解决问问题的能力力，优质高高效地完成成各项工作作任务。7、清正廉廉洁，不以以权谋私，不不以工作之之便接受馈馈赠、回扣扣，不做任任何损害公公司利益和和公司形象象的事情。六、电话接接打行为规规范 11、电话礼礼仪A、声音要要求机灵、自自然、愉悦悦、口齿清清晰、富有有表现力。B、听到铃铃声马上接接听电话，铃铃声最多不不能响过三三遍。2、电话礼礼仪用语：A、向对方方问好：早晨好！下下午好！您您好！B、主动报报公司名称称：C、自我介介绍：我是D、表示愿愿意为对方方效劳：愿为

13、您效劳劳！需要我我帮助吧！有何贵干干！E、避免使使用如下一一类话： 你有有什么事？ 你想要要什么？ F、经常使使用：请、烦请、您您能否等结结构句子。G、做好电电话记录。H、陌生人人或新客户户来电，要要问明对方方公司名称称、姓名：请问尊姓大大名？ 请请问先生、小小姐贵姓？请问贵公公司名称是是什么？I、询问对对方来意：先生生现在正忙忙，有什么么事需要我我帮忙吗？J、请别人人稍等候应应说：请稍稍侯！K、对方打打错电话应应礼貌相待待：对不起先生生、小姐：您打错了了！L、结束通通话一定要要说：谢谢！再见见！员工职务行行为准则一、总则1、为规范范员工职务务行为，特特制定本准准则，员工工应当熟知知并遵守。2

14、、公司尊尊重员工的的正当权益益，通过本本准则界定定公司利益益与员工个个人利益，避避免二者发发生冲突。3、员工违违反本准则则可能导致致公司与之之解除劳动动合同。员员工违反本本准则给公公司造成经经济损失，公公司将依法法追索经济济赔偿。员员工行为涉涉嫌刑事犯犯罪，公司司将报告司司法机关处处理。二、职务权权责1、经营活活动A、员工应应守法、诚诚实地履行行自己的职职责，任何何私人理由由都不应成成为其职务务行为的动动机。B、维护公公司利益是是员工的义义务。员工工不得从事事、参与、支支持、纵容容对公司有有现实或潜潜在危害的的行为。发发现公司利利益受到损损害，员工工应向公司司汇报，不不得拖延或或隐瞒。C、在未

15、经经授权的情情况下，员员工不得超超越本职业业务和职权权范围从事事经营活动动。D、除本职职日常业务务外，未经经公司授权权或批准，员员工不得从从事下列活活动：以公司名名义进行考考察、谈判判、签约、招招投标、竞竞拍等；以公司名名义提供担担保、证明明；以公司名名义对新闻闻媒介发表表意见、消消息；代表公司司出席公众众活动。EE、员工须须严格执行行公司颁布布的各项制制度。员工工认为公司司制度明显显不适用，应应及时向上上司或制定定和解释该该制度的部部门反映。公公司鼓励员员工就工作作充分发表表意见或提提出合理化化建议。FF、严格遵遵循管理流流程接受上上司的领导导是员工的的职责。员员工应服从从上司的指指示。员工

16、工如认为上上司的指示示有违法律律及商业道道德，或危危害公司利利益，有权权越级汇报报。G、遇到工工作职责交交叉或模糊糊的事项，公公司鼓励勇勇于承担责责任和以公公司利益为为重的行为为，倡导主主动积极地地行动，推推动工作完完成。在工工作紧急和和重要的情情况下，员员工不得以以分工不明明为由推诿诿。H、严禁员员工超出公公司授权范范围或业务务指引的要要求，对客客户和业务务关联单位位做出书面或口头承承诺。在公公司内部，员员工应实事事求是地对对工作做出出承诺，并并努力兑现现。I、员工有有贪污、受受贿或作假假欺骗公司司的行为，无无论给公司司造成损失失与否，公公司均可无无条件与之之解除劳动动合同。2、资源使使用A

