某地产房地产成都公司文件管理规范(doc5)6154.docx

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1、1 目的 为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。2 范围围2.1 适用于于公司内内各部门门文件管管理3 职责责3.1 公司总经理理办公室室负责以以公司名名义对内内、外行行文的编编制、发发文以及及存档的的文件管管理。3.1.1 总经理办公公室指定定专门的的档案管管理员，统统一负责责公司所所有原始始档案资资料的管管理，以以防止档档案资料料管理的的混乱、重重复现象象。3.2 各部门负责责以本部部门名义义对内、外外行文编编制、发发文以及及存档的的文件管管理。3.2.1

2、 各部门指定定一个兼兼职档案案管理员员，负责责本部门门内文件件管理及及收发管管理 等。3.3 公司总总经理办办公室负负有对公公司文件件管理进进行指导导、监督督和检查查的职责责。4 规范范内容：4.1 文件的分类类： 为为满足不不同文件件的性质质及需要要，总经经理办公公室及各各部门应应对于各各类文件件予以分分类。 4.1.11 公公司内部部管理文文件类：以公司司名义发发出的规规章制度度、通知知通报、人人事任免免、会议议纪要、计计划总结结等文件件。4.1.22 公公司对外外往来文文件类：以公司司名义与与政府部部门、上上级公司司、相关关业务单单位及其其它单位位往来文文等。4.1.3 部门文件类类：以

3、部部门名义义发出的的通知、通通报、会会议纪要要、计划划总结、请请示、报报告等。4.1.4 业务报告类类：项目目的调研研报告、可可行性研研究报告告、楼盘盘销售情情况、工工程进展展情况、审审计报告告、公司司按揭情情况等。4.1.5 业务合同类类：工程程合同、营营销合同同、管理理合同、设设计合同同、售楼楼合同等等。4.2 文文件的编编制 4.2.11 为为保证公公司文档档管理体体系的有有效性和和持续适适宜性，公公司各类类文件的的编制需需按规定定的格式式和编号号方法进进行，统统一使用用打印稿稿，行文文应规范范，不得得有错别别字。4.2.22 文文件标题题定为小小三号宋宋体字加加粗，文文件编号号为小四四

4、号黑体体字，文文件内容容为小四四号宋体体字。4.2.33 各部门门所有需需以公司司名义对对外发文文，都必必须到总总经理办办公室文文件管理理员处获获取统一一发文编编号加盖盖公章后后，方可可对外发发文，编编码方式式为：成成万科年度序号，对对政府部部门发文文需使用用红头文文件纸打打印。4.2.44 以以公司名名义下发发的红头头文件编编码规则则为:成成万字年度第序号号。4.2.5 公司、部门门日常性性下发文文件编码码规则为为：总经经理办公公室成万办办字年年度序序号，财财务管理理部-成万万财字年度序号等等，新增增部门以以此格式式类推。4.2.6 部门日常无无须存档档的零星星发文不不用编号号。4.2.7

5、文件格式的的样板（仅仅限于规规章制度度类文件件使用）成都万科房房地产有有限公司司编号名称版本第 页共 页编制更改审核批准生效期 年 月 日 目的的：(要明确确阐述编编制和使使用本文文件的目目的) 范围围：(要明确确阐述本本文件适适用范围围。) 职责责：(要明确确阐述本本文件所所列执行行部门或或个人的的职责。) 格式式头定为为五号宋宋体字 （后后附正文文）4.2.88 文件件编号格格式（仅仅限于规规章制度度类文件件使用）： VKKCD部部门简称称XX-XX11 部门门本类文文件的支支持性文文件以“001”起顺推推 部门门本类文文件顺序序，以“01”起顺推推。 见44.2.8.1 公公司名称称缩写

