记录一个菜鸟审计总监的工作点滴xgt.docx
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1、记录一个菜鸟审审计总监的工工作点滴 看到坛子里的各各位审计高手手畅所欲言,很很有感慨。本本人刚入审计计行业,目前前才半年时间间。尽管时间间较短,但也也觉得这个职职业颇有意思思,所以斗胆胆开个帖子,仅仅以记录一些些日常工作中中的感想。希希望各位不吝吝赐教!1-17先谈谈谈我为神马会会成为一个审审计总监的离离奇经历吧。本人1997年大学毕业,当时学的金融专业,毕业后在某券商工作了2年。后来因为家庭原因,在家里蹲了2年,直到2002年去国外留学,读的管理学专业,04年回国。回国后,鬼使神差的进入了一家IT咨询公司,不得已自己学了一点点IT知识,人模狗样的做起了IT顾问,一干就是5年。09年又改换门庭
2、,进入了一家还算不错的管理咨询公司,从最底层的顾问做起,2年之后成为了高级顾问,也独立的带过了一些咨询项目,有战略的,有管控的,也有风险管理的。恰好此时公司为某民营500强的一个制造业集团做了战略咨询,当时给这个企业洗脑,需要将审计从财务部独立出来,承担全集团的风险管理和审计工作。需要一个懂业务、管理、财务的所谓全面型人才。做这个项目的经理和我关系不错,就把我推荐到这个企业担任审计总监。我一看,工资比做顾问还是高了那么一点,想想做咨询太累,鄙人年纪又太大了些,需要稳定,考虑了个把月,又和企业的董事长、常务副总见了面,通过了审核,就走马上任了。为了重塑审计部门,原来的审计经理调到下面一个子公司做
3、财务经理,于是乎,我这个光杆司令就承担了审计部的所有职能。在一开始的2个月里,工作非常轻松,主要是了解了解集团的情况、历史、下面各个子公司的特点等。当然,领导们也知道我不懂审计,也给我一定的时间学习。这个论坛,就是是我在2个月月的学习中,最最常来的一个个地方。偷偷偷摸摸的下载载了不少的好好资料。不过过,说实话,审审计知识确实实浩瀚,一上上来狠狠的把把我给打蒙了了。知道现在在,我也可以以坦白承认,对对于审计,我我还是半懂不不懂。但是无无论如何,不不能和那些刚刚毕业的小朋朋友去比较,毕毕竟到了企业业,领导们是是没有时间培培养我的,而而是希望我能能尽快上手,给给企业带来效效益。好在做做过几年的顾顾问
4、,顾问的的一大特点,就就是会忽悠。去去见客户的头头天晚上,可可以看些资料料,不管什么么行业,什么么职能,都能能忽悠上几句句。真的上了了项目,都是是边干变学。白白天在客户那那里干活,晚晚上回驻地赶赶紧自学。基基本上所有的的项目还都能能对付过来。当当然,做顾问问的这几年,最最有收获的学学到了一套比比较巧妙的思思维方式-金字塔塔思维。这个个方式是麦肯肯锡发明的,有有兴趣的童靴靴可以上网搜搜搜看。确实实应用这个思思维,能将复复杂的问题简简单化,做事事能取巧不累累,而且客户户也无法驳倒倒你。嘿嘿审计部的定位到到底是?说实实话,这个问问题在我学习习审计的过程程中,一直都都没有停止过过思索,到目目前为止,我
5、我的看法也始始终在摇摆。根据我的观察,不少大的企业,往往会有一个部门叫做风险管理部。而我所在的这个集团却没有这个部门。我就寻思着,是不是可以把风险管理这个部门的功能给弄到审计部来呢?这样做,有个明显的好处,就是鄙人的权力会很大,看看,多牛掰,风险管理制度的制定、监督,以及财务上的审计都归我这个部门管。而且我审计部又是独立于财务部门,我的级别和财务总监是一个级别,工资比财务总监还要高想想就是挺美的一件事情哈。恩,先不管我能不能做的过来,先把权力揽过来再说。当时领导们也没有想清楚审计部究竟该做些神马事情,我趁他们没有想明白之前,先主动把我的想法提出来,既显得我积极主动,还显得我比较有想法,对得起我