17、、员工未未经批准，不不得将公司司资产赠与与、转让、出出租、出借借、抵押给给其它单位位或者个人人。B、员工对对公司的办办公设备、交交通工具、通通讯及网络络系统或其其他资产，不不得违反使使用规定，做做任何不适适当的用途途。C、公司的的一切书面面和电子教教材、培训训资料等，均均有知识产产权，员工工未经授权权，不得对对外传播。D、员工因职务取得的商业和技术信息、发明创造和研究成果等，权益归公司所有。E、员工对对任何公司司财产，包包括配备给给个人使用用的办公桌桌、保险柜柜，乃至储储存在公司司设备内的的电子资料料，不具有有隐私权。公公司有权进进行检查和和调配。3、保密义义务A、公司一一切未经公公开披露的的

18、业务信息息、财务资资料、人事事信息、招招投标资料料、合同文文件、客户户资料、调调研和统计计信息、技技术文件（含含设计方案案等）、企企划营销方方案、管理理文件、会会议内容等等，均属企企业秘密，员员工有保守守该秘密的的义务。当当不确定某某些具体内内容是否为为企业秘密密时，应由由公司鉴定定其性质。B、员工薪薪酬属于个个人隐私，任任何员工不不得公开或或私下询问问、议论。掌掌握此信息息的员工，不不得以任何何方式泄露露。C、员工接接受外部邀邀请进行演演讲、交流流或授课，应应事先征得得上司批准准，并就可可能涉及的的有关公司司业务的重重要内容征征求上司意意见。D、员工应应对各种工工作密码保保密，不对对外提供和

19、和泄露。严严禁盗用他他人密码。三、内外交交往1、员工须须谨慎处理理外部的各各种宴请和和交际应酬酬活动。应应谢绝参加加的活动包包括：A、施工单单位、材料料供应商和和投标单位位的宴请和和娱乐活动动；B、设有彩彩头的牌局局或其它具具有赌博性性质的活动动；C、涉及违违法及不良良行为的活活动。2、公司对外外的交际应应酬活动，应应本着礼貌貌大方、简简朴务实的的原则，不不应铺张浪浪费。公司司内部的接接待工作，应应务实简朴朴。员工在在安排交际际活动时须须考虑以下下重要因素素：A、 是否属于工工作需要；B、费用、频频率和时机机是否恰当当；C、消费项项目是否合合法。3、公司对外外部单位或或个人支付付佣金、回回扣、

20、酬金金，或提供供招待、馈馈赠等，应应坚持下列列原则：A、不违反反相关法律律法规；B、符合合一般道德德标准和商商业惯例。4、员工不得以任何名义或形式索取或者收受业务关联单位的利益。员工于对外活动中，遇业务关联单位按规定合法给予的回扣、佣金或其他奖励，一律上缴公司处理，不得据为己有。对于对方馈赠的礼物，只有当价值较小，接受后不会影响正确处理与对方的业务关系，且拒绝对方会被视为失礼的情况下，才可以在公开的场合下接受，并应在事后及时报告上司。5、尊重客户、业务关联单位和同事是基本的职业准则。员工不得在任何场合诋毁任何单位和个人。四、个人与与公司利益益的冲突1、兼职A、员工未未经公司安安排或批准准，不得

21、在在外兼任获获取报酬的的工作。BB、在任何何情况下，禁禁止下列情情形的兼职职（包括不不获取报酬酬的活动）：在公司内内从事外部部的兼职工工作；兼职于于公司的业业务关联单单位、客户户或者商业业竞争对手手；所兼任任的工作构构成对公司司的商业竞竞争；因兼职影影响本职工工作或有损损公司形象象；主任级及主任级以上上员工兼职职。C、公司鼓鼓励员工在在业余时间间参加社会会公益活动动。但如利利用公司资资源或可能能影响到工工作，员工工应事先获获得公司批批准。D、员工可可以在不与与公司利益益发生冲突突的前提下下，从事合合法的投资资活动，但但不得进行行下列情形形的个人投投资活动：参与经营营管理的； 对公司的的客户、业

