大型会议组织规程10043.docx

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1、大型会议组织规程一、会议筹备 (一)前期准备 1、制定会会议方案案，主要要内容包包括:会会议名称称、时间间、地点点、议题题、出席席人员、列列席人员员、邀请请单位、日日程安排排、参观观活动、表表彰、材材料准备备、宣传传报道、经经费及其其他有关关事项等等，并按按程序报报有关领领导审批批。 22、重要要会议可指指定会议议秘书长长，成立立会议秘秘书处，开开展会议议组织工工作。拟拟定各会会务小组组人员名名单、分分工计划划和会议议期间领领导接见见、座谈谈、参观观、表彰彰等重大大活动的的组织方方案，按按程序报报会议秘秘书长审审批。 33、制发发会议议通知，具具体内容容包括:会议名名称、时时间、地地点、内内容

2、、参参加人员员、报名名和报到到要求、典典型经验验或发言言材料的的要求、有有关部门门及单位位代表名名额分配配等。会会议通知知按公公文办理理程序经经有关领领导审定定后，一一般以“明传电电报”形式发发出。 44、与会会人员报报名一般般用传真真形式，内内容包括括姓名、性性别、民民族、单单位、职职务。 55、起草草并跟踪踪做好会会议主要要讲话稿稿、主持持词及其其他材料料的准备备工作。 66、列出出会议印印发材料料清单，提提出会议议材料印印制规格格，按程程序报批批后，由由专人负负责送印印。 77、制作作会议代代表、列列席人员员和有关关人员的的各种证证件和座座签。 88、重要要会议要要提出每每次全体体会议席

3、席次图、主主席台席席次图;如有全全体合影影，需提提出第一一排席次次图和全全体人员员席次图图;如有有正式宴宴请，需需准备餐餐桌座签签，拟定定分桌人人员名单单;根据据需要，确确定是否否安排清清真席。 (二)编印印会议议指南 1、会议议指南的的主要内内容:(1)会会议日程程安排，包包括会议议代表自自报到之之日起到到会议闭闭幕止每每日上午午、下午午及晚上上的具体体安排。(2)住住房安排排，包括括会议代代表单位位、姓名名、职务务、住房房号及电电话，是是女性代代表、少少数民族族代表的的需注明明。(33)会议议分组名名单，包包括会议议代表总总人数，各各小组人人数，各各小组组组成单位位及部门门名称，小小组成员

4、员名单，小小组召集集人、联联络员、会会场。(4)会会议秘书书处的组组成，包包括备会会务小组组成员名名单、住住房号及及电话。(5)会会议注意意事项、作作息时间间表等。 2、会议议指南编编成后，要要按程序序报批，并并在认真真核对、严严格把关关、准确确无误的的前提下下付印。印印数按略略多于会会议代表表总数掌掌握。 3、会议议指南印印出后，要要及时分分送与会会领导同同志各二二至三份份，各会会务小组组负责同同志各一一份。 以上工作一一般需在在正式会会议前两两天完成成，个别别工作也也必须在在会议召召开的前前一天下下午6时时前完成成。 二、会务工工作 (一)会前前工作 1、会务组组和后勤勤组提前前一至两两天

5、进驻驻会议驻驻地。 2、重要会会议由会会议秘书书长会前前召集会会务工作作协调会会，各会会务小组组负责人和和有关人人员参加加，通报报各自情情况，协协商解决决有关问问题，提提出工作作安排意意见。 3、如果召召开预备备会，一一般由会会议副秘秘书长主主持、秘秘书长讲讲话，参参加会议议的办公公室主任任或有关关业务科科(处)长(必必要时全全体会议议代表)、各会会务组工工作人员员参加。 4、安排、布布置会场场。摆放放桌签、饮饮用水、鲜鲜花和绿绿色植物物，悬挂挂会标、测测试音响响设备，查查看领导导同志休休息室准准备情况况。 (二)报到到工作 l、会议报报到。做做好签到到记录;向每位位代表发发送会会议指南南、会

6、会场席次次图及有有关会议议文件和和会议材材料;发发放代表表证、工工作证等等证件;发放餐餐证;安安排会议议代表领领取房间间钥匙和和进住房房间;随随时统计计报到人人数以备备领导查查询;答答复会议议代表咨咨询。 2、报到结结束后，汇汇总有关关情况报报告会议议秘书长长，要特特别注意意代表变变更情况况和因故故不能及及时报到到代表的的情况。 3、如果会会议安排排接送站站，后勤勤组根据据情况安安排专人人和车辆辆到机场场和火车车站接送送代表。 (三)会议议期间工工作 1、与出席席会议的的领导随随行人员员保持联联系，及及时迎送送领导同同志。 2、每次全全体会议议之前，都都要认真真检查会会场情况况，包括括会标、主