6、的工资。可是,和领导汇报我的想法,不能就这么简单的一说了之,总要把风险管理和审计的关系说明白了,让领导觉得在细节方面也有可操作性,这才能同意吧。这大概也是民营企业的一个好处,因为各方面管理都比较弱,也没有外资那种固定的部门设置套路,领导觉得你这个部门能够多做点事情,自然就会放权给你。而且前期咨询也是提出审计部要承担风险管理职能。(但是究竟是制定风险政策并监督,还是仅仅起到监督作用,这个就没有说太细)。所以干脆我都给它承担了过来。有权力总是好事.关于审计底稿在在坛里的学习习过程中,自自然少不了下下载各种各样样的审计底稿稿。看着这些些EXCELL编制的底稿稿,确实很拉拉风。我想,如如果我也弄这这么
7、一份底稿稿给领导看看看,我的工作作自然就能加加分。于是我我当时在审计计工作计划中中,也给领导导提出了这么么一条,要建建立符合本集集团特点的审审计模型。(恕恕我用模型代代替底稿,当当时的感觉更更加炫目,而而且根据我做做咨询顾问的的经验,如果果有点数字化化的东西,更更有说服力,而而且本人玩数数据的能力还还可以,还编编过数据分析析软件)可是是这半年下来来,我也没有有编制出一份份“符合本公公司特点”的的审计底稿来来,甚至每次次审计之前,都都要和手下开开个会,详细细讨论这次审审计的特殊点点,根本就来来不及弄一份份所谓审计底底稿。所以,我我想,要弄出出一份符合特特点的审计底底稿,至少需需要把所有的的审计都
8、做一一遍。而且随随着每次审计计内容的不同同和深度加大大,要不断去去修改审计底底稿。所以,这这个审计底稿稿的意义究竟竟何在?仅仅仅是为了证明明审计部在开开展这些工作作,以便于向向领导交差吗吗?我心目中的审计计底稿拿坛子子里不少的关关于采购仓储储循环的审计计底稿来说,我我看了之后,就就感觉到,这这底稿只能解解决被审计事事项“合法性性”,而解决决不了“合理理性”。举个个栗子,一般般审计底稿先先要问明白流流程,然后根根据流程展开开,每个环节节看有没有人人签字,手续续完备不完备备。有些审计计是顺着流程程跑一便,查查查原始凭证证,所谓穿行行测试。OKK,这些审计计我觉得只能能解决一个问问题,所有的的手续都
9、是领领导认可的。或或者有些手续续不完备,被被审计单位的的相关人员最最多撇撇嘴,“哦哦,当时忙,最最多以后补上上!”。如果果审计人员只只能做到这些些,说实话,领领导不会把审审计部门当做做多有用的部部门。所以,我我始终认为,审审计人员,还还要在审计过过程中解决一一个“合理性性”的问题。即即你采购这些些东西价格、数数量是否合理理、科学。还还要能提出一一些改进意见见,这样领导导才会慢慢重重视审计部门门。关于采购合理性性的一个小栗栗子记得领导导在我差不多多熟悉子公司司的时候,下下面某子公司司反应库存过过高,过期零零配件、成品品库存太多了了,要求集团团领导审批报报废。领导一一看,好几十十万的库存要要报废,
10、你一一年的利润才才多少。这一一报废,全年年利润全部抹抹消。要我去去查查原因。作为集团审计总监,下面子公司的老总还是比较客气,同意我找各个部门的负责人谈谈。但是由于不是正式审计,不同意我看他们的财务帐。我先分析了他们的产品订单特性,这个企业比较可悲,面临着一个较为复杂的订单幻境。绝大部分订单都是高频低数量型的(订单来的很密,而且每笔订单的产品数量较少,也就几十个)。而有时候突然来个大订单,数量巨大,要订几万个产品。无论什么订单,他们采购原材料的时候,往往会放大采购数量,比如某产品要100个,我采购零件要105个,理由是万一生产过程中发生损坏,需要多做几个备用。这就发生了超额采购的情况。另外,有些