22、业务关联单单位或商业业竞争对手手进行直接接投资的；借职务之之便向投资资对象提供供利益的；假借他人人名义从事事上述三项项投资行为为的。3、特殊关系系的回避A、公司不不提倡员工工与自己的的亲属、好好友所在单单位建立业业务合作关关系。有正正当理由建建立关系的的，要主动动向上司书书面申报自自己的亲友友关系，并并应在相关关的业务活活动中回避避。B、员工应应避免工作作之外与业业务关联单单位的经营营往来，不不得利用职职务影响力力在业务关关联单位安安排亲属、接接受劳务、技技术服务或或获取其他他利益。如如确实无法法避免，应应事先向公公司申报。五、投诉和和举报公司内部的的投诉和举举报，可以以向行政部部以及主管管该

23、事项的的高层人员员提出。受受理部门和和人员，应应认真调查查处理投诉诉和举报，并并为投诉人人和举报人人保密。六、行为的的判断及督督导A、 员工判断个个人行为是是否违反本本准则的简简易标准是是该行为能能否毫无保保留地在公公司公开谈谈论。B、 员工有责任任就难于作作自我判断断的行为或或情形向上上司或行政政部咨询。接接受咨询的的部门和人人员应给予予及时、明明确的指导导并为当事事人保密。C、 上司对其下下属应尽到到教导和管管理的责任任。如上司司未能尽到到责任，以以致产生不不良的后果果，将与其其下属同时时受到处分分。上司未未尽教导和和管理责任任的情形包包括：默认下属属违反本准准则的行为为；未能按照照公司规

24、定定保证下属属定期接受受本准则的的培训；未能采取取有效的措措施防止及及补救管理理上的漏洞洞；未能严格格遵守公司司的政策进进行管理。公司行政奖奖惩暂行管管理条例一、 违纪处罚1、上班时时间，生产产部一律着着工作装（保保持清洁）并并佩带工作作牌；公司司其他部门门必须佩带带工作牌。违违者罚款110元/次次；2、公司员员工每天应应认真做好好办公室清清洁及整理理办公桌、抽抽屉，不得得杂乱无章章。违者罚罚款10元元/次；3、上班时时间严禁窜窜岗、闲谈谈、高声喧喧哗、嬉笑笑打闹、吃吃东西等。违违者罚款110元/次次。4、严禁使使用公司电电话打私人人长途电话话，严禁使使用公司电电脑进行私私自上网和和打游戏等等

25、娱乐活动动。违者罚罚款10元元/次。5、办公区区内应该保保持清洁卫卫生，不得得随地吐痰痰、乱扔烟烟头、纸屑屑等。违者者罚款100元/次。6、上班时时间严禁擅擅自离岗，内内勤人员因因公离开办办公室应向向部门经理理报告。违违者罚款55元/次。7、不得在在工作时间间、工作场场所打牌、下下棋或进行行其他娱乐乐活动。违违者罚款220元/次次。8、下级必必须无条件件服从上级级的命令、安安排和决定定，不得与与上级顶撞撞、争吵、辱辱骂、殴打打。违者罚罚款50元元/次，情情节严重者者扭送司法法机关。9、努力做做好本职工工作。严禁禁利用职务务之便贪污污、受贿、偷偷盗、挪用用公款等一一切行为及及从事第二二职业谋取取

26、额外收入入等行为。违违者罚款2200元，情情节严重者者给予辞退退处理和追追究当事人人法律责任任。10、工作作期间严禁禁喝酒、赌赌博。违者者罚款500元/次。11、公司司实行1小小时复命制制，上级下下达任务后后，必须在在规定的时时间内延迟迟1小时内内回复工作作完成情况况。违者罚罚款50元元。12、上班班时间严禁禁睡觉、看看报。违者者罚款100元次。13、未经经允许，严严禁随意将将与公司无无关的人员员带入公司司。违者罚罚款10元元/次。14、未经经允许，严严禁私自进进入禁止入入内的工作作场所。违违者罚款220元/次次。15、严禁禁抵毁公司司名誉和信信用，给公公司名誉和和经济上造造成损失。违违者罚款