7、主席台和和代表座座签等，妥妥善安排排领导同同志随员员、工作作人员及及记者席席位。 3、安排好好会议期期间的代代表就餐餐。 (四)会后后工作 l、会议结结束后，及及时召开开会务工工作总结结会，由由会议秘秘书长主主持，各各会务小小组正副副组长和和有关人人员参加加，交流流情况，表表扬先进进，提出出善后要要求。 2、材料宣宣传组在在会议结结束后一一个月内内负责收收齐与会会议有关关的各种种文件材材料和各各种录音音、摄影影、录像像等全套套资料，交交档案室室登记归归档。 三、会议秘秘书处职职责 会议秘书处处一般由由会务组组、材料料宣传组组、后勤勤组组成成。如果果会议安安排表彰彰活动或或现场参参观活动动，可成

8、成立表彰彰组或现现场组，具具体负责责表彰或或现场活活动有关关事宜。 (一)会务务组职责责 1、制作会会标和会会议代表表、列席席人员及及有关人人员的各各种证件件和座签签，购置置文件袋袋、笔记记本、笔笔等物品品。 2、布置会会场、领领导休息息室;落落实合影影有关事事宜。 3、编印会会议指南南。 4、根据需需要，制制定领导导接见、座座谈等活活动的组组织方案案，并组组织实施施。 5、做好会会议报名名和报到到工作。 6、安排领领导同志志及其随随员的住住房。检检查、落落实领导导同志住住房电话话情况，将将会议议指南及及各种会会议材料料摆放在在领导同同志住房房办公桌桌上;及及时将领领导同志志及其随随员的代代表

9、证、工工作证及及会议具具体安排排等分送送领导同同志的随随员。 7、会议期期间，指指定专人人负责将将有关会会议安排排、会议议要求等等，适时时通过电电子屏幕幕或其他他方式向向与会代代表通报报。 8、会议期期间，事事先逐一一与出席席会议的的领导同同志联系系，落实实领导同同志出席席会议的的情况，告告知领导导同志每每次会议议的内容容和分工工。 9、对出席席会议的的主要领领导同志志，重要要活动前前后安排排专人迎迎送。 10、会同同会场管管理单位位，认真真、严格格地做好好会前会会中会场场的各项项布置及及领导同同志休息息室的检检查落实实，发现现问题及及时解决决。 (二)材料料宣传组组职责 1、起草会会议方案案

10、，制发发会议通通知，列列出会议议印发材材料清单单。 2、文件、领领导讲话话稿的修修改和主主持词的的起草等等工作。 3、审核大大会发言言材料。 4、起草新新闻通稿稿。 5、提出会会议材料料印制规规格，负负责送印印、分装装、分发发。 6、邀请对对会议进进行采访访的媒体体记者，并并做好有有关配合合工作。 7、会同会会务组、后后勤组为为记者采采访提供供必要的的条件，包包括会议议材料、新新闻通稿稿、食宿宿安排、车车辆保障障等。 8、按照会会议宣传传计划督督促落实实会议期期间和会会议之后后的宣传传工作。 9、负责对对各种公公开发表表的文字字、声像像的审核核把关和和收集整整理，重重要稿件件报会议议秘书长长批

11、准。 (三)后勤勤组职责责 1、提前联联系并落落实与会会人员的的住房和和会议期期间的就就餐安排排。 2、会前对对会议所所有活动动场所的的内部设设施、外外部环境境等进行行一次细细致的安安全检查查，发现现问题及及时解决决，确保保万无一一失。 3、按照有有关规定定，做好好会议活活动场所所的安全全保卫工工作，重重要领导导同志出出席会议议或有重重大活动动时，根根据需要要制定保保卫工作作具体方方案。 4、会议期期间，设设立能够够进行急急救和处处理一般般性、常常见性疾疾病的医医疗室，并并24小小时值班班。 5、会议期期间，根根据需要要安排专专人负责责飞机票票、车票票订票工工作，直直到外地地与会人人员全部部离开驻驻地。 6、根据需需要做好好会议代代表的接接送站工工作，直直到外地地与会人人员全部部离开会会议驻地地。 (四)现场场组职责责 1、制定参参观方案案。 2、布置参参观现场场。 3、确定参参观往返返线路和和时间，安安排参观观车辆，编编印参观观指南。 4、起草解解说词，培培训解说说员。 5、搞好现现场引导导和服务务。 (五)表彰彰组职责责 1、制定表表彰方案案。 2、制作奖奖牌、荣荣誉证书书。 3、安排领领奖次序序和演练练，组织织现场颁颁奖。 4、联系庆庆典公司司安排有有关礼仪仪事宜。