11、零配件也不是按个采购的。上游供应商说了,要买就是1000个。你爱买不买。好了,这1000个买过来,只用了100个,还有900个就丢仓库,以后再也不用了。积年累月,这两种情况发生的库存过剩,按照感觉,应该有不少,但也达不到要报废的几十万数量。也许还有其他的原因导致过剩。由于没法看到账本,我就去先问他们采购的订货逻辑,他们是根据订单分解成BOM,减去仓库里的实有数量,得到应采购数量。我进一步问,仓库里的实有数量怎么来的,他们说是让仓管去盘点得到的。这就存在着逻辑辑漏洞了,首首先他们遗忘忘了检查其他他订单是否占占用了仓库里里的这些零配配件。仓库里里确实有1000个零件,可可是这些零件件也许其他的的订
12、单过几天天会用到。其其次,他们也也忘记减去其其他在途、已已经下单的其其他订单中的的共有零配件件。再次,还还忘了减去车车间已经领用用的多余零配配件。所以这这个订货的逻逻辑是“不合合理”的。和和他们采购主主管一聊,他他也认为这确确实不合理。承承认有逻辑缺缺陷。但是苦苦于ERP系系统太差,没没有办法实现现这种逻辑,也也只能用目前前的办法。可可是这样的逻逻辑缺陷造成成的浪费又有有多少呢,我我不死心,继继续盘问。他他又爆出了几几种导致库存存升高的原因因。一种是因因为订单作废废,客户不要要了。导致生生产中的物料料浪费。还有有一种是技术术原因,刚生生产出来,不不符合国家标标准了。也只只能浪费。还还有一种是仓
13、仓库内部盗窃窃,仓库曾经经搬过一次,丢丢了不少贵重重零件。恩,这这下差不多,我我一共找到了了好几种原因因,可以向领领导汇报了。领领导听了,半半晌不语。确确实这些原因因有的可以避避免,有的避避免不了。但但无论如何,事事情总有一个个合理的解释释。至于追责责,那是后话话。谢谢大家家的关注。金金字塔思维是是一种管理顾顾问最基本的的思维方式。记记得刚进咨询询公司的时候候,就发了一一本金字塔思思维的书,让让我们阅读。说说实话,那个个时候看这本本书觉得很头头疼,还是在在以后给客户户做咨询的时时候,慢慢体体会到这种思思维的妙处。所谓金字塔思维,就是针对客户的一个问题,分解为最基本的、互不干扰的几个选项。也就是
14、对问题的“降幂”处理,减少复杂度。举个例子,大家家都对车非常常感兴趣。假假如有个客户户请你为他做做参考,究竟竟该买辆什么么车。这时候候,你可以采采用金字塔思思维方式进行行问题拆解。首先,你可以把对车的要求细分为 车的外观、车的品质、车的品牌、车的价格等(第一次分解)。然后,针对每个内容,问你的客户,你的要求是什么。比如车的品牌,客户指定要合资品牌,那好,由于有了明确答案,这个问题的分支就终止了。但是有些分支,客户还不是那么好回答,比如车的品质。那么我们就继续细分为车的工艺、车的内饰、车的动力、车的悬挂(第二次分解),继续问客户你对这些选项有神马想法。可以看到,这些选项像金字塔一样层层往下分解,