27、2200元。16、严禁禁违反公司司保密制度度、包括直直接或间接接向他人透透露有关公公司业务信信息、交易易行情、公公司经济情情况等。违违者罚款2200元/次。17、严禁禁各种不诚诚实的行为为，诸如：盗窃、涂涂改或多报报各种业务务发票，伪伪造个人资资料或其他欺骗公公司的行为为。违者，一一经查实，处处以多报部部分十倍的的罚款。18、如果果本部门出出现重大事事故或事件件，则本部部门年终奖奖取消，相相应地月度度绩效取消消。19、其他他违章行为为按照公司司相关管理理制度执行行。办公用品管管理办法第一条 办公用品由由行政部统统一管理。第二条 各部门于每每月30日日前提交下下月办公用用品使用计计划，按规规定填

28、写办办公用品申申领及领用用记录表（见见附件），每每月2日前前交回行政政部。第三条 办公用品分分为个人使使用部分及及部门共用用部份，个个人使用部部分仅包括括：笔、本本、文件夹夹，原则上上每人每月月领取一支支笔、一个个本，其余余均为部门门共用部份份。第四条 经部门经理理及行政部部审核批准准后的办办公用品申申领及领用用记录表（一一式二份，行行政部、计计划供应部部库管员各各执一份），作作为库管员员发放办公公用品及月月末进行盘盘点的依据据。第五条 办公用品于于每月5日日至12日日在计划供供应部库房房领取，其其余时间不不受理。如如因工作急急需、特殊殊需要或新新入职的员员工，可临临时按规定定办理。每每月底由

29、行行政部库房房监督员与与库管员共共同对办公公用品进行行清理盘点点，库管员员统计各部部门办公用用品用量总总计（交行行政部一份份），付单单价后，于于每月2日日前再交财财务部记账账。第六条 部门共用办办公用品由由部门主管管以上人员员（生产部部须班长及及以上人员员）领取并并保管。第七条 公司提倡节节约，行政政部对各部部门使用情情况作统计计，对不正正常用量的的个人或部部门将提出出批评或处处理。第八条 以上规定从从20044年8月227日起执执行。工厂门卫放放行制度为规范员工工日常管理理，加强员员工上下班班管理制度度，便于生生产的正常常开展，特特制订以下下制度：1、 所有员工凭凭工牌进入入公司，无无工牌者

30、不不得进入公公司，特殊殊情况需凭凭车间主任任以上人员员开具的证证明条进入入公司。2、 正常生产情情况下，早早上8:330111：30、113：00017：00期间间，所有员员工必须凭凭 “放行条”出公司大大门。3、 “放行条”开具权限限：车间员员工由相关关车间的车车间主任开开具；生产产部清洁工工、机修班班人员、装装卸队员工工由生产部部技术主管管开具；车车间主任、技技术主管由由生产部经经理开具，若若经理不在在，应事先先打电话向向经理请示示，并在自自己开具的的“放行条”上注明：“经电话请请示同意”字样；其其他部门员员工由相应应部门经理理开具或行行政部开具具。4、 若车间提前前下班，车车间主任应应及时通知知门卫室放放行。5、 打卡制员工工应严肃打打卡制度，严严禁代打卡卡，违者按按考勤管管理制度予予以处罚；车间员工工应严格遵遵守车间上上下班制度度及吃饭作作息时间，违违者按相关关条例进行行处罚，对对屡犯者作作开除处理理。6、 公司将不定定期对员工工进出情况况进行抽查查，若发现现门卫室不不按此规定定执行，将将给予当班班人员处以以50元/次的罚款款；对未开具“放行条”出入的员员工第一次次处以罚款款50元/次，第二二次罚款1100元/次，第三三次作开除除处理；对对弄虚作假假员工将处处以罚款1100元或或作开除处处理。7、 此制度从下下发之日执执行。