6、4.2.88.1 各部部门名称称简称：总经理理办公室室ZBB，财务务管理部部CWW，营销销策划部部YXXCH，设设计部SJJ，成本本管理部部CBB，项目目发展部部-XM，珠珠峰在线线ZFF等。4.3 文文件的传传阅 需公公司领导导审阅的的非电子子文档类类文件，由由总经理理秘书负负责传递递至相关关公司领领导并签签署文文件处理理表，由由总经理理办公室室存档或或转相关关部门存存档。4.5 文文件的存存档 部部门须规规定本部部门文件件的归档档时间，并并做好保保管工作作，明确确标明存存档人、案案卷题名名、案卷卷号、保保管期限限等。（详详见档档案管理理规范：档案分分类管理理、档案案编号方方法）4.6 电电

7、子文档档的管理理4.6.11 公公司文件件管理员员负责文文档资料料的电脑脑储存及及管理工工作，各各部门须须指定专专人负责责本部门门各类文文档的电电脑储存存及管理理工作。4.6.22 电电子文档档须定期期存储，并并按文件件类别设设立相应应的子目目录，分分类保存存各类文文件，重重要文件件须加密密，且以以软盘备备份，并并指定专专人保管管。4.7 文文件的保保密4.7.11 公司司任一人人员均有有责任和和义务保保守公司司的经营营管理机机密，未未经公司司或部门门负责人人授权或或批准，不不准对外外提供标标有密级级的公司司文件，以以及其它它未经公公开的经经营情况况、业务务数据。4.7.22 公公司以下下文件

8、需需严格保保密：办办公会议议纪要、公公司经营营战略性性会议纪纪要、财财务收支支情况、重重大事故故分析报报告、重重要合同同、薪金金福利制制度等。4.7.33 部部门负责责人指定定文件管管理员负负责妥善善保管部部门文件件，并履履行监督督职能。如如文件发发生短缺缺或遗失失，追究究部门负负责人和和文件管管理员责责任。4.7.44 任任何人未未经批准准，不得得复印公公司重要要文件（44.7.2所列列文件）。4.7.55 任任何人不不得利用用职务之之便，擅擅自携带带公司重重要文件件外出。4.7.66 有有权阅读读保密文文件的公公司任一一人员均均需对保保密文件件负有相相关责任任，务必必妥善保保管所持持有的涉

9、涉密文件件。4.8 文文件的查查阅、借借阅4.8.11 非非本公司司人员不不得查阅阅、借阅阅公司重重要文件件。特殊殊情况须须部门负负责人批批准。4.8.22 查查阅文件件不得带带离办公公室，严严禁复印印。4.8.33 各各部门如如工作需需要借阅阅文件时时，须填填写借借阅登记记表，经经部门负负责人批批准后方方可借阅阅；如需需要借阅阅保密文文件时，经经办公室室主任、部部门负责责人、分分管领导导或总经经理批准准后方可可借阅。借借出的文文件由文文件管理理员负责责及时收收回并检检查完整整情况，如如发现遗遗失，需需在借借阅登记记表的的“备注”栏加以以注明，追追究借阅阅者责任任。4.8.4 公司文件如如需要

10、隔隔夜借出出，须征征得部门门负责人人批准同同意后，方方可借出出，并妥妥善保管管。文件件外借时时间最长长不得超超过3天天。4.9 文文件的下下发、作作废处理理4.9.11 新新编或更更改的管管理制度度类文件件，在获获得批准准后，由由总经理理办公室室文件管管理员下下发至公公司全体体。4.9.2 各部门的临临时性管管理文件件，在获获本部门门第一负负责人批批准后，由由部门文文件管理理员发至至公司各各部门、室室。4.9.3 各部门的管管理制度度类文件件，在获获分管本本部门的的总经理理或副总总经理批批准后，由由总经理理办公室室下发至至公司全全体。4.9.4 在文件修改改之前，各各部门必必须严格格按照现现有管理理文件执执行。新新版文件件开始生生效后，旧旧版文件件自动失失效。4.10 文件的传递递及报批批为配合公司司办公自自动化的的发展和和信息系系统的建建立，提提高工作作效率，达达到办公公自动化化、无纸纸化的目目的。公公司内部部间的往往来文件件均采用用电子邮邮件的形形式。文文件的报报批请详详见电电子邮件件传送管管理守则则5、支持文文件：档案案管理规范 总经理签署署：