15、最终可以很快的将你客户的需求弄明白,从而有针对性的给出答案。当然,实际在工工作中间,针针对客户关系系的问题,分分许也许并不不那么容易。比比如董事长问问你,我的企企业应当有一一个什么样的的战略!好吧吧,战略应该该怎么分解?按照咨询询公司通常的的分解选项,应应该是 产品品(服务)、地地域、时间。那么战略就是告诉企业家:你应该在什么时间、什么地域销售何种产品和服务。我们可以继续把这三个选项继续分解。比如,地域选项,可以进一步细分为地理意义上的各个省、以及各种销售渠道,如网络销售、直销、分销。具体用容易听懂的话来讲,就是告诉企业家,在华东地区,你可以用网络销售的办法,在华北地区,你可以用直销,在西北等
16、地区,你可以用经销商进行分销。你看,这样去描述一个战略,就会非常具体,明确的告诉了客户应该怎么行动。另外,值得一提提的是,把一一个问题分解解为若干个互互补关联的小小问题,答案案并非唯一。每每个人有每个个人的分解方方法,并无对对错之分。按按照我目前的的想法,审计计底稿(以采采购和仓储循循环为例),是是否先可以分分解为“合理理性检查”和和“合法性检检查”两部分分。合法性检检查相对简单单,看看签字字是否完备、票票据有无伪造造即可。但是是“合理性检检查”就复杂杂一点了。我我想可以继续续细分:供应应商选择的合合理性商品价价格的合理性性商品质量的的合理性商品品数量的合理理性商品到货货时间的合理理性商品在仓
17、仓库里堆放位位置的合理性性商品周转效效率合理性商商品报废合理理性商品退货货的合理性商商品销售价格格的合理性.这样带着明明确的目的去去审计,相信信效果会好一一点吧?突然很崇拜方舟舟子!有次次在琢磨怎么么才能查出采采购的猫腻。想想了很久也不不得其法。因因为除非当场场抓住供应商商向采购员行行贿、或者供供应商举报。否否则没有直接接证据去证明明采购员有舞舞弊行为。恰恰好网络上方方舟子大战韩韩寒,看罢他他们的争斗过过程,突然觉觉得方舟子很很有本事,硬硬生生鼓舞了了一些人怀疑疑了韩寒,也也给我不少的的启发。首先先我声明方韩韩大战中,从从逻辑上我支支持韩寒,反反对方舟子。免免得被人说是是脑残啊。但但是方舟子的
18、的手法却很值值得品味,首首先他大量罗罗列了一些质质疑点。如此此之多的质疑疑点,从概率率角度说,基基本上可以判判韩寒死罪了了。关于这个个概率,我讲讲个笑话。有有个屌丝追女女孩子成功的的概率为100%,他为了了提高成功率率,决定同时时追10个女女孩子,请问问这样情况下下他至少追成成功一个的概概率是多少?所以,我决决定仿效方舟舟子,小样的的采购,我虽虽然拿不到你你直接的舞弊弊证据,我罗罗列一堆质疑疑总可以吧。最强有力的质疑,我把几个重要的零件的历史采购价格全部都弄出来,画个曲线图。再去淘宝、阿里巴巴上搜对应零配件的价格,也弄个曲线图.或者我去问供应商.如果这个零件含有铜,我把铜的历史价格给弄出来.好
19、了,我什么也不说,让领导们自己看价格对比最有力的工具是是“陈列”针针对某种怀疑疑,我要求审审计专员把相相关的会计记记录全部陈列列出来。而且且要附上会计计记录的时间间、记录所涉涉及的客户名名称、员工名名称、备注事事项,可能有有几百上千条条数据吧,长长长一张数据据表。我让审审计专员仔细细的看这张表表,针对每个个字段做分类类汇总。慢慢慢的,他就能能看出问题来来了。比如,某某个业务员的的报销费用特特别高,或者者其中的礼品品费用特别多多。或者历年年的营销费用用比例变动特特别大.所以以,在没有审审计底稿的前前提下,他这这样也能发现现不少的问题题,而且每个个问题都有大大量的数据做做支持,被审审查单位想赖赖都
20、赖不掉。现在这个专员的感觉特别良好.房地产审计集团团下面有个房房地产公司,前前任老总因为为账目混乱、又又被人举报等等问题去职。新新的老总上任任后,最大的的问题是,不不断有施工企企业前来要钱钱,不给就坐坐在办公室里里不走!老总总没办法,要要求查清楚还还欠各个施工工单位多少钱钱,结果理了了半年都没有有搞清楚。年年底到了,房房地产公司要要给股东分红红,房子卖的的差不多了,可可是有多少未未付账款呢?这个搞不清清楚,利润就就不知道,分分红也就缺少少依据。于是是,派我去做做个审计,查查查到底欠了了多少钱,有有多少钱可以以分红,给我我2天的时间间。我勒个去去,他们内部部查了半年都都没有搞清楚楚,我一个人人2
21、天怎么弄弄的清楚。而而且在此之前前,我对房地地产产业怎么么运作,财务务结构都搞不不清楚!跑去去之后,先去去问他们财务务,你们是怎怎么核算利润润的?我想如如果他们的方方法靠谱,我我就出个认可可他们计算方方法的审计报报告,反正就就2天能指望望我给什么结结果,给我11年我也理不不清楚。他们们说他们查阅阅了所有的合合同,把每份份合同的价格格分摊到面积积上,这样每每个平方米的的成本能出来来。每个平方方米卖多少价价格,也有记记录。两个一一减,就是利利润嘛。我说说这个是项目目全部完工,全全部卖光后的的结算利润。你你现在房子卖卖了一大半,工工程款也没有有全部付清,而而且还没有搞搞清有多少未未付,目前赚赚了多少
22、钱能能算出来?没没办法,我说说你把历史上上所有的收入入和支出都给给我统计出来来。然后我又又找了工程部部,说你们给给个工程款付付款总额,工工程进度情况况,工程变更更费用追加情情况。根据这这些数据,我我去“估计”大大概还有多少少工程款没有有付清。只能能是估计!我我对总部领导导把审计过程程和公式进行行了汇报,把把难度给他讲讲了一遍。好好歹对付过去去了这场利润润审计。但是是房地产公司司基础账务不不清的问题,我我迟早要去给给他们做个纠纠正,以后我我再去审计,就就会方便许多多。和房地产产老总一说,他他大感兴趣,连连忙叫我尽早早启动项目。这这大概也是我我做过的最为为有趣的项目目之一,已经经变成了一个个管理咨
23、询项项目,我去给给他们做基础础账目设置和和风险控制体体系了。顿悟!房地产业业就是制造业业在给房地产产公司做基础础账目设置项项目前,我根根据自己以前前做IT顾问问的经验,先先在头脑里模模拟了一下整整个房地产公公司的业务流流程。首先,房房地产项目在在前期需要立立项、测量、请请设计院设计计图纸等等。这这些无非是些些费用问题。没没有太多可以以关注的。其其次,房地产产真正施工的的时候,可以以找一个施工工总包,把所所有的工程都都包给它。这这样非常省心心,也便于管管理。但是和和家庭装修一一样,全包的的价格是非常常昂贵的。因因为总包方会会把所有的项项目给拆的很很细,每项都都计费。我记记得以前家里里装修,安装装
24、个马桶还收收了50元钱钱。要是我自自己去外面买买个马桶,还还负责免费上上门安装呢。所以,一般的房地产公司都会找很多施工队,每个施工队负责一栋楼或者几栋楼。这样可以杀价,就是管理起来麻烦些。进一步考虑,这样也许还不是最省钱的办法,比如我把所有楼的窗户包给一个专门做窗户的施工队,这样是不是更省钱呢。可是这样一来,对于施工队的管理就变得复杂了许多。从横向角度看,不同的楼,有不同的施工队施工。从纵向看,所有楼的门窗、电梯、绿化又有专业的施工队施工。不同的施工队伍纵横交错。他们之间就容易起冲突。比如1号楼土建的施工队和门窗施工队会关于门框由谁来安装而吵起来。举个例子,曾经某个楼的施工队在楼顶做好了防水